Desenvolvimento de um Planejamento Estratégico de Tecnologia de Informação: o caso de uma Instituição Federal de Ensino Superior

Ângela F. Brodbeck (Escola de Administração) Jussara I. Musse (Centro de Processamento de Dados) Denise G. Ewald (Centro de Supercomputação) Alberto Bastos do Canto Filho (Escola de Engenharia) Liane Margarida Rockenback Tarouco (Pós-Graduação em Informática na Educação) Cláudia Hochheim Oliveira (Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão)

TICAL 2012 - Lima

A UFRGS – Universidade Federal do Rio Grande do Sul

•  Universidade Pública •  Localizada na cidade de Porto Alegre •  Alunos de Graduação: 28.000 •  Alunos de Pós-Graduação: 14.000 •  Cursos de graduação: 89 •  Programas de Pós-Graduação: 139

UFRGS: Plano de Desenvolvimento de TI

Exigência Externa •  Cumprimento de regras e normas do MPOG (Ministério de Planejamento

Orçamento e Gestão), atendendo exigências de órgãos auditores e controladores como Tribunal de Contas da União e Controladoria Geral da União.

Modelo de PDTI Adotado •  Encaminhado pela SLTI (Secretaria de Logística e Tecnologia de

Informação) do MPOG

Ponto Fundamental •  Alinhamento Estratégico entre o Negócio e a Tecnologia de Informação

–  Adequação dos investimentos –  Redução de riscos

Modelo do PDTI- níveis de abrangência e responsabilidades

•  Nível 1: CGTI (Comitê Gestor de TI da UFRGS) –  Composto por 12 membros – 4 da área de TI e 8 das áreas de “negócio”

estratégicas, sendo o nível máximo de aprovação das ações do PDTI –  Coordenação: Vice-Reitor da UFRGS

•  Nível 2: ComPDTI (Comissão do PDTI)

•  Nível 3: GTAT – Grupos de Trabalho da Área Temática

UFRGS – CGTI – ComPDTI – GTAT_GovTI A1-5

Etapas do Desenvolvimento do PDTI Etapa 1: Preparação e Elaboração do Plano de Trabalho

Etapas do Desenvolvimento do PDTI Etapa 2: Elaboração do PDTI por Área Temática

UFRGS – CGTI – ComPDTI – GTAT_GovTI A1-7

Etapas do Desenvolvimento do PDTI Etapa 3: Consolidação do PDTI-UFRGS

ComPDTI – Comissão do PDTI

•  Definida pelo Comitê Gestor de TI •  Responsável em coordenar a elaboração do PDTI •  Composição: 6 pessoas •  Coordenação: Diretora de TI da UFRGS •  Criação de metodologia unificada para o desenvolvimento

dos trabalhos pelas área temáticas (Plano de Trabalho) •  Consolidação das ações do PDTI •  Elaboração do PDTI •  Apresentação ao CGTI

Premissas e Restrições ao PDTI •  Alinhamento com o PDI da Universidade; •  Adoção de processo participativo para sua preparação; •  Utilização de metodologia adequada; •  Respeito às especificidades da Universidade; •  Atenção às Normas e Regulamentos externos e internos; •  Busca da inovação numa abordagem evolucionária, considerando a

estrutura e os recursos existentes; •  Manutenção do nível de atualização tecnológica frente às

inovações constantes da área de TI; •  Identificação das necessidades e priorizações que possam resultar

em maior impacto acadêmico e social para a Universidade.

1.  Governança de TI 2.  Novas Tecnologias 3.  TIC na educação 4.  Atendimento ao usuário 5.  Recursos Humanos 6.  Segurança Computacional 7.  Computação de Alto Desempenho 8.  Rede de Comunicação 9.  Sistemas de Informação 10.  Infraestrutura 11. Aquisição

Grupo de Trabalho de Área Temática - GTAT

Plano de Trabalho para a elaboração do PDTI

•  Apresentação para o Comitê Gestor de TI •  Aprovação do Plano •  Definição dos nomes dos GTAT:

–  Cada GTAT deveria ter representantes das diversas comunidades da UFRGS

•  Portaria de designação GTAT

UFRGS – CGTI – ComPDTI – GTAT_GovTI A1-12

Posse dos GTs do PDTI/UFRGS

22 de junho de 2011

Colaboradores

•  56 Docentes e Servidores Técnico-Administrativos •  Unidades Acadêmicas:

Escola de Administração, Instituto de Informática, Instituto de Física, Instituto de Matemática, Faculdade de Educação, Faculdade de Medicina, Escola de Engenharia, Instituto de Geociências

•  Órgãos Administrativos: Ouvidoria, CESUP, CINTED, CPD, POP-RS (RNP), PROGRAD, PROPG, PROPESQ, PROPLAN, PROGESP, SEAD, SUINFRA

Reunião com os coordenadores

•  Apresentação da metodologia •  Apresentação do site do projeto, criado no moodle •  Prazo para o trabalho: 5 meses

UFRGS – CGTI – ComPDTI – GTAT_GovTI A1-15

Criação do Site do Projeto PDTI

  Todos documentos postados no site

  Rastreabilidade do processo para UFRGS e auditoria

  Gestão do Conhecimento para processos futuros

UFRGS – CGTI – ComPDTI – GTAT_GovTI A1-16

Planilhas Unificadas de Levantamento dos itens por Área Temática

Pontos Relevantes no Desenvolvimento do Trabalho dos GTAT

•  As reuniões deveriam ser abertas com convites direcionados aos interlocutores definidos pelo ComPDTI e Coordenadores dos GTAT.

•  Os GTAT deveriam seguir as categorias padrões atribuídas para as necessidades e demais itens das tabelas de ações.

•  As priorizações deveriam ser ordenadas por prevalência e por importância.

Resultados de cada grupo

Documentos entregues a ComPDTI: 1.  Sistemática do trabalho 2.  Três itens de maior relevância 3.  Matriz SWOT 4.  Planilha de necessidades 5.  Planilha de ações prioritárias

Elaboração da versão final do PDTI

•  Realizado pela ComPDTI •  Prazo: 20 dias •  Consolidação geral das necessidades e ações

UFRGS – CGTI – ComPDTI – GTAT_GovTI A1-20

Estruturação e Construção do Relatório do PDTI

1.  INTRODUÇÃO 2.  VISÃO GERAL 2.1.  Objetivo 2.2.  Contexto da Unidade de TI 2.3.  Alinhamento Estratégico 2.4.  Fatores Motivacionais 2.5.  Premissas e Restrições 3.  EQUIPE PARTICIPANTE 4.  METODOLOGIA APLICADA 4.1.  Diagrama do Fluxo das Atividades 4.2.  Planilhas de Diagnóstico das Necessidades e de Ações de Alto Nível por Necessidade 5.  DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 6. CRONOGRAMA

8.  CONCLUSÕES ANEXO I – Formação dos Grupos de Trabalho por Área Temática 1.  Grupo de Trabalho da área temática Governança de TI 2.  Grupo de Trabalho da área temática Novas Tecnologias 3.  Grupo de Trabalho da área temática TIC na Educação. 4.  Grupo de Trabalho da área temática Atendimento ao Usuário. 5.  Grupo de Trabalho da área temática Recursos Humanos. 6.  Grupo de Trabalho da área temática Segurança Computacional 7.  Grupo de Trabalho da área temática Computação de Alto Desempenho. 8.  Grupo de Trabalho da área temática Rede de Comunicação. 9.  Grupo de Trabalho da área temática Sistemas de Informação. 10.  Grupo de Trabalho da área temática Infraestrutura. 11.  Grupo de Trabalho da área temática Aquisição ANEXO II – Matriz Swot dos Grupos de Trabalho por Área Temática 1.  Grupo de Trabalho da área temática NOVAS TECNOLOGIAS 2.  Grupo de Trabalho da área temática RECURSOS HUMANOS. 3.  Grupo de Trabalho da área temática SEGURANÇA COMPUTACIONAL 4.  Grupo de Trabalho da área temática COMPUTAÇÃO DE ALTO DESEMPENHO. 5.  Grupo de Trabalho da área temática REDE DE COMUNICAÇÃO. 6.  Grupo de Trabalho da área temática SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. 7.  Grupo de Trabalho da área temática INFRAESTRUTURA. 8.  Grupo de Trabalho da área temática AQUISIÇÃO

7.  DESENVOLVIMENTO DO PDTI 7.1.  Área Temática: Governança de TI 7.2.  Área Temática: Novas Tecnologias 7.3.  Área Temática: TIC na Educação 7.4.  Área Temática: Atendimento ao Usuário 7.5.  Área Temática: Recursos Humanos (em TI) 7.6.  Área Temática: Segurança Computacional 7.7.  Área Temática: Computação de Alto Desempenho 7.8.  Área Temática: Rede de Comunicação (voz e dados) 7.9.  Área Temática: Sistemas de Informação 7.10.  Área Temática: Infraestrutura 7.11.  Área Temática: Aquisição (equipamentos, software e contratos)

Entrega do PDTI ao Comitê

Aprovação final

O Comitê Gestor entregou ao Conselho Universitário, que aprovou o PDTI.

Publicado em: http://www.ufrgs.br/ufrgs/a-ufrgs/plano-de-desenvolvimento-de-ti

Considerações finais

•  PDTI não é um plano dos órgãos prestadores de serviços de TI da Instituição

•  Sua implementação deve ser transversal, isto é, não somente pela área de TI, mas por todas as áreas de gestão e acadêmicas.

Conclusões: foco acadêmico

•  Modernização das metodologias de ensino. •  Modernização das tecnologias para atender as novas

metodologias de aprendizagem (e-book, tablets, repositórios digitais, laboratórios virtuais, etc.).

•  Políticas de fomento para expandir a produção e uso regular nas disciplinas de materiais pedagógicos eletrônicos.

•  Suporte tecnológico para o processo de internacionalização da Instituição

•  Investimentos em tecnologia de ponta para suporte aos processos de pesquisa e desenvolvimento tecnológico.

Conclusões: foco gestão

•  Expansão dos recursos humanos para a área de TI. •  Redefinição da política de atendimento aos usuários

(centrais únicas de atendimento por campi). •  Definição de padrões (normas, regras e processos) de

procedimentos de gestão, tanto da TI quanto da Instituição.

•  Aprovação de uma política de segurança de informação para a UFRGS.

•  Melhoria da infraestrutura física (prédios, elétrica e hardware).

Desenvolvimento de um Planejamento Estratégico de Tecnologia de Informação: o caso de uma Instituição Federal de Ensino Superior

Ângela F. Brodbeck (Escola de Administração) Jussara I. Musse (Centro de Processamento de Dados) Denise G. Ewald (Centro de Super Computação) Alberto Bastos do Canto Filho (Escola de Engenharia) Liane Margarida Rockenback Tarouco (Pós-Graduação em Informática na Educação) Cláudia Hochheim Oliveira (Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão)

UFRGS – CGTI – ComPDTI