Diseño Del Formulario (Autoguardado)

7/24/2019 Diseo Del Formulario (Autoguardado)

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACINAL EXPERIMENTAL

SIMN RODRGUEZ

EXTENSIN ARAGUA DE BARCELONA

Facilitador:Integrantes:

Yajaira Arvalo

Luzmary Lanza

ANLISIS YDISEO DE


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Aragua de Barcelona, Noviembre del 2015.

UNIDAD III:

DISEO DEL FORMULARIO:

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,

siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la

fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

INSTRUCTIVO:

Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la

implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.

FORMAS CONTINUAS:

as formas continuas son las usadas por las impresoras de matriz de punto de las

computadoras para !acer m"s eficiente el trabajo administrativo de las empresas. Estas

formas pueden ser impresas con varios colores, tener folio y otros acabados, adem"s de ir

acompaadas de sus respectivas copias.

FORMAS ESPECIALES:

#on formularios $ue re$uieren de un diseo o composicin especial y espec%fico

para su impresin, en t&rminos de las necesidades de informacin, utilizacin o aplicacin

$ue manejar" el cliente. Estos formularios pueden ser en 'orma (ontinua o en )api 'orma

y su aplicacin tiene una especialidad.

UNIDAD IV:

MATERIAL UTILIZADO:

Papel:


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El papel tiene $ue tener una Durabilidad, as% como tambi&n )esistencia a la

manipulacin, *ermanencia y (apacidad de conservar la informacin registrada en &l sin

deteriorarse.

Papel Copia:

+tilizado, principalmente, para realizar moldes, trazos o patrones de tela, para la

elaboracin de prendas textiles. Tambi&n se utiliza en la fabricacin de talonarios y formas

comerciales )ecibos de caja, facturas, en escritura a mano y en impresos de computacin.

Debe ser utilizado en impresiones tipogr"ficas o litogr"ficas a una tinta sin registro. Es

comercializado en distintos colores.

Tinta:

a tinta es un l%$uido $ue contiene varios pigmentos o colorantes utilizados para

colorear una superficie con el fin de crear im"genes o textos. (omnmente se considera $ue

la tinta es utilizada en bol%grafos o pinceles sin embargo, es utilizada extensivamente en

toda clase de impresiones.

Tipos de Tinta:

as variedades m"s antiguas de tinta $ue se conocen incluyen a la tinta c!ina, varios

colorantes !ec!os a partir de metales, la c"scara o cobertura de diferentes semillas y

animales marinos como el calamar o el pulpo. a tinta c!ina es negra y originaria de /sia.

a tinta de nuez fue utilizada por muc!os artistas antiguos para obtener coloracin marrn-

dorado utilizada en sus dibujos.

Las tintas pigentadas:

(ontienen otros componentes como los barnices para asegurar la ad!esin delpigmento a la superficie y prevenir $ue sea removida por efecto de abrasin mec"nica.

Estos materiales son generalmente resinas 0en tintas solventes1 o aglutinantes 0en tintas al

agua1.

Los !olo"antes


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#in embargo, son generalmente muc!o m"s fuertes y pueden producir m"s color de

una densidad dada por unidad de masa por$ue el tamao de part%cula es menor $ue el de un

pigmento. #in embargo, debido a $ue los colorantes son disueltos en una base l%$uida,

tienden a ser absorbidos por el papel !aciendo a la tinta menos eficiente y permitiendo $ue

IMPRESI#N $ REPRODUCCI#N%

a impresin y reproduccin de formularios no es m"s $ue la constancia de los

formularios presentados de manera f%sica y palpable, los cuales deben ser reproducidos

debido a la cantidad formularios $ue se re$uiera por parte del encargado o gerente de

formularios.

UNIDAD V%

IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS:

a importancia de los formularios reside en $ue es un instrumento sobre el cual se

apoya la transmisin, el registro y el control de la informacin relacionada con las

operaciones de la organizacin y con todos sus niveles *or lo tanto son uno los medios

libres para la recoleccin de datos debido a su facilidad con $ue circulan por toda la

organizacin y afectan a todo el sistema de la misma forma.

IMPLANTACI#N:

(onsiste en disear e implementar procedimientos $ue orienten a los usuarios, sobre

las acciones $ue deben cumplir para solicitar la reproduccin de sus formularios. Ejemplo

2#olicitud de /probacin de 'ormularios3 2#olicitud de )eimpresin de 'ormularios3, etc.

SE&UIMIENTO:

Es un plan o m&todo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones deoficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de

realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma m"s eficiente y mantener el

seguimiento a cada formulario implantado.

ALMACENAMIENTO $ DISTRI'UCI#N DE LOS FORMULARIOS:


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Es conveniente desarrollar las especificaciones $ue regir"n tanto la reproduccin

como el adecuado almacenaje, conservacin y distribucin de los formularios dentro de la

organizacin. En el desarrollo de esta actividad, es esencial $ue se consideren los m&todos

para determinar las cantidades en existencia, el establecimiento de un nivel m%nimo de tales

existencias en funcin de su rotacin dentro del almac&n, la eliminacin de formularios

innecesarios o caducos y la fijacin de los controles de distribucin.

COSTOS:

/l !ablar sobre la racionalizacin, dijimos $ue el objetivo $ue persigue debe

lograrlo al menor costo posible. Es entonces necesario conocer como est" compuesto el

costo total de un formulario. El costo total de un formulario est" constituido por dos costos

El !osto int"(nse!o:se refiere al costo de impresin, constituido por el papel, la tipograf%a,

el uso de carbnicos, el armado 0bloc4 o talonario1, medios de impresin, etc.

El !osto de )tili*a!i+n #e refiere a la cantidad de impulsos administrativos generados en

la confeccin, trascripcin, bs$ueda de datos contenidos en el formulario, arc!ivo, etc.

Estos dos costos no siempre pueden armonizarse. / veces debe prestarse mayor

atencin a uno o al otro e incluso dentro de uno de ellos pueden presentarse distintas

alternativas $ue !abr" $ue evaluar. a eleccin final buscar" reducir el costo total del

formulario

Unidad VI:

CONTROL DE FORMULARIOS:

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa

de control como pol%tica de la empresa y la comprensin de los factores $ue componen el

problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. os

componentes b"sicos de este programa deben ser la funcin $ue efecta la forma, el tema

principal de la forma y el tema secundario.

FUNCI#N DEL CONTROL DE FORMULARIOS:


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a funcin b"sica del control de formulario es mejorar procedimientos y m&todos de

trabajo por medio de mayor simplicidad en el diseo del formulario, mayor facilidad en la

anotacin y uso de la fec!a, ad!esin estricta a normas reconocidamente tiles.

PRO&RAMA DE CONTROL%

+na de las !erramientas m"s utilizadas por los auditores son los formularios, $ue

sirven como gu%a para indagar acerca del desempeo de las "reas a ser analizadas. Estos

formularios se !acen de tal manera a cubrir la mayor parte de las situaciones $ue deban ser

verificadas a fin de tener un completo panorama del status actual del departamento. En este

programa se !ace referencia de cmo ser" formulado el informe y la manera como ser"

utilizado este.

RESPONSA'ILIDAD:

*ara el an"lisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la

organizacin, y los sistemas administrativos. Tener capacitacin en t&cnicas de diseo y, en

el diseo y an"lisis de formularios. (onocer las t&cnicas de impresin y los tipos de papel y

tinta. *ara el dibujo se re$uiere capacitacin en t&cnicas de dibujo, diseo e impresin,

destreza en el manejo de e$uipos de dibujo y experiencia en el diseo de formularios.

CODIFICACI#N:

*ara obtener un efectivo control de formularios, es fundamental $ue se disee un

sistema de codificacin de formularios, el cual debe ajustarse a las necesidades de la

Empresa, pero una vez seleccionado, deber" ser inmodificable 0salvo razones Expresas1,

por cuanto generar%a situaciones dif%ciles, tanto a los usuarios como a las unidades

involucradas en el proceso de control de formularios 0contabilidad, almac&n, control de

costos, etc.

CLASIFICACI#N DE LOS FORMULARIOS:

#e pueden clasificar en

Seg,n s) )so


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5reves, eventuales, pilotos y definitivos.

seg,n s) aspe!to -)n!ional

*ueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, $uejas,

pedidos, c"lculos estimados, acuses de renta, entre otros #egn su diseo pueden ser

l%neas, recuadros y columnas.

De a!)e"do a s) -o"ade )tili*a!i+n:

*ueden ser de posicin o estad%sticos, los $ue se conocen como fic!eros 6 de

relacin o din"micos los cuales se utilizan para dar informacin circular por varios

servicios.

Seg,n s) ./ito de apli!a!i+n:

pueden ser b"sicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en

momentos determinados como lo son las encuestas.

Determinar para cada caso cu"l clasificacin es m"s conveniente a los fines de control $ue

se persiguen y a la empresa en $ue se aplica.

RE&ISTROS INTERNOS:

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de

una empresa. Esto asegura $ue tanto son confiables sus estados contables, frente a los

fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los

m&todos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de

salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

EVALUACI#N DEL PRO&RAMA DE CONTROL:

*ara cumplir eficientemente con el programa de (ontrol de 'ormularios, es

imperativo mantener un registro de los resultados obtenidos con la aplicacin del programa,

como parte del propio control. De all% $ue deben reunirse datos anteriores al inicio del


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programa y despu&s de iniciado el mismo, a fin de demostrar la econom%a lograda y los

beneficios derivados de su aplicacin. Estos datos, conjuntamente con las recomendaciones

$ue se formulen, permitir"n evaluar adecuadamente el funcionamiento del programa y el

establecimiento de normas $ue permitir"n su perfeccionamiento futuro.


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CONCLUSI#N%

+na vez terminado el trabajo de investigacin llegamos a la conclusin de $ue los

formularios son parte esencial de cual$uier organizacin, surgen desde el mismo momento

en $ue se inicia sus operaciones, durante toda su existencia y !asta el final. *or otra parte es

importante el diseo, desarrollo y la utilizacin de los formularios dentro de las

organizaciones, no es menos cierto $ue los mismos re$uieren ser administrados con

criterios de alta racionalidad y $ue esa administracin lleve consigo la necesidad de un

control permanente, dentro de un contenido integral en la utilizacin de los recursos

disponibles en la organizacin, por$ue de los contrario, la produccin y la acumulacin

desmedida de papeles, ll"mense &stos 'ormularios, )egistros, )eportes, (orrespondencia,

etc., en vez de informar y simplificar los procesos crearan un efecto contrario al

distorsionar y complicar lo $ue se desea informar.

En conclusin podemos decir $ue los formularios juegan un papel importante en el

mundo de los negocios y en general en cual$uier organizacin, por muy pe$uea $ue esta

sea, debido a $ue en todo momento de su existencia se est"n generando actividades y

transacciones $ue deben ser traducidas en informacin, siendo el formulario el depositario

de la misma, por lo $ue al disear un formulario, se debe tomar en cuenta una serie de

normas, $ue nos ayudar"n en la obtencin de los objetivos previstos.


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'I'LIO&RAF0A:

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