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CBES de Figueira do Lorvão

Descrição e Análise de Funções

Descrição e Análise de Funções CBES da Freguesia de Figueira de Lorvão

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Introdução

A Descrição e Análise de Funções constitui a base de qualquer sistema de recursos

humanos, fornecendo informação relevante para as várias práticas ou subsistemas de gestão

de pessoas.

É assim um instrumento utilizado nas organizações para se definirem e clarificarem as

responsabilidades e as exigências inerentes a cada função, permitindo desenhar fluxogramas

com processos de trabalho, compreendendo eventuais falhas de comunicação, sobreposições

ou lacunas de responsabilidades e tarefas, ou até mesmo encontrar funções desadequadas.

A metodologia a utilizar na elaboração deste instrumento tem como base técnicas como

a entrevista, a observação directa e o questionário, sendo que cada um destes métodos pode

ser utilizado individualmente ou em conjunto, sendo que esta decisão deverá ser ponderada

tendo em consideração a estrutura e dimensão da organização, a natureza dos serviços

prestados, o número de colaboradores e o grau de envolvimento dos mesmos.

As funções podem ser ainda hierarquizadas, de acordo com o grau de importância

relativa de cada uma face às demais, tendo em conta a ponderação de um conjunto de

factores de qualificação considerados relevantes para a sua avaliação, como por exemplo,

conhecimentos académicos, experiência profissional, complexidade dos problemas a resolver,

autonomia e alcance das decisões.

Na página seguinte apresenta-se um fluxograma de acção para a realização do processo

de Descrição e Análise de Funções.


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Fase de processo Fase de desenho Fase de recolha e análise de dados

Fase de concepção dos produtos/resultados da análise Fase da

disseminação

Produtos/Resultados

Acção Analisar a estrutura organizacional da

empresa

Método de recolha de informação:

- Entrevista.

Aplicar os produtos do

descritivo

Informar sobre os produtos do

descritivo

Instrumentos Guião de entrevista Modelo de Descritivo de Função

Figura 1 - Metodologia de Descrição e Análise de Funções

Descritivo de

função por

validar

Descritivo

de função

validado

Portfólio de

descritivos de

função

Elaboração do

descritivo de

função

Validação

pelos

superiores

hierárquicos

Recolha do

descritivo de

função

validado

Agrupar por

departamentos ou

por afinidade

funcional

Sim Não


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Pressupostos da Descrição e Análise de Funções

A criação do perfil da função é a representação documental das atitudes,

comportamentos e conhecimentos técnico-profissionais que o titular da função deverá ter

para que a mesma seja desempenhada com sucesso. Quando se fala em Análise Funcional

deve-se partir do pressuposto que a função em questão está a ser exercida de forma estável e

continuada, durante um apreciável período de tempo, tido como suficiente para lhe traçar os

contornos com exactidão e rigor.

Há ainda um conjunto de regras práticas que se destinam a evitar que a análise

funcional seja distorcida por factores ligados à visão que os titulares têm do seu próprio cargo.

A primeira tem a ver com o facto de, independentemente do âmbito de análise pretendido,

deverem ser sempre analisadas em conjunto todas as funções que reportam a um mesmo

gestor.

Com isto pretende-se evitar que o titular de uma ou várias dessas funções se tentem

apropriar das tarefas mais nobres ou com maior importância que, eventualmente, podem

estar repartidas entre as várias funções, ou mesmo serem reivindicadas por mais que uma

função.

Isto permite que o resultado do exercício seja equilibrado e retrate fielmente a

realidade.

A segunda regra é que o resultado da análise deve ser sempre validado pelo superior

hierárquico correspondente a essa função. Esta validação permite identificar e corrigir

eventuais imprecisões, sobretudo no campo da autonomia e responsabilidade do titular da

função.

A análise funcional deve partir da descrição das principais tarefas e responsabilidades do

titular e da alocação de um peso relativo a cada uma delas, quer em termos de tempo

dispendido na sua execução, quer da sua complexidade e impacto nos resultados da

actividade.

A partir daqui deverão identificar-se os factores críticos de sucesso da função, que serão

constituídos por um conjunto restrito de tarefas de que dependem, normalmente, cerca de

80% dos resultados alcançados pelo colaborador.

Actualmente é aceite dizer-se que o exercício uma função é dinâmico, ou seja, podem

haver alterações no seu conteúdo ao longo do tempo, pelo que a descrição e análise de

funções não é um documento definitivo, mas sim um documento "vivo" que deverá ser


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actualizado, revisto e ajustado periodicamente, de forma a corresponder às alterações

normais do conteúdo funcional, sobretudo se tais alterações representarem um

enriquecimento funcional. Esta revisão periódica vai permitir actualizar os objectivos fixados

ao titular da função, e também que estes se reflictam na avaliação do seu desempenho.

Embora não haja um período de tempo pré-definido como sendo o ideal ou o mais

ajustado para esta revisão, recomenda-se que esta seja realizada de dois em dois anos.


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Organigrama de avaliação


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Descrição e Análise de Funções

Formulários

Modelo de formulário de Descrição e Análise de Funções

DESIGNAÇÃO DA FUNÇÃO

POSICIONAMENTO HIERÁRQUICO

PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

CONHECIMENTOS, QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

Nível de escolaridade

Conhecimentos de línguas estrangeiras

Conhecimentos profissionais, qualificações e certificações

Experiência profissional


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PERFIL DE COMPETÊNCIAS, CAPACIDADES E APTIDÕES

Competências transversais

Competências específicas

INDICADORES DE DESEMPENHO

Objectivos organizacionais

Objectivos específicos

Instrumento de medida

POLÍTICA DE SUBSTITUIÇÃO

VALIDAÇÃO

Chefia directa ou superior

Data de validação

___/___/_______

Observações

Data da última revisão

___/___/_______


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Listagem de funções

Director de Serviços

Enfermeiro

Animador Sócio Educativo – Crianças

Animador Sócio Educativo - Idosos

Encarregado de Sector

Ajudante de Acção Directa

Auxiliar de Serviços Gerais

Motorista

Técnico de Serviço Social

Administrativo

Educador

Ajudante de Acção Educativa

Animador Cultural

Ajudante de Ocupação

Responsável de Qualidade

Responsável de Cozinha

Cozinheiro

Ajudante de Cozinha

Auxiliar de Lavandaria

Fiel de Armazém


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Fazer a gestão administrativa e financeira da instituição;

Definir, implementar e supervisionar a política de gestão de recursos humanos;

Assumir a tarefa de Técnico Oficial de Contas;

Apoiar a Direcção quanto ao funcionamento das valências, prestando-lhes as informações

necessárias à prossecução das medidas de boa articulação entre valências;

Comunicar aos colaboradores decisões/informações tomadas pela Direcção;

Elaborar candidaturas a programas que possam ser uma mais-valia para a instituição;

Controlar de entrada e saída do caixa.



Licenciatura na área das Ciências Empresariais


Não relevante


TOC inscrito na Ordem;

Conhecimentos em Gestão de Instituições Sem Fins Lucrativos.


1 ano de experiência anterior na função.


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Relacionamento interpessoal, comunicação assertiva e escuta activa, espírito de equipa e de

pertença, proactividade, flexibilidade e capacidade de adaptação à mudança, envolvimento,

orientação para a satisfação das necessidades e expectativas do utente, análise construtiva de

problemas.


Capacidade de liderança, organização pessoal e gestão do tempo, capacidade de coordenação

do trabalho, capacidade de resolução de problemas, inovação, iniciativa e auto-confiança.



Atingir uma situação económico-financeira sustentável com mais-valias para os utentes.


Desenvolver uma estratégia de gestão que permita alcançar a sustentabilidade.


Demonstração de resultados.


Direcção

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Enfermeiro



Prestar cuidados de saúde aos utentes;

Acompanhar os utentes às consultas médicas;

Preparar e gerir a medicação dos utentes com periodicidade semanal.



Licenciatura em Enfermagem


Não relevante


Não relevante


1 ano de experiência na função







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problemas.


Iniciativa; Capacidade de reacção a situações urgentes.




Manter 80% dos utentes acima dos 60 pontos na Escala de Barthel.


Escala de Barthel.



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Animador Sócio Educativo - Crianças



Organizar e desenvolver o Plano Anual de Actividades;

Apoiar os utentes na realização de actividades lúdico-pedagógicas;

Apoiar os utentes em passeios;

Gerir o horário dos recursos humanos da Componente de Apoio à Família.



Licenciatura em Animação Sócio Educativa


Não relevante


Não relevante








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problemas.


Iniciativa; Capacidade de trabalho com crianças; Criatividade.




Cumprir a 100% com o Plano Anual de Actividades


Plano de actividades


Auxiliar de Acção Educativa

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Animador Sócio Educativo – Idosos



Organizar e desenvolver o Plano Anual de Actividades;

Apoiar os utentes na realização de actividades de lazer;

Apoiar os utentes em passeios.



Licenciatura em Animação Sócio Educativa


Não relevante


Não relevante









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problemas.


Iniciativa; Capacidade de trabalho com idosos; Criatividade.




Cumprir a 100% com o Plano Anual de Actividades




Animador Cultural

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Animador Sócio Cultural



Servir refeições aos utentes;


Desenvolver o Plano Anual de Actividades;

Prestar cuidados de higiene e saúde aos utentes.



12º ano de escolaridade


Não relevante


Curso Tecnológico de Animação Sócio Cultural


1 ano de experiência em função similar






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problemas.


Criatividade; coordenação do trabalho



Sustentabilidade


Cumprir a planificação trimestral das actividades




Animador Sócio-Cultural

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Coordenar o serviço de Apoio Domiciliário, Lar e o Pólo de Sazes;

Colaborar na elaboração das escalas de serviço;

Prestar cuidados de saúde, higiene e alimentação dos idosos.





Conhecimentos de língua francesa


Curso de Técnico de Geriatria

Curso de Primeiros Socorros








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problemas.


Organização pessoal e do trabalho; Gestão do tempo; Gestão de equipas; Liderança;

capacidade de trabalho com idosos.






Escala de Barthel; Registo de ocorrências.


Director Técnico

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Prestar cuidados de saúde, higiene e alimentação a idosos;

Distribuição de alimentação pelos utentes;

Recolha e entrega dos utentes nas suas habitações;

Recolha e entrega de roupas;

Higiene habitacional.





Não relevante


Curso de Agente de Geriatria

Curso de Primeiros Socorros

Carta de condução de categoria B




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problemas.


Organização pessoal e do trabalho; capacidade de trabalho com idosos.





Adoptar um estilo de condução facilitador da inexistência de acidentes por culpa própria e de

multas.


Escala de Barthel; Registo de ocorrências.



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Auxiliar de Serviços Gerais



Limpar as instalações da instituição;

Zelar pelo bom estado de conservação dos equipamentos de trabalho.





Não relevante


Conhecimento de trabalho com máquina de decapagem do chão


Não é necessário







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problemas.


Organização pessoal; iniciativa; responsabilidade (máquinas)




Cumprir com os prazos de limpeza das instalações.


Tabela de controlo



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Educador de Infância



Realizar actividades com as crianças, promovendo o acompanhamento e desenvolvimento

integral da criança, nomeadamente psicomotor, afectivo, intelectual, social e moral;

Estabelecer contactos com os pais;

Elaborar o projecto pedagógico da sua sala e colaborar activamente na elaboração do Projecto

Educativo da Instituição;

Coordenar o Auxiliar de Acção Educativa sobre o desenrolar do projecto para um melhor

acompanhamento das actividades;

Assegurar o bem-estar a nível de higiene, segurança, saúde e alimentação dos utentes;

Assumir a organização da valência;

Avaliar o desenvolvimento dos utentes.



Licenciatura em Educação de Infância


Não relevante


Não relevante



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problemas.


Capacidade de liderança; Capacidade de trabalhar com crianças; sensibilidade;

responsabilidade; iniciativa; criatividade e inovação.




Cumprir com o Plano de Actividades;

Grau de satisfação dos utentes com nível igual ou superior a 4 (escala 1 a 5).


Plano de Actividades; Questionário de satisfação dos utentes


Auxiliar de Acção Educativa

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações



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___/___/_______


Ajudante de Acção Educativa






Prestar cuidados de higiene e saúde aos utentes;

Zelar pela limpeza das instalações;

Acolhimento e entrega dos utentes.





Não relevante


Conhecimentos de Primeiros Socorros





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problemas.


Capacidade de trabalhar com crianças; sensibilidade; responsabilidade; iniciativa e inovação.




Grau de satisfação dos utentes com nível igual ou superior a 4 (escala 1 a 5)


Questionário de satisfação dos utentes; Registo de Ocorrências.


Educador de Infância

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Ajudante de Ocupação






Zelar pela limpeza das instalações.





Não relevante


Conhecimentos de Primeiros Socorros






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problemas.


Capacidade de trabalhar com crianças; sensibilidade; responsabilidade; iniciativa e inovação.




Grau de satisfação dos utentes com nível igual ou superior a 4 (escala 1 a 5)


Questionário de satisfação dos utentes; Registo de Ocorrências.


Animador Cultural

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Técnico Administrativo



Registo de entrada e saída do caixa;

Apoio administrativo e logístico a todas as valências da instituição;

Apoio administrativo ao Director de Serviços;

Arquivo de correspondência;

Lançamento contabilístico.



12º ano de escolaridade – curso técnico de secretariado


Não relevante


Conhecimentos de contabilidade; conhecimentos de informática na óptica do utilizador.


2 anos de experiência na função




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problemas.


Atendimento telefónico; Encaminhamento de visitantes da instituição; Conhecimentos de

contabilidade.




Manter o registo de correspondência com um atraso máximo de 1 semana;

Manter o registo de caixa actualizados diariamente.


Registo de correspondência

Registo do caixa



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Fiel de Armazém



Atendimento telefónico e presencial;

Apoio administrativo e logístico a todas as valências da instituição;

Inventário das existências e controlo de stocks;

Apoio administrativo ao Director de Serviços;

Implementação do HACCP.





Não relevante


Conhecimentos de informática na óptica do utilizador







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problemas.


Organização pessoal; gestão do tempo; responsabilidade.




Manter actualizado o registo de existências com um atraso máximo de 2 dias

Manter níveis de stocks adequados ao volume de consumo dos produtos (alimentares, higiene

e limpeza)

Inexistência de não-conformidades em visitas técnicas ou auditorias de HACCP


Controlo de stocks

Resultados de auditoria de HACCP



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Motorista



Recolher e entregar os utentes nas suas habitações;

Zelar pela boa conservação e limpeza dos veículos;

Verificar os níveis de óleo, de água e pressão dos pneus;

Zelar pela manutenção mecânica e pelas inspecções, respeitando prazos estipulados para as

intervenções;

Distribuir a alimentação pelas habitações dos utentes e escolas.





Não relevante


Certificado de transporte colectivo de crianças; Carta de condução de veículos de categoria B e

D.






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problemas.


Gosto pelo trabalho com crianças e idosos; educação e cordialidade no trânsito; resistência ao

stress; responsabilidade.




Adoptar um estilo de condução facilitador da inexistência de acidentes por culpa própria e de

multas;

Cumprir os horário estipulados.


Registo de ocorrências



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Preparar e confeccionar os alimentos;

Organizar a equipa de trabalho;

Fazer cumprir as regras de HACCP;

Zelar pela limpeza da cozinha e utensílios;

Controlo de existências de alimentos.





Não relevante


Conhecimentos em HACCP e SHST.


1 a 2 anos de experiência na função.





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problemas.


Organização pessoal; Gestão do tempo; liderança; responsabilidade (máquinas).




Obter zero não-conformidades nas auditorias de HACCP

Obter um número de reclamações igual a zero.


Resultado de Auditoria de HACCP;

Registo de reclamações.


Cozinheiro

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Cozinheiro



Preparar e confeccionar dos alimentos;

Cumprir as regras de HACCP;

Zelar pela limpeza da cozinha e utensílios;

Controlo de existências de alimentos.





Não relevante




1 a 2 anos de experiência na função.






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problemas.


Organização pessoal; Gestão do tempo; responsabilidade.




Obter zero não-conformidades nas auditorias de HACCP.


Resultado de Auditoria de HACCP; Registo de Ocorrências.



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Ajudante de Cozinha



Preparar os alimentos;

Cumprir as regras de HACCP;

Executar a limpeza da cozinha e utensílios.





Não relevante




1 ano de experiência na função.







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problemas.






Obter zero não-conformidades nas auditorias de HACCP.


Resultado de Auditoria de HACCP; Registo de Ocorrências.


Cozinheiro

VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Auxiliar de Lavandaria



Lavar a roupa com os cuidados adequados às suas características;

Registar as peças de roupa por utente;

Passar a ferro a roupa dos utentes;

Arrumar e conferir a roupa de acordo com as marcações;

Fazer arranjos de costura na roupa dos utentes;

Zelar pelo bom estado de conservação dos equipamentos de trabalho.





Não relevante


Manuseamento das máquinas da lavandaria;

Conhecimentos de costura manual e com máquina.


1 ano de experiência na função.


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problemas.






Garantir o estado de conservação das roupas


Registo de roupas estragadas; Registo de Ocorrências.



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


___/___/_______


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Técnico de Serviço Social



Fazer visitas domiciliárias aos utentes;

Elaborar mapas mensais de organização de serviços contratados de apoio domiciliário;

Acompanhar a execução do programa anual de actividades;

Coordenar o Programa Comunitário de Ajuda Alimentar a Carenciados;

Admissão e integração de novos utentes;

Organizar e manter actualizados os processos individuais dos utentes;

Prestar apoio social a utentes e familiares;

Elaborar o mapa mensal de frequência de utentes e enviar para a Segurança Social;

Realizar tarefas de âmbito administrativo relacionadas com o Serviço Social.



Licenciatura em Serviço Social


Não relevante


Não relevante


Estágio profissional


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problemas.


Organização pessoal e do trabalho; iniciativa; capacidade de resolução de problemas;

responsabilidade.




Enviar para a Segurança Social os mapas mensais de frequência até ao dia 10 de cada mês.

Manter os registos individuais dos utentes actualizados com um atraso máximo de 1 semana.

Responder às solicitações/reclamações de utentes do apoio domiciliário num período máximo

de 3 dias úteis após a data da solicitação/reclamação.


Aviso de leitura do e-mail de envio; Processos dos utentes; Registo de Ocorrências.



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações


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___/___/_______





Implementar e manter o sistema de gestão da qualidade em todas as valências;

Realizar a facturação dos serviços prestados aos utentes.



Licenciatura em Serviço Social


Não relevante


Conhecimentos de normas de qualidade


Estágio profissional


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problemas.


Organização pessoal e do trabalho; planificação do trabalho; melhoria contínua.




Implementar as normas da qualidade na instituição

Obter zero não conformidades nas Auditorias da Qualidade


Certificado de Qualidade

Auditorias da Qualidade



VALIDAÇÃO


Data de validação

___/___/_______

Observações



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___/___/_______

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