Curso Mapeamento BPMN Bizagi Total

8/10/2019 Curso Mapeamento BPMN Bizagi Total

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INSTITUTO SERZEDELLO CORRA

CURSO DE MAPEAMENTO

DE PROCESSOS DE TRABALHO

COM BPMN E BIZAGI

Aula 1

Metodologia de mapeamento de processos de

trabalho

JANEIRO, 2013


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Aula 1 Metodologia de mapeamento de processos de trabalho 2

Copyright 2013, Tribunal de Contas de Uniowww.tcu.gov.br

Permite-se a reproduo desta publicao, em parte ou no todo, sem alterao docontedo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais.

RESPONSABILIDADE PELO CONTEDO

Tribunal de Contas da UnioSecretaria Geral da PresidnciaInstituto Serzedello Corra1 Diretoria de Desenvolvimento de CompetnciasServio de Planejamento e Projetos Educacionais

CONTEUDISTA

Patricia Armond de Almeida

TRATAMENTO PEDAGGICO

Vivian Andrade Viana

RESPONSABILIDADE EDITORIAL

Tribunal de Contas da UnioSecretaria Geral da PresidnciaInstituto Serzedello CorraCentro de DocumentaoEditora do TCU

PROJETO GRFICO

Ismael Soares MiguelPaulo Prudncio Soares Brando FilhoVanessa Vieira
http://www.tcu.gov.br/http://www.tcu.gov.br/http://www.tcu.gov.br/


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Aula 1 Metodologia de mapeamento

de processos de trabalho

O que processo de trabalho?

Como elaborar mapas de processos?

Como analisar mapas de processos?

Como propor mudanas em processos de trabalho?

As questes acima explicitam o contedo que serabordado em nossa aula.

Para facilitar o estudo, esta aula est organizada daseguinte forma:

AULA 1 METODOLOGIA DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE TRABALHO 3

1.METODOLOGIA DE MELHORIA DE DESEMPENHO 42.AMELHORIA DE DESEMPENHO E O MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE TRABALHO 73.CARACTERIZAO DE PROCESSOS DE TRABALHO,SUBPROCESSOS E MACROPROCESSOS 84.CONCEITO DE PROCESSO DE TRABALHO 105.IDENTIFICAO DO PROCESSO DE TRABALHO 136.SIMPLIFICAO E MELHORIA DO PROCESSO DE TRABALHO 16

7.MUDANA DO PROCESSO DE TRABALHO 20SNTESE 21REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 23

Ao final desta aula, esperamos que voc tenhacondies de:

Reconhecer os conceitos essenciais de processode trabalho, mapa de processo de trabalho,atividades;

Identificar o papel do mapeamento deprocessos de trabalho para auxiliar a melhoriade gesto;

Identificar processos de trabalho;

Propor mudanas em processos de trabalho.

Pronto para comear? Ento, vamos em frente!


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1 . Metodologia de Melhoria de

Desempenho

A reviso dos processos de trabalho e a eliminao dedesperdcios podem alavancar resultados e ao mesmo tempoaumentar a satisfao das pessoas por estar dedicando suaenergia em atividades realmente significativas. A buscapermanente da melhoria dos processos de trabalho deverde todos em qualquer organizao, cabendo especialmente unidade de gesto promover a melhoria de processos nombito da sua organizao, em abrangendo, dentre outrasferramentas, o seu mapeamento.

De acordo com a metodologia adotada pela Seplan, os

projetos de Melhoria de Desempenho podem abranger asseguintes aes:

Melhoria de Gesto

o Delimitar os problemas mais relevantes

o Identificar causas raizes

o Propor solues

o Elaborar plano de ao

o Monitorar a implementao das aes

Mapeamento de Processos de Trabalhoo Aprender a Notao BPMN

o Aprender a usar o SoftwareBizagi

o Desenhar o mapa do processo

Melhoria de Processos de Trabalho

o Simplificar o processo (eliminaratividades que no agregam valor)

o Melhorar o processo (mudar a forma defazer)

o

Monitorar a mudana do processo

Com vistas disseminao de conhecimentos bsicosacerca de mapeamento e melhoria de processos de trabalhotrabalhamos para selecionar, adaptar e consolidar oreferencial terico aplicvel s organizaes pblicas, alm deagregar a experincia adquirida na Seplan (Secretaria dePlanejamento, Governana e Gesto) em sua atuao comoconsultoria interna para Melhoria de Desempenho.

Assim nasceu este curso.

O contedo do curso abrange a metodologia de

mapeamento de processos de trabalho, contemplando anotao e a utilizao do softwarede mapeamento.

Para saber mais...

A Seplan pode orient-lo

acerca dessas metodologias,

alm de ajud-lo na melhoria

de sua unidade!

Fale com a Seplan:

Tel: (61) 3316-7343

e-mail: [email protected]


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A figura a seguir mostra a interrelao entre essas etapas:

Figura 1 - metodologia para melhoria de desempenho

Para saber mais...

Essa figura mostra o processo

de trabalho de melhoria de

desempenho, desenhadoutilizando a notao BPMN e

a ferramenta Bizagi.

Aprederemos ao longo do

curso a ler e entender as

informaes contidas aqui!

Voc j pode experimentar

ler o mapa: comece pela

bolinha verde que marca o

incio do processo e siga as

setas.


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A etapa de Melhoria de Gesto geralmente desenvolvida sobcoordenao da equipe de consultoria interna do TCU: uma equipemultidisciplinar envolvendo as unidades Seplan, ISC, Dsaud e Segep.Compreende a explicitao, discusso e soluo de problemas que afligema equipe e os gestores, em mbito geral. Alguns dos beneficiados com sua

aplicao foram: Sefip, Secob-2, Serur, Secex-RS, Secex-RN.Para desenvolver a etapa de melhoria de gesto, fale com uma das

unidades que compem a consultoria interna do TCU: Seplan, ISC, Dsaud eSegep.

A partir de um projeto de melhoria de gesto geralmente surge anecessidade de melhoria de algum dos processos de trabalho da unidade,levando etapa de Mapeamento e Melhoria de Processos de Trabalho.

Para realizar o Mapeamentodois conjuntos de conhecimento sonecessrios: a Notao e o Software. No TCU adotamos, em 2013, anotao BPMN e o software Bizagi, que sero abrangidosrespectivamente nas aulas 2 e 3 deste curso. Processos de trabalhomapeados antes de 2013 foram mapeados com a notao EPC e o softwareAris, ainda disponvel para consultas no Portal TCU.

Para realizar a Melhoria,fazemos anlise da forma de trabalhar,seja eliminando atividades desnecessrias, seja modificando a forma derealiz-las. Na Pgina de Gesto de Processos do Portal TCU vocencontrar ummanualacerca dessa etapa.

Para saber mais...

A Seplan publicou na Pgina

de Gesto de Processos de

Trabalho do Portal TCU um

manual acerca da etapa de

Mapeamento e Melhoria de

Processos de Trabalho. Clique

aquipara ter acesso a ele.
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/melhoria_processoshttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/melhoria_processoshttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/melhoria_processoshttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/melhoria_processoshttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/melhoria_processoshttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/melhoria_processoshttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/melhoria_processos


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3 . Caracterizao de Processos de Trabalho,

Subprocessos e Macroprocessos

Mas afinal, o que so os tais processos de trabalho?

H uma mirade de definies, cada uma refletindo o ponto devista de campos do conhecimento especficos: informtica, administrao,engenharia. No o caso de uma estar certa e as demais erradas, poiscada uma til em seu contexto, mas precisamos alinhar nossoentendimento para melhor aproveitamento em nosso ambiente.

Para nosso estudo adotaremos a definio da administrao, ondeprocessos de trabalho so conjuntos de atividades que transformam

entradas em sadas com valor para os clientes. Bonito? Pode ser, mas ficamuito abstrato, certo? Vamos por partes...

Processos de trabalho so modelos modelos da organizao.Voc j ouviu falar do Miniatur Wunderland? Trata-se de uma miniaturade estrada de ferro que ocupa uma rea de 1.150 m na cidade deHamburgo, na Alemanha. Nela, aproximadamente 700 trens percorremum longo trajeto, emulando pontos tursticos e cenrios gigantescos dosEstados Unidos, Sua, Escandinvia e Alemanha, tudo construdo comuma inacreditvel perfeio de detalhes. Um belo exemplo de comomodelos podem ser cpias representativas da realidade, ou seja, umaabstrao para representao da realidade.

Figura 2 - fotos do Miniatur Wunderland

Qual a relao disso com o nosso objeto de estudo? Bem, bvioque teremos que utilizar vrios nveis de abstraona representao denossos processos de trabalho.

Certamente voc j usou o Google Earthpara procurar sua casa ouo seu local de trabalho, certo? Se no, tente, divertido. Partindo doespao sideral, voc vai dandozoomat o nvel de Continente, depois atver o seu pas e assim por diante, at que possa encontrar sua casa e para sua maior surpresa descer at uma vista em escala humana da suarua, com sua sogra tocando a campainha no seu porto (pode rir,aconteceu exatamente assim comigo!)

Com a modelagem de processos de trabalho a ideia semelhante.Podemos fazer mapas descendo em nveis cada vez mais detalhados,desde a viso geral do processo (espao sideral = macroprocesso),


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quebrando-o em nveis hierarquicamente organizados (continente, pas,estado, localidade = subprocessos) at o detalhe de cada atividade(=tocar a campainha no seu porto), de acordo com a necessidade deexplicitar os diversos aspectos do trabalho.

Podemos definir trs principais usos e respectivos nveis de

detalhamento - para o mapeamento de processos de trabalho: Mapeamento Descritivo: aquele mais utilizado.

Tipicamente de alto nvel, ocasionalmente ignorandoexcees do processo, porm fcil de entender e til paraalinhar o entendimento a respeito do funcionamento geraldo processo e subsidiar discusses acerca de distribuio deresponsabilidades e de melhorias imediatas.

Mapeamento Analtico: mais detalhado, mostrando ospassos, incluindo as excees e tratamentos de erros,necessrios tanto para melhorar a performance de umprocesso de trabalho quanto para subsidiar o desenho deum sistema informatizado pela equipe de TI.

Mapeamento Executvel:sonho dos profissionais de TI, amodelagem nesse nvel criaria o sistema informatizadodiretamente a partir do desenho do processo de trabalho.Algo como: desenhar o processo de trabalho utilizando umanotao em uma determinada ferramenta de desenho,apertar um boto e o sistema com suas telas, relatrios ebases de dados criado! Exige uma forma de mapear maisvoltada para os aspectos tcnicos do processo de trabalho.


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4 . Conceito de Processo de Trabalho

Intuitivamente, executamos ou participamos de diversosprocessos de trabalho em nosso dia a dia. Toda organizao funciona pormeio de processos de trabalho.

Mesmo que esses processos no estejam claramente identificadospara as pessoas, sempre haver materiais ou informaes que entram, sotransformados em produtos ou servios que saem e so entregues aosdemandantes.

Voc sabe fazer caf? Pois essa tarefa corriqueira envolveconceitos de processos e servir de ilustrao para nosso estudo!

Veja uma representao do processo de trabalho para servir caf:

Figura 3 - representao do processo de trabalho para servir caf

Este processo de trabalho em uma cafeteria imaginria apresenta:

Entradas. Podem ser insumos de diversas formas. Em nossoexemplo so a gua e o p de caf, mas em outros processos de trabalhopodem ser informaes, documentos, acontecimentos.

Processamento. a execuo do processo de trabalho.Caracteriza-se por uma transformao dos insumos nas sadas.

Sada. o produto final do processo de trabalho. Observe quepodem ser produtos concretos, tais como o cafezinho servido ao cliente,mas tambm podem ser produtos abstratos, como a informao.

Recursos.So os ativos com que a organizao pode contar para

executar as atividades, tais como recursos humanos, equipamentos,mquinas, combustveis.


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Estratgia. Uma vez que a organizao est sujeita aconcorrncia, deve definir um direcionamento ttico-estratgico, que porsua vez deve ser refletido na forma de executar as atividades, ou seja, nosprocessos de trabalho.

Aspectos Legais. As organizaes esto sujeitas a diversas

regras, leis, normas que devem ser observados para a manuteno dasatividades, sob risco de penalizao por seu descumprimento.

Agora resta-nos definir o processo de trabalho como:

Figura 4 - conceito de processo de trabalho

Parece tudo muito simples? Bem, na prtica a teoria outra! Nomapeamento de processos devemos considerar alguns aspectosimportantes:

Os processos de trabalho so complexos. Sem dvida, mas

devemos observar a diferena entre ser complexo e ser complicado. No o nmero de passos que faz um processo de trabalho ser complexo, mas aquantidade de excees, decises e caminhos possveis dentro de seufluxo de execuo. Muitos desses pontos que adicionam complexidade, seno forem realmente necessrios, podem estar apenas acrescentandocomplicao ao processo! Tente elimin

Os processos de trabalho so dinmicos. Uma vez que aorganizao est sujeita a constantes mudanas, sejam no ambiente,sejam no direcionamento ttico-estratgico, a adaptao umanecessidade constante, refletida na forma de executar as atividades, ouseja, nos processos de trabalho. O mapa uma ferramenta

-los.

esttica, ele

mostra uma foto de um processo de trabalho em determinado momentono tempo. Para continuar sendo utiliz-vel, ele deve ser atualizado

Os processos de trabalho so executados por pessoas queexecutam papis. Os seres humanos so o elemento central que d vida esustenta a organizao. Eles criam os processos de trabalho, os executam,os destroem. Mas o mapeamento de processos busca identificar os

.

papis

Os processos de trabalho so compostos por atividades.Asatividades so executadas por pessoas exercendo determinados papis. Asequncia de atividades registrada no fluxo do processo de trabalho edeve estar subordinada s regras da organizao. Esses passos do

exercidos por cada pessoa, de forma que se estas forem substitudas, osnovos membros da equipe podero executar o mesmo processo ao lhesserem atribudos tais papis.


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processo podem ser organizados hierarquicamente por meio dodetalhamento de uma atividade complexa em outro mapa, ou seja, nodesenho de um subprocesso

Os processos de trabalho buscam atingir um ou maisobjetivos. O atingimento desses objetivos deve orientar a anlise do

processo de trabalho bem como sua

.

medio

. Alm dos objetivos, osprocessos de trabalho devem assegurar a maior aderncia possvel snormas e orientaes que se lhe aplicam.


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O processo tem impacto em outras unidades, tornandonecessria a articulao com outros agentes, na busca de apoio para otrabalho?

O princpio fundamental que ir reger os trabalhos ser o daconstruo conjunta. Assim, todos na unidade podem e devem participar,

colaborando com informaes e experincias adquiridas acerca doprocesso que ser analisado, estabelecendo na unidade um ambientefavorvel crtica construtiva ao trabalho, oferecendo oportunidades aosservidores para ampliao da compreenso do seu papel no processo emobilizando-os para que se tornem agentes da mudana que omapeamento pode trazer.

Uma vez identificados os processos de trabalho e definidos quaissero analisados, botaremos as mos na massa! Comearemos omapeamento de cada processo de trabalho selecionado.

O mapeamento consiste na identificao das etapas que compemo processo de trabalho, dos subprocessos at o detalhe das atividadesexecutadas. Devemos incentivar que a equipe aproveite o mapeamentocomo uma oportunidade de fazer uma reflexo acerca do trabalho diriorelacionado com o processo.

Existem vrias formas para se efetuar o levantamento de etapas,tais como a utilizao da Matriz SIPOC ou do desenho diretamente naNotao e no Software de Mapeamento.

A Matriz SIPOC uma ferramenta para obter uma viso macro doprocesso que est sendo mapeado, para que todas as pessoas envolvidasvisualizem o processo da mesma forma. A palavra SIPOC um acrnimoformado pelas palavras Supplier (fornecedor), Input (entradas),

Process (processo), Output (sadas) e Customer (cliente).Os passos para construir o SIPOC so:

Definir o processo que ser mapeado;

Estabelecer os pontos de incio e fim do processo(fronteiras);

Destacar 4-7 passos que ocorrem entre o incio e o fim doprocesso;

Identificar as sadas do processo e os clientes atendidos;

Identificar as entradas do processo e os fornecedores

destas entradas;Um exemplo ilustrativo da Matriz SIPOC pode ser visualizado a

seguir:

Fornecedor(de ondevem?)

Entrada (oque vem?)

Executor(quemfaz?)

Processo (o que vocfaz com isso?)

Sada (o quesai?)

Cliente(para ondevai?)

Gabinetendice dasesso

SAImprimir ndice(Sistema Pautas)

ndice impresso DIATAS

Gabinete

Processo SA

Conferir os processos,separando por

colegiado ou parasorteio de relator

Processoseparado porcolegiado

SA

UnidadeTcnica

Processoseparado para

Gabinete

Ateno!De fato, um processo

organizacional pode

abranger vrias reas ou

setores do Tribunal, logo,

pode ser necessrio

mobilizar todos os

envolvidos com o processo,

para que se alcance sucesso

com a implantao das

melhorias.

Ateno!

Nesse passo, a correta

descrio das etapas achave para o melhor

entendimento do processo

em estudo, o que envolve

dois elementos bsicos: a

preciso e a conciso dos

registros.

Ser precisosignifica

identificar com clareza e

exatido a etapa,

considerando o que executado e produzido.

Ser concisosignifica alcanar

um grau de sntese

necessrio ao mapeamento

rpido e simplificado das

etapas, sem prejuzo do

entendimento do contexto.


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sorteio de relator

Gabinete

Sessopblica

DIATASVerificar tipo desesso

Deciso sobresesso pblica ousesso privada

DIATASSessoprivada

Figura 6 - Exemplo ilustrativo da Matriz SIPOC

J no caso da identificao das etapas diretamente na Notao eno Software de Mapeamento, a execuo do processo de trabalho registrada na forma de mapa de processo de trabalho.

O exemplo a seguir mostra as etapas do processo de Atendimentode Solicitao do Congresso Nacional:

Figura 7 - Identificao das etapas diretamente na Notao e no Software de Mapeamento

As discusses que surgirem durante as reunies de mapeamentopodem ser muito benficas, desde que conduzidas para:

identificar atividades realizadas de forma diferente por cadaservidor;

resolver problemas imediatos;

explicitar conflitos que atrapalham o bom andamento dotrabalho;

identificar desperdcios ou produtos em desacordo com oque a atividade seguinte necessita.

Cada atividade identificada pode ser desdobrada em mapas maisdetalhados at o nvel considerado suficiente para as anlises.

As aulas seguintes abrangem outros conhecimentos necessriospara fazer o desenho do mapa: a notao e o software. Mas lembre-se queo foco a melhoria do processo de trabalho e no s fazer um desenhobonito, ok?

Ateno!

As aulas seguintes

abrangem os

conhecimentos necessrios

para fazer o desenho do

mapa: a notao e o

software.


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6 . Simplificao e melhoria do processo de trabalho

Os mapas podem ajudar a descobrir oportunidades de se fazer otrabalho melhor, mais rpido e com menos recursos. Muitas vezes possvel simplificar o processo ou eliminar redundncias ou etapas queno agregam valor j durante a elaborao do mapa

Esta simplificao tem usualmente diversos efeitos benficos, taiscomo reduo de tempo para entrega do produto, reduo de custos(considere a pacincia e energia dos servidores!) e melhoria da qualidadepela reduo da complexidade do processo.

.

Como fazer?

Os problemas que surgirem durante o mapeamento devem seranalisados. Sugerimos para isso a tcnica dos 5 por qus: para cadaproblema, seja chato e v perguntando por qu? at que se chegue auma causa raiz, ou seja, aquela que uma vez atacada vai eliminar oproblema em vez de apenas remedi-lo momentaneamente.

Figura 8 - anlise das causas dos problemas: 5 por qus

Os problemas e as causas devem ser avaliados permitindo aproposio de solues. Registre toda essa informao usando umaplanilha, como o exemplo a seguir:

Para saber mais...

Leia o texto extrapara

conhecer trs exemplos

de melhorias obtidas com

apoio do mapeamento de

processos.


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Problema (efeito indesejado)

Relevncia

Unidade

Causa possvel

(preliminar e apenas

para melhor

entendimento) Quem

identificou

Onde

identificou

Mensura

oPossvel

Soluo Discutida

1) Esforo na numerao daspginas das atas j impressas

2) Risco de inutilizar

relatrios, votos e acrdos j

assinados

3) Retrabalho e incmodo

para as autoridades na coleta

de novas assinaturas nas

peas impressas

3

DIATAS

Necessidade de

numerarposteriormente as

pginas das atas

elaboradas e j

impressas.O.

M.

Atas 18 horas/ms

para

numerao

Permitir a edio digital da

numerao das atas com a

implantao da assinatura

eletrnica (previso

estimada de 4 meses)

Obs.: A soluo s ser

efetiva caso seja possvel a

alterao da deliberao

assinada.

Grande esforo na atualizao

da data de todos os acrdos

j cadastrados no JURIS a

partir da data da publicao

no Dirio Oficial.

10DIJUR

No possui a data da

publicao antes da

carga.

E.M.

Deliberao

Quantidade

de horasgastas para

atualizar as

datas no JURIS

(aprox. 12

horas por

ms)

resolvido durante as

discusses do problema

Figura 9 - Os problemas e as causas devem ser avaliados permitindo a proposio de solues

De posse do desenho dos mapas de processos, cada atividade do

processo de trabalho deve ser avaliada conforme os critrios detalhados aseguir. As concluses da anlise devem ser registradas compondo umaPlanilha de Anlise de Atividades1

Resumindo, tente responder as perguntas seguintes para cadaatividade do processo:

.

Figura 10 - critrios de Anlise de Atividades NAV

1Sugere-se o registro das informaes em software Excel ou similar.


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Se concluirmos que a atividade agrega valor (AV) ou agregavalor ao negcio (AVN), podemos passar para a atividade seguinte. Casocontrrio, vamos confirmar se ela no agrega valor (NAV), verificando seela se encaixa em alguma classificao conforme a lista a seguir:

Defeitos:aspectos do produto ou servio que no atendem

s necessidades do cliente; Espera (fila):qualquer atraso entre o fim de uma atividade

e o comeo da seguinte;

Produo Excessiva: elaborao de produto ou servioalm do estritamente necessrio para uso imediato;

Processamento Excessivo:adio de atributos ao produtoou servio em excesso em relao quilo que o clienterequisitou ou necessita;

Estoque: qualquer trabalho em processamento que excedeas quantidades requeridas pelo cliente;

Transporte:movimentao desnecessria de materiais emprocessamento, produtos acabados e informaes(desnecessrio = deslocamento para a realizao de umaatividade NAV ou existe tecnologia disponvel que tornadesnecessrio o transporte);

Movimentao: deslocamento desnecessrio de pessoas eequipamentos devido ineficincia de layout;

Subutilizao da capacidade das pessoas: pessoas compotencial no explorado.

A partir desta etapa a equipe deve procurar fazer mudanas queeliminem defeitos, desperdcios, custos e todo tipo de atividades NAV!

H certas questes de redesenho de processos que, se seguidospelo time do projeto, permitiro aumentar drasticamente a eficincia doprocesso:

1) Minimizar aprovaes, especialmente mltiplos nveisde aprovaes: desenhar o processo de modo que oscontroles sejam construdos no prprio processo, ao invs

de aplicados externamente por um supervisor ou outrofuncionrio;

2) Minimizar transferncias: as transferncias entredepartamentos criam oportunidades crescentes para filas,defeitos e potencial para perder a coisa que esteja fluindo.As transferncias desencorajam as pessoas a seresponsabilizarem pelo processo;

3) Designar clara responsabilidade aos passos doprocesso: se qualquer um responsvel, ningum responsvel. Redesenhe o processo de modo que aresponsabilidade seja incorporada nas atividades. Seservidores operacionais esto encarregados de um

Lembre-se:Desapega, meu filho!

H diversas atividades

que continuam sendo

executadas porque um

dia mandaram fazer

assim ou porque vai

que algum pede isso...


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subprocesso, faa com que eles sejam responsveis pelaqualidade de seu resultado;

4) Construir controles de qualidade em cada passo do

processo para minimizar os defeitos:isto permite que osdefeitos sejam corrigidos imediatamente e no sejam

disseminados em todo o processo;5) Minimizar ou eliminar inspees ou atividades de

avaliao no final do processo: isso est estreitamenteligado ao item anterior. As inspees gastam tempodesnecessrio no processo e no garantem exatido;

6) Balancear o fluxo de trabalho para evitar gargalos: osgargalos criam filas e estas aumentam o tempo de ciclo doprocesso. Balancear o volume de trabalho e os tempos emcada etapa do processo conduz a um aumento dorendimento num menor tempo e com custos menores;

7)

Minimize os tamanhos dos lotes de trabalho que fluemno processo: para obter o fluxo de trabalho contnuo ebalanceado indicado no item 6;

8) Desenhe o processo para tratar a rotina, no asexcees: muito provavelmente o time do projetodescobrir passos no processo que foram desenvolvidospara tratar uma causa especial que no existe mais! Planejeo processo segundo o princpio de Pareto: mantenha os20% do processo que se encarregam de 80% dos casos ecrie procedimentos especficos para tratar as excees, se equando ocorrerem;

9)

No automatize um processo manual, sem antesredesenh-lo;

10)Questione tudo: o redesenho do processo o momento dacriatividade. Pode o processo ser terceirizado? Pode sertratado por outro servidor na origem? Pode o trabalho serfeito em outros momentos mais vantajosos? Podem ospassos do processo serem combinados, rearranjados ouinvertidos?


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Sntese

A partir de um projeto de melhoria de gesto geralmente mostra-se necessria uma melhoria de algum dos processos de trabalho daunidade, levando etapa de Mapeamento e Melhoria de Processos deTrabalho. Esta abrange a explicitao e melhoria da forma de trabalhar,seja eliminando atividades desnecessrias, seja modificando a forma derealiz-las.

Para realizar esse trabalho dois conjuntos de conhecimento sonecessrios: a Notao e a Ferramenta. No TCU adotamos a notaoBPMN e a ferramenta Bizagi.

A melhoria de processos de trabalho consiste em umdirecionamento gerencial disciplinado de melhoria contnua que foca aeliminao de defeitos e desperdcios, aliado ao aumento da velocidadedas entregas dos participantes.

No fundo, trata-se de envolver a equipe na avaliao do trabalhodo dia-a-dia em busca de eliminar:

atividades sem valor agregado;

tempo de espera;

transporte ou movimentao fsica desnecessria;

excesso de estoques;

erros;

desperdcio da criatividade dos servidores.Adotamos o seguinte conceito para processos de trabalho:

conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes quetransforma insumos diversos em produtos ou servios que tm valor parao cliente interno ou externo.

O mapa de processos de trabalho um modelo simplificado dofuncionamento do processo no mundo real. Podemos fazer mapasdescendo em nveis cada vez mais detalhados, desde a viso geral doprocesso (macroprocesso), quebrando-o em nveis hierarquicamenteorganizados (subprocessos) at o detalhe de cada atividade (tocar acampainha no seu porto), de acordo com a necessidade.

Cada atividade identificada pode ser desdobrada em mapas maisdetalhados at o nvel considerado suficiente para as anlises.

Os problemas que surgirem devem ser analisados. Sugerimos paraisso a tcnica dos 5 por qus: para cada problema, seja chato e vperguntando por que at que se chegue a uma causa raiz, ou seja, aquelaque uma vez atacada vai eliminar o problema em vez de apenas remedi-lo momentaneamente.

Aps o desenho dos mapas, cada atividade do processo detrabalho deve ser avaliada: se a atividade agrega valor (AV) ou agregavalor ao negcio (AVN), pode passar para a atividade seguinte. Casocontrrio, vamos confirmar se ela no agrega valor (NAV), verificando seela se encaixa em alguma classificao conforme a lista estudada.


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As descobertas devem compor um Plano de Ao, seguido da suaimplementao e monitoramento.

Observe: os ganhos esperados s se concretizam se as soluespropostas forem efetivamente implantadas. Por isso, deve-se iniciar oacompanhamento da implementao do plano de ao logo aps a sua

confeco, estabelecendo a periodicidade de acordo com os prazospropostos para as aes.

As aulas seguintes abrangem os conhecimentos necessrios parafazer o desenho do mapa: a notao e a ferramenta. Mas lembre-se que ofoco a melhoria do processo de trabalho e no s fazer um desenhobonito, ok?


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Referncias bibliogrficas

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Aula 2 Notao BPMN para mapeamento de processos de trabalho 2





CONTEUDISTA






PROJETO GRFICO



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Aula 2 Notao BPMN para mapeamento deprocessos de trabalho

O que notao?

O que BPMN?

Quais so seus elementos essenciais?

Como ler um mapa de processo de trabalho em BPMN?

As questes acima explicitam o contedo que ser abordado emnossa aula.

Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinteforma:

AULA 2 NOTAO BPMN PARA MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE TRABALHO ------------------- 3

1.OQUE NOTAO? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42.ELEMENTOS ESSENCIAIS DE BPMN ----------------------------------------------------------------------------------------- 56.CATEGORIA OBJETOS DO FLUXO:ATIVIDADE,EVENTO,GATEWAY -------------------------------------------------- 115.CATEGORIA SWIMLANES:POOLS,LANES,MILESTONES --------------------------------------------------------------- 324.CATEGORIA ARTEFATOS:OBJETO DE DADOS,ANOTAO,GRUPOS ------------------------------------------------- 393.CATEGORIA OBJETOS DE CONEXO:LINHA DE SEQUNCIA,DE MENSAGEM,DE ASSOCIAO -------------------- 42SNTESE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 45REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 47

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:

Reconhecer o significado de notao;

Identificar os elementos essenciais da notao BPMN;

Ler um mapa de processo de trabalho desenhado na notaoBPMN.



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1. O que Notao?

O Dicionrio Aurlio define Notao como um Sistema derepresentao ou designao convencional ou o Conjunto de sinais com

que se faz essa representao ou designao. Enfim, notao pode serdefinida como uma escrita simplificada ou abreviada por meio de umconjunto de sinais convencionados

Utilizamos diversas notaes cotidianamente, quase sem perceber:

.

Em composio musical, a msica representada por notaomusical;

Em qumica, a notao de Lewis descreve ligaes qumicas;

Em matemtica, notao matemtica usada para representar

idias matemticas, como:

sistemas numerais: notao para escrevernmeros;

notao cientfica: para expressar nmerosgrandes e pequenos;

sistema de coordenadas cartesiano: pararepresentar posio e outros conceitos espaciaisem geometria analtica.

E em mapeamento de processos? Utilizamos uma notao grficaque busca registrar a lgica das atividades, as mensagens entre osdiferentes participantes e toda a informao necessria para que umprocesso seja analisado, melhorado e executado.

Existem VRIAS notaes disponveis para desenharmos umprocesso de trabalho! No TCU ns adotamos a notao grficadenominada BPMN, que ser descrita em detalhes a seguir.

Notao: escrita abreviada

por meio de sinais

convencionados


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2. Elementos essenciais de BPMN

BPMN uma sigla para Business Process Modeling Notation (nomedado para sua verso 1.1) ou Business Model and Notation (nome dadopara sua verso 2.0 novo nome mas a mesma notao). Para nossosestudos, vamos convencionar que BPMN significa Notao paraMapeamento de Processos de Trabalho, ok?

Pelo fato do BPMN ser desenvolvido pelo BPMI (Business ProcessManagement Iniciative), agora integrado ao OMG (Object ManagementGroup), tem se consolidado como linguagem padro internacional demapeamento de processos. Os grandes fornecedores de tecnologia edesenvolvedores de metodologias esto adotando o BPMN como padro.

O BPMN foi desenvolvido visando atingir os seguintes objetivos:

prover uma notao grfica padronizada para a modelagem deprocessos de negcio;

ser de fcil entendimento;

permitir que uma nica notao pudesse ser compreendida portodos os envolvidos, dos analistas de negcio aos programadores daTI.

O desenho do processo de trabalho que fazemos utilizando anotao BPMN denominado BPD: Business Process Diagram(Diagramade Processo de Negcio). No TCU adotamos o termo Mapa de Processode Trabalho.

O BPMN alega ser fcil de entender portanto utilizaremos umexemplo para explicar seus conceitos bsicos. Dessa forma voc poderchecar por si mesmo se isso verdade.

A figura a seguir descreve, em um mapa de processo de trabalho nanotao BPMN, como o sistema da empresa de aluguel de carrosSpeedyCar cria uma fatura mensal cobrindo todos os aluguis de umcliente.

BPMN: Notao para

Mapeamento de Processos

de Trabalho

Mapa de Processo de

Trabalho: desenho do

processo de trabalho

realizado com uma notao

especfica para esse fim. Em

nosso caso, o BPMN.


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Figura 1 processo de trabalho: criar fatura mensal para um cliente

O processo de trabalho inicia-se ao chegar o ltimo dia do ms. Este denominado o evento inicial e como est relacionado a uma data notempo, atribuimos a ele o tipo timer(podemos traduzir por cronmetroou marcador de tempo).

A sequncia do fluxo do processo de trabalho passa para aatividadedeterminar cliente a ser faturado, que verifica no cadastro declientes quais devem receber a fatura para pagamento.

A sequncia do fluxo passa para a atividade criar fatura que irelaborar a fatura para cada cliente.

Em seguida, aps a atividade criar fatura, o fluxo entra nogateway paralelo, que divide o fluxo em dois caminhos que ocorrem aomesmo tempo: as atividades Enviar fatura e Coletar dbito direto soexecutadas em paralelo. O sinal + identifica claramente este gatewaycomo paralelo. Existem outros tipos de gateway, indicados por outrossimbolos que estudaremos mais a frente.

Aps a concluso de ambas atividades, o fluxo novamente

unificado no prximogateway

paralelo, de onde passa para o evento defim, com o status de cobrana mensal criada. Como no h outroscaminhos de fluxo em andamento, o processo de trabalho encerrado.

A fim de indicar os nomes de cada elemento BPMN presente nodiagrama, foram utilizados artefatos denominados comentrios. Oscomentrios podem ficar soltos ou podem ser ligados a outros elementosdo modelo usando a linha pontilhada denominada associao. Existemoutros tipos de artefatos, que estudaremos mais a frente, tais como oobjeto de dados e o grupo.

Gateway: pode ser

entendido como porto ou

deciso. Optamos por

manter o nome em ingls,

pois dessa forma que

encontramos mais

frequentemente na

literatura.


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Figura 2 - comentrio com a linha de associao

Na figura a seguir exemplificamos a direo do fluxo do processode trabalho.

Figura 3 - fluxo de faturamento mensal em ao

Agora vamos incrementar esse processo: alm do pagamento pordbito direto, vamos implementar o pagamento via carto de crdito.

Figura 4 - processo de trabalho incluindo a possibilidade de pagamento via

carto de crdito


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Aps a atividade criar fatura o fluxo entra no gatewayparalelo,como descrito anteriormente, porm um dos caminhos do fluxo chega aum gateway exclusivo. Da o fluxo ir passar para apenas uma dasatividades seguintes, dependendo da opo de pagamento definida para ocliente: ou ser realizada a atividade coletar dbito direto ou a atividadedebitar carto de crdito.

Quando utilizamos o gateway exclusivo o fluxo segue o caminho cujacondio ocorre primeiro. Aps executar a atividade Coletar dbito direto (oua atividade Debitar carto de crdito, confome for o meio de pagamentoselecionado) o fluxo segue, passando pelo gateway exclusivo que reune osfluxos. Como somente um dos caminhos pode ser percorrido, assim que o fluxochega a essegateway, prossegue imediatamente para o prximo passo.

Figura 5 - gateway exclusivo dividindo o fluxo e gateway exclusivo reunindo

o fluxo

Aps a concluso de ambos os caminhos tomados pelo fluxo, este novamente unificado no prximo gatewayparalelo, de onde passa parao evento de fim, com o status de cobrana mensal criada. Como no houtros caminhos de fluxo em andamento, o processo de trabalho encerrado.

Vamos detalhar um pouco mais esse processo de trabalho?

Em nosso exemplo, a atividade Enviar fatura ser transformadaem subprocessoe detalhada, conforme mostra a figura a seguir.

Gateway Exclusivo:

podemos memorizar

lembrando que o X

dentro do desenho tambm

est na palavra exclusivo

e tambm que trata-se de

um caminho versuso outro

caminho.

Gateway Paralelo:

podemos memorizar

lembrando que o + dentro

do desenho quer dizer que

so executados um fluxo

maiso outro fluxo, em

paralelo.


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6. Categoria Objetos do Fluxo: atividade, evento,gateway

Um diagrama de processo de trabalho consiste em atividades,eventos egatewaysem uma ordem de ocorrncia.

Atividades, eventos egatewaysso denominados objetos do fluxo.

O BJE TO S DO F L UXO UTIL IZAO

Atividades Uma atividade um passo dentro doprocesso.

Eventos Permitem agregar informaes adicionaissobre o processo.

Gateways Proveem informaes sobre as entradas esadas de uma atividade.

Figura 95 objetos do fluxo: atividades, eventos, gateways

1.Atividades

Uma atividade um passo dentro do processo. Representa otrabalho realizado dentro de uma organizao e consome recursos (taiscomo tempo e dinheiro). As atividades so representadas por retnguloscom os cantos arredondados.

Figura 10 - atividade

Objetos de Fluxo:soos principais elementosgrficos para definir ocomportamento do

processo de trabalho.


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1.1 Tipos de atividades

As atividades podem ser utilizadas em seu formato simples ou coma explicitao de tipos, de acordo com o trabalho realizado nessedeterminado ponto do processo.

A explicitao de tipos deve ser utilizada preferencialmente quando necessrio acrescentar informaes relevantes a respeito de uma tarefasem tornar o texto da atividade demasiadamente longo.

Vejamos os tipos de atividades mais utilizados:

simples: utilizada de forma genrica

de usurio: tarefa realizada por um usuriocom ajuda de um sistema ou software

de servio ou automtica: realizada por umsistema sem interveno humana

de envio: realizada para o envio de informaes

Figura 27 tipos de atividades mais utilizados

No exemplo a seguir podemos ver a representao de um processode trabalho utilizando apenas atividades simples:

Figura 28 - fluxo com atividades simples


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J nesse outro, vemos o mesmo fluxo enriquecido com aespecificao dos tipos de atividades:

Figura 29 - fluxo com atividades simples especificadas

A partir desta figura, podemos depreender, mesmo sem ler adescrio de cada atividade, que:

a primeira tarefa (incluir informao sobre o veculo) realizadapor um usurio de sistema;

a segunda tarefa (enviar notificao ao fornecedor) correspondeao encaminhamento de informaes, via correio, e-mail ou outra

forma de comunicao;a terceira tarefa (autorizar pagamento no sistema) realizadade forma automtica por um sistema informatizado, com base emregras de negcio definidas.

1.2 Subprocessos

Para evitar que o fluxo do processo de trabalho fique demasiadocomplexo e tenha que ser colado cobrindo todas as paredes da sua sala

para ser visualisado, voc pode dividi-lo em uma hierarquia desubprocessos.

A figura abaixo apresenta o objeto utilizado para representar umsubprocesso no diagrama BPMN:

Figura 11 - subprocesso


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O BPMN prov dois tipos de subprocessos:

Embutido: definido como um subprocesso que estembutido completamente no processo pai. No podeconterpoolsnem lanes.

Reusvel: definido como um diagrama de processoscompleto. Pode conter qualquer elemento, atpoolselanes.

Figura 34 tipos de subprocesso

Dentro do mapeamento os subprocessos so muito importantes, jque oferecem a possibilidade de diagramar hierarquicamente umprocesso, detalhando-o em vrios nveis, como no exemplo a seguir.

Figura 12 exemplo de utilizao de subprocesso

Voc observou que o subprocesso Avaliar candidato executadopela equipe de Seleo (representada pela caixa que envolve o fluxo doprocesso de trabalho com o nome Seleo)? Nesse caso utilizamos umsubprocesso do tipo embutido, pois no precisamos definir outrosresponsveis por sua execuo.


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O subprocesso embutido pode ser apresentado colapsado...

Figura 32 - subprocesso colapsado

... ou expandido:

Figura 33 - subprocesso expandido

Voltando ao nosso exemplo, a atividade Enviar fatura foitransformada em subprocesso reusvel, conforme mostram as figuras aseguir.

Figura 13 - atividade Enviar fatura transformada em subprocesso

Na figura seguinte vemos o subprocessoEnviar fatura detalhadoem suas atividades. Observe que o subprocesso segue as mesmas regrasj vistas, com evento inicial, evento final, atividades e gatewaysorganizados num fluxo de sequncia.

Observe tambm que o fluxo desse subprocesso est contido dentro

de uma caixa (pool, que veremos mais adiante) com o nome dosubprocesso: Enviar fatura.

SubprocessosEmbutidos:A utilizaode subprocessosembutidos geralmente a forma mais adequadade desenhar partespequenas do processoque podem serexpandidas parafacilitar a explicao deseu funcionamento masno precisam ficarvisveis sempre.

SubprocessosReusveis:A utilizaode subprocessosreusveis geralmente a forma mais adequadade desenhar o processo,facilitando avisualizao e ainterpretao do fluxo,especialmente quandoimpresso.


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Figura 14 - subprocesso Enviar fatura detalhado

Entendeu? O subprocesso do tipo reusvel desenhado como sefosse um novo processo!

1.3 Ciclo ou Loop Padro

Vamos aprofundar o conceito de atividades, explicando os conceitosde loopse mltipla instanciao de atividades, j que muitas situaes denegcio envolvem atividades que se repetem.

Um ciclo ou loopconsiste em atividades que podem ser executadasvrias vezes. A atividade se repete at que se cumpra a condioestabelecida no loop. O nmero de repeties varia para cada caso e podedepender das caractersticas do caso (condio de negcio).

Exemplo de fluxo de loop:

Figura 35 - exemplo de loop

O BPMN oferece atributos que permitem desenhar de formasimplificada uma atividade que se repete. Este tipo de atributo o tipo decicloou tipo de loop:


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LoopPadro (Standard)

Figura 36 - tipo de loop padro

O looppadro aquele que nos permitiu desenhar a situao vistana figura anterior. Neste caso, os dois desenhos seriam equivalentes:

Figura 37 - loop padro

Agora vamos ver um exemplo onde se utiliza o tipo de loopPadro.Imaginemos um processo de seleo de candidatos para um cargo.Suponhamos que o processo abrange as seguintes atividades:

Figura 38 - processo de trabalho exemplificando uso de loops

Observe que a atividade Avaliar candidatos consiste ematividades que devem ser repetidamente realizadas para cada candidato.

Figura 39 - subprocesso Avaliar candidatos


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Sua execuo dever ser feita, sequencialmente, at que se tenhaselecionado um nmero determinado de candidatos para iniciar aprxima fase da seleo. Este nmero de candidatos uma condio denegcioestabelecida pela organizao. Portanto, em nosso exemplo, pararepresentar essa situao utilizamos o subprocesso com o loop derepetio padro:

Figura 40- subprocesso com loop de repetio padro

Os atributos desse tipo de looppodem ser registrados nos camposque a ferramenta de desenho disponibiliza

Condio de ciclo/loop:expresso lgica (condio de negcio)que define at quando o ciclo ir ser repetido. Exemplo: mnimo de3 candidatos selecionados para poder continuar o processo(enquanto #candidatos < 3).

, facilitando o entendimento

das condies da repetio que o processo de trabalho exige:

Mximo de ciclo/loop:indica a quantidade mxima de vezes quea atividade deve ser repetida, mesmo que a condio de loop noseja atingida. Exemplo: a atividade avaliar candidato serexecutada no mximo 15 vezes, mesmo que no sejam selecionadosos 3 candidatos.

Hora de teste: indica se a condio deve ser testada antes oudepois da execuo da atividade.

2 Eventos

Os eventos representam algo que ocorre durante o decorrer de umprocesso.

Um evento pode iniciar um processo, suspender o fluxo de umprocesso por algum tempo ou finaliz-lo.

Existem 3 tipos de eventos, baseados na forma como afetam o fluxo:

Eventos de Incio: indicam o incio de um processo. Aoler um mapa de processo, comece por ele!

Eventos Intermedirios: ocorrem durante o

transcurso de um processo, ou seja, entre o incio e ofim.


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Eventos de Fim: indicam onde um processo finalizado.

Figura 41 - tipos de eventos

2.1 Evento de incio

O evento de incio marca o ponto de partida do fluxo do processo detrabalho e tem como caractersticas:

indicam quando um processo inicia;

usualmente, um processo tem apenas um evento de incio;

se for usado um evento de incio, todos os subprocessos devem tertambm eventos de incio;

se for usado evento de incio, obrigatrio usar evento de fim;

o evento de incio independente para cada processo e para cadasubprocesso, conforme figura a seguir.

Figura 44 - utilizao do evento de incio


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Os eventos de incio podem ser especificados para representar commais exatido a condio que d incio ao processo. Os mais utilizadosso:

Genrico

No especifica nenhum comportamento particular

para iniciar o processo.

Mensagem

Especifica que um processo inicia quando umamensagem recebida de outro participante.

Timer

Indica que um processo inicia a cada ciclo de tempoou em uma data/hora especfica;

O evento do tipo timer acionado em um pontoespecfico do tempo por exemplo, 06/08/201212:00 p.m. ou por um evento recorrente no tempo por exemplo, todo primeiro dia til de cada ms.

Figura 45 - especificao de eventos de incio

Vejamos alguns exemplos de mapas desenhados.

No mapa a seguir, o evento de incio Genrico no especificanenhum comportamento particular para iniciar o processo.

Figura 15 - evento de incio genrico

No prximos, vemos que o evento de incio Mensagemespecificaque um processo inicia quando uma mensagem recebida de outroparticipante.


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Figura 16 - evento de incio mensagem

Neste, o evento de incio Timerindica que o processo inicia a cadaciclo de tempo ou em uma data/hora especfica: assim que chega o fim doms, o evento inicia o processo Criar fatura mensal para um cliente.

Figura 43 - processo de trabalho iniciado por evento timer

2.2 Evento de fim

Os eventos de fim indicam quando um caminho do processo ou umsubprocesso finaliza.

Caractersticas dos eventos de fim:

no tm fluxos saindo;

se for usado um evento de fim, todos os subprocessos devemter tambm eventos de fim;


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como foi dito antes, se for usado evento de incio, obrigatriousar evento de fim;

2.3 Evento intermedirio

Os eventos intermedirios indicam algo que ocorre durante umprocesso. Eles afetam o fluxo do processo mas no o iniciam nem oterminam diretamente.

O evento intermedirio representado por um crculo com linhadupla.

Figura 17 - exemplo de utilizao de eventos intermedirios


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Os eventos intermedirios tambm podem ser especificados pararepresentar com mais exatido os fatos que acontecem durante oprocesso. Os mais utilizados so:

Genrico

Indica algo que ocorre ou pode ocorrer dentro doprocesso;

S pode ser utilizado dentro da sequncia do fluxo;Tambm podem ser utilizados para representar os

diferentes estados do processo.Mensagem

Indica que uma mensagem pode ser enviada ourecebida;

Utilize o cone escuro se a mensagem for enviadapelo processo;

Utilize o cone claro se a mensagem for recebida

pelo processo. O processo no continua at que amensagem seja recebida.

Timer

Indica uma espera dentro do processo, ou seja, umademora;

Este tipo de evento pode ser utilizado dentro dofluxo de sequncia do processo, indicando umaespera entre as atividades;

O tempo indicado pode ser em minutos, horas, dias

etc ou pode ser uma data determinada.

Enlace

Permite conectar duas sees do processo, ou seja,atua como conector entre pginas de umdiagrama.

Figura 18 - especificao de eventos intermedirios


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O evento intermedirio Genricoindica algo que ocorre ou podeocorrer dentro do processo e s pode ser utilizado dentro da sequnciado fluxo. Tambm pode ser utilizado para representar os diferentesestados do processo.

Figura 19 - evento intermedirio Genrico

O evento intermedirio Mensagem indica que uma mensagempode ser enviada ou recebida. Quando utilizado dentro do fluxo doprocesso pode ser elemento de recepo (cone claro) ou de envio demensagem (cone escuro).

Figura 20 - evento intermedirio Mensagem


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O evento intermedirio Timerpode ser utilizado dentro do fluxodo processo para indicar um tempo de espera entre as atividades.

O tempo indicado pode ser em minutos, horas, dias:

Figura 21 - evento intermedirio Timer com prazo

Ou pode ser uma data determinada:

Figura 22 - evento intermedirio Timer com data determinada


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O evento intermedirio Link (Enlace) permite conectar duaspartes do processo, ou seja, atua como conector entre pginas de umdesenho.

Figura 23 - evento intermedirio Link (Enlace)

3 Gateways

Os gatewaysso elementos utilizados para controlar os pontos dedivergncia e convergncia do fluxo, tais como as decises, as aes emparalelo e os pontos de sincronizao do fluxo. Os gateways so

representados por losangos. As anotaes no interior do losango indicamo tipo e o comportamento dogateway.

Figura 24 - gateway


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Vejamos a utilizao dos Gatewayscomo elementos de divergnciae de convergncia do fluxo, atuando como pontos de deciso ou decentralizao:

Figura 25 - gateway como ponto de

divergncia

Se vrios caminhos saem dogateway, ele estse comportando como ponto de divergncia!

Figura 26 - gateway como ponto deconvergncia

Se mais de um fluxo chega a umgatewaye sum fluxo de sequncia sai dele, ele est se

comportando como ponto de convergncia!

H vrios tipos de gateways, identificados pelo cone no seuinterior:

ou

Gateway Exclusivo

Gateway Baseado em Eventos

Gateway Paralelo

Gateway Inclusivo

Gateway Complexo

Figura 27 - tipos de gateways


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O Gateway Exclusivo baseado em Eventos representa um pontodo processo em que a deciso ser tomada com base em um evento. Nesteexemplo, temos dois possveis eventos: que o cliente entregue osdocumentos no prazo estabelecido ou que no os entregue e o prazo de 5dias expire

O primeiro evento que ocorrer determina o caminho do fluxo:

.

se o cliente trouxer os documentos antes dos 5 dias, o fluxocontinua para Verificar documentos;

se o cliente no trouxer os documentos antes dos 5 dias, o fluxocontinua em Contatar o cliente.

Vamos supor que o cliente no entregue os documentos. Neste casoa expirao do prazo de 5 dias vai ocorrer e o fluxo do processoprosseguir para a atividade contactar o cliente!

Figura 31 - exemplo de gateway baseado em eventos

Observe que no possvel saber de antemo (ou com base emdados de uma atividade anterior) se o cliente vai entregar os documentosou no, por isso se usa umgatewaybaseado em eventos.


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O GatewayInclusivo utilizado quando, em um ponto do fluxo, soativados um ou mais caminhos, dentre vrios disponveis. No exemplo daagncia de viagens a seguir, podemos ver que, dependendo de cadacliente, pode-se seguir um ou mais caminhos.

Figura 34 - exemplo de utilizao de gatewayinclusivo


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5. Categoria Swimlanes: Pools, Lanes, Mil est ones

A categoria Swimlanes, composta de Pools e Lanes, usada parasubdividir o processo de acordo com os diferentes participantesenvolvidos no processo de trabalho. Exemplos de participantes: clientes,empresas, fornecedores, unidades organizacionais, papisdesempenhados por servidores.

Veja abaixo os tipos de figuras bsicas da categoria swimlanes:

SW IML ANE S UTIL IZAO

Pool Contm o processo de trabalho.

Lane uma partio horizontal dentro doprocesso. Geralmente utilizado paraseparar as atividades a cargo de cadaresponsvel.

Fase ou Milestone Criam parties na sequncia do processo.Geralmente utilizado para indicar fasesdentro do processo ou perodos de tempodemarcados (Ex: AnoBase, AnoBase+1).

Figura 35 - swimlanes do BPMN

Swimlanes:so utilizados

para organizar as atividades

do fluxo em diferentes

categorias visuais que

representam reas

funcionais, papis,responsabilidades,

entidades ou at outros

processos.


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Pools

Agora vamos conhecer os Pools. Um pool um continer de umnico processo. No exemplo abaixo, o processo de trabalho Atendimentoa reclamaes est contido em umpool. O nome dopooldeve ser o nomedo processo.

Figura 36 - exemplo de pool

Um mapa pode conter vrios processos de trabalho, o que significaque pode conter vriospools. Se um mapa s contiver um nicopool, seudesenho ser opcional.

O BPMN prope 3 formas de utilizao depoolsno mapeamento deprocessos:

Figura 37 - formas de utilizao de pools no mapeamento de processos

Pool: contm um

processo de trabalho.

Pode conter lanes.


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Processo de Negcios Interno (Privado)

No exemplo a seguir podemos visualizar um processo de trabalhointerno (privado), onde se desenha o processo em detalhe, permitindovisualizar passo a passo cada uma das suas atividades.

Figura 38 - exemplo de Processo de Negcios Interno (Privado)

At aqui tudo entendido? Percebeu que no desenho acima o

processo de trabalho de Solicitao de frias pertence `a entidade queest promovendo o mapeamento? Neste caso, temos condies dedescobrir as atividades e o fluxo de execuo do processo de trabalho.

Nem sempre assim. Em alguns casos, o processo de trabalhorecebe ou envia insumos para outras entidades, fora do nosso controle oudo nosso escopo de mapeamento.

Como mapear essa situao?

Nada de tentar adivinhar como ele funciona! Simplesmente,consideramos que o trabalho executado pela entidade fora do nosso

escopo um processo externo. Vamos indicar sua existncia semdetalh-lo! Para isso utilizamos o chamado processo de negcio abstratoou pblico.


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Processo de Negcios Abstrato (Pblico)

Desenhado simplesmente por um pool vazio, nele somente sorepresentados os pontos de contato entre o processo interno com oexterno.

No exemplo a seguir, o processo externo est representado pelo pool

fornecedor, onde no esto detalhadas atividades do seu processo.

Figura 39 - exemplo de Processo de Negcios Abstrato (Pblico)

Em outros casos temos processos de trabalho que ultrapassam asfronteiras entre duas entidades, mas temos condies e interesse emmostrar os detalhes do trabalho de ambos. Para isso, utilizamos ochamado processo de negcios colaborativo.

Veja o exemplo anterior e imagine que podemos mapear o processode trabalho do fornecedor!


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Processo de Negcios Colaborativo

Neste diagrama podemos observar um exemplo de processocolaborativo, onde se demonstra a interao entre um processo interno(compras) e um processo externo ao negcio.

Figura 40 - exemplo de Processo de Negcios Colaborativo

A diferena em relao ao formato anterior que neste caso sedesenham algumas atividades do processo externo, que o processo dofornecedor.


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Lane

uma subdiviso de um pool, normalmente representando umarea organizacional ou um papel desempenhado por um servidor.

Figura 41 - exemplo de lanes: solicitante, chefia, RH

Os fluxos de sequncia (flechas que ligam atividades, eventos,gateways) podem cruzar livremente os limites de cada laneem umpool.

A apresentao em lanes ajuda muito a produzir um desenho defcil entendimento e que explicita realmente o caminho que o fluxo doprocesso de trabalho percorre.

Os pontos em que o fluxo

de trabalho cruza de uma

lanepara outra devem ser

vistos com ateno, pois

representam fronteiras

entre responsabilidades e

apresentam potencial para

atrasos ou erros.


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Fase ouMilestone

uma subdiviso de um pool, normalmente representando umafase do processo ou um perdo de tempo determinado.

Figura 42 - exemplo de fases ou Milestones


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4. Categoria Artefatos: objeto de dados, anotao,grupos

O BPMN estabelece um conjunto de figuras com o fim deproporcionar informaes complementares acerca do processo. Essasfiguras esto classificadas na categoria Artefatos.

O BPMN prov 3 tipos de figuras bsicas como artefatos:

ARTEF ATOS UTILIZAO

Objetos de Dados Proveem informaes sobre as entradas esadas de uma atividade.

Anotaes Permitem agregar comentrios acerca doprocesso.

Grupos So mecanismos visuaisque permitemagrupar as atividades, com fins dedocumentao ou anlise.

Figura 43 - artefatos do BPMN

Os Artefatos podem ser associados diretamente s atividades ou aofluxo de sequncia utilizando o tipo de conector Associao.


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Objeto de dados

Podem ser exemplificados por formulrios, documentos, livros,manuais etc.

No exemplo abaixo podemos visualizar um objeto de dadosentrando na atividade Receber reclamao..

Figura 44 - artefato Objeto de Dados

Podemos tambm observar outro objeto de dados saindo daatividade Responder reclamao, onde a flecha da associao indica queo objeto de dadosest saindo.

Anotaes

So observaes acerca do mapa do processo de trabalho. Estaspermitem agregar informaes ao processo que se consideram relevantespara seu entendimento.

Figura 45 - artefato Anotaes


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Grupos

Grupos so apenas uma forma visual de agrupar as atividades deum pedao do mapa, com fins de documentao ou anlise, mas noafetam a sequncia do fluxo.

Neste outro diagrama podemos observar um grupo que contm as

atividades prvias ao estudo de crdito:

Figura 46 - artefato Grupo


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3. Categoria Objetos de Conexo: linha desequncia, de mensagem, de associao

Os objetos de conexo

O BPMN prov 3 tipos de figuras bsicas como objetos de conexo:

so linhas que ligam as atividades,gatewayse eventos.

O BJE TO S DE CO NE XO UTIL IZAO

Linhas de sequncia Utilizadas para conectar as figuras bsicas.

Linhas de mensagem Representam a comunicao existenteentre dois processos

Associaes Ligam os artefatos (anotaes, objetos dedados, grupos) a outros elementos domapa.

Figura 47 - objetos de conexo do BPMN

Linhas de Sequncia ou Fluxos de Sequncia

Para conectar as figuras bsicas, usamos os fluxos de sequncia.Eles representam o controle do fluxo e a sequncia dos objetos do fluxo(atividades,gatewayse eventos).

Figura 48 - fluxo de sequncia indicando que a atividade B s inicia quando a

atividade A finaliza

Linhas de Mensagem

As linhas de mensagem representam a comunicao existente entredois processos

Podemos utilizar linhas de mensagem conectadas diretamente satividades, representando os fluxos de mensagens entre dois processos

, como: requerimentos, respostas, eventos que podemmodificar o processo etc.


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internos da organizao, ou entre um processo interno e outro externo organizao, como mostramos no mapa a seguir:

Figura 49 - linhas de mensagem entre um processo interno e outro externo

Tambm pode haver linhas de mensagem conectadas diretamenteaos limites de um processo, representando os fluxos de mensagens entreum processo interno da organizao e um processo externo do tipoabstrato, como mostramos no mapa a seguir:

Figura 50 - linhas de mensagens entre um processo interno e um processo

abstrato (caixa preta)


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Sntese

No escopo de nosso estudo definimos Notao como uma escritaabreviada por meio de sinais convencionados.

Existem VRIAS notaes disponveis para desenharmos um

processo de trabalho! No TCU ns adotamos a notao grficadenominada BPMN, cujos elementos essenciais esto listados nas tabelasa seguir.

O BJE TO S DO F L UXO UTIL IZAO

Atividades Uma atividade um passo dentro doprocesso.

Eventos Permitem agregar informaes adicionaissobre o processo.

Gateways Proveem informaes sobre as entradas esadas de uma atividade.

SW IML ANE S UTIL IZAO

Pool Contm o processo de trabalho.

Lane uma partio horizontal dentro doprocesso. Geralmente utilizado paraseparar as atividades a cargo de cadaresponsvel.


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Fase ou Milestone Criam parties na sequncia do processo.Geralmente utilizado para indicar fasesdentro do processo ou perodos de tempodemarcados (Ex: AnoBase, AnoBase+1).

ARTEF ATOS UTILIZAO

Objetos de Dados Proveem informaes sobre as entradas esadas de uma atividade.

Anotaes Permitem agregar informaes adicionaissobre o processo.

Grupos So mecanismos visuais que permitemagrupar as atividades, com fins dedocumentao ou anlise.

O BJE TO S DE CO NE XO UTIL IZAO

Linhas de sequncia Utilizado para conectar as figuras bsicas.

Linhas de mensagem Representam a comunicao existenteentre dois processos

Associaes Ligam os artefatos (anotaes, objetos dedados, grupos) a outros elementos domapa.

Na prxima aula abordaremos a ferramenta adotada para mapearprocessos na notao BPMN. Vamos l?


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Referncias bibliogrficas

CHANG, James F. Business Process Management Systems. Auerbach, 2006[ISBN-10: 084932310X].

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administrao. Campus. 1987.FINGAR, Peter. Systems Thinking: The "Core" Core Competency for BPM.BPTrends. September 2005. Disponvel em:http://www.bptrends.com/publicationfiles/09-05 ART Systems Thinking- Fingar.pdf . Acesso em 10 abr. 2012.

FOLHA ON LINE.http://www1.folha.uol.com.br/equilibrioesaude/1131604-tecnica-industrial-faz-hospital-atender-mais.shtml. Acesso em 06 ago. 2012.

GOLDRATT, Eliyahu M. No sorte. Nobel. 2004.KOTTER, John P. e COHEN, Dan S. O corao de Mudana. Editora Campus.2005.

GORMAN, Tim. The Complete Idiot's Guide to MBA Basics, 2nd Edition.Alpha, 2003 [ISBN-10: 0028644492].

HALL, John. Overview of OMG Business Motivation Model: Core Concepts.Disponvel em: http://www.omg.org/oceb/BMM_Overview-Core_Concepts_%5b081208%5d.pdf. Acesso em 10 abr. 2012.

MACIEIRA, Maria Elisa; MARANHO, Mauriti. O processo nosso de cadadia. Qualitymark. 2008.

MADISON, Daniel J. Becoming A Process-Focused Organization. BPMInstitute. 2007. Disponvel em:http://www.bpminstitute.org/articles/article/article/becoming-a-process-focused-organization.html. Acesso em 10 abr. 2012.

OMG. Business Process Model Notation (BPMN) 1.1. Release date:January 2008. Normative. OMG document number: formal/2008-01-17.

Disponvel em: http://www.omg.org/spec/BPMN/1.1/PDF. Acesso em10 abr. 2012.

OULD, Martyn. Business Process Management: A Rigorous Approach.Meghan-Kiffer, 2005 [ISBN-10: 0929652274].

SIEGEL, Jon, Ph.D. Definition of Business Process: In OMGs OCEBCertification Program, What is the Definition of Business Process? AnOCEB Certification Program White Paper, By Jon Siegel, Ph.D., VicePresident, Technology Transfer, Object Management Group With muchhelp from the OCEB examination authors. May, 2008. Disponvel em:

http://www.omg.org/oceb/defbusinessprocess.htm. Acesso em 10 abr.2012.


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INSTITUTO SERZEDELLO CORRA

CURSO DE MAPEAMENTO

DE PROCESSOS DE TRABALHO

COM BPMN E BIZAGI

Aula 3

Ferramenta Bizagi para mapeamento de processos detrabalho

JANEIRO, 2013


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Aula 3 - Ferramenta Bizagi para mapeamento de processos de trabalho 2





CONTEUDISTA






PROJETO GRFICO



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Aula 3 Ferramenta Bizagi para mapeamento

de processos de trabalho

O que o Bizagi?

Como instalar o Bizagi?

Como utilizar o Bizagi?

As questes acima explicitam o contedo que ser abordado emnossa aula.

Para facilitar o estudo, esta aula est organizada da seguinteforma:

AULA 3 FERRAMENTA BIZAGI PARA MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE TRABALHO ------------ 3

1.VISO GERAL DO BIZAGI PROCESS MODELER ----------------------------------------------------------------------------- 42.COMO INICIAR O MAPEAMENTO? -------------------------------------------------------------------------------------------- 63.COMO DETALHAR SUBPROCESSOS? --------------------------------------------------------------------------------------- 114.COMO EXCLUIR ELEMENTOS NO MAPA? ---------------------------------------------------------------------------------- 135.COMO EXPORTAR O MAPA? ------------------------------------------------------------------------------------------------ 146.REGRAS DE UTILIZAO DO BIZAGI --------------------------------------------------------------------------------------- 167.COMO INSTALAR? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 168.ONDE ARMAZENAR O MAPA? ----------------------------------------------------------------------------------------------- 17

9.COMO PUBLICAR O MAPA? -------------------------------------------------------------------------------------------------- 17SNTESE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ------------------------------------------------------------------------------------------------ 21

Ao final desta aula, esperamos que voc tenha condies de:

Reconhecer o Bizagi como ferramenta de mapeamento deprocessos de trabalho utilizada no TCU;

Conhecer o trmite para instalar o Bizagi;

Utilizar o Bizagi para desenhar um processo de trabalho;

Identificar as regras para armazenar e publicar processos detrabalho desenhados no Bizagi.



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1 . Viso geral do Bizagi Process Modeler

Bizagi a soluo lder em BPM, o que abrange tanto omapeamento de processos de trabalho quanto a automaode processos a partir do mapeamento.

O Bizagi oferece dois produtos complementaresdisponveis para download: Process Modeler e BPM Suite.Process Modeler utilizado para desenhar e documentarprocessos de trabalho e BPM Suite, para executar eautomatizar processos (workflows).

Figura 1 - Bizagi oferece 2 produtos complementares: Process Modeler e BPM Suite

No escopo deste curso utilizaremos apenas o BizagiProcess Modelerpara mapeamento e melhoria de processosde trabalho. Chamaremos daqui em diante de Desenhadorde Processos Bizagi, ou simplesmente Bizagi, ok?

O Desenhador de Processos Bizagi permite aosusurios desenhar, documentar e compartilhar seusprocessos de trabalho usando a notao BPMN (BusinessProcess Management Notation), um padro mundial demapao que permite desenhar processos, dos mais simplesaos complexos, tornando-os inteligveis para equipesmultidisciplinares.


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No Bizagi h um conjunto de menus que apresentamas funcionalidades da ferramenta. A tela principal dodesenhador est dividida em quatro sees:

Figura 2 - conjunto de menus que apresentam as funcionalidades da ferramenta Bizagi

1)

Menu Principal: esta rea permite criar um novomapa, abrir um mapa existente, salvar o mapa que

est sendo editado e imprimir o mapa.

2) Figuras: esta barra contm as figuras definidas pelanotao BPMN para modelar o processo de

trabalho.

3)

Menu do Desenhador de Processos: este menucontm as opes de Inicio (Home), Formato

(Format), Vista (View), Exportar/Importar (Export /

Import) e Ferramentas (Tools).

4)

rea de Trabalho (Work Area): rea onde oprocesso desenhado.
http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Archivo:Modeling_the_Process8_Image0011.jpg


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2 . Como iniciar o mapeamento?

O primeiro passo para fazer um mapa de processos de

trabalho no Bizagi iniciar o software! Automaticamente oprograma apresenta a tela com um pool em branco, com onome padro Process1.

Figura 3 - automaticamente o Bizagi apresenta a tela com um pool em branco

Como vamos iniciar um novo desenho de umprocesso, partiremos deste ponto. No caso de querermosreabrir o arquivo de um mapa j desenhado, basta escolher aopo de abrir arquivo, no menu principal.

Clicando com o boto direito sobre uma figura coladana rea de trabalho possvel modificar suas propriedades,tais como nome e descrio.

Para saber mais...

Assista ao video que

demonstra como utilizar

o Bizagi clicandoaqui.
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagihttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagihttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagihttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagi


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Para utilizar quaisquer das figuras da paleta dedesenho, basta clicar nela, arrastar e soltar a figura no pontoonde deseja coloc-la.

Figura 4 - para utilizar quaisquer das figuras da paleta de desenho, basta clicar nela, arrastar e soltar a

figura

Nota: Cada figura possui uma descrio conceitualfornecida pelo software. Para v-la, posicione o ponteiro domouse sobre a figura e aguarde 1 segundo.


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No caso de necessitar incluir no mapa uma figura comespecificao de tipo voc observar que elas no aparecemna paleta, mas fazem parte do menu de figuras. Utilize a flechapara mostrar os tipos especiais e selecione a figura desejada.

Observao:No canto superior direito h uma opodenominada Mode (Modo). Esta opo permite ao usuriomostrar ou ocultar os tipos especiais das figuras na paleta dedesenho. Core habilitar somente as figuras bsicas deBPMN. Extended habilitar todas as figuras com seus tiposespeciais.

Figura 5 - utilize a flecha para mostrar os tipos especiais de figuras na paleta

As figuras, aps terem sido colocadas na rea dedesenho, apresentam o "menu circular", que permite

selecionar novas figuras e conect-las automaticamente figura atual.

Figura 6 - quando

clicamos sobre uma

figura, um halo

translcido aparece

com os cones das

figuras que esto

disponveis para ser

conectadas

Figura 7 - clique sobre o cone da

figura desejada, arraste-o e solte-o

no local onde ela deve ser criadaFigura 8 a nova figura criada junto

com o fluxo de sequncia que conduz a

ela


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Tambm possvel trocar o tipo de cada figura nomapa. Clique sobre ela com o boto direito do mouse eescolha a opo de definio de tipo.

Figura 9 - possvel trocar o tipo de cada figura no mapa

Dependendo da figura que se est editando, diversasopes de aes estaro disponveis. Para ver todas as opesde cada figura, clique com o boto direito do mouse sobre ela.

Figura 10 - dependendo da figura que se est editando, diversas opes de aes estaro disponveis

Para saber mais...

Assista ao video que

demonstra como utilizar

o Bizagi clicandoaqui.
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagihttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagihttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagihttp://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/Tutorial_bizagi


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As principais opes so:

Edit Text: habilita o texto da figura para sereditado.

Attachments:cada figura pode conter arquivosadjuntos que sero mostrados quando o usurioclicar novamente nesta opo.

Transform to Subprocess: transforma a figurado tipo atividade na figura do tipo subprocesso.Veja abaixo como trabalhar com ossubprocessos.

Loop Type: indica que trata-se de uma atividaderepetitiva.

Task Type: troca o tipo de tarefa entre asopes possveis para cada famlia de figuras.

Attach Event: permite juntar um evento borda da tarefa. Serve para indicar eventos deexceo, tais como eventos de erro.

Properties:abre uma window de edio, onde possvel editar a descrio e outraspropriedades.

Figura 11 - properties: abre uma window de ed

Curso Mapeamento BPMN Bizagi Total

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