1 - COMO FAZER UM CRONOGRAMA

O que é um cronograma - é uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto.

Sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas, feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.

O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é uma ferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.

O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho Crítico, pois apenas com essa técnica o Gerente de Projetos têm a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track, Crashing, Corrente crítica, buffers, etc.) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no prazo estipulado.

Como fazer um cronograma

A forma mais simples para explicar como montar é listar o passo a passo do processo:

- Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);- Listar atividades;- Estimar duração das atividades;- Definir Recursos das atividades;- Definir dependências entre as atividades;- Definir calendário para os recursos;- Definir data inicial do projeto;- Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos;- Nivelar recursos;- Identificar e analisar o caminho crítico;- Traçar uma linha de base;- Iniciar o monitoramento e controle do projeto.- Ciclos de vida de projetos.

O ciclo de vida é baseado na natureza do projeto, os 3 mais comuns são:

- Cascata – As atividades são executadas de inicio a fim apenas uma vez.- Iterativo – As fases do projeto se repetem iterativamente- Iterativo incremental – A cada iteração são definidos ou executados novos requisitos no

projeto.

Recomendações práticas sobre uso do cronograma

- Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico;- Cronograma desatualizado não serve para nada;- O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão não saberão que

atividade fazer na sequencia;- Atividades não devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas;- Use um padrão de atualização como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100.

Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude de uma atividade;

- O cronograma por si só não garante entregas no prazo, para isso dependemos das pessoas;

- Use uma ferramenta de apoio para geração e controle de cronograma, fazer no Excel geralmente não compensa o trabalho.

2 - COMO FAZER UM CRONOGRAMA

O cronograma é uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que será gasto na realização de um conjunto concatenado de atividades em um projeto. Serve para monitorar o andamento das atividades em relação ao tempo, para garantir que o projeto finalize numa data planejada e controlada. O gerente de projeto atua como facilitador na criação do cronograma e geralmente as atividades são determinadas pela própria equipe de execução.

Existem várias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e a facilidade de visualização da conclusão das etapas. As duas estruturas mais comuns são: por entregas e por fases. No cronograma por entregas, quebra-se o produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se atividades para conclusão desses pedaços individualmente. Já no cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua conclusão.

Na empresa onde trabalho leva-se muito a sério a questão de prazo (claro que um projeto pode ser replanejado, mas isso precisa ser acordado e documentado). Trabalho na divisão de serviços de infra-estrutura e o descumprimento do prazo de um projeto acarreta multas muito altas. Mas também já trabalhei em empresas de “projetos eternos”, aqueles que nunca terminam por um motivo ou outro, esses casos são complicados (mas isso é assunto para um outro post).

Ainda que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas mudanças, sempre vale a pena manter um cronograma. É o que mune o GP de informações para prestar status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir táticas para manter o projeto no prazo, fazer escaladas, etc. Isso me lembra a famosa frase “In God we trust, all others must bring data” (W. Edwards Deming), traduzindo: “Em Deus nós confiamos, todos os demais tem que trazer dados”, assim funciona o mundo corporativo.

Pois bem, generalizei uma estrutura de cronograma que uso para compartilhar com os colegas, conforme abaixo:

Dependências – Deve conter as atividades que o projeto não pode resolver, mas tem que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.

Entregas – Deve conter a lista das entregas do projeto, que deverão vir diretamente da Declaração de Trabalho e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.

Marcos – Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforço em zero horas) e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.

Fase: LARGADA INICIAL – Deve conter atividades de iniciação do projeto, como: Definir o GP, obter acessos, permissões, estabelecer um diretório compartilhado, fazer o kick-off e etc.

Fase: PLANEJAR – Deve conter atividades de planejamento, como: Estabelecer o Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revisões e validações.

Fase: EXECUTAR – Deve conter as atividades de execução do cerne do projeto. Normalmente incluo uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto, em inglês WBS – Work Breakdown Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.

Fase: ENCERRAMENTO – Deve conter as atividades de encerramento de projeto, como: Liberação de recursos, registros, lições aprendidas e arquivamento.

Nas fases “LARGADA INICIAL”, “PLANEJAR” e “ENCERRAMENTO” adicionei listas de atividades para facilitar: #atividades executar.

Este é um cronograma genérico que atende a projetos com ciclo de vida em cascata baseado em fases. Para projetos interativo-incrementais seria necessário criar um nível acima e para cada ciclo interativo copiar a estrutura apresentada. É isso pessoal, montar cronogramas é um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanhá-lo e perceber o quanto ele evita problemas, é melhor ainda.

O arquivo está disponível para download aqui.

Agora que você já sabe tudo sobre a utilidade da EAP, podemos partir para o MS-Project. Este primeiro exercício é bem simples e tem o objetivo de mostrar os passos para construção do cronograma. Vamos começar!

Passo 1 – Inserir a EAP

O MS-Project tem uma interface que lembra o Excel e trata, inicialmente, qualquer entrada como uma atividade. Deve-se inserir primeiro o nome do Projeto e abaixo as partes da EAP.

Para aninhar as “Fases’ dentro do “Projeto”, utilize a tecla <TAB>.

Passo 2 – Inserir as Atividades

Para inserir as atividades prossiga da mesma forma. Clique na tecla <Insert> e vá adicionando as atividades conforme o exemplo abaixo:

Recomendação: Neste primeiro momento, não convém pensar em Duração ou em Recursos, a prática mostra que é mais proveitoso listar as atividades do projeto inteiro antes de planejar de fato suas durações e quem irá executá-las.

Passo 3 – Sequenciar as atividades

Para isso use o campo “Predecessora”. Mas antes de tudo, o que é uma “Predecessora”?

Para calcular o prazo de um projeto é preciso concatenar as atividades umas nas outras. Predecessora é a atividade anterior, àquela a qual a atividade se conecta para gerar a sequência de passos.

Ex: Na sequência de atividades x, y e z. A predecessora de y é x, de z é y.

Agora vamos inserir as Predecessoras deste projeto (Se o campo “Predecessoras” não estiver disponível, clique com o botão direito sobre a barra de título e escolha “Inserir Campo”)

Vá até o campo “Predecessoras”e insira os números correspondentes ao índice da atividade (número que fica na primeira coluna – a “cinza”).

Cada atividade pode ter várias predecessoras, basta inserir os números separados por vírgula.

Recomendação: Lembrando que o cronograma é composto de fases e atividades, a prática mostra que inserir a ordem de predecessão na atividade dá maior controle sobre a sequência. Pois a duração da fase é a soma das durações de duas atividades.

Existem mais detalhes para lidar com Predecessoras, que comentarei em posts futuros.

Passo 4 – Definir recursos

Neste passo você irá alocar o recursos nas suas atividades correspondentes. No exemplo abaixo foram definidos dois colaboradores: João e Pedro.

Existem duas formas para atribuir um recurso à uma atividade. A primeira é inserindo diretamente no campo “Nomes dos Recursos”.

A segunda, mais segura, é acessando a “Planilha de Recursos”, através do menu “Exibir > Planilha de Recursos”. E em seguida, usando o list box para selecionar os nomes, conforme a figura abaixo:

Isto evita que você duplique um recurso, por exemplo, chamando um de João outro de Joao, J. da Silva e assim por diante.

Passo 5 – Definir data de Inicio do Projeto

Vá até a opção do menu “Projeto > Informações do Projeto” e insira a data inicial do projeto, no exemplo foi utilizada a data de 1 de agosto de 2011.

A data inicial será importante para Definição do Calendário, para calcular os dias não-úteis dentro período real do projeto.

Passo 6 – Definir Calendário

O calendário é essencial para que se chegue a um cronograma realista. Nele você vai inserir:

Feriados e pontes

Férias e Folgas programadas

Períodos de trabalho diferenciados

Os “Períodos de trabalho diferenciados” são usados quando o recurso humano não trabalha o período padrão, que é de 8 horas diárias de segunda a sexta. Às vezes um recurso pode trabalhar apenas 4 horas, ou somente aos sábados. Todas as variações são aceitáveis.

No exemplo, os dois recursos trabalharão 8 horas diárias de segunda a sexta e o dia 3 de agosto de 2011 será feriado.

Para inserir um feriado, siga as ações:

Primeiro vá até o menu Ferramentas > Alterar período útil

Vá até a aba “Exceções”

Insira todas as exceções conforme seu calendário.

Passo 7 – Inserir a Duração/Trabalho das Atividades

Agora vamos inserir a Duração/Trabalho das atividades. Na configuração-padrão, Duração é a quantidade de DIAS úteis que a atividade irá levar e Trabalho é a quantidade de horas.

Quando você insere a Duração, o MS-Project calcula o Trabalho em Horas (3 dias x 8hs diárias = 24 horas).

Se você fizer o contrário, colocando o Trabalho, ele calcula a Duração (40 horas / 8hs diárias = 5 dias).

Existem mais detalhes para lidar com Duração x Trabalho, que comentarei em posts futuros.

Passo 8 – Analisar Super-alocação

Analisar a Super-alocação significa observar se algum dos recursos humanos está programado para trabalhar mais do que sua capacidade (em horas). Embora seja uma prática comum em muitas empresas, em um planejamento isso não é recomendável, pois dá uma visão equivocada do prazo alcançável.

Existem duas visões que podem facilitar essa análise. A primeira é o “Gráfico de Recursos”, que você pode acessar pelo menu “Exibir > Gráfico de Recursos”. Nela você consegue visualizar rapidamente a super-alocação pelas barras, que ficam vermelhas, conforme o exemplo abaixo.

Outra visão é o “Uso dos Recursos”, que pode ser acessada através do menu “Exibir > Gráfico de Recursos”. Esta visão mostra dia a dia, quantas horas o recurso está trabalhando em cada atividade. (Particularmente acho bem mais fácil de manipular!)

Passo 9 – Identificar o caminho crítico

E finalmente, chegamos ao momento principal, que é a Identificação do Caminho Crítico.

Agora vamos a visualização do Caminho Crítico no MS-Project. Vá para a tela do gráfico de Gantt, usando o menu “Exibir > Gráfico de Gantt” e siga os passos abaixo:

Clique no “Assistente de Gráfico de Gantt”

Escolha a opção “Caminho Crítico” e em seguida “Concluir”

Abaixo o Gráfico de Gantt com o Caminho Crítico pintado com a cor vermelha:

Gráfico de Gantt com o Caminho Crítico

Algumas perguntas comuns sobre caminho crítico:

O que é Caminho crítico? É a sequencia de atividades com a maior duração.

Pode haver mais de um? Pode!

É um problema ter caminho crítico no projeto? Não, todo projeto tem pelo menos um.

Quando resolvo o caminho crítico, o que acontece? Surge sempre outro caminho crítico.

Para que serve? Serve para que você identifique as atividades que podem atrasar o projeto.

Então existem atividades que podem atrasar? Sim, todas as atividades que não estão no caminho crítico possuem alguma “folga”, que significa que podem atrasar alguns dias.

Eli, tem exemplos aí? Tenho vários, veja a página de exemplos.

3 – COMO ESTRUTURAR UM CRONOGRAMA INTEGRADO

Cronogramas Integrados são aplicáveis principalmente a projetos multidisciplinares, que contenham vários níveis de gestão (Figura 1). Monta-se o Capstone Plan, em português cronograma-macro, que reflete as necessidades de negócio na forma de deliverables e milestones e agrega todos os sub-cronogramas.

Os cronogramas são elaborados no MS-Project, em seguida deven integrados por um software de apoio que utiliza “mensagens” – como as hashtags do twittter – para definir onde e como integra-los. Eximindo a filosofia do assumption, prega o método, é possível reduzir bastante o grau de incerteza do planejamento. Mas, podem ser integrados manualmente como mostro no post “Passo-a-passo para montar um cronograma integrado no MS-Project”

As “mensagens” se parecem com o exemplo “IDTAGProjeto-destinoDescrição”, onde ID é o código-único, TAG define o tipo de dependência, Projeto-destino aponta para o cronograma que receberá a incumbência de resolver a dependência e Descrição é o que se espera obter do projeto. (Ex: 205DEPENDENCYNETWNetwork available with 150MB link).

As “mensagens” encontradas no cronograma são copiadas automaticamente para o cronograma-destino, onde devem ser atreladas a uma sequencia de atividades, determinando como será sua execução e apontando sua data final.

Existem 3 tipos de TAGs:

MILESTONE – Representa um marco para uma fase do projeto. Funciona exatamente como um milestone normalmente definido no MSProject.

DELIVERABLE – Representa um “entregável” do projeto, é uma atividade com esforço zero. Na prática é um Milestone que referencia uma entrega.

DEPENDENCY – Representa a necessidade de um entregável em outro sub-projeto. Deve-se definir uma lista de sub-projetos, preferencialmente com siglas de 4 caracteres, como: SDSK para service desk, GPRW para groupware, MIDR para midrange, NETW para network, etc.

É importante frisar que o método sozinho não é suficiente para gerenciar um projeto, todas as demais disciplinas são importantes e devem ser implementadas. O mais básico é ter Statement of Work e Project Plan, definindo o objetivo do projeto, escopo, entregáveis, critérios de aceitação, milestones, equipe e stakeholders, riscos, etc.

Após os passos preliminares, pode-se iniciar a definição do Plano Integrado pelo repeatable model, conforme os passos:

Montar o Plano-geral (Capstone plan) – Montar o Cronograma geral do projeto com atividades do nível gerencial, seccionando os sub-projetos por torre e definindo os VP Milestones e VP Deliverables.

Definir Sub-Milestones – Milestones podem ser VP, Major ou Key. Os VPs são definidos exclusivamente pelo Capstone Plan. Os Major representam os pontos mais importantes de cada sub-projeto. E os Key são milestones de controle. A responsabilidade é do GP de cada sub-projeto. Pode-se ainda determinar limites para os milestones, ex: Para cada VP Milestone devem ser definidos no máximo 4 majors.

Definir Deliverables – Cada sub-projeto deve ter seus deliverables inseridos no cronograma, conforme a nomenclatura definida. A definição de critérios de aceitação (para entregas) pode ser feito em nível de sub-projeto ou em nível de deliverable, em documento apropriado.

Dependências – As dependências são o ponto-chave do método. Elas definem o que um subprojeto espera de outro para sua execução. Pode-se criar dependências externas para o cliente, o que exige bastante comprometimento de sua parte. É aqui que acontece a mágica para fazer sumir as assumptions.

Rodar iterações – Executar um procedimento de integração e de checagem de integridade quantas vezes for necessário para ter um plano consistente.

Depois é só acompanhar o projeto, cada GP no seu escopo, mas todos com visão total do progresso do projeto. O método de acompanhamento deve ser definido conforme o contexto.

O método é bastante eficaz, embora na fase de planejamento gaste-se bem mais tempo que um planejamento tradicional.

Neste post disponibilizo um Tutorial para “Montar um cronograma integrado no MS-Project”, com esta integração pode-se ver vários sub-projetos em um único cronograma.

Situações em que vale a pena integrar cronogramas são:

Projetos com múltiplos fornecedores

Projetos com vários gerentes de projeto

Projetos com times dispersos

Abaixo apresento o passo-a-passo para fazer a integração:

1. Cenário Inicial

Para fazer o tutorial foram criados 3 projetos: Projeto1, Projeto2 e ProjetoGeral.Os Projetos1 e Projeto2 possuem 5 atividades cada. Na versão inicial, o Projeto1 inicia no dia 21/03 (a data está no padrão EUA) e o Projeto2 inicia no dia 24/03 – três dias de diferença nas datas planejadas para início.O ProjetoGERAL foi criado como sendo o “Capstone Plan”, o Plano macro. Ele é que será utilizado para gerar métricas dos projetos e para geração de Relatórios de Status. Nesta simulação foram incluídos 3 marcos: Inicio das atividades, Fim do Projeto1 e Fim do Projeto2.

(Figura 1 – Projeto1 na versão sem integração)

(Figura 2 – Projeto2 na versão sem integração)

(Figura 3 – ProjetoGERAL na versão sem integração)

2. Como adicionar os Arquivos

Primeiro precisa-se adicionar links dos Projetos1 e Projeto2 dentro do ProjetoGeral. Para adicionar o Link, clique no menu “INSERT”, em seguida “PROJECT” (Figura 4) e Selecione os arquivos (Figura 5 e Figura 6).

(Figura 4 – Menu para adicionar link entre os arquivos de cronograma)

(Figura 5 – Selecionando os arquivos)

O resultado final será o ProjetoGeral com os dois sub-projetos adicionados conforme a Figura 6 abaixo.

(Figura 6 – Resultado da adição dos arquivos)

3. Integração dos Projetos

Para integrar os projetos, basta adicionar uma atividade como predecessora.No exemplo abaixo, a atividade de número 3 do ProjetoGeral foi adicionada como predecessora no Projeto1 e Projeto2. Isto significa que: No ProjetoGeral existe um MILESTONE chamado “Início das atividades”. Somente após a data definida neste MILESTONE as atividades terão inicio no projeto integrado.

(Figura 7 – Milestone entre sub-projetos / Capstone plan)

Para completar o planejamento integrado do ProjetoGeral, acrescentaram-se links que informem as datas de completude das atividades no Projeto1 e Projeto2, conforme a Figura 8.

Note que após pressionar a tecla ENTER, o MS-Project faz o link para o arquivo .mpp do sub-projeto (no exemplo: “C:Documments and Settings”)

(Figura 8 – Integração de Milestone e arquivo físico)

Pronto! Agora é só acompanhar o projeto – O projeto já está integrado. Quando houver alterações nos sub-projetos, desde que estejam todos na mesma pasta, o ProjetoGeral será atualizado automaticamente. Fica bem mais fácil de gerenciar, reportar e gerar métricas. Bom uso!