Cotação Eletrônica Villares Metals · O resultado desta forma de cotação não será um pedido...

C o t a ç ã o E l e t r ô n i c a

V i l l a r e s M e t a l s M a n u a l d o F o r n e c e d o r

Portal de Compras

M a n ua l do F o r n ec ed o r

Cotação Eletrônica

Manual do Fornecedor Cotação Eletrônica

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Conteúdo

1. Introdução ........................................................................................................................... 3

2. Informações importantes ................................................................................................... 3

3. Acessando o portal ............................................................................................................. 5

3.1. Página inicial ....................................................................................................................... 5

3.2. Entrar no sistema ................................................................................................................ 5

3.2.1. Usuário inválido .................................................................................................................. 6

3.3. Esqueci minha senha........................................................................................................... 6

3.4. Alterar minha senha ............................................................................................................ 7

4. Menu Funcional .................................................................................................................. 8

4.1. Cotações .............................................................................................................................. 9

4.1.1. Respondendo uma cotação ................................................................................................ 9

4.1.2. Respondendo uma cotação de grupamento .................................................................... 12

4.2. Relação de Leilões Abertos ............................................................................................... 15

4.3. Pedidos .............................................................................................................................. 16

4.4. Preferências ...................................................................................................................... 17

5. Navegar entre as páginas .................................................................................................. 18




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1. Introduçã o

Prezado fornecedor,

A Villares Metals, alinhada às tendências de comércio B2B, está adotando em seu

processo de compras o Portal de Cotação Eletrônica.

Através desta interface, sua empresa poderá ser convidada a participar de processos

de concorrência para compras de materiais e/ou contratações de serviços, conforme seu ramo

de atuação. Para não perder as oportunidades, solicitamos sua atenção lendo e conhecendo as

funcionalidades desta ferramenta descritas neste manual.

Boa navegação! E, ótimos negócios!

Departamento de Compras

Villares Metals S.A.

2. Informãço es importãntes

Este Portal de Cotação Eletrônica é uma interface de relacionamento entre os

fornecedores e a Villares Metals.

Trata-se de um meio de comunicação de demandas e ofertas, através de solicitações

de cotação e propostas, porém sem constituir compromisso de compra. Os pedidos de compra

e contratos formais continuam sendo o instrumento utilizado para firmar os compromissos de

compra posteriormente ao fechamento do negócio.

O fornecedor, ao responder às solicitações, se responsabiliza por cumprir

integralmente as condições comerciais ofertadas dentro do prazo definido de validade de tal

proposta.

As modalidades de cotação do Portal são:

Tomada de Preço: Simples consultas ao mercado, utilizadas para conhecimento

através da análise de preços e condições, para preparação e alocação de verbas, para uma

possível compra futura.

Contrato: Pacotes de itens ou serviços a preços fixados, de consumo frequente, de

caráter de média-longa duração. As solicitações para este tipo de contratação poderão ser

para um novo contrato ou para inclusão de novos itens em contratos existentes. Nessa




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modalidade, serão informadas as quantidades de Consumo Médio Mensal - CMM, que

constitui uma estimativa do consumo, para balizar a proposta, mas não constitui compromisso

de compra. O resultado desta forma de cotação não será um pedido de compra, mas a

emissão de um contrato ou a inclusão de um novo item em contrato existente. O efetivo

fornecimento se dará para atendimento da emissão de pedido de contrato, diretamente pela

área usuária, com prazo de entrega estabelecido em dias conforme acertado no contrato.

Requisição ERP: Necessidade de compra pontual na quantidade e data de entrega

determinadas.

A Villares Metals reserva-se ao direito de consultar o mercado e comprar e/ou

contratar materiais e/ou serviços ao melhor custo x benefício, exclusivamente a seu critério e

avaliação.

O fornecedor se compromete a utilizar este Portal como única forma de envio de

propostas à Villares Metals, sob o risco de ser notificado e suspenso temporária ou

definitivamente da carteira de fornecedores desta empresa.

Previamente ao cotar, solicitamos que tome ciência dos seguintes documentos:

- Código de Conduta para Parceiros de Negócios: disponível no site

www.villaresmetals.com.br, comprometendo-se ao integral cumprimento de suas disposições.

- Manual de Diretrizes de Prestadores de Serviços e Contratados: disponível no site

www.villaresmetals.com.br, para consulta às regras e condições mínimas exigidas para a

prestação de serviços internos à Villares Metals.

Qualidade e Meio Ambiente

A Villares Metals requer de seus fornecedores um desempenho de 100% no

cumprimento do prazo de entrega de materiais e serviços.

Os fornecedores deverão cumprir a legislação ambiental brasileira pertinente à sua

atividade. E, todos os materiais e/ou serviços fornecidos à Villares Metals deverão atender às

exigências governamentais atuais relacionadas com segurança, materiais tóxicos, elétricos e

eletromagnéticos.

http://www.villaresmetals.com.br/

http://www.villaresmetals.com.br/




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3. Acessãndo o portãl

Para acessar o portal de compras, faz-se necessário a utilização do navegador Internet

Explorer, para isto siga o passo abaixo.

Abra o navegador Internet Explorer, que é indicado em seu computador por um

dos ícones mostrados abaixo:

Navegador Internet Explorer

3.1. Pã ginã iniciãl

A página inicial do sistema é a interface de autenticação do usuário, nas quais haverá

as seguintes opções: Escolher idioma, Usuário e Senha e Esqueci minha senha.

Página principal do sistema

3.2. Entrãr no sistemã

Com as credenciais de acesso (login e senha) do portal, siga os passos abaixo:

Digite o seu login na opção Usuário e a sua senha no campo Senha, pressione

a tecla Enter (teclado) ou clique no botão Entrar, para realizar a autenticação.




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Inserindo usuário e senha

Depois de a autenticação ser realizada com sucesso, o usuário terá acesso aos menus

que fazem parte do perfil do usuário fornecedor:

Usuário autenticado

3.2.1. Usuário inválido

A mensagem de “Usuário inválido” poderá aparecer caso o usuário digitar o login

erroneamente, ou estar com a tecla Caps Lock (teclado) acionada, pois a senha deve ser

digitada em letras minúsculas. Outra hipótese é a de o usuário não estar cadastrado no portal,

neste caso, deverá entrar em contato com o administrador do sistema para informar o

ocorrido. Caso não seja esse o problema, siga os passos na opção Esqueci minha senha.

3.3. Esqueci minhã senhã

Ao solicitar a recuperação de senha, o usuário informará o login cadastrado no portal;

em seguida, será enviado um e-mail com uma nova senha ao endereço de e-mail cadastrado

vinculado ao login informado.

O sistema deverá validar o e-mail informado para recuperação de senha; o envio dos

dados para recuperação será enviado somente se o e-mail existir no cadastro.

Clique na opção (link) Esqueci minha senha.




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Recuperando senha

A interface Esqueci minha senha será aberta.

Digite o seu login, clique no botão Enviar.

Página Esqueci minha senha

Aguarde pelo e-mail disparado pelo sistema com a nova senha, e em seu novo acesso,

não se esqueça de alterar a senha.

3.4. Alterãr minhã senhã

Para alterar a senha, após logado:

Clique na opção (link) Alterar minha senha.

Figura – Link alterar minha senha.

A interface Alterar minha senha será aberta.




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Digite sua senha atual.

Digite a nova senha.

Confirme a nova senha.

Clique no botão Enviar.

Página Alterar minha senha

4. Menu Funcionãl

O menu funcional fica do lado esquerdo superior do sistema. Para ter acesso as opções

que o menu dispõe, basta que o usuário clique na barra azul, localizada verticalmente, do lado

esquerdo da tela.

Menu Funcional

Esta barra irá mover-se para direita da tela mostrando ao usuário os processos de

compras disponíveis para o acesso. Clique no módulo para que o menu mostre as interfaces

disponíveis.

Arrastando o mouse para fora do menu, ele retornará a posição inicial de forma

automática.




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Menu funcional com os módulos disponíveis

Na página principal, o sistema trás uma lista com as pendências do portal:

Página Pendências no portal

4.1. Cotãço es

Clique no Menu => clique em Cotações.

A Cotação Eletrônica permite a troca de dados estruturados entre compradores e

fornecedores para a tomada de preços.

Na interface Relação de cotações abertas, o sistema trará, por padrão, as cotações

que aguardam resposta e que estão no status ABERTA. É possível, também, visualizar cotações

em outros status.

Existem dois tipos de cotações no portal: cotação normal e cotação de agrupamento.

4.1.1. Respondendo uma cotação

Para ter acesso aos campos que devem ser preenchidos, o usuário deverá clicar no

botão Exibir, para expandir a cotação. Se preferir, o usuário pode deixar parametrizado para

que as cotações sempre venham abertas. Para isso, basta ir ao menu Preferências e selecionar

a opção “Expandido” (ver item 5.4).




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Cotações disponíveis para o fornecedor

Exibir: Clique neste botão para visualizar os campos que devem ser

preenchidos na cotação.

Det.: Detalhes da cotação.

Data de encerramento, hora do encerramento e observação do requisitante.

Descrição do Item: É o material que está sendo cotado, clique sobre ele para

carregar seus detalhes.

Descrição, unidade de medida, quantidade.

Algumas informações são obrigatórias, tais como: preço unitário, dias para a entrega,

alíquotas de impostos, validade da proposta, respondido por, telefone, frete / local designado,

moeda, preço unitário e condição de pagamento.

Anexar arquivo e Observações são informações opcionais:

Cotação no modo expandido

Podem ser incluídos anexos na cotação, do tipo técnico ou comercial e outro, clicando

no botão “Incluir Anexo”.




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Incluir anexo

Ao clicar no botão, será visualizado o pop-up, abaixo. É necessário procurar o arquivo,

informar a descrição do anexo e selecionar o tipo do anexo. Após inserir essas informações,

clique no botão Adicionar.

Inserindo anexos

Atenção:

Quando anexar, nunca enviar informações comerciais em anexos técnicos.

O fornecedor poderá também rejeitar a cotação, e para isso, deverá informar uma

justificativa para o declínio.

Justificativa para declínio

Botão Enviar: Após aceitar ou rejeitar a cotação, é necessário enviar, clicando

neste botão.




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Observação: O comprador pode encerrar a cotação a qualquer momento,

independente do tempo que ainda falte para o seu término. Por isso, aconselhamos que o

usuário responda à cotação o quanto antes.

4.1.2. Respondendo uma cotação de grupamento

Para ter acesso aos campos que devem ser preenchidos, o usuário deverá clicar no

botão Exibir, para expandir a cotação.

Figura – Cotação de agrupamento.

Para preencher a cotação de agrupamento, o usuário deverá “Aceitar” para abrir os

itens que estão contidos nela. Se mudar de ideia e precisar declinar o grupamento, basta sair

sem “Enviar”, para novamente abrir os detalhes e clicar no botão “Rejeitar”.

Algumas informações são obrigatórias, tais como: preço unitário, dias para a entrega,

alíquotas de impostos, validade da proposta, respondido por, telefone, frete / local designado,

moeda, preço unitário e condição de pagamento.

Na primeira etapa, o usuário deverá preencher as informações de “cabeçalho”,

aplicáveis a todos os itens do grupamento. Anexar arquivo e Comentários são informações

opcionais:




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Cabeçalho do grupamento

Atenção:

Quando anexar, nunca enviar informações comerciais em anexos técnicos.

O sistema permite ao usuário replicar os impostos para todos os itens contidos na

cotação. Após utilizar esta funcionalidade, pode-se também alterar o preenchimento

individualmente.

Clique na opção do imposto no qual deseja aplicar as alíquotas e digite a

referida porcentagem.

Replicar alíquotas de impostos

Na segunda etapa, serão listados os itens solicitados na cotação. Para respondê-los,

informe o prazo de entrega, o valor unitário e o NCM, quando se tratar de material.

Observações:

Campo ICMS: Se houver redução na base do ICMS, informar a alíquota já

calculada sobre a base reduzida.

Outras alíquotas de impostos: quando não for aplicável ao que está sendo

ofertado, preencher com “0” (zero).




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Prazo de Entrega: refere-se ao prazo mínimo de entrega do material ou do

serviço, em dias corridos, a ser contado a partir da data da confirmação do

pedido.

Campos Frete / Local designado: São campos obrigatórios, mas não aplicáveis

a fornecimentos de serviços. Nesse caso, preencher “CIF / Villares”. Esta

informação não será relevante na análise e avaliação das propostas.

Respondendo o item da cotação de grupamento

Para rejeitar um item em específico, clique na opção “Aceitar” para desmarcá-la, e

consequentemente habilitar a opção de declínio.

Insira a justificativa e continue respondendo a cotação.

Figura – Rejeitando o item na cotação de grupamento.

Outras informações na interface:

Itens Restantes: Quantidade de itens que precisam ser respondidos.

Botão Fechar: Clique no botão para voltar à página Relação de cotações.




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Botão Continuar: Após preencher todos os itens da página, clique no botão

para continuar respondendo. O sistema salva os itens preenchidos da página

anterior.

Botão Imprimir: Clique no botão para imprimir a listagem dos itens da cotação.

4.2. Relãçã o de Leilo es Abertos

Clique no Menu => clique em Leilões.

A interface de Relação de Leilões Abertos permite a realização de filtro para a

localização dos leilões que estão em andamento e/ou que já foram encerrados.

Interface de Leilões – Filtro

Escolha as informações que deseja e clique no botão Buscar (Lupa) – sinalizado na

figura acima.

Leilões disponíveis para o fornecedor

Serão listados os leilões encontrados, de acordo com as opções de filtro que foram

solicitadas. Clique no botão Exibir Lances – sinalizado na figura acima, para visualizar as

informações do leilão em questão.




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Interface de resposta do leilão

Preencha os campos com as informações descrição, NCM, moeda, condição de

pagamento, impostos, entre outros, e, na opção de “Aceitar”, preencha preço unitário,

respondido por, telefone, validade e comentários); ou utilize a opção de “Rejeitar” para

declinar (para esta opção será necessária uma justificativa).

Finalizadas as alterações, clique no botão Enviar – sinalizado na figura acima.

4.3. Pedidos

Clique no Menu => clique em Pedidos.

No menu Pedidos são listados os pedidos fechados com sua empresa. Os filtros

existentes nesta interface podem auxiliar na busca de um pedido específico.

Caso deseje visualizar um pedido de uma data anterior à que está sendo exibida,

marcar a opção “Exibir pedidos de períodos anteriores”.

Interface de pedidos

Observações:

O valor do pedido nesta interface será o líquido (sem ICMS) e total do pedido

em questão.




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Conforme procedimento padrão, mencionar o número do pedido na Nota

Fiscal ao faturar.

Código do pedido no SAP

4.4. Prefere nciãs

No menu Preferências, o usuário poderá:

Alterar sua senha;

Consultar dados cadastrais. Havendo necessidade de alteração de dados

cadastrais, deverá ser solicitada à Villares Metals por e-mail, indicando o

motivo da alteração. Não é possível fazer as alterações diretamente no Portal.

Alterar as configurações de exibição dos módulos: Leilão, Cotação e Pedido.

Dica: Ao preencher cotações de grandes pacotes, utilize a configuração “Quantidade

de itens na resposta de cotações de grupamento” para definir o número de itens por página.

Dessa forma, será possível salvar a sua resposta a cada página, caso necessite interromper o

preenchimento para posterior conclusão e envio.

Ao final das alterações, o usuário deve, sempre, clicar no botão Atualizar, para salvar

as modificações.




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Preferências do Fornecedor

5. Nãvegãr entre ãs pã ginãs

A paginação do sistema consiste na navegação entre as páginas do sistema.

Figura – Interface de Paginação do sistema

Abaixo, seguem as descrições dos botões/informações que realizam a paginação no

sistema.

Página 1 de 1: Página atual e páginas disponíveis.




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Primeiro: Redireciona o usuário para a primeira página.

Anterior: Retrocede uma página.

Próximo: Avança uma página.

Último: Redireciona o usuário para a última página.

Lista de páginas: Escolha na lista a pagina desejada.

Dúvidas, comentários, sugestões, favor encaminhar para o e-mail: [email protected].

mailto:[email protected]

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