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DÊ CONFIANÇA AO SEU NEGÓCIO

Utilize a tecnologia para reduzir custos e aumentar a eficiênciaGuia para as empresas

Mercados instáveis, orçamentos em fase de contracção. As empresas terão de saber reduzir custos sem prejudicar a sua capacidade operacional, possivelmente concretizando resultados positivos logo no curto prazo.

Nos últimos anos, temos assistido a diversas crises. A História ensina-nos, porém, que as mudanças do mercado podem também apresentar novas oportunidades para todos aqueles que sabem ultrapassar as dificuldades do momento e olhar o futuro.

Os tempos de instabilidade são, frequentemente, os mais fecundos para a renovação: é da responsabilidade dos decisores empresariais gerir com sabedoria as actividades a curto prazo e olhar o futuro com espírito construtivo. A redução de custos que implementarem no curto prazo poderá transformar-se num conjunto de intervenções de melhoria ao nível das infra-estruturas, em processos mais racionais e integrados, em mudanças relevantes para a sua presença no mercado.

Onde cortar? Muitas vezes, a melhor forma de reduzir os custos empresariais não é efectuar cortes indiscriminados, mas antes saber identificar as áreas de investimento, mesmo que pequenas, que podem contribuir, de modo significativo, para reduzir custos e aumentar os lucros da organização no seu conjunto.Neste caso, as tecnologias informáticas têm muito a dizer:Porque podem ajudar a poupar, depressa e bem;Porque são indispensáveis para tornar possível a inovação;Os caminhos para reduzir custos e aumentar a eficiência existem e permitem evitar a escolha entre renunciar à inovação e queimar os últimos recursos em projectos ainda por verificar.

Em que projectos apostar? Naqueles que requerem investimentos mínimos de tempo e recursos. Citamos quatro:

• Corte nos desperdícios

• Utilização da tecnologia de forma inovadora

• Simplificação e optimização

• Avaliação e partilha

Não renuncie a inovarInstabilidade económica: risco e oportunidade

PME TEMPos DifícEis

Se pretender ter acesso a uma vasta gama de serviços, recursos e informações, prestados em colaboração com uma ampla rede de intervenientes no território, descubra a página PME Tempos Difíceis com várias iniciativas da Microsoft ® que se destinam a apoiar e aumentar o nível de inovação e competitividade das PMEs portuguesas.www.microsoft.pt/pme

CORTE NOS DESPERDÍCIOSEnergia, papel, espaço, tempo e dinheiro: quantas são as frentes de desperdício numa empresa? Como reduzi-las?

REDUZA OS CONSUMOS

Os computadores consomem energia eléctrica e ocupam espaço nas instalações das empresas. Estão hoje disponíveis ferramentas para racionalizar os consumos dos PCs e servidores. O primeiro passo é optimizá-los com as tecnologias de virtualização.

MENOS ESPAÇO PARA AS MÁQUINASOs servidores têm de ser colocados em algum lado e esse espaço tem custos, sobretudo se tem de ser seguro, protegido

e arrefecido. Consolidando os servidores com a tecnologia de virtualização Hyper-V, é possível dedicar menos espaço para as máquinas reduzindo os custos operacionais da sua empresa. O Hyper-V está incluído em todas as edições do

Windows Server® 2008: com a edição Standard é possível gerir simultaneamente uma única máquina virtual.

CONTAS MAIS BAIXASO Microsoft System Center Virtual Machine Manager 2008 permite parar alguns servidores durante a noite e nos feriados, quando a carga de processamento é consideravelmente inferior, transferindo as suas aplicações para outras máquinas, graças às tecnologias de virtualização. O Windows Server 2008, por sua vez, foi concebido para ter um menor gasto de energia, mantendo-se inalterada a carga de trabalho. Por fim, o Windows Vista permite optimizar as funções de stand-by e hibernação, por forma a evitar o desperdício de energia

Todos os pormenores emwww.microsoft.com/portugal/cbc/poupar

ELIMINE O PAPEL

Todas as empresas geram documentos: facturas, guias de remessa, propostas, projectos ou simples comunicações de correio electrónico. Cada um desses documentos é um testemunho da vida operacional da empresa, dos seus produtos, dos seus processos. É um verdadeiro património da empresa, porque as informações são hoje um dos recursos mais importantes. Porquê deixá-lo no papel? Já estão disponíveis tecnologias de transferência para os suportes digitais, a legislação deixou de ser um obstáculo e estão garantidos benefícios a longo prazo em termos de retorno de eficiência, protecção ambiental e poupança.

PASSE PARA AS FACTURAS ELECTRÓNICAS O MIP – Politécnico de Milão, calculou que uma utilização exclusiva da encomenda e das facturas electrónicas permite poupar 25 euros por ciclo de compra (desde a encomenda até ao pagamento) no sector farmacêutico, ou mais de 70 euros por ciclo no sector dos electrodomésticos, o que corresponde a uma redução percentual sobre o custo inicial, que varia entre 65% e 85%, consoante o sector. Com o Microsoft Office a sua empresa está pronta a adoptar os novos processos e iniciar com simplicidade as actividades de desmaterialização do ciclo activo e passivo.

ARQUIVE EM FORMATO DIGITALQuanto tempo é que os seus funcionários gastam à procura de documentos mal arquivados ou dispersos? Calculou-se que o custo de recuperação de um documento não correctamente arquivado pode atingir os 120 euros. Em contrapartida, arquivar e conservar documentos em formato digital permite poupar e ganhar eficiência. Com os motores de pesquisa e os protocolos electrónicos, os documentos são mais fáceis de recuperar e as informações tornam-se mais acessíveis. O arquivo e a conservação substitutiva permitem reduzir os custos de gestão das informações e dos documentos.

Além disso, a conservação permite economizar também nos custos de armazenamento e manutenção dos documentos.

UTILIZE OS FORMULÁRIOS ELECTRÓNICOSRecolher informações com formulários de papel e depois ter de inseri-las manualmente num ficheiro electrónico é uma actividade pouco gratificante e dispendiosa. Se o seu objectivo é poupar papel, mas também tempo dedicado a actividades de baixo valor acrescentado, neste campo pode agir de imediato. Hoje, a tecnologia permite automatizar facilmente um processo de recolha e gestão de informações, simplesmente utilizando a Web ou o e-mail. Os dados recolhidos são mais seguros, porque não existem passagens intermédias, e estão imediatamente disponíveis para serem processados por qualquer programa informático: basta utilizar o Microsoft Office 2007, uma ferramenta bem conhecida e já disponível na empresa.

FAX SEM PAPELPrecisa de substituir o seu aparelho de fax? Experimente o Windows® Fax. Com o Windows Vista® Business, pode utilizar o PC para escrever, enviar, receber e visualizar faxes com a mesma simplicidade do correio electrónico: mesmo longe do escritório é possível receber “por fax” todas as informações necessárias.

UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DE FORMA INOVADORAPor vezes, a tecnologia muda a vida: é certo que mudou e continuará a mudar a nossa forma de trabalhar, tornando-a ainda mais eficiente e produtiva. Durante os períodos de incerteza, o mais correcto é concentrarmo-nos em investimentos de baixo risco. Isto não significa limitarmo-nos ao que já existe: com efeito, são as novidades que apresentam as maiores oportunidades de poupança e melhoria.

REDUZA OS CUSTOS DE COMUNICAÇÃO E DESLOCAÇÃO

A sua empresa tem PCs? Estão ligados à Internet através de uma ligação em banda larga? Sabia que os pode utilizar para fazer chamadas telefónicas, enviar e receber faxes e fazer videoconferências?

O VOIPReduza os custos de comunicação graças à tecnologia VoIP e à solução de software Microsoft Unified Communications. Uma solução de software que permite aproveitar a tecnologia VoIP tem um impacto imediato sobre as contas do telefone. Com o software Office Communications Server 2007 não é preciso substituir a sua infra-estrutura telefónica para beneficiar das funcionalidades da comunicação unificada. Um sistema como o Microsoft Office Communicator alia hoje uma ferramenta de envio imediato de mensagens a um software de videotelefone. Isto significa reduzir, desde já, os custos telefónicos da sua empresa.

EM REUNIÃO NA INTERNETImagine uma empresa onde viajam em trabalho dois funcionários, os quais fazem, por exemplo, uma viagem de ida e volta Lisboa-Madrid todas as semanas. Só em bilhetes de avião esta empresa

gasta cerca de 2400 euros por mês (estimando-se um custo médio do bilhete de ida e volta de 200 euros). Na maioria dos casos, um encontro pessoal é uma experiência insubstituível, mas nem sempre é assim. Hoje em dia, é possível organizar uma videoconferência na Web sem que haja necessidade de apanhar um avião ou viajar de automóvel: basta instalar um software e uma câmara Office RoundTable e tudo acontece no escritório ou na sala de reuniões. Microsoft Unified Communications é a solução de software que permite optimizar as comunicações, integrando telefone, fax e correio electrónico num único sistema multimédia de videoconferência. Com o Microsoft Office Live Meeting e o Office RoundTable é possível organizar reuniões virtuais com partilha de voz, vídeo e documentos, trabalhando a partir de um local remoto e em tempo real. Estas soluções estão integradas no Office: para partilhar um documento com o Microsoft Office LiveMeeting, basta premir uma tecla.


FAÇA A GESTÃO DA LINHA DE PRODUÇÃO ATRAVÉS DA INTERNET

Trocar por via electrónica informações sobre a gestão da linha de produção com empresas parceiras, partilhar dados ou notícias com fornecedores sobre produção, stocks de armazém, situação das entregas: para muitas empresas o site Web é um canal de trabalho privilegiado para trocar informações e automatizar os ciclos activo e passivo. Hoje em dia, os sites na Internet ajudam a reduzir os custos de relacionamento com os nossos interlocutores de negócio. Para criar um site dinâmico e fácil de actualizar já não são necessários projectos informáticos dispendiosos: basta o Office System 2007.

OIÇA OS SEUS CLIENTES

“Ouvir o mercado” não é um mero slogan da teoria empresarial, mas antes a melhor forma de antecipar as necessidades dos clientes. E isto aplica-se também aos agentes, promotores, vendedores, parceiros de negócio e ao canal de distribuição no seu todo. As aplicações CRM da Microsoft, como a Microsoft Dynamics ® CRM, baseiam a comunicação com clientes e interlocutores internos e externos na aplicação mais utilizada no mundo empresarial – o Microsoft Office Outlook®. A aplicação tem capacidade para gerir informações provenientes de diferentes canais de comunicação: fax, sms, e-mail ou Internet de forma integrada e sem o risco de dispersar ou perder informações.

MOBILIDADE

Tirar notas em formato digital durante as reuniões de trabalho, ligar-se à Internet a partir de um comboio, aceder aos documentos que se encontram no servidor da empresa a partir de um hotel: é esta a forma de trabalhar de muitos profissionais. A mobilidade está a melhorar as comunicações internas e externas das empresas, graças a dispositivos que facilitam a consulta dos dados existentes num computador remoto, ou o envio de mensagens pela Internet. Com o Windows Mobile™ é possível trabalhar, comunicar, estar sempre informado e ainda passar momentos de diversão.

SIMPLIFICAÇÃO E OPTIMIZAÇÃOA rubrica de custo mais elevada nos sistemas informáticos é, muitas vezes, constituída pelas actividades de gestão, as quais aumentam quando as tecnologias adoptadas na empresa são diversas e pouco integradas. É necessário então simplificar e racionalizar: um parque de PCs e servidores uniformizado pode ser gerido quase automaticamente do ponto de vista do hardware e software.

OPTIMIZE A SUA INFRA-ESTRUTURA DE SERVIDORES

A sua empresa tem servidores? Hoje é possível controlar os custos da sua infra-estrutura de servidores, melhorar o nível de protecção e conformidade, bem como aumentar a flexibilidade, utilizando soluções de servidores integradas que permitem às empresas gerir e proteger os servidores físicos e virtuais num ambiente familiar e partilhado.

SERVIDORES MAIS FÁCEIS DE GERIREstão hoje disponíveis softwares de servidor especializados para as pequenas e médias empresas, que permitem poupar nas despesas de gestão de servidores. Estes sistemas podem ser facilmente instalados e geridos pelos colaboradores internos, mesmo que não tenham competências técnicas avançadas. O Windows Small Business Server 2008 e o Windows Essential Business Server 2008 oferecem soluções integradas que automatizam numerosas operações de instalação e configuração. Os processos passo a passo permitem configurar rapidamente as definições de protecção, facilitando a gestão do acesso dos funcionários à rede. Estes sistemas de servidor, concebidos à medida das PMEs, incluem, num único pacote, as funcionalidades integradas de diferentes soluções, a um preço particularmente conveniente. Desta forma, é possível melhorar a produtividade e proteger os dados fundamentais da empresa, com a garantia de muitas das

funcionalidades utilizadas por empresas de maior dimensão, tais como e-mail, conectividade, sites Web internos, acesso remoto, suporte para dispositivos móveis, partilha de ficheiros e impressoras, backup e recuperação de dados – todos acessíveis a um custo reduzido.

MENOS SERVIDORES, MAIS APLICAÇÕESSabia que a potência de cálculo dos seus servidores é provavelmente subutilizada? As tecnologias de virtualização permitem a operação de mais máquinas virtuais num único servidor físico, aproveitando-o ao máximo. Deste modo, é possível executar mais aplicações com um número mais reduzido de servidores físicos. As empresas que adoptaram o Hyper-V, a tecnologia de virtualização integrada no Windows Server 2008, reduziram significativamente os requisitos de hardware e simplificaram a gestão de servidores, com ganhos substanciais de poupança.


OPTIMIZE OS PCs DESKTOP

A instalação de um sistema operativo na empresa sempre foi uma operação dispendiosa e exigente. Com o Windows Vista é hoje possível distribuir o sistema operativo de uma forma padronizada por todos os novos PCs, independentemente do tipo de hardware ou da língua. Isto permite não só reduzir os custos, mas também o tempo despendido para a distribuição do software.

ACTUALIZAÇÃO AUTOMÁTICAA actualização das configurações dos computadores pode ser uma operação demorada e dispendiosa. O Windows Vista inclui tecnologias optimizadas, que simplificam a gestão remota dos PCs e permitem manter a configuração pretendida dos sistemas, impedindo alterações não autorizadas por parte dos utilizadores.

APLICAÇÕES COMPATÍVEISO Windows Vista Enterprise disponibiliza uma série de ferramentas que melhoram a compatibilidade das aplicações com as versões anteriores dos sistemas operativos Microsoft e UNIX. Com efeito, a virtualização das aplicações permite que convivam, na mesma máquina, aplicações que correm em sistemas operativos diferentes ou em diferentes versões do mesmo sistema operativo, sem duplicações inúteis por motivos de compatibilidade.

AVALIAÇÃO E PARTILHANão corte na tecnologia. Utilize-a antes para reduzir custos sem ter de parar o seu negócio. Esta actividade parte de uma análise do património dos recursos que já estão disponíveis na empresa e com uma pergunta que nos deve fazer reflectir: os recursos disponíveis são utilizados ao máximo ou têm potencialidades ainda por aproveitar?

CORTE NOS CUSTOS AVALIANDO AS ACTIVIDADES E OS RESULTADOS

“O que não se mede, não pode ser melhorado”. Por isso, quando se pretende poupar é importante saber quais são os processos que precisam de tornar-se mais eficientes, sem criar entraves às actividades de negócio mais rentáveis. Há que avaliar com atenção quais os custos que podem ser reduzidos, sem criar um impacto importante sobre as operações do negócio ou então calcular bem o risco ligado aos cortes nas despesas e considerá-lo como um dos riscos da empresa que é preciso manter sob controlo. Além das normais operações de monitorização do negócio, todas estas actividades podem ser desenvolvidas investindo em sistemas de Business Intelligence. Com as soluções de Business Intelligence da Microsoft, a começar pelo Microsoft SQL Server®, é possível dotar os funcionários de mais ferramentas, como a possibilidade de acesso rápido a dados e a realização de análises, e ainda facultar à Direcção da empresa mais informações para melhores decisões. Adoptar estas ferramentas é fácil e traz benefícios rapidamente, aumentando a produtividade individual e diminuindo o tempo necessário para obter benefícios palpáveis. Hoje é possível avaliar os desempenhos e os resultados, sem investimentos onerosos: muitas vezes são suficientes as ferramentas já existentes na empresa. Algumas são muito simples, como o Microsoft Office Excel ®. OPTIMIZE A GESTÃO DOS PROJECTOSTempos, custos, recursos, aprovisionamentos: um quebra-cabeças para quem tem de gerir projectos e levá-los a bom porto, dentro dos prazos previstos e respeitando o orçamento, assim como para quem tem a responsabilidade de coordenar os diferentes projectos no conjunto das actividades da empresa. Uma solução para a gestão de projectos como o Microsoft Project ajuda as empresas a ter visibilidade e controlo de todos os custos, aperfeiçoando

os processos de decisão, melhorando o alinhamento dos projectos com a estratégia da empresa, optimizando a utilização de recursos e favorecendo a melhoria da eficiência operacional. É uma solução que ajuda a eliminar as actividades redundantes (a chamada “duplicação de tarefas”), a identificar as iniciativas e os projectos de fraco desempenho, a prevenir erros de planeamento, evitando que os recursos da empresa sejam gastos em actividades com retorno insuficiente.


As actividades de cada empresa são o resultado do contributo de diferentes pessoas, áreas, processos e funções. Apesar de as pessoas serem diferentes em termos do papel que desempenham, das suas competências e actividades, parte-se do pressuposto que elas comunicam entre si e colaboram cada vez mais para a realização dos processos. A intranet empresarial, fácil de criar e gerir com soluções como o Microsoft Office SharePoint® Server 2007, são verdadeiros sites Web para os quais qualquer organização pode transferir os processos empresariais e os fluxos da organização, materializando-os e tornando-os acessíveis através da Web, de modo público, para os utilizadores interessados, e partilhado. Utilizando o portal da empresa para automatizar processos (por exemplo, para a revisão e aprovação de documentos e formulários), pode melhorar os processos do negócio reduzindo as ineficiências da comunicação tradicional. Trata-se de uma forma eficaz de manter um registo das actividades, arquivar documentos de forma a reencontrá-los, e ainda tomar “o pulso” da estrutura organizacional da empresa e dos desempenhos do seu negócio.

PROCURA DE INFORMAÇÃOQuem trabalha numa empresa dedica, em média, 10 horas por semana a procurar a informação necessária de que necessita. Trata-se de uma actividade frustrante, sendo que, muitas vezes, as informações procuradas se encontram no próprio PC. Ajudar as pessoas a encontrar as informações poupando duas horas por semana significa reduzir custos, o que lhes permite dedicarem-se a actividades mais rentáveis. Mas o verdadeiro benefício é que o negócio corre mais rapidamente.

O novo sistema de procura imediata do Windows Vista e o do Outlook 2007 permite recuperar documentos, e-mails ou qualquer outra informação contida no próprio PC, em tempo real, exactamente como está habituado a fazer na Web, com os motores de busca.

PARTILHE AO MÁXIMO AS INFORMAÇÕES EXISTENTES NA EMPRESA

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