CREPALDI Silvio - Auditoria Contábil – Teoria e Prática -Atlas 2013

5/21/2018 CREPALDI Silvio - Auditoria Cont bil Teoria e Pr tica -Atlas 2013

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Controle Interno


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AUDITORIA CONTBIL

Auditoria ContbilSilvio Aparecido Crepaldi 2

Os problemas de Controle Interno encontram-se em

todas as reas das empresas modernas.

Exemplo: vendas, fabricao, compras.

Quando exercido adequadamente sobre uma das

funes acima, o controle assume fundamental

importncia, objetivando atingir os resultados mais

favorveis com menores desperdcios.


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preciso distinguir:

Auditoria Interna: equivale a um trabalho organizado de

reviso e apreciao de trabalho, normalmente executado

por um departamento especializado.

Controle Interno: refere-se aos procedimentos e

organizao adotados como planos permanentes da

empresa.


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Antes de elaborar o plano ou programa que guiar o

auditor, necessrio observar como se encontram os

controles da empresa.

quanto melhoro controle, mais segurana para o

trabalho;

quanto menoro controle, mais cuidado ser

exigido na execuo das tarefas.


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CONCEITOS E OBSERVAES FUNDAMENTAIS

O controle Interno compreende o plano de organizao e

todos os mtodos e medidas adotadas na empresa para:

salvaguardar seus ativos,

verificar a exatido e fidelidade dos dados

contbeis,

desenvolver a eficincia nas operaes,

estimular o seguimento das polticas

administrativas prescritas. (AICPA)


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Abrangncia

Controle interno sob o enfoque contbil compreende o conjunto

de recursos, mtodos, procedimentos e processos adotados pelaentidade do setor pblico, com a finalidade de:

salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade doscomponentes patrimoniais;

dar conformidade ao registro contbil em relao ao atocorrespondente;

propiciar a obteno de informao oportuna e adequada;

estimular adeso s normas e s diretrizes fixadas;

contribuir para a promoo da eficincia operacional daentidade;

auxiliar na preveno de prticas ineficientes e antieconmicas,erros, fraudes, malversao, abusos, desvios e outrasinadequaes.


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O controle interno deve ser exercido em todos os nveis

da entidade do setor pblico, compreendendo:

a preservao do patrimnio pblico;

o controle da execuo das aes que integram os

programas;

a observncia s leis, aos regulamentos e s diretrizes

estabelecidas.


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ClassificaoO controle interno classificado nas seguintes categorias:

operacional relacionado s aes que propiciam o

alcance dos objetivos da entidade;

contbil relacionado veracidade e fidedignidade

dos registros e das demonstraes contbeis;

normativo relacionado observncia daregulamentao pertinente.


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Estrutura e Componentes

Estrutura de controle interno compreende:

o ambiente de controledeve demonstrar o grau de

comprometimento em todos os nveis da administraocom a qualidade do controle interno em seu conjunto.

mapeamento de riscos a identificao dos eventos ou

das condies que podem afetar a qualidade dainformao contbil.


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Avaliao de riscos corresponde anlise da relevncia

dos riscos identificados, incluindo:

a avaliao da probabilidade de sua ocorrncia;

a forma como sero gerenciados;

a definio das aes a serem implementadas para

prevenir a sua ocorrncia ou minimizar seu potencial;

a resposta ao risco, indicando a deciso gerencialpara mitigar os riscos, a partir de uma abordagem

geral e estratgica, considerando as hipteses de

eliminao, reduo, aceitao ou compartilhamento.


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Riscos ocorrncias, circunstncias ou fatos imprevisveisque podem afetar a qualidade da informao contbil.

Procedimentos de controle so medidas e aesestabelecidas para prevenir ou detectar os riscos inerentesou potenciais tempestividade, fidedignidade e preciso da informao contbil, classificando-se em:

procedimentos de preveno medidas queantecedem o processamento de um ato ou um fato,para prevenir a ocorrncia de omisses, inadequaese intempestividade da informao contbil;

procedimentos de deteco medidas que visem identificao, concomitante ou a p o s t e r i o r i , de erros,omisses, inadequaes e intempestividade dainformao contbil.


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Monitoramentocompreende o acompanhamento dos

pressupostos do controle interno, visando assegurara sua adequao aos objetivos, ao ambiente, aos

recursos e aos riscos.


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AVALIAO DO CONTROLE INTERNO

As normas de auditoria geralmente aceitas, referentes

ao trabalho de campo, estabelecem que o auditor deve

avaliar o sistema de controle interno da empresa

auditada, a fim de determinar a natureza, poca e

extenso dos procedimentos de auditoria.


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Avaliao

Volume dos Testes

8

7

6

5

4

3

2

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Figura 8.1 Avaliao do sistema de controle interno e volume de testes


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O auditor independente executa os seguintes passos na

avaliao do controle interno:

levanta o sistema de controle interno;

verifica se o sistema levantado o que se est

seguindo na prtica;

avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediato

erros e irregularidades;

determina o tipo, data e volume dos procedimentos de

auditoria.


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Preocupados com a evaso de divisas, eles

armam-se contra o problema e mostram-se,

cada vez mais, interessados em aprender novas

tcnicas e procedimentos bsicos para evitar

situaes de fraudes, subornos e desfalques.


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Alm da adoo de rgidos controles internos, o papel

da auditoria vem ganhando crescente importncia econtribui para a eficcia dos resultados finaisem

qualquer companhia.


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COMO CONTROLAR REAS DE RISCO

VENDAS: h facilidades para recebimento de comisses,

descontos e consignaes indevidas;

CONTAS A PAGAR: concentram-se nos cheques de servio,

que podem ou no ser fantasmas, e na antecipao de

pagamentos, com finalidade de recebimento de propinas.


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COMPRAS: situao das mais difceis de se controlar

por meio da auditoria, pois o delito fica registrado

fora dos livros contbeis da empresa.


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CONTAS A RECEBER: a tendncia, com a crise de caixa

na maioria das companhias, abrir mo de recolher por

parte do valor financeiro (multa, juros) e receber apenas

o montante principal.


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Recomenda-se a verificao, regular, dos nmerosdas contas-correntes dos funcionrios, a fim de evitar

depsitos em contas fantasmas.

Valores residuais de produo de grande volume

(matria-prima) tambm requerem cuidados extras.

A diferena enriquece a pessoa da noite para o dia.


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QUAIS OS PROCEDIMENTOS MAIS EFICIENTES?

Para reduzir probabilidades de desvio destaca-se a

importncia do sistema de provas surpresas (sistema

preventivo) realizado pela auditoria.

Deve-se criar um guia de procedimentos e provas

departamentais, em cada unidade da organizao,

realizado pelos prprios funcionrios.


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TIPOS DE CONTROLES: CONTBEIS E ADMINISTRATIVOS

CONTROLES CONTBEIS compreendem o plano de

organizao e de todos os mtodos e procedimentos

utilizados para salvaguardar o patrimnio e a propriedade

dos itens que o compem.


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Compreendidos por:

segregao de funes: cria independncia entre as

funes de execuo operacional, custdia dos bens

patrimoniais e sua contabilizao;

sistema de autorizao: controla as operaes

atravs de mtodos de aprovaes, de acordo comas responsabilidades e riscos envolvidos;


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sistema de registro: compreende a classificao dos

dados dentro de uma estrutura formal de contas,

existncia de um Plano de Contas que facilita oregistro e preparao das demonstraes contbeis,

e a utilizao de um manual descritivo para o uso

das contas.


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CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Compreendem o plano de organizao e todos os mtodos

e procedimentos utilizados para:

proporcionar eficincia s operaes;

dar nfase poltica de negcios da empresa, bem comoa seus registros financeiros.


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Compreendidos por:

normas salutares, que observam prticas saudveis

aos interesses da empresa no cumprimento dos

deveres e funes;

pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas

atividades bem instrudo e supervisionado por seus

responsveis.


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IMPORTNCIA DO CONTROLE INTERNO

A Administrao da Empresa responsvel:

pelo estabelecimento do sistema de controle interno;

pela verificao de seu cumprimento pelos funcionrios;

por sua modificao, visando adapt-lo s novas

circunstncias.


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Compreende:

Responsabilidade;

Rotinas Internas;

Acesso a Ativos;

Segregao de funes;

Confronto dos ativos com os registros;

Amarraes do sistema;

Auditoria Interna.


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LIMITAES DO CONTROLE INTERNO

As limitaes do controle interno so, principalmente,com relao a:

conluio de funcionrios na apropriao de bens na

empresa;

instruo inadequada dos funcionrios com relao s

normas internas;

negligncia dos funcionrios na execuo de suas tarefas

dirias.


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FRAUDES E DESFALQUES NAS EMPRESAS

um problema comum e crescente, decorrente do

enfraquecimento dos valores ticos, morais e sociais e,

principalmente, da ineficcia dos sistemas de controles

internos.

Os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude

podem ser classificados em trs aspectos:


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oportunidade para comet-la e escond-la;

presso por dificuldades financeiras; e

racionalizao do entendimento sobre a falta cometida.

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DESFALQUE TEMPORRIO

Ocorre quando o funcionrio apossa-se de um bem da

empresa e no altera os registros da contabilidade

(transferindo o ativo roubado para despesas).

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So exemplos de desfalques temporrios:

funcionrio apodera-se do dinheiro recebido de

clientes, proveniente de vendas a prazo, antes do

registro do recebimento.

funcionrio assenhoreia-se do dinheiro recebido de

clientes, aps registro contbil do recebimento.

funcionrio apodera-se de um ativo da empresa

(dinheiro de caixa, cautelas de ttulos, estoques,

imobilizado etc.).

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DESFALQUE PERMANENTE

Ocorre quando um funcionrio desvia um bem da

empresa e modifica os registros contbeis, de forma

que os ativos existentes concordem com os valores

registrados na Contabilidade.

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So exemplos de desfalques permanentes:

funcionrio responsvel pelos recebimentos de

clientes e pelo preparo dos registros contbeis de

vendas e recebimentos desvia um recebimento de

vendas a prazoe baixa a duplicata correspondente

contra vendas(dbito em Devoluo de Vendas e

crdito em Duplicatas a Receber);

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funcionrio responsvel pelas matrias-primas e

pela elaborao de lanamentos contbeis rouba

uma matria-prima e baixa o bem correspondente

para despesa (dbito em Despesas Diversas e

crdito em Matria-prima).

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LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

As informaes sobre o sistema de controle interno so

obtidas das seguintes formas:

leitura dos manuais internos de organizao eprocedimentos;

conversa com funcionrios da empresa;

inspeo fsica desde o incio da operao (compra,venda, pagamentos etc.) at o registro no razo geral.

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As informaes obtidas sobre o controle interno so

registradas pelo auditor independente de uma ou do

conjunto de duas ou trs das formas exemplificadas a

seguir:

memorandos narrativos;

questionrios padronizados;

fluxogramas.

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AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO E

DETERMINAO DOS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Consiste em aplicar medidas significativas na

considerao de transaes relevantes e ativos

correlatos envolvidos na auditoria, tem como finalidade

principal detectar erros e irregularidades materiais nas

demonstraes financeiras.

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Medidas que devem ser observadas:

considerar os tipos de erros e irregularidades que

poderiam ocorrer;

determinar os procedimentos de controle contbil que

devam prevenir ou detectar esses erros e irregularidades;

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determinar se os procedimentos necessrios soestabelecidos e esto sendo seguidos satisfatoriamente;

avaliar as falhas, isto , tipos de erros e irregularidades

potenciais no cobertos pelo procedimento de controleexistente para determinar seu efeito sobre a natureza,

carter oportuno ou extenso dos procedimentos de

auditoria a serem aplicados, e sugestes a serem feitas

ao cliente.

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A avaliao do sistema de controle internocompreende:

determinar os erros ou irregularidades que

poderiam acontecer;

verificar se o sistema atual de controles detectaria

de imediato esses erros ou irregularidades;

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analisar as fraquezas ou falta de controle, que

possibilitam a existncia de erros ou irregularidades,

a fim de determinar a natureza, data e extenso dos

procedimentos de auditoria;

emitir relatrio-comentrio dando sugestes para o

aprimoramento do sistema de controle interno da

empresa.

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O processo de avaliao do controle interno consta

de trs etapas:

o realce do sistema;

a avaliao propriamente dita do sistema;

a realizao de testes de cumprimento denormas internas.

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REALCE DO SISTEMA

Efetua-se durante a etapa de planejamento do exame.

O objetivo obter informao se supe que o sistema

funcione e pode-se alcan-lo mediante discusso com

as pessoas responsveis pelo Controle Interno.

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Uma significativa evidncia persuasiva pode ser obtidamediante a prpria documentao de controle interno da

rea, por exemplo, manuais, descries de tarefas e

fluxogramas.

Confirmar o conhecimento, executar procedimentos dereconstituio ou recapitulao dos controles de fluxo de

documentao.

Documentar a anlise do controle interno nos papis detrabalho.

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AVALIAO

Deve-se proceder a sua avaliao crtica para determinar

sua eficcia e os pontos passveis de melhoria.

Muitas vezes, nesta etapa, conclui-se que o sistema no

eficaz; sendo assim, no se executaro os testes de

cumprimento, pois ainda que o resultado seja satisfatrio,

no se atingiro os objetivos.

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Durante a fase de avaliao, um aspecto de grande

importncia a identificao dos controles-chavesdosistema.

O controle-chave aquele que:

assegura que um sistema administrativo produza

informao fidedigna; e

serve de base para satisfao dos objetivos deauditoria.

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TESTE DE CUMPRIMENTO DE NORMAS INTERNAS

No basta formar uma opinio sobre a eficcia do sistema,

baseando-se em representaes verbais ou escritas, feitas

por funcionrios.

Cumpre constatar que o sistema funciona realmente como

foi descrito, pois, a bem da verdade, pode haver diferenas

substanciais entre o que foi relatado e o que foi fielmenteaplicado.

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Um teste de cumprimento realiza-se em diversas etapas:

determinar os objetivos do teste procura-se confirmar

que os controles previamente identificados como

controles-chaves funcionaram durante todo o perodosubmetido a exame;

definir o universo o conjunto de transaes

homogneas submetidas ao sistema de controle eregistro que se testa.

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QUESTIONRIO DE AVALIAO DO CONTROLE INTERNO

Tem como finalidadeauxiliar a avaliao da eficincia ou

adequao dos controles internos (operacionais e

contbeis) do cliente, ou seja:

Se os controles contbeis internos asseguram o correto

registro das transaes financeiras;

se os controles internos administrativos proporcionam

eficincia operacional e observncia da poltica da

empresa e da legislao em vigor;

se as verificaes internas protegem adequadamente os

ativos do cliente contra fraudes e outras irregularidades.

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FORMAS DE APLICAO

As questes devem ser formuladas de modo que uma

resposta afirmativa implique numa condio satisfatria.

Uma resposta negativa indica um ponto fraco com relao

quele item em particular.

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LEVANTAMENTO E DESCRIO DA ROTINA

Os auditores devem levantar e descrever rotinas

objetivando:

identificar pontos crticos que facilitem a definio da

extenso dos exames finais;

fornecer dados para simplificar os trabalhos de

auditoria e/ou possveis consultorias futuras.

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DESCRIO DA ROTINA

A rotina pode ser descrita por meio de uma narrativa, ou

ento pela elaborao de um fluxograma.

NARRATIVA inclui uma descrio da rotina passo a passo

de maneira lgica clara e concisa, evidenciando o fluxo de

documentos de um ou mais departamentos desde sua

origem at sua disposio final.

FLUXOGRAMAS constitui uma tcnica analtica, que utiliza

smbolos para descrever uma rotina passo a passo em um

ou mais departamentos, evidenciando o movimento de

documentos desde sua origem at sua disposio final.

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FLUXOGRAMA

NF3

D

NF3

D

Contas a pagar Contabilidade

Aps a Liquidao

Arquivar a 3avia da Nota

Fiscal at o pagamento

da ltima parcela.

Aps a quitao total,remeter a 3avia da Nota

Fiscal Contabilidade.

Contabilidade confere e

arquiva os documentos

recebidos.

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CARACTERSTICAS DE UM EFICIENTE SISTEMA DE CONTROLE

INTERNO

Compreende:

plano de organizao que proporcione apropriada segregao

de funes e correta diviso das responsabilidades funcionais;

observao de prticas salutares no cumprimento dos devedores

e funes de cada um dos departamentos da organizao;

sistema de autorizao e procedimentos de escriturao

adequados, que proporcionem controle eficiente sobre o ativo,

passivo, receitas, custos e despesas.

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CATEGORIAS DE CONTROLES INTERNOS

Controles Organizacionais

Referem-se ao controle obtido por meio da maneira

de designar responsabilidades e delegar autoridade.

Essa estrutura um marco no qual se realizam as

atividades de planejamento, execuo e controle das

operaes da entidade e cuja eficcia depender deconsideraes tais como:

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atribuio de responsabilidades e delegao de

autoridadeclaramente definidas;

segregao de funesincompatveis para evitar

que sejam controladas por qualquer indivduo ou

departamento da organizao;

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fornecimento de recursos, inclusive pessoal

competente, em quantidade suficiente para o

cumprimento das responsabilidades atribudas;

existncia de sistemas de medio e avaliao do

desempenho.

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Controle do Sistema de Informao

Referem-se ao controle obtido mediante a prestao de

informaesaos nveis adequados da administrao.

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U O CO


No obstante, algumas caractersticas que um bomsistemano deve omitir so as seguintes:

a informao deve ser suficientemente detalhada para

permitir identificao das operaes fora de linha oupossveis problemas;

os relatrios devem conter informao relevante para

os usurios;

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a forma de apresentao deve destacar a informao

de maior importncia;

a informao deve ser distribuda conforme as

responsabilidades atribudas;

a informao deve ser usada pelos que tenham

competncia e tempo necessrios para compreender

seu significado e adotar medidas corretivas, senecessrias.

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Controles de Procedimentos

Referem-se ao controle obtido mediante a observao

de polticas e procedimentos dentro da organizao.

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So as seguintes algumas das caractersticas desejveis

nos controles de procedimento:

que sejam adequados estrutura organizacional;

que sejam bem definidos e documentados;

que se mostrem fceis de interpretar e aplicar.

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DOCUMENTAO DE PROCEDIMENTOS

Os procedimentos contbeis e de operao devem ser

documentados em manuais(de contabilidade e deprocedimentos) e fluxogramasde modo que as polticas

e instrues da empresa possam ser conhecidas de

maneira explcita e uniformemente aplicadas.

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LIMITAES INERENTES AOS SISTEMAS DE CONTROLE

INTERNO

Na aplicao da maioria dos procedimentos de controle,

podem ocorrer falhasresultantes de entendimento

precrio, erros de juzo, descuidos ou outros fatoreshumanos.

Os procedimentos de controle cuja eficcia depende da

diviso de funes, podem ser burlados mediante

conivncia.

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Aps avaliar o sistema de controle e identificar aspectos

administrativos/operacionais passveis de melhorias, o

auditor pode emitir, se assim for o desejo dos

administradores da entidade auditada, um documento

denominado carta-comentrio.

O relatrio com as sugestes para aprimoramento dos

controles internos, resultantes do trabalho do auditor

independente, denomina-se carta de recomendaes.

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Obrigado!

Perguntas?

Prof. Dr. Silvio Aparecido Crepaldi

www.professorcrepaldi.com.br

[email protected]

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