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ÍNDICE

A Empresa

O Auxiliar de Escritório

Comunicação Organizacional

Liderança e Capacidade Empreendedora

Arquivo do Auxiliar de Escritório

Marketing Pessoal

Correspondências Comerciais

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A EMPRESA

Empresa é uma forma de organização que desenvolve determinada atividade, visando obter lucro.

Algumas empresas produzem bens, por exemplo, as indústrias de alimentos, de roupas, de automóveis, etc.

Outras empresas prestam serviços, por exemplo, bancos, transportadoras, agências de turismo, etc.

Outras, ainda, compram e vendem mercadorias: são as empresas comerciais, como as lojas,

supermercados, etc.

O QUE É PESSOA FÍSICA E PESSOA JURÍDICA

Pessoa Física é o indivíduo ao qual o Estado, através de leis, assegura e estabelece obrigações.

É o ser humano, isto é, a pessoa natural que surge com o nascimento e desaparece com a morte.

Pessoa Jurídica é uma associação ou sociedade juridicamente constituída, com direitos e deveres

próprios, distintos dos direitos e deveres das pessoas que a formaram. É a coletividade de indivíduos cuja

existência é protegida pela lei, com personalidade própria e independente dos membros que foram capazes de ter

direitos e obrigações. Perante a lei, as empresas são consideradas pessoas jurídicas.

CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

1- Classificação em Função do porte: Esta classificação obedece a vários critérios tais como: ramos de

atividade, número de empregados, faturamento, capital e etc. um critério muito utilizado é classificar as empresas

de acordo com o número de empregados.

Micro - de O a 9 empregados

Pequena - de 10 a 99 empregados

Média - de 100 a 500 empregados

Grande - mais de 500 empregados

2- Classificação em função da nacionalidade e de propriedade das empresas.

Nacionais: Seus proprietários ou acionistas são do país em que elas se localizam.

Multinacionais: Localizadas em dois ou mais países e constituídas por acionistas desses países.

3- Classificação por ramo de atividade:

Empresas extrativas: Extraem recursos Minerais, caça, pesca, madeira, minério,...

Empresas Agropecuárias: Cultivam Vegetais e criam animais, a finalidade é a obtenção de alimentos e

matérias primas para a indústria.

ORGANIZAÇÃO INTERNA DA EMPRESA:

Boa estrutura e planejamento adequado são dois elementos básicos para que as empresas alcancem seus

objetivos e colham bons resultados. Para facilitar e melhor organizar a fase de execução de serviços, seus

escritórios são divididos em departamentos, seções e setores.

Cada uma dessas divisões tem responsabilidades próprias, pessoal adequado e tarefas definidas.

Todas essas divisões direcionam seu trabalho de acordo com o objetivo geral da empresa.

EMPRESA é uma forma de organização que produz bens, presta serviços ou

pratica o comércio, visando obter lucros.

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Alguns exemplos são:

- Departamento Administrativo: localiza-se nesta divisão o Setor de Pessoal, que cuida do recrutamento,

seleção, admissão e demissão dos empregados.

- Departamento Financeiro: neste departamento está situado o Setor de Contabilidade, responsável pelo

controle de todos os documentos que representam os dados financeiros e contábeis da empresa.

- Departamento Comercial: situa-se nesta divisão da empresa o Setor de Compras, que é o responsável

pela aquisição das mercadorias necessárias ao consumo interno ou à manutenção dos estoques.

ORGANOGRAMA DA EMPRESA

Há uma forma própria de representar, graficamente, a comunicação e a distribuição de várias divisões de

uma empresa. Essa forma é chamada de organograma.

EXEMPLO DE ORGANOGRAMA DE EMPRESA COMERCIAL:

É importante conhecer o organograma da empresa em que se trabalha, pois, ele serve de “guia” para

todos os funcionários, uma vez que mostra a sua departamentalização, ou seja, a divisão em departamentos,

seções e setores. O domínio de tais informações facilita a comunicação no âmbito interno e externo da empresa.

Orientando-se pelo organograma, a (o) secretária (o) pode manter a indispensável formalidade hierárquica ao

dirigir-se aos membros da chefia.

ORGANIZAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO:

DIRETORIA

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

DEPARTAMENTO

FINANCEIRO

SETOR DE ARQUIVO E

CORRESPONDÊNCIA

SETOR DE

PESSOAL

SETOR DE

COMPRAS

SETOR DE

VENDAS

SETOR DE

ESTOQUE

SETOR DE COBRANÇA

E FATURAMENTO

SETOR DE

CONTAS A PAGAR

SETOR DE

TESOURARIA

SETOR DE

CONTABILIDADE

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É indispensável o cuidado que se deve tomar quanto ao ambiente de trabalho. Deve-se tomar certos

cuidados quanto a objetos, ordem e aparência do local aonde vai se passar boa parte do tempo durante o

expediente de trabalho. A seguir, observe algumas orientações:

1 – Arejamento do escritório: as janelas devem ser abertas e as cortinas afastadas para renovar o ar. Devem ser

tomadas precauções a fim de evitar que papéis, porventura existentes sobre as mesas, se percam. No caso de

haver condicionador de ar, tenha sempre certeza de que o aparelho está em ótimas condições de funcionamento.

2 – Inspeção da limpeza e arrumação das coisas: verificar se o pessoal responsável pela limpeza está

executando corretamente os serviços, realizando a tarefa de retirar o pó dos móveis e demais objetos existentes,

bem como a limpeza de cinzeiros e cestos de papel. Verifique, ainda, se a sala das visitas encontra-se com jornais

e revistas atualizados.

3 – Cuidado com as plantas: caso existam vasos no escritório, verificar se necessitam de água, adubo e terra.

4 – Ordem no local de trabalho do chefe: verificar se tudo está em ordem – cinzeiros limpos, papéis

organizados, lápis e canetas prontos para serem utilizados, frigobar abastecido, clipes, grampos e elásticos

disponíveis e de fácil acesso, etc.

5 – Ordem no local de trabalho da secretária: organizar a mesa, colocando sobre ela apenas o necessário:

blocos, canetas, agendas, calendário, telefone, para que seu trabalho possa ser realizado sem interrupções. Os

demais materiais devem ser guardados em local de fácil acesso.

6 – Os instrumentos auxiliares de trabalho dever ficar acessíveis: listas telefônicas, guias da cidade, código de

endereço postal, caderneta de endereços, etc.

COMO ANOTAR RECADOS:

Para que o atendimento seja feito com qualidade é necessário anotar os recados com rapidez e eficiência,

cuidando de mínimos detalhes importantes. Um recado corretamente anotado deve conter o seguinte:

Recado simples:

Nome da pessoa que procurou a empresa

Nome da empresa que ela representa

Assunto

Número de um telefone para contato

Recado detalhado:

Nome do Destinatário

Número e data do recado

Nome do Emissor do recado

Nome da Empresa do Emissor

Horário e referências do recado

Assunto

Nome do Receptor do recado (AUXILIAR)

Nas papelarias existem diferentes tipos de blocos para recados telefônicos. Eles são muito práticos e

facilitam a tarefa de anotar um recado com eficiência. A secretária poderá adotar o que achar mais conveniente e

funcional.

Nomes e endereços devem ser anotados cuidadosamente e sem abreviaturas, de preferência, deve-se

pedir para que sejam soletrados. No caso de endereços sem números para localização, deve-se escrever vários

detalhes para facilitar a localização, como: cor, ponto de referência, placas com alguns dizeres, etc.

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Haverá mais rapidez e eficiência se você aplicar estas orientações do que se preferir confiar em sua

memória. É uma tragédia o fato de um secretário ou secretária não conseguir transmitir com precisão um recado

ao seu chefe. Alguns, por não anotarem corretamente os recados, não conseguem lembrar o nome da pessoa que

ligou, o assunto que desejava tratar, ou simplesmente esquecem de transmitir os recados aos destinatários. Isto

impressiona mal e denota falta de maior habilidade profissional.

Em tese, seria assim: se um funcionário não consegue transmitir um recado com eficiência, como poderá

crescer e se desenvolver dentro da empresa? É mais difícil anotar um simples recado do que gerenciar um setor,

por exemplo?

Portanto, da próxima vez que você precisar anotar um recado, lembre-se de seguir os passos necessários

para não falhar nesta importante tarefa inerente à sua função. Existem, talvez, milhares de pessoas desejando

ardentemente ocupar o seu lugar!

DOCUMENTOS QUE O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO MANUSEIA:

1. CHEQUE:

Trata-se de uma documentação padronizada, que serve para fazer pagamentos ou retirar dinheiro,

embora, em geral, não possua as mesmas garantias do dinheiro.

A pessoa responsável por assinar o cheque é denominada “emitente”. Diz-se que ela o emite contra um

banco porque este deve pagar o cheque á pessoa que o apresentar ao caixa.

Os cheques recebem diferentes denominações, de acordo com a forma com que são preenchidos e

conforme a garantia que apresentam. Assim, temos os seguintes:

CHEQUE AO PORTADOR:

CHEQUE NOMINAL:

CHEQUE é uma forma de pagamento á vista,

emitido contra um banco em que se tenha conta

corrente.

Qualquer pessoa que o apresentar ao caixa do banco

poderá retirar o dinheiro.

É aquele em que consta o nome da pessoa que deve

recebê-lo. O banco só pagará a essa pessoa mediante

identificação. Mas, se essa pessoa assinar no verso do

cheque, ou seja, endossá-lo, poderá retirá-lo, desde

que seja identificada assinatura do endossante.

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CHEQUE CRUZADO:

CHEQUE VISADO:

CHEQUE ESPECIAL:

CHEQUE AVULSO:

Este é riscado com dois traços paralelos

transversais. Quando isto ocorre, indica que a

pessoa que irá retirar o dinheiro, deverá depositá-lo

em sua conta bancária, pois só o banco poderá

cobrá-lo. Se o cruzamento levar o nome de um

banco, somente nesse banco poderá ser depositado.

É aquele que recebe um visto do banco. Este visto

garante que a pessoa que o emitiu tem dinheiro

suficiente na conta para “cobrir” o cheque.

Geralmente, isto ocorre quando a quantia em

dinheiro é grande, ou quando o cheque for de

outra cidade.

É aquele em que o banco garante o pagamento até

um certo limite. A pessoa que emite um cheque

especial tem um cartão de identificação que

determina o limite garantido pelo banco.

É um cheque nominal, emitido por qualquer pessoa, a

pedido de qualquer pessoa interessada em sacar o

dinheiro de sua conta diretamente no caixa.

Para que um cheque seja válido, é necessário que o

mesmo seja preenchido corretamente e sem conter

nenhuma rasura.

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DADOS QUE DEVEM CONTER NUM CHEQUE DEVIDAMENTE PREENCHIDO:

VALOR DO CHEQUE EM ALGARISMOS

VALOR DO CHEQUE POR ESTENSO

NOME DO PORTADOR, PODENDO DEIXAR ESSE ESPAÇO EM BRANCO

NOME DA CIDADE ONDE O CHEQUE FOI EMITIDO

DIA, MÊS E ANO DA EMISSÃO DO CHEQUE

ASSINATURA DA PESSOA QUE EMITIU O CHEQUE

ATENÇÃO:

2. NOTA PROMISSÓRIA:

Para que uma nota promissória tenha validade oficial, deverá estar totalmente preenchida e assinada.

A nota promissória pode ser feita em diferentes ocasiões, tais como: empréstimo de banco,

financiamentos, créditos em lojas, compras de produtos de pessoa física, etc.

Um cheque bem preenchido deve conter todos os dados acima

solicitados, não conter rasuras ou correções e conter traços que

ocupem os espaços não preenchidos inteiramente. Aconselha-se

que “um” e “três”, quando usados no início da expressão por

extenso, sejam escritos desta maneira: “hum” e “treis”. Isto irá

evitar que sejam alterados para “cem” e "treze” ou “trezentos”

Campo Banco Agência Conta Cheque

333 237 9951 0005840 – 6 001824

Pague por este Cheque a quantia de --------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- centavos acima

a ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------ ou á sua ordem

B R A D E S C O __________________, ____de___________de____04

São Paulo – SP

Av. Ipiranga, 106 – Centro ---------------------------------------------------------------

Alfredo Matos dos Anjos Nascimento Lira

CPF: 234.345.456 – 00

R$

NOTA PROMISSÓRIA é um documento que

representa uma promessa de pagamento futura feita

pelo devedor ao credor.

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A empresa que vende ou o banco que empresta emite a nota promissória, que deve ser aceita, isto é,

assinada pela pessoa que comprou ou emprestou.

DADOS DE UMA NOTA PROMISSÓRIA:

NÚMERO DA NOTA PROMISSÓRIA

DATA DO VENCIMENTO POR ESTENSO

DATA DO VENCIMENTO EM ALGARISMOS

VALOR DA NOTA EM ALGARISMOS

VALOR DA NOTA POR EXTENSO

NOME DA PESSOA QUE DEVERÁ RECEBER O DINHEIRO E CPF OU CNPJ

NOME DO DEVEDOR E CPF OU CNPJ

ENDEREÇO DO DEVEDOR

LUGAR ONDE A NOTA DEVERÁ SER PAGA

ASSINATURA DO DEVEDOR

LOCAL E DATA DA EMISSÃO DA NOTA

AVALISTAS ( quando necessário )

Uma nota promissória será válida se for preenchida corretamente e não conter nenhuma rasura ou

alteração na forma de preenchimento.

Quando o devedor paga o valor da nota promissória, esta deve ser entregue para ele imediatamente para

que sirva de comprovante de pagamento.

Modelo de nota promissória:

Vencimento______de____________de______

Ao(s)................................................................................................................................................

.............................................................. Pagar..... por esta única via de NOTA PROMISSÓRIA

a ................................................................... CPF / CNPJ............... ou á sua ordem, a quantia de

em moeda corrente deste país.

Pagável em ............................................................... .......................................................

Emitente ................................................................... LOCAL E DATA

CPF / CNPJ .............................................................

END........................................................................... ................................................................

ASSINATURA

Nº

R$

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3. RECIBO

Um recibo preenchido corretamente deve conter o seguinte:

NÚMERO DO RECIBO

VALOR DO RECIBO EM ALGARISMO

NOME DA PESSOA QUE EFETUOU O PAGAMENTO

ENDEREÇO DA PESSOA QUE EFETUOU O PAGAMENTO

VALOR DO RECIBO EM ALGARISMO

A QUE SE REFERE O PAGAMENTO

NOME DA PESSOA QUE RECEBEU O DINHEIRO

ENDEREÇO DA PESSOA QUE RECEBEU O DINHEIRO

CPF / RG OU CNPJ DA PESSOA QUE RECEBEU O DINHEIRO

LOCAL E DATA DA EMISSÃO DO RECIBO

ASSINATURA DE QUEM RECEBEU O DINHEIRO

MODELO DE RECIBO:

RECIBO

RECIBO é um documento onde uma pessoa declara ter recebido

determinada quantia.

RECIBO é um documento onde a pessoa declara ter recebido

determinada quantia. É uma prova de pagamento e é emitido pela

pessoa ou empresa a quem se está pagando determinada dívida. Do

mesmo modo, os bancos devem dar recibos de depósitos ao cliente que

está depositando dinheiro ou cheque.

RECEBI(EMOS) DE_________________________________________________________________________

ENDEREÇO_______________________________________________________________________________

A IMPORTANCIA DE _______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

REFERENTE A_____________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

Nº R$

NOME EMITENTE

ENDEREÇO

CPF/RG/CNPJ

DATA

ASSINATURA

CHEQUE AGENCIA BANCO

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04. NOTA FISCAL

NOTAS FISCAIS

É um documento que o vendedor emite por ocasião, para acompanhar a mercadoria e servir como prova

de que a compra foi realizada, e também para fins de fiscalização. A sua emissão é obrigatória, por exigência de

lei. É importante notar que NFs sempre originam de dois tipos de transação: venda de mercadorias ou prestação

de um serviço.

As notas fiscais, por exigência legal, têm, de acordo com sua finalidade, a determinação mínima do

número de vias. As empresas podem acrescentar quantas vias acharem necessárias para efeito de controle

interno, tais como: faturamento, livros fiscais, estatísticas, contabilidade, etc.

TIPOS DE NFs

Os diversos tipos de notas fiscais variam de acordo com as características da venda, obedecendo à

legislação, sendo que as diferenças entre várias séries são mínimas. O fim a que se destina a Nota Fiscal, está

implícito na letra que vem logo abaixo do número e que é conhecido como a série da nota fiscal. Cada série pode

possuir tantas sub-séries (estas representadas por números) quantas a empresa julgar conveniente.

1. VENDA A COMERCIANTE OU INDUSTRIAL, COM IPI, DENTRO DO ESTADO: SÉRIE A.

Remessa de produtos de uma indústria para um comprador, comerciante ou particular, instalado ou

residente no mesmo estado.

Cálculo IPI

Nesta série existem duas colunas estreitas com a "Classificação: Posição e Sub-posição", representadas

por algarismos que variam de acordo com a extensa tabelam organizadas pelo Ministério da Fazenda. A posição e

sub-posição do produto é que vai determinar qual alíquota (percentual) devida ao IPI. Tanto a alíquota quanto o

valor devido ao IPI possuem colunas próprias, do lado direito da Nota Fiscal.

Cálculo do ICMS

Nas notas fiscal série A ou série C, ambas sujeitas ao IPI, o ICMS (imposto sobre circulação de

mercadorias) é calculado somente sobre o valor das mercadorias, e não sobre o total da Nota (que inclui IPI). A

alíquota do ICMS é variável. No caso de remessa de mercadoria de indústria para empresa ou particular, dentro do

mesmo estado, alíquota do ICMS é de 18%.

2. VENDA A COMERCIANTE OU INDUSTRIAL, SEM IPI, DENTRO DO ESTADO: SÉRIE B.

Esta série é utilizada em:

a- Venda de mercadorias a comércio. Utilizadas na venda de atacadistas para varejistas. Esta série não

possui espaços para a classificação, a alíquota e o valor do IPI, pois somente as indústrias pagam este imposto.

b- Venda de mercadoria ao consumidor. Utilizada nas vendas a prazo de mercadorias em geral,

mercadorias a entregar, mesmo à vista, pois outra série (D) habitualmente não consta o nome, nem

endereço do comprador.

3. VENDA A COMERCIANTE OU INDUSTRIAL, FORA DO ESTADO: SÉRIE C.

Idêntica a serie A, sendo que a grande diferença está na sua finalidade, que é a remessa de mercadorias

de um estado para outro, de indústria para comércio ou particular.

4. VENDA A CONSUMIDOR: SERIE D

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Sua finalidade é de vendas a consumidores e é utilizada em todas as vendas à vista. Nos pequenos

comércios, quitandas, bares, restaurantes, etc. existe nota fiscal simplificada constando somente à data e o

valor.

5. NOTA FISCAL DE ENTRADA: SERIE E

Sua finalidade é dar cobertura às mercadorias adquiridas de leilões, de particulares (usadas), de sucatas,

etc.

6. NOTA FISCAL DE PRODUTOR: NÃO É SERIADA

7. NOTA FISCAL SÉRIE ÚNICA

Nota fiscal sem distinção de sub-série. Deve constar a designação "série única". Substitui todos os tipos

acima.

Obs.: os valores aqui citados, estão sujeitos à mudanças de acordo com o que a lei determinar.

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O AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

Com a globalização e as informações chegando até nos de forma veloz e sem precedentes, necessitamos

de aprendizado e aperfeiçoamento contínuos.

Os requisitos valorizados pelas empresas para caracterizar o perfil de um (a) AUXILIAR eficiente neste inicio de

milênio compreendem desde a boa aparência, elegância no falar e no vestir, conhecimento dos serviços

administrativos, domínio de equipamentos e programas com alta tecnologia (informática-internet,intranet), até o

domínio do idioma pátrio (às vezes de uma segunda língua), versatilidade funcional, conhecimentos gerais e

específicos da profissão e um grau satisfatório de capacidade e adquirir e processar novas informações. Dessa

maneira, alcançar o êxito pretendido dependerá unicamente do trabalho e esforço despendido e dos

conhecimentos adquiridos para o desempenho dam função.

Esta apostila servirá com instrumento norteador para o alcance de seus objetivos nas diversas áreas se atuação.

O presente trabalho deverá ser útil no dia- a –dia , e nas atividades de quem já trabalha como AUXILIAR DE

ESCRITÓRIO ou que pretende percorrer novos rumos no universo profissional.

O (A) AUXILIAR DOS NOVOS TEMPOS

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO exerce hoje o papel de Assistente Executiva e como tal deve estar alerta ao

fenômeno causador de mudanças de pensamento e comportamento na sociedade atua: a globalização. Este

fenômeno desencadeou a Terceira Revolução Industrial ou a Revolução Digital, baseada na tecnologia da

informação, transformando as relações de trabalho e tornando mais complexos os papeis destinados a cada um

nas organizações

A empresa moderna está no meio da Revolução Digital. Se ela não estiver conectada com o mundo, estará fadada

a desaparecer.

Do ponto de vista social, pode-se afirmar que impossível não se globalizar.O mundo hoje está sintonizado e

interligado via rádio, revista, jornal e Internet. A imagens, sons, enfim, a comunicação estimula os questionamentos

nos indivíduos, com relação aos valores e crenças, quanto as mudanças de comportamento. Assim como as

empresas, as carreira vem e vão com as mudanças.

Do ponto de vista econômico, a globalização significa um mundo sem fronteiras. As empresas compram matéria-

prima em qualquer lugar do mundo, e fabricam seus produtos onde a mão-de-obra seja mais barata, para vende-

los onde os preços forem mais competitivo, numa velocidade incrível, ou seja com um ajuste de tempo, tecnologia,

qualidade e custo.

Neste início de milênio a secretária passa a ter uma nova designação, a de Assistente Executiva. Essa

designação não é somente no nome, mas de fato. Ontem as secretárias eram especializadas em datilografar

cartas, tomar apontamentos em caderninhos, servir cafezinhos e organizar agendas. Hoje, os executivos querem

secretárias que não levem problemas, mas que os resolvam, querem uma colaboradora versátil, polivalente, que

tenha uma visão global das empresas e dos negócios que ela pertence.

Enquanto a empresa modifica aos poucos suas tendências administrativas, a Secretária dos Novos Tempos deve

apresentar, além da competência técnica, competência social. Entende-se como competência social um conjunto

de qualidades, tais como:

Capacidade de automotivar-se;

Empatia;

Capacidade de liderança;

Aptidão de relacionamentos;

Capacidade de motivar as pessoas ;

Capacidade de resolver conflitos;

Capacidade de autodesenvolvimento;

Capacidade de assumir responsabilidades;

Pontualidade;

Capacidade de aprender continuamente;

Capacidade de ler os ruídos verbais e não verbais;

Aptidão para multicuturalismo;

Cooperativismo;

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E outros.

Portanto, ser um auxiliar dos Novos Tempos ou uma Assistente Executiva, é estar atenta as modificações do

mercado de trabalho, à evolução da profissão ,às necessidades das empresas, e ir além, ou seja , desenvolvendo-

se através da atualização contínua, ou mais ainda, é ter a competência técnica que o cargo exige, somada a sua

competência social.

“ O único meio de se descobrir os limites do possível é ir além deles, alcançando o impossível .” (Arthur C.

Clarck)

QUAL O PAPEL QUE O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO EXERCE?

Hoje O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO tem como papel principal seu trabalho na organização como um todo,

assessorando diretamente um ou mais executivos em uma empresa pública ou privada, devendo planejar,

organizar e dirigir os serviços das secretárias, redigir e interpretar textos profissionais (inclusive em outros idiomas)

, verificar, avaliar e despachar a correspondência; planejar, organizar e participar das visitas, reuniões e eventos,

recepcionar visitantes, realizar contatos externos; facilitar o relacionamento das chefias com os subordinados,

clientes internos e externos. Para tanto, a função exige competência técnica: conhecimento de administração,

planejamento, psicológica, comunicação, liderança, marketing, informática e idiomas.

COMO EXERCE ESSE PAPEL?

O auxiliar é alguém que trabalha muito, porém, criando o seu próprio trabalho, a sua rotina. Ela executa, não serve.

Está sempre se atualizando, modificando, aceitando opiniões, sugestões, crescendo. Toma iniciativas e assume

responsabilidades pelas mesmas. Elabora suas tarefas independente de receber valores.

Tem uma concepção de vida que lhe permite cumpri seus deveres. Defende seus direitos. Age com segurança no

meio sociocultural em que vive. É uma pessoa interiormente satisfeitas portanto criativa e independente. É a

colaboradora de primeira linha do futuro. Tanto na sua existenciais quanto no seu trabalho busca mesclar verdades

e valores, e procura sempre destacar o talento de que é possuidora. Sente que seu trabalho “tem significado” e

através dele está contribuindo, de forma positiva, para o bom trabalho da empresa e da sociedade. Com

profissionalismo e competência garante um caminho certo na entrada do terceiro milênio.

DESENVOLVNDO HABILIDADES PARA A FUNÇÃO

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO aprendeu que no desempenho de suas tarefas exerce quase todas as funções

previstas na área de comunicação. São elas:

Prever;

Organizar;

Comunicar;

Coordenar;

Controlar;

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve ter capacidade (habilidade,aptidão) e qualidade (atributo) para executa

suas tarefas. Entre suas habilidades (condição de aprender) que devem ser desenvolvidas, para o bom

desempenho de sua função, estão:

Técnicas funcionais;

De solução de problemas;

Interpessoais.

O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO não trabalha isolado. Ele desenvolve seu trabalho levando em conta que está

vinculada a um time (a empresa e todos os colaboradores, inclusive ela) que necessita está sempre em harmonia,

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por que seus componentes possuem habilidades diversas complementares e consistentes com a missão da

empresa.

Em um time verdadeiro não deve existir estrelas solitárias, ao redor dais quais circulam todos os outros. Todos

devem ser importantes e contribuir para o de sucesso do trabalho que desempenham.

AS QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS PARA UM AUXILIAR

Vontade e disposição para assessorar pessoas.

Ter seu trabalho como um fim para sua realização e não como meio para evitar ficar restrita a uma rotina

doméstica: mostrar que também sabe “fazer alguma coisa”, ganhar “um dinheirinho”. Ter uma atividade para

gastar energia e, para assim, não engordar, conhecer bastante gente, etc.

OBS.: “Se você por um acaso se identificar com uma dessas “alternativas – meio”, por favor demita-se: sua

empresa corre perigo!”.

Discrição: As suas atividades envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa.

Bom Senso: Em muitos momentos você estará frente a situações que exigem muito bom senso.

Objetividade: Você existe para facilitar o “caminho” das pessoas envolvidas com a empresa e, para resolver

problemas. Assim, é necessário que você seja objetiva, precisa, prática, em tudo.

Criatividade: Cada dia, jornada de trabalho, exige de você várias soluções: um novo método para arquivo ...

várias “desculpas”, um novo sistema para agenda, como conseguir colocar 20 pessoas numa sala de reuniões

numa sala que só cabem 10, como conseguir um cafezinho para a visita importante, depois que a copa fechou

e etc. etc. Portanto, desenvolver e manter sua criatividade é prioridade.

Lealdade: A partir do momento que você fez um contrato com sua empresa, seja leal a ela, em tudo.

Respeito: Lembre-se do velho ditado “não faça aos outros o que não deseja que lhe façam”. Respeite a

estrutura da sua empresa a personalidade e a forma de ser das pessoas.

Iniciativa: Crie e seja capaz de executar. Tome iniciativas que facilitarão a rotina de todos, desde que isso não

ofenda ninguém.

Dinamismo: Já que você aceitou o desafio de ser secretária, execute-o com vivacidade, alegria, disposição.

Paciência: Ela será a sua maior “aliada” no seu dia-a-dia.

Vontade de se relacionar: Você é um ponto de referência para a empresa e um eixo em torno do qual muita

coisa e pessoas giram. Você precisa se relacionar bem e com todos, independentemente da posição

hierárquica, dos valores culturais, da situação econômica etc.

Pontualidade/Assiduidade: Planejar, organizar e controlar o tempo da sua atuação, é uma das suas atividades.

Você precisa saber planejar, organizar e controlar, primeiramente, o seu tempo.

Atrasos e faltas somente para momentos emergenciais. Uma falta ou um atraso seu pode trazer problemas

para muitas pessoas e áreas que dependem das informações transmitidas por seu intermédio.

Boa aparência: Você é imagem da sua área de atuação na empresa. Portanto, sua aparência pessoal é fator

importante.

Cultura: Atualização cultural permanente fator imprescindível para a Secretária.

Conhecimento da empresa: Você precisa “dominar” sua empresa, conhecendo sua RAZÃO DE SER, seus

produtos e serviços, organogramas, nome e cargos das pessoas, lay-out e etc.

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COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

COMUNICAÇÃO

ESCRITA: Ao comunicar-se por escrito O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve utilizar-se de uma redação

moderna, simples e objetiva, ou seja, frases curtas, com termos atuais, não vulgares, e vocabulário específico. O

importante é ter sempre em mente a linguagem do leitor e o público alvo, utilizando-se da educação e gentileza,

buscando ser formal quando a situação assim o exigir.

ORAL: Com relação ao(s) chefe(s), colegas e clientes, O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve atuar com clareza

e objetividade, buscando sempre perguntar, em caso de dúvida. Jamais deixar que as dúvidas paralise suas

ações.

VIA TELEFONE: Quando O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO fala ao telefone, deve lembrar que ela na ocasião

representa a empresa. Deve utilizar o telefone como instrumento de trabalho imprescindível consciente de que

todas as chamadas são importantes. Um bom atendimento telefônico em uma empresa é primordial, portanto, para

tal deve ser seguidas algumas regras para o bom atendimento.

COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL: A comunicação interpessoal pode ser traduzida como “empatia”. Uma

sensibilidade intuitiva para enxergar o outro, da forma como o outro se sente. E se a recíproca ocorrer, podendo o

outro também nos ver como nos sentindo, então terá ocorrido o verdadeiro “encontro”. Esse fundamento da

empatia é uma aptidão emocional indispensável para manter elevada a qualidade de nossas relacionamentos

pessoais ou profissionais. Nenhuma relação ou parceira pode se desenvolver em benefício no bem-estar das

partes envolvidas se não estiverem calcadas na “empatia”, no bom entendimento de palavras e gestos (símbolos).

COMUNICAÇÃO ESCRITA

Todo O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO necessita estar atualizado para trabalhar com qualidade, modernidade e

competência. Para que ele possa usar corretamente a linguagem deve buscar na leitura conhecimentos e

informações para enriquecer o seu vocabulário. Além disso, precisa possuir o domínio da gramática. Usar

corretamente os pronomes de tratamento. Com a nova reforma ortográfica, „e importante que esteja atualizada.

A palavra tem, como sabemos, significado diferente para pessoa diferente. É claro, que todos podemos Ter, por

vezes dificuldades para nos comunicarmos com o outro.

Com certeza, porém poucos percebem que essa dificuldade resulta do significado que cada um dá a mesma

palavra.

É preciso entender que não existe, necessariamente, uma ligação entre um símbolo ou uma palavra e o que eles

representam. Poderíamos passar a chamar o “cachorro” de “gato” ,se todos concordassem. A aprendizagem do

significado da palavra é gradual. Por exemplo: nós sabemos que há palavras com significados variados no

dicionário. A palavra “tombar” pode significar: deitar ao chão, derrubar, fazer cair, inventariar, arrolar, registrar.

O fato é que a mesma palavra pode Ter vários significados nem sempre relacionados. Pode criar situações de

discordância involuntária e não intencional, por que as pessoas transmitem palavras e não significados.

A palavra é pois muito limitada, não transmite completamente ou inclui todos os detalhes de uma idéia, objeto ou

experiência. O problema é que quando usamos uma palavra podemos Ter em mente “um quadro”, mas, o nosso

ouvinte poderá ter outra situação em mente.

Por exemplo, quando falo “cão”, penso em um pastor alemão, um animal bem conhecido de todos, mas,

provavelmente, cada um pensará num cão de raça, de tamanho, aspecto e cor diferente.

Por conseguinte, cabe ao AUXILIAR DE ESCRITÓRIO cuidar com interesse da aprendizagem do idioma pátrio,

levando em consideração os aspectos de seqüência de pensamento, estilo, dialeto, linguagem figurativa e, até

mesmo a “gíria”, no uso da palavra.

“ O importante não é o que se diz, mas como se diz.”

BUSCANDO INSTRUMENTO NESCESSARIO

Se você quer realmente ser um bom redator, que ferramentas deverá ter em mãos?

A resposta é simples. O principais apoios do redator são:

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Gramáticas

Dicionários

Livros de redação e estilo

Textos de consulta da área

Livros do tipo “tira-dúvidas”(para consulta rápida)

Assim sendo:

Faça assinatura de uma revista que trate doa assuntos gerais que ocorrem no país.

Faça assinatura do principal; jornal da cidade.

Busque, constantemente, novidades literárias ligadas a sua profissão (pesquisar em livrarias pode ser um

ótimo relex)

Procure ler revistas que tratem de assuntos empresarias, econômicos.

COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL

1- Elemento da comunicação

Emissor: Aquele que emite a mensagem

Receptor: Aquele que recebe a mensagem

Canal: Meio através do qual é transmitida a mensagem (e como)

Mensagem: O que se transmite

Símbolo - Veículo: Sinal, perceptível pêlos sentidos humanos (visão, audição, paladar, olfato, tato) que

representa uma idéia ou emoção. Forma pela qual é transmitida a mensagem. Gestos

Palavras: Símbolo básico da comunicação interpessoal.

Código: Vocabulário ou sistema de símbolos convencionais usados na comunicação.

Feedback: É a troca de qualquer tipo entre o Emissor e Receptor, para clarear a mensagem.

Dicionário individual: Conjunto resultante de Educação, Costumes, Valores, Conceito, Percepção, Pré-

conceito etc.

RUÍDO NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

Ruído: É um fator que compromete a eficiência da comunicação oral. Entende-se por ruído tudo que afeta em

graus diversos, a transmissão de uma mensagem: vez muito baixa ou encoberta por música, aplausos, barulho,

falta de atenção do receptor erros de interpretação.

COMO EVITAR RUÍDOS NA COMUNICAÇÃO

Planeje com antecedência o que deve dizer ou escrever.

Escolha o vocabulário para evitar ambigüidade ou linguagem ininteligível.

Adote tom de voz adequado

Evite lugares onde é fácil o desvio de atenção

Solicite “feed-back”(retorno).

A ARTE DE OUVIR

Este ditado árabe ilustra a importância do ato de ouvir, também no processo de comunicação empresarial.

Com esta habilidade desenvolvida, o executivo negocia melhor, atende as necessidades reais dos seus

clientes, negocia bem as disputas entre partes conflitantes e avalia com maior percepção as suas próprias

decisões.

Dizem que, por esse motivo, Deus nos deu ouvidos e uma boca, na esperança de que ouviremos mais que

falássemos.

Nem sempre, no entanto, tal capacidade é adequadamente praticada nas organizações modernas, resultando

em prejuízos profissionais e empresariais. Aliás, os prejuízos que se acumulam no mundo dos negócios em

função da pouca capacidade do executivo em ouvir, certamente são enormes. E este peso, proveniente da

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falta de atenção, direção e reflexão por parte dos seus profissionais, recai diretamente sobre os resultados da

empresa.

COMO TORNAR-SE UM BOM OUVINTE

A habilidade de ouvir bem, como muitas outras coisas na vida, é uma questão de simples treino. Algumas

pessoas já aprenderam a ouvir, outras ainda precisam desenvolver esta habilidade. Nunca é tarde, no

entanto, para se desenvolver esta capacidade.

É como aprender a nadar: em qualquer fase da vida é perfeitamente visível aprimorar a habilidade de nadar,

através da simples prática. Ouvir também é assim.

Eis um exercício que ajudará você a desenvolver sua capacidade de melhor ouvir:

Assuma consigo mesmo o compromisso de treinar diariamente durante 5 minutos, estipulando a ocasião

durante o dia em que pretende praticar.

Escolha a pessoa ou situação que vai proporcionar a oportunidade para o treinamento (subordinado, colega,

mulher ou marido, primeira pessoa que entrar no seu gabinete, etc.).

Procure ficar ouvindo a pessoa em questão durante pelo menos 5 minutos. Evite interromper, acumulando

dúvidas eventuais para esclarecer em momento oportuno.

Observe seu próprio comportamento. Como é a experiência de ouvir? Você tem muita vontade de interromper,

ou de completar as frases do outro? Você chega a se desligar, permitindo que outros assuntos invadam seu

espaço? Você chega a ficar ansioso, impaciente?

Repita o exercício diariamente durante três semanas. Procure corrigir as disfunções à medida que você as

identifica.

Com este investimentos de apenas 5 minutos por dia aplicado à arte de ouvir, durante três semanas, você passará

a ouvir mais conscientemente, podendo usar esta habilidade em situações que pedem um ouvido bem treinado. É

preciso, no entanto, estar sempre atento a uma série de “dicas” para tornar o ato de ouvir realmente eficaz.

INTERPRETAÇÃO

QUAL A SUA PERFORMACE COMO OUVINTE?

Se você alcançar 32 ou mais pontos, você é um bom ouvinte – alguém que desperta confiança e que sabe

captar as idéias dos seus interlocutores.

27 a 31 pontos coloca você entre os ouvintes médios.

22 a 26 pontos mostram a necessidade de uma prática consciente da arte de bem ouvir, a fim de superar

algumas deficiências.

Abaixo de 21 pontos significa que, provavelmente, boa parte das mensagens que você escuta é deturpada e

transmitida com interferência.

ATENDIMENTO TELEFÔNICO

ORIENTTAÇÕES BÁSICAS DE UTILIZAÇÃO DO TELEFONE

ATENDENDO CHAMADAS

Atenda o primeiro toque, inclusive o telefone ao lado, na ausência do seu colega.

Seja objetivo e não diga ALÔ, diga:

a) Nome da empresa, setor e seu nome: (quando for ligação externa)

b) Setor e nome: (quando for ligação interna)

“OUÇA ATENTAMENTE” e faça anotações sobre o assunto, conservado ao lado do telefone bloco de papel e

lápis.

Transfira você mesmo suas ligações, consultando, se necessário, a lista de ramais internos.

19

EFETUANDO CHAMADAS

Faça você mesmo as suas ligações.

Antes de ligar, reveja as suas anotações sobre o assunto.

Não use lápis, caneta ou outro objeto para discar, evitando ligações erradas e a danificação do equipamento.

Insista você mesma na ligação.

Seja objetiva e cordial, diga : seu nome, nome da empresa e setor.

Vá direto ao assunto.

NA SUA AUSÊNCIA

Deixe por escrito com alguém do seu setor: seu destino e a que horas retorna.

Na sua volta: cheque seus recados e ligue imediatamente.

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LIDERANÇA E CAPACIDADE EMPREENDEDORA

AÇÕES

As ações deverão sempre conter os chamados iniciadores de processo ou detonadores práticos operacionais.

Para se ter uma idéia, os profissionais serão avaliados por ações não realizadas. Isto quer dizer: sempre que o

profissional deixar de acionar uma ação, ocasionando com isso, perda em cadeia de muito tempo e dinheiro, o

concorrente fatalmente será beneficiado. Não à omissão, não a negligência.

OUSADIA

A ousadia é, sem dúvida nenhuma, a senha dos vencedores, Sinal daqueles que não têm medo de sair na frente.

Tentar quantas vezes for necessário. Ser paciente em testar um novo caminho. Não Ter receio de se sentir

diminuído ou criticado por Ter tido uma ousadia pouco comum. Os verdadeiros profissionais utilizam-se da

ousadia para desafiar o desconhecido, e como prêmio, ganham a primazia do pioneirismo.

POSTURA

A postura profissional aparece sob todos os aspectos: postura em executar e comandar tarefas complexas e com

tempo determinado; postura ética por toda a organização; postura de volume qualitativo e quantitativo, de tarefas

internas e externas; postura em saber esperar; postura em saber perder; postura em saber aprender; postura em

saber ganhar em qualquer campo ou circunstância, com ou sem auxílio.

DETERMINAÇÃO

Haja determinação para se alcançar objetivos, sejam claros ou complexos. A determinação é medida pela

intensidade e firmeza pelas quais o profissional se conduz ao objetivo proposto. Determinação em não recuar,

quando muitos recuam. Determinação em seguir, quando muitos estão voltando. Determinação de apostar no

desconhecido, quando muitos só apostam no concreto. Determinação em fazer e acontecer, quando muitos

esperam alguém dar o primeiro passo.

OBJETIVIDADE

Alguns executivos perdem lugar ou preferência de comando por total inabilidade de falar e colocar as coisas com o

menor desgaste de palavras e ações. A objetividade é adquirida através de exercícios e práticas, onde o objeto

direto das ações é colocada em primeiro lugar. A objetividade passa a ser prioridade para ganhar tempo. É

conquistar espaços, indo direto ao assunto, sem passar por bifurcações ou labirintos sem fim.

“SEMPRE”. DAQUI A TRÊS MESES, REAVALIE SEU PERFIL E VEJA OS PROGRESSOS QUE FEZ.

IMPACTO DA GLOBALIZAÇÃO SOBRE NOVOS ASPECTOS DO NOVO PAPEL DA SECRETÁRIA NO BRASIL.

A Globalização Exige:

Maior conhecimento do mercado

Maior produtividade

Maior qualidade

Maior poder de resposta

Maior agilidade dos processos decisórios

Novas estruturas

Maior visão holística

Novos talentos: informática e idiomas

Visão de futuro

FINAL DE EXPEDIENTE

Disciplinar o uso do telefone;

Gravar as mensagens;

Limpar a mesa.

DESPERDIÇADORES DO TEMPO

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Assim como devemos saber sobre os economizadores do tempo, é necessário ter conhecimento também dos

desperdiçadores de tempo:

Tomada de decisões

Falta de decisão;

Deixar para depois;

Boatos, mexericos;

Exigências de outras informações

Comunicação

Comunicações excessivas;

Conversa fiada;

Instruções insuficientes;

Falta de atenção ao que os outros dizem;

Reuniões mal programadas.

Controle

Interrupções por telefone;

Instantes inesperados;

Incapacidade de dizer não;

Informações incompletas;

Tarefas inacabadas;

Desempenho insuficiente;

Esgotamento, preocupações;

Distrações visuais e ruídos;

Más condições físicas;

Excessos de controles;

Desconhecimento do que precisa saber;

Direção

Conflitos não administrativos;

Conflitos se equipe;

Falta de coordenação do trabalho em equipe;

Monotonia/Tédio;

Delegação insuficiente, minúcias.

Recrutamento de pessoal

Pessoa sem iniciativa;

Pessoal com problemas;

Absenteísmo, atrasos;

Excesso de pessoal;

Pessoal despreparado.

Organização

Equipamentos e instalações inadequados;

Arquivamento deficiente;

Papelório, burocracia, leitura;

Muitos chefes;

Duplicidade de esforços;

Responsabilidades e autoridades confusas;

Desorganização pessoal/mesa atulhada.

Planejamento

Atividades externas/tarefas favoritas;

Pressa, impaciência;

Viagens;

Espera de informações, decisões, entrevistas;

Tentativa de fazer muitas coisas;

Controle de crises-mudanças de prioridade;

Ausência de planejamento mensal, semanal, diário;

Falta de planejamento a longo prazo.

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AUMENTE O TEMPO PARA O SEU EXECUTIVO

Eu aumento o tempo do meu Executivo, pois uso os economizadores de tempo.

Todos os passos seguidos, de eliminação dos desperdiçadores de tempo e aproveitamento dos

economizadores do tempo vão dar a Secretária uma melhor condição de desempenhar suas tarefas,

contribuindo para aumentar o tempo do seu executivo, resultando no crescimento da empresa.

A administração do tempo pelas empresas é um recurso usado para obter vantagens competitivas. Vez que as

surpresas mais rápidas que seus concorrentes no atendimento das necessidades de seus clientes, alcançarão

um crescimento maior e são mais lucrativas. Com isso, vamos elevar a satisfação do cliente e reduzir o custo.

EXECUTE SUAS TAREFAS GANHANDO TEMPO

Administração do tempo determina a eficácia sobre a eficiência. Assim se a eficiência se refere a quão bem

você faz alguma coisa e a eficácia determina que você deveria está fazendo aquilo. Cabe pois a Secretária

assumir o comando das tarefas simples das ordens de rotina, dentro da visão do planejamento, ganhando com

isso tempo para crescer como profissional.

ENRIQUEÇA COM O TEMPO QUE GANHOU

Quando a secretária aumenta o seu tempo pela organização da rotina de suas tarefas, pode adquirir novos

conhecimentos e informações, através do processo do aprendizado que é uma constante na vida das pessoas

com visão de futuro.

Assim ela terá tempo para ler, aumentando sua cultura geral, dentro da visão de globalização na qual todos

nos estamos inseridos.

O EXECUTIVO ATUALIZADO LER MUITO E O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO TAMBÉM

AGENDA DIÁRIA DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

Corresponde ao seu dia a dia, envolvendo todas as suas atribuições dentro do ambiente da empresa.

Todo o trabalho desenvolvido pela secretária vai depender de como ela organiza e utiliza sua agenda, que

poderia Ter definido como parte integrante da função de planejamento.

O ideal para que o trabalho não sofra solução de continuidade é que tanto Executivo como Secretária

tenham sua própria agenda; que as mesmas fiquem em local de fácil acesso e que a localização de

informações seja imediata e clara.

A agenda de trabalho do AUXILIAR DE ESCRITÓRIO deve conter:

Nome, telefones e endereços de clientes, empresas com as quais o executivo tem transações e de

familiares e amigos do mesmo;

Reuniões a preparar;

Entrevistas a marcar;

Cartas e telegramas a responder;

Assuntos a estudar;

Viagens a organizar;

Visitas à empresas pelo executivo;

Documentos a reclamar e arquivar;

Compromissos a lembrar;

Cartões a enviar;

Pagamentos a fazer;

Lista de restaurantes que o executivo freqüenta;

Lista de floricultura.

É recomendável um bloco de anotações para O (A) AUXILIAR DE ESCRITÓRIO registrar informações que

a todo momento estão a aparecer. O tipo da agenda que a Secretária vai usar deve ser escolhido de

acordo com as suas conveniências e as da empresa. O comercio apresenta uma grande variedade.

23

A Secretária além da sua agenda de trabalho deve utilizar uma agenda de bolso para o caso de algum

registro em casa ou no caminho da empresa. E hoje a Secretária já pode contar com uma agenda

eletrônica, produto do avanço da tecnologia.

APARÊNCIA:

Vivemos numa época de luta, competição e qualificação onde a aparência é fundamental;

É importante uma boa aparência, cabelo com bom corte, mãos e unhas limpas, roupa bem passada, meias

e sapatos que combinem com a roupa;

Evite roupas exageradamente curtas, transparentes ou decotadas (mesmo que estejam na moda);

Os sapatos devem ser cômodos, discretos, acompanhados de meias. Opte sempre pelos clássicos que

nunca saem da moda. Não use tênis ou sandálias;

Evite perfumes muito fortes ou muito doces, podem causar nauseais em algumas pessoas. Perfumes

ativos só em ocasiões especiais ou a noite;

Use bijuterias discretas e de bom gosto e não sobrecarregue a aparência utilizando varias delas

conjuntamente;

com os esmaltes As mãos devem ser bem tratadas. Cuidado descascados, neste caso é preferível usar

base;

A mulher elegante não se deixa levar por modismos. Use roupas que valorizem o seu tipo e combinem

com a sua personalidade. Cultive a sua própria moda;

Organize o seu guarda-roupa de trabalho, opte sempre por roupas em cores discretas, neutras, de bom

tecido e corte;

Num estado que tem o clima quente como o nosso, o linho é recomendável;

Sua maquiagem deve ser discreta, procure retocar o batom sempre que necessário, mais evite faze-lo em

presença de outra pessoa;

Jeans só se acompanhado de blazer ou blusa elegante, nunca camiseta e tênis;

Nunca se mostre ansiosa demais, falando e gesticulando em excesso;

Mantenha-se calma segura e confiante.

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ARQUIVO DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

Mesmo que a empresa possua um setor de arquivo, os documentos de caráter especifico da chefia serão

guardados em local restrito as consultas do chefe e do próprio AUXILIAR DE ESCRITÓRIO. É apreciável a

quantidade de papeis destinados ao arquivo e que convergem para a secretária: contratos, projetos, memorandos,

ofícios, circulares, além de correspondência ordinária recebida e das copias dos demais documentos expedidos.

O arquivo tem a função de conservar documentação de forma ordenada e classificada possibilitando a informação

rapina e precisa.

Os documentos especificais do Executivo serão guardados em um local exclusivo para consultas do O (A)

AUXILIAR DE ESCRITÓRIO e , eventualmente , do Executivo.

Neste arquivo é comum encontrar-se documentos como contrato, projetos, ofícios, portarias, circulares, dentre

outros.

É a função da secretária organizar, zelar e manter atualizado seu arquivo.

Recomendações importantes ao arquivar:

Grampear, no canto superior esquerdo, os documentos que deverão ficar juntos.

Nunca utilizar clipes.

Documentos grandes e volumosos deverão ser dobrados, deixando seu título voltado para o lado externo,

ficando visível, facilitando a consulta.

Perfura os documentos de forma centralizada.

Consertar os documentos danificados, rasgados, com papel manteiga e cola transparente e fita adesiva, antes

de arquiva-los.

Para repor o documento no local de origem, anote os documentos retirados do local onde se encontrava,

objetivando a reposição correta.

TIPOS DE ARQUIVO

De Acordo com a quantidade de vezes que você usa ou consulta o arquivo, existem três tipos. São eles: Arquivo

Ativo, Arquivo Inativo e Arquivo Histórico.

Arquivo Ativo: é aquele que guarda documentos de uso freqüente e continua recebendo novos documentos

usado sempre continuamente.

Ex.: arquivo de documentos, correspondência recebida.

Arquivo Inativo: guarda documentos que são utilizados às vezes, eventualmente.

Arquivo Histórico: contém documentos da memória, da história da empresa. Dificilmente são consultados.

OS MÓVEIS PARA O ARQUIVO

São em aço ou madeira, com gavetas ou prateleiras e devem ser mantidos limpos e em boas condições, facilitando

a consulta rápida.

Os modelos de arquivos mais usados são o vertical, horizontal e o rotativo.

ATUALIZAÇÃO DO ARQUIVO

O arquivamento vai exigir do auxiliar uma vigilância contínua desse trabalho, já que o arquivo é a memória

mecânica da empresa.

Claro que, pois o arquivo, decididamente, alivia a carga de trabalho além de proporcionar rapidez nas informações.

Por isso, a secretária deve escolher um sistema de arquivamento, não permitindo o acúmulo de documentos para

arquivar. Só arquive o que estiver classificado.

No caso de retirada de documento do arquivo, faça com que o solicitante assine um documento, que deverá ficar

na pasta, no local do documento retirado.

Tome por hábito fazer uma revisão periódica dos arquivos e dê baixa no material desatualizado.

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Verifique, diariamente, se os arquivos são fechados no final do expediente. Os arquivos confidenciais só serão

abertos com autorização das chefias.

Não existe trabalho eficiente sem arquivo organizado e atualizado, pois ele é o centro de informações da empresa.

CONSEVAÇÃO E PROTEÇÃO DOS DOCUMENTOS

Arquivo requer muito cuidado. Lidar com papel exige bastante atenção, para que eles vençam as barreiras

do tempo.

Para você proteger uma correspondência de papel fino, coloque-a dentro de uma proteção plástica, ou de papelão,

de modo que possa ser arquivada corretamente.

A proteção dos documentos, poderá ser feita através de tratamento especial, no caso de livros, evitando-se o

desgaste que a fragilidade do papel apresenta.

Não esquecer que transcorrido algum tempo, muitos documentos arquivados passam a não ter a mesma utilidade

que vinham tendo no arquivo em movimento. Nesse caso, separam-se os documentos referente aos assuntos

liquidados, que vai para o arquivo morto.

COMO NOS LIVRAR DAS TRAÇAS

Através as aplicação de medicamentos específicos. Hoje contamos com firmas especializadas nesse campo.

Cabe a secretária, manter-se vigilante, para que seus documentos não sofram desgaste do tempo, dando-lhe a

proteção adequada que estão recebendo.

MICROFILMAGEM

O processo de microfilmagem é um dos recursos- modernos que a tecnologia coloca ao nosso alcance para

solucionar o arquivamento de centenas de documentos, já que sua reprodução se faz em tamanho reduzido.

Isso mesmo! O microfilme é um material transparente e flexível, contendo microfilmagem de documentos. É a

cópia reduzida de documentos originais feita por processos fotográfico, que transfere de uma película denominada

filme na reprodução desse original.

Há, porém, uma diferença. O microfilme pode ser usado para projeção ótica, mas não cinematográfica. A

microfilmagem consiste num processo de reprodução de documentos em tamanho reduzido, baseado nas técnicas

de fotografia.

SISITEMA DE MICROFILMAGEM

O microfilme faz parte do sistema de microfilmagem. Entende-se por sistema a maneira como ele será

processado, utilizando, pesquisando e duplicando.

A microfilmagem é a maneira mais moderna, cômoda e limpa de obtenção de informações rápidas e seguras.

Independente do sistema de microfilmagem escolhido, e quaisquer que sejam os seus objetivos, sempre existirão

três etapas fundamentais no processo.

O registro de informações no microfone;

O processamento de filmes;

A unificação da informação microfilmada.

Um sistema de microfilmagem compõe-se da unidade de entrada, de processamento, e de saída.

Esta técnica de arquivamento é recomendável para os centros de documentação especialmente, bibliotecas, por

se construir na sua melhor solução de redução de espaço (em torno 99%), bem como propiciar rapidez de

consulta pelo manuseio fácil da informação.

Qual a forma mais segura de arquivamento? É o processo de microfilmagem.

Quem consegue marcar seu “ponto forte” sai sempre na frente.

Todos os dias centenas de slogans surgem, de repente, diante de nossos olhos. São frases curtas que aparecem

no pé dos anúncios, embaixo dos logotipos, e que se referem ou ao produto específico que está sendo anunciado

ou a empresa que o fabrica. Mas, quando os vemos assim, soltos dificilmente conseguimos relaciona-los a uma

marca.

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Quando a gente consegue fazer essa associação mental entre slogan e marca, ponto para a agência de

propagandas. Porque tem frases que são fáceis de lembrar, mas a conexão com o fabricante já não é tão

automática (“os nossos japoneses são mais criativos que os japoneses dos outros”. É da Sharp ou da Toshiba? ).

Há ainda casos em que frases de empresas concorrentes poderiam mudar de uma para outra sem

maiores comoções: “Movidos pela paixão” e “ Emoção em movimento” são da Fiat ou da Peugeot. Qual é a de

qual, você lembra? Mais há casos, poucos, mais há, em que o casamento é tão perfeito que dispensa até a marca:

“Uma boa idéia”; “1001 utilidades”, “Vale por um bifinho”; “Use e abuse”.

Ao contrario do que possa parecer, este texto não é sobre a eficácia das mensagens de marketing das empresas.

É sobre gente. Gente que estudou muito, que trabalha muito e é ambiciosa. Essa gente tem, entre outras coisas,

um slogan, mesmo que ainda não tenha percebido isso. Você já deve Ter ouvido alguém aí na sua empresa dizer:

“Se o Beltrano não resolver, ninguém resolve”. Isso quer dizer que o Beltrano leva razoável vantagem sobre os

fulanos em geral, por que ele já tem o seu slogan.

Slogans pessoais podem até brotar espontaneamente. Na maioria dos casos, porém eles tem de se criados e

divulgados pelo próprio funcionário, como as agências fazem com os slogans das marcas

Certa vez, durante uma avaliação de desempenho de um funcionário, eu e ele chegamos a um impasse. Ele dizia

que já estava merecendo uma oportunidade de virar gerente por que era muito criativo. Eu só não concordava,

como pensava exatamente o contrário. Como não conseguia convencer o outro, resolvi pedir a três pessoas, que

conheciam bem o dito cujo, para me escrever frases curtas- no máximo cinco palavras sobre ele.

Pedi também que as frases fossem a favor dele, para evitar constrangimento.

Resultados: 1. Não desiste fácil. 2.Carrega dez planos. 3. Um cara de palavra. Ou seja, ele não era percebido

como criativo pêlos outros, mas como um bom operador. Não deixa de ser um mérito, sem dúvida, porém

insuficiente para lhe garantir a tão desejada promoção.

Se você pretende voar alto na carreira, que tal fazer o teste do slogan? Peça a alguns colegas para escrever uma

frase sobre você. Se os resultados forem disparatados, é sinal que você ainda não conseguiu deixar marcado o

que considera ser o seu “ponto forte”. Se forem iguais, mais diferentes mais diferentes do eu você imaginava, está

na hora de investir numa boa campanha de marketing pessoal. E, se baterem com a sua autoconcepção, parabéns

você já saiu na frente numa corrida, muito disputada, na direção do sucesso.

27

MARKETING PESSOAL

Sua importância para o desenvolvimento profissional.

Marketing Pessoal a expressão que definitivamente abriu espaço na busca do desenvolvimento pessoal em

direção ao sucesso profissional.

A palavra Marketing veio para ficar. Embora seja mais uma do vocabulário da língua inglesa, acabou se impondo a

nossa, por que exprime algo que não conseguimos sintetizar numa só palavra, em português apesar do nosso

riquíssimo vocabulário. Vem do latim, de mercatus que significa ao o mesmo que hoje, mercado, lugar onde se

vendem mercadorias.

Ao se criar a expressão “marketing pessoal” , a intenção foi certamente essa: pessoas são também “mercadorias”,

num certo sentido ,“oferecidas”, “vendidas” e “compradas”. Haspas para todas estas as palavras. Pois,

evidentemente, isto se diz em sentido figurado.

Há uma confusão que precisa ser logo desfeita, em relação a expressão: Marketing Pessoal não é somente look,

aparência, pacote, embalagem. É isso também, mas, além disso, é tudo que fala quem a pessoa é sem precisar

falar quem é.

E que fala a sua revelia. São aspectos incorporados à sua imagem pessoal que irão “vender” como maior eficácia,

o que mais se, o que mais se espera e nós na vida empresarial: confiabilidade.

São alguns aspectos que falam de nós antes mesmo de nossa chegada, como o currículo, o cartão de visitas e as

informações que circulam na “praça” a nosso respeito. E outros que nos acompanham, como nossas formas de

comportamento social, posturas e gestos corretos e elegantes, indumentárias, higiene, etc.

E, quando começamos a falar, a voz, o vocabulário, a linguagem, o domínio da língua/código em que estamos nos

comunicando, as habilidades de comunicar, a retórica (que é a construção de nosso discurso), são elementos que

se agregam para formar nossa imagem pessoal.

Quantos aspectos tão negligenciados, relegados em desprezo a segundo plano, não fazem parte dos currículos

escolares, e que, no entanto, falam veemente de nós e por nós!

APARÊNCIA PESSOAL

Mais uma vez a palavra adequação surge imperiosa para dizer o que se deve vestir, como se pentear, que

maquilagem usar, que corte de cabelo. Homens com ou sem barba? Gravata? Roupa esporte ou terno escuro?

Nesta assunto aconselho vivamente o livro “Elegância”, do especialista Fernando de Barros, para o

aconselhamento do vestuário masculino.

Mulheres gostam de andar na moda. Mas a mulher elegante não lançam moda, adere a ela com descrição.

Lançamentos ficam para profissionais de moda.

Cabe aqui uma chamada ás mulheres que não se vestem, mas se despem demasiado em locais de trabalho mais

tradicionais. Enquanto o saudável porém tão contravertido nudismo não for aceito por consenso, continuarei

ouvindo pedidos de empregadores pedindo-me para falar (reprovado) sobre roupas coladas, transparente,

alcinhas, grandes decotes, mini-blusas e mini-saias , sandálias de salto muito alto, saias com fendas generosas,

todas elas roupas inadequadas ao ambiente de trabalho de estilo sóbrio.

Uma empresa não é lugar para o exercício da sensualidade. Uma questão de saber viver plenamente nossos

papéis sociais, onde necessário e adequados desempenha-los, sem misturar, sem emprestar comportamentos de

um para o outro.

Em resumo, procure adequar roupas, calçados ,corte de cabelo, penteado, maquilagem, ao estilo da empresa

onde se trabalha, sem abrir mão, no entanto, do estilo e gosto pessoais.

GESTOS E POSTURA

Nosso gestual, muito próprio dos povos latino, é bem exuberante. Nossos gestos largos e exagerados são

recebidos, entre nós, como manifestações de alegria, amizade entusiasmo e outros sentimentos positivos. Um

susto, para estrangeiros ! ...

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Com eles, basta estender os braços e apertar as mãos com determinação. Jamais abraçá-los, nunca se dê nosso

tão caracteristico tapa nas costas. Aliás, contenha-se também com as pessoas formais.

Beijos devem ser trocados entre amigos íntimos, fora do ambiente de trabalho. Aqui bastam cumprimentos verbais

amáveis, sorrisos, acenos de mão discretos, e chega. Está de boa medida...

Quanto às posturas corretas, há muito o que dizer. Importante marcar um conceito básico:

Elegância é decorrência de Posturas Corretas

A insegurança, a falta de auto confiança, a timidez, sempre se traduzem em posturas corporais também

adequadas. A pessoa se sente inferiorizada e alimenta com seu próprio ego rebaixado a fome de poder dos

autocratas e arrogantes. Embute a fala, sente-se o último e, o que é pior, sem concerto. Derrapa, entra num círculo

vicioso que anda para trás e baixa mais um pouco a Auto-estima... Neste mundo de tantas esperteza e vaidade,

precisamos tomar cuidado para não virarmos manjar de pseudodeuses do saber...

Entre um em outro, felizmente, existe aquele a quem chamamos assertivo: ele se conhece, conhece suas

limitações, não se envergonha delas, não anda pedindo desculpas pelo que não sabe, sente-se desafiado e

motivado para aprender.

Essa pessoa é agradável ao convívio social. Sua postura física é harmônica, bem centrada no eixo maior, que é a

coluna. O olhar direto, aberto, franco, atento, incentiva o seu interlocutor, promove o seu desenvolvimento. Sabe

sorrir, sabe ouvir, incorpora o que ouve, dialoga, no verdadeiro sentido da palavra diálogo (pensamento que se faz

através de). E isto, também é Marketing Pessoal.

Saúde (mental e corporal) e elegância andam juntas. E estes são mais alguns aspectos que devemos trabalhar

para nos projetarmos com assertividade.

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CORRESPONDÊNCIAS COMERCIAIS

ATA:

É um documento de valor jurídico que resume por escrito os fatos ou decisões de uma assembléia, sessão ou

reunião para determinado fim. Geralmente, são transcritas à mão, nada podendo lhe ser acrescentado ou alterado,

evitando, portanto, rasuras. Deve ser redigida em linguagem simples, concisa e precisa. Se houver enganos, a

Secretária deverá corrigi-los com o termo “digo”, retificando o pensamento. No caso da rasura ser notada apenas

no final, deverá ser utilizada a expressão “em tempo: onde se lê... leia-se...”. Os números deverão ser escritos por

extenso, evitando-se também as abreviações. As atas devem ser redigidas de modo a se evitar espaços ou

parágrafos, para que não seja possível acrescentar qualquer informação.

PARTES DA ATA:

a) Termo de abertura

“Contém este livro 100 (cem) folhas numeradas à máquina 1 (um) à 100 (cem), por mim rubricadas, e destina-se

ao registro das Atas das Reuniões da Diretoria da Sociedade ................................................................., concede

nesta capital, ....................................... na Rua .............................., nº ............. A minha rúbrica é a seguinte:

.......................................... Fortaleza .............................................................

Presidente: ........................................................

(assinatura)

“(Nome com letra de forma)”

b) Título – número da Ata e/ou identificação da reunião: Ata da Trigésima Quarta Assembléia Ordinária...

c) Data – Hora, dia, mês e ano da reunião.

d) Local – Rua, Número, Cidade, etc...

e) Convocação prévia ou estatutário que determinou a reunião.

f) Finalidade(s) da reunião.

g) Nome ou qualificação (acionistas, sócios, etc.) dos presentes. Em reunião de acionistas, além do nome dos

presentes, registra-se o número e a classe ou natureza das ações de que cada um é detentor. O número de

pessoas identifica o “Quorm” da reunião.

h) Direção dos trabalhos (presidente e secretária).

i) Ordem do dia (pauta) – assuntos discutidos, votações realizadas e deliberações tomadas. Geralmente a

reunião inicia com a leitura da Ata da sessão anterior, que será discutida e, se for o caso, aprovada pelos

presentes.

j) Fecho – encerramento dos trabalhos

k) Assinatura(s).

l) Termo de encerramento:

“Contém este livro o número 100 (cem) folhas numeradas de 1 (um) a 100 (cem), que, rubricadas pelo Presidente

............................., e destina-se ao registro das Atas das Reuniões da Diretoria da Sociedade .........................,

conforme lê-se no termo de Abertura. Fortaleza, ...................................

Presidente: ..................................................................

(assinatura)

“(Nome com letra de forma)”

ATESTADO:

30

É um documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. O

atestado difere da certidão por afirmar fatos transitórios e não permanentes. As repartições públicas em razão de

sua natureza, fornece atestado e não declarações.

DECLARAÇÃO:

É a afirmação da existência ou inexistência de uma situação de fato ou de direito. Seu emissor pode ser pessoa

física ou jurídica (empresa, entidade). É necessário que o declarante além de ter conhecimento do fato, tenha

capacidade e liberdade de afirmativa. Pode ser dada me causa própria, ou referir-se a outra pessoa. Às vezes, é

substituída pelo atestado, próprio do serviço público.

CARTA COMERCIAL

A carta comercial é a correspondência usada normalmente pela indústria e pelo comércio. Tem as seguintes

partes:

1) Cabeçalho

a) Timbre;

b) O índice e o número;

c) A data;

d) O endereço;

e) A linha de atenção;

f) A referência ou assunto;

g) O vocativo.

2) Texto

a) Introdução;

b) Desenvolvimento;

c) Conclusão.

3) Fecho

a) Despedia;

b) Assinatura;

c) Iniciais;

d) Indicação de anexos;

e) Aviso de cópias;

f) Aviso de Segunda folha.

Nem todos esses itens aparecerão obrigatoriamente em todas as cartas.

CARTA OFICIAL:

É o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas. Na

circular, não consta destinatário, pois ela não é direcional e o endereçamento vai no envelope.

CURRICULUM VITAE:

É o documento que fornece uma visão geral com relação à formação e à experiência profissional de alguém que se

candidate a um cargo, curso, etc. A expressão latina “Curriculum Vitae” quer dizer carreira da vida. Pode ser

encaminhado através de um Oficio ou de uma Carta de Apresentação; pode ainda ser introduzida por uma

resposta de anúncio.

O Curriculum deve destacar-se pela apresentação impecável e redação bem cuidada. Deve Ter o comprimento

necessário a fim de provocar o interesse, sem dar informações demais. Seu objetivo é gerar uma entrevista, nunca

substituí-la.

MEMORANDO OU C.I. (COMUNICAÇÃO INTERNA)

Pode ser interno, sendo uma correspondência sucinta entre duas seções de um mesmo órgão. Pode também ser

externo, sendo oficial, caso em que se assemelha ao Ofício, ou comercial, caso em que se assemelha à Carta

Comercial. O papel usado para qualquer tipo de memorando é o meio-ofício.

REQUERIMENTO

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É o documento através do qual se pede ou se solicita a uma autoridade pública a execução de alguma coisa, ou a

satisfação de alguma pretensão. Não se trata de um documento específico da correspondência empresarial,

embora seja bastante empregado pelo comércio e pela indústria.