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Curso de

SECRETARIADO JURIDICO

CON ORIENTACION INFORMATICA

MODULO INFORMÁTICA JURÍDICA

CLASE 1

Parámetros del Sistema


OBJETIVOS

El objetivo de esta unidad es conocer:

Cuales son los beneficios del uso de Lex-Doctor para Abogados y secretarios jurídicos

Como funcionan los parámetros del sistema. Como cargar datos estáticos.

CONTENIDOS Estructura de la Pantalla de Inicio de Lex-Doctor.

Organización de la Base de Datos. Operaciones en las tablas

Parámetros del Sistema

Búsqueda de registros en las tablas Configuración de los Campos Auxiliares del Sistema


INTRODUCCION.

El sistema jurídico Lex-Doctor es un programa diseñado y organizado para la gestión de trabajos diarios dentro de los estudios jurídicos, que

incluye las funcionalidades necesarias para que a los integrantes de los despachos, se facilite su labor como así también le permitan

optimizar sus tiempos operativos. Por medio de este programa los abogados, procuradores, asistentes y

personal administrativo del estudio pueden, dentro de la multiplicidad de herramientas que ofrece, registrar y consultar la información

necesaria para su mejor gestión profesional.

El Programa Lex-Doctor se organiza en bases de datos y centra su sistema en la administración de la información de los expedientes del

estudio, clientes y otras partes intervinientes en los procesos. Administra además la información referente a Agenda, Caja y

Parámetros generales del Estudio. Las principales funcionalidades que ofrece el programa son las

siguientes: Gestionar información de personas involucradas en los procesos

como son los clientes, oponentes, terceros y relaciones del estudio.

Administrar y configurar información relacionada con el estudio: Abogados, miembros, domicilios constituidos, etc.

Gestionar la agenda. Gestionar los procesos que se encuentran en trámite como los

que están archivados.

Administrar los movimientos procesales y extraprocesales de los procesos.

Confeccionar escritos automáticos. Generar reportes y listados.

Crear modelos propios de escritos y listados. Llevar la contabilidad del estudio como así también de los

procesos. Confeccionar actualización de montos y liquidaciones.

Administrar compilaciones jurídicas. Gestionar correos electrónicos y mensajes internos.

En esta clase nos proponemos abordar desde las generalidades del

sistema hasta la carga básica de información de personas, abogados y miembros del estudio, etc.


1. ESTRUCTURA DE LA PANTALLA DE INICIO DE LEX-DOCTOR

Al ingresar al sistema, se visualiza la pantalla de inicio al programa. Esta pantalla (ver figura 1) contiene una serie de elementos, que se mencionaran a

lo largo de todo el módulo, y que son los siguientes:

Barra de menúes: contiene la totalidad de las opciones que ofrece el sistema.

Barra de Herramientas Estándar: contiene los botones con las funciones más utilizadas

Anotador: se usa para cualquier tipo de anotaciones.

Tablas abiertas: Contienen las ventanas abiertas del sistema. Esta funcionalidad se encuentra disponible a partir de la versión 8.0

Mensajes internos: Aquí la pantalla nos muestra los mensajes internos recibidos desde otras terminales del sistema por parte de los distintos

miembros del estudio.

Figura 1 Pantalla de inicio de Lex-Doctor

2. ORGANIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS

El Lex-Doctor trabaja con el concepto de base de datos. Las bases de datos

están formadas por tablas, por ejemplo personas, procesos, departamentos judiciales, abogados, etc. Una característica a destacar es que las tablas están

Barra de Herramientas Estándar

Barra de Menúes

Tablas Abiertas

Navegador de Mensajes Internos

Anotador


relacionadas entre sí. Cada tabla tiene sus propios atributos que son llamados

campos: por ejemplo, los atributos o campos que interesan almacenar de una persona física son: nombre de la persona, DNI, teléfono, fecha nacimiento, etc.

De esta manera se organiza la información en Lex-Doctor.

Las tablas de las bases de datos del sistema Lex-Doctor están relacionadas entre sí.

3. OPERACIONES EN LAS TABLAS

En las tablas de Lex-Doctor se pueden aplicar operaciones: agrega un registro en una tabla

modifica registros consulta registros

borra cualquier registro lista de los registros de una tabla

Cada vez que se ingresa a una tabla de Lex-Doctor se visualizará un conjunto

de botones como muestra la figura 2, que permiten operar con los registros de

la misma.

Figura 2 Botones que aparecen en

las tablas del Sistema.

Agrega: este botón permite ingresar un nuevo registro en la tabla que

corresponda. Hay dos formas de agregar un nuevo registro a una tabla: una haciendo clic en el botón, y otra presionando la tecla F2.

Elimina: esta opción borra el registro en el que nos hemos posicionado. Se

puede acceder a esta función haciendo clic en el botón o con la tecla F3. Modifica: este botón permite editar el registro y modificarlo si es necesario.

Previamente debemos posicionarnos en el registro. Se accede haciendo clic en el botón correspondiente o con la tecla F4.

Consulta: esta opción permite la visualización del registro seleccionado sin modificarlo o alterarlo.

Listado: esta opción esta incluida en las principales tablas del sistema. Genera listados por pantalla o por impresora. Se puede acceder haciendo clic en el

botón o con la tecla F11.


Este conjunto de opciones que se han detallado se encuentran en

las tablas más importantes del sistema. Además de estas operaciones se pueden encontrar opciones adicionales que

también están representados por botones que son propios de la tabla en que ingresamos. Por ejemplo si entramos en la tabla de

Agenda vamos a encontrar 3 nuevos botones que se refieren a

funciones propias de la agenda como muestra la figura 3

Figura 3 Botones propios de la Agenda

Una vez instalado el sistema Lex-Doctor debemos empezar a

cargar los datos referentes a quienes son los abogados del estudio jurídico, los miembros del estudio y los domicilios constituidos.

Estas tablas están relacionadas con los procesos y a su vez los miembros del estudio lo están con la tabla “Agenda”

4. COMO ACCEDER A LOS PARÁMETROS DEL SISTEMA

El Procedimiento para ingresar a cualquiera de las opciones de parámetros es el siguiente:

Como trabajar con Parámetros del Sistema

1. Seleccionar la opción Parámetros del menú Datos

(Figura 4) 2. Seleccionar el parámetro (Abogados del estudio ó

Miembros del estudio ó juzgados etc.) 3. Seleccionar la operación a realizar (Agrega,

Elimina, Modifica, etc.)


Figura 4 Opciones de Parámetros

Las tablas que conforman el Menú Parámetros, son:

4.1 Abogados del Estudio

Son los Profesionales que actúan en el estudio Jurídico. En la carga del mismo no debe tenerse en cuenta el carácter de representación es decir si actúa en

un determinado procesos como Apoderado o patrocinante. Sin embargo en esta etapa de carga si es obligatorio incorporar además del

nombre y apellido, los datos de matriculación del profesional, es decir el tomo,

folio y el departamento judicial en el que esta colegiado el abogado como se ve en la figura 5.

Si un abogado del estudio está matriculado en más de una jurisdicción, deberá cargárselo en esta tantas veces como colegios en que se encuentre

matriculado. Estos registros se vincularán luego con los procesos en actúe en cada una de

estas jurisdicciones. Por lo tanto también es importante completar el campo Abogado con todos los

datos que se requieren en los escritos que son propios de cada jurisdicción. De tal forma que cuando se carga a un abogado matriculado en el CPACF

también deberá cargársele el CUIT y su condición ante el IVA (Responsable Inscripto o Monotributo) así, cuando se genere un escrito a presentar en un

expte. que tramita en la Justicia ordinaria de la Nación, cumpla con lo requisitos exigidos por la jurisdicción para los encabezamientos de lo escritos.

El sistema tomará los datos como fueron cargados oportunamente en esta

tabla. Del mismo modo, cuando se cargue un matriculado colegiado en alguno de los

19 colegios de abogados de la Provincia de Buenos Aires, además del Tomo y


Folio, deberá cargársele los datos requeridos en todo encabezamiento de

escrito a presentar en un expte. que tramita en la jurisdicción de la provincia, a saber: Legajo Provisional, Ingresos Brutos, CUIT y condición ante el IVA.

El sistema utilizará el contenido de este campo para la confección de escritos automáticos.

Figura 5 Carga de Datos en Abogados del Estudio

En las últimas versiones del sistema Lex-Doctor se incluyen los campos

auxiliares (IVA, Ingresos Brutos, Cuit, Legajo) como muestra la figura 5.

El abogado del estudio que esté matriculado en más de una

jurisdicción, deberá ser cargado tantas veces como colegios en que se encuentre matriculado y consignarse los datos de

matriculación, legajo provisional, CUIT, IIBB y condición ante el IVA, según sean requisitos de los encabezamientos de escritos

para cada jurisdicción.

4.2 Miembros del estudio

Son las personas que trabajan en el estudio desarrollando tareas relacionadas con la gestión del mismo como por ejemplo los Secretarios Jurídicos. Este

parámetro es utilizado en la tabla Procesos para asignar al responsable del mismo, y desde la Agenda para asignar tareas, compromisos, etc.

En esta tabla se cargaran los siguientes campos según muestra la figura 7.


Figura 7 Asignación de datos y permisos a Miembros del Estudio

Descripción de los campos de Miembros del Estudio.

Nombre real: Nombre del miembro del estudio. Único campo obligatorio para

esta tabla. E-mail: Correo electrónico del miembro del estudio. Si se incluye podrá enviar

y recibir correos desde el sistema. Nombre de usuario y clave de acceso permitirá a cada usuario ingresar al

sistema para así ser identificado y darles los permisos establecidos por el

supervisor del sistema. Nivel de Acceso se le indica el nivel de permiso que se le asigna a cada

usuario. Los niveles de acceso posibles son: consultante, básico, avanzado y supervisor.

Abre Agenda de permite definir para cada usuario si puede visualizar la agenda de todos los miembros o la propia.

4.3 Domicilios Constituidos

Aquí se deberán cargar todos los domicilios constituidos a los fines procesales

en cada una de las jurisdicciones en las que se tienen procesos.

En su carga se deberá incluir todo lo relacionado con ese domicilio constituido,

según corresponda en virtud de los requisitos a cumplir según la jurisdicción de que se trate a saber:

Jurisdicción Nacional:

Calle, altura o chapa municipal, piso departamento y letra si hubiera, número de casillero si correspondiera, Ciudad Autónoma de Buenos Aires, (Zona:

……….), Teléfono …………. E-mail……………..

Jurisdicción Provincial:


Calle, altura o chapa municipal, piso departamento y letra si hubiera, número

de casillero si correspondiera, Ciudad ………………, Pcia. Bs.As., E-mail……………..

Al cargar un domicilio constituído se deberá incluir todo lo relacionado con ese domicilio constituido.

Figura 8 Carga de Domicilios Constituidos

4.4 Notificadores

El sistema denomina “Notificadores” a las Oficinas de Notificaciones. Las Oficinas de Notificaciones son las oficinas encargadas del diligenciamiento

de cédulas en la jurisdicción y departamento judicial en que se encuentran, por ejemplo: Morón, San Martín, La Matanza, etc.

Deberá cargarse a su respecto a que jurisdicción y departamento pertenecen y

su dirección como mínimo. En la medida que se tengan otros datos, también se los consignarán, como el teléfono y el nombre del Jefe a cargo.

Figura 9 Carga de Notificadores

4.5 Personas


Dentro de la carga básica de información está la opción Personas. Esta tabla

es permanentemente consultada y se encuentra relacionada con otras, de ahí su importancia.

Cuando se habla de personas se refiere tanto a físicas como jurídicas. Se consideran como personas a los clientes, oponentes, relaciones del estudio

y terceros. A continuación se describe cada una de ellas:

Clientes: son aquellas personas que van a ser representadas por el estudio. Oponentes: son las personas contra las que se litigue en los procesos.

Terceros: son las personas que se involucran en los procesos en carácter justamente de “terceros” como por ejemplo una compañía aseguradora en un

juicio de daños y perjuicios.

Relaciones del Estudio: son todas las personas que no forman parte de ningún proceso, pero tienen relación con el: por ejemplo Escribanías, Estudios

contables, servicios técnicos, proveedores, gestores. Gestores: son aquellas personas encargadas de tramitar gestiones que el

estudio decide tercerizar. Ejemplo gestores para trámites ante los Registros Nacionales de Propiedad Automotor, de la propiedad inmueble, etc.

En la parte inferior de la pantalla de personas se encuentran 5 solapas (ver

figura 10) las cuales permiten visualizar las distintas vistas de “personas”.

Figura 10 Solapas de la tabla de Personas

La solapa “Todo” muestra todas las personas sin interesar su tipo. Si elegimos

una de las otras solapas como relaciones, clientes, oponentes o terceros, muestra solamente los registros correspondientes a ese tipo de persona.

El procedimiento para agregar una nueva persona se detalla a continuación:

Cómo agregar Personas (clientes, Oponentes,

relaciones, terceros y gestores)

1. Seleccionar botón

2. Seleccionar botón Agrega 3. Tildar el tipo de persona (cliente u oponente

ó relación ó tercero) 4. Completar los datos que considere en todas

las solapas 5. Hacer clic en Acepta


4.5.1 Descripción de los campos de Personas:

Persona: es un campo acotado en el que se puede elegir entre Física ó

Jurídica según corresponda.

Persona Física

Si elegimos persona física el sistema solicitará los datos de Apellido y Nombre y además habilitará cuatro solapas: Domicilio, Datos Personales,

Datos laborales y Campos Auxiliares Figura11).

Figura 11 Datos del Domicilio de una persona Física

En la Solapa Domicilio los campos posibles son: Dirección, Ciudad y Código Postal, Teléfono, Fax, E-Mail y Notifica. Este último es un campo puntero que

representa la jurisdicción que le corresponde a una persona según su domicilio. Los campos de esta solapa son los mismos si se elige una persona jurídica.

En la Solapa Datos personales (Figura 12) se encuentran los campos

Nacionalidad, Documento de Identidad, Fecha de nacimiento, Estado civil, Nombre del Padre, Madre y Cónyuge.


Figura 12 Datos Personales de una persona Física

La solapa Datos laborales correspondiente a una persona física contiene los campos de Profesión, empresa en la que trabaja y tiene además otros tres

campos, relacionados con la información contribuyente de dicha persona (Tipo de Contribuyente, Empresa, y N° de Cuit e Ingresos Brutos) pudiendo el

usuario modificar los mismos por otros de mayor utilidad de ser necesario.

Figura 13 Datos Laborales de una persona Física

La solapa Campos auxiliares, contiene campos que el estudio puede incorporar de acuerdo a su forma de trabajo y necesidad de la información

que desee almacenar.


Persona Jurídica

En caso que se elija persona Jurídica, el sistema solicitará datos de Contacto

y Razón social, según muestra la figura 14 y contara con tres solapas Domicilio, Datos laborales y Campos auxiliares. La solapa de Datos laborales

contiene campos específicos para este tipo de persona como son la Especialidad de la empresa.

Figura 14 Campos de Razón y Contacto de una Persona Jurídica

Los datos de los campos descriptos anteriormente, tanto si la persona es física

o jurídica contienen las mismas solapas en los cuatro tipos salvo para los terceros y oponentes en el que se agrega una nueva. La solapa especial que se

agrega en los terceros y oponentes se llama Abogados, según muestra la

figura 1.15, y representa la información de los datos del abogado de ese oponente o tercero. Los datos que se pueden almacenar son: nombre de uno o

dos abogados y el carácter del mismo (que se selecciona a través de un campo puntero), teléfono, e-mail y el domicilio constituido del letrado.

Figura 15 Solapa de Abogados dentro de Oponentes


Listados de Personas

La opción de Listado dentro de personas permite generar diferentes tipos de reportes. Por ejemplo listados de personas por rango alfabético, por tipo física

o jurídica, incluyendo o excluyendo algún tipo de clasificación de persona. Para confeccionar el listado se debe completar los campos que se desea aplicar los

filtros (Persona, Desde/Hasta y/o Incluye clasif./excluye clasif. ) y a continuación se hace clic en Hace→Listado→Pantalla o impresora.

Figura 16 Listado de Personas

Descripción de los campos de Listado

Persona: Campo acotado que permite elegir entre Física, jurídica o Todas. Desde: permite completar con una letra o palabra desde la que va a filtrar

alfabéticamente. Hasta: Permite definir hasta que letra o texto va a filtrar para la generación

del listado. Incluye clasif.: Filtra solo los tipos de clasificación definidos en la persona.

Por ejemplo solo los que tienen la letra “P” en el campo clasif. de personas. Excluye clasif.: Al igual que el campo anterior, solo que este excluye los

registros que coincidan con esta clasificación. Modelo de listado y para mailing se utilizan para generar macros de

personas.

Búsqueda de registros en las tablas

Para acceder dentro de cada tabla a los registros de manera más rápida

podemos utilizar la función Búsqueda que nos ofrece Lex-Doctor. Hay dos tipos de búsqueda que nos ofrece el sistema: Búsqueda por índice o

Búsqueda libre

Búsqueda por índice: permite buscar el registro a través de su campo de ordenamiento natural. Por ejemplo, para las personas, la búsqueda es por


medio del campo nombre de la persona, en la tabla procesos es por el nombre

del actor, etc.

Búsqueda Libre: Permite buscar por cualquier campo en cualquier registro. Esta opción es muy usada para encontrar información por campos que no son

los prefijados por Lex-Doctor para su ordenamiento y búsqueda. Las personas se pueden buscar por cualquier campo que no sea el nombre.

El sistema adolece de un botón Búsqueda. Para que se abra la ventana de

Búsqueda como ilustra la Figura 17 se debe tipear la primera letra de la palabra que se quiere encontrar y se despliega la misma.

Figura 17 Búsqueda por índice

Cómo buscar registros en las tablas

1. Ingresar a la tabla elegida

2. Tipear la primer letra de la palabra a buscar 3. Tildar en tipo: Busca por el índice o

Busca libre 4. Escribir en la casilla de búsqueda la palabra

completa o primeras letras de texto a buscar (Figura 17)

4. Seleccionar Busca

Configuración de los Campos Auxiliares del Sistema

El Sistema Lex-Doctor permite configurar campos auxiliares en muchas de las

tablas del sistema. Estos campos auxiliares son definidos en cada estudio jurídico según la necesidad. Esta Característica del sistema lo hace más flexible

a la hora de definir la información relevante del estudio a ser almacenada. Pasaremos a dar un ejemplo de cómo Configurar los campos auxiliares de una

tabla determinada.

Cómo configurar los campos auxiliares

1. Seleccionar opción Opciones del sistema del menú Supervisión

2. Seleccionar solapa correspondiente


3. Completar el nombre del campo auxiliar

4. Hacer clic en Acepta

Figura 18 Modificación de Opciones del Sistema

NOTA El uso de ésta opción dentro de menú Supervisión no

solamente permite configurar los nombres de los campos auxiliares sino también establecer parámetros del sistema como por ejemplo

configurar la cuenta de Internet para la conexión del correo electrónico.

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