Curso de Excel Profissional

INSTRUTOR:

SRGIO RICARDO BARBOSA MARTINS

Curso de Excel Profissional 3

ndice

Captulo 01........................................................................................6

Teclas de Atalho...............................................................................6

Operadores de Clculos em Frmulas.............................................11

Operadores de Comparao.............................................................12

Operadores de Referncia................................................................13

Menus e Barras de Ferramentas.......................................................14

Comandos Especiais Colar especial..............................................15

Comando Ir Para..............................................................................20

Comando Inserir Nome....................................................................23

Formatao Condicional - Frmula.................................................25

Captulo 2.........................................................................................27

Sub Total..........................................................................................27

Protegendo Clulas Especficas.......................................................31

Frmula Condicional........................................................................34

Captulo 3.........................................................................................48

Validao.........................................................................................48

Funes PROCV e PROCH............................................................54

Consolidao de dados....................................................................56

Captulo 4........................................................................................59

Macros Reduzindo Tempo nas Rotinas do Trabalho...................59

Importao de Texto........................................................................62

Tabela Dinmica..............................................................................73

Instrutor: Srgio Ricardo Barbosa Martins [email protected]


Grfico Dinmico............................................................................83

Grfico Personalizado.....................................................................85

Captulo 5.......................................................................................87

Solver.............................................................................................87

Funo Subtotal..............................................................................92

Ferramentas de Anlise..................................................................94

Funo CONVERTER...................................................................98

Trabalhando com Datas e Horas...................................................104

Bibliografia...................................................................................108



Curso de Excel Profissional

Introduo

O Microsoft Excel um programa que contm vrias

ferramentas e inmeras funes internas que do liberdade ao

usurio de criar planilhas dos mais variados tipos. Sua operao e

flexibilidade permitem realizar quase todo tipo de controle onde o

limite para cada criao a imaginao do usurio somada ao seu

conhecimento. A prtica decorrente do uso contnuo como tambm o

estudo do Excel so fundamentais para o aprendizado da

funcionalidade desse programa.

Objetivo

Aprendizado das ferramentas avanadas do Excel 2003 e seus

comandos mais especficos. Reduo no tempo de trabalho de

algumas rotinas atravs da construo de macros e frmulas

condicionais.

A concentrao na realizao dos exerccios imprescindvel

para um bom aproveitamento do treinamento.

Metodologia

Instruo terica na apostila eletrnica com exerccios passo a

passo no Excel 2003. O programa do curso apresentar exemplos que

so parte cotidiana do controle e planejamento de dados. O selo

que aparece ao lado do tpico, significa que o assunto faz parte da

prova de certificao da Microsoft de especialista e experto em

Excel.



Captulo 01

1.1 Antes de iniciarmos o curso interessante termos o

conhecimento das teclas de atalho e dos operadores de clculos nas

frmulas e comandos do Excel, Tabelas 01 e 02.

Nova pasta de trabalho CTRL+O

Abrir arquivo CTRL+A

Imprimir CTRL+P

Copiar CTRL+C

Recortar CTRL+X

Colar CTRL+V

Inserir planilha SHIFT+F11

Fechar janela CTRL+F4

Fechar o Excel Alt+F4

Localizar e substituir CTRL+U

Selecionar tudo CTRL+T

Desfazer ltima ao CTRL+Z

Mover para a prxima planilha CTRL+PgDn

Mover para a planilha anterior CTRL+PgUp

Selecionar a planilha atual e a seguinte SHIFT+CTRL+PgDn

Selecionar a planilha atual e a anterior SHIFT+CTRL+PgUp

Ir para o incio da planilha CTRL+Home

Ir para o final da planilha CTRL+End

Inserir Grfico F11



Inserir um hiperlink CTRL+K

Inserir data atual CTRL+;

Inserir hora atual CTRL+SHIFT+:

Caractere de centavo de dlar ALT+0162

Caractere de libra esterlina ALT+0163

Caractere de euro ALT+0128

Ocultar linhas selecionadas CTRL+9

Exibir novamente as linhas ocultas CTRL+SHIFT+(

Ocultar colunas selecionadas CTRL+0

Exibir novamente as colunas selecionadas CTRL+SHIFT+)

Inserir macro ALT+F8

Selecionar regio corrente CTRL+SHIFT+*

Selecionar matriz que contm a clula ativa CTRL+/

Selecionar todas as clulas com comentrios CTRL+SHIFT+O

Selecionar as clulas que no correspondem ao valor da clula ativa, em uma linha selecionada

CTRL+\

Selecionar as clulas que no correspondem ao valor da clula ativa, em uma coluna selecionada

CTRL+SHIFT+|

Selecionar todas as clulas referidas diretamente por frmulas

CTRL+[



Selecionar todas as clulas referidas direta ou indiretamente por frmulas

CTRL+SHIFT+{

Selecionar todas as cluas que contm frmulas que fazem referncia direta clula ativa

CTRL+]

Selecionar todas as cluas que contm frmulas que fazem referncia direta ou indireta clula ativa

CTRL+SHIFT+}

Selecionar as clulas visveis na seleo atual ALT+;

Estender a seleo em uma clula SHIFT+Seta

Estender a seleo at ltima clula no vazia na mesma linha ou coluna

CTRL+SHIFT+tecla de direo

Estender a seleo at o incio da linha SHIFT+Home

Estender a seleo at o incio da planilha CTRL+SHIFT+Home

Estender a seleo at a ltima clula usada CTRL+SHIFT+End

Estender a seleo uma tela para baixo SHIFT+PgDn

Estender a seleo uma tela para cima SHIFT+PgUp

Criar nomes com base em rtulos de linha e coluna CTRL+SHIFT+F3

Inserir uma frmula como frmula de matriz CTRL+SHIFT+ENTER

Inserir frmula de autosoma com a funo ALT+=



soma

Calcular a planilha ativa SHIFT+F9

Calcular todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente delas terem sido ou no alteradas desde o ltimo clculo

CTRL+ALT+F9

Verifica as frmulas dependentes e depois calcula todas as clulas em todas as pastas de trabalho, inclusive as clulas que no esto marcadas para serem calculadas

CTRL+ALT+SHIFT+F9

Exibir Auto-filtro da coluna atual ALT+seta para baixo

Inserir frmulas ou valores nas clulas selecionadas

CTRL+Enter

Fechar Auto-filtro da coluna atual ALT+seta para cima

Tabela 01



FORMATAO VIA TECLADO

Formatar estilos ALT+'

Formatar clulas CTRL+1

Formatar nmero Geral CTRL+SHIFT+~

Formatar Moeda com duas casas decimais CTRL+SHIFT+$

Formatar Porcentagem sem casas decimais CTRL+SHIFT+%

Formatar Exponencial com duas casas decimais CTRL+SHIFT+^

Formatar Data CTRL+SHIFT+#

Formatar Hora CTRL+SHIFT+@

Formatar nmero com duas casas decimais, separador de milhar e sinal (-) para valores negativos

CTRL+SHIFT+!

Negrito CTRL+N

Itlico CTRL+I

Sublinhado CTRL+S

Formatar borda superior ALT+T

Formatar borda inferior ALT+B

Formatar borda esquerda ALT+L

Formatar borda direita ALT+R

Formatar linhas divisrias horizontais ALT+H

Tabela 02



1.2 Operadores de clculos em frmulas Os operadores especificam o tipo de clculo que voc deseja efetuar

nos elementos de uma frmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos

diferentes de operadores de clculo: aritmticos, de comparao, texto e

referncia.

Operadores aritmticos - Para efetuar operaes matemticas bsicas,

como adio, subtrao ou multiplicao, combinam nmeros e produzem

resultados numricos, use os seguintes operadores aritmticos. Tabela 03.

Operador aritmtico Significado

Exemplo + (sinal de adio) Adio 3+3 (sinal de subtrao) Subtrao

Negao 31 1

* (sinal de multiplicao)

Multiplicao 3*3

/ (sinal de diviso) Diviso 3/3 % (smbolo de percentagem)

Percentagem 20%

^ (sinal de exponenciao)

Exponenciao 3^2 (igual a 3*3)

Tabela 03



1.3 Operadores de comparao

Voc pode comparar dois valores com os seguintes operadores.

Quando dois valores so comparados usando esses operadores, o resultado

um valor lgico, ou VERDADEIRO ou FALSO. Tabela 04.

Operador de comparao

Significado

Exemplo

= (sinal de igual) Igual a A1=B1 > (sinal de maior do que) Maior do que A1>B1 < (sinal de menor do que)

Menor do que A1= (sinal de maior ou igual a)

Maior ou igual a A1>=B1


1.5 Operadores de referncia

Combine intervalos de clulas para clculos com os seguintes

operadores.Tabela 06.

Operador de referncia

Significado

Exemplo

: (dois-pontos) Operador de intervalo, que produz uma referncia a todas as clulas entre duas referncias, incluindo as duas referncias

B5:B15

; (ponto-e-vrgula) Operador de unio, que combina diversas referncias em uma referncia

SOMA(B5:B15;D5:D15)

Tabela 06

1.6 Menus e Barra de Ferramentas



Barra do Menu Principal: ferramentas principais da planilha.

Barra Padro: ferramentas para edio direta da planilha.

Barra de Formatao: formatao da planilha.

Barra de Frmulas: criao de clculos da planilha.

Campo de nome Barra de Frmula

No Campo de nome podemos definir o nome de uma lista num

banco de dados, ou uma tabela para referncia de valores ou

simplesmente posicionarmos o cursor em um endereo de clula.

Podemos tambm estabelecer o nome de uma frmula.

Na Barra de frmulas criamos os clculos necessrios para o

desenvolvimento lgico da planilha.



1.7 Comandos Especiais:

1.7.1 Colar especial Valores No Exemplo1, uma clula da planilha contendo frmula

poder ser copiada e em seguida colada como valor, extraindo assim

a frmula existente anteriormente, Figura 01.

A Frmula Agora() exibe data e hora atual na clula B1.

Figura 01

Posicione o cursor na clula B1 depois clique em Editar e

selecione Copiar. A clula B1 entrar no modo de edio, Figura 02.

Modo de edio.

Figura 02

Depois clique em Editar, Colar especial, Figura 03.



Figura 03

Na caixa Colar especial selecione Valores e clique em OK,

Figura 04.

Figura 04

Tecle em Esc para sair do modo de edio. A clula B1 passa

a ter um valor de data onde antes era uma frmula, Figura 05. Essa

operao muito til quando temos que copiar uma planilha com

frmulas, de um determinado arquivo, para outra planilha em outro



arquivo sem ter que deixar vnculos entre as duas, apenas colando os

valores.

Figura 05

1.7.2 Colar Especial Operao Esse comando atribui as quatro operaes bsicas da

matemtica na edio copiar e colar. No Exemplo2 temos uma

posio de clula editada na opo Adio, Figura 06. Vamos copiar

a rea C6:C9 e em seguida Colar especial, Operao e a opo

Adio no intervalo F6:F9. Os valores do intervalo C6:C9 foram

adicionados aos valores do intervalo F6:F9. Essa operao tambm

pode ser feita de uma planilha para outra ou de um arquivo para

outro da mesma forma.



Figura 06

1.7.3 Colar Especial Transpor Para copiar dados que esto organizados na posio vertical

(colunas) e colar na posio horizontal (linhas) ou vice e versa existe

a opo Transpor do comando Colar especial, Exemplo3, Figura 07.

Opo Transpor

Figura 07



No Exemplo3 a rea A1:B5 que se encontra organizada em

duas colunas, com os respectivos rtulos de coluna Item e Valor, foi

copiada e colada na rea A8:E9, organizadas em duas linhas, Figura

08.

Para editar no modo inverso o procedimento o mesmo do

ndice 1.7.3.

Figura 08

Com esses trs exemplos podemos nos orientar para as

demais opes do Colar especial, ou seja, selecionando a opo

Frmulas voc ir colar apenas as frmulas da planilha ou

escolhendo Formatos ser colada apenas a formatao da clula.



1.8 Comando Ir para

Para selecionar clulas especficas de uma determinada

regio mais prtico utilizar o comando Ir para no menu Edio,

Exemplo4, Figura 09. Selecione uma clula da regio corrente

(dados) da planilha.

Figura 09

Abra o Exemplo4, clique em Editar e depois Ir para. Abrir a

caixa para seleo especial. Clique em Especial, Figura 09.

Figura 10



A caixa Ir para especial abrir com opes de edio da

regio corrente da planilha, Figura 11. Selecione Regio atual e

clique em OK.

Figura 11

Voc tambm pode selecionar a regio atual da planilha

atravs do teclado utilizando Ctrl+* ou Ctrl+t ilustrada na Figura 12.

Figura 12



No prximo passo clique em Editar, Ir para, Especial e por

fim, Em branco, depois clique em OK. A regio com clulas em

branco ser selecionada, Figura 13.

Figura 13

Com as clulas em branco selecionadas vamos inserir a data

da clula A2 para o intervalo A3:A8. Digite a data 16/07/06 e

pressione Ctrl+Enter no teclado, Figura 14.

Figura 14



1.9 Comando Inserir Nome

Abra o Exemplo5, clique em A1, selecione a rea corrente

com Ctrl+* no teclado, no menu Inserir, aponte para Nome e, em

seguida, clique em Definir, Figura 15.

Figura 15

Na caixa Definir nome escreva Setembro como o nome da

lista que voc selecionou. Em seguida clique em OK, Figura 16.

Agora ao ativar o campo de nome e selecionar a opo Setembro,

Figura 17, a lista contendo a rea A1:B31 ser selecionada.



Figura 16

Caixa de nome

Figura 17



1.10 Formatao condicional Frmula

A formatao condicional com frmula estabelece um

determinado formato de clula e sua alterao de valor atravs de

uma frmula. Abra o Exemplo6 clique em Ferramentas, Opes,

desmarque Linhas de grade e clique em OK. Selecione o intervalo de

clula A2:B25 depois clique em Formatar e Formatao condicional.

Na caixa que se abre escolha a opo da Condio 1 a A frmula

e digite a frmula =$A2$A3 no espao ao lado, Figura 18.

Figura 18

Clique no boto Formatar e escolha a aba Borda. D um clique

na borda inferior da caixa de clula e confirme em OK, Figura 19.

Clique em OK na caixa de Formatao condicional.



D um clique na borda inferior da clula.

Figura 19

Figura 20

Agora as datas diferentes esto separadas por uma linha

marcada na borda inferior da clula, Figura 20. Experimente inserir

um novo registro com data diferente ou data igual e veja o que

acontece.



Captulo 2

2.1 Subtotal

A ferramenta Subtotal resume os dados numa lista, os quais

so definidos pelo usurio atravs da caixa de opes com os seus

respectivos rtulos de colunas. No menu Dados clique em Subtotais,

Figura 21.

Figura 21

Na caixa Subtotais, na opo A cada alterao em: selecione

Data. Em Usar funo: escolha Soma e na opo Adicionar

subtotal a: marque Valor, Figura 22. Clique em OK para confirmar.



Figura 22

Os valores so somados na coluna Valor a cada alterao na

Data, Figura 23. A formatao condicional por frmula no intervalo

A2:C25 exibe o subtotal de forma mais destacada. Os botes

esquerda da lista maximizam ou minimizam o resumo dos dados.

Figura 23



Funes de resumo para listas com Subtotais

Voc pode usar qualquer uma das funes abaixo para resumir

os dados em uma lista. Tabela 07.

Use esta funo Para resumir

Soma A soma dos valores em uma lista. Esta a funo padro para dados numricos.

Contar O nmero de itens em uma lista. Esta a funo padro para dados no numricos.

Mdia A mdia dos valores em uma lista. Mx O maior valor em uma lista. Mn O menor valor em uma lista. Produto O resultado da multiplicao de todos os valores

em uma lista. Cont.Nms O nmero de registros ou linhas em uma lista que

contm dados numricos. DesvPad Uma estimativa do desvio padro de uma

populao, onde a lista a amostra. DesvPadp O desvio padro de uma populao onde a lista

a populao inteira. Var Uma estimativa da varincia de uma populao

onde a lista a amostra. Varp A varincia de uma populao onde a lista a

populao inteira.

Tabela 07



Dica: se voc deseja apenas exibir o valor total de um

intervalo de clulas, use o recurso AutoClculo no Microsoft Excel.

Quando voc seleciona clulas, o Excel exibe a soma do intervalo na

barra de status, que a rea horizontal no Excel abaixo da janela da

planilha. Se a barra de status no for exibida, clique em Barra de

status no menu Exibir.

Figura 24

Com essas duas clulas selecionadas, o AutoClculo exibe o

total de (R$ 90,00) na barra de status.

O AutoClculo tambm pode efetuar outros tipos de clculos

para voc. Quando voc clica com o boto direito do mouse na barra

de status, um menu de atalho aparece. Voc pode calcular a mdia ou

o valor mnimo ou mximo no intervalo selecionado. Se voc clicar

em Cont.Nm, o AutoClculo conta as clulas que contm nmeros.

Se voc clicar em Cont.Valores, o AutoClculo conta o nmero de

clulas preenchidas. Sempre que voc iniciar o Excel, o AutoClculo

ser redefinido para a funo SOMA.



2.2 Protegendo clulas especficas

Voc pode proteger algumas clulas pr-selecionadas de

intervalo sem que seja necessria a proteo total da planilha. Abra o

Exemplo8 e clique entre a coluna A e a linha 1 da planilha, Figura

25.

Clique aqui para selecionar toda a regio da planilha

Figura 25

Aps a seleo da rea abra o menu Formatar, Clulas clique

na aba Proteo e desmarque a opo Travada, Figura 26. Clique em

OK.



Figura 26

Neste caso desejamos proteger apenas a rea com frmulas da

planilha, para isso, selecione o intervalo B17:B19 da planilha

Proteo, abra a caixa para Formatar clulas atravs do Ctrl+1 e em

seguida marque Travada e Oculta, Figura 27. Clique em OK.

Nota: se voc marcar as opes Travada e Oculta na caixa

Formatar clulas ento, alm de proteger as clulas, poder tambm

ocultar a frmula existente nas clulas protegidas na barra de

Frmulas.

Figura 27



Agora abra o menu Ferramentas, Proteger, Proteger planilha e

digite a senha 1, confirme a senha e clique em OK. Ao tentarmos

digitar um valor qualquer na clula B18 o Excel emite um aviso de

Ateno onde no possvel editar a clula protegida, Figura 28.

Note que a barra de frmula, oculta a frmula existente na clula

B18.

As demais clulas ficam liberadas para edio.

A frmula no exibida na barra de frmula.

Intervalo de Clula B17:B19 protegida por senha contra edio

Figura 28



2.3 Frmula Condicional

Sobre Frmulas: As frmulas calculam valores segundo uma

ordem especfica. Uma frmula no Microsoft Excel sempre comea

com um sinal de igual (=). O sinal de igual informa ao Excel que os

caracteres a seguir constituem uma frmula. Depois do sinal de igual

esto os elementos a serem calculados, que so separados por

operadores de clculo. O Excel calcula a frmula da esquerda para a

direita, de acordo com uma ordem especfica para cada operador da

frmula. Voc pode alterar a ordem das operaes usando

parnteses. No exemplo abaixo, os parnteses na primeira parte da

frmula foram o Excel a calcular B4+25 primeiro e, em seguida,

dividir o resultado pela soma dos valores nas clulas D5, E5 e F5.

=(B4+25)/SOMA(D5:F5)

As regras para uma frmula condicional so as mesmas, a

diferena que voc impe uma condio para o clculo a ser

realizado. importante criar uma seqncia lgica dentro da frmula

condicional, para que o resultado no seja equivocado ou de erro.

Normalmente uma frmula condicional construda por tentativas,

dificilmente consegue-se o resultado desejado na primeira edio.

Para facilitar a criao da frmula voc deve ter em mente de forma

literal, a lgica do resultado desejado. Por exemplo: se a venda, com

o valor localizado na clula A1, for maior ou igual a R$ 500,00 ento

Ganho, se no Perda. Na barra de frmula do Excel 2003 essa

condio ficaria assim:

=SE(A1>=500; Ganho; Perda).

2.3.1 A Funo SE



A tabela do Exemplo9 consta de 10 alunos e suas respectivas

notas, relativas aos quatro bimestres do ano letivo, Figura 29. A

primeira condio a ser criada deve registrar no intervalo G2:G11 se

o aluno est aprovado ou no. A lgica a ser utilizada fica da

seguinte forma: se a mdia do aluno for maior ou igual a 5, ento

Aprovado se for menor do que 5 ento Reprovado.

Figura 29

Aps posicionar o cursor na clula G2 vamos inserir a lgica

escolhida. Clique no boto Colar funo localizado na Barra

padro. Na caixa Colar funo selecione na Categoria da funo a

opo Lgica e em Nome da funo a opo SE, Figura 30. Um

assistente para a construo da frmula aberto, Figura 31. Clique

na caixa de argumento do campo de Teste_lgico e selecione a clula

F2 clique novamente na caixa de argumento e digite a condio

F2>=5, depois escreva Aprovado no Valor_se_verdadeiro e

Reprovado no campo Valor_se_falso.



Figura 30

Frmula editada

Caixa de argumento

Figura 31

A anlise do teste Booleana, ou seja, verdadeiro (1) e falso

(0). Se a mdia do aluno for maior ou igual a 5 ento ela

verdadeira, ou Aprovado, mas se a mdia for inferior a 5 ento ela

falsa e o resultado ser Reprovado.



Em seguida arraste a frmula G2 at G11, Figura 32.

Figura 32

O segundo passo estabelecer a lgica da coluna Avaliao.

Essa coluna avalia a classe de nota do aluno, ou seja, se a nota for

maior ou igual a 7,5 ento classe A, se a nota for maior ou

igual 5 ento classe B, se a nota for maior ou igual a 2,5 ento

classe C e se a nota for maior ou igual a 0 ento a classe ser D.

Da mesma forma, separar as classes seria:

1. De 7,5 a 10,0 Classe A

2. De 5 a 7,4 Classe B

3. De 2,5 a 4,9 Classe C

4. De 0 a 2,4 Classe D

Vale lembrar que o Excel avalia a frmula da esquerda para a

direita. Na Figura 33 a frmula editada diretamente na barra de

frmula e segue uma seqncia lgica que obtm o resultado

esperado. importante testar a frmula condicional, mesmo que no

exista erro aparente, para evitar um resultado inconsistente no

clculo.



Figura 33

A frmula utilizada =SE(F2>=7,5;A;SE(F2>=5;

B;SE(F2>=2,5; C; D))) exige o fechamento de parntese para

cada condio inserida. Existe a teoria de que podemos inclui at 16

SE na barra de frmula, porm, depende da lgica utilizada. Aps

a construo da frmula condicional na coluna H basta copiar para as

demais clulas no intervalo B3:B11 dando um clique duplo no canto

inferior direito da clula B2, Figura 34.

Para copiar a frmula para as demais clulas da coluna d um clique duplo no canto inferior direito da clula B2.

Figura 34



2.3.2 A Funo CONT.SE

Calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que

corresponde a determinados critrios.

CONT.SE(intervalo;critrios)

Abra o Exemplo10 e posicione o cursor na clula H13. O

objetivo calcular o nmero de alunos aprovados e reprovados no

intervalo de clula H13:H14. Clique no boto Colar funo e

selecione a funo CONT.SE na categoria Estatstica. Dentro do

assistente de frmula, Figura 35, clique na caixa de argumento

Intervalo e selecione a rea G2:G11, confirme clicando na caixa de

argumento mais uma vez. Da mesma forma clique no campo

Critrios e escreva Aprovado, no preciso digitar aspas entre o

nome escrito, o Excel coloca automaticamente. O resultado 5

alunos aprovados.

Clique na clula H14 e repita o procedimento explicado, mas

desta vez, escreva Reprovado no campo de Critrios.

Figura 35



2.3.3 A Funo SOMASE

A funo de planilha SOMASE verifica um valor em um

intervalo e soma todos os valores correspondentes em outro

intervalo. SOMASE possui trs argumentos: o intervalo a ser

verificado, o valor a ser usado no intervalo (o critrio) e o intervalo

que contm os valores a serem somados.

=SOMASE(intervalo;critrio;intervalo_soma)

No Exemplo11 o objetivo somar as vendas de cada

vendedor. Clique na clula E2 e depois em Colar funo. No campo

Categoria da funo, selecione Matemtica e trigonomtrica e

SOMASE no campo Nome da funo. No assistente de frmula

selecione A2:A24 no campo Intervalo, D2 no campo Critrios (Ana)

e B2:B24 no campo Intervalo_soma, Figura 36.

Figura 36



A vendedora Ana vendeu R$ 415,00 registrados na clula E2.

Para estender a frmula da clula E2 para o intervalo E3:E5 e saber o

valor das vendas dos outros vendedores, necessrio observar que o

intervalo de soma e critrio ter que ser o mesmo, no poder variar.

Para isso as clulas do intervalo devero estar travadas por linha na

referncia absoluta, Figura 37.

Figura 37

2.3.4 A funo Soma Condicional

O Assistente de soma condicional cria rapidamente frmulas

que contm vrias condies. Voc pode usar o mouse para definir

as condies e o assistente adicionar a frmula sua planilha. Abra

o Exemplo 12.

No assistente, especifique o local da lista, a condio a ser

verificada e o local para o resultado. O assistente cria uma frmula

de matriz que calcula o resultado para voc. Se precisar alterar a

condio, poder usar o assistente novamente e substituir os

resultados no local originalmente especificado.

O Assistente de soma condicional um programa suplementar

fornecido com o Excel.



Para instalar um suplemento clique no menu Ferramentas e

Suplementos. Ao abrir a caixa de Suplementos selecione, para este

caso, Soma condicional e clique em OK, Figura 38.

Figura 38

Em algumas verses, um aviso pedindo permisso para a

instalao poder ser exibido, Figura 39, clique em Sim.

Figura 39

Aps a instalao do suplemento Soma condicional, clique em

Ferramentas, Assistente, Soma Condicional, Figura 40.



Figura 40

A caixa do Assistente de soma condicional aberta. A frmula

ser construda em quatro etapas. A primeira etapa selecionar a

rea da lista de planilha, Figura 41. Normalmente o excel seleciona a

rea automaticamente, mas talvez voc precise selecionar o que vai

depender da clula ativa estar ou no na regio corrente da planilha.

Figura 41



Clique em Avanar. Na segunda etapa, em Coluna a somar,

escolha a opo Valor. Para este caso vamos selecionar e adicionar a

data 02/08/06, o Setor 1 e a regio Norte, Figura 42.

Figura 42

Clique em Avanar. A terceira etapa traz a opo de como a

soma ser exibida. Voc pode copiar apenas a frmula para clula

escolhida ou a frmula com os valores condicionais, Figura 43.

Figura 43



A quarta ou ltima etapa, pede para voc selecionar em qual

clula ser inserida a frmula da soma condicional. Clique na caixa

de argumento, selecione G1 e confirme em OK.

Figura 44

Na Figura 45 temos a frmula matricial construda

apresentando o resultado R$ 31.200,00 para as condies de soma

pr-estabelecidas.

Figura 45

A coluna A, a qual contm as datas, vem definida na

frmula matricial atravs de outra frmula de funo

DATA.VALOR que calcula uma data especfica. Podemos substituir

essa condio na frmula da soma condicional por outra condio

mais simples. Dentro da Barra de frmula, selecione



DATA.VALOR(02/08/2006) e clique na clula F1. No teclado

pressione Ctrl+Shift+Enter para manter a frmula como uma matriz.

Agora a clula F1 a sua referncia de data para a frmula, Figura

46. Digite em F1 a data 02/08/06 e veja que o valor somado de R$

31.200,00. Digitando a data 04/08/06 o valor passa a ser R$

16.000,00. Note que as demais condies continuam valendo para a

frmula matricial, ou seja, calcular o Setor 1 e a regio Norte.

Figura 46

2.3.5 Funo E (And) e OU (Or)

So funes lgicas que geralmente so associadas a outras

frmulas condicionais. O exemplo13 demonstra como podemos

utilizar a funo E e OU, Figura 47.

A lgica E (And) satisfeita se todas as condies forem

verdadeiras por outro lado, a lgica OU (Or) vlida se uma ou mais

condies forem verdadeiras.

Figura 47



A lgica da frmula na clula D2, do campo Situao, utiliza a

condio OU e diz que se ou a Medio 1 ou a Medio 2 for maior

ou igual a 70 ento exibir na clula D3 o aviso Acima caso

contrrio exibir o aviso Normal. Na clula E2, do campo Ao, a

frmula diz que se a Medio 1 e a Medio 2 apresentarem valores

abaixo de 70 ento deve ser exibido o aviso Manter mas, se as

duas medies registrarem valores acima de 70 ento, o aviso

Parar deve ser exibido. Caso as condies citadas para a frmula

em E2 no forem satisfeitas ento Observar como aviso da terceira

condio, Figura 48.

Figura 48



Captulo 3 3. Validao

A ferramenta validao utilizada para definir a forma que os

dados sero inseridos na clula. Voc pode condicionar a entrada dos

valores a um intervalo de data ou hora, a uma lista, um nmero

inteiro ou decimal, comprimento de texto ou um valor personalizado.

O Exemplo14 traz duas listas de valores pr-definidos na

plan2. Uma lista se chama Nomes e a outra Matrcula. Na

planilha 1 ou Plan1 do Exemplo14, selecione a rea A2:A10, clique

em Dados, Validao e na caixa que se abre selecione Lista no

campo Permitir, depois escreva no campo Origem o nome da lista

Nomes (=Nomes), Figura 49. Deixe marcados Ignorar em branco e

Dropdown na clula.

Figura 49



Agora os valores da lista Nomes so exibidos na clula ativa

A2, Figura 50. A lista Nomes ser exibida nas clulas ativadas do

intervalo A2:A10.

Figura 50

Seguindo o mesmo procedimento para a insero da lista

Nomes, faa a validao da lista Matrcula no intervalo de clula

B2:B10. Dever ficar como mostrado na Figura 51.

Figura 51

Agora vamos configurar uma mensagem de erro para dados

no vlidos das listas existentes nos campos Nome e Matrcula.

Selecione a rea A2:A10 e clique em Dados e Validao.



Na caixa para Validao de dados, clique na aba Alerta de

erro. No campo Estilo selecione Parar. Em Ttulo escreva Ateno

e no campo de Mensagem de erro escreva: Digite ou selecione um

nome da lista, Figura 52.

Figura 52

Ao tentar digitar um nome que no se encontra na lista a

mensagem de erro exibida e o valor no aceito, Figura 53.

Figura 53



3.1 Validao Evitando um valor repetido

Voc pode evitar a digitao de um valor repetido numa

coluna. Selecione o intervalo A2:A10 do Exemplo15, abra o menu

Dados, Validao, no campo Permitir selecione Personalizada e no

campo Frmula digite =NO(CONT.SE($A$2:$A$10;A2)>1),

Figura 54. Depois clique na aba Alerta de erro e no campo Ttulo

escreva Ateno e no campo Mensagem de erro digite Esse nome

j foi cadastrado, Figura 55. Ao tentar digitar um valor repetido no

intervalo A2:A10 o excel exibe a mensagem personalizada de erro.

Figura 54

O No da frmula uma funo de negao, se for

verdadeiro ento No e se for Falso ento Sim. Se a frmula

CONT.SE encontrar um valor maior do que 1 para os valores da

coluna A ento calculado como Falso e no vlido.



3.2 Validao Condicionando uma lista outra lista

No Exemplo16 precisamos condicionar uma lista outra. A

plan2 traz trs listas cadastradas. A lista Locao seleciona o Setor

que determinar as duas listas de Equipamentos, Equip1 ou Equip2,

da coluna direita. Selecione o intervalo A2:A10 e abra o menu

Dados, Validao. Escolha a opo Lista no campo Permitir e depois

escreva o nome da lista Locao no campo Origem, Figura 55.

Clique em OK.

Figura 55

Na coluna B selecione a rea B2:B10, abra o menu Dados,

Validao. Na caixa Validao de dados determine no campo

Permitir a opo Lista e depois no campo Origem escreva a frmula

=SE(A2="Setor 1";Equip1;Equip2), Figura 56. Essa frmula

estabelece que se o setor escolhido na coluna A for o Setor 1 ento a

lista aberta na clula adjacente da coluna B ser Equip1 caso

contrrio Equip2, ou seja, o Excel entende que a outra opo, sendo a



primeira condio falsa, a lista Equip2, Figura 57. Note que dentro

da frmula os nomes escritos Equip1 e Equip2 no esto entre aspas,

isso acontece porque estamos nos referindo a uma lista e no a um

texto.

Figura 56

Figura 57



3.3 Funes PROCV e PROCH

A frmula PROCV quer dizer Procura Vinculada Vertical e a

frmula PROCH significa Procura Vinculada Horizontal. Vamos

comentar neste curso sobre a funo PROCV.

A funo PROCV associa o valor de uma clula de coluna a

um valor contido em uma lista. O Exemplo17 contm na Plan2 duas

listas cadastradas, Nomes e Matrcula. Abra o menu Inserir, Nome e

Definir. Na caixa Definir nome selecione Matrcula, clique em

Excluir e OK. Agora selecione a rea A2:B11 da Plan2 e digite no

campo de nome a palavra Cadastro, Figura 58.

Campo de nome

Figura 58

Aps criar o nome Cadastro ative a Plan1 e clique em B2.

Digite a frmula =PROCV(A2;Cadastro;2;0), essa funo est

associando ao nome da coluna A matrcula da coluna B. A frmula

est dizendo que o nome presente em A2 dever ser relacionado com

a segunda coluna da lista Cadastro, ou seja, a sua matrcula

correspondente.



Analisando a frmula criada temos:

1. A2 Valor_procurado - o valor a ser procurado na

primeira coluna da matriz.

2. Cadastro Matriz_tabela a tabela de informaes em

que os dados so procurados, uma lista por exemplo.

3. 2 Num_ndice_coluna o nmero da coluna em

matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente

deve ser retornado.

4. 0 Procurar_intervalo um valor lgico que especifica

se voc quer que PROCV encontre a correspondncia

exata ou uma correspondncia aproximada.

Arraste a frmula de B2 at B10, o erro #N/D exibido e ocorre

quando um valor no se encontra disponvel para uma funo ou

frmula. Como as clulas ao lado da coluna A, esto em branco, a

frmula PROCV na coluna B fica sem referncia, Figura 59.

Figura 59

Para retirar o erro exibido na coluna B podemos criar uma

condio na frmula PROCV para ser calculada quando a clula ao

lado, coluna A, contiver algum valor. Sendo assim a frmula seria



modificada para =SE(A2=;;PROCV(A2;Cadastro;2;0)). Agora o

clculo PROCV s ser realizado se a coluna A exibir clulas no

vazias, Figura 60.

Figura 60

3.4 Consolidao de Dados

Significa resumir os dados de vrias planilhas em apenas uma

posio de clula. Voc pode utilizar, entre as mais usadas, a funo

Soma, Mdia, Mximo, Mnimo, Cont. Num e Cont. Valores. O

Exemplo18 apresenta uma pasta com cinco planilhas, quatro delas,

representam os dias do ms e uma o resultado mensal consolidado.

Na clula B2, da planilha Ms, vamos calcular a soma da sada de

peas no Ms e na clula C2 a mdia mensal de cada pea, Figura

61.

Voc pode usar o assistente para consolidao dos dados, mas

existe uma forma mais rpida e econmica de resumir os dados.

Atravs de frmulas simples conseguimos somar ou extrair a mdia,

por exemplo, de centenas de planilhas. necessrio que as planilhas

estejam organizadas de forma sincronizada, ou seja, de preferncia

manter as clulas na mesma posio.



Colunas onde os dados sero resumidos

Planilha onde os dados do ms sero calculados.

Figura 61

Na clula B2 da planilha Ms digite a frmula

=Soma(01:04!B2). Essa funo estabelece a soma dos valores

localizados na clula B2 das planilhas 01,02,03 e 04. O Excel

entende que as planilhas 01 e 04 so os extremos da soma e portanto,

voc pode inverter a planilha 02 pela 03 e a soma ser feita da

mesma forma. No entanto se voc inverter de posio a planilha 04

pela 03, por exemplo, o intervalo de soma ser modificado e a

planilha 03 no far parte do clculo.

Na clula C2 da planilha Ms digite a frmula

=Mdia(01:04!B2). Essa funo estabelece a mdia dos valores

localizados na clula B2 das planilhas 01,02,03 e 04, Figura 62. Para

calcular o Mximo ou o Mnimo, por exemplo, basta substituir o



nome da funo na frmula. Aps ter inserido as frmulas para soma

e para mdia nas clulas B2 e C2 respectivamente arraste-as para as

demais clulas.

Figura 62



Cpitulo 4

4.1 Macros Reduzindo Tempo nas Rotinas do Trabalho

Caso voc execute uma determinada tarefa vrias vezes no

Microsoft Excel, possvel automatiz-la com uma macro. A macro

uma seqncia de comandos e funes armazenados em um

mdulo do Visual Basic e pode ser executada sempre que voc

precisar executar a tarefa. Quando voc grava uma macro, o Excel

armazena informaes sobre cada etapa realizada medida que voc

executa uma seqncia de comandos. Em seguida, voc executa a

macro para repetir, ou reproduzir, os comandos.

Antes de gravar a macro, planeje as etapas e os comandos que

voc deseja executar. Se cometer um erro durante a gravao da

macro, as correes feitas tambm so gravadas. Ao gravar macros,

o Visual Basic armazena cada uma em um novo mdulo anexado a

uma pasta de trabalho.

Por exemplo, se voc insere com freqncia seqncias de

caracteres de texto extensas nas clulas, voc pode gravar uma macro

para formatar essas clulas de maneira que o texto retorne

automaticamente esse formato.



4.1.1 Como gravar uma macro

No menu Ferramentas, aponte para Macro e, em seguida, clique

em Gravar nova macro.

Figura 63

Na caixa Nome da macro, insira um nome para a macro, Figura 63.

O primeiro caractere do nome da macro deve ser uma letra. Os

demais caracteres podem ser letras, nmeros ou caracteres

sublinhados. No so permitidos espaos no nome de uma macro;

um caractere sublinhado funciona da mesma forma que um separador

de palavras.

Para executar a macro pressionando uma tecla de atalho do

teclado, insira uma letra na caixa Tecla de atalho. Use CTRL+ letra

(para as letras minsculas) ou CTRL+SHIFT+ letra (para as letras

maisculas), onde letra representa qualquer tecla de letra do teclado.

A letra da tecla de atalho usada no pode ser um nmero ou caractere

especial, como @ ou #. A tecla de atalho substituir quaisquer teclas

de atalho padro do Microsoft Excel enquanto a pasta de trabalho

que contm a macro estiver aberta.



Na caixa Armazenar macro em, clique no local onde voc

deseja gravar a macro.

Para incluir uma descrio da macro, digite a descrio na caixa

Descrio.

Inserindo a barra de ferramentas do Visual Basic.

Na barra do menu principal clique em Exibir, Barra de

ferramentas e Visual Basic, Figura 64.

Figura 64

D um clique duplo na faixa de nome para a barra de ferramentas se posicionar no cabealho do Excel.

Reproduzir Macro

Gravar Macro



5.3 Importao de Texto

Abra o arquivo Exemplo19.

Os pedidos do ms esto no arquivo Ms2007.txt. A primeira

tarefa abrir o arquivo dividindo-o em colunas durante o processo.

Na barra de ferramentas Visual Basic, d um clique no boto

Gravar macro, digite ImportarTexto como o nome da macro e,

depois, d um clique em OK.

Clique em Restaurar a janela da planilha e d um clique no

boto Abrir arquivo, em seguida abra a pasta DADOS/Excel

Avanado e digite Ms2007.txt na caixa de Nome do arquivo e

depois d um clique em Abrir, Figura 65.

Figura 65

Digite o nome do arquivo de texto aqui, mesmo que no seja um arquivo do Excel.

O passo 1 do Assistente de Importao de texto aparece, Figura

66. As trs primeiras fileiras do arquivo contm o ttulo do relatrio e

uma linha em branco; portanto, mude o valor de Iniciar importao

na linha para 4.



As outras opes padro no Assistente de importao de texto

so convenientes para esse arquivo; portanto, d um clique em

Concluir. O arquivo de texto se abre, com as colunas divididas em

colunas do Excel.

Figura 66

Linha 4 para pular as fileiras do incio do arquivo.

No menu Janela clique em Comparar lado a lado com

Exemplo19 e em seguida arraste a parte inferior da janela de modo

que voc possa ver as guias da parte debaixo da pasta de trabalho

Exemplo19. Em seguida, arraste a guia da pasta Ms2007 para baixo,

na frente da guia Plan1 da pasta de trabalho Exemplo19, Figura 67.



Arraste a guia Ms2007 daqui...

...para c, movendo a planilha para a pasta de trabalho Exemplo19.

Figura 67

A planilha ms2007 se move para a pasta de trabalho

Exemplo19, e a pasta Ms2007.txt desaparece (pois ela perde sua

nica planilha, e uma pasta no pode existir sem pelo menos uma

planilha).

Clique em Maximizar a janela da planilha.

A linha 2 contm sinais de igualdade que voc no precisa.

Selecione a linha 2, clique o boto direito do mouse e selecione

Excluir, Figura 68.



Figura 68

Agora voc deve ter o arquivo importado dividido em colunas

e isento de linhas estranhas. Clique em A1 e depois Crtl+Shift+*

para selecionar a regio atual.

Com a macro ImportarTexto ainda gravando, clique no menu

Editar, depois Ir para, Especial e Em branco, Figura 69.

Figura 69



Com essa operao apenas as clulas em branco sero

selecionadas, Figura 70.

Figura 70

O recurso interno Ir para especial do Excel pode economizar

muito trabalho na construo da macro.

Voc quer agora preencher cada uma das clulas selecionadas

com uma frmula que aponte para a clula acima dela.

Normalmente, quando voc introduz uma frmula, o Excel coloca a

frmula na clula ativa. Entretanto voc pode fazer o Excel colocar

uma frmula em todas as clulas selecionadas simultaneamente.

Com as clulas em branco selecionadas e D3 como a clula ativa,

digite um sinal de igualdade (=) e, em seguida, pressione a Seta para

cima, para apontar a clula D2. A referncia de clula D2 quando

encontrada na clula D3 significa, na verdade, uma clula acima

de mim, na mesma coluna.



Pressione Ctrl+Enter para preencher a frmula em todas as

clulas corretamente selecionadas, Figura 71. Quando mais de uma

clula estiver selecionada, se voc digitar uma frmula e pressionar

Ctrl+Enter, essa frmula ser copiada em todas as clulas da seleo.

Se voc pressionar Enter sem manter a tecla Ctrl pressionada, a

frmula ir somente para a nica clula ativa. Cada clula

selecionada contm a nova frmula.

Figura 71

No necessrio que a lista permanea com as frmulas,

portanto, pressione Ctrl+Shift+* para selecionar a regio corrente.

Escolha o menu Editar e clique em Copiar. Em seguida, escolha

o menu Editar, clique em Colar especial, clique na opo Valores e

depois confirme clicando em OK.



Pressione a tecla Esc para sair do modo de cpia e, em seguida,

selecione a clula A1. Pare de gravar a macro ImportarTexto, Figura

72.

Parar macro

Figura 72

Nota: Se voc testar essa macro diversas vezes ter vrias cpias

da planilha Ms2007, as novas cpias sero chamadas

automaticamente de Ms2007 (2), Ms2007 (3) e assim por diante.

Para verificarmos o cdigo gravado pela macro ImportarTexto,

pressione Alt+F11. A tela do VBA (Visual Basic Application) abrir

exibindo o ambiente de criao VBA. Outra forma de visualizar o

cdigo a macro ImportaTexto que criamos pressionar no teclado

Alt+F8 para abrir a caixa de macros. Nesse caso basta selecionar a

macro desejada e clicar em Entar.

Todo esse processo de importao de texto que fizemos foi

gravado no VBA o qual montou as linhas de instruo necessrias

para a execuo da macro. Se voc entrou no VBA atravs do

ALT+F11 ento clique em Mdulos e d um clique duplo em

Mdulo1. O cdigo de gravao visualizado no ambiente de

criao VBA com toda a seqncia da operao realizada na

importao do texto, Figura 73.



Figura 73

Comentando sobre o cdigo que criamos, as explicaes esto na

fonte azul:

Sub ImportarTexto() A sub-rotina ImportarTexto

ImportarTexto Macro Comentrio. No interfere no cdigo quando seguido de um apstrofo. A fonte do texto fica verde

Macro gravada em 19/08/2006 por CVRD

ActiveWindow.WindowState = xlNormal Restaurar janela With ActiveWindow com a instruo Ativar janela... .Top = 1.75 mover a janela para cima em 1.75 pontos de

tela



.Left = 5.5 mover a janela para esquerda em 5.5 pontos de tela

End With fim de com a instruo Ativar janela... ChDir C:\DADOS\Excel Avanado\Treinamento\Exemplos

Workbooks.OpenText Filename:= _ abrindo uma pasta de trabalho

C:\DADOS\Excel

Avanado\Treinamento\Exemplos\Ms2006.txt,

Origin:=xlWindows _

, StartRow:=4, DataType:=xlFixedWidth,

FieldInfo:=Array(Array(0, 1), Array( _

8, 1), Array(20, 1), Array(26, 1), Array(36, 1), Array(45, 1),

Array(55, 1), Array(64, 1)) importando o texto Ms2006 e determinando a importao a partir da quarta linha da lista

With ActiveWindow com a instruo Ativar janela...(planilha Ms2006.xls)

.Top = 1.75 mover a janela para cima em 1.75 pontos de tela

.Left = 18.25 mover a janela para esquerda em 18.25 pontos de tela

End With fim de com a instruo Ativar janela... Windows(Exemplo19.xls).Activate ativando a planilha Exemplo19.xls

With ActiveWindow com a instruo Ativar janela... .Top = 11.5 mover a janela para cima em 11.5 pontos de

tela

.Left = 1.75 mover a janela para esquerda em 1.75 pontos End With fim de com a instruo Ativar janela...



Windows(Ms2006.txt).Activate ativando a planilha Ms2006.xls

With ActiveWindow com a instruo Ativar janela... .Top = -5 mover a janela para cima em 5 pontos de tela .Left = 28 mover a janela para esquerda em 28 pontos End With fim de com a instruo Ativar janela... Sheets(Ms2006).Select Selecionando a planilha

Ms2006

Sheets(Ms2006).Move Movendo a planilha Ms2006... Before:=Workbooks(Exemplo19.xls).Sheets(1) movendo a planilha Ms2006 para a planilha Exemplo19

ActiveWindow.WindowState = xlMaximized maximizando a janela da planilha.

Rows(2:2).Select selecionando a linha 2 da planilha Selection.Delete Shift:=xlUp deletando a linha 2 Range(A1).Select clicando na clula A1 Selection.CurrentRegion.Select selecionando toda a regio

corrente da lista

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select selecionando apenas as clulas em branco na lista

Selection.FormulaR1C1 = =R[-1]C fazendo referncia a uma linha acima da mesma coluna

Selection.CurrentRegion.Select selecionando toda a regio corrente da lista

Selection.Copy copiando a regio umccionada Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone,

SkipBlanks:= _



False, Transpose:=False colando especial na regio selecionada apenas os valores

Application.CutCopyMode = False saindo do modo de edio (Esc do teclado)

Range(A1).Select selecionando a clula A1 End Sub fim da sub-rotina ImportarTexto

Voc pode incluir uma sub-rotina dentro de outra sub-rotina.

Vamos supor que aps o trmino da construo da macro

ImportarTexto voc percebeu que faltou uma instruo final, ou seja,

ativar a Plan2 por exemplo. No preciso repetir toda a gravao da

macro, basta gravar esse ltimo comando e incorporar macro j

existente. Inicie a gravao da macro AtivarPlan, selecione a Plan2 e

pare a gravao. Agora s incorporar a macro AtivarPlan a macro

ImportarTexto. Sendo assim o cdigo final ficaria como exibido na

Figura 74.

A macro AtivarPlan foi incorporada a seqncia da macro ImportarTexto antes da instruo End Sub (fim da sub-rotina).

Figura 74



4.3 Tabela Dinmica

Um relatrio de tabela dinmica uma tabela interativa que

voc pode usar para resumir rapidamente grandes quantidades de

dados. Voc pode girar suas linhas e colunas para ver resumos

diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da exibio

de pginas diferentes ou exibir os detalhes de reas de interesse.

Use um relatrio de tabela dinmica quando voc desejar

comparar totais relacionados, especialmente quando voc tiver uma

longa lista de valores a serem resumidos e desejar comparar vrios

fatos sobre cada valor. Use relatrios de tabela dinmica quando

desejar que o Microsoft Excel faa a classificao, e a totalizao por

voc, Figura 75.

Para criar um relatrio de tabela dinmica, use o Assistente de

tabela dinmica e grfico dinmico, como um guia para localizar e

especificar os dados de origem que voc desejar para analisar e criar

a estrutura do relatrio. Voc pode, em seguida, usar a barra de

ferramentas Tabela dinmica para organizar os dados dentro dessa

estrutura.

Figura 75



Quanto aos Dados de origem de um relatrio de tabela

dinmica voc pode criar esse tipo de relatrio a partir de uma lista

do Microsoft Excel, de um banco de dados externo, de vrias

planilhas do Excel ou de outro relatrio de tabela dinmica.

Para o nosso caso, vamos utilizar a planilha Ms2007. Abra o

Exemplo20, clique em A1 da planilha Ms2007. Em seguida clique

no menu Dados, Relatrio de tabela e grfico dinmicos, Figura 76.

Figura 76

A caixa do assistente com a etapa 1 aberta. Na pergunta

Onde esto os dados que voc deseja analisar?, deixe selecionada a

opo Banco de dados ou lista do Microsoft Excel e para a pergunta

Que tipo de relatrio voc deseja criar? mantenha marcada a opo

Tabela dinmica, Figura 77.



Figura 77

No prximo passo o assistente faz a pergunta Onde esto os

dados que voc deseja usar? e seleciona a rea automaticamente. Se

os dados estiverem em outra pasta ou arquivo clique em Procurar

caso contrrio, clique em Avanar Figura 78.

Figura 78

Aps selecionar a rea corrente, na terceira e ltima etapa, o

assistente far a seguinte pergunta: Onde voc deseja colocar a

tabela dinmica?, para este exemplo deixe marcada a opo Nova

planilha, Figura 79.



Figura 79

Se voc clicar em Concluir o Excel criar o relatrio de tabela

dinmica em vazio, o qual poder ser montado atravs da barra de

ferramentas da Tabela dinmica. Caso voc opte por clicar em

Layout uma nova caixa ser aberta para a construo do novo

modelo de tabela dinmica, Figura 80.

Figura 80

Na caixa de Layout arraste o boto Estado, localizado a

direita, para o campo Pgina, depois arraste o boto Canal e

Categoria para o campo Linha e por ltimo arraste o boto Qdade

(quantidade) para o campo Dados. A construo do relatrio dever

ficar igual Figura 81.



Figura 81

Nota: dando um clique duplo no boto Soma de Qdade,

localizado no campo Dados, voc abrir a caixa Campo da tabela

dinmica e poder escolher qual a operao utilizada para Resumir

os dados. Clique em OK confirmando Soma de Qdade, Figura 82.

Figura 82

Clique em OK na caixa de Layout e em Concluir na caixa da

terceira etapa. O relatrio criado em uma nova planilha, Plan4.

Para visualizar melhor o relatrio retire as linhas de grade da Plan4.

O relatrio resume os dados por Estado, Canal e Categoria

somando a quantidade negociada, Figura 83.



Nova planilha criada.

Figura 83

4.4.1 Classificando os Dados na TD

Voc pode classificar os dados em ordem crescente ou

decrescente na tabela dinmica. D um clique duplo no campo de

coluna Canal da TD e depois, na caixa que se abre, clique em

Avanado, Figura 84. Em Opes de AutoClassificao selecione a

opo Decrescente e em Usando campo selecione a opo Soma de

Qdade. Agora o Total do Campo de coluna Canal est classificado da



maior para a menor quantidade, mesmo que a tabela seja atualizada

com novos valores a classificao levar em conta o primeiro maior

total da quantidade.

Figura 84

Repita a operao de classificao decrescente para o campo

Categoria. O relatrio final ficar igual ao da Figura 85.



Figura 85

Analisando o relatrio observamos que o Canal com a maior

quantidade o Atacado e na Categoria relacionada ao Atacado, a Arte

tem a maior quantidade.

Os dados foram analisados levando em conta todos os Estados.

Vamos filtrar NV no campo Estado para vermos a quantidade por

localidade. Note que agora o Varejo o Canal com a maior quantidade

e a Categoria com a maior quantidade, relacionada ao Varejo, o

Esportes, Figura 86.



Figura 86

Para visualizar os dados tendo a primeira coluna Categoria e a

segunda coluna como Canal, basta clicar em Categoria e arrastar para

a esquerda do campo Canal, com isso temos a viso do relatrio por

Categoria e depois Canal, Figura 87.

Voc pode tambm formatar as linhas de subtotal, modificando a

cor de fundo da clula ou da fonte. D um clique ao lado esquerdo da

linha de subtotal e formate a fonte para negrito e em seguida a cor de

fundo da clula para cinza 25%. Essa formatao acompanhar a

tabela em qualquer Atualizao.

No possvel manter uma formatao condicional na TD, ela se

desfaz a cada atualizao do relatrio.



Figura 87

Para cada novo registro na lista ou no banco de dados, planilha

Ms2007, voc ter que atualizar o relatrio TD, para isso, clique com

o boto direito sobre qualquer parte da TD e selecione Atualizar.

Para insero rotineira de dados a rea de clculo da TD dever

contemplar toda a lista de registros, portanto, mantenha o intervalo de

dados com uma margem de rea suficiente para a atualizao

constante.



5.3 Grfico Dinmico

Um relatrio de grfico dinmico combina a praticidade de

resumo interativo dos dados no relatrio de tabela dinmica com o

apelo visual e os benefcios de um grfico. Pode-se girar um relatrio

de grfico dinmico para que seja possvel visualizar os mesmos dados

de formas distintas.

Aps a construo da tabela dinmica, baseada na planilha

Ms2006, vamos construir um grfico dinmico. Clique com o boto

direito sobre a tabela dinmica e selecione Grfico dinmico. O

grfico de coluna criado automaticamente. Por configurao interna

o tipo de grfico de barras, Figura 88.

Figura 88



Voc pode interagir com o grfico dinmico clicando nos botes

de campo e selecionando a opo desejada. Vamos clicar no campo

Estado, selecionar WA e confirmar em OK, Figura 89.

Figura 89

Os dados relativos ao Estado WA so visualizados no grfico.

A alterao realizada no grfico dinmico automaticamente

sincronizada com a tabela dinmica.

Voc pode modificar a posio dos campos no Grfico dinmico

tal qual feito com o relatrio de tabela dinmica. Aps a construo

do grfico fica a critrio do usurio a formatao personalizada

lembrando que, aps a atualizao o Grfico voltar a sua formatao

original. Para manter o grfico com a formatao personalizada

necessrio que voc o salve como um grfico personalizado.



4.6 Grfico personalizado

Com o grfico Grf1 aberto personalize a formatao do

Grfico dinmico ao seu gosto ou necessidade. Depois clique com o

boto direito do mouse sobre a rea do grfico e selecione, Tipo de

grfico, Tipos personalizados, marque Definido pelo usurio no

campo Selecionar e clique em Adicionar, Figura 90.

Figura 90

No prximo passo digite o nome do grfico e escreva algum

comentrio se desejar. Clique em OK, Figura 91. Agora abra a Plan4

e Atualize o relatrio de tabela dinmica, depois retorne ao grfico e

veja que a formatao personalizada foi desfeita. Clique com o boto

direito do mouse sobre a rea do grfico e selecione, Tipo de grfico,



Tipo personalizado e em Definido pelo usurio selecione e confirme

o grfico personalizado.

Figura 91



Captulo 05

5.1 Ferramenta Solver

A ferramenta Solver faz parte de um suplemento (AddIn) que

acompanha o Excel. O Excel possui o atingir meta que uma

ferramenta semelhante ao Solver, porm, muito limitada. O Solver

faz parte de um conjunto de programas algumas vezes chamado de

ferramentas de anlise hipottica. Com o Solver voc pode localizar

um valor ideal para uma frmula em uma clula, chamada de clula

de destino, em uma planilha. O Solver trabalha com um grupo de

clulas relacionadas direta ou indiretamente com a frmula na clula

de destino e ajusta os valores nas clulas variveis que voc

especificar, chamadas de clulas ajustveis, para produzir o resultado

especificado por voc na frmula da clula de destino. Voc pode

aplicar restries para especificar os valores que o Solver poder

usar no modelo e as restries podem se referir a outras clulas que

afetem a frmula da clula de destino.

Use o Solver para determinar os valores mximo e mnimo de

uma clula pela alterao de outras clulas, por exemplo, voc pode

alterar o oramento projetado para um setor e verificar o efeito sobre

o seu lucro projetado.

O Exemplo21 traz a programao de um investimento anual

para trs distintos setores de uma empresa, Figura 92.



Figura 92

O valor total do investimento de R$ 409.020,00 e a empresa

pretende reduzir o valor total em R$ 59.020,00 ao longo do ano,

distribudo de forma proporcional entre os meses de janeiro a

novembro. O ms de dezembro ter o investimento modificado para

R$ 40.000,00. No total, o novo investimento anual ser reduzido

para R$ 350.000,00.

No menu principal clique em Ferramentas e depois em Solver.

O assistente da ferramenta Solver visualizado, Figura 93.

Figura 93



A figura 94 contm os valores adotados na caixa de

Parmetros do Solver:

1. Definir clulas de destino: $M$7 (valor total do

investimento).

2. Igual a: ...Valor de: 350000 (novo valor de investimento

anual).

3. Clulas variveis: $B$2:$M$4 (intervalo onde desejo

modificar os valores proporcionalmente para atingir a

nova meta).

4. Submeter s restries: $M$5 = 40000 (novo valor de

investimento para o ms de dezembro).

Figura 94

Para especificar uma restrio clique em Adicionar, estabelea a

clula de destino em Referncia da clula, escolha o operador que

para o nosso caso o sinal de igualdade e em seguida especifique o

valor no campo Restrio, clique em OK. Figura 95.



Figura 95

Aps ter configurado todos os valores na caixa Parmetros do

Solver, clique em Resolver, depois selecione Resposta em

Relatrios, deixe marcada a opo Manter soluo do Solver e clique

em OK, Figura 96.

Figura 96

O Solver converteu os valores de forma proporcional, a obterem

R$ 40.000,00 em dezembro e R$ 350.000,00 no investimento total

do ano, Figura 97.

Figura 97



Ao mesmo tempo, o Solver criou um relatrio das

modificaes realizadas na tabela de investimento anual. A planilha

Relatrio de resposta 1 exibe os valores anteriores e posteriores aos

clculos, Figura 98.

Figura 98



5.2 Funo Subtotal

Retorna um subtotal em uma lista ou em um banco de dados.

geralmente mais fcil criar uma lista com subtotais usando o

comando Subtotais (menu Dados). Assim que a lista de subtotais for

criada, voc poder modific-la editando a funo SUBTOTAL.

Sintaxe

SUBTOTAL(Num_funo;ref1;ref2;...)

Num_funo o nmero de 1 a 11 que especifica qual funo

usar no clculo de subtotais dentro de uma lista, Tabela 08.

Num_funo Funo 1 MDIA 2 CONT.NM 3 CONT.VALORES4 MXIMO 5 MNIMO 6 MULT 7 DESVPAD 8 DESVPADP 9 SOMA 10 VAR 11 VARP

Tabela 08

No Exemplo22 temos uma lista, ou um banco de dados,

contendo valores de texto e numrico. Vamos calcular a soma dos

valores da coluna E, a qual contm o rtulo de coluna Total, a partir



dos registros filtrados atravs do Auto Filtro. Clique na clula H1 e

digite a frmula =SUBTOTAL(9;E2:E3000). Figura 99.

Figura 99

O nmero 9 da frmula significa a funo somar e apresenta

clculos na coluna E relativos aos registros filtrados ou no da lista

na Plan1. Ao selecionar o Produto Filo Mix na coluna A atravs do

Auto Filtro, obtemos o subtotal de R$ 3.383,80. A soma realizada

apenas nos registros filtrados, Figura 100.

=SUBTOTAL(9;E2:E3000) R$ 3.383,80

Figura 100



5.3 Ferramentas de Anlise

Para usar uma ferramenta de anlise, voc precisa organizar os

dados que deseja analisar em colunas ou linhas na sua planilha. Este

o seu intervalo de entrada. A ferramenta para anlise de dados um

suplemento do Microsoft Excel, para instalar abra o Exemplo23,

depois o menu Ferramentas, Suplementos e marque Ferramentas de

Anlise, depois confirme em OK.

O Microsoft Excel fornece um conjunto de ferramentas para

anlise de dados denominado Ferramentas de anlise que pode

ser usado para otimizar etapas no desenvolvimento de anlises

estatsticas ou de engenharia complexas. Voc fornece os dados e os

parmetros para cada anlise; a ferramenta utiliza as funes de

macro de estatstica ou engenharia adequadas e exibe os resultados

em uma tabela de sada. Algumas ferramentas geram grficos alm

das tabelas de sada.

Para utilizar essas ferramentas, necessrio estar familiarizado

com a rea de estatstica ou engenharia especfica para a qual deseja

desenvolver anlises.

Aps a instalao da ferramenta de Anlise de dados clique

em A1 do Exemplo23, abra o menu Ferramentas, Anlise de dados e

selecione Estatstica descritiva na caixa Anlise de dados, Figura

101. A caixa Estatstica descritiva exibida, Figura 102, nela

podemos estabelecer os critrios necessrios para encontrarmos

valores da mdia, mediana, soma, desvio padro entre outros.



Figura 101

Figura 102

No campo de argumento Intervalo de entrada selecione a

regio A1:A11, em seguida marque a caixa de verificao Rtulos na

primeira linha, clique na opo Intervalo de sada e selecione no

campo de argumento a clula C1. Marque Resumo estatstico, as

demais opes so convenientes para o nosso caso, portanto, clique

em OK.



A configurao na caixa Estatstica descritiva dever ficar

igual Figura 103.

Figura 103

Os clculos foram realizados e plotados na tabela Valor da

Plan1. Figura 104. Valores calculados:

1. Mdia mdia aritmtica.

2. Erro padro desvio padro da amostra.

3. Mediana valor central da lista.

4. Modo valor que repete na lista.

5. Desvio padro medida de disperso em torno da

mdia aritmtica.

6. Varincia da amostra desvio quadrtico mdio da

mdia da amostra.

7. Curtose medida de disperso que caracteriza o

achatamento

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