Desmistificando a DigitalizaçãoFelipe Chaves – CDIA+, ECMs

Gerente de Vendas

...Digitalizar?

Por que digitalizar?• Reduzir custos com gestão de documentos físicos;

• Aproveitar o espaço físico para atividades nobres;

• Ter maior eficiência em processos;

• Ter rápido acesso a informações para tomada de decisão.

Como digitalizar?• Com equipamentos adequados: MFPs e Scanners Profissionais;

• Utilizando-se de chaves de pesquisas eficientes;

• Automatizando a etapa de indexação com as tecnologias de extração de

dados, OCR/ICR/OMR e códigos de barras.

“… mas em qual pasta mesmo eu guardei?”

...a qualidade da informação.

40KB70KB

Image Enhancement

80KB 30KB

Image Enhancement

...por onde eu começo?

CONTÁBIL DEP. PESSOAL

JURÍDICO VENDAS FINANCEIRO

PRODUÇÃO QUALIDADE

35% 20% 10% 5% 15% 5% 10%

3.500.000 2.000.000 1.000.000 500.000 1.500.000 500.000 1.000.000

QUANTIDADE

PÁGINAS

100%

10.000.000

TIPOS E VOLUMES

CONTÁBIL DEP. PESSOAL

JURÍDICO VENDAS FINANCEIRO

PRODUÇÃO QUALIDADE

30% 30% 10% 5% 10% 5% 10%

231 m2 231 m2 77 m2 38,5 m2 77 m2 38,5 m2 77 m2

ESPAÇO

FÍSICO

100%

770 m2

CUSTO x ESPAÇO FÍSICO

Fonte: OnDemand Consultoria

Soluções

ReadSoft + Fluig

• Digitalização de qualquer tipo de documento, como: Contratos; Propostas; Notas Fiscais; Documentos de RH; Ordens de Serviço;

• Leitura automática de códigos de barras;

• Digitalização em lotes;

• Diferentes perfis de captura;

• Integração nativa com o Fluig, de: Imagens (PDF); Dados extraídos (XML).

• Digitalização de documentos fiscais como: Notas Fiscais; Notas de Serviço; Conhecimentos de Transporte.

• OCR para extração de campos como: Nº da Nota; CNPJ do emissor; Valor; Data de Vencimento; Chave da Danfe; etc.

• Integração nativa com o Fluig, de: Imagens (PDF); Dados extraídos (XML).

Case Automação de Notas Fiscais

Automação de Notas Fiscais

Em empresas que recebem notas fiscais em uma ou mais localidades e realizam

o lançamento das notas de forma manual no ERP.

Onde se aplica?

Quais os benefícios?

Reduzir o manuseio do papel e de arquivos, agilizar o processo de lançamento,

reduzir custos com headcount e logística, melhorar o provisionamento de fluxo

de caixa.

Antes do projeto...• Empresa do setor de construção com 43 localidades no Brasil;

• Recebem cerca de 5 mil notas fiscais mensalmente;

• Seu CSC está localizado em São Paulo;

• Em média levava-se 18 dias para receber notas fiscais das filais e lançá-las no ERP;

• 60% das notas chegavam vencidas ou com o prazo de vencimento próximo e não podiam ser

pagas nas datas.

• Como o pagamento era feito com atraso, o relacionamento com os fornecedores locais era

afetado.

• Para efetuar o pagamento, as notas precisavam ser lançadas manualmente no ERP.

• 40% das notas lançadas tinham erros de digitação, gerando retrabalho.

Automação de Notas Fiscais

Automação de Notas Fiscais

+

Nesta etapa do processo analista compara a imagem da Nota Fiscal com os dados capturados

Em havendo divergência procede os ajustes até que todos os dados estejam “verde”, ou seja liberados

Uma vez que isto ocorra os dados são transferidos automaticamente para o ERP.

Automação de Notas Fiscais

Depois do projeto...

• O tempo médio de recebimento + lançamento no ERP que era de 18 dias hoje é de

aproximadamente 30 minutos.

• Antes 60% das notas chegavam vencidas ou próximas do prazo de vencimento. Hoje elas

representam menos de 5%.

• Não existem mais problemas com fornecedores por atrasos nos pagamentos.

• Os dados lançados no ERP tem 100% de acuracidade.

• A maior visibilidade do fluxo de caixa permitiu que não somente as notas passassem a ser

pagas no prazo, mas também negociarem descontos por antecipação de pagamentos.

• Redução do headcount antes designado a fazer lançamentos manuais no ERP.

Automação de Notas Fiscais

...a Readsoft

O que nós fazemos...

“Contribuimos para o sucesso dos empresas através do fornecimento

de soluções tecnológicas para automação de processos de

negócios e documentos.”

“Ser a líder em automação de processos e documentos.”

Visão

readsoft.com

Quem somos?

Felipe ChavesGerente de Vendas

Telefone + 55 11 3296 5356Celular: + 55 11 97460-2058felipe.chaves@readsoft.com

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