GESTÃO DE PROJETOS

4.    Plano de Gerenciamento de Projetos4.1. Processo de elaboração4.2. Elaboração de um plano de projeto, incluindo planejamento de escopo, tempo, custo, riscos ou outras áreas de conhecimentos.

Planejamento do Tempo do Projeto

4

LógicaDecisória

• Linha de base do Escopo– WBS– Dicionário da WBS– Declaração do Escopo

• Atualizações– Plano de gerenciamento do projeto

– Documentos do projeto

Para a elaboração do Planejamento do Tempo é preciso compreender o que deve ser entregue. Essas informações estão no escopo do projeto.

Entender  o que deve ser entregue

Definir abordagem para planejar como e quando fazer

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Lembrando algumas características da decomposição

• WBS – Work Breakdown Structure– Envolve o projeto como um todo– Decomposição orientada para entregas– Regra dos 100%– Dicionário da WBS

• Pontos importantes da WBS– Lembre das entregas gerenciais– Considerar a necessidade de controle

6

Dicionário da WBS• Usado para esclarecer o que será executado, pode incluir:– Recursos– Marcos ou prazos– Critérios de aceitação– Especificações de materiais– Tecnologias– Ordem lógica de atividades– Normas de segurança– ...

7

Importância do 

Dicionário

Pintura Apartamento

PinturaPreparação Gerenciamento

Componente Dicionário – Situação A

Preparação Proteger móveis com lona preta

Pintura Aplicar duas demãos de tinta latex

Gerenciamento Contabilizar custo material e mão de obra

Componente Dicionário - Situação B

Preparação Lavar paredes, aplicar massa, lixar, limpar

Pintura Aplicar base e pintura

Gerenciamento Controlar esforço de aplicação (horas de pintor e ajudante), custos...

8

Gerenciamento do Tempo

• Planejar prazos de entregas• Elaborar cronograma

– Estimativas– Restrições– Recursos disponíveis (equipe, materiais, tecnologia)

• Planejar o controle fatores que afetam os prazos

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Cronograma do Projeto• Datas planejadas para realizar as atividades do cronograma e para atingir os marcos do cronograma (Guia PMBOK®, glossário, pag 425).

• Define a duração ESPERADA do projeto• É um modelo decisório para a equipe de gerenciamento do projeto

10

Como elaborar cronograma(Visão Simplificada do Processo)

1. Liste as atividades necessárias para cada desenvolver cada Pacote de Trabalho da WBS

2. Defina a ordem lógica das atividades3. Calcule e atribua durações para as atividades 

(considerando disponibilidade de recursos, materiais e equipamentos)

4. Revise as restrições (prazos contratuais, etc)5. Revise o calendário (dias úteis e calendário de recursos)6. Faça ajustes e crie uma linha de base7. Defina a periodicidade e responsabilidades para as 

revisões necessárias durante o projeto

11

Apresentação usual de Cronograma

12

WBS do Projeto

1 – PROJETO1.1 Preparação1.2 Desenvolvimento1.3 Testes

Lista de atividades do cronograma

PROJETO

DesenvolvimentoPreparação Testes

Cronograma

(o exemplo destaca apenas a lista de atividades)

Principais elementos

Componentes da WBS ou Pacotes de 

trabalho

Período (ou datas)

Lista de atividades

Relação de dependência 

(aqui, indica que a atividade 12 só começa após o término da atividade 9)

Barras (indica duração, início e 

término)Marco13

Jun 13 15 Jun 13

14

Marco

• Características dos marcos Duração igual a zero Não consome nenhum recurso Facilita controle do projeto  Facilita organização do 

cronograma

• Onde incluir marcos: início e final do projeto Início ou final de etapa pontos de controle  conclusão de um “bloco” 

de atividades importantesObserve que:

Relatório não pode ser marco (consome recurso)Reuniões não podem ser marcos (consome recurso)Marco não afeta a duração do projeto

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Lógica de Execução

PREDECESSORAS E SUCESSORAS

Atividade 1 é predecessora da atividade 2  e predecessora da atividade 3 Nenhuma atividade precede a atividade 1, pode ser iniciada no início do projetoAtividade 2 é sucessora da atividade 1Atividade 2 NÃO É predecessora da atividade 3Atividade 3 é sucessora da atividade 1

Observando as setas nas barras:

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Início e término de atividades

• Início atividade 1: segunda, 26/maio• Início atividade 2: terça, 27/maio• Término atividade 2: quarta, 28/maio• Início atividade 3: terça, 27/maio• Término atividade 3: segunda, 02/junho

- atividade 2 acontece ao mesmo tempo que atividade 3- ambas dependem do término da atividade 1- Não existe relação de dependência entre as atividades 2 e 3, são independentes

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Ordem de execução (aqui t-A)

A ordem de apresentação da lista não tem relação com a ordem de execução

•As barras indicam quanto a tarefa será feita

•As setas indicam a ordem de realização (relação de dependência)

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Lógica e Duração (paralelismo)

Note que a soma das durações das atividades (nove dias) não é igual à duração da entrega do componente 

Preparação (sete dias)

Atividades em paralelo 

aumentam os riscos de falhas no  projeto!

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Caminho Crítico

Se uma atividade do caminho crítico  atrasa um dia, o projeto 

atrasa um dia.

 é o caminho que “não” possui folga

20

Atividades com FolgaSe a atividade 2 atrasar, atrasa a atividade 5, mas não 

atrasa o projeto

Se a atividade 5 atrasar, não afeta o projeto

Folga de 4 dias

Folga de 3 dias

21

Caso a atividade 5 atrase mais de 2 dias, o caminho crítico é 

alterado

O impacto é um atraso em todas as atividades que dependem (direta ou 

indiretamente ) da atividade 5

7 dias

Alterações no Caminho Crítico

22

Modelo de cronograma

76

1

2

4

4

53

3

1 – Use substantivo nos componentes, use nomes curtos2 – Use verbos para as atividades, use nomes curtos3 – Inclua atividades de gerenciamento e qualidade, elas também consomem horas de trabalho4 – Inclua marcos de controle no término do conjunto de atividades dos componentes5 – Sempre inclua o marco início e o marco fim6 – Algumas atividades serão realizadas em paralelo (ao mesmo tempo)7 – Considere adiantar atividades que não precisam estar totalmente concluídas para o início da próxima8 – Observe que algumas atividades possuem folga, caso atrasem, não impactam o prazo final do projeto9 – Coloque as dependências nas atividades, não nos componentes10 – Considere que o cronograma é um mapa para a tomada de decisão gerencial. O controle do cronograma é fundamental para o 

sucesso do trabalho. É importante que a equipe saiba  como elaborar um cronograma de projeto. 

8

5

Formação Básica em Gerenciamento de Projetos – GPMG Consultores Associados.  www.GPMG.com.br 

9

ACG - 23

GERENCIAMENTO DO TEMPO(Segundo Guia PMBOK®)

INCLUI PROCESSOS PARA REALIZAR O TÉRMINO DO PROJETO NO PRAZO

Gerenciamento do Tempo do Projeto

Processos deEncerramento

Processos de Monitoramento e Controle

Processos deIniciação

Processos deExecução

Processos dePlanejamento

Fonte: Guia PMBOK®

6.1 Planejar o Gerenciamento do Cronograma6.2 Definir as Atividades6.3 Sequenciar as Atividades6.4 Estimar os Recursos das Atividades6.5 Estimar as Durações de Atividades6.6 Desenvolver o Cronograma

6.7 Controlar o Cronograma

24

ACG - 25

DEFINIR AS ATIVIDADES

• IDENTIFICAÇÃO DAS AÇÕES ESPECÍFICAS A SEREM REALIZADAS PARA PRODUZIR AS ENTREGAS DO PROJETO

Listar atividades para realizar cada pacote de trabalho da EAP

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Lista de Atividades para o Pacote de Trabalho 1.5

1.5 TROCA DO SERVIDOR1.5.1 Definir responsabilidades1.5.2 Informar usuários

1.5.2.1 notificar funcionários1.5.2.2 avisar clientes

1.5.3 Fazer backup1.5.4 Instalar sistemas1.5.5 Testar1.5.6 Notificar usuários1.5.7 Elaborar relatório

Lista de atividades

Pacote de trabalho 

(componente/ entrega da WBS)

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Recomendações

• Procure organizar a lista pela ordem de execução• Lembrar de incluir:

– marcos para verificação e controle– atividades para preparar os stakeholders para decisões– atividades de suporte e gerenciais (preparação, limpeza, testes, planejamento, controle, relatórios, registros de ocorrências)

• Documente restrições e premissas• Na lista de atividades

– Use nomes curtos– Use verbos (Atividades são ações!)– Lembre-se da regra dos 100%

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• Como fazer planejamento– Peça informação– Veja exemplos similares– Visite outras empresas– Faça testes (piloto)– Busque modelos na Internet– Envolva o executor da tarefa– Crie um ambiente favorável para o diálogo

Recomendações

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• Detalhe até o nível de controle previsto– Se o projeto terá controle a cada 15 dias, as atividades preferencialmente devem durar no máximo 15 dias.

• Pouco detalhe dificulta o controle• Excesso de detalhe

– Aumenta a demanda por gerenciamento– Aumenta o esforço de elaboração dos demais planos e pode dificultar este trabalho

– Torna o cronograma tão instável que poderá ser ignorado

Grau de Detalhamento

ACG - 30

SEQUENCIAR AS ATIVIDADES

• IDENTIFICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DAS DEPENDÊNCIAS ENTRE AS ATIVIDADES

Escolher Solução Adquirir Hardware

Instalar Software

ACG - 31

RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIAATIVIDADE 1

ATIVIDADE 3

ATIVIDADE 4

ATIVIDADE 2FIM-PARA-INÍCIO

INÍCIO-PARA-INÍCIO

FIM INÍCIO

INÍCIO

INÍCIO

RESTRIÇÃO

RESTRIÇÃO

Atividade 2 inicia após o término da atividade 1

Atividade 4 inicia após o início da atividade 3

32

RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIA

ATIVIDADE 5

ATIVIDADE 7

ATIVIDADE 8

ATIVIDADE 6

FIM-PARA-FIM

INICIO-PARA-FIM

FIM

FIM

RESTRIÇÃO

Atividade 6 termina após o final da atividade 5

Atividade 8 termina após o início da atividade 7

ACG - 33

ANTECIPAÇÕES E ESPERASATIVIDADE A

ATIVIDADE C

ATIVIDADE D

ATIVIDADE B

ESPERA

ANTECIPAÇÃO

FIM

INICIO

50 %

+ 15 DIAS

Atividade B inicia 15 dias depois do término da atividade A

Atividade D inicia quando a Atividade C estiver com 

50% de execução

34

ESPERA

ANTECIPAÇÃO

ANTECIPAÇÕES E ESPERAS

12345

1TI+2 dias (tarefa da linha 1, término-início, mais dois dias de espera)4TI-1 dia (tarefa da linha 4, término-início, menos um dia )

ACG - 35

Aqui-TIPOS DE DEPENDÊNCIASOBRIGATÓRIAS

– INERENTES À NATUREZA DO TRABALHO– EX: CONTRATAR INSTRUTOR ANTES DE INICIAR CURSO 

ARBITRADAS– PREFERÊNCIA DA EQUIPE– EX: TREINAR GERENTES ANTES DOS DIRETORES

EXTERNAS– BASEADAS EM NECESSIDADES DE ORIGEM EXTERNAS AO PROJETO

– EX: OBTER ALVARÁ ANTES DE INICIAR VENDAS

ACG - 36

ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES

Estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade

Fonte: Guia PMBOK ®

ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES

1.5 Montagem do Palco

Recursos

1.5.1 Definir local

Engenheiro, encarregado, estacas...

1.5.2 Preparar terreno

Encarregado, trator...

1.5.3 Levantar estrutura

Montador, encarregado, engenheiro, estrutura...

1.5.4 Fixar piso Placas de piso, parafusos, furadeira, montador, fitas...

Pacote de trabalho

Lista de atividades

ACG - 38

ESTIMAR DURAÇÕES DAS ATIVIDADES

Estimativa mais próxima do possível do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades específicas com os recursos estimadosFonte: Guia PMBOK ®

Duração = n° de períodos de trabalho ≠ tempo decorrido

39

Duração x Tempo decorrido

Note que na estimativa de duração, falamos em períodos de trabalho. Mas o 

tempo decorrido pode ser maior

Duração 3 dias

Tempo decorrido5 dias

ACG - 40

COMO ESTIMAR DURAÇÕES?• QUAL A DURAÇÃO MÉDIA DE UMA VIAGEM DE MARINGÁ PARA 

CURITIBA?• QUANTO TEMPO É NECESSÁRIO PARA ORGANIZAR UMA FESTA DE 

FIM DE ANO PARA 300 FUNCIONÁRIOS?• QUAL O PRAZO NECESSÁRIO PARA QUE OS FUNCIONÁRIOS 

ASSIMILEM O NOVO PROCESSO DE COMPRAS?• QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UMA FOLHA DE 

TEXTO?• QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UM TEXTO DE 300 

PALAVRAS?

ACG - 41

TIPOS DE ESTIMATIVASESTIMATIVA ANÁLOGA

– Verifica projetos ou atividades anteriores similares– Normalmente usado nas fases iniciais do plano– Menos precisa– Ex: no ano passado organizados a campanha para o lançamento do novo modelo em 

4 meses, acho razoável prever o mesmo prazo para este projeto.ESTIMATIVA PARAMÉTRICA

– Calcula com base em dados históricos de produtividade– Ex: Produtividade para instalar software = 2  instalações/hora.Para instalar em 20 computadores, estimo 10 horas.

ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOS– Probabilidade de três durações e cálculo da duração esperada da atividade– Três estimativas: otimista, pessimista e mais provável– Ex: Se o tempo estiver bom, conseguiremos atender as 1.000 pessoas em 3 dias. 

Caso chova, o prazo deve dobrar. Normalmente fazemos esse tipo de atendimento em 4 dias.

ACG - 42

ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOStE - duração esperada

tm- duração mais provávelto - duração otimistatp - duração pessimista

tE =to + 4tm +tp

6

to tm tp

prob

abilidade

duração

ACG - 43

RESERVAS• Reserva técnica – estimada pelo cálculo da reserva necessária para os riscos 

previstos.• Reserva gerencial – estimada para riscos não previstos no projeto.

Na medida em que o projeto vai sendo executado, as reservas podem ser utilizadas, reduzidas ou eliminadas

Duração com reservas5 dias +- 2 dias10 dias +- 5%

ACG - 44

DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMAANÁLISE DAS SEQUÊNCIAS DAS ATIVIDADES, SUAS DURAÇÕES, RECURSOS NECESSÁRIOS E RESTRIÇÕES  VISANDO DEFINIR O CRONOGRAMA DO PROJETO

ACG - 45

MÉTODO DO CAMINHO CRÍTICO

Método usual

46

Técnicas de compressão do cronograma

• Compressão (Crashing) – horas extras, mais recursos nas atividades do caminho crítico.

47

Técnicas de compressão do cronograma

• Paralelismo (Fast Tracking) – antecipar inícios de atividades para fazer mais trabalho em paralelo.

48

Linha de Base do Cronograma• É a base para o controle ou uma “Fotografia” do cronograma• Momento em que a equipe define o cronograma que irá orientar o trabalho

• Datas de início e término do cronograma definidas

A linha de base do cronograma é a principal saída do planejamento 

do tempo 

49

CRONOGRAMASemana 1 Semana 2 Semana N

Atividade 1

Atividade 2

Atividade 3

:

:

:

Atividade N

50

Cronograma Detalhado

Fonte: Guia PMBOK ®

51

Para que serve o cronograma?

• Consolidar a elaboração do escopo do projeto• Distribuir atividades• Comunicação entre as partes interessadas• Motivação e integração da equipe• Antecipar problemas• Minimizar incertezas dos planos• Base para o controle do desempenho• Programação aquisições e entregas• Planejamento das equipes de trabalho• Possibilidade de visualizar o avanço do projeto

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Para Fazer Boas Estimativas• Compreenda o ciclo de vida do projeto (No início dos projetos as estimativas podem incluir incertezas. Com o avanço do projeto no tempo, as estimativas revisadas tendem a ser mais precisas)

• Aprenda a questionar, ser entrevistador (quando pode me entregar este trabalho versus quantas horas de trabalho são necessárias?)

• Documente o processo das estimativas• Avalie alternativas (contratar terceiros, mudar tecnologias, eliminar parte do escopo...)

• Considere que a estimativa é um prazo esperado

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Atenção!• Férias• Greves• Feriados• Deslocamentos• Demais projetos• Viagens de negócios• Características locais• Preparação e espera de decisão• Restrições legais e autorizações• Perfil da equipe e cultura organizacional

Avalie reservas, premissas, restrições e gerencie os riscos

54

“Existem poucos homens – e são exceção – capazes de pensar e sentir além do presente momento”

CARL VON CLAUSEWITZ(1780-1831)

55

56

Exemplo de cronograma.mpp

Ricardo Vargas  Gerenciamento de Projetos.mp4