Universidade Estadual de Londrina

Sistema de BibliotecasDivisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção

Organograma Sistema de Bibliotecas da UEL

Secretaria Executiva

Divisão de Processos Técnicos Divisão de Referência Divisão de Circulação

Divisão deBibliotecas Setoriais

Comissão de Biblioteca

Diretor

ConselhoDeliberativo

Seção de Periódicos

Seção de Monografias

Seção de Atendimentode Referência

Seção de Div.e Treinamento

Seção de Acervo Geral

Seçãode Empréstimo

Seção de BibliotecaSetorial - CCS

Seção de BibliotecaSetorial - COU

Seção de BibliotecaSetorial - EAAJ

Seção de BibliotecaSetorial - CH

Divisão de Formação e Desenvolvimento

de Coleção

Seção de Doaçãoe Permuta

Seção de Compra

Divisão de Formaçãoe Desenvolvimento de Coleção

É responsável por selecionar e adquirir todo o material que compõe o acervo do Sistema de Bibliotecas da UEL,

através dos processos de compra, doação e permuta, tendo como suporte

a “Polít ica de Desenvolvimento de Coleções do SB/UEL”.

É só Livros que pode ser pedido?

Não. É todo material necessário para dar suporte adequado e suficiente às disciplinas ministradas, livros, periódicos,.. (Nacional e internacional).

Livros

Quem indica os títulos de livros para serem adquiridos?

•Docentes•Setores de atendimento do SB/UEL

Seleção qualitativa

Há um período do ano determinado para enviar os pedidos?

NÃO

Todos os títulos indicados pelos docentes são adquiridos somente por meio da Compra?

Não. Podem ser também por doação e raramente por permuta.

Como os pedidos podem ser enviados para BC?

Ofício E-mail (caitar@uel.br) Formulário do site da BChttp://www.uel.br/bc/index.php?content=servicos_aquisicao_formulario_solicitacao.html Pessoalmente

É importante pedir?

Sim Atualização dos pedidos em nossa

base Sempre que surge um recurso

temos registrado pedidos a serem enviados

Para manter o nível nas avaliações que acontecem periodicamente

Colocar informações bem completas sobre o livro desejado.

Quais informações deverão ser apresentadas, para cada título solicitado?     - NOME DO SOLICITANTE, CENTRO/DEPTO/CURSO.     - AUTOR, TITULO, EDIÇÃO, LOCAL, EDITORA, DATA. 

Importantíssimo: Indicar ainda o nº de alunos que farão uso do livro, bem como sinalizar se é Livro Texto (LT), isto é, de leitura obrigatória, ou de Leitura Complementar (LC).

A Divisão envia lembretes durante o ano para o envio de novos pedidos?

SIM

LEMBRETE 

Prezado Professor 

Lembramos que a Biblioteca Central estará recebendo

novos pedidos de livros, a serem adquiridos no decorrer de 2011, até

29/10/10.Enviar para caitar@uel.br. 

Aparecida CaitarResp. pela DFDC

Outras perguntas

Quanto tempo demora o processo de compra? Em torno de 6 meses

Quanto tempo demora para chegar o material na biblioteca? Depende do fornecedor mas demora em torno de 2 meses (nacionais) e 4 meses (internacionais)

Em qual situação o pedido feito pelo docente não é adquirido?  

-Quando já existir em nossa coleção a edição solicitada em número suficiente para atender a demanda informada pelo docente.

-Quando não tivermos recursos.

-Quando não for cotado por nenhuma livraria na realização da Pesquisa de Mercado “Prévia” (seleção natural).

O que acontece com o pedido do docente após ser enviado à BC?

1º - Verificação de todos os pedidos no Catálogo ALFA e na Base AQUIL.

Todo o pedido que nos chega passa por essa verificação.

- No ALFA

a verificação é feita para sabermos se o título solicitado existe ou não em nosso acervo, a quantidade existente,edição, o uso que é feito.

- Na BASE AQUIL é para identificarmos se já há registro de pedido idêntico ao solicitado, registrado anteriormente, feito por outro professor ou até pelo mesmo, a situação em que ele se encontra: Pendente, Licitado, Empenhado, Recebido, Esgotado ou Lic. 

Nota:

Com estas verificações no caso do material estar em

processo de compra, evitamos duplicações

desnecessárias.

2º - Análise das informações coletadas

3º - Definição da quantidade de exemplares de acordo com a “Política de Desenvolvimento de Coleções do

SB/UEL”:

(Seleção Quantitativa).

CRITÉRIOS• Livro texto: 1 exemplar para cada 10

alunos

•Leitura complementar: 1 exemplar

•Livro importado: 1 exemplar

É para esta definição de quantidade que precisamos da informação de nº de alunos que farão uso do livro, bem como se é Livro Texto (LT) ou de Leitura Complementar (LC).

A Biblioteca adquire a quantidade definida conforme os critérios?

Sim, o que pode acontecer é de adquirirmos em duas etapas. Deixamos para completar a quantidade em um segundo processo de compra em função do recurso recebido. Aos invés de cortarmos títulos de algum curso nós diminuímos a quantidade (diversificação de títulos).

4º- Insere-se o pedido na BASE AQUIL 

Após a definição pela compra do material, o mesmo é inserido na Base AQUIL

Solicitante

Centro

Situação:PENDENTE

Depto.

Após registrar o pedido na base AQUIL, em qual situação ele é retirado?

O pedido fica registrado até conseguirmos adquirir ou obter uma informação sobre estar esgotado sem previsão de reimpressão ou nova edição.

Recebimento do recurso

5º - preparação para pesquisa de mercado - lei Estadual 15.608 de 16/08/2007

6º- preparação da listagem que irá para orçamento

7º - envio para as Livrarias da listagem extraída dos registros “PENDENTES” da BASE AQUIL.

8º - Preparo do Mapa de Preços (mínimo 4 fornecedores /preço médio)

9º - Requisições feitas no SICOR – Sistema Integrado de Compras e Orçamento da UEL

10º - Envio das provas documentais (listagem inicial + e.mail, orçamentos, Negativas de participação, Mapa de oferta e as cópias das requisições) para PROAF/DM iniciar o processo de compra.

11º - Atualização da Base AQUIL com a informação da etapa do

processo

“Licitado”

Procedimentos na PROAF/DM

Início do processo Licitatório Publicação do edital Recebimento das propostas oficiais Recebimento da documentação dos

proponentes Julgamento das propostas Preparação do mapa de preços (MENOR

PREÇO) Emissão das ordens de compra/ empenho

(esta etapa é a oficialização da compra)

Ordem de Compra de

l ivros

12º Atualização da Base AQUIL com as informações da compra

SituaçãoEmpenhado

Ordem de Contratação

FornecedorPreço Unitário

13º - Recebimento do Material

14º - Conferência Nota Fiscal x Ordem de Compra

15º - Nova atualização da Base AQUIL

Situação:Recebido

16º - Preparo Físico do Material (carimbo,código de barra, etc).

17º - Envio do Material para a Divisão de Processos Técnicos

A Divisão faz uma prestação de contas?

Sim. Após o fechamento das compras

referente ao ano +- (abril do próximo ano).

No site da biblioteca Nas reuniões da comissão de

biblioteca (dados quantitativos)

Terminologia usada na Base AQUIL

Pendente - Registro do pedido na base aguardando liberação de recursos

Licitado - Enviado para PROAF/DM - em processo de aquisição

Empenhado - adquirido mas ainda não entregue

Recebido - material já recebido pela BC

Esgotado - não disponível no mercado livreiro

Lic – Solicitado por doação

Periódicos

PeriódicosA solicitação da assinatura de periódicos nacionais e importados gera o compromisso da renovação. Por isso o pedido precisa ser bem justificado de preferência pelo Chefe de Depto. ou Coordenador do Curso.Nosso controle é manual.A compra é direta do editor, no exterior (Internacional.) ou no País (Nacional.) Inexigibilidade de licitação. Objeto é único e o fornecedor exclusivo.

Exceção: Quando há problemas na documentação da empresa

Periódicos Nacionais•Recebimento do pedido (Ofício) feito pelos deptos.•Verificação do item no Portal SCIELO e sites de pesquisa•Solicitação de proposta para o Editor•Consulta da documentação CRF – Certificado de Regularidade do FGTS e CND – Certidão Negativa de Débito•Pedido de Empenho

•Empenho/ SIAF

•Recebimento e registro dos fascículos•Envio dos fascículos para o processamento técnico•Cobrança das falhas

Periódicos Importados• Solicitação de compra para a BC pelos deptos.• Verificação do item no portal capes e sites de

pesquisa– Para os títulos disponíveis on-line, o solicitante é

informado– Para os títulos não disponíveis, é dado continuidade ao

processo de compra• Solicitação de proposta/invoice para o editor• Pedido de compra• Empenho/SIAF• Recebimento e registro dos fascículos• Envio dos fascículos para o processamento

técnico• Cobrança das falhas,atrasos..

Pedido de Compra

(para periódico importado)

Pedido de Empenho (para periódico nacional)

Nota de Empenho

Atualização das informações de compra no “controle manual de periódicos” e listas Básicas

Doação

Doação

A comunidade em geral poderá colaborar para a formação e desenvolvimento da coleção do sistema de

bibliotecas da UEL, doando materiais bibliográficos.

Os materiais deverão: Ser adequados aos objetivos e nível

educacional da instituição; Estar com conteúdo atualizado; Estar em boas condições físicas.

Todos os materiais recebidos passam por uma seleção criteriosa e somente são inseridos aqueles

que forem compatíveis com os interesses existentes.

Na Doação são adotados os mesmos

critérios de seleção uti l izados na Compra.

Tipos de Doações:

Solicitadas E

Espontâneas

Solicitadas Às empresas comerciais, instituições

governamentais e privadas, entidades científicas e culturais, pessoas físicas, etc., Doação de materiais de interesse para a comunidade universitária.

Neste tipo de doação a seleção do material é feita previamente.

• Efetivação do pedido (LIC.)• Recebimento do material• Processamento técnico

Espontâneas Entrevista de pré-seleção (sempre que possível) Verificação do estado físico e atualidade Preenchimento do “termo de doação”, que é

um documento que o deixa o doador ciente que a biblioteca central, após análise, poderá tratar o material da seguinte maneira:

• incorporá-lo ao acervo;• doá-lo e/ou permutá-la com outras insti tuições;• descartá-lo; • devolvê-lo ao doador.

Termo de doação

Livros: verificação de todos os itens no Virtua e na Base Aquil (seleção) e preparo físico

Periódicos: verificação no Viseorecord (periódicos).(todo material não selecionado para acervo é encaminhado para Setor de Duplicatas para ser oferecido).

(Não é porque o material foi recebido gratuitamente que o mesmo será inserido no acervo sem critério) .

Permuta

Permuta A biblioteca central efetua intercâmbio com

outras instituições congêneres, com as publicações da própria UEL;

Ex.:Mediações, Semina, serviço social em revista, boletim do CLCH, Signum, discurso fotográfico, etc....

Outros materiais que Podem ser Encaminhados como Doação ou permuta

Material recebido por doação em quantidade desnecessária (livros e periódicos), ou cujo conteúdo não interesse à comunidade universitária;

Material retirado do acervo e substituído por outro volume em melhores condições.

Nestes casos para o material ser doado ou permutado monta-se processo.

Biblioteca Central

Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção

Ramal – 4335

e.mail – caitar@uel.br