DETALHAMENTO PROJETO

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DETALHAMENTO DO PROJETO

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Introdução

O projeto de implantação de Sistemas de Gestão Integrada, denominados ERP´s, é bastante complexo devido às equipes multidisciplinares que envolve e a mudança de diversos paradigmas nas organizações.

Dentre as diretivas que envolvem o projeto, merece destaque a definição de INTEGRAÇÃO.

Isso determina que não haverá mais uma gestão descentralizada dos processos da organização e, a ferramenta, só poderá agregar valor se for implantada de forma integrada.

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O projeto possui fases distintas e seqüenciadas que precisam ser realizadas e compreendidas pela organização.

As fases básicas são:•Definição do Fornecedor•Negociação•Detalhamento e Plano Mestre do Projeto•Instalação•Configuração e Parametrização•Treinamento•Inicio Operacional•Estabilização•Análise Crítica e Ajustes•Encerramento

Nesse ponto é importante observar que a negociação junto aos fornecedores, geralmente não apresenta essas fases de forma clara, sob o risco de não se concretizar o negócio e apresentam o projeto somente até a fase de início operacional.

Fases do Projeto

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FASE I – SELEÇÃO DE FORNECEDOR

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IntroduçãoO processo de análise de aderência, para seleção de fornecedores de ERP’s para uma organização, é baseado em etapas especificas e sucessivas que visam apresentar evidencias de que uma solução se destaca entre todas as oferecidas ao cliente.

As etapas chaves são descritas abaixo:•Análise / Levantamento de Processos e Requisitos•Análise de Infra-Estrutura•Análise do Fornecedor•Análise Financeira•Análise Funcional do Produto•Análise do Processo de Fornecimento

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A análise do fornecedor visa determinar se o mesmo possui infra-estrutura e pessoal capacitado para o desenvolvimento das atividades do projeto de forma que isso não venha alterar significativamente o prazo e custo do projeto como um todo. Para isso são avaliados os seguintes itens, e suas respectivas pontuações:

Análise do Fornecedor

Representante / ProdutorProdutor (2)Representante (1)

Equipe de AtendimentoLocal (2)Externa (1)

Equipe ComercialLocal (2)Externa (1)

Central de SuporteLocal (2)Externa (1)

LocalizaçãoBH – MG (3)MG (2)Outras Localidades (1)

Infra-estruturaA – Grande Porte (3)B – Médio Porte (2)C – Pequeno Porte (1)

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A análise financeira visa determinar um custo unitário básico para os itens que comporão a proposta de fornecimento. Para isso são avaliados os custos de uma solução que contemple as mesmas funcionalidades, ou módulos, com valores específicos conforme abaixo:

•Custo da Licença •Custo da HH Implantação•Custo da HH Gerencia•Custo da HH Customização•Prazo Estimado de Implantação•Valor Mensal de Suporte•Arquitetura da Solução•Requisitos de Hardware e Software

Análise Financeira

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Com base nos requisitos do cliente para atendimento aos seus processos, édesenvolvido um documento denominado Termo de Aderência que conteráa relação dos requisitos de fornecimento.

Os fornecedores deverão informar o percentual de atendimento a cada requisito em relação ao produto que estão oferecendo, conforme a barra abaixo:

Para os requisitos que não forem atendidos completamente, deverá ser informado o custo de customização ou adequação que será necessário para esse atendimento.

Esse custo será agregado ao custo obtido com a etapa anterior para compor o custo básico da solução.

Análise Funcional

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Análise do Processo de Fornecimento

O processo de fornecimento é a análise dos fornecedores de acordo com a visão de mercado, foco de atuação, entrevistas com clientes e ex-clientes, situação econômica e financeira e demais parâmetros que sejam relevantes no processo de análise.Os resultados do processo de fornecimento são:

•Recomendado – O fornecedor e a solução proposta são recomendados sem nenhuma restrição.•Recomendado com Restrições – O fornecedor e a solução proposta são recomendado com as restrições apresentadas.•Não Recomendado. – O fornecedor e/ou a solução não são recomendadas para a organização em referencia.

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FASE II – NEGOCIAÇÃO

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IntroduçãoA fase de negociação visa obter as melhores condições em relação aos fornecedores selecionados na primeira fase.

As etapas dessa fase são:•Verificação dos pontos considerados RESTRIÇÕES, na fase de Análise realizada anteriormente, se houverem.•Revisão funcional e fechamento do escopo do projeto.•Emissão de nova proposta por parte dos fornecedores com base na revisão funcional.•Análise das propostas emitidas (anterior e atual) para nivelamento de informações.•Negociação do Cronograma Prévio.•Análise Contratual.•Termo de Aderência e compromisso de fornecimento.•Fechamento Comercial.

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Revisão Funcional e Fechamento do Escopo

Durante a fase de negociação é importante realizar uma revisão do escopo em relação aos produtos e serviços oferecidos pelos fornecedores em relação aos objetivos da organização.

Após essa revisão é definida a composição do projeto em termos funcionais que identificará o conteúdo da proposta a ser solicitada aos fornecedores.

Pode-se definir, por exemplo, que o módulo de RH será implantado inicialmente com as funcionalidades da folha de pagamento.

Uma outra opção que normalmente ocorre é a não contratação nessa fase dos módulos de consultas gerencias, normalmente denominados BI.

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Verificação das Restrições

No caso de haver recomendação com restrições, o que normalmente ocorre, é realizada uma verificação da abrangência das restrições em relação ao projeto, e solicitado ao fornecedor que apresente soluções para a restrição apresentada.

Exemplos mais comuns de restrição são:•Variação no custo de projetos avaliados•Equipe de consultores inexperiente•Percentual de aderência abaixo de 80%, com customizações a serem realizadas para atendimento.

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Propostas

Com base no escopo definido são solicitadas novas propostas comerciais aos fornecedores que, comparadas com as anteriormente emitidas, permitirá a verificação da variação do custo.

A análise final das propostas apresentará o custo real do projeto e suas possíveis variações com base na análise de históricos dos fornecedores.

Nessa fase são analisadas as condições comerciais apresentadas pelos fornecedores.

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Negociação do Cronograma

Finalizada a fase comercial, é importante a análise do cronograma proposto pelos fornecedores e as necessidades da organização.

O cronograma determinará um custo variável e indireto que é a alocação da equipe do cliente para a implantação.

Além disso é importante analisar as atividades da organização durante o período de implantação como feiras, eventos, cursos, auditorias, etc.

Finalmente a definição da data inicial do projeto e a data de início do processamento no sistema implantado.

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Análise Contratual

Geralmente os fornecedores emitem suas propostas e os contratos de fornecimento de licenças e serviços vinculados à proposta comercial.

É importante avaliar as propostas apresentadas do ponto de vista legal e técnico uma vez que muitas negociações de requisitos não são explicitadas nas propostas, sendo esse um dos maiores motivos deconflitos durante a implantação da solução.

É importante que a análise jurídica seja realizada pela área responsável por esse item na organização.

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Termo de Aderência e Compromisso de Fornecimento

Caso o contrato e seus anexos não contemplem a descrição dos requisitos não contemplados no produto e a definição do conjunto de customizações e parametrizações a serem realizadas, deve ser desenvolvido o Termo de Aderência e o Compromisso de Fornecimento.

O Termo de Aderência irá identificar todos os requisitos que devem ser atendidos pela solução e as parametrizações críticas necessárias.

O Compromisso de Fornecimento contemplará as soluções apresentadas pelo fornecedor em relação às restrições apresentadas.

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FASE III – DETALHAMENTOE PLANO MESTRE DO PROJETO

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Detalhamento e Plano Mestre do Projeto

A partir das informações obtidas nas fases anteriores, principalmente com o escopo do projeto, são realizados os detalhamentos de funcionalidade de cada módulo e das integrações entre os módulos e outros sistemas específicos que possam existir na organização.

Com base nessas informações é desenvolvido o Plano Mestre do Projeto que será um documento que acompanhará todo o projeto e a utilização do sistema na organização.

Toda e qualquer alteração no projeto e, posteriormente, durante a utilização do sistema, será registrado nesse documento que manterá o histórico do sistema e o detalhamento operacional do mesmo.

Essa fase é, com certeza, a mais importante de todo o projeto porque é a fase de planejamento da implantação do sistema de gestão.

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FASE IV – INSTALAÇÃO

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Instalação

A fase de instalação envolverá principalmente a equipe de TI da organização para que sejam instalados no ambiente de tecnologia da informação todos os softwares que compõem e apóiam a solução.

Normalmente são instalados nessa fase os seguintes componentes:•Servidor da Aplicação.•Servidor de Banco de Dados.•Servidor WEB.•Serviços de Apoio – E-mail, tarefas, agendamentos, etc.•Estações Clientes.

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FASE V – CONFIGURAÇÃO E PARAMETRIZAÇÃO

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Configuração e Parametrização

Essa é a fase mais longa onde existe uma constante interação entre a organização e o fornecedor da solução, praticamente em tempo integral.

De acordo com a seqüência de implantação definida no Plano Mestre de Projeto, as equipes são formadas e cada módulo contratado éconfigurado, parametrizado e testado.

Pode-se definir uma variação seqüencial onde a partir da configuração e parametrização de cada módulo, a fase de treinamento relativa a esse módulo é realizada e o módulo tem seu início operacional.

A maior parte das organizações opta por realizar o inicio operacional de todo o conjunto de módulos.

É importante ressaltar que qualquer alteração de escopo nessa fase irácomprometer o cronograma e orçamento.

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FASE VI – TREINAMENTO

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Treinamento

A fase de treinamento é realizada pelos usuários Chaves e usuários Padrão antes do início operacional.

As variações possíveis dependem das determinações na fase anterior onde, como informado, pode-se determinar o inicio operacional de cada módulo assim que finalizada a sua configuração e parametrização.

O mais importante é que não haja um intervalo de tempo considerável entre o treinamento e o início operacional.

Preferencialmente o treinamento deve ser realizado no ambiente operacional da organização devendo-se evitar modelos pré-configurados para serem utilizados como bases de treinamentos.

Treinamentos em sala de aula ou nos postos de trabalho dependem da disponibilidade de infra-estrutura na organização.

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FASE VII – INÍCIO OPERACIONAL

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Início Operacional

O início operacional é a fase na qual a organização passa a realizar todos os seus processos no sistema implantado.

As fases de operação paralelas não são recomendadas, a não que sejam críticas para o modelo da organização.

A equipe do fornecedor deve permanecer em tempo integral na organização durante pelo menos um ciclo semanal e durante o fechamento de um ciclo mensal.

Após a semana de acompanhamento nas dependências da organização, a equipe do fornecedor deve manter uma disponibilidade de acessoimediato durante os primeiros 30 (trinta) dias.

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FASE VIII – ESTABILIZAÇÃO

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Estabilização

O primeiro ano de operação do sistema na organização deve ser considerado com a fase de estabilização.

Nesse período, o modelo operacional adotado pela organização, mudanças ocorridas pelas estratégias ou necessidades legais, podem determinar modificações no ambiente do sistema.

A pratica operacional também pode demonstrar que uma definição do escopo original, não teve os resultados esperados, determinando novos ajustes.

O volume de dados armazenados com as transações realizadas entre os processos da organização também pode determinar modificações no escopo.

Além disso existem as relações entre os operadores do sistema e o equipamento e software de apoio utilizado.

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FASE IX – ANÁLISE CRITICA E AJUSTES

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Análise Crítica e Ajustes

Ao final do primeiro ciclo anual do sistema, deve ser realizada uma análise critica do mesmo na organização.

O escopo atual deve ser avaliado em relação ao valor agregado obtido com o sistema.

Todas as áreas da organização deverão participar dessa análise critica para determinar a necessidade de ajustes ou de uma reconfiguração mais ampla, que pode determinar a necessidade de contratação de serviços junto ao fornecedor.

Nesse momento pode-se determinar a contratação de novas funcionalidades ou módulos que não foram contemplados no escopo inicial.

Realizados os ajustes o sistema de gestão tem o seu projeto de implantação considerado encerrado e um novo ciclo operacional seráiniciado com os ajustes necessários já realizados.