CURSO DE CAPACITAÇÃO DE STAFF PARA EVENTOS ESPORTIVOS

OS OBJETIVOS DESTE CURSO Este curso foi idealizado com o objetivo de formar mão de obra especializada para atuação em eventos esportivos em geral. Destina-se a estudantes de educação física, jovens de comunidades, pessoas da terceira idade e aficionados pelo esporte em geral que, além da afinidade com a atividade esportiva, possam ter a perspectiva de trabalho e renda adicional. JUSTIFICATIVA A cidade do Rio de Janeiro é, numa abordagem histórica, o maior palco de eventos esportivos e culturais no Brasil. Grandes patrocinadores, ao longo dos anos, vem procurando a cidade para exposição de suas marcas comerciais atraídos, não só pelas belezas naturais aqui existentes, como também pela característica de seu povo, altamente receptivo a este tipo de atividade. Tudo que aqui se fez, ainda se fará, repercute de forma positiva e marcante no cenário nacional e internacional. Com o advento dos grandes eventos como Jogos Pan-Americanos, Jogos Mundiais Militares, Copa do Mundo de Futebol e Olímpíadas, estes conceitos se solidificaram ainda mais, identificando o Rio de Janeiro como uma cidade voltada para o esporte e grandes eventos, atraindo a atenção da mídia mundial com grande destaque. As UPP’s – Unidades de Polícia Pacificadora, muito mais do que apenas atuarem na criação de um ambiente de maior segurança para a população, revelaram um enorme contingente de pessoas anteriormente reféns da criminalidade, mas extremamente pré-dispostas ao trabalho e à participação nas atividades da comunidade em geral. Este público, em especial, merece uma atenção ainda maior por parte do Poder Público, para que os conceitos de cidadania e legalidade fiquem ainda mais sedimentados nas culturas locais e contribuam para a formação de um grande contingente de jovens que necessitam de parâmetros que possam norteá-los para uma vida saudável e honesta.

PARCERIAS Nada se constrói sozinho. Tudo é feito para o bem de um grupo de pessoas e estas participam da execução pelo simples fato de terem sido “inspiradoras” para o projeto, ou por terem participado ativamente do mesmo. O Esporte vem se profissionalizando. O “amadorismo” do passado, não se justifica mais. Existe muito dinheiro público e privado sendo investido na atividade esportiva e, a cada dia, os financiadores participam mais intensamente do processo. Devemos satisfação de nossos atos a muita gente. E, neste cenário, as “parcerias” vem se tornando mais freqüentes. Estamos todos no mesmo barco. Temos que remar para a mesma direção, com firmeza e coordenação de ações. No caso deste curso, nos inspiramos inicialmente nas necessidades dos organizadores de eventos e em seguida em toda uma força de trabalho representada por estudantes de educação física, comunidades recém integradas de maneira digna à sociedade através das UPP’s e pessoas da terceira idade, que podem e devem fazer parte do processo de desenvolvimento esportivo e de eventos em nossa cidade. Com a união das Federações Esportivas das modalidades de Triathlon, Natação, Ciclismo e Atletismo, formou-se a base necessária para respaldo deste tipo de iniciativa. São estes os eventos que mais nos norteiam na busca de soluções para a melhoria do resultado final. Outros parceiros certamente se unirão à nós ao longo da caminhada. Serão todos bem-vindos e suas contribuições serão fundamentais para a solidificação dos nossos objetivos comuns.

Equipe dos Motociclistas “Anjos do Esporte”, ao término do evento

de Ciclismo “Volta do Rio”, realizado em xx/xx/xx

O sucesso de um evento depende de inúmeros fatores, entre os quais podemos citar:

1) Aporte financeiro disponível (recursos de patrocínios e outros); 2) Nivel de detalhamento das atividades propostas; 3) Equipe de execução bem preparada e treinada para as diversas funções existentes; 4) Investimentos em mídia; 5) Qualidade visual; 6) Atenção e segurança aos participantes; 7) Premiação adequada; 8) Qualidade dos componentes dos brindes oferecidos no kit de competição; 9) Etc.;

Nosso foco, na proposta deste curso, são os recursos humanos envolvidos nos diferentes setores e em diversos níveis de capacitação. Os produtores de eventos mais responsáveis e preocupados com a imagem e retorno de investimento de seus respectivos patrocinadores, necessitam de pessoal o mais qualificado possível, atuando em todos os setores. Existem setores do dia-a-dia da empresa, relacionados à atividade administrativa normal de cada uma, onde os profissionais envolvidos são normalmente remunerados de acordo com as leis de mercado, com carteira assinada, benefícios sociais, planos de saúde, etc. Mas existe todo um enorme contingente de pessoas que atuam especificamente nos dias de realização dos eventos, e que não poderiam ser contratados de forma permanente pelos altos custos envolvidos. Essas pessoas são popularmente chamadas de “staff” do evento. São remunerados de forma esporádica, de acordo com seu nível de especialização e importância no contexto dos eventos, através de pagamentos avulsos por RPA ou simplesmente considerados como voluntários, que do evento participam pelo puro prazer de fazer parte de um grande acontecimento, em troca apenas de uma lembrança como uma bonita camiseta, por exemplo, além de receberem atenção dos organizadores com lanches, hidratação (água ou refrigerantes), etc. Independente da mencionada “importância” no evento e da remuneração que cada um almeja, é de suma importância que TODOS saibam exatamente o que estão fazendo, o que está acontecendo e ainda vai acontecer naquele dia, etc. Essa é a razão deste curso. O sucesso de cada um depende diretamente do seu nível de interesse pela atividade. Os bons profissionais são efetivamente reconhecidos por aqueles que os contratam. Estes passam a “exigir” a presença de determinadas pessoas em suas equipes e, muitas vezes, estes se tornam profissionais contratados, com carteira assinada e com toda uma carreira com possibilidades de crescimento pela frente. Queremos dar a vara, mas os peixes, cada um deverá pescar o seu. Boa Pescaria !

Os eventos acontecem em diferentes níveis de complexidade, de acordo com as características de cada um, levando-se em conta alguns fatores como: modalidade esportiva em questão, dimensões do percurso, número e perfil dos participantes, aparato de segurança, etc. Quanto maior o nível de complexidade, maior é o número de pessoas envolvidas em sua organização e maior é o nível de capacitação técnica destas pessoas. Desde a sua concepção, planejamento e execução, diversos tipos de atividades acontecem no bojo deste processo, com pessoas envolvidas nas áreas de:

1. Definição, medição e marcação do percurso; 2. Inscrições; 3. Entrega dos kits; 4. Cronometragem e captura de dados para apuração de resultados; 5. Controle de passagem de atletas em pontos específicos; 6. Processamento de dados, apuração e divulgação de resultados; 7. Montagem de estruturas diversas; 8. Distribuição de material de sinalização; 9. Guarnição e balizamento do percurso; 10. Hidratação, alimentação e reposição energética dos atletas; 11. Médicos; 12. Guarda-vidas; 13. Motociclistas; 14. Barcos, caiaques e pranchões de apoio; 15. Controle de largada e chegada; 16. Guarnição e controle de acesso em áreas reservadas exclusivamente aos atletas e

organização; 17. Arbitragem; 18. Premiação; 19. Degustação de água, frutas, isotônicos, etc. na chegada; 20. Comunicação (rádio/telefone); 21. Locução; 22. Outros;

É de suma importância a manutenção e o aperfeiçoamento das equipes de trabalho, identificando-se habilidades ou dificuldades pessoais, de forma com que todos possam trabalhar desempenhando funções adequadas para o seu perfil.

As modalidades esportivas seguem os regulamentos de suas respectivas federações, confederações e entidades internacionais a que estejam filiadas. Estes regulamentos determinam as condições básicas de participação dos atletas, penalidades, etc. Em capítulo específico, todas falam do “ambiente” de disputa, para que haja igualdade de condições e prevaleçam apenas as habilidades e o preparo técnico e físico dos atletas. O ambiente de disputa para a natação, é composto por piscinas (em locais abertos ou fechados), além de lagoas (naturais ou artificiais) e o mar (aberto ou enseadas, baías, etc.). Nas demais modalidades os ambientes de disputa também são condizentes com as especificidades. No ciclismo, as disputas podem ocorrer em locais fechados (velódromos), ruas asfaltadas (estrada, circuitos, etc.), em trilhas de terra (mountain bike, down Hill), e por aí vai. Em cada uma delas, o dimensionamento e as condições técnicas dos ambientes de disputa, exigem a presença de profissionais especializados em verificar a adequação destes espaços às normas técnicas. Para efeito de abordagem deste curso, vamos considerar o seguinte:

1) Velódromos, piscinas, raias de atletismo, etc. normalmente já estarão construídos, tiveram o acompanhamento de engenheiros, arquitetos e outros profissionais altamente capacitados e, nossos alunos poderão ter, no máximo, a tarefa de verificar se as medidas dos mesmos correspondem às normas estabelecidas, mas não serão objeto deste curso.

2) Nosso foco será no caso de montagem de percursos de corrida rústica em asfalto (corridas e maratonas), percursos de ciclismo em asfalto (ciclismo em estrada ou em circuitos), de ciclismo em trilhas de terra batida (Mountain Bike e Downhill) e de natação em locais abertos (travessias no mar ou em lagoas).

Temos hoje excelentes ferramentas para medição de percurso, e que a alguns anos atrás representavam um grande desafio para os organizadores. São estas:

1) O programa (gratuito) denominado Google Earth; 2) Aparelhos de GPS;

A atividade de medição e marcação de percursos exige do staff deste setor, um bom conhecimento das duas ferramentas acima. O PROGRAMA GOOGLE EARTH Este programa foi desenvolvido pela empresa norte-americana Google, e vem se aprimorando a cada versão. A integração com o aparelho GPS já faz parte do ambiente de execução deste programa, e o avanço que representou em diversas atividades, além da definição e medição de percursos, é simplesmente fantástico. Em especial, através do uso da ferramenta “régua” no Google Earth, pode-se ir clicando ponto a ponto os trechos dos percursos, obtendo-se a distância total percorrida com grande precisão. Após uma pré-definição do percurso, é possível fazer correções no mesmo, “arrastando-se” algumas marcações e, de forma automática, a distância total anteriormente verificada é corrigida. Quanto maior for a quantidade de pontos do percurso identificados no programa, maior será a precisão do cálculo da distância percorrida.

OS APARELHOS DE GPS Outra grande novidade no setor foi a invenção destes aparelhos (em 1973) simplesmente inacreditáveis, por sua simplicidade de operação e precisão de trabalho. De uma forma geral, a função principal deste aparelho é “conversar” com um mínimo de 4 dos 24 satélites que foram colocados em órbita pelo governo norte-americano, e através de operações de triangulação que são feitas automáticamente pelos sistema do aparelho, a posição em latitude e longitude é determinada com uma grande precisão. A partir desta função principal, os aparelhos de GPS tem outras funções decorrentes, como o cálculo de velocidade de deslocamento (por exemplo) a partir de cálculos de variação da posição em latitude e longitude, em um determinado espaço de tempo. Outras funções muito importantes é, por exemplo, o “vá para”. Esta função faz com que o operador do aparelho GPS seja guiado por este para uma posição pré-determinada e gravada em sua memória, através de uma “seta” que vai permanentemente orientando o deslocamento. CONCLUSÃO Em resumo, a operação de definição e marcação de percurso no asfalto, pode ser executada com grande precisão, utilizando-se apenas o programa Google Earth. Os percursos de natação em locais abertos são definidos com grande facilidade, unindo-se as funcionalidades dos dois itens aqui abordados, pois através do Google Earth, pode-se definir o posicionamento das bóias demarcatórias do percurso, e o posicionamento destas pode ser “transferido” para os aparelhos GPS. Depois de memorizados no GPS, com a função “vá para”, um barco pode facilmente chegar a estas posições reais, onde as bóias serão efetivamente instaladas com fixação por âncoras ou poitas, além de cabos de amarração. IMPORTANTE Os percursos de corrida no asfalto (maratonas, por exemplo), podem ser definidos com enorme precisão com as ferramentas aqui abordadas. Mas, a homologação dos mesmos, depende de aprovação por um oficial medidor devidamente credenciado pela Confederação de Atletismo e por organismos internacionais específicos. Mas, o que podemos chamar de pré-medição, ou medição extra-oficial, serve perfeitamente aos nossos propósitos de planejamento de distribuição no percurso, de água, gelo, material de sinalização, e pessoal para balizamento. Se a prova for promocional, admite-se uma determinada margem de erro, com base no bom senso dos organizadores. Mas se for uma prova oficial (campeonatos estaduais, brasileiros ou provas internacionais), o cuidado em se obter um certificado de homologação junto aos órgãos citados, passa a ser primordial.

Atividade: INSCRIÇÕES / ENTREGA DOS KITS CONHECENDO O SEGMENTO O controle de inscrições é realizado em diferentes níveis de execução, e os responsáveis por este setor precisam conhecê-los e entender a importância deste segmento no contexto de uma competição. Para que a apuração de uma prova aconteça de forma correta, é necessário que os participantes estejam corretamente inscritos na prova, levando-se em conta os principais dados que podem afetar o sistema:

1) Nome correto 2) Sexo 3) Data de nascimento

Além disso, o evento em questão pode oferecer premiação por grupos ou subgrupos distintos, que também precisam estar bem evidenciados no processo de inscrição, tais como:

1) Grupo de empresários 2) Grupo de associados 3) Etc.

O entendimento das questões acima é primordial, pois um único erro pode causar diversos constrangimentos. TIPOS DE ATIVIDADES ENVOLVIDAS NESTE SEGMENTO Entre os diversos níveis anteriormente citados, como integrantes do processo de inscrições e entrega dos kits, estão as pessoas envolvidas nos seguintes setores:

1) Atendimento ao atleta no ato da inscrição (equipe que atua em postos de inscrição) 2) Recepção do atleta na entrega dos kits, direcionando-o à uma equipe de atendimento; 3) Conferência de dados de acordo com o preenchimento da ficha ou formulário

eletrônico de inscrição; 4) Montadores dos kits para entrega aos atletas; 5) Atendimento ao atleta, no sentido de direcioná-lo para outros locais de interesse (feira

de produtos esportivos, revistas especializadas, balcões dos patrocinadores, etc.); 6) Profissional de computação responsável por possíveis alterações de dados no banco

de dados do sistema; O PROCESSO DE EFETIVAÇAO DAS INSCRIÇÕES Há alguns anos, a única forma de se inscrever nas competições, era através do preenchimento de fichas impressas que eram entregues em postos credenciados pela organização do evento. Nestes postos, deveria haver uma equipe de atendimento para:

1) Recolhimento do valor da inscrição e emissão de recibo; 2) Conferência dos dados preenchidos;

Infelizmente, em alguns casos, quer seja por necessidade de economia ou por exigência de patrocinadores, os atendentes nestes postos eram pessoas sem a mínima qualificação necessária. Como por exemplo, podemos citar o caso em que vendedores de lojas de material esportivo, tinham mais esta incumbência imposta por seus superiores. Além de atender aos clientes da loja e se preocuparem com as vendas dos seus produtos, estes precisavam atender aos atletas que ali se dirigiam para fazerem as suas inscrições. Isso, muitas vezes, causava constrangimentos pois, normalmente, estes funcionários nada recebiam a mais em seus salários. Suas vendas de produtos eram comissionadas, mas as inscrições não. Logicamente o que poderíamos esperar era um atendimento muitas vezes grosseiro, sem a menor atenção ao atleta, sem conferência de seus dados, etc. Apenas para cumprir a determinação dos gerentes e proprietários da loja. Hoje temos uma grande ferramenta à disposição dos atletas e organizadores, que é o processo de inscrições pela internet: ou pelo site do evento (ou da empresa de organização) ou por sites especializados em prestar este tipo de serviço. Podemos admitir que a quase totalidade das inscrições é feita por este novo processo. Raros são os casos em que o processo através do preenchimento de fichas é utilizado. Isso normalmente só ocorre quando existe algum tipo de interesse por parte do patrocinador, para que os atletas circulem em seus estabelecimentos comerciais e, aí, os problemas anteriormente abordados passam a novamente existir: mal atendimento, erros de preenchimento, etc. A solução para isso, é que nestes casos, sejam utilizados profissionais especificamente contratados para isso, sem o menor vínculo com o local onde as inscrições estão sendo realizadas. Desta forma, a atenção ao participante do evento é muito maior e as possibilidades de erro ficam bem reduzidas. OS ERROS DE PREENCHIMENTO Suponha que um atleta preencheu incorretamente o campo sexo. Por incrível que possa parecer, isso muitas vezes ocorre por falta de clareza no processo de inscrições (ficha mal diagramada, site com formulários confusos, etc.) ou mesmo por questões culturais e de nível de escolaridade. Um exemplo disso ocorreu em uma competição onde uma atleta marcou a opção “M” para seu sexo, por entender que isso significava “Mulher”. Este tipo de erro, pode fazer com que ela saia, por exemplo da categoria Masculina de 30 a 34 anos e seja redirecionada, por ter feito um bom tempo, para a categoria Geral Feminina, na terceira colocação. Ora, a atleta que havia ficado na quinta colocação na Geral Feminina, descerá para a sexta, saindo da geral e entrando em sua faixa de idade. Nesta faixa de idade, onde as 3 melhores já estavam identificadas, sofrerá uma alteração com esta atleta que saiu da 5ª na geral indo para primeiro naquela faixa. A que era a primeira passa para segunda e a que era segunda passa para terceiro. E o pior, a que estava em terceiro e receberia a medalha respectiva, acaba ficando sem premiação. Por outro lado, aquela categoria masculina onde ela esta inscrita, também sofrerá alterações com a sua saída, surgindo um novo terceiro colocado, que a esta altura, imaginando que não seria premiado, já pode até ter ido embora para sua casa. Ou seja, por alguns momentos a organização é colocada na berlinda, o responsável pela apuração tem que refazer todo o processo, diversos atletas ficam inconformados, o

patrocinador fica em dúvida quanto à capacidade do organizador, perde-se um tempo precioso, as pessoas ficam irritadas, e por aí vai. Por isso, independente da atuação de cada membro da equipe de organização, TODOS tem que ter estas colocações em mente, no intuito de colaborar, da melhor forma possível, para que nada disso ocorra. Temos ainda, que admitir, que muitas vezes ocorrem erros durante o processo de digitação dos dados preenchidos pelos atletas. Mesmo que o atleta tenha preenchido corretamente, estaremos sempre sujeitos a este tipo de problema. OS KITS DE COMPETIÇÃO A quantidade e qualidade de itens que podem fazer parte do Kit de competição, varia em função do nível de investimento dos patrocinadores, ou mesmo da efetiva existência destes. Existem itens técnicos, imprescindíveis à participação dos atletas, e existem itens promocionais, fornecidos pelos patrocinadores:

1) Número de identificação; 2) Alfinetes para fixação dos números nas camisas dos competidores; 3) Chip eletrônico de apuração; 4) Toucas de natação em látex, silicone ou similar (no caso de competições de natação); 5) Livreto de orientação ao participante (regulamento, dicas, etc.); 6) Brindes dos patrocinadores 7) Sacola de acondicionamento de todo o material do kit;

A ENTREGA DOS KITS DA COMPETIÇÃO Desde que as inscrições foram feitas, pelo site ou por fichas preenchidas e entregues nos postos credenciados pela organização, este é um dos momentos mais importantes para se fazer uma revisão nos dados preenchidos pelos atletas. Ao pegar seu kit, deve haver uma pessoa exclusivamente voltada para este tipo de conferencia, sem preocupações com a entrega, especificamente falando, do material do kit, distribuição de brindes, etc. Esta pessoa tem uma oportunidade “de ouro” de evitar os constrangimentos aqui elencados, decorrentes do preenchimento incorreto da ficha. Aliás, um dos fatores que causam este tipo de erro, é o preenchimento da ficha por terceiros (amigos, técnicos de equipe, etc.). No momento em que o atleta se identifica e solicita seu kit de competição, o atendente deve:

1) Confirmar se a pessoa foi devidamente identificada por documentos; 2) Mencionar os principais dados constantes em sua ficha, para que este possa alertá-lo

sobre alguma possível incorreção; 3) Verificar se a ficha, com a “declaração pessoal de saúde”, foi corretamente assinado

pelo atleta, ou seu responsável, em caso de menor de idade. 4) Fazer com que o atleta assine um documento que ateste que ele efetivamente retirou

seu kit. 5) Conferir se o número de identificação que está sendo entregue, é efetivamente o

mesmo que foi atribuído pela equipe de processamento de dados e apuração.

Muitas vezes o regulamento da prova permite que terceiros retirem os kits para os atletas. Isso acontece, por exemplo, quando os atletas não podem comparecer e pedem para algum parente ou amigo cumprirem esta tarefa. Nestes casos, é preciso haver uma “procuração”, que autorize aquela pessoa a retirar o kit do atleta. Tanto o procurador quanto o atleta deverão estar devidamente identificados através de documentação compatível. O modelo de procuração deverá ser elaborado por um advogado, que terá o cuidado de cercar a organização de todas as garantias possíveis, de forma com que este documento efetivamente dê poderes ao procurador a retirar o kit e eventualmente assinar documentos em nome do atleta, ou dos atletas, em questão. Esta documentação normalmente fica retida pela organização. Um caso à parte, e que merece toda a atenção, é dos técnicos ou chefes de equipes, que normalmente pegam os kits de seus atletas e, muitas vezes, estamos falando de 30, 40 ou mais kits. Este técnico, ou representante de equipe, é de grande importância para a organização, pois normalmente são formadores de opinião e tem, muitas vezes o “poder” de recomendar ou não uma determinada competição aos membros de sua equipe. A estes, deve-se dar uma atenção especial sem, no entanto, deixar de ter uma atenção redobrada nos seguintes itens:

1) Escrever o nome de cada atleta no verso dos números de identificação, para evitar possíveis trocas que podem ocasionar erros de apuração (principalmente quando a apuração não é feita com chips.

2) Certificar-se que cada kit foi efetivamente entregue; 3) Certificar-se de que este representante assinou o recebimento dos kits;

É importante salientar que os responsáveis pela organização do evento, deverão preocupar-se em realizar a entrega dos kits em local com as seguintes características:

1) Fácil acesso, bem atendido por transportes públicos (ônibus, metrô, etc.); 2) Se possível com estacionamento próximo; 3) Adequado às dimensões do evento (quantidade de participantes); 4) Sala de atendimento bem organizada, com pontos de entrada e saída bem sinalizados; 5) Boa iluminação; 6) Acesso à internet; 7) Boa refrigeração;

Além disso, deve-se ter a preocupação com relação ao prazo para retirada dos kits e horários de atendimento, para que estes sejam também compatíveis com a quantidade de atletas a serem atendidos. Podem existir casos em que, por motivo de economia ou dimensionamento do evento (quantidade limitada de participantes), este processo de entrega de kits ocorra no mesmo dia do evento, pouco antes da largada. Nestes casos, apesar de ocorrerem normalmente em competições mais simples, com poucos atletas, a atenção deve ser redobrada pela necessidade de rapidez de atendimento e, conseqüentemente, com prejuízo na atenção para conferência de dados.

Isso só deve ser feito por equipes muito bem treinadas, e permanentemente atentas aos possíveis problemas que podem ocorrer e já preparadas para as possíveis soluções que deverão ser buscadas para a correção dos mesmos.