GERENCIAMENTO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOSAQUISIÇÕES EM PROJETOS

GEEP GEEP –– T11 T11 –– Berrini Berrini –– São PauloSão Paulo20132013

AA EMPRESAEMPRESA

A Millenium TI é uma empresa brasileira especializada no desenvolvimento de

terminais eletrônicos multimídia voltada ao mercado de tecnologia da

informação e da telecomunicação para o desenvolvimento de soluções

inovadoras para o acesso rápido à internet e impressão de documentos em

centros urbanos.

OO PROJETOPROJETO

O Cyber Ponto, um terminal de atendimento com acesso à Internet, em locais

públicos como Centros Rodoviários, Estações de Metrô, Shoppings Center,

Supermercados, Centros Comerciais, entre outros. Todos os terminais serão

equipamentos multifuncionais para facilidade de impressão e/ou fotocópia de

documentos.

AA EQUIPEEQUIPE DODO PROJETOPROJETO

FOTOFOTO DADA DIRETORIADIRETORIA

Da esquerda para direita: Elcio L. Miyahira, Fernando Garrido, João C. Robira, Diego F. Maciel, Roberto P. Leal e LincolnQueiroz.

OBJETIVOOBJETIVO

Aplicar os conceitos abordados em sala de aula do Curso de Gerenciamento

das Aquisições, por meio de um estudo de caso fictício, onde foi elaborado uma

Plano de Gerenciamento de Aquisicoes baseado nestes conceitos e normas do

PMBOK®.

WBSWBS –– PacotesPacotes dede TrabalhosTrabalhos “Make“Make oror Buy”Buy”

M

M

M

M

M

MB

M

M

M

M

B

B

B

M

M M

M

M

M

M

B

B

B

B

B

CRITÉRIOSCRITÉRIOS “Make“Make oror Buy”Buy”

CATEGORIA DESCRIÇÃO

1 - Risco Baixo risco envolvido nos serviços contratados

2 - Conhecimento específico Necessidade de Conhecimento específico

3 - Core Business da empresa Baixo nível de acoplamento ao Core Business da empresa

4 - Capacidade de entrega Ampliar a capacidade de entrega da equipe interna4 - Capacidade de entrega Ampliar a capacidade de entrega da equipe interna

5 - Restrição de prazo Necessidade para atendimento do prazo sem ampliação da equipe

6 - Fornecedores Qualificados Existência de fornecedores confiáveis com domínio da tecnologia envolvida

MAPAMAPA DEDE AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES

CONCORRÊNCIA(ITEM)

ITEM A CONTRATAR

VENDOR LIST PRAZO ORÇAMENTO CRITÉRIOS MAKE OR BUY

1 Desenho Técnico BRQ COMIBM

20 dias R$ 10.000,00 1, 2, 3 e 6

2 Roteiro de Teste RSIInMetricsAtlantic

10 dias R$ 10.000,00 3 e 4

3 Construção do

Software

CPMBRQIBM

Accenture

35 dias R$ 20.000,00 2 e 6

4 Execução do

Teste

RSIInMetricsAtlantic

30 dias R$ 20.000,00 3 e 4

5 Construção do

Hardware

IBMDell

Positivo

60 dias R$ 25.000,00 3, 4 e 5

MAPAMAPA DEDE AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES (cont(cont..))

CONCORRÊNCIA(ITEM)

ITEM A CONTRATAR

VENDOR LIST PRAZO ORÇAMENTO CRITÉRIOS MAKE OR BUY

6 Requisitos

Tecnicos

IBMDell

Positivo

5 dias R$ 4.000,00 2 e 6

7 Criação da

massa de teste

RSIInMetricsAtlantic

5 dias R$ 4.000,00 3 e 4

Atlantic

8 Set Up do

Ambiente

RSIInMetricsAtlantic

5 dias R$ 3.000,00 1, 3 e 5

9 Testes

Funcionais

RSIInMetricsAtlantic

30 dias R$ 4.000,00 1 e 5

WBSWBS REVISADAREVISADA –– PacotesPacotes “BUY”“BUY”

REGISTROREGISTRO DEDE RISCOSRISCOS (Desenvolvimento(Desenvolvimento dodo Software)Software)

EVENTO DO RISCO RESPOSTA AO RISCOMOMENTO DE

RESPOSTA AO RISCO

Falta de conhecimento da

tecnologia

Analise e pesquisa dos projetos já implantados

em outras empresas SEL

Não atendimento de performance

na entrega do produto

Incluir cláusula de eficiência atrelando o

pagamento da última parcela.

CON

Os atrasos e riscos não serem

informados no decorrer do

projeto

Incluir cláusula no contrato permitindo a

realização de auditoria por parte da Milenium

TI sem aviso prévio.

CON

projeto TI sem aviso prévio.

Atraso na entrega Solicitar histórico de projetos semelhantes e

incluir multa contratual

ESPSEL

CON

MAPAMAPA DEDE AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES –– LINHALINHA ADOTADAADOTADA

CONCORRÊNCIA(ITEM)

ITEM A CONTRATAR

VENDOR LIST PRAZO ORÇAMENTO CRITÉRIOS MAKE OR BUY

1 Desenho Técnico BRQ COMIBM

20 dias R$ 10.000,00 1, 2, 3 e 6

2 Roteiro de Teste RSIInMetricsAtlantic

10 dias R$ 10.000,00 3 e 4

3 Construção do

Software

CPMBRQIBM

Accenture

35 dias R$ 20.000,00 2 e 6

4 Execução do

Teste

RSIInMetricsAtlantic

30 dias R$ 20.000,00 3 e 4

5 Construção do

Hardware

IBMDell

Positivo

60 dias R$ 25.000,00 3, 4 e 5

DECLARAÇÃODECLARAÇÃO DEDE TRABALHOTRABALHO

Especificação Funcional:Desenvolvimento de Software Multimidia para funcionamento em Quiosques

Digitais.

Qualidade:A Empresa deve ser certificado CMMI nível 3.

Tempo Máximo de até 1 segundo de reposta para um clique.

Prazo:

Entrega em 30 dias.

Suporte:

A empresa deve prover suporte “in locco” (operação assistida) por uma período

de 6 meses.

Critério de avaliação:Relatórios de acompanhamento / evolução semanal

Critérios de aceitação:Testes individuais sem ocorrência de erros.

Testes de performance dentro dos padrões solicitados.

Garantia:A empresa contratada deverá prover todas as correções necessárias apontadas

nos itens desenvolvidos por um período de 6 meses após a aceitação do projeto

sem custo.

DECLARAÇÃODECLARAÇÃO DEDE TRABALHOTRABALHO (Cont(Cont..))

sem custo.

CRITÉRIOSCRITÉRIOS DEDE AVALIAÇÃOAVALIAÇÃO DODO FORNECEDORFORNECEDOR

A Milenium TI irá divulgar os critérios eliminatórios e classificatórios por entender

que demonstraremos a transparência do processo e evitaremos a participação de

empresas que não atendam os nossos critérios.

CRITÉRIOSCRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOSCLASSIFICATÓRIOS

CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOS PESO

Qualificação Técnica da equipe 20%

Capacidade de gerenciamento 15%

Garantia pós implantação 10%

Preço 25%Preço 25%

Prazo 15%

Projetos Semelhantes 10%

Posicionamento no mercado 5%

CRITÉRIOSCRITÉRIOS ELIMINATÓRIOSELIMINATÓRIOS

CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS

Ter certificação CMMI nível 3

Todos funcionários contratados pelo regime CLT

30% dos desenvolvedores com certificação Java e Oracle

Todos os gerentes de projetos devem ser certificados PMPTodos os gerentes de projetos devem ser certificados PMP

Sem restrições no INSS e Receita Federal

Ter experiência comprovada em desenvolvimento de software de auto atendimento

Seguir padrões de segurança das normas PCI DSS

SISTEMASISTEMA DEDE PONTUAÇÃOPONTUAÇÃO

Qualificação Técnica da equipe - QT Pontuação

Mais de 90 % da equipe certificada Java QT =10

De 30% à 90% da equipe certificada Java QT = 6

Menos de 10% da equipe certificada Java QT = 3

Capacidade de Gerenciamento - CG Pontuação

Mais de 90 % dos gerentes de projetos com certificação PMP e ITIL CG = 10

De 30% à 90% da equipe certificada com certificação PMP e ITIL CG = 6

Menos de 10% da equipe certificada com certificação PMP ou ITIL CG = 3

Garantia Pós Implantação - GI Pontuação

Mais de 1 ano de garantia GI = 10

De 6 meses à 1 ano de garantia GI = 6

Menos de 6 meses de garantia GI = 3

SISTEMASISTEMA DEDE PONTUAÇÃOPONTUAÇÃO (Cont(Cont..))

Preço – PR Pontuação

Do menor preço até 10% acima do menor preço PR = 10

De 10% acima do menor preço até 10% abaixo do maior preço PR = 6

Do maior Preço até 10% abaixo do maior preço PR = 3

Prazo – PZ Pontuação

Menor que 3 meses PZ = 10Menor que 3 meses PZ = 10

Entre 3 e 9 meses PZ = 6

Maior que 9 meses PZ = 3

Projetos Semelhantes – PS Pontuação

Mais de 10 projetos semelhantes PS = 10

Entre 3 e 9 projetos semelhantes PS = 6

Menos de projetos semelhantes PS = 3

SISTEMASISTEMA DEDE PONTUAÇÃOPONTUAÇÃO (Cont(Cont..))

Posicionamento no mercado (“Magic Quadrant” - Gartner) – PM Pontuação

Posicionado no quadrante Visionaries x Leader no Quadrante Magico do Gartner PM = 10

Posicionado nos outros quadrantes PM = 6

Não presente no “Quadrante Mágico – Gartner” PM = 3

SISTEMASISTEMA DEDE PONTUAÇÃOPONTUAÇÃO (Cont(Cont..))

CRITÉRIOPESO (%)

FORN. ANOTA MÉDIA

FORN. BNOTA MÉDIA

FORN. CNOTA MÉDIA

Qualificação Técnica da equipe 20% 6 120 9 180 9 180

Capacidade de gerenciamento 15% 7 105 9 135 9 135

Garantia pós implantação 10% 7 70 8 80 9 90

Menor Preço 25% 8 200 7 175 7 175

Menor Prazo 15% 8 120 8 120 7 105

Projetos Semelhantes 10% 9 90 10 100 7 70

Posicionamento no mercado 5% 9 45 10 50 9 45

Total 100% Total 750 Total 840 Total 800

DOCUMENTOSDOCUMENTOS DEDE AQUISIÇÃOAQUISIÇÃO ADOTADOSADOTADOS

A Milenium TI irá enviar uma “RFP” contendo:

• Carta introdutória

• DT

• Modelo de contrato

Justificativas:

• A Milenium TI não detém os conhecimentos e as técnicas necessárias para o

detalhamento do escopo.

• Compartilhamento de riscos do escopo com a empresa contratada.

O meio adotado para divulgação da solicitação de proposta é o Envio por E-mail.

Justificativa:

MEIOSMEIOS ADOTADOSADOTADOS PARAPARA ENVIOENVIO DODO CONVITECONVITE

Justificativa:

A Millenium possui uma Vendor List e já tem acertado processo com as empresas

fornecedoras para envio de solicitação de propostas através de E-mail para no mínimo 4

empresas em cada concorrência.

A forma de contrato é Formal.

Justificativa:

CONTRATOCONTRATO FORMALFORMAL

A formalização das condições de cada contrato devem ser explicitadas em instrumento

com as devidas cláusulas de forma que não restem dúvidas quanto ao objeto

contratado, resguardando a empresa em caso de litígio.

A espécie de contrato adotada é a Empreitada.

Justificativa:

ESPÉCIEESPÉCIE DEDE CONTRATOCONTRATO

O trabalho a ser realizado terá uma delimitação de prazo e ao seu término, com as

entregas devidamente concluídas, será finalizado o contrato.

O tipo de contrato é PG – Preço Global

Justificativa:

TIPOTIPO DEDE CONTRATOCONTRATO

Como a Millenium TI não irá fazer uma Declaração do Escopo, pretende-se que o risco

do Pacote de trabalho fique por conta da empresa contratada. Embora, sejamos uma

empresa de Tecnologia, entendemos que o nosso Core não é o desenvolvimento e que

podemos contar com empresas parceiras para desenvolver esse trabalho.

FLUXOGRAMAFLUXOGRAMA DADA CONDUÇÃOCONDUÇÃO DODO CONTRATOCONTRATO

DT

Enviar

Convite

Vendor

List

Receber

Propostas

RFP

Propostas

Analisar

Propostas

Critérios

Classificatórios

Sistema de

Pontuação

Proposta

Aprovada

Envio de

Notificação

Não

Assinatura

do Contrato

Sim

ATITUDESATITUDES EE FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO DADA AQUISIÇÃOAQUISIÇÃO

Atitudes

• Respeito às regras definidas no contratos

• Cumprimento entregas das premissas estabelecidas

• Definição e divulgação clara da regra para solução de conflitos

FiscalizaçãoFiscalização

• Reuniões Semanais de acompanhamento

• Medição e controle dos riscos

• Acompanhamento das entregas conforme planejados

• Acompanhamento dos relatórios de controle

• Auditorias com datas planejadas e acordadas com o fornecedor.

• Auditoria eventual em caso de identificação de risco de alto impacto ou desvio do

planejado ou acordado

• Administração de conflitos

RELATÓRIOSRELATÓRIOS DEDE GESTÃOGESTÃO DADA AQUISIÇÃOAQUISIÇÃO

Identificação do Contrato e Período.

Registro das Atividades Planejadas e Realizadas.

Avanços Medidos de Cada Atividade Planejada / Realizada.

Valor Planejado / Realizado de Cada Realizado de Cada Atividade Planejada / Realizada.

Registro dos Desvios Referente as Atividades Realizadas.

Definição do Plano de Ação para Corrigir os Desvios Apontados

FLUXOGRAMAFLUXOGRAMA DEDE CONTROLECONTROLE DODO CONTRATOCONTRATO

Contrato

Assinado

Define o Gestor

do Contrato

Análise

Detalhada do

Contrato

Inicio da execução

Contrato

Definir os

Relatórios de

Controle

Definir

Periodicidade de

Geração de

Relatórios

Preparar Kick-Off

(Sala, Equipamento,

Etc)

Reunião de Kick-Off

FLUXOGRAMAFLUXOGRAMA DEDE ENCERRAMENTOENCERRAMENTO DODO CONTRATOCONTRATO

Inicio da

Execução

Reuniões de

acompanhamento

Análise de

Relatório Registro de

Encerramento

Necessita

de

MudançaReport aos

Stakeholders

Não

Implementa

Sim

Relatório

Controle de

Implementação

Registro de

Lições

aprendidas

PLANOPLANO DEDE GESTÃOGESTÃO DEDE AQUISIÇÕESAQUISIÇÕES -- PGAPGA

1 - WBS – Pacotes de Trabalhos “Make or Buy”2 - Mapa de Aquisições3 – WBS Revisada – Pacotes “Buy” 4 – Registro de Riscos – Desenvolvimento do Software5 – Mapa de Aquisições – Linha Adotada6 – Declaração de Trabalho7 – Critérios de Avaliação do Fornecedor

7.1 – Critérios Classificatórios

7.2 – Critérios Eliminatórios

8 – Sistema de Pontuação9 – Documentos de Aquisições adotados9 – Documentos de Aquisições adotados10 – Meios Adotados para envio do Convite11 – Contrato Formal12 – Espécie de Contrato13 – Tipo de Contrato14 – Fluxograma de Condução do Contrato15 – Atitudes e Fiscalização da Aquisição16 – Fluxograma de Gestão da Aquisição17 – Fluxograma de Controle do Contrato18 – Fluxograma de Encerramento do Contrato

ACRÔNIMOSACRÔNIMOS

WBS – Work Breakdown Structure

Vendor List – Lista de Fornecedores Qualificados

SEL – Seleção

CON – Contrato

ESP – Especificações

M – Make

B – Buy

CMMI® - Capability Maturity Model Integration – Modelo de Integração, Capacidade e

Maturidade.

CLT – Consolidação das Leis TrabalhistasCLT – Consolidação das Leis Trabalhistas

PMP – Project Management Professional – Profissional de Gestão de Projetos

PMBoK® – Project Management Body of Knowledge – Livro com Praticas de Gestão de

Projetos elaborado pelo Instituto de Gestão de Projetos – PMI.

PCI DSS® - Payment Card Industry Data Security Standard - Norma sobre segurança de dados

na indústria de cartões de pagamento

ITIL® - Information Technology Infrastructure Library - Biblioteca de Informação de Tecnologia

e Infraestrutura

RFP – Request for Proposal – Solicitação de Proposta

DT – Declaração de Trabalho

Kick-Off – Reunião de Partida