COURTNEY J. CAMPBELLVANDERBILT UNIVERSITY

COURTNEY.J.CAMPBELL.1@VANDERBILT.EDU

Criação das Listas do Programa de Arquivos

Ameaçados

1 Justificativa

salvaguardar materiais arquivísticosdigitalização e acondicionamento de originais

em local apropriadopreservação e acesso amplo, por um longo

prazoé importante que o EAP receba informações

sobre o arquivo físico e as cópias digitais para que seja possível procurar informações no catálogo e no site EAP

2 Catalogando Materiais Arquivísticos

Materiais de coleções individuais devem ser mantidos juntos

O material deve ser listado e copiado na ordem original mantida pelo dono

Os arquivos tem um sistema de organização, que é a hierarquia de uma coleção

3 Direitos autoriais, proteção de dados, privacidade

A Biblioteca Britânica disponibilizará o material do EAP para própositos de pesquisa não comercial

Alguns materais poderão conter informações pessoais ou sensíveis

4 Listas amostras e finais

Nos primeiros três meses do projeto devem submeter cópias amostras e listas amostras

As suas listas tem que ser em inglês, mas vocês vão mandar para mim em português

Ao termino do projeto, é preciso enviar as copias e listas finais para o EAP

As listas deverão ser enviadas em formato eletrônico como anexos de email ou copiados ao disco duro externo quando se submeterá as imagens

5 Modelo de Listagem

planilha de Excel com seis planilhas dependentes

As primeiras três planilhas devem ser obrigatoriamente preenchidas

Também é preciso preencher pelo menos uma das últimas três planilhas dependendo do tipo de material que está sendo submetido

Planilha 1 - Instituições de depósito

informações sobre as instituições/proprietários que atualmente armazenam o material original

informações sobre as instituições que terão cópias digitais dos materiais quando o projeto se finalizar.

 

Planilha 2 - Descrição

a base da nossa descrição de catálogoÉ dividida em duas seções;

o arquivo físico (as primeiras 23 colunas da planilha) colunas escritas em preto são obrigatórias colunas em cor de cinza devem ser preenchidas

quando relevante quando preencher uma linha, é importante que a

primeira coluna contenha o nível que está se descrevendo (Projeto, Coleção, Série, Arquivo, ou Ítem).

Projeto – EAP Project Number, Title, e Description (Scope and Content)

Coleção – todas as colunas com títulos escritos em preto. O projeto pode ser composto de várias coleções.

Série – colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V). 

Arquivo (File)– colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C), o campo de Physical Characterics (Coluna O) e os Creators (Colunas S-V).

Ítem - colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Isso só preenchemos no caso de itens soltos, por exemplo, de mapas ou fotografias. Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).

Planilha 3 - Individual/Family/Institution

detalhes biográficos e administrativos de indivíduos, famílias, ou instituições associados com o material

Pode incluir o dono do material, editor, produtor, escritor, fotógrafo, correspondente de uma carta, receptor de uma carta.

Planilha 4 - Technical Details – Images

detalhes técnicos do projeto da digitalização durante o projeto

6 Datas

Tabela