DECRETO N° 425/99

Valdor Ângelo MontagnaValdor Ângelo Montagna

DECRETO N° 425/99Das Conceituações

I - Relatório de Auditoria - documento emitido por Auditor Interno que refletirá os resultados dos exames efetuados contendo, no mínimo, introdução, objetivo, resultado de exames específicos e conclusão;

II - Decisões de Auditoria - documento contendo determinações e/ou recomendações, ou não, com base no relatório de auditoria, depois de avaliadas as manifestações sobre o mesmo ou esgotado o prazo previsto no artigo 10 (30 + 30 dias) deste Decreto, elaborado e assinado por Auditor Interno, ratificado pelo Diretor de Auditoria Geral que o encaminhará ao dirigente do órgão ou entidade auditada para providências ou conhecimento;

III - Tomada de Contas - processo elaborado pelo órgão de contabilidade, da Administração Direta, Autárquica e Fundacional, referente aos atos de gestão orçamentária,

financeira e patrimonial e à guarda de bens e valores públicos sob a responsabilidade de ordenadores de

despesas;

IV - Tomada de Contas Especial - processo devidamente formalizado pelo órgão competente que objetiva a apuração de fatos, identificação dos responsáveis e

quantificação do dano, quando não forem prestadas as contas ou ocorrer desfalque, desvio de bens e valores

públicos, ou ainda, se caracterizada prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte

prejuízo ao Erário, na forma prevista no Decreto nº 3.307, de 09 de

novembro de 1998; (Decreto n° 442/03)

V - Determinações de Auditoria - procedimentos apontados pelo Auditor Interno que devem ser observados a partir da decisão de auditoria;

VI - Responsabilização - determinação imposta ao ordenador de despesas quando constatada prática de ato contrário à legislação vigente que resultar em dano ou prejuízo ao Erário;

VII - Apresentação de Justificativas - razões de defesa que devem ser apresentadas nos casos em que o relatório de auditoria contiver solicitação para que o órgão ou entidade auditada justifique ou comprove a implementação de procedimentos que supram as deficiências anotadas;

VIII - Sindicância - procedimento a ser solicitado à autoridade competente nos casos em que há dúvidas quanto à veracidade ou exatidão de determinado ato e requerer a apuração extremamente detalhada, que foge ao escopo e competência da Diretoria de Auditoria Geral da Secretaria de Estado da Fazenda;

IX - Abertura de Processo Disciplinar - procedimento a ser solicitado à autoridade competente nos casos em que se configurarem situações que ensejam a adoção dessa medida segundo as disposições dos Estatutos dos Servidores Públicos do Estado de Santa Catarina;

X - Valores a serem Recolhidos - valores apurados e constantes de decisão de auditoria em face de atos praticados em descumprimento à legislação vigente ou dos quais resulte dano ou prejuízo ao erário;XI - Relatório de Atividades de Auditoria Interna - documento contendo, entre outros assuntos, o relato das atividades de auditoria desenvolvidas, com destaque para os seguintes aspectos: quantitativo dos recursos humanos utilizados; total das auditorias realizadas; eficácia dos resultados obtidos; pendências existentes com as justificativas pertinentes, se for o caso; determinações para responsabilização de valores; determinações para devolução de valores e solicitações ou recomendações necessárias ao melhor desempenho das atividades;

XII - Relatório de Acompanhamento - documento interno, de responsabilidade da Gerência de Auditoria de Contas Públicas, visando a acompanhar a implementação das recomendações, solicitações e determinações efetuadas pelos Auditores Internos;XIII - Processo de Auditoria - conjunto de documentos relacionados com a Auditoria realizada, assim entendidos os ofícios, os relatórios, os documentos de suporte, defesas propostas, conclusões da auditoria, comunicações ao Tribunal de Contas do Estado, entre outros, que serão juntados observando-se a cronologia dos acontecimentos;

Do Relatório, do Processo e do Direito de Defesa

Art. 4º. O resultado de cada auditoria será expresso em relatório específico, que integrará processo autuado e protocolizado na Secretaria de Estado da Fazenda, do qual dar-se-á conhecimento ao órgão ou entidade auditada.

§ 2º. Cópia do processo de que trata o caput deste artigo, depois de cumpridas as fases da Auditoria Interna previstas neste Decreto, será encaminhado pelo Secretário de Estado da Fazenda e protocolizado no Tribunal de Contas do Estado, no prazo de 10 dias, como resultado dos exames efetuados, para atender ao que dispõem o artigo 62, § 1º, da Constituição do Estado, artigos

69 e 70 da Lei Complementar nº 31, de 27 de setembro de 1990, e artigo 5º, § 5°, da Resolução nº TC 16, de 21 de dezembro de 1994, alterado pelo artigo 2º da Resolução nº TC 15, de 18 de dezembro de 1996. (art. 62 da LC n° 202/00)

Art. 5º. Quando a auditoria abranger períodos de exercícios financeiros distintos, nos relatórios serão segregados os valores para cada exercício financeiro.Art. 6º. Nenhum processo, documento ou informação poderá ser sonegado aos Auditores Internos no exercício das atribuições inerentes às atividades de auditoria, fiscalização e avaliação de gestão, sob pena de responsabilidade administrativa.§ 1º. Quando a documentação ou informação prevista neste artigo envolver assuntos de caráter sigiloso, deverá ser dado tratamento especial na forma do que dispõem as normas jurídicas pertinentes, ficando seu uso, quando necessário, à disposição da Diretoria de Auditoria Geral.

§ 2º. A Administração do órgão ou entidade inspecionada atenderá, com prioridade, os pedidos de informações e de documentos apresentados durante a auditoria.Art. 7º. A ocorrência de baixa pelo Tribunal de Contas do Estado de responsabilidade em processo de prestação ou tomada de contas, ou de qualquer ato administrativo, não elide a análise da matéria pela Diretoria de Auditoria Geral.

Art. 8º. A ação da Auditoria Interna alcança exercícios encerrados, independentemente do parecer prévio e de julgamentos oriundos do Tribunal de Contas do Estado, podendo retroagir a 5 (cinco) anos, e visa única e exclusivamente a avaliar a escorreita aplicação da legislação vigente, nela incluindo-se a verificação dos atos e fatos previstos no artigo 2º deste Decreto, no artigo 31 do Regimento Interno aprovado pelo Decreto nº 1.168, de 17 de setembro de 1996, e no

artigo 4º do Decreto nº 1.892, de 06 de junho de 1997.(art. 35 do Decreto n° 3.874/05 – RISEF e Decreto n° 3.372/05 - SCI)Art. 9º. Ao órgão ou entidade auditada é assegurado o contraditório e a ampla defesa com os meios e recursos previstos neste Decreto.

§ 1º. Qualquer manifestação, resposta ou documento que a entidade auditada entender deva compor o processo, com o objetivo de contestar o relatório de auditoria, será dirigida ao Secretário de Estado da Fazenda que, por despacho, o encaminhará à Diretoria de Auditoria Geral para análise.§ 2º. O documento previsto no parágrafo anterior, contendo referência ao número do processo, deverá ser protocolizado na Secretaria de Estado da Fazenda.

Dos Prazos–Art. 10. O órgão ou entidade auditada, em qualquer caso, poderá se manifestar sobre o relatório no prazo de 30 (trinta) dias da protocolização do mesmo.–§ 1º O prazo de que trata o caput será contado a partir da cientificação no Aviso de Recebimento pelo Responsável ou pelo servidor público a quem for dirigido para apresentar defesa.–§ 2º Em razão da extensão e da complexidade do relatório o prazo poderá ser estendido para mais 30 (trinta) dias improrrogáveis mediante solicitação formal do órgão ou entidade auditada, do Responsável ou do servidor público, antes de vencido o primeiro, protocolizado na Secretaria de Estado da Fazenda, a critério de seu Secretário, ouvido o Diretor de Auditoria Geral.

Art. 11. Para efeitos deste Decreto, computar-se-ão os prazos excluindo-se o dia do começo e incluindo-se o do vencimento.

Das Decisões de AuditoriaArt. 12. Quando verificado que determinado ato foi praticado sem observância à legislação em vigor ou comprovada qualquer outra irregularidade, o relatório de auditoria concluirá pela recomendação quanto a procedimentos a serem adotados, responsabilização, apresentação de justificativas, recolhimentos de valores, sindicância e/ou abertura de processo disciplinar ou, quando for o caso, solicitação para instauração de Tomada de Contas Especial.

§ 1º. Nos casos em que não houver apresentação de justificativas ou naqueles em que as justificativas forem rejeitadas, a decisão de auditoria concluirá pela conversão de valores em responsabilidade, sindicância, processo disciplinar ou instauração de Tomada de Contas Especial.

§ 2º. Dos valores com determinação para lançamento em responsabilidade, incluídos os previstos no parágrafo anterior, poderá haver, conforme o caso, em decisão de auditoria, determinação para conversão em recolhimento imediato.

–§ 3º. No caso de recursos repassados pelo Estado, a qualquer título, a entidades públicas ou privadas, poderá haver, em decisão de auditoria, solicitação para instauração de Tomada de Contas Especial, observando-se os procedimentos estabelecidos no Decreto nº 3.307, de 09 de

novembro de 1998. (Decreto n° 442/03)–§ 4º. O recolhimento de valores aos cofres públicos, quando for o caso, dar-se-á em até 10 dias após a protocolização, no órgão ou entidade auditada, da decisão de auditoria.

–§ 5°. Os valores determinados na decisão de auditoria para lançamento em responsabilidade deverão ter seus lançamentos contábeis efetuados no balancete do mês de protocolização daquela no órgão ou entidade auditada.–§ 6°. Os valores lançados em responsabilidade e os não comprovados ou não recuperados em Tomada de Contas Especial somente poderão ser baixados pelo seu recolhimento, por nova decisão de auditoria ou por decisão do Tribunal de Contas do Estado.

–§ 7°. A inobservância ao disposto neste artigo fará com que o balancete mensal de prestação de contas à Secretaria de Estado da Fazenda, do mês em que deviam ter sido adotadas as providências constantes de decisão de auditoria, não seja aceito, sujeitando-se o órgão ou entidade à inscrição no cadastro de inadimplentes do Estado, ficando vedados novos repasses financeiros até que sejam regularizadas as pendências ou estabelecido um cronograma junto à Diretoria de Auditoria Geral para atendimento a suas determinações.–§ 8º. Em caso de persistir a inobservância ao disposto neste artigo, poderá o Ordenador de Despesas ou Responsável ser inscrito em Dívida Ativa não Tributária.

–Art. 13. Com a decisão de auditoria encerra-se a fase recursal junto à Diretoria de Auditoria Geral da Secretaria de Estado da Fazenda, devendo esta proceder ao encaminhamento do processo conforme o previsto no § 2° do artigo 4º deste Decreto.–Art. 14. Os processos relativos a auditorias realizadas que resultarem em relatórios sem irregularidades serão encaminhados ao órgão ou entidade auditada para fins de conhecimento e arquivamento, deles dando-se ciência, também, ao Tribunal de Contas do Estado.

Art. 15. Os papéis relacionados com a Auditoria Interna considerar-se-ão recebidos na Secretaria de Estado da Fazenda quando nela protocolizados ou, quando encaminhados, no dia em que, endereçados a este órgão, tiverem sido postados sob registro em repartição dos Correios.

Da Abrangência do Exame da Auditoria Interna

Art. 16. O exame de Auditoria Interna abrange:I - os sistemas e documentos utilizados na gestão orçamentária, financeira, contábil, operacional e patrimonial;II - a execução dos planos, programas, projetos e atividades que envolvam recursos públicos;III - a aplicação dos recursos transferidos pelo Tesouro Estadual a entidades públicas e privadas;IV - os contratos firmados por gestores públicos com entidades privadas para prestação de serviços, execução de obras e financiamento de materiais;

V - os processos de licitação, sua dispensa ou inexigibilidade;VI - os instrumentos e sistemas de guarda e conservação dos bens e do patrimônio sob responsabilidade dos órgãos da Administração Direta e entidades da Administração Indireta Estadual;VII - os atos administrativos de que resultem direitos e obrigações para o Poder Público, em especial os relacionados com a contratação de empréstimos internos, externos e/ou com a concessão de avais e outras garantias;

Da Abrangência do Exame da Auditoria InternaArt. 16. O exame de Auditoria Interna abrange:I - os sistemas e documentos utilizados na gestão orçamentária, financeira, contábil, operacional e patrimonial;II - a execução dos planos, programas, projetos e atividades que envolvam recursos públicos;III - a aplicação dos recursos transferidos pelo Tesouro Estadual a entidades públicas e privadas;IV - os contratos firmados por gestores públicos com entidades privadas para prestação de serviços, execução de obras e financiamento de materiais;

V - os processos de licitação, sua dispensa ou inexigibilidade;VI - os instrumentos e sistemas de guarda e conservação dos bens e do patrimônio sob responsabilidade dos órgãos da Administração Direta e entidades da Administração Indireta Estadual;VII - os atos administrativos de que resultem direitos e obrigações para o Poder Público, em especial os relacionados com a contratação de empréstimos internos, externos e/ou com a concessão de avais e outras garantias;

VIII - os sistemas eletrônicos de processamento de dados, suas entradas (inputs) e informações de saída (outputs), objetivando constatar:a) a segurança lógica e a confiabilidade nos sistemas (softwares) desenvolvidos em computadores de diversos portes;b) a eficácia dos serviços prestados pela área de informática;c) o cumprimento da legislação pertinente.

Art. 17. Estão sujeitos à Auditoria Interna de que trata este Decreto:I - os ordenadores de despesas das unidades da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações;

II - aqueles que arrecadarem, gerirem ou guardarem dinheiros, valores e bens do Estado, ou que por eles respondam;

III - aqueles que, estipendiados ou não pelos cofres públicos, derem, por ação ou omissão, causa a perda, subtração, extravio ou estrago de valores, bens e materiais do Estado pelos quais sejam responsáveis;

IV - os dirigentes das entidades da Administração Indireta vinculadas ao Gabinete do Governador ou a Secretaria de Estado em cuja área de competência estiver enquadrada sua principal atividade;

V - os recursos financeiros administrados por entidades ou organizações de direito público ou privado que se utilizem de contribuições para fins sociais e recebam subvenções ou transferências à conta do Orçamento do Estado;

VI - as empresas subsidiárias e controladas ou quaisquer outras de cujo capital o Poder Público participe;

VII – os servidores públicos investidos em cargos efetivos e os nomeados para ocuparem cargos comissionados;

VIII - todos os recursos originários da Lei Orçamentária Anual, de créditos adicionais, de operações de crédito do Estado, assim como as receitas próprias e as aplicações da Administração Estadual Direta ou Indireta;

IX – os recursos extra-orçamentários.

Parágrafo único. Para fins deste Decreto, considera-se:

I - Administração Direta - a constituída pelos órgãos integrantes da estrutura organizacional administrativa do Gabinete do Governador do Estado, do Gabinete do Vice Governador, da Procuradoria Geral do Estado, das Secretarias de Estado e órgãos equivalentes;

II - Administração Indireta a constituída pelas seguintes espécies de entidades dotadas de personalidade jurídica própria:a) Autarquia;b) Fundação Pública;c) Empresa Pública;d) Sociedade de Economia Mista.

Das Espécies de Auditoria

Art. 18. São espécies de Auditoria:I - Auditoria Ordinária - inicia-se de ofício e obedece à programação estabelecida pela Diretoria de Auditoria Geral, dividindo-se em:

a) Auditoria de Gestão - a que objetiva avaliar a regularidade das contas, verificar a execução de contratos, convênios e instrumentos congêneres, verificar a legalidade dos atos de pessoal, a probidade na aplicação dos dinheiros públicos e na guarda ou administração de valores ou bens do Estado compreendendo, entre outros, os seguintes aspectos:

1) o exame das peças que instruem os processos de tomada ou prestação de contas;

2) o exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos;

3) a verificação da existência física de bens e outros valores;

4) a verificação do prazo de validade dos produtos em almoxarifado assim como seu grau de obsoletismo;

5) a verificação da eficiência do sistema de controle administrativo;

6) a verificação do cumprimento da legislação pertinente;

7) a verificação de todos os atos relacionados com admissão, movimentação, reforma, aposentadoria, pensão, remuneração, proventos e descontos e todos os procedimentos necessários com vistas a assegurar a observância dos princípios Constitucionais que regem a Administração Pública.

b) Auditoria de Programas - a que objetiva acompanhar, examinar e avaliar a execução de programas e projetos governamentais específicos, bem como a aplicação de recursos descentralizados, compreendendo, entre outros, os seguintes aspectos:

1) a análise da realização físico-financeira em face dos objetivos e metas estabelecidos;

2) a análise dos demonstrativos e dos relatórios de acompanhamento produzidos com vistas à avaliação dos resultados alcançados e a eficiência gerencial;

3) a verificação da documentação instrutiva e comprobatória quanto à propriedade dos gastos realizados;

4) a análise da adequação dos instrumentos de gestão - contratos, convênios e instrumentos congêneres - para consecução dos planos, programas, projetos e atividades desenvolvidas pelo gestor, inclusive quanto à legalidade e diretrizes estabelecidas.

c) Auditoria Operacional - a que atua nas áreas interrelacionadas do órgão ou entidade auditada, avaliando a eficácia dos resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economicidade e a eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos;

d) Auditoria Contábil - a técnica que, utilizada no exame dos registros e documentos e na coleta de informações, mediante procedimentos específicos pertinentes ao controle do patrimônio de um órgão ou entidade, objetiva obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originadas refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas representadas;

e) Auditoria de Sistemas - a que objetiva assegurar a adequação, o processamento e a privacidade dos dados e informações oriundas dos sistemas eletrônicos de processamento de dados, observando as diretrizes estabelecidas e a legislação pertinente;

II - Auditoria Especial - a que objetiva o exame de fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizadas para atender solicitação ou determinação expressa, com indicação dos fatos a serem verificados, do Governador do Estado e/ou dos dirigentes dos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta.

Das Normas Relativas à Execução dos Trabalhos de Auditoria

Art. 19. Para a execução dos trabalhos o Auditor Interno deve observar o seguinte:I - ao Auditor Interno, incumbido de realizar auditoria, é vedado divulgar qualquer informação ou fato de que tenha conhecimento em razão da mesma;

II - o trabalho de auditoria deve ser adequadamente planejado, de forma a prever a natureza, a extensão e a profundidade dos procedimentos que nele serão empregados, bem como a oportunidade de sua aplicação;

III - em atendimento aos objetivos da atividade de auditoria, o Auditor Interno deverá realizar, na extensão julgada necessária, os testes ou provas adequados às circunstâncias, para obter evidências qualitativamente aceitáveis que fundamentem, de forma objetiva, suas conclusões;

IV - a aplicação dos procedimentos de auditoria não garante a detecção de toda impropriedade ou irregularidade, sendo que a evidenciação posterior, de uma situação imprópria ou irregular ocorrida no período submetido a exame, não significa que o trabalho efetuado pelo Auditor Interno tenha sido inadequado, sempre e quando possa demonstrar que o efetuou de acordo com o estabelecido pelas Normas de Auditoria;

V – no desenvolvimento do seu trabalho deverá possuir o domínio do julgamento profissional pautando-se, exclusiva e livremente a seu critério, no planejamento dos seus exames, na seleção e aplicação de procedimentos técnicos e testes de auditoria, na definição de suas conclusões e na elaboração de seus relatórios;

VI – durante o seu trabalho, está obrigado a abster-se de intervir nos casos em que há conflitos de interesses que possam influenciar a absoluta imparcialidade do seu julgamento.

Dos Requisitos Pertinentes ao Relatório de Auditoria

Art. 20. Na emissão dos relatórios de auditoria e dos relatórios de atividades de auditoria, inclusive dos resultantes de processos de Tomadas de Contas Especial dos órgãos e entidades auditadas, observar-se-ão os seguintes requisitos:

I - identificação do número de processo, período examinado e o órgão ou entidade auditada;

II - indentificação do local em que foi realizado o trabalho de auditoria;

III - definição do objetivo da auditoria e identificação das demonstrações financeiras examinadas, no caso de auditoria contábil;

IV - declaração, se for o caso, que o exame foi efetuado por amostragem, na extensão julgada necessária;

V - apreciação sobre os controles internos, evidenciando, se for o caso, as deficiências e ineficácias dos sistemas;

VI - apresentação, caso necessário, de recomendações visando à correção das falhas verificadas durante o exame;

VII - apreciação sobre a implementação das recomendações de relatórios de auditoria anteriores e/ou diligências;

VIII - conclusão pela regularidade ou irregularidade da gestão dos recursos utilizados pelos responsáveis pelo órgão ou entidade auditada, com assinatura do Auditor Interno da Secretaria de Estado da Fazenda.

Art. 21. O Gerente de Auditoria de Contas Públicas deverá estabelecer e manter programa de supervisão e revisão dos trabalhos, a fim de aperfeiçoar e assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria, bem como certificar-se de que foram tomadas as providências e alcançados os resultados esperados a respeito de suas conclusões, sintetizadas em recomendações e/ou determinações constantes de decisão de auditoria.

Do Instrumental de Trabalho da Auditoria

Art. 22. O instrumental de trabalho da Auditoria compõe-se basicamente do seguinte:

I - Papéis de Trabalho - documentos que fundamentam o trabalho do Auditor Interno, podendo ser por ele elaborados, obtidos no órgão ou entidade auditada ou de qualquer outra natureza;

II - Pedido de Informações e de Documentos - documento destinado ao dirigente do órgão ou entidade auditada, no decorrer dos exames, para fins de solicitação de esclarecimentos e/ou requisição de documentos, com prazo de até 3 (três) dias úteis para seu atendimento, não representando a solicitação por Auditor Interno inobservância à hierarquia;

III - Consultas a Sistemas Informatizados - acesso amplo e irrestrito aos sistemas, que devem ser franqueados ao Auditor Interno no exercício de suas atribuições, na forma do que prevê o artigo 95 da Lei n° 9.831, de 17 de fevereiro de

1995, e alterações posteriores. (art. 140*, §§ 1° e 2°, LC n° 284/05)

Das Técnicas de AuditoriaArt. 23. As técnicas de auditoria que devem ser observadas pelos Auditores Internos se constituem de um conjunto de procedimentos a serem adotados no desenvolvimento dos trabalhos de auditoria, que além de exames de relatórios e registros auxiliares, entrevistas e observação acurada das atividades, incluem os seguintes:I - Exames Físicos - consiste na verificação in loco permitindo ao Auditor formar opinião quanto à existência física do objeto ou item a ser examinado, sua autenticidade, quantidade e qualidade;

II - Circularizações/Confirmações Formais - é a técnica utilizada na obtenção de declaração formal e independente, de pessoas não ligadas ao órgão ou entidade auditada, seja por interesses comerciais, afetivos ou outros fatos ligados às operações do mesmo;III - Exame da Documentação Original - trata-se de procedimento voltado para a comprovação das transações que por exigências legais, comerciais ou de controle são evidenciadas por documentos comprobatórios destas transações;IV - Conferência de Somas e Cálculos - utilizada em virtude da quase totalidade das operações de o órgão ou entidade auditada envolver valores, quantidades, números ou outros fatores;

V - Exame dos Lançamentos Contábeis - é o procedimento usado pela auditoria para constatação da veracidade das informações contábeis e fiscais, entre outras, além de possibilitar levantamentos específicos nas análises, composição de saldos, conciliações e outras que afetam as demonstrações contábeis;VI - Amostragem - é o processo pelo qual se obtém informação sobre um todo (universo), examinando-se apenas uma parte do mesmo (amostra);

VII - Controle da Legalidade - visa a confrontar os atos praticados com a legislação em vigor para aferir se possuem o devido amparo legal.Parágrafo único. Além das técnicas enumeradas neste artigo, outras serão utilizadas suplementarmente de acordo com a conveniência, com vistas a bem desenvolver os trabalhos de auditoria.

Valdor Ângelo MontagnaAuditor Interno do Poder Executivo do Estado

de Santa Catarina

http://www.montagna.adv.br

valdom@terra.com.br; vmontagna@sef.sc.gov.br

(0xx48) 3216-7747 / 9960-5354