PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO – POP Nº 051 – UIR/DOP

Data: 18/05/2016 Revisão em: -.-.

Folha: 01/13

Anexos: I a VI

Título: Preenchimento do Requerimento e Execução do serviço decorrente da solicitação de Reembolso de Anuidades, Taxas e ART no Atendimento Web.

Campo de aplicação: Todas as Unidades Operacionais da SUPFIS, envolvendo as áreas de atendimento, registro e fiscalização

Fundamentação:

· Considerando a implantação no Atendimento Web do serviço de Reembolso de Anuidades, Taxas e ART em janeiro de 2016;

· Considerando a Instrução 2498/2009, que dispõe sobre os procedimentos de devolução de valores de Anuidades, ART e valores de serviços e multas recebidos pelo Crea-SP.

· Considerando a necessidade de orientar os funcionários sobre a funcionalidade do serviço de Reembolso de Anuidades, Taxas e de ART requeridas através do Sistema Web Atendimento;

· Considerando as sugestões enviadas pela UFI/DCF na elaboração desse procedimento.

Consignamos:

PRINCIPAIS PASSOS:

I. REQUERIMENTO

1) O serviço de “Reembolso de Anuidades, Taxas e ART” está disponível a todos os PROFISSIONAIS registrados no Conselho através do Sistema Web/CreaNet.

· Esse serviço não contempla as solicitações de EMPRESAS (no momento), cujo protocolamento permanece via presencial em qualquer unidade através do Creadoc.

2) No Formulário de Requerimento desse serviço o profissional selecionará o tipo de reembolso (anuidade, ART ou taxa) e o motivo da solicitação. Abaixo citamos os motivos disponíveis, respectivamente:

ANUIDADES - motivos

· Pagamento efetuado a maior

· quando pagou valor maior que o especificado no boleto;

· Pagamento efetuado em duplicidade

· quando pagou duas vezes o mesmo boleto, ou

· quando o profissional pagou a mesma anuidade neste Crea e em outro Crea.

ART - motivos

· Obra/Serviço não executado

· nos casos de cancelamento de ART (obra/serviço não foi executado, contrato cancelado ou não realização das atividades técnicas da ART), desde que seu processo de cancelamento já tenha sido aprovado pela Câmara Especializada.

· Pagamento efetuado a maior

· quando o valor pago for maior que o especificado no boleto, ou, excepcionalmente, quando pagou duas vezes o mesmo boleto;

· Pagamento efetuado em duplicidade

· quando forem recolhidas, pelo mesmo profissional, duas ARTs referentes ao mesmo contrato, devendo a UGI baixar previamente a ART a ser substituída.

TAXAS - motivos

· Pagamento efetuado a maior

· quando o valor pago for maior que o especificado no boleto;

· Pagamento efetuado em duplicidade

· quando pagou duas vezes o mesmo boleto ou recolheu em duplicidade a taxa referente ao mesmo serviço, em boletos distintos;

· Serviço não prestado

· Casos em que pagou boleto, mas não protocolizou o serviço, ou Técnico de Segurança do Trabalho (ver item 8 e anexo VI deste POP).

3) De acordo com o tipo de solicitação e o motivo selecionado, alguns campos do Formulário de Requerimento diferem entre si (ver anexos I, II, III, IV e V), cujos campos citamos abaixo:

· Reembolso de Anuidade (Anexo I) - os campos diferenciados são:

· Anuidade paga no Crea de outro estado

· Dados do boleto (número, data de pagamento e valor)

· Reembolso de ART

a) Quando selecionado o motivo “Obra serviço não executado”, os campos diferenciados do Formulário (Anexo II) são:

· Número da ART objeto da devolução (obrigatório)

· Numero da ART válida

· Informe o número do protocolo de cancelamento da ART

b) Quando selecionado o motivo “Pagamento efetuado a maior”, os campos diferenciados do Formulário (Anexo III) são:

· Número da ART objeto da devolução (obrigatório)

· Numero da ART válida

c) Quando selecionado o motivo “Pagamento efetuado em duplicidade”, os campos diferenciados do Formulário (Anexo IV) são:

· Número da ART objeto da devolução (obrigatório)

· Numero da ART válida (obrigatório)

· E após o preenchimento dos números das ARTs, exibe o campo para informar as datas de pagamento.

· Reembolso de taxas (Anexo V) para todos os motivos – os campos diferenciados são:

· Dados do boleto (número, data de pagamento e valor)

O Sistema CREANet realiza a pesquisa dos dados do boleto e das ARTs preenchidas, e se o sistema não localizar as informações, exibe uma mensagem e não permite o protocolamento.

Exemplos de mensagem conforme a situação:

ou

ou

II. PROCEDIMENTOS

4) De acordo com o tipo de reembolso e o motivo selecionado, o protocolo é direcionado para fila de serviço da UGI ou para fila de serviço do Financeiro, conforme representação abaixo:

ANUIDADES - por

Pagamento efetuado a maior

Pagamento efetuado em duplicidade

TAXA - por

Duplicidade de pagamento

Segue para fila do

FINANCEIRO

TAXA – por

Pagamento efetuado a maior

Serviço não prestado

ART - por

Obra/Serviço não executado

Pagamento efetuado a maior

Pagamento efetuado em duplicidade

Segue para fila da

UGI

5) Análise do Financeiro

Do pedido de reembolso de ANUIDADES ou de TAXA (por pagamento efetuado em duplicidade) encaminhado diretamente para fila de serviços do Financeiro, se for selecionado:

· Deferido - o protocolo segue a tramitação para o processamento do reembolso e é finalizado pelo Financeiro.

· Indeferido - o protocolo é enviado para fila dos serviços das UGIs para que seja providenciado o Ofício na tarefa “Criar Documento de ofício de indeferimento”, cujos procedimentos informamos no item “Indeferir”.

6) Análise da UGI:

Os pedidos de reembolso de TAXA (por “Pagamento efetuado a maior” e “Serviço não prestado”) e de ART ( por todos os motivos) são direcionados diretamente para fila de serviços das UGIs e seguem os seguintes trâmites:

6.1) Análise:

Na primeira tarefa, proceder à análise dos documentos seguindo as orientações do check list e selecionar uma das ações (Exigência, Deferir, Indeferir):

6.2) Exigência:

No caso de informações divergentes e/ou documentos que não tenham sido corretamente apresentados, inserir as exigências na aba “Entrada de Dados” e finalizar essa tarefa.

· No cumprimento das exigências são habilitados para o profissional os seguintes campos:

- Seção de “Entrega de documentos”;

- Observações;

- Dados bancários.

· Dependendo da exigência, pedir ao interessado que realize seus comentários no campo “Observações”.

6.3) Deferir:

Para as solicitações com a documentação em ordem e de acordo com os dispositivos legais, selecionar deferir e finalizar a tarefa.

Observação: No caso de ART Pagamento em Duplicidade, caso ele tenha feito 2 (duas) ARTs para o mesmo serviço, a ART que será objeto de devolução deverá ser baixada pelo funcionário, manualmente, antes do envio ao Financeiro, através da seguinte tela:

Após, o protocolo segue para a tarefa “Inserir Informações”. Nesta tarefa o funcionário deve incluir na aba “Entrada de dados”, no campo “Observações” as informações e sugestões ao Gestor referente à análise procedida. Depois, seleciona o gestor no campo “Lista de Gestores UGI” e finaliza a tarefa, conforme cópia da tela abaixo nos campos destacados.

Não preencher esse campo

Na sequência, segue para a caixa de tarefa do Gestor selecionado para “Inserir despacho”, onde o gestor anota na aba “Entrada de Dados” no campo “Despacho” suas considerações e finaliza a tarefa.

Após a conclusão destes trâmites, seguirá ao Financeiro para prosseguimento.

Na tarefa “Analisar Solicitação – Grupo GR_DFP” o Financeiro também terá 3 (três) opções para selecionar:

· Indeferir

· Deferir

· Exigência

a) Se deferido pelo Financeiro, seguirá para o trâmite de devolução no sistema Implanta.

Nesta fase, o protocolo será atualizado com a seguinte mensagem: O crédito foi efetuado conforme dados bancários informados no requerimento.

Finalizando, será enviado o e-mail conforme modelo abaixo e o protocolo será encerrado:

a) Se houver rejeição ou devolução do pagamento (doc/tec) devido a inconsistência de dados bancários, o Financeiro incluirá a informação para correção e selecionará a ação “Exigência”. E quando o interessado cumprir essa pendência, o protocolo retornará ao Financeiro.

b) Se for indeferido pelo Financeiro, o motivo do indeferimento será anotado na aba “Entrada de Dados” que será visualizada pelo profissional na atualização automática do protocolo.

Neste caso, o protocolo seguirá para a fila de distribuição de protocolos das UGIs na tarefa “Criar documento de ofício de indeferimento”, cujos procedimentos a partir dessa fase, estão expostos no item 6.4 “Indeferir”.

6.4) Indeferir

O indeferimento do pedido pode ser feito tanto pela UGI quanto pelo Financeiro, dependendo da análise procedida.

a) Indeferimento pela UGI:

Quando é selecionada a ação Indeferir, deverá ser anotado o motivo do indeferimento na aba “Entrada de Dados”, para visualização na atualização do protocolo pelo profissional, e segue para a tarefa “Criar documento de ofício de indeferimento” para elaboração do ofício e inserção no Sistema Web.

b) Indeferimento pelo Financeiro:

Quando é seleciona a ação Indeferir, deverá ser anotado o motivo de indeferimento na aba “Entrada de Dados”, para visualização na atualização do protocolo pelo profissional, neste caso, esse campo não é habilitado para a UGI, quando o Financeiro estiver de posse do protocolo para elaboração do ofício.

c) A partir da seleção de indeferimento tanto pela UGI quanto pelo Financeiro, na tarefa “Criar documento de ofício de indeferimento”, o funcionário da UGI elabora o ofício e carrega no sistema, selecionando “Anexar Documento de Ofício de Indeferimento”.

d) O protocolo será atualizado automaticamente constando o motivo que foi anotado na análise (item a ou b).

e) É enviado um e-mail automático com o ofício em anexo e o protocolo é encerrado:

FIM DO PROCESSO

III. DEMAIS ORIENTAÇÕES

7) Quanto à devolução de ART

a) O profissional somente pode requerer o reembolso de ART pelo motivo “Obra/Serviço não executado”, se sua ART já tiver sido cancelada por decisão da Câmara Especializada, em processo próprio, nos termos da Resolução 1025.

Para confirmar se houve o cancelamento de ART, consultar o status da mesma no Creanet.

Se a ART não estiver previamente cancelada, o pedido será indeferido, devendo o requerente ser orientado a protocolizar o cancelamento da ART em pedido à parte disponível no Atendimento Web.

b) Nos pedidos de reembolso de ART por “Duplicidade de Pagamento”, podem ocorrer duas situações, devendo proceder conforme o caso:

i. Emissão em duplicidade de ART e pagamento de ambas: neste caso, será necessária a baixa da ART que será objeto de devolução, antes do envio ao Financeiro;

ii. Pagamento em duplicidade de um mesmo boleto de ART: não necessita baixar ART, podendo a solicitação ser enviada ao Financeiro para proceder a devolução.

8) Quanto à devolução de taxas:

Conforme orientação da Procuradoria Jurídica (Anexo VI), as taxas não serão devolvidas em face do serviço prestado, exceto no caso de Técnico em Segurança do Trabalho, cujas taxas de registro e carteira devem ser devolvidas por determinação judicial.

A análise do pedido, mesmo em caso de indeferimento, é serviço prestado.

O simples protocolamento do pedido e sua pré-análise (verificação se os documentos estão de acordo com o pedido) já caracteriza o serviço prestado, mesmo que não tenha sido analisado definitivamente o requerimento.

IV. DISPOSIÇÕES GERAIS

O presente POP entra em vigor na data de sua assinatura.

São Paulo, 18 de maio de 2016.

Eng. José Galdino Barbosa da Cunha Junior

CREA-SP 5060488380

Gerente - Departamento Operacional - DOP

DESPACHO: VISTO. CUMPRA-SE.

Eng. Luiz Roberto Sega

CREA-SP 0601293106

Superintendente de Fiscalização – SUPFIS

ANEXO I – do POP 51 - Formulário de Solicitação de Reembolso de Anuidade

ANEXO II – do POP 51 - Formulário de Solicitação de Reembolso em ART

(Motivo: Obra/serviço não executado)

ANEXO III – do POP 51 - Formulário de Solicitação de Reembolso em ART

(Motivo: pagamento efetuado a maior)

ANEXO IV – do POP 51 - Formulário de Solicitação de Reembolso de ART

(Motivo - pagamento efetuado em duplicidade)

ANEXO V – do POP 51 - Formulário de Solicitação de Reembolso de TAXA

ANEXO VI DO POP 51 – PARECER JURÍDICO SOBRE DEVOLUÇÃO DE TAXAS