Document Management - 01

DOCUMENTmanagement

L A T I N A M E R I C A N

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Ano

1 -

Núm

ero

1 - A

gost

o de

200

7 - R

$ 18

,00

GestãodocumentalO uso inteligenteda informação

PRESERVAÇÃOConceitos que vão

além do papel

DOCUMENTOSDIGITAIS

Rumo a legalidade

HONDAA nova face do

outsourcing

Capa_01.indd 1 25.07.07 12:41:47

Untitled-1 1 20.07.07 12:29:34

Carta de apresentação

�Document Management

Do papel ao bit

Atransformação sugerida pela inclu-são dos meios virtuais e digitais no dia-a-dia das corporações estão

marcando uma nova era do entendimento e da cultura humana.

Passado o impacto que esta revolução silenciosa ocasionou, inicia-se outra fase de desenvolvimento: a da gestão da informa-ção e do conhecimento.

O universo da gestão documental não passou incólume por esta transformação. Do antigo arquivo de madeira aos ‘peta bits’ passaram-se poucos anos – apenas um lapso na escala temporal da evolução da humanidade. Mas o quanto de tecnolo-gia e conhecimento foram necessários para se chegar a estas cifras, não há escala que possa mensurar.

As novas perspectivas que a transfor-mação digital traz atrelada a si como a se-gurança das informações, a convergência, a mobilidade, a preservação, o armazena-mento, o compartilhamento, deixaram de ser teoria e passaram a incorporar o coti-diano das pessoas e das corporações em todas as partes do mundo.

A informação hoje deixa de ser privi-légio de poucos e passa a ser de domínio público em questão de segundos. O mundo do papel pouco a pouco está cedendo es-paço para o mundo digital.

Por isso, a presença de um veículo de comunicação abrangente e independente, que debata e entenda este novo segmento é fundamental para a construção dos ne-gócios nos dias hoje.

Com prazer estamos apresentando ao mercado brasileiro e latino americano, a

Revista Document Management, que vem preencher esta lacuna, numa das áreas de maior crescimento e desenvolvimento tec-nológico dos últimos anos.

A função dessa nova publicação não é outra, se não o compromisso de trazer novos conhecimentos para os profissionais que nele trabalham e ter como sua principal bandeira a excelência e a qualidade na in-formação em benefícios dos negócios.

A evolução do conhecimento e das tec-nologias é contínua e com certeza a Revista Document Management terá papel fun-damental no registro e acompanhamento desta evolução.

eduardo davidPublisher e diretor da Editora Guia

Del papel al bitLa transformación sugerida por la inclusión de

medios virtuales y digitales en el día-a-día de las grandes corporaciones hace nacer una nueva era del entendimiento y de la cultura humana.

Pasado el impacto que esta revolución silencio-sa ocasionó, se empieza otra etapa de desarollo: la gestión de la información y del conocimiento.

El universo de la gestión de documentos no paso intacto por esta transformación. Del antiguo archivo de madera a los ‘peta bits’ se pasaron pocos años – apenas un lapso en la escala temporal de la evolución de la humanidad. Pero cuanto de tecnolo-gia y conocimiento se hicieron necesários para llegar a estas cifras, no hay escala que pueda mensurar.

Las nuevas perspectivas que la transformación digital trae junto a si misma como la seguridad de las informaciones, la movilidad, la preservación, el alma-cenamiento, el compartimiento, dejaron de ser teoria y pasaron a incorporar el cotidiano de las personas y de las corporaciones en todas las partes del mundo.

La información hoy deja de ser privilegio de pocos y pasa a ser de dominio público en cuestión de segundos. El mundo del papel poco a poco está cediendo espacio para el mundo digital.

Por este motivo, la presencia de un vehículo de comunicación amplio que discuta y entienda esta nueva fracción del mercado és fundamental para la construcción de los negócios en los dias de hoy.

Con placer estamos presentando al mercado brasilero y latinoamericano, la Revista Document Management, que comtempla este espacio vago, en una de las áreas de mayor crecimiento y desarollo tecnológico de los últimos años.

La función de esta nueva publicación no és otra, si no el compromiso de traer nuevos conocimientos para los profesionales que en el trabajan y tener como principal bandera la excelencia y la cualidad en la información en provecho de los negocios.

La evolución del conocimiento y de las tecnolo-gias és continua y con seguridad la Revista Document Management tendrá un papel fundamental en el re-gistro y en el acompañamiento de esta evolución.

eduardo davidPublisher y director de la Casa Editora Guia

carta_apresetacao_01.indd 3 20.07.07 10:13:39

� Document Management

NESTA EDIÇÃO

DIrETOrEduardo David

[email protected]

EDITOrASusana Batimarchi

[email protected]

DIrEÇÃO COmErCIAlJovert Nunes Freire

[email protected]

GErENTE DE PrOjETOSArnaldo David

[email protected]

ArTE E DIAGrAmAÇÃOFlávio Della Torre

[email protected]

IluSTrAÇÃOSpacca

[email protected]

FOTOGrAFIAJosetti Capusso

[email protected]

TrADuÇÃOMaria Carolina Morell Gonzalez

CONSElhO EDITOrIAlCássio Vaquero, Eduardo Lopes, José Guilherme Junqueira Dias de Souza, José Roberto de Lazari,

Luiz Alfredo Santoyo, Luiz Augusto Bellucci, Marcelo Thalenberg, Ricardo Monteiro, Rosália Paraíso, Sônia Stropa, Tadeu Cruz, Walter Kock e Wilton Tamane

CONTATOSAdministração: [email protected]

Redação: [email protected]: [email protected]

ImPrESSÃOGráfica Ativa M

6 Entrevista Peter richardson da Escola de Administração e Negócios da Universidade de Queen´s (Ontário/Canadá) fala da “Crise Documental” pela qual atravessam as organizações em todo o mundo.

10 SínteseVeja qui as principais notícias do mercado.

12 LegislaçãoEspecialistas em Direito Digital, certificação digital e microfilmagem falam sobre a legislação existente no Brasil e as formas de legalizar os documentos digitais.

16 AIIM 2007Uma dos principais eventos mundiais sobre document management organizado pela AIIM, reforçou as teorias de convergência de processos de gestão documental e comprovou o conceito cada vez mais difundido de ECM- Enterprise Content Management no mundo.

20 PreservaçãoOs bilhões de informações geradas graças à popularização dos computadores geram também o grande desafio de sua preservação. Como executar uma política de preservação para possibilitar a garantia de que esse conhecimento não se perca.

26 Case HondaA Honda implantou um sistema para escolha de outsourcing de impressão inédito e deu início a uma nova fase visando à gestão documental da empresa.

30 Case Andrade GutierrezApós a implantação do seu Centro de Documentação, sob a responsabilidade da CDO mônica Faria, a empresa conseguiu agilizar processos de guarda e localização de documentos.

36 Especial CIAB 2007O maior evento de tecnologia para o setor financeiro trouxe novidades da indústria e também a discussão de temas relevantes como educação, inclusão digital, automação, mobilidade e bancarização.

38 MercadoAs mais recentes novidades em produtos e serviços para o mundo da gestão documental.

46 EntidadeA ABDG é uma entidade jovem que tem como propósito congregar as empresas de guarda de documentos do país e também empresas do mercado de gestão documental.

www.docmanagement.com.br

EDITOrA GuIA DE FOrNECEDOrES lTDARua Anhanguera, 62701135-000 - São Paulo/SP - BrasilTel/Fax: 5511 3392-4111www.editoraguia.com.br

Scanner derede Fujitsu

DOCumENT mANAGEmENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedo-res ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamen-tos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação,Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Ju-rídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Docu-mentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.DOCumENT mANAGEmENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.Todo o conteúdo da DOCumENT mANEGEmENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informa-ções: [email protected] ou Tel: 55-11-3392.4111

DOCumENT mANAGEmENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información,Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Asegura-doras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico.Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, con-tribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales.DOCumENT mANAGEmENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos firmados reflejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista.Todo el contenido de DOCumENT mANEGEmENT és de libre reproducción desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados.Subscripción Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Infor-maciones: [email protected] o Tel: 55-11-3392.4111

E naPróximaEdição!

n Storage e Segurança de Informações digitaisn Outsourcing de Gestão Documental

Para anunciar ligue:5511-3392-4111

editorial_01.indd 4 20.07.07 10:15:03

EDITORIAL

�Document Management

Bem vindos ao mundo da gestão documental

Digitalizar, arquivar, certificar, pre-servar, legalizar, localizar, resgatar. Mais que palavras, os conceitos

que cada uma delas traz aglutinam ações efetivas no cotidiano corporativo. A primei-ra edição da Revista Document Manage-ment aborda os meandros que cada uma delas percorre em direção ao entendimento comum. Enquanto a tecnologia corre em ritmo alucinado rumo ao futuro, a gestão documental acompanha a modernidade par e passo, sob a pena da perda da memó-ria do passado.

A gestão documental afeta as empre-sas, normalmente de economias globa-lizadas, passa a ser função de um novo executivo que surge no mercado: o CDO. Sobre ele, o professor Peter Richardson da Queen´s University de Ontário Canadá fala na entrevista, explorando as peculiarida-des desta nova função e seu impacto nas corporações.

Qual a legalidade de um documento digital é outro grande tema abordado nes-ta edição. Especialistas de diversas áre-as mostram o que a legislação brasileira regulamenta e quais as formas de tornar um documento digital apto a ter estas ca-racterísticas.

Mas se além de ter um documento dentro da legalidade ser quiser que ele seja parte da memória de uma empresa ou pelo próprio aspecto legal ou pelo seu valor histórico. Na matéria sobre preser-vação digital, acadêmicos e especialistas no assunto mostram que não há hoje um só meio de se garantir a preservação, mas

sim um conjunto de medidas amplamente e permanentemente discutidas entre enti-dades nacionais e internacionais.

Tudo isso e muito mais o leitor poderá encontrar, além dos artigos que uma plêiade de articulistas de várias áreas preparou espe-cialmente para a primeira edição da revista Document Management.

O principal tema que permeia todas as páginas desta edição é, no entanto, o de-senvolvimento e o fortalecimento do setor de gestão documental em sua amplitude.

Esperamos que a partir de agora a Document Managment seja faça parte de seu arsenal de leituras obrigatórias e de consulta permanente.

Susana Batimarchi Editora

Bienvenidos almundo de la gestión de documentos

Digitalizar, archivar, certificar, preservar, legalizar, localizar, rescatar. Mas que las palabras, los conceptos que cada una dellas traen reúnen acciones efectivas en el cotidiano de las empresas. La primera edición de la Revista Document Management aborda los cami-nos que cada una dellas recurre en dirección al enten-dimiento comun. Mientras la tecnologia corre en ritmo alucinado rumbo al futuro, la gestión de documentos acompaña a la modernidad paso a paso, ante la pena de perder la memória del pasado.

La gestión de documentos afecta las empresas, normalmente de economias globalizadas, pasa a ser la función de un nuevo ejecutivo que aparece en el mercado: el CDO. Sobre el, el profesor Peter Richard-son de la Queen´s University de Ontário Canadá habla en entrevista, examinando las particularidades de esta nueva función y su impacto en las corporaciones.

Cual és la legalidad de un documento digital és otro gran tema enfocado en esta edición. Especialistas de vários sectores muestran lo que la legislación bra-silera reglamenta y cuales son las formas de convertir un documento digital apto a tener estas características.

Pero si además de tener un documento dentro de la legalidad se desea que haga parte de la memó-ria de una empresa o por el própio aspecto legal o por su valor histórico. En la matéria sobre preservación digital, academicos y especialistas en el asunto mues-tran que hoy no hay un solo medio de garantizar la preservación, pero si un conjunto de medidas amplia-mente y permanentemente discutidas entre entidades nacionales y internacionales.

Todo esto y mucho más, el lector podrá en-contrar aqui, además de los artículos que han sido preparados por entendidos de várias áreas especial-mente para la primera edición de la revista Docu-ment Management.

El principal tema encontrado en todas las páginas de esta edición és, aun, el desarollo y el fortalecimiento del sector de gestión de documentos en su amplitud.

Esperamos que a partir de ahora, la Revista Document Managment haga parte de su arsenal de lecturas obligatórias y de consulta permanente.

Susana BatimarchiEditora

editorial_01.indd 5 24.07.07 10:27:25


ENTREVISTA

DM - O gerenciamento de documentos é uma preocupação entre os executivos em or-ganizações em todo o mundo, isso representa um grande desperdíçio de tempo e dinheiro?

Penso que o gerenciamento de documentos não é reconhecido como uma dessas causas em muitas organizações, mesmo hoje. Isso porque não há “um único grande problema” e muitos executivos simplesmente ignoram o fato. Até hoje, apenas falando das organizações, quem entende, não apenas de custos, mas do impacto que este tema tem na vida das pessoas, apenas começaram a vislumbrar o futuro. A maioria das organizações não entende o quanto a falta de gerenciamento custa, mesmo em dólares, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque eles não dispõem de nenhum meio fácil de mensurar o custo total do problema da gestão documental.

DM – Qual a causa desse grande volume de documentos nas empresas hoje em dia, na sua opinião?

O mundo mudou na última década. Docu-mentos de voz e eletrônicos tem nos permitido duplicar e triplicar nossos canais de comunicação. As pessoas frequentemnte enviam e-mails, deixam mensagens de voz, e talvez também mantenham cópias em papel. Tudo isso aumenta o trabalho, e reduz a eficiência. A Xerox realizou uma pesquisa que mostra que não só o volume de documentos eletrônicos explodiu, mas o volume de papéis uti-lizados aumentou em média de 2 a 3 % ao ano na maioria das empresas.

Os documentos eletrônicos não reduziram a necessidade do papel, de fato, implementaram esta necessidade! E mais, um e-mail significa que todos nós estamos disponíveis sete dias por sema-na, 24 horas por dia! Então ao enviar um e-mail a alguém, presume-se que anteriormente já se te-nha falado com esta pessoa no escritório.

DM – Existem estudos que comprovem quanto tempo e dinheiro as empresas gastam em todo o mundo com este tipo de tarefa?

Muitos estudos são limitados demais na visão de custos. Ele medem o custo do equipamento, tin-ta, tonner – os custos diretos dos documentos. E falham na captura do custo estimado – ou seja, no desperdício de tempo, nos erros ou falhas, na baixa qualidade dos documentos – com isso os custos podem ser multiplicados em até dez vezes. Existem poucos estudos que mostram custos estimados.

DM - Como as novas tecnologias estão auxiliando os profissionais ( executivos, ge-rentes e outros funcionários) a poupar tem-po e dinheiro para suas empresas?

Não há dúvida que as novas tecnologias são parte da solução da crise documental. Elas aju-dam num grande número de caminhos, muitas são mais baratas e mais eficientes por si só. Usado corretamente, o email, por exemplo, pode-se mas-sivamente implementar a produtividade. O proble-ma é que para cada email útil há sempre cinco ou seis outros, que o acompanham como os spams ou cópias irrelevantes. As novas tecnologias são

A Crise Documental

O mundo atravessa um momento “sui generis”. As organizações são mundiais, a tecnologia embora auxilie os profissionais no dia-a-dia de suas tarefas, cria, também um volume de

documentos e informações que precisam ser gerenciados e avaliados. Entretanto, ao que parece, os profissionais estão

sendo engolidos por uma avalanche sem fim de papéis, emails, mensagens de voz etc. Peter Richardson da Escola

de Administração de Negócios da Universidade de Queen´s (Ontário/ Canadá), um dos pesquisadores mais conceituados em

todo o mundo corporativo, analisa, nesta entrevista, a questão do gerenciamento de documentos.

Divulgação

entrevista_01.indd 6 20.07.07 10:17:52

�Document Management �

capazes de compartilhar documentos, o que in-crementa a eficiência do preparo de documentos, e também sua qualidade. Uma nova tecnologia eletrônica pode também eliminar o papel desde que usada apropriadamente.

DM - Como os avanços nas comunica-ções (Voip, ferramentas móveis, telefones celulares, notebooks, sistemas wireless etc) podem ajudar os profissionais na gestão de documentos?

Similarmente às novas tecnologias, os avanços nas comunicações têm ajudado os profissionais a se-rem mais eficientes e efetivos, por estarem disponíveis e produtivos em qualquer lugar, a qualquer hora. O sistema Voip é também uma solução de baixo custo em relação as exigências de comunicação. Entretan-to, estamos aprendendo que estas novas tecnologias de comunicação não podem ser um substituto para a comunicação pessoal o tempo todo. Ainda existem situações em que a comunicação interpessoal, a co-municação “cara-a-cara” é essencial.

DM – Como a documentação auxilia as organizações a alcançarem seus objetivos es-tratégicos?

Com as novas tecnologias para documentos, nós temos a oportunidade de sermos mais efi-cientes em todo o gerenciamento das atividades de conhecimento. Muitas organizações, hoje, são empresas baseadas no conhecimento, e sua docu-mentação – seja em que mídia for – é a organi-zação - o arcabouço - desse conhecimento. Esta-mos chegando ao ponto que documentos ( smart documents) estão fazendo pelas organizações o que os equipamentos automatizados fizeram pela indústria há 20 ou 30 anos atrás.

Entretanto, estas novas tecnologias somente irão atingir seu objetivo se forem usadas do jeito correto. As vantagens competitivas virão da combi-nação entre tecnologias e pessoas, e, do processo efetivo de fomentar a competitividade. Até hoje, o treinamento de pessoal não acompanhou o desen-volvimento da tecnologia. Por exemplo, nós preci-samos o equivalente em gestão documental ao que há em uma linha de produção industrial – produ-tividade, bom gerenciamento de estoque, controle de qualdiade etc.

DM – Como e de que forma o profissio-nal das várias áreas de atuação das orga-nizações, está recebendo educação ou está

sendo treinado para encarar esta tarefa monumental que é gerenciar documentos em seu local de trabalho?

A gestão docuemntal é um dos maiores cam-pos e oportunidade de trabalho no momento. Exis-te muito pouco sendo feito nesta área na América do Norte, com certeza. O treinamento tem sido muito restrito e incompleto. Na verdade o melhor treinamento está no momento de mãos dadas com o treinamento proporcionado pelos jovens a si mesmos por estarem on-line o tempo todo. Velhos trabalhadores, na casa dos trinta anos de empresa, não estão tiveram o treinamento neces-sário que esta área requer.

DM- Qual é o perfil do CDO – Chief Docu-ment Officer? Quem é este executivo? Esta fi-gura é necessária nas empresas hoje? Existe este cargo na América do Norte? E no Brasil?

Eu já falei sobre a função do CDO em vários outros artigos. Na minha visão de negócios, o po-tencial para implementar as práticas de gerencia-mento de documentos é tão grande agora, quanto a tecnologia da Informação foi há 20 anos atrás, quando vimos o surgimento dos CIO´s. A gestão documental se expande através das organizações e necessita de um executivo sênior para compor

toda a estratégia. Para mim, o CDO deveria ter a responsabilidade por todas as tecnologias envol-vidas na empresa, processos e também por todo o pessoal envolvido com documentação. Obviamen-te, este indivíduo deve trabalhar próximo ao CIO. A primeira vez que ouvi a respeito dessa função foi no Lloyds Bank no Reino Unido, considerada umas das empresas líderes no segmento de ge-renciamento de documentos.

DM – Porque na sua opinião, na Era do Escritório sem papel, o volume de informa-ções e de papel cresceu tanto?

O uso do papel continua crescendo porque é um meio muito acessível, para a maioria das pes-soas. É um recurso barato. É muito fácil tirar uma cópia de qualquer documento, mesmo que não seja necessário. A Xerox demonstrou em uma pes-quisa que 30% dos documentos em papel são uti-lizados por apenas 24 horas – daí desenvolveram um novo papel que retém a imagem por apenas este período e pode ser reutilizado por mais de 20 vezes. Além disso, muitas pessoas preferem man-ter uma cópia em papel , apenas “por segurança”, em função não terem arquivos apropriados ou por desconhecimento dos processos de encaminhar e recuperar informações por meios eletrônicos.

DM – Porque , a crise documental, ainda continua? Há uma previsão de quando ela acabará? Pode-se dizer quando chegará ao fim? Ou issso é um problema sem solução?

Eu não vejo sinal do fim para esta crise – de fato minhas constantes pesquisas mostram que o problema tem piorado, e não têm previsão de melhora nos próximos 3 ou 4 anos. Profissionais estão gastando mais tempo com documentos hoje do que faziam há 3 ou 4 anos atrás, muitos dos quais com baixo valor agregado e que ocupam o tempo destes executivos que deveriam estar ocu-pados com suas próprias funções executivas. Em função disso, muitas organizações ainda estarão na “Idade da Pedra” quando a solução chegar. Penso que o problema vai continuar a piorando ainda por algum tempo.

DM – O que fazer com essa grande massa crítica de informações geradas pelas empresas? (Devem ser salvas? Arquivadas? Apagadas?) Como as Companhias estão usando as informações para incrementar seus conhecimentos de negócios e conse-

As companhias líderes estão usando, hoje, a gestão documental

como vantagem competitiva – estão

conquistando negócios por meio de melhores propostas, tornando

seu pessoal mais eficiente para seus

clientes, e alcançando baixos custos frente à seus concorrentes

usando melhor a tecnologia.

entrevista_01.indd 7 20.07.07 10:17:54


ENTREVISTA

quentemnte incrementando seus lucros? Estão aproveitando estas infromações ou apenas perdendo dinheiro com isso?

Aquí reside toda a importância de se ter um CDO nas empresas. Dado o tanto de dinheiro e de tempo consumidos pela gestão documental, cada empresa hoje deveria estar sendo estraté-gica nesta área. Que informações nós precisamos guardar? Em que forma? Por quanto tempo? Há nesta área uma grande chance de obter-se alta lucratividade e produtividade. A grande oportuni-dade para as empresas está relacionada a tudo que envolve esta questão – provavelmente ai es-tão também os maiores e melhores retornos de investimento que se possa fazer.

DM – Como o senhor enquanto pes-quisador e cientista vê o futuro da gestão documental nas organizações?

Penso que muitas organizações em relação à gestão documental estão onde a indústria estava há 20 ou 30 anos. As companhias líderes estão usando, hoje, a gestão documental como vanta-gem competitiva – estão conquistando negócios por meio de melhores propostas, tornando seu pes-soal mais eficiente para seus clientes, e alcançando baixos custos frente à seus concorrentes usando melhor a tecnologia. Pelos próximos dez anos haverá uma revolução na gestão de documentos, similar à Revolução Industrial – e aqueles que não estiverem dentro dela, estarão fadados a ficar de fora do mercado.

DM – Professor, o Senhor vê outros pensadores e estudiosos pesquisando sobre o futuro da gestão de documentos dentro das organizações ou no mundo aca-dêmico?

Existem vários acadêmicos e pesquisadores estudando a área de TI, mas eu vejo muito pou-cos preocupados com a gestão documental. Em nossas escolas de administração, existem vários cursos cujo foco de estudo é a tecnologia da in-formação, mas ainda estou para ver um escola es-tabelecer um instituto para gestão documental ou estabelecer cursos de gestão documental. Estou convencido de que isso não está muito distante, especialmente quando há um interesse crescente sobre o tema seja por parte dos executivos ou de publicações como esta!

EntrevistaLa crisis de documentos

El mundo pasa por un momento “sui generis”. Las organizaciones son mundiales, la tecnología aunque ayude a los profesionales en el cotidiano de sus tareas, crea, también un volumen de documen-tos e informaciones que necesitan ser administradas y evaluadas. Sin embargo, lo que parece es que los profesionales están siendo tragados por una avalan-cha sin fin de papeles, correos electrónicos, mensa-ges de voz etc., Peter Richardson de la Escuela de Administración de Negócios de la Universidad de Queen´s (Ontário/ Canadá), uno de los investigado-res más prestigiosos en todo el mundo de los ne-gocios, realiza en esta entrevista un análisis de la cuestión de la gestión de documentos.

DM – ¿La gestión de documentos es una preocupación entre los ejecutivos en organiza-ciones en todo el mundo, por el hecho de repre-sentar una gran pérdida de tiempo y dinero?

Creo que la gestión de documentos no es re-conocida como una de esas causas en muchas or-ganizaciones, aún hoy en día. Esto porque no hay “un único gran problema” y muchos ejecutivos sim-plemente lo ignoran. Hasta hoy, hablando apenas de las organizaciones el impacto no se ve apenas en cuestiones de costos, sino también del impacto que este tema tiene en la vida de las personas, ellos apenas empezaron a percibir eso. La mayoría de las organizaciones no entiende cuánto cuesta la falta de gestión, ni lo que significa en términos de recursos humanos, porque ellos no disponen de ningún me-dio fácil para medir el costo total del problema de la gestión de documentos.

DM – ¿Cuál es la causa del gran volumen de documentos en las empresas hoy en día, en su opinión?

El mundo cambió en la última década. Docu-mentos de voz y electrónicos nos han permitido du-plicar y triplicar nuestros canales de comunicación. Las personas con frecuencia mandan correos elec-trónicos, dejan mensages de voz, y también copias en papel. Todo esto aumenta el trabajo, y reduce la eficiencia. La empresa Xerox realizó una encuesta que muestra que no sólo el volumen de documentos electrónicos ha crecido, sino que también el volumen de papeles utilizados creció un promedio de 2 a 3 % al año, en la mayoría de las empresas.

¡Los documentos electrónicos no redujeron la necesidad del papel, al contrario implementaron esta necesidad! ¡Y además, un correo electrónico significa que todos nosotros estamos a disposición siete días por semana, 24 horas por día! Eso quiere decir que al mandar un correo electrónico a alguien, se da por entendido que ya se ha hablado con ésta en la oficina.

DM – ¿Hay estudios que prueben cuánto tiempo y dinero las empresas gastan en todo el mundo con este tipo de tarea?

Muchos estudios son muy limitados en la vi-sión de costos. Ellos miden el costo del equipo, tinta, tonner – los costos directos de los documen-tos y fallan en el cálculo del costo aproximado – o sea, el desperdicio de tiempo, en los errores o fa-llas, en la baja calidad de los documentos – de esa manera los costos pueden ser multiplicados hasta diez veces. Existen pocos estudios que muestran costos aproximados como se puede ver en la fi-gura de abajo.

DM – ¿Cómo la documentación auxilia a las organizaciones a alcanzar sus objetivos es-tratégicos?

Con las nuevas tecnologías para documentos, tenemos la oportunidad de ser más eficientes en toda la gestión de actividades de conocimiento. Muchas organizaciones son hoy empresas basadas en el co-nocimiento, y su documentación – independiente del medio – es la organización – la armadura – de ese conocimiento. Estamos llegando a un punto en que documentos (smart documents) están haciendo por las organizaciones lo que los equipos automatizados hicieron por la industria hace 20 ó 30 años.

DM – ¿Cuál es el perfil del CDO – Chief Document Officer? ¿Quién es este ejecutivo? ¿Esta persona es necesaria en las empresas de hoy? ¿Existe está función en Norteamérica? ¿Y en Brasil?

Ya he hablado sobre la función del CDO en va-rios otros artículos.

Mi visión de los negocios es que implementar las prácticas de gestión de documentos, ahora es tan importante como lo fue la tecnología de la información hace 20 años, cuando vimos el apare-cimiento de los CIO´s. La gestión de documentos se expande por las organizaciones y necesita de un ejecutivo senior para estructurar toda la estra-tegía. Para mí, el CDO debería tener la responsa-bilidad por todas las tecnologías envueltas en la empresa, procesos y también por todo el personal envuelto con documentación. Obviamente, esta persona debe trabajar cerca al CIO. La primera vez que escuche al respecto de esa función fue en el Lloyds Bank en el Reino Unido, considera-da una de las empresas líderes en la gestión de documentos.

DM – ¿Cómo Ud., un investigador y cientí-fico ve el futuro de la gestión de documentos en las organizaciones?

Pienso que muchas organizaciones en relación a la gestión de documentos están donde la industria es-taba hace 20 ó 30 años. Las compañías líderes están usando, hoy, la gestión de documentos como ventaja competitiva – están conquistando negocios por medio de mejores propuestas, tornando a su personal mu-cho más eficiente con sus clientes, y alcanzando bajos costos frente a la competencia usando mejor la tecno-logía. En los próximos diez años habrá una revolución en la gestión de documentos, similar a la Revolución Industrial – y aquellos que no estén dentro, estarán destinados a quedarse fuera del mercado.

DM – ¿Ud., ve otros pensadores y estudio-sos investigando sobre el futuro de la gestión de documentos dentro de las organizaciones o en el mundo académico?

Existen varios académicos e investigadores es-tudiando el ramo de TI, pero yo veo muy pocos pre-ocupados con la gestión de documentos. En nuestras escuelas de administración, existen varios cursos en los cuales el foco de estudio es la tecnología de la información, pero todavía está por verse si alguna escuela va a establecer un instituto para gestión de documentos o cursos de gestión de documentos. Es-toy convencido de que eso no está muy lejos, porque está creciendo cada día más y más el interés por ese tema, ya sea por parte de los ejecutivos o de publi-caciones como ésta.

entrevista_01.indd 8 20.07.07 10:17:56

Untitled-4 1 20.07.07 12:17:34

10 Document Management

SínteSe

Presente no Brasil há vários anos, a Iron Mountain com filiais em regiões estratégicas – São Paulo, Rio de Janeiro e Curitiba – inaugurou no final de 2006, sua primeira unidade em Brasília. A nova unidade está localizada a 7 km do centro da capital e dispõe dos mais modernos padrões internacionais de segurança. Além disso, a empresa também aumentou sua capacidade em São Paulo com mais uma unidade na cidade paulista de Barueri que dispõe de mais de 7.000 m² .

Além disso, a Iron também está oferecendo ao mercado duas novas fitotecas de segurança, com

capacidade para armazenar 550 mil tapes, bem como cofres de segurança com certificação mundial e aprovações de auditorias internas e externas.

Iron Mountain tem franca expansão no Brasil

Novo PresidenteChristopher R. McCleary assume o

cargo de presidente executivo da Radware (NASDAQ: RDWR), empresa líder no forneci-mento de soluções integradas de aplicativos para operações em redes “bussines smart”. Mc Cleary ocupava o cargo de presidente não executivo da diretoria da companhia, desde fevereiro de 2000.

Mais SinergiaMaurício Rocha assume a gerência do

departamento de desenvolvimento da LG Informática com o desafio de aumentar a sinergia com as demais áreas. A meta é, a partir do departamento de desenvolvimento da empresa, melhorar e ampliar o processo de produção e garantir a melhoria constante na qualidade dos produtos. “

Mudança de diretoria

A Parks, tradicional fabricante na-cional de equipamentos para TI, nomeou Mauro de Araujo como seu novo diretor-comercial. Seu desafio será orientar a Parks para novos negócios e contribuir no crescimento da mesma buscando nichos e soluções, bem como construindo alianças comerciais e tecnológicas

Serasa muda controle acionário

Experian, empresa global de soluções de informação, concordou em adquirir ini-cialmente 65% das ações da Serasa, líder do mercado de análise de crédito no Brasil e quarta maior empresa do setor no mundo, de um consórcio de bancos brasileiros. Essa porcentagem deverá aumentar para 70% ao longo dos próximos seis meses. O preço de compra da participação inicial é de R$ 2,32 bilhões (US $1,2 bilhão)1, incluindo custos de transação e líquidos, e será financiado pelas instalações existentes da Experian.

Mercado de bilhões

O mercado mundial de softwares de gerenciamento de conteúdo deverá crescer mais de 12% ao ano até 2010. Com isso, passará de US$ 2,6 bilhões em 2006, para mais de US$ 4,2 bilhões em 2010. Estes dados são resultado de uma análise do Instituto Gartner. Segundo o instituto somente em 2007 estima-se que a receita com softwares de gerenciamento de conteúdo corporativo deva totalizar US$2,9 bilhões, o que significa um aumento de 12,8% em relação ao ano de 2006.

Chega ao Brasil o Prêmio M.A.K.E

Rosália Paraíso , sócia-diretora da Documen-tar, assumiu a direção do Prêmio Make através da TKNB - The Know Network Brasil. A cerimônia oficial de lançamento acontecerá no mês de Ou-tubro, juntamente com o congresso GMC – Global MAKE Conference.

A TKN - The KNOW Network, é uma organi-zação sem fins econômicos, sediada em Londres - Reino Unido, fundada em 1996 por um grande pesquisador na área de Gestão do Conhecimento. Seu objetivo principal e promover o crescimento do capital intelectual das organizações, possuin-do como estratégia principal a criação de uma rede internacional de especialistas em Gestão do Conhecimento; promover o desempenho organi-zacional através do compartilhamento de conheci-mentos gerando inovações e a realização do Prê-mio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise, de excelência em Gestão do Conhecimento.

A Keepers Brasil, uma das maiores operadoras no setor de guarda, gestão e digitalização de documentos, com faturamento superior a R$ 25 milhões, inaugurou em junho mais uma unidade operacional em Tamboré, São Paulo. A empresa já investiu cerca de R$ 3,0 milhões para erguer o empreendimento, que acrescenta mais 4 mil m² de espaço útil , além dos atuais 50 mil m² já exis-tentes, com capacidade para armazenar 1milhão e 200 mil caixas arquivo. A unidade incorpora ainda novas tecnologias de armazenagem que

dispensam empilhadeiras e usa novas ferramen-tas de informática para agilizar o acesso a docu-mentos, com adoção do banco de dados Oracle, softwares e scanners de última geração. Uma das novidades é um local climatizado (fito-teca) para armazenagem de mídias magnéticas, com controle de temperatura e umidade relativa do ar, a fim de conservar microfilmes, microfitas, cd e demais arquivos corporativos que precisam de cuidados especiais, com capacidade para 350 mil rolos de microfilmes.

Keepers inaugura nova unidade

Tecmach tem novo diretor comercial

O executivo Wagner Windsor é o novo dire-tor comercial da Tecma-ch, empresa do Grupo Supricoph, líder entre as empresas brasileiras dedicadas ao mercado de outsourcing. Wagner

conduzirá o plano de integração das ações co-merciais e suporte estratégico aos negócios da empresa, principalmente na reestruturação e ca-pacitação da área comercial e de serviços. Entre os principais objetivos da nova diretoria estão dar continuidade às ações de marketing, planejar novos investimentos focados no fortalecimento da visibilidade institucional da marca e expandir as ações de comunicação integradas no suporte ao relacionamento com clientes e com parceiros de negócio do grupo.

sintese_01.indd 10 20.07.07 10:21:55

11Document Management 11

Com quatro anos de atuação no mercado nacional, a P3 Image está inaugurando suas no-vas instalações em São Paulo, com três mil m² de área, a P3 Store. “Estamos localizados numa área central da cidade que permite uma logística mais rápida esta mudança nos permitiu preparar toda a infra-estrutura necessária para realizar a guarda, digitalização e atendimento com um alto nível de tecnologia e qualidade que o mercado demanda”, explica Paulo Sérgio Carneiro, presi-dente da empresa.

Além da guarda de documentos, a empresa tam-

bém oferece outras soluções aos seus clientes. Uma delas através do software All Image que é uma solu-ção GED – Gerenciamento Eletrônico de Documen-tos desenvolvido na plataforma do cliente, servidor ou WEB, em português, que possibilita a integração dados corporativos já existentes, e se integra á várias plataformas, sendo totalmente amigável.

A empresa executa serviços de digitalização, serviços de bureau e guarda de segurança por meio de seu Data Center. Com o objetivo de ampliar mercados, a P3 Image também abriu uma filial, na cidade do Rio de Janeiro, no início de maio.

De casa nova P3 Image lança software de GED

Gemalto sai na frente A SML uma empresa 100% nacional, com 10 anos na área de

desenvolvimento de soluções de ECM-GED, Workflow, registro de operações de câmbio, serviços de consultoria, outsourcing e fábrica de Software está com novos e importantes projetos para o segundo semestre de 2007.

Seguindo uma tendência de mercado, a SML distribuirá sua solução CONVERGE ECM Solution para vários países da América Latina, através de uma empresa mexicana, a Compucenter de México que representará a marca para o mercado latino. Seguindo os conceitos da tecnologia no mercado mundial de globalização de produtos a empresa está preparando para o segundo semestre novos produtos que comporão a linha de soluções da empresa.

A Gemalto empresa especializada em segurança digital, operações em cerca de 100 países, fornece soluções completas de segurança digi-tal, desde o desenvolvimento de aplicativos de software, até a criação e fabricação de dispositivos seguros e pessoais, como cartões inteligentes, SIMs, e-passports, tokens ou ainda a gestão e implementação de serviços para seus clientes.

Mais de um bilhão de pessoas no mundo utilizam os produtos e servi-ços da empresa para telecomunicações, serviços financeiros, e-government (administração pública eletrônica), gestão de identidades, conteúdo mul-timídia, gestão de direitos digitais, segurança de TI, transporte público e muitos outros aplicativos.

SML expande mercado

sintese_01.indd 11 20.07.07 10:22:05


LEGISLAÇÃO

Dentro dalegalidade

O que regulamenta os documentos digitais no Brasil? Especialistas de várias

áreas mostram o que vale ou não vale no universo do e-doc.

LEGISLAÇÃO

legislacao_01.indd 12 20.07.07 10:23:48


Não é de hoje que o mundo corporativo já identificou a necessidade de diminuir o volume de papéis dentro dos escritórios.

Também não é novidade que muitos dizem que este “universo de papel”, está vivendo seus últi-mos dias, na história do homem. E, não há como negar que os documentos em papel têm muito valor, especialmente, se eles têm carimbos, selos, assinaturas e são aceitos em qualquer estância jurí-dica do nosso País. Na verdade, paralelamente aos milhões de páginas geradas diariamente nas mais diferentes áreas da sociedade organizada, existe um outro enorme volume de informações na forma documental geradas em meio digital. Portanto, os documentos digitais hoje são utilizados numa enor-me gama de transações comerciais.

Existem documentos que nascem digitais, que podem até em algum momento de sua existên-cia ter “virado” papel, mas essencialmente são documentos eletrônicos, coexistindo com os tra-dicionais documentos em papel com assinaturas manuscritas, ambos com validade legal.

Mas é exatamente ai que se inicia uma dis-cussão, que do ponto de vista de muitos especia-listas, está apenas começando.

DIrEItO DIGItALConforme explica a advogada especializada em Di-reito digital e consultora, Patrícia Peck, da PPP ad-vogados, “o Direito Digital é o conjunto de regras e códigos de conduta que regem o comportamento e as novas relações dos indivíduos, cujo meio de ocorrência ou a prova da manifestação de vontade seja o digital, gerando dados eletrônicos que con-substanciam e representam as obrigações assumi-das e sua respectiva autoria. Deve, portanto, reunir princípios, leis e normas de auto-regulamentação que atendam ao novo cenário de interação social não presencial, interativo e em tempo real”.

Conforme conceitua a advogada, o Direito Digital é uma evolução do próprio Direito, princi-palmente, para atender às mudanças de compor-tamento e às necessidades de novos controles de conduta gerados pelo uso da tecnologia.

Diante de uma nova situação como esta, o documento digital, que não é papel, passa a obe-decer regras para ser considerado documento. O fato é que estamos vivendo, hoje, exatamente o momento em que a definição deixa de ser retórica e passa à prática. Um email, por exemplo, é um documento.

Conforme explica o Dr. Marcos da Costa di-

retor da OAB – Ordem dos Advogados do Bra-sil - seção São Paulo, “O documento é um fato com capacidade jurídica. Assim, um contrato, por exemplo, que pode ser escrito ou verbal, tem vali-dade perante a lei. Da mesma forma, um contrato com uma assinatura manuscrita ou com assina-tura digital também possui esta validade. A única diferença é que o contrato digital é gerado e assi-nado por bits”, exemplifica.

Recentemente foi publicada e já entrou em vigor a Lei n° 11.419 de dezembro de 2006 que regulamenta, o uso do meio eletrônico na tramita-ção de processos judiciais, isto é, com a publicação desta lei é permitido ao judiciário que já disponha de meios ( hardwares e softwares), o uso do for-mato eletrônico em todos os trâmites processuais desde uma intimação até a apresentação de peti-ções, ou mesmo a publicação do Diário da Justiça no formato eletrônico.

Com isso estima-se uma economia anual de R$ 4 milhões no Judiciário, mas embora não exis-tam ainda previsões do volume de negócios que se-rão gerados, há um consenso entre os especialistas que os ganhos ocorreram nas mais variadas áreas. Além da economia e da agilidade também são outros grandes ganhos. Segundo estudos recentes realizado nos Juizados especiais, onde o projeto foi experimentado, o tempo de um processo foi reduzi-

do de 800 dias para 200 e com a automatização a tramitação caiu para apenas 40 dias.

Com este estimulo e exemplo partindo do Judiciário estima-se que haja um incremento do uso de documentos eletrônicos, por parte da so-ciedade civil.

CErtIfICAÇÃO DIGItALPara que o documento digital possa ter este status de “documento legal” , a Medida provisória MP 2.200 que institui as Chaves Públicas Brasileiras, regulamenta em um de seus artigos que para ter esta validade, os documentos sejam certificados digitalmente.

O certificado digital é um documento ele-trônico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações on-line e a troca ele-trônica de documentos, mensagens e dados. Essa tecnologia permite assinar, digitalmente, qualquer tipo de documento, conferindo-lhe a mesma validade jurídica dos equivalentes em pa-pel assinados de próprio punho. Os Certificados Digitais viabilizam o acesso a serviços virtuais da Secretaria da Receita Federal, por exemplo, mas principalmente atendem aos requisitos de segu-rança para a realização de negócios eletrônicos. Entre os requistos estão a Autenticidade que

Patricia Peck: a certificação assegura a integridade dos documentos como prova de autoria, tanto para pegar o infrator, como para proteger o inocente.

Divulgação

legislacao_01.indd 13 20.07.07 10:23:51


LEGISLAÇÃO

garante a identidade de todas as partes envolvi-das; a Confidencialidade que assegura o sigi-lo das informações, para que não se tornem de conhecimento de pessoas não autorizadas; a In-tegridade que protege contra a modificação im-própria da mensagem, garantindo o seu conteúdo original e o Não-repúdio que impede as partes de negarem a participação no negócio eletrônico.

Para Márcio Nunes, da Certisign, a certificação digital é o instrumento técnico mais jurídico que exis-te. “No Brasil e no mundo já existem normas para o uso da Certificação Digital, entretanto, culturalmente na sociedade seu uso ainda é pequeno”, reitera.

Segundo ele, a legislação por não cobrir todo o universo da documentação, não prescinde a existência das cópias em papel que obedecem a uma tabela de temporalidade, determinada por outras regulamentações especificas, de acordo com o tipo de documento.

“O mesmo não acontece com aqueles docu-mentos que já nasceram digitais, como é o caso da Nota Fiscal Eletrônica, que não necessita de uma versão física para ser considerada um docu-mento legal, por exemplo”, comenta.

Segundo alguns especialistas, não há ainda na legislação nacional nenhuma lei específica que obrigue que necessariamente um documento te-nha que ter um carimbo ou uma validação feita pelos vários cartórios, entretanto de outro lado, a utilização dos cartórios permite que um terceiro tenha conhecimento e a guarda de um documen-

to entre duas partes, assegurando, com isso, a im-parcialidade e a confiabilidade fundamentais.

“Estamos trabalhando nos últimos cinco anos, para que haja uma disseminação do uso da certificação nos documentos, porém, hoje, já se discute a necessidade de sua evolução para que esta certificação venha a ter uma maior longevi-dade”, analisa Nunes.

Na prática, o certificação digital funciona

como uma carteira de identidade virtual que per-mite a identificação de uma mensagem ou transa-ção. O processo de certificação digital utiliza pro-cedimentos lógicos e matemáticos para assegurar a confidencialidade, integridade das informações e confirmação de autoria.

Por a certificação assegurar a autenticidade e integridade de documentos, pode ser conside-rada como um avanço para o setor. “Ela esta em linha com a necessidade de se ter um padrão de identidade digital, que é fundamental para o Direito, pela questão da prova de autoria, tanto para pegar o infrator, como para proteger o ino-cente, que pode ser envolvido como um “laranja digital” em um determinado caso. A certificação digital e a biometria podem trazer mais capaci-dade de prova jurídica, ou seja, a tecnologia esta ajudando o Direito a se tornar mais eficaz, ao contrário do que muitos podem imaginar”, co-menta Patrícia Peck.

MICrOfILMAGEMA legislação sobre microfilmagem de documentos é a mais antiga existente no Brasil e data ainda do final da década de 60 ( Lei 5433/68). O microfilme é considerado como a única mídia que possui uma lei federal regulamentando. “Não existe a lei do HD, lei do CD. A lei é muito clara: o microfilme é uma mídia que não pode ser alterada, ou seja, depois de microfilmado um documento, não há

Cassio Vaquero: o microfilme é analógico e tem independência tecnológica

Marcio Nunes: trabalho para disseminação do uso da certificação digital

Jose

ti Ca

puss

o

Divulgação

legislacao_01.indd 14 20.07.07 10:24:03


como este ser alterado”, explica Cássio Vaquero da Kodak , uma das maiores fabricantes de micro-filmes no mundo.

Para que o microfilme tenha um valor legal ele também deve estar orientado por algumas normas. Para existir ele deve haver um termo de abertura e encerramento do filme. Um responsável assina este termo, tanto na abertura do processo quanto no seu encerramento, assegurando o que foi microfilmado naquele rolo de filme. Sem estas duas cartas, o rolo de filme não tem valor.

“A lei é clara neste aspecto. Há um número de autorização da empresa que realiza o serviço. Quem assina é responsável criminalmente pela integridade do documento. Assim, a lei diz quem pode fazer a microfilmagem, como fazer e se hou-ver uma adulteração quais as conseqüências le-gais que esta pessoa sofrerá”, afirma Vaquero.

Segundo o executivo da Kodak, o microfilme não é obsoleto, passou por transformações tecno-lógicas quanto aos processos de fabricação dos filmes, desde sua criação em 1929, mas é ainda bastante atual. “O microfilme é um meio analógi-co. É uma mídia que tem independência tecnoló-gica e não necessita de um hardware ou software para existir”, defende.

Neste âmbito, o que evoluiu foram os equipa-mentos, hoje eletrônicos de microfilmagem, bem como scaners de microfilmes que permitem a produção de documentos digitais e em papel para pesquisas. “

“Por se tratar de uma mídia desenvolvida para documentos, com uma legislação específica para sua regulamentação, o microfilme, quando se fala de gestão de documentos à longo prazo é uma dos processos mais atrativos”, argumenta.

Os grandes consumidores de serviços de microfilmagem são os bancos, com milhões de cópias ao ano, principalmente por uma caracte-rística bastante intrínseca a esta mídia que é a preservação.

O futurOSe, os documentos, como os conhecemos, no fu-turo, serão legitimados pela certificação ou pela microfilmagem ainda é muito cedo para dizer.

Hoje, ambas as formas interagem de várias maneiras dentro do mundo corporativo. Entretan-to, o fato é que apesar da existência e legalidade dos documentos digitais, o nosso mundo ainda não prescinde dos documentos em sua forma mais antiga de registro que é o papel.

Legislación

Dentro de la legalidad

¿Qué reglamentan los documentos digitales en Brasil? Especialistas de varios segmetnos mues-tran lo que vale o no en el universo del e-doc.

No es novedad en el mundo de las empresas y de los negocios la necesidad de disminuir el vo-lumen de papeles dentro de las oficinas. También no es novedad que muchos dicen que este “uni-verso del papel”, está viviendo sus últimos días en la historia del hombre. Y no hay como negar que los documentos en papel tienen mucho valor, especialmente, si hay sellos o firmas y son acep-tados en cualquier instancia jurídica de Brasil. Pa-ralelamente a los millones de páginas generadas diariamente en los más distintos segmentos de la sociedad organizada, existe otro enorme volumen de informaciones en forma de documentos genera-dos en el medio digital. Por lo tanto, hoy en día los documentos digitales son utilizados en una enorme cantidad de transacciones comerciales.

Existen documentos que “nacen” digitales, que pueden en algún momento de sua existencia “hacerse” papel; pero en esencia son documentos electrónicos, que existen con los tradicionales do-cumentos en papel, con firmas manuscritas, ambos con validez legal.

DErEChO DIGItALPara la abogada Patrícia Peck, da PPP abogados, el Derecho Digital es un conjunto de reglas y códigos de conducta que dictan el comportamiento de las nuevas relaciones de los individuos, en las cuales el medio de ocurrencia o la prueba de la manifestación de voluntad sea digital, generando datos electróni-cos que representan las obligaciones asumidas y su respectiva autoría. “Debe, por lo tanto, reunir prin-cipios, leyes y normas de auto-reglamentación que atiendan al nuevo escenario de interacción social no de presencia, pero si interactivo y en tiempo real”.

Según explica el Dr. Marcos da Costa director de la OAB – Colegio de Abogados de Brasil – per-teneciente a São Paulo, “El documento es un hecho con capacidad jurídica. Así, un contrato, por ejem-plo, que puede ser escrito o verbal, tiene validez ante la ley. De la misma manera, un contrato con una firma manuscrita o con firma digital también posee esta validez. La única diferencia es que el contrato digital es generado y firmado por bits”, complementa.

Recientemente fue publicada y ya entró en vigor la Ley n° 11.419 de diciembre de 2006 que regula, el uso del medio electrónico en la tramitaci-ón de procesos judiciales, o sea, con la publicación de esta ley se le permite al poder judicial (que ya disponía de medios: hardwares y softwares), el uso

del formato electrónico en todos los trámites pro-cesales, desde una citación hasta la presentación de peticiones, o aún la publicación del Diario de Justicia en el formato electrónico.

Se espera un ahorro anual de R$ 4 millones en el Poder Judicial.

Para que el documento digital pueda tener este status de “documento legal”, la Medida Pro-visional MP 2.200 que instituye las Llaves Públicas Brasileras, reglamenta en uno de sus artículos que para tener esta validez, los documentos sean certi-ficados digitalmente.

El certificado digital es un documento elec-trónico que posibilita probar la identidad de una persona, una empresa o un sitio en internet, para asegurar las transacciones on-line y el cambio elec-trónico de documentos, mensages y datos.

Para Márcio Nunes, de la empresa Certisign, la certificación digital es el instrumento técnico más jurídico que existe. “En Brasil y en el mundo ya existen normas para el uso de la Certificación Digital, sin embargo, culturalmente su uso todavía es pequeño”, aclara.

MICrOfILMAjELa legislación sobre microfilmaje de documentos es la más antigua de Brasil y la fecha es del final de la década de 60( Ley 5433/68). El

microfilmaje es considerado como el único medio que posee una ley federal que la reglamen-ta. “No existe ley del HD, ley del CD. La ley es muy clara: el microfilmaje es un medio que no puede ser modificado, o sea, después de hecho el microfilma-je de un documento, no hay como modificarlo”, ex-plica Cássio Vaquero de la empresa Kodak , una de las mayores fabricantes de microfilms del mundo.

“Se trata de un medio desarrollado para do-cumentos, con una legislación adecuada para su reglamentación, el microfilmaje, cuando se habla de gestión de documentos a largo plazo es uno de los procesos más atractivos”, argumenta.

Los grandes consumidores de servicios con microfilmajes son los bancos, con millones de co-pias al año, principalmente por una característica bastante intrínseca a este medio que es la preser-vación.

Todavía no sé sabe mucho o es muy prematuro decirlo, sí los documentos como los conocemos hoy, serán en el futuro legitimados por la certificación o por microfilmaje. Hoy, ambas formas conviven de varias maneras dentro del mundo de los negocios. Sin embargo, a pesar de la existencia y de la lega-lidad de los documentos digitales, nuestro mundo todavía no prescinde de los documentos en su for-ma más antigua de registro que es el papel.

legislacao_01.indd 15 20.07.07 10:24:03


ESPECIAL AIIM 2007

O sucesso dos evento AIIM e OnDemand 2007, realizado entre os dias 16 e 19 de abril no Boston Convention & Exhi-

bition Center, reforça a inevitável convergência entre os processos de gestão documental e im-pressão digital de dados variáveis, que há muito vinham ocorrendo em paralelo e que, finalmente se juntam para comprovar que o conceito de ECM – Enterprise Content Management deve levar em consideração todos os aspectos da criação, ge-renciamento, armazenamento, disponibilização e preservação dos conteúdos empresariais, inde-pendentemente de seu formato ou mídia, como estratégia imperativa face ao grande crescimento do volume de informações em múltiplos formatos como Web pages, relatórios gerenciais, imagens, apresentações, documentos em formato texto, de-senhos, e-mail, vídeos, entre outros.

A explosão de conteúdos estruturados e não-estruturados, torna o cenário difícil e complexo no que tange ao seu gerenciamento e garantia de conformidade com legislações tipo Sarbanes-Ox-ley, entre outras.

Marcado pelo crescente número de exposito-res, congressistas e visitantes, o evento consolida os mundos do gerenciamento de documentos e de impressão de dados variáveis e dá sinais de um futuro reforço na parte educacional com a possí-vel junção da XPLOR – Associação de Usuários de

Sistemas de Documentação e Impressão Eletrôni-ca ao evento de 2008.

Uma das vedetes do evento foi o Microsoft SharePoint, que permite às empresas o desenvol-vimento de um portal inteligente que conecte usu-ários, equipes e conhecimento de modo uniforme para que as pessoas aproveitem as informações relevantes nos processos comerciais, para ajudá-las a trabalhar de modo mais eficiente.

Entre as diversas soluções apresentadas no evento, destaque também para o Kofax Document Exchange Server, que apresenta facilidades na cap-tura de informações geradas por diferentes tipos de equipamentos, tais como multifuncionais, scanners, e até mesmo sistemas de fax e e-mails, permitindo depositar esses documentos em locais precisos e requeridos pelos processos de negócios, tais como sistemas de ECM, Workflows, e-mail, etc.

Já para o segmento de impressão eletrônica de dados variáveis, como não poderia de modo diferente, destaque para as impressoras coloridas de alta capacidade, que cada vez mais, permitem a transformação de documentos transacionais em oportunidades de marketing, com capacidade de produzir documentos com alta qualidade. Espera-se que até 2010, 54% dos documentos transa-cionais tenham mensagens de marketing incluídas

em seu processo de impressão, conforme estudos realizados pela InfoTrends. Nesse processo de per-sonalização da comunicação com os clientes, so-luções como as apresentadas pela GMC Software reforçam a tendência irreversível da utilização da impressão de dados variáveis como forma efetiva de marketing personalizado ou customizado para cada tipo de cliente ou segmento.

No tocante à parte educacional, um congres-so com palestras de alto nível e com salas sempre lotadas por usuários em busca de informações e conhecimento relativos aos diversos processos de gestão documental e impressão eletrônica de da-dos variáveis.

Além de apontar tendências e apresentar as empresas que lideram as mudanças nas soluções para a gestão da informação em todo o ciclo de vida de documento, AIIM e OnDemand torna-se, cada vez mais, o evento preferido pelos executivos e profissionais que buscam soluções, informações e conhecimento relativos ao mundo da informa-ção e dos conteúdos empresariais, um desafio cada vez maior para as corporações.

AIIM e OnDemand 2007Lições de Convergência no mundo do Enterprise Content Management

José Guilherme Junqueira Dias de Souza, EDP/MIT. Presidente da Xplor Brasil e Diretor da Iron Mountain Brasil

AIIM_01.indd 16 20.07.07 10:27:22

Untitled-3 1 20.07.07 12:13:41


GESTÃO DE DOCUMENTOS

O processamento de imagens, assim chama-do na década de 80, teve como empresas pioneiras no País a Canon (com o CanoFi-

le), a FileNet representada pela CPM, a Wang repre-sentada pela WanSist (empresa do grupo Consist) e a IBM com a família ImagePlus. No mercado de workflow, ainda vale citar a StaffWare representada pela OfficeWare. Este grupo de pioneiros teve como clientes, no primeiro momento, organizações como o Bamerindus, Bradesco e Itaú.

Rapidamente, o número de soluções dis-poníveis, e, o número de instalações aumentou. Indústrias como a CSN e Petrobras passaram a tirar proveito da tecnologia, que expandia suas funcionalidades para além da imagem. Surge en-tão uma nova denominação para designar este mercado: gerenciamento eletrônico de documen-tos ou GED.

A cerca de 10 anos atrás começa a nascer a indústria nacional de soluções de gestão de docu-mentos. BKM, LAB245 e Pólo de Software eram algumas das que começaram a competir com as soluções importadas, reduzindo custos de licen-ciamento e permitindo a adoção das tecnologias em número maior de organizações.

Finalmente, com a entrada do novo milênio, o mercado evoluiu para o ECM – Enterprise Content Management – gestão do conteúdo corporativo. Algumas aplicações de gestão de documentos se popularizam de tal forma que é quase impos-sível se imaginar viver sem elas. Por exemplo, o que seria dos bancos sem a imagem do cartão de assinatura? A consolidação entre os fornecedores internacionais é cada vez maior com o número de participantes diminuindo através de incorpora-ções. E a indústria nacional se torna tão forte que passa a competir lá fora. Vide a SML com os seus contratos na América Latina.

A Internet torna-se a grande alavancadora desse processo, com a possibilidade dos docu-mentos serem disponibilizados em qualquer parte do mundo a qualquer momento. Conceitos como a captura descentralizada, processos baseados na

WEB e repositórios virtuais passam a direcionar o mercado.

O triste 11 de setembro mostrou ao mundo a importância das informações não estruturadas para a continuidade dos negócios. As grandes consultorias mapeiam este tipo de informação e descobrem que 70 a 80% das informações cabem nesta classificação (não estruturadas). A estrutu-rada seria aquela passível de ser armazenada em bancos de dados. O uso das tecnologias de ECM passou a ser encarado também como uma alter-nativa de contingência em catástrofes.

Mas, afinal do que trata esta indústria toda? Na essência, é tudo que se refere a documentos. Segundo a ARMA – American Records Manage-ment Association, um documento pode ser qual-quer coisa em qualquer mídia, desde que seja útil. Ou seja, passamos a gerenciar não só documentos em papel e microfilme, mas também documentos eletrônicos tais como os do MS Office, arquivos CAD, som (MP3), páginas WEB (com conteúdo e forma de apresentação sendo gerenciado), e-mails, relatórios de sistemas.

O uso de documentos eletrônicos traz novos desafios – a preservação digital e questões legais. Na preservação digital – como assegurar que um documento gerado em um formato específico em um suporte determinado estará passível de ser re-cuperado daqui a dez anos? Os disquetes de 5 ¼” com arquivos do VisiCalc são uma boa lição neste sentido. O CONARQ já se manifestava sobre o tema em 2004 com a sua “Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Brasileiro - Preservar para garantir o acesso”. Na legislação – como as-segurar que o documento apresentado seja uma réplica fiel do documento original, já que temos os processos de captura, armazenamento e repro-dução envolvidos? Em 1994 surgiram as primeiras leis e interpretações. Adaptações de legislação in-ternacional calcada em mídias indeléveis e o uso de certificação digital são algumas das frentes que vem sendo discutidas nos últimos anos.

A capacitação de profissionais no uso destas

tecnologias também tem seu passado. A introdu-ção da certificação CDIA – Certified Document Imaging Architect em 1996 procurou trazer pa-drões e melhores práticas internacionais para o Brasil. A iniciativa da ABGD – Associação Brasilei-ra de Empresas de Gerenciamento de Documentos - de atualizar e tropicalizar certificações e padrões para a realidade brasileira é o mais recente marco neste sentido.

Com toda essa história, com novos desafios e oportunidades, o Brasil precisava de um canal de comunicação independente com o mercado. Uma publicação em que todas as frentes tivessem voz ativa, sem interesses pessoais ou comerciais. É um belo presente de aniversário para um mercado que entra na sua maioridade. Como um promissor ado-lescente, no Brasil esta indústria ainda tem muito que aprender, mas principalmente, muito que fazer.

Os 20 anos da gestão eletrônicade documentos no Brasil

* Walter W. Kock – É diretor da ImageWare.

Consultor internacional com mais de 21 anos de

experiência em gestão documental e mais de 30

anos de experiência em TI. Professor dos cursos

de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou

alguns dos maiores projetos do País como os

da AG, ANP, BOVESPA, CSN, Itaú Seguros, JP

Morgan, Odebrecht, Petros, Tozzini Freire. Possui

as certificações CDIA+ da CompTIA e; MIT e LIT

da AIIM. Ministra cursos em diversos países da

Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro

Electronic Document Management - Concepts

and Technologies publicado em Dubai em 2001.

[email protected]

Walter W. Koch*

Joseti Capusso

artigo_Walter_01.indd 18 20.07.07 11:57:03

Untitled-2 1 20.07.07 10:30:02


PRESERVAÇÃO

De acordo com pesquisa realizada pelo IDC, em 2006, denominada “Expanding Digital Universe”, o total de informações

digitais criadas, “capturadas” e replicadas foi de 1.288 x 1018 bits. Em linguagem de computador, isto representa 161 exabytes ou 161 bilhões de gi-gabytes, ou seja, 3 milhões de vezes toda informa-ção existente em todos os livros até agora escritos. Entre 2006 e 2010 estima-se que a informação que será adicionada ao universo digital aumentará em mais de seis vezes, ou seja, dos atuais 161 exabytes para 988 exabytes.

Os números superlativos não são exagero, mas uma demonstração clara de que são gerados mi-lhões e milhões de dados diariamente, numa veloci-dade espantosa que seriam inconcebíveis sem que houvesse a invenção do computador.

“Desde a concepção do primeiro computador do mundo, o ENIAC - Electronic Numerical Inte-grator and Computer - o mundo enfrenta um novo desafio – garantir que suas informações e seus registros históricos, com o advento dos recursos computacionais, cada vez mais disponíveis e uti-lizados, sejam adequadamente preservados e sua

recuperação esteja garantida no futuro, a qual-quer tempo”, observa José Guilherme Junqueira Dias de Souza, presidente da Xplor Associação Brasileira de Usuários de Sistemas de Documen-tação e Impressão Eletrônica.

Segundo ele, este fato torna-se mais relevan-te visto “a evolução galopante da tecnologia e a dependência, cada vez maior, de meios físicos (hardware) e não-físicos (software) para a adequa-da preservação e disponibilidade da informação”, acrescenta.

Para Humberto Celeste Innarelli, professor da UNIP e Analista de Desenvolvimento Sistemas e Administrador de Rede Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP, é preciso que fique claro que preservação de documentos, é uma referência a um conjunto de ações e procedimentos , chama-dos de Políticas de Preservação Digital e não deve ser confundido com as mídias digitais.

“A mídia digital é apenas um dos pilares da preservação, mas o simples fato de utilizarmos mí-dias de alta qualidade e com alta confiabilidade, não garante a preservação da documentação digi-tal, já que ela é apenas o suporte para a informação

armazenada. O documento deixará de existir caso algum dos elementos que o compõe seja o softwa-re, o hardware ou a mídia não estejam presente, ou seja, o documento digital não existe se não forem observados os três elementos base”, contextualiza o professor.

MídiAS VERSuS TEMPO “As informações, em um passado bem distante, tiveram sua perenidade garantida ao serem gra-vadas em meios físicos. Os registros através de pinturas nas cavernas, cunhados em pedras ou pedaços de madeira, papiros e papéis, discos de vinil, filmes fotográficos e películas cinematográ-ficas, entre tantos outros, preservaram informa-ções vitais para o conhecimento e crescimento da humanidade durante milênios, entretanto todos estes meios são eminentemente analógicos”, diz Jose Guilherme.

No entanto, hoje, o que é mais conhecido como “veículo” para preservação, paralelamente, aos meios analógicos como o papel, são as mídias digitais. Se a mídia digital é o suporte da informa-ção, isto é, onde de fato a informação está armaze-

O conhecimento do mundo está à

sua disposiçãoMas tudo depende de onde e como

este arquivo foi salvo!

preservacao_01.indd 20 20.07.07 10:38:21


nada fisicamente, quando a mídia digital apresenta algum tipo de problema, é fato que o documento digital pode ser comprometido de forma definitiva.

Uma dúvida comum entre os que iniciam os processos de preservação de documentos, con-forme esclarece o professor Innarelli, seja para o mundo acadêmico seja para o mundo corpo-rativo, é a vida útil de uma mídia. “A resposta a esta pergunta não passa somente por uma única mídia de preservação, mas por um con-junto de mídias de preservação para um mesmo documento digital, podendo ser adotado mídias de CD’s em conjunto com mídias de DVD’s, ou CD’s em conjunto com HD’s, entre outras com-binações. O que vai determinar a confiabilidade do documento digital armazenado nestas mí-dias, é a “soma” das confiabilidades das mí-dias, a qual poderá ficar próxima de 100 %.”, ensina o professor.

Segundo estudos realizados pelo especialista sobre confiabilidade de CD-ROM e CD-R, cons-tatou-se que a manutenção da informação no suporte e sua confiabilidade em relação a mídia, dependem de vários fatores, entre eles: a tempe-

ratura; a umidade relativa do ar; tempo de uso; a qualidade da mídia; campos magnéticos, manipu-lação e a poluição. Ou seja, é muito importante a qualidade da mídia a ser utilizada.

Diante de sua experimentação o professor In-narelli é categórico ao afirmar que “ é a determina-ção da confiabilidade de um sistema de mídias de digitais, aliada a uma metodologia de confiabilida-de que vai garantir o nível aceitável de confiabili-dade para o armazenamento físico do documento digital e não uma única mídia”, assegura.

Para o estudioso, o que vai garantir a preser-vação digital é a política de preservação digital implementada pela empresa, pois todo e qualquer documento digital, independente do formato ou mídia está sujeito à obsolescência tecnológica, ou-tro fator inexorável da preservação, cujo exemplo clássico são os disquetes flexíveis de ¼”, bastante usados nas décadas de 80 e 90.

“Ouso dizer que a tecnologia, por si só, não garante a preservação digital, neste sentido, orien-to que não existe tecnologia capaz de garantir a preservação dos documentos digitais por 100 anos, 1.000 anos etc”, acrescenta Innarelli.

1 Manterás uma política de preservação

2 Não dependerás de hardware específico

3 Não dependerás de software específico

4 Não confiarás em sistemas gerenciadores com única forma de acesso ao documento digital

5 Migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente

6 Replicarás os documentos em locais fisicamente separados

7 Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento

8 Não deixarás de fazer backup e copias de seguraça

9 Não preservarás lixo digital

10 Garantirás a autenticidade dos documentos digitais

Os 10 mandamentos da preservação digital

Proposta do Professor Humberto Celeste Innarelli.

Agradecimento ao Prof. Dr. Paulo Sollero, ao Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP e a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.



PRESERVAÇÃO

AléM dAS MídiASO caminho a ser tomando num futuro próximo, conforme indicado por vários estudiosos, é que haja uma migração contínua dos documentos digitais ao longo do tempo, sempre observando mídias consideradas estáveis e confiáveis para o armazenamento destes documentos digitais. “Quanto ao formato, a mesma migração deve acontecer sempre levando-se em consideração formatos que garantam a autenticidade dos docu-mentos digitais e suas propriedades base. E para isso, sempre é indicado a utilização de formatos estáveis e abertos”, orienta Innarelli.

Outra questão interessante que sempre é abordada é a possibilidade de transformar os documentos digitais em analógicos para fins de preservação. “Não podemos levar esta teoria em consideração, pois nem sempre os meios analógi-cos que temos disponíveis hoje permitem garantir todas as funcionalidades dos documentos digitais gerados”, explica o professor.

“Na minha opinião, o mundo, mais uma vez, está passando por mudanças na forma de registro da informação, pois hoje, produzimos e geramos documentos digitais de forma natural (exemplo: fotografia digital) e nem sempre nos damos con-ta que estamos mudando a forma de registro da informação a qual deixa de ser armazenada em negativo ou papel e passa a ser armazenada em

memórias, discos etc. Esta nova forma de registro coloca em risco a nossa memória, seja ela, acadê-mica, pessoal ou empresarial”, diz.

A era da Sociedade da Informação traz a fa-cilidade de geração de dados, informações e do-cumentos, ao mesmo tempo que ocorre a perda destas informações, pois a humanidade ainda não tem prática e nem experiência para a memória digi-tal. Memória que está sendo perdida a cada dia em virtude da obsolescência das tecnologias, da dete-rioração das mídias digitais e principalmente pela falta de políticas de preservação digital.

A perda destas informações pode deixar uma grande lacuna histórica, pois muitas pesquisas po-dem deixar de existir por não haver material sufi-ciente para consulta, isso se reflete diretamente em um arquivo permanente, o qual não está preparado para receber este tipo de documento e conseqüen-temente preservá-lo e acessá-lo.

A atenção e a definição de políticas de preserva-ção digital e o acompanhamento da tecnologia deve acontecer de forma a manter sempre atualizados os registros digitais gerados atualmente. É neste senti-do deve-se estar atento aos avanços tecnológicos.

“A minha visão em relação a preparação das empresas em âmbito para a preservação digital

ainda é um pouco pessimista, pois percebo que a “voracidade” pela geração, legalização e acesso a informação digital ainda é muito maior que a pre-ocupação da gestão e preservação desta mesma informação”, reitera o professor, “Em alguns casos específicos, percebo que algumas empresas e pes-soas estão dando o primeiro passo para a questão da gestão e preservação da documentação digital, formulando políticas e normas de gestão e preser-vação”.

Uma tendência que pode ser deflagrada num futuro próximo está nas mãos das empresas de-senvolvedoras de sistemas que poderão oferecer produtos, já criados com mecanismos e princípios da preservação digital. “Ainda não consegui ver nada no mercado que abordasse a questão da pre-servação digital, mas seria um grande campo a ser explorado pela indústria”, pondera o professor .

Se filmes, fotografias, narrações de fatos históricos, livros, televisão, músicas e uma infini-dade de informações já são produzidas em for-mato digital, há uma conseqüente elevação da preocupação de empresas, governo e até mesmo dos cidadãos, quanto à necessidade da defini-ção e adoção de políticas de preservação digital, como forma de preservação do conhecimento e

Existem alguns grupos, projetos e padrões nacionais e internacionais que abordam a questão da preservação digital.

No Brasil:• CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos

(CTDE/CONARQ)• GDAE - Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para Preserva-

ção e Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos da Unicamp

No ExtErior:• OAIS - Open Archival Information System• Interpares - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems

(Interpares)• Dirks - Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Dirks) • MoRec - Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos (MoReq), • DoD - Department of Defense Records Management Program (DoD 5015.2-STD)

A CTDE/CONARQ publicou recentemente o chamado e-ARQ Brasil que é o MODELO DE RE-QUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS, o qual também aborda requisitos de preservação digital. A CTDE também publicou a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Brasileiro - Preservar para Garantir o Acesso e o Glossário de Documentos Eletrônicos.

Quem está estudando a Preservação digital

José Guilherme Souza: desde a criação do primeiro computador, o mundo enfrenta o desafio de preservar as informações para o futuro

Jose

ti Ca

puss

o



da memória da humanidade. “Afinal, devemos garantir que daqui á alguns anos nossos filhos, netos e bisnetos consigam conhecer a história de nossas famílias e que tenham acesso aos filmes e fotografias que hoje produzimos digitalmente”, reforça José Guilherme de Souza.

Uma vez que a preocupação já existe, várias instituições voltaram sua atenção ao estudo e ao debate de soluções. Os resultados do DML (Don-nées Lisibles par Machine) – Fórum realizado em 2002, na cidade de Barcelona; o Projeto de Carta de Preservação do Patrimônio Digital, elaborado pela UNESCO, que defende, com argumentos con-vincentes, a necessidade da preservação digital e da promoção de uma política pública que supere os âmbitos restritos das diretrizes técnicas e prá-ticas, e a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, documento de apoio à iniciati-va da UNESCO, emitido pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivo, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República do Brasil, demonstram as preocupa-ções da sociedade, em todas as partes do mundo, com relação a assunto de interesse e importância praticamente imensuráveis.

O tema é bastante recente e deve ser discutido intensamente antes dos estudos proporem qual-quer fórmula, ao mesmo tempo, não há como es-quecer da documentação digital que já está sendo produzida atualmente.


innarelli: Empresas estão dando os primeiros passos em direção a uma política de preservação digital

Divulgação

¡El conocimiento del mundo está a su disposición... ! Pero todo depende de dónde y cómo este archivo fue guardado!

De acuerdo con una encuesta realizada por IDC, el 2006, llamada “Expanding Digital Univer-se”, el total de informaciones digitales creadas, “capturadas” y replicadas fue de 1.288 x 1018 bits. En lenguaje de computadora, esto es 161 exabytes o 161 mil millones de gigabytes, o sea, 3 millones de veces toda la información que existe en todos los libros escritos hasta ahora. Entre 2006 y 2010 se calcula que la información que será su-mada al universo digital aumentará en más de seis veces, o sea, de los actuales 161 exabytes para 988 exabytes.

“Desde la concepción de la primera compu-tadora del mundo, el ENIAC - Electronic Numerical Integrator and Computer – el mundo afronta un nuevo desafío – asegurar que sus informaciones y sus registros históricos, con la invención de los re-cursos computacionales, cada vez más disponibles y utilizados, sean adecuadamente preservados y su recuperación este garantizada en el futuro, en cual-quier tiempo”, observa José Guilherme Junqueira Dias de Souza, Presidente de Xplor – Asociación Brasileña de Usuarios de Sistemas de Documenta-ción e Impresión Electrónica.

Según él, este hecho se hace más relevante debido a “la gran evolución de la tecnología y la dependencia, cada vez mayor, de medios físicos (hardware) y no-físicos (software) para la adecuada preservación y disponibilidad de la información”, complementa.

Para el maestro Humberto Celeste Innarelli - Analista de Desarrollo y Sistemas y Administrador de Red Archivo Central del Sistema de Archivos de UNICAMP, es necesario que quede claro que la preservación de documentos es una referencia a un conjunto de acciones y procedimientos llamados de Políticas de Preservación Digital y no deben ser confundidas con los medios digitales.

MEdiOS VERSuS TiEMPO Hoy, lo que es más conocido como “vehículo” para preservación, simultaneamente, a los medios ana-lógicos como el papel, son los medios digitales. Sí el

medio digital es el soporte de la información, o sea, donde realmente la información está almacenada físicamente, cuando el medio digital presenta algún tipo de problema, es fatal que el documento digital pueda ser comprometido de forma definitiva.

Una duda común entre los que inician los procesos de preservación de documentos, confor-me aclara el maestro Innarelli, es la vida útil de un medio. “La respuesta a esta pregunta no pasa so-lamente por un único medio de preservación, sino más bien por un conjunto de medios de preserva-ción para un mismo documento digital, pudiendo ser archivados, medios como CD’s en conjunto con medios como DVD’s, o CD’s en conjunto con HD’s, entre otras combinaciones. Lo que va a definir la confiabilidad del documento digital almacenado en estos medios, es la “suma” de las confiabilidades de los medios, la cual podrá acercarse al 100 %.”, enseña el maestro.

Para los estudiosos, lo que va a garantizar la preservación digital es la política de preservación digital implementada por la empresa, pues todo y cualquier documento digital, independiente de su forma o medio está sujeto a quedarse anticuado tecnológicamente, otro punto de la preservación, como ejemplo clásico son los discos flexibles de ¼”, bastante usados en las décadas de 80 y 90.

“Digo que la tecnología, por ella misma, no garantiza la preservación digital. En este sentido, señalo que no existe tecnología capaz de garantizar la preservación de los documentos digitales por 100 años, 1.000 años etc”, complementa el maestro.

El camino a seguir en un futuro cercano, indi-cado por varios estudiosos, es que exista una migra-ción contínua de documentos digitales al pasar del tiempo, siempre considerando medios considerados estables y confiables para el almacenamiento de es-tos documentos digitales. “Con relación a la forma, la misma migración debe ocurrir siempre conside-rándose formas que aseguren la autenticidad de los documentos digitales y sus propiedades básicas. Para esto, siempre es recomendada la utilización de formatos estables y abiertos”, señala Innarelli.



PDF

Como garantir que um documento digital criado hoje seja perfeitamente acessado e impresso daqui a dezenas de anos? As

respostas passam por todos os conceitos da ciên-cia da preservação digital, mas uma palavra estará sempre presente: a padronização.

Surgiram nas últimas décadas diversos pa-drões de formatos de documentos que foram es-pecificados por normas. Entre eles destacamos os textos codificados, o TIFF e o PDF.

Padrões como o ASCII, ANSI e Unicode foram criados para possibilitar o intercâmbio, a exibição e o processamento de conteúdos textuais. É um recurso fundamental na conversão de bits em in-formação e vice-versa. Atualmente, o Unicode é o padrão mais utilizado pelos sistemas operacio-nais e bancos de dados. Desenvolvido no início da década de 90, por um consórcio composto pelas maiores empresas mundiais de TI, entre elas Microsoft, Oracle, Sun e Adobe, o Unicode pode representar praticamente qualquer “caracter” de qualquer idioma.

O TIFF (Tagged Image File Format) é um formato para imagens digitais que foi criado em meados da década de 80. O TIFF original serviu de base para o desenvolvimento do TIFF CCITT Grupo 4, criado para ser gerado, distribuído e impresso pelos aparelhos de fax e que graças a seus recur-sos de compressão, se tornou o padrão para o ar-quivamento de documentos bitonais digitalizados, durante a década de 90. Bilhões de documentos foram digitalizados em TIFF CCITT Grupo 4 em todo o mundo.

O TIFF, porém, é um formato limitado à ima-gem do documento e não acompanhou as neces-sidades de mercado e a evolução das tecnologias nos últimos anos.

O PDF foi criado pela Adobe Systems em 1993, já com o objetivo de ser exatamente o que é hoje: denominador comum entre todos os for-matos de documentos digitais.

Apesar da Adobe ser proprietária da espe-cificação do PDF, o formato é público e de livre

utilização, tanto que existem milhares de sof-twares capazes de gerar ou manipular PDFs que nada pagam à Adobe. Graças a seus recursos e estrutura, o PDF tem sido utilizado como base para o desenvolvimento de normas públicas que especificam padrões de documentos digitais para diversas aplicações. O PDF/X, que revolucionou a indústria gráfica, foi publicado em 1999. Em outu-bro de 2005, foi publicada a norma ISO 19005-1, que especifica o PDF/A, o PDF para ser arquivado e preservado por um longo tempo. Hoje está em andamento o desenvolvimento das especificações para documentos digitais de engenharia (PDF/E) e acessibilidade para deficientes (PDF/UA).

A especificação do PDF/A pela ISO demonstra o empenho da sociedade tecnológica para econo-mia de recursos no futuro. O comitê da ISO que especifica o PDF/A é constituído por representan-tes de mais de 300 empresas, órgãos governa-mentais e associações, entre eles AIIM, NPES, HP, XEROX, NARA, EMC/Documentum, Pfizer, Glaxo e Universidade de Harvard. É um trabalho de desen-volvimento contínuo, que acompanha a evolução do formato PDF ao longo dos anos. Uma nova ver-são da norma, contemplando recursos mais atua-lizados do formato PDF, está prevista para 2009.

Muitos podem perguntar para que uma nor-ma, se só o tão utilizado PDF não seria suficiente para garantir a preservação do documento por um longo tempo. O PDF normal, com certeza, será aberto e impresso por um longo tempo, mas pode conter elementos que impeçam o acesso ao docu-mento daqui a dezenas de anos ou não conter ele-mentos obrigatórios para garantir sua impressão. A especificação do PDF/A nos diz como deve ser o PDF para que seja lido e impresso sem problemas num futuro distante. Em um PDF/A, por exemplo, não podemos ter scripts e arquivos atachados, e todas as fontes utilizadas devem ser inseridas no PDF. Um outro recurso importante do PDF/A é o suporte a metadados embutidos, ou seja, os atri-butos que os descrevem ficam dentro dos PDFs, permitindo que sejam facilmente gerenciados ou

pesquisados, tornando a coleção de PDFs acessí-vel e independente de sistemas de indexação ou bases de dados.

O PDF/A permitirá uma grande redução no custo de gerenciamento de acervos de documen-tos no futuro, pois será necessário controlar um único formato e não dezenas. Outra grande vanta-gem será a facilidade de intercambiar documentos entre acervos diferentes e a facilidade na recupe-ração da informação.

Ao especificar seu projeto com documentos digitais, seja com documentos digitalizados ou oriundos de editores de texto, planilhas, apre-sentações ou e-mails, optar pelo PDF/A vai de encontro às melhores práticas para a preservação digital. As bases em texto puro serão preserva-das por um longo tempo com facilidade, pois os padrões por ela utilizados são gerenciados pelos sistemas operacionais e bancos de dados. Já o Tiff resistirá por muito tempo graças à grande base de documentos já neste formato, mas cairá em desu-so ao longo dos anos, substituído, naturalmente, pelo PDF.

Arquivos digitaispara a preservaçãoLuiz Augusto Bellucci*

* Luiz Augusto Bellucci é consultor especialista

em aplicações da tecnologia PDF para ECM/GED

e sócio da PDF Brasil Documentos Digitais.

[email protected]

Joseti Capusso

artigo_PDF_01.indd 24 20.07.07 10:40:19

Rua: Do Curtume, 554 - Lapa - 05065-001 - São Paulo - SP - Tel./Fax: (11) 3612-4070 Rua: Da Alfândega, 25 - Salas 406/407 - Centro - 20070-000 - Rio de Janeiro - RJ - Tel./Fax: (21) 2223-0161

www.p3image.com.br

LANÇAMENTO

A nova dinâmica empresarial exige novos produtos e serviços para geren-ciamento, digitalização e armazenamento de documentos e dados. É para atender a essa demanda cada vez mais exigente em relação à entrega de resultados, desde o planejamento até a operacionalização, com segurança e excelência, que a P3IMAGE está sempre inovando em soluções.A última palavra em gestão completa da informação é a P3STORE, um con-junto de serviços altamente qualifi cados que reúne as seguintes operações: Guarda Simples de Documentos - Todas as caixas são identifi cadas e arma-zenadas em estanterias industriais; Guarda Gerenciada - Os documentos são catalogados individualmente com código de barras e, em seguida, são guardados em um ambiente extrema-mente seguro, pelo tempo que o cliente necessitar. Quando for necessário acessar algum desses documentos, basta fazer a solicitação via sistema. O recebimento é imediato, na forma de uma cópia simples ou autenticada;Armazenamento na Web - Acesso a todo e qualquer documento da Guarda Gerenciada já digitalizado e disponibilizado no site da P3IMAGE por meio de senha específi ca. Guarda de Mídias - Serviço especial de armazenagem de Microfi lmes, Micro-fi chas, CDs, DVDs, Fitas VHS, Cartuchos em uma sala-cofre climatizada, com proteção contra incêndio, acesso restrito e monitorado. Formalização de Processos - Envolve todos os cuidados relacionados a contratos fi nanceiros e empresariais.

Vale ressaltar também um sucesso já consagrado pela P3IMAGE: o All IMAGE, a melhor solução para o GED (Gerenciamento Eletrônico de Docu-mentos). Trata-se de um software exclusivo e perfeito também para o acesso imediato a documentos, tais como prontuários, contratos, notas fi scais, atas de reunião, processos judiciais, etc. Um produto amigável, tanto para quem o confi gura como para quem o utiliza. Em poucos minutos consegue-se montar uma aplicação e disponibilizá-la para seus usuários.E a P3IMAGE também realiza o processo de Digitalização de Documen-tos, em que tudo o que está em papel, foto, microfi lme, cartão ou microfi cha é convertido em imagem digital e armazenado em CD-R, DVD ou na Web. Os serviços de preparação, digitalização, indexação e controle de qualida-de recebem soluções customizadas de acordo com as necessidades dos clientes. Os serviços de digitalização podem ser realizados nas fi liais da P3IMAGE ou “In House”.Seja qual for a sua atividade, entre em contato com a P3IMAGE, uma empre-sa moderna que atua com o conceito de perenidade: gerenciar documentos de forma a preservá-los durante o seu ciclo de vida, armazenando-os de uma forma correta e segura, digitalizando-os e provendo o acesso imediato e res-trito para os usuários autorizados. Isto signifi ca ganho de produtividade, aumento de segurança (controle de acesso ao documento e backup do documento em papel) e mais tempo dispo-nível para seus usuários e gestores atuarem nas suas atividades fi m.

P3IMAGE É SINÔNIMO DE COMPETÊNCIA E SEGURANÇAPARA GERENCIAMENTO, DIGITALIZAÇÃO E ARMAZENAMENTO DE

DOCUMENTOS OU MÍDIAS MAGNÉTICAS

Deixe suas preocupações com a P3IMAGE. Esta é nossa atividade.

Anuncio final.indd 1Anuncio final.indd 1 20/07/2007 08:10:4620/07/2007 08:10:46


CASE

Honda uma das grandes empresas globalizadas no ramo automobilístico possui no Brasil três unida-des fabris e administrativas. Sua área de TI que permeia todas estas unidades, em seus mais de 100 departamentos, identificou um grande desafio a ser vencido: diminuir o volume de cópias e impressões. Havia um consumo de 1 milhão e 100 mil páginas ao mês na empresa. Este fato denotava que seria necessário implementar um sistema de

gestão documental corporativa, visando a racionali-zação do uso de papel e principalmente a geração de uma economiza significativa para a companhia.

Responsável pela gerência da área de infra-es-trutura e tecnologia da Informação, Celso Martins, passou a fazer um controle inicial destes custos. “Ao analisar os gastos com impressão, individu-almente não eram significativos, porém bastante expressivos se computados em sua totalidade”, lembra o executivo. A conclusão óbvia, neste caso, é que havia um alto consumo que se apresentava diluído entre os departamentos e sobre os quais, até então, pouco se sabia.

Através de seu conhecimento de mercado e também baseando-se em literaturas sobre o assun-to, Martins sabia que não se tratava de um fato isolado, mas de uma ocorrência comum á várias empresas, e que deveria ser tratado com acuidade.

Era preciso investigar as origens desse alto

consumo e pensar numa solução que abrangesse não só a gestão da impressão, mas de todo o ciclo de vida dos documentos dentro da orga-nização. Conforme o próprio gerente da Honda já identificara, no passado os projetos de gestão documental, aliados ao alto custo dos equipa-mentos e da tecnologia que os envolvia, tinham custos altíssimos, entretanto esta não era mais uma realidade. Dada a popularização de produ-tos e serviços voltados para esta área, hoje, esta sistematização estaria mais próxima da realida-de da empresa. “A Honda apesar do seu porte, ainda não dispunha de um sistema de gestão documental formalizado e diante da necessidade de se resolver um problema de alto consumo de impressão decidimos pelo outsourcing e também por um trabalho de gestão documental que en-volvesse a parte administrativa da empresa no Brasil”, explica Celso Martins.

Para iniciar este processo, foi feito um levanta-mento de todos os equipamentos existentes nas di-versas unidades, suas marcas e tecnologias. Havia multifuncionais, impressoras jato de tinta até preto e branco convivendo com scanners e ploters, numa mescla de tecnologias diferentes.

Estava claro para os executivos de TI da Hon-da que era preciso investir na gestão documental como a melhor solução para o problema que se apresentava “ Somente assim poderíamos melhor

Nova face dooutsourcing empresarial

Um grande volume de impressões, que geravam gastos em escala, levaram a Honda

a uma inusitada contratação de outsourcing e ao início de uma nova fase visando a gestão

documental da empresa.

A

case_honda.indd 26 20.07.07 10:49:09


atender aos requisitos de eficiência e agilidade fundamentais para nossa atividade”, concorda Martins. Além disso, havia ainda outras variáveis a serem atendidas como abastecimento suprimentos, manutenção, logística, entre outros.

“O que fizemos de diferente, aqui na Honda, foi contratar um consultor, para nos auxiliar neste processo de contratação de outsourcing. Foi feito um desenho para que o fornecedor atendesse à nossa realidade, pois não interessava à compa-nhia modelos pré-determinados”, lembra Martins, cujo departamento, levou três meses para finalizar o levantamento.

A principal premissa do projeto, por ser a Hon-da uma empresa de grande porte e globalizada, era que os fornecedores fabricantes de equipamentos de impressão participassem do processo, escolhen-do seus parceiros, pois se deseja ter uma garantia dada pelo próprio fabricante tanto para serviços quanto da tecnologia empregadas.

“A exigência do projeto previa que o fabricante fosse um co-responsável. Isso abriu um precedente no mercado porque nunca uma empresa deste por-

te havia requisitado das empresas de outsourcing do mercado brasileiro esta parceria de forma tão incisiva.”, lembra o consultor contratado pela Hon-da para este projeto, Eduardo Lopes, da Doos Con-sultoria. “Este perfil ficou de tal forma interessante que outras empresas passaram a adotar o modelo da Honda para procura de parceiros de negócios, que tivessem esta mesma visão voltada para a ges-tão documental”.

A RFP (Request for Proposal) da Honda consis-tiu num documento com várias exigências para que os participantes puderem fazer suas propostas. Os dez critérios eliminatórios para escolha da empresa vencedora, incluíram notas para cada item. Havia critérios de acordo de serviços, cláusula de multa para rescisão de contrato, equipamentos back ups, softwares, participação no mercado, experiência e também preço.

“Das dez empresas que ofereceram propostas apenas seis foram classificadas segundo os critérios estabelecidos“, explica Lopes.

O principal critério era a redução de custos para a empresa (com dobro do peso dos outros itens),

elaborado de tal forma que além do preço final fos-se atingido o propósito maior da empresa que era ter o melhor serviço, com a melhor qualidade.

Assim, a partir da implantação do processo de outsourcing, a Honda tem uma expectativa em reduzir o volume de impressão em 20% ao mês. Esta perspectiva até conservadora, no volume de cópias, poderá gerar uma redução nos custos aci-ma de 20%.

“O interessante no projeto é que ele possui outras etapas a serem vencidas”, conta Lopes. “A primeira é a implantação do outsourcing de impres-são, que será seguida, após avaliação dos pontos críticos desse funcionamento, dos planos de gestão documental da empresa”.

Ao ter um controle na quantidade e dos tipos de documentos por departamentos, a intenção é dar início a gestão de documentos, com uma ava-liação departamento por departamento da docu-mentação, seguido de uma análise dos processos de criação dos documentos, eliminação da duplici-dade e conseqüente normalização.

A terceira etapa do projeto consiste, na migra-

Celso Martins da Honda, ladeado pelos executivos da Tecmach Anderson Conesa (esq.) e Wagner Windsor (dir.)

Joseti Capusso

case_honda.indd 27 20.07.07 10:49:33


CASE

ção de parte da documentação para outros tipos de mídias além do papel. Segundo o executivo da Honda, o projeto só atingirá seus objetivos após a consolidação das primeiras etapas e segundo ele, a gestão documental será plena em todas as unida-des da companhia até 2010.

“Em empresas cujo core business está voltado para a produção, a tecnologia de ponta é sempre o grande aglutinador dos processos, que levam a um produto final da mais alta qualidade, e, o que vem acontecendo na Honda, é que a área administrativa também está perseguindo esta excelência tendo como meta uma maior eficiência que acabará se refletindo num melhor serviço”, avalia Martins.

“Com a redução dos custos oriundos do out-sourcing espera-se que haja um impacto de cerca de 5% de economia ao mês, da receita total da companhia,”, conclui.

PArCEriA Com know-how de trabalhar com grandes nomes do mercado a Lexmark foi a vencedora, como fornece-dora, deste projeto de outsourcing da Honda. “Como empresa focada no nosso negócio, falar somente em outsourcing é ultrapassado, não vamos tratar so-mente de gestão de impressão, mas do outsourcing como parte do processo de gestão documental, que é também o objetivo final do nosso cliente”, explica Áureo Fittipaldi Costa, diretor de Serviços e Soluções – Divisão Corporativa da Lexmark.

“A Honda não queria só um fornecedor de equipamentos na área de impressão. Desejava um parceiro que entendesse sua forma de trabalho, suas necessidades e oferecesse toda a modernida-de através de seus produtos”, diz o diretor.

Para isso, a empresa disponibilizou profissionais que estarão distribuídos pelas unidades da empresa para treinar os usuários, a fim de que eles possam repassar informações e que eles venham a utilizar os equipamentos em toda sua potencialidade.

“Sabíamos que a Honda buscava algo a mais e acredito que a inovação tecnológica e criativa de nossos equipamentos podem proporcionar isso, pois têm um grande diferencial no mercado”, salienta Costa, “Nosso objetivo é trazer soluções que permi-tam ao cliente se preocupar com seu negócio”.

ExCElênCiA do CAnAlPara execução do projeto, a Lexmark que atua por meio de seus canais corporativos, integrou ao time, neste projeto, a Tecmach -

empresa nacional, voltada ao universo corpo-

rativo, com 17 anos de existência e um curriculum de serviços especializados em outsourcing e GED que inclui aproximadamente 600 clientes de todas as áreas do mercado, em todas as regiões do ter-ritório nacional. “Nossa proposta é agregar valor na melhoria de processos da Honda”, informou o diretor da empresa Anderson Conesa.

Assim, no projeto desenhado para Honda, onde o outsourcing de impressão é a porta de en-trada para a segunda fase de gestão documental, estão sendo utilizados dispositivos, softwares e treinamento de pessoal, de forma que possibilitem executar o gerenciamento de documentos, incorpo-rando os meios eletrônicos desde o início.

Para execução da primeira fase do projeto foi determinado um responsável pela logística de su-primentos, pelos softwares e relatórios executivos. Estes relatórios terão suas informações analisadas e levarão à identificação dos principais usuários, daquilo que imprimem, do conteúdo que é impres-so, além das impressoras e equipamentos mais utilizados, bem como horários de picos de impres-são, reposição de papel, tonner etc. A partir desses relatórios a área de TI da Honda poderá fazer uma análise completa de como está se desenvolvendo a implantação.

De sua parte, a equipe da Tecmach está aten-ta para que cada equipamento tenha sua melhor performance de utilização, com base SLA ( Service Level Assistence)- Tempo Resposta da Assistência Técnica. Este índice serve para que a equipe da Tecmach supere as expectativas do cliente quanto ao uso dos equipamentos, além da Redundância de Assistência Técnica que dá uma vantagem adicional ao cliente que terá equipamentos sempre disponí-veis e em perfeitas condições para uso.

“Os três integrantes do projeto, ou seja, a Hon-da, que é a contratante do serviço, a Lexmark forne-cedora dos produtos e nós como executores temos um cronograma para implantação da primeira fase do projeto que está sendo cumprido criteriosamen-te”, reitera Conesa.

“Muito mais que oferecer o outsourcing de im-pressão, estamos participando para que o processo de gestão documental da Honda, seja bem sucedido, trabalhando ativa e integralmente desde o início de sua implantação”, afirma Wagner Windsor, diretor comercial da Tecmach, “Como parte integrante des-se projeto, que apresenta características singulares e muitas peculiaridades e dado o cor business da Hon-da, o desenho apresentado possui etapas distintas e metas, e é, sem dúvida, bastante desafiador.”.

Un millón y 100 mil páginas, aproximadamente, al mes, és la monta aproximada por Honda, en volumén de copias impresas, en sus tres unidades en Brasil. En verdad ese era un desafio a vencer la gestión de impresión y formalizar la gestión de documentos de la empresa.

Alertados por la división de TI de la empresa sobre lo que este consumo representava en terminos de gas-tos/mes, la división de infraestructura y tecnologia de la información, administrada por Celso Martins, paso a hacer un contról de estos costos, percibiendo que solos no eran significativos, pero bastante expresivos si com-putados en su totalidad. La conclusión fue que habia un gran gasto que estava diluido en las divisiones y sobre los cuales, hasta ese momento, poco se sabia.

“Honda apesar de su magnitud en Brasil y en el mundo, todavia no disponia de un sistema de gestión de documentos estructurado y está empezando ahora, con la implantación de outsourcing de impresión, todo un proceso de organización de documentos de la parte administrativa de la empresa”, explica Celso Martins.

Luego de un levantamiento ejecutado en 100 divisiones, la empresa contrató una consultora,la Doos Consultoria, que diseño un proyecto para la empresa, llevando en cuenta su singularidad de negócios, sus detalles de logística, una vez que la empresa posee unidades en estados apartados de Brasil y llevando al mercado una RFP – Request For Proposal, donde várias empresas se presentaron siguiendo critérios preestable-cidos por la própia empresa con notas para cada item. La elección fue definida por las empresas que tuvieron los mayores índices de notas.

La única exigencia en la propuesta de Honda era que el fabricante fuera en este proceso un co-responsa-ble en el proceso de outsourcing.

La propuesta fue de tal forma original en el mer-cado que está siendo utilizada por otras empresas que desean hacer outsourcing de impresión.

Las empresas ganadoras de este proyecto fueron Lexmark y Tecmach (reventa Lexmark). Asi, a partir de la implantación del proceso de outsourcing, Honda tiene una expectativa de reducir el volumén de impresos en 20% al mes. Esta perspectiva hasta conservadora, en el volumén de copias, podrá generar una reducción en los costos que pasará de los 20%.

La primer etapa del proyecto és la implementación del outsourcing de impresión, que será seguida, luego de evaluar los puntos críticos de ese funcionamiento, por la implantación de un proceso de control efectivo para efectuar los demás pasos para la realización de la gestión de documentos de la empresa y la tercera etapa consiste en la eliminación de duplicidades de documen-tos y en la migración de parte de la documentación para otros tipos de mídias además del papel.

Segun el ejecutivo de Honda, esta gestíon de documentos será plena en todas las unidades de la empresa. El proyecto solamente llegará a sus objetivos después de consolidadas las primeras etapas.

Segun el director de Servicios y Soluciones de Lex-mark - Áureo Fittipaldi Costa - Honda no queria solo un proveedor de equipamientos en el ramo de impresión. Deseava un proveedor que entendiera su forma de tra-bajo, sus necesidades y ofrecierá toda la modernidad através de sus productos.

El equipo de Tecmach que está implementando el proyecto está atento para que cada equipamiento tenga su mejor performance de utilizacíon, con base SLA (Service Level Assistence)- Tiempo Respuesta de Asistencia Tecnica, de manera que motive el equipo a superar las expectativas del cliente, además de la Re-dundancia de Asistencia Tecnica que trae una ventaja excedente al cliente que tendrá equipamientos siempre disponibles y en perfectas condiciones de uso.

La cara nueva del Outsourcing de las corporacións

case_honda.indd 28 20.07.07 10:49:41

Untitled-2 1 20.07.07 10:43:11


CASE

tradicional Belo Horizonte foi durante 52 anos, a sede da empreiteira Andrade Gutierrez - 4o. lugar no ranking das empresas de engenharia do Bra-sil. E tradição também envolvia os conceitos de gerenciamento dos processos de documenta-ção da empresa. Com a mudança da sede administrativa para São Paulo, no centro nervoso das empresas paulistas, na região da Avenida Luis Carlos Berrini, outras transformações e modernidades acom-panharam a construtora mineira.

Uma delas foi a criação, desenvolvimento e estruturação do CDIC – Centro de Documentação, Informação e Conhecimento da empresa. A encarre-gada de elaboração de todo o processo foi Mônica de Castro Faria, formada em Biblioteconomia e Ci-

ência da Informação, com especialização em Gestão do Conhecimento que, entre outras experiências pro-fissionais, ficou à frente da biblioteca da Febraban-Federação Brasileira dos Bancos por 17 anos.

São muitos os papéis gerados na empresa das mais diversas origens, desde um alvará de licença da prefeitura, até os projetos de uma obra, enfim, existe ali um número considerável de documentos. Para se ter uma idéia desse volume, hoje, são mais de 8.500 caixas arquivo de documentação de obras encerradas e cadastradas no sistema único de ge-renciamento da construtora. “Quando cheguei à empresa não havia nada estruturado. Cada obra, cada departamento, tinha o seu próprio controle, e cada um executava de um jeito diferente. Depois, quando terminava a obra, mandava-se tudo que

A Chief DocumentOfficer da Andrade

GutierrezHá seis anos a empreiteira implantou seu

CDIC – Centro de Documentação, Informação e Conhecimento para organização e agilização dos

processos de guarda e localização de documentos sob o comando de Mônica de Castro Faria.

Acase_andrade_01.indd 30 20.07.07 10:58:36


era possível para um grande galpão da companhia, nos arredores de Contagem, cidade vizinha à Belo Horizonte”, explica a coordenadora do CDIC.

Nesse galpão, conhecido como Taquaril, tinha de tudo um pouco: máquinas pesadas, material de segurança das obras, sobras de materiais e num can-to desse galpão, algumas centenas de caixas, tubos com desenhos e envelopes, com documentos.

“Fui surpreendida com este cenário de quase caos no Taquaril. Não havia padrão para a organi-zação e guarda; cheguei a encontrar botas de obra dentro de caixas, envelopes destruídos pela chuva, além de nove sistemas diferentes gerenciando os documentos da empresa”, lembra Mônica Faria.

Por iniciativa da área de Qualidade, a cargo do diretor Érico Torres, já havia sido, numa inicia-tiva inicial, contratada uma empresa de prestação de serviços de triagem documental que fez um pe-queno trabalho com o que havia no galpão.

A Diretoria de Qualidade da empresa, sempre muito prestigiada, apoiou a CDO, que ficou encar-regada de estabelecer um padrão exclusivo para a gestão de documentos, entre outros desafios. “Quando cheguei tive carta branca para trabalhar, isto é, nosso diretor, um homem de muita visão, engenheiro de obras, que migrou para a área da

Qualidade, permitiu que eu planejasse a estrutu-ração do CDIC, contratando pessoal e escolhendo o sistema mais adequado que viesse a atender às demandas atuais e futuras da empresa”, explica.

Criou-se um padrão para organização, guarda e recuperação de documentos em papel, com a elaboração de uma lista de itens a serem guar-dados com a respectiva tabela de temporalidade. Durante alguns anos a empresa teve, ainda em Belo Horizonte, um departamento de microfilma-gem e, internamente, microfilmava alguns grupos de documentos. O departamento foi extinto, mas os microfilmes referentes aos dossiês de funcioná-rios, desde o funcionário 001, admitido em 1948, ainda são preservados. Este é o único grupo de documentos na Andrade Gutierrez que ainda é microfilmado.

Na elaboração das listas, grandes grupos de documentos foram identificados: os documentos de RH; os das sub-contratadas; os documentos administrativos e fiscais da construtora; documen-tos técnicos, desenhos, especificações técnicas, assim como os da Qualidade, entre outros.

Durante a triagem, foram identificados tam-bém documentos em outros formatos que não o papel, como disquetes, microfimes e CD´s. “Ai en-

contramos um problema inesperado: muitos des-tes disquetes haviam sido gravados em programas que já não existem mais, impossibilitando o resga-te da informação neles contida. Nosso consultor nos orientou, neste momento, a fazer também uma padronização para preservação digital das informações”, lembra a CDO.

OrgAnizAçãO E pAdrOnizAçãOForam dois anos e meio de trabalho no galpão, triando, envelopando, separando o lixo de dentro das caixas, descartando o que era desnecessário até se chegar a um resultado que fosse satisfató-rio para os padrões estabelecidos pela CDO. “O primeiro padrão foi de treinamento do pessoal administrativo e técnico nas obras: como separar, o que separar, por quanto tempo manter docu-mentos, onde e como guardá-los. Este padrão é seguido por todas as frentes de obra da empre-sa”, diz Mônica.

A mesma parceira que ajudou no início, ter-minou esta tarefa, mas foi necessária a realização de um trabalho de convencimento dos executivos para a necessidade de se contratar uma empresa especializada em guarda de documentos, com o objetivo de tirar aquele material de onde estava e

Monica Faria iniciou o trabalho de gestão documental da Andrade gutierrez desde a elaboração de listas de grupos de documentos até a implementação de uma política de preservação de documentos digitais.

Jose

ti Ca

puss

o

case_andrade_01.indd 31 20.07.07 10:59:03


CASE

levá-lo para um ambiente mais propício.Após algumas reuniões, convencidos os execu-

tivos, foi contratada uma empresa que não tinha, na época, uma filial em Belo Horizonte. “Como todo bom mineiro é meio desconfiado, não havia ainda uma empresa de porte, idônea, na capital mineira, que fizesse este trabalho de guarda docu-mental. Após muitas consultas, convencemos a Me-trofile, empresa com quem mantínhamos contrato de guarda, aqui em São Paulo, a abrir a sua filial em Minas Gerais, para guarda de documentos da An-drade Gutierrez e que depois acabou por guardar documentos de outras empresas”.

A partir daí, houve uma segunda etapa de trabalho que foi a de se escolher uma plataforma de serviços para indexação de todos os arquivos em papel e principalmente dos digitais da organi-zação. “Tivemos alguns problemas com o sistema que foi escolhido incicialmente e, depois de muitas análises, optamos por uma plataforma de serviços que nos atendesse de maneira mais completa, que permitisse a customização, de acordo com as necessidades específicas da Andrade Gutierrez”, recorda Mônica Faria.

A opção recaiu sobre a plataforma da Hum-mingbird que oferecia a gestão de documentos entre outras possibilidades. O atual sistema ofere-ce Document Management – controle de versões e segurança dos documentos; Records Manage-ment – classificação e controle de temporalidade da informação; Document Imaging – captura e armazenamento de imagens de documentos em papel; além da previsão para Web Content Mana-gement – gestão de informações não estruturadas em websites ou na intranet; Knowledge Manage-ment – gestão de conhecimento, relacionando este conhecimento aos especialistas da empresa e Workflow – encaminhamento de informação para suporte ao processo de negócio. Todas as funcio-nalidades oferecidas por estas tecnologias foram e continuam sendo implementadas através de uma combinação entre a plataforma da Hummingbird e do Microsoft Sharepoint Portal Server.

MudAnçA CulturAl“Já foram realizados vários treinamentos muito bem sucedidos, mas o que é dificil ainda é que-brar alguns paradigmas, por exemplo, ao produzir um documento eletrônico, o usuário pode salvá-lo no sistema através do preenchimento de um for-mulário simples para classificação e definição do critério de segurança do mesmo. Entretanto, ainda

há o costume de se manter cópias em arquivos individuais, o que não seria necessário”.

Outro aspecto, importante para a Andrade Gutierrez, é a gestão do conhecimento. Por sua natureza de serviços, muito do conhecimento da empresa esta nas mãos dos funcionários que se defrontam, com os mais inusitados desafios em suas obras.

Durante os anos 90, a empresa desenvolveu um sistema de gestão do conhecimento, cujo objetivo foi incorporar as melhores práticas e as lições aprendidas em suas obras, além do conhe-cimento técnico e legal, que pudessem agregar valor e levar a companhia a ganhos expressivos de eficiência. A Andrade Gutierrez foi pioneira en-tre as empresas brasileiras na implantação deste tipo de sistema.

Em 2003, a Imageware foi contratada para avaliar o sistema existente e definir um plano de otimização da gestão do conhecimento anterior-mente implantada na empresa. A arquitetura de-senhada pela Imageware, previa a integração pro-gressiva das tecnologias de Recods Management, Document Management/Imaging e Workflow com os processos de negócio facilitando a captura do conhecimento.

Nos próximos anos, muito conhecimento estará sendo armazenado pelo CDIC, fazendo nascer assim a próxima etapa a ser implantada pela CDO: a ges-tão e disseminação de todo este conhecimento. Para tanto, após a criação dos repositórios de documen-tos nas obras e corporativamente, será aplicada uma camada taxonômica permitindo a internalização do conhecimento armazenado.

Quanto à dualidade de mídias de informação Mônica não faz segredo: “Não podemos ainda, abrir mão dos documentos em papel, que per-manecem guardados de acordo com a tabela de temporalidade por exigências legais, mas estamos iniciando a gestão dos documentos digitais atra-vés da plataforma de serviços, hoje já bastante empregada pelas áreas administrativas da empre-sa”. O que reserva o futuro? “O próximo passo será aprimorar o uso e a interatividade da gestão do conhecimento”.

A centralização da gestão documental num departamento é coisa rara no Brasil, mas a expe-riência da Andrade Gutierrez se mostra até aqui, eficiente e bem sucedida. “ Não sei se posso ser chamada de CDO , mas posso dizer que o meu trabalho à frente do CDIC tem sido, no mínimo, instigante e desafiador”, conclui Mônica Faria.

Case

A Chief Document Officer da Andrade Gutierrez

La tradicional ciudad de Belo Horizonte, capi-tal del estado de Minas Gerais, fue durante 52 años la matriz de la constructora Andrade Gutierrez - 4o. lugar en el ranking de las empresas de ingeniería

de Brasil. La tradición también arrolla los con-ceptos de gestión de los procesos de documenta-ción de la empresa. Con el cambio de su matriz administrativa para São Paulo, en el centro de ne-gócios de las empresas paulistas, en la región de la Avenida Luis Carlos Berrini, otras transformaciones y modernidades acompañaron la empresa mineira.

Entre ellas están la creación, el desarollo y el armazón del CDIC –

Centro de Documentación, Información y Conocimiento de la empresa. La encargada de la elaboración de todo el proceso fue la biblioteco-nomista Mônica de Castro Faria, también forma-da en Ciências de la Información, que entre otras experiencias profesionales, estuvó al frente de la biblioteca de la Febraban por 17 años.

En la empresa Mônica Faria encontró vários sistemas de gestión de información simultáneos sin ninguna norma, un gran número de archivos en papel puestos en local inapropiado, muchos docu-mentos en micropelícula, además de un sin número de copias innecesárias, entre otros problemas.

Luego de dos años de intenso trabajo de se-lección, separación,

implantación de tablas de tiempo para vários tipos de documento, la CDO de Andrade Gutierrez consiguió archivar la documentación necesária en una empresa de guarda (Metrofile). La segunda etapa del trabajo fue elegir una plataforma de servicios para indexación de todos los archivos en papel y principalmente de los documentos digitales de la organización haciendo uso de la plataforma de Hummingbird y de Microsoft Sharepoint Portal Server.

En 2003, la empresa Imageware fue elegida para evaluar el sistema

y definir un plan de mejorias de la gestión del conocimiento anteriormente implantada en la em-presa. La arquitectura diseñada por la consultora previa la integración progresiva de las tecnologias de Recods Management, Document Management/Imaging y Workflow con los procesos de negócio facilitando la captura del conocimiento.

Durante los próximos años, mucho conoci-miento será almacenado por la división de Mô-nica Faria, asi naciendo la próxima etapa a ser implantada por la CDO: la gestión y diseminación de todo este conocimiento. Para tanto, después de la creación de los depósitos de documentos en las obras y en la oficina, será aplicada una capa ta-xonômica permitiendo el ingreso al conocimiento almacenado.

case_andrade_01.indd 32 20.07.07 10:59:08

Untitled-2 1 20.07.07 10:55:20


CARREIRA

De acordo com AIIM, mais de 4 trilhões de documentos são gerados anualmente e este número deverá crescer 20% por ano.

Em média, as empresas gastam para gerenciar os documentos em papel, cerca de 4% da sua receita anual.

A cada ano, verificamos um aumento massivo nos números de documentos manejados.

Também é de conhecimento geral que exis-tem poucas pessoas com responsabilidade direta pelos documentos dentro das organizações. O fato é que as empresas gastam de 15 a 25% de sua receita em gerenciamento de documentos e informação, mas 90% delas não tem a mínima idéia a respeito de seu gasto total com documen-tos e informações!

As organizações não podem mais planejar e implementar suas estratégias isoladas da gestão de documentos.

Mais do que em qualquer outro tempo na história, fazer negócios hoje significa enfrentar riscos. As impropriedades de certas corporações gigantes resultaram em uma nova legislação, a falta de confiança do consumidor aumentou, e com isto houve um aumento potencial dos pro-cessos – todos estes itens levaram as empresas a reduzirem seus lucros ... ou pior: perdê-los.

O quanto melhor você gerenciar suas in-formações corporativas, hoje, pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso, amanhã. Para minimizar os riscos, as organizações devem gerenciar seus documentos e informações de uma maneira inteligente.

Com mais de 90% das informações corporati-vas contidas em documentos, é claro que qualquer que seja o meio – pixels ou papel – documentos se-rão a moeda pós século 20 da Era da Informação.

As grandes empresas, estão começando a dar a mesma atenção aos documentos nos planos estratégicos como um outro aspecto importante dos negócios como marketing, finanças, recursos humanos e tecnologia da informação.

Pensando em como criar uma estratégia do-

cumental, e melhorar todo o controle sobre estas informações e documentações, empresas lideres de mercado estão caminhando na direção de criar a função do Chief Document Officer(CDO) ou con-tratando empresas que façam esse papel. Ou seja, empresas que possuam conhecimento de todo o processo documental, desde sua criação até a sua destruição.

O CDO capacita a organização para reduzir sua exposição para o risco assegurando a con-formidade com as normas legais, corporativas e reguladoras; gerenciando e provendo segurança apropriada para documentos e informações em ambas as mídias - física e eletrônica -, incluindo-se os e-mails.

Cabe ao CDO facilitar melhorias nas medições da governança corporativa; bem como, reforçar as obrigações de prestação de contas em toda a em-presa. É dele a tarefa de definir os tipos de equi-pamentos necessários, para a infra-estrutura física e digital e também a função de analisar os custos para aquisição ou contratação de serviços. Com isso, o CDO poderá determinar o ciclo de vida do documento/informação e passar para a etapa de elaboração de processos e normas de controle, que estarão sob sua responsabilidade.

Ao assegurar que exista, na medida do pos-sível, uma arquitetura unificada e acessível para o armazenamento de dados e documentos, criando comunicações, e entregando estas comunicações de uma maneira mais consistente, eficiente, me-nos custosa em toda a empresa, o CDO estará exercendo plenamente suas funções dentro de uma organização.

Sendo ele, o defensor para uma melhor e mais efetiva comunicação com os clientes externos e internos, economizando dinheiro para a empresa e, o mais importante nesta função, será o resul-tado: ao aumentar a reputação de sua empre-sa junto aos seus clientes e aumentar a receita através de novos clientes, ao mesmo tempo que a organização verá reduzir o tempo de procura de uma informação ou documento dentro da sua

empresa, o que irá fazer aumentar, ainda mais, a produtividade dos funcionários.

É tarefa fundamental do CDO manter o ge-renciamento corporativo da empresa ciente das mudanças potenciais na direção de como se co-municar com seus clientes externos e internos. Ele será uma fonte de idéias e o defensor para a introdução de novas ferramentas e técnicas de comunicações, além de fornecer conselhos nas questões de comunicações, tanto para as novas normas internas e regulamentações, quanto no que diz respeito a segurança dos documentos e das informações.

A presença do CDO, numa organização pos-sibilita o gerenciamento e o aporte de segurança para seus ativos vitais de informação, reduzindo os riscos nos cumprimentos com os mandatos, melhorando a produtividade dos negócios e pro-tegendo sua reputação.

Uma nova posição nas empresas:o Chief Document Office (CDO)Eduardo Lopes*

* Eduardo Lopes é Consultor de Outsourcing há

mais de 20 anos, com experiência em gestão de

documentos e da informação e diretor da DOOS

Outsourcing Services.

[email protected]

Joseti Capusso

artigo_eduardo_lopes_01.indd 34 20.07.07 11:02:59

“Riscos, processos, tempo....

...estratégia, ferramentas.”

Sua empresa realiza diariamente centenas de processos e tomadas de decisões.O Gerenciamento da Informação oferece ferramentas adequadas para um posiciona-mento estratégico mais eficiente, baseado no conhecimento, facilitando a tomadade decisões no tempo certo, agilizando processos e minimizando os riscos.

Seja você grande ou pequeno, temos a solução !

Scanners para todos os tipos de mídias & software G.E.D.

Untitled-2 1 20.07.07 11:00:59


ESPECIAL CIAB 2007

Em um país onde existem cerca de 120 milhões de usuários de telefone celular, a mobilidade pode ser vista como uma forma de trazer

as múltiplas funcionalidades dos bancos áqueles brasileiros que são excluídos digitalmente. As pla-taformas móveis poderão oferecer um conjunto de serviços com valor agregado que, também, poderão ter uma interação com os serviços bancários. De ou-tro lado, também é nescessário baratear o serviço para atingir um maior número de usuários, já que alto valor do minuto, de transferência de dados, por celular, inviabilizam o uso pela população de baixo poder aquisitivo e para isso, os bancos deverão se reunir e debater a questão para o desenvolvimen-to de um modelo próprio de negócios que defina um valor estratégico para este serviço. Conforme esclareceu Luis Marques de Azevedo, responsável pela grade de palestras do Ciab, até 2010, no Brasil as transações móveis deverão representar 10% do total de transações efetuadas. “Isso equivale ao to-tal de transações bancárias realizadas em todos os caixas eletrônicos no País em 2006”, explica.

LEgISLAçãoUm outro grande momento do evento foi o painel que discutiu a legislação de TI. Neste encontro o presidente da Comissão de Ciência e Tecnologia do Congresso Nacional, deputado federal Julio Semeghini, alertou sobre as obstruções que a reformulção da legislação existente sofre. “Nossa função é, principalmente, atualizar a legislação, permitindo a inovação tecnológica, a incorpora-

ção de novos modelos de negócios, com foco no serviço e independência em relação aos aspectos tecnológicos”, afirmou. Na oportunidade o depu-tado comentou sobre Medida Provisória 2.200-2/2001 que regulamenta a assinatura digital, e segundo ele possibilitou alguns avanços, mas que ainda necessita de reformulação. De acordo com ele, a reformulação já está pronta para ser votada e tramita no Congresso.

Para o deputado a digitalização não deve ser vista como validação de um documento digital, mas como caminho para um avanço no gerencia-mento de dados. Semeghini ainda discorreu sobre a política industrial para TI, que segundo ele está longe de atender diretamente o outsourcing e offshore de TI.

CErtIfICAção dIgItALOutro painel apresentado foi o que tratou sobre a certificação digital de documentos. Segundo os debatedores, o Brasil está no rumo certo e o cresci-mento está acontecendo no ritmo adequado. Ape-sar desse processo de conscientização dos usuá-rios a adotar a certificação levar tempo.

De outro lado, foi colocado durante a discus-sâo que há uma carência de aplicações que deman-dam certificação, o que não ajuda a atrair novos usuários. De acordo com os debatedores, o uso de certificação é muito mais que uma questão de se-gurança pois resulta na redução do uso de papel.

Francimara Teixeira Viotti, gerente-executiva de segurança do Banco do Brasil, informou que

o Poder Judiciário tem sido o grande usuário da certificação no país e já existiu algumas iniciativas para que cartórios possam fazer parcerias com Autoridades de Registro para que possam tem-bém emitir os certificados. Além disso, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) reali-zou outro evento para assinatura de convênio com entidades representativas do mundo cartorial e de registro, para que estas venham a se tornar novos certificadores.

AutorIdAdES dE rEgIStroDurante o painel o diretor da área de serviços di-gitais do Citibank, Gary Greenwald, afirmou que os processos que eliminem papel através do uso de certificados digitais são o futuro da indústria financeira, visto vários exemplos de iniciativas se-melhantes em diversos países do mundo e refor-

Cerca de 17 mil pessoas, visitaram a principal feira de tecnologia para o setor financeiro do País, na 17ª

edição do Ciab Febraban 2007 que se realizou no mês de junho, em São Paulo.O principal tema desta

edição foi a mobilidade (Mobile Banking).

Inovação e modernizaçãomarcam a edição do Ciab 2007

febraban_01.indd 36 20.07.07 11:05:21


çou que o Brasil está no caminho certo mediante as atuais iniciativas. “Nos próximos trimestres, lançaremos no Brasil novas aplicações para o pú-blico corporativo”.

NovIdAdES PArA todoSParalelamente aos painéis de debates, aproxi-madamente 80 empresas, nacionais e interna-cionaisque atuam no país, trouxeram novidades que envolve várias áreas do setor financeiro e administrativo das corporações brasileiras. A se-guir a revista document Management mostra algumas dessas novidades, com foco na gestão de documentos, presentes na feira.

A Fujitsu do Brasil trouxe entre os vários destaques da empresa uma solução inédita para transferência de grandes volumes de dados via IP, denominada Comet. Além desse produto a empresa apresentou o scanner de rede Color Du-plex fi-6000NS que combina fácil instalação de um scanner profissional com a produtividade ne-cessária de um scanner de rede, compartilhando documentos num ambiente de negócios cada vez mais distribuído. E para o segmento de storage a empresa apresentou o disk array corporativo Eternus8000 disponível em quatro modelos com a capacidade de armazenamento de 1.36 peta-bytes e desempenho de processamento de I/O e o disk array midrange Eternus4000, também disponível em quatro diferentes modelos.

A Serasa apresentou seus produtos e serviços para Certificação Digital de documentos. Entre os serviços estão o desenvolvimento de siste-mas com certificação; treinamento e capacita-ção em certificação; terceirização e consultoria. No segmento de produtos a Serasa mostrou as soluções para certificação de pessoas físicas, jurídicas, a biblioteca de assinatura digital, ge-renciamento de certificados , além do portal para assinatura de documentos.

Uma das patrocinadoras do evento a Perto levou soluções diversas para bancos, instituições financeiras e varejo. Entre as novidades destaca-se o PertoImage compos-to por equipamentos, software e serviços para escaneamento de documentos, digitalização e verificação da autenticidade de um documento, pela numeração, CPF e mesmo a validação da escrita e assinatura.

O Certisign que tem foco exclusivo na certifi-cação digital mostrou seus serviços como uma das três primeiras certificadoras nacionais com base

na tecnologia fornecida pela VeriSign. A Recognition entre sua gama de soluções mos-

trou o equipamento Bantec DocuScan 9000 com ca-pacidade para capturar e processar documentos com tamanhos e padrões variados em alta velocidade (cerca de 240 documentos/minuto), independente do tamanho, espessura e qualidade do documento.

Accenture consultoria global de gestão, servi-ços de tecnologia e outsourcing, anunciou duran-te o evento uma parceria com a Expedata, compa-nhia norte-americana de digitalização de dados. Desta parceira a empresa trará para o mercado nacional a caneta digital, uma ferramenta que di-gitaliza e envia dados para um computador, que promove a interpretação dos conteúdos de forma a proporcionar agilidade nos processos e redução de custos nas rotinas de negócios das empresas.

A C.A. apresentou soluções com foco em três áreas da gestão de TI: governança, geren-ciamento e segurança. Estas soluções permitem uma melhor gestão e redução de custos de infra-estrutura em geral.

A GFS Software esteve presente com toda a sua linha de produtos para Gestão de Fitoteca e Recursos de Storage, além de apresentar a so-lução GFS/TQS – Tape Quality System, capaz de oferecer subsídios para promover a aderência da infra-estrutura da fitoteca às diversas exigências de conformidade da atualidade, tais como as im-

postas pelo Basiléia II, SarbOx, entre outros. Vale ressaltar que o GFS/TQS automatiza os processos de compliance, bem como implementa uma sis-temática de controle de qualidade das fitotecas z/OS, certificando e permitindo a comprovação de autenticidade de arquivos e fitas magnéticas.

A Internet Security System, uma empresa IBM, participou da mostra com a unidade de segurança demonstrando soluções de proteção da platafor-ma IBM Proventia e serviços de gerenciamento de segurança IBM Managed Security Services – MSS, desenhado para tornar mais simples o controle integrado de vários componentes de proteção. A plataforma de segurança Proventia inclui preven-ção de intrusos em rede, appliances multifunção, segurança para servidor e desktop, gerenciamento de vulnerabilidades, detecção de anomalias e pro-teção do correio eletrônico contra spam, emails fraudulentos e vírus. A plataforma também reduz os custos e a complexidade da proteção digital e seu gerenciamento.

A Microsoft Brasil esteve presente no Ciab, para detalhar sua visão de negócios para o seg-mento financeiro, na qual as pessoas possuem um papel de destaque para o crescimento e desen-volvimento de suas companhias. A empresa, com ajuda de alguns dos parceiros, como Getronics, In-tel, Pandata, SIACorp e Spring Wireless, discutiu a importância e os benefícios do uso das ferramen-

tas certas de tecnologia da informação no setor financeiro e mostrou as diversas soluções para as principais áreas das instituições financeiras, com foco em mobilidade.

No espaço Inovação do Ciab a Qua-liSoft apresentou sua linha de soluções

para o mercado financeiro com ênfase na certificação digital, automação de canais e infra-estrutura transacional e segurança para o procesamento de transações financeiras.

Outra empresa que também trouxe no-vidades no Espaço Inovação foi a Fiveware Solutions que apresentou o FW-Contratos digitais, solução para assinaturas de con-

tratos digitais através de dispositivos móveis. A solução implementa em meios eletrônicos os procesos e fluxos de assinatura de docuemtnos dea emrpesa com seus clientes , fornecedores e parceiros, de forma segura, preservando o valor jurídico que possibilita aassinatura dos contratos pelas partes, testemunhas e convidados, através de celulares, PDA´s, PC´s, utilizando certificados digitais como e-CPF e e-CNPJ.

febraban_01.indd 37 20.07.07 11:05:32

38 Document management

MERCADO

Fujitsu anuncia seu primeiroScanner de Rede

Apresentado oficialmente na última edição do Ciab 2007 o novo scanner de rede da Fujitsu do Brasil é o primeiro em sua já consagrada linha de scanners de documentos.O Scanner de rede Fujit-su, Color Duplex fi-6000NS, combina a facilidade de instalação de um scanner profissional com a produtividade necessária em um scanner de rede, compartilhando documentos em ambientes de ne-gócios cada vez mais distribuídos.

“Com o Fujitsu fi-6000NS, uma organização inteira pode manter-se conectada e produtiva esca-neando e compartilhando arquivos no escritório e ao redor do mundo. O escaneamento em rede per-mite que funcionários compartilhem documentos facilmente com colegas, departamentos e outras cidades e países com velocidade e eficiência cres-centes”, argumenta Nelson Yassuo Osanai, diretor da divisão de Imaging da Fujitsu do Brasil

O scanner de rede vem equipado com disposi-tivo de detecção ultrasônica de folha dupla, supor-ta escaneamento de documentos longos (até 34 polegadas) e tem capacidades de escaneamento

de cartão duro (padrão ISSO 7810) e cartão em relevo através do alimentador automático de do-cumentos principal. Com tamanho compacto de apenas 12,4” x 10,8” x 15,5”, o fi-6000NS pode ser instalado facilmente nos ambientes mais api-nhados, incluindo front office e back office (linha de frente e administrativo).

A Konica Minolta Business Solutions, em parceria com sua autori-zada SRS, lançou em abril, uma nova impressora digital da linha bizhub PRO C6500, com capacidade de impressão de 65 páginas coloridas por minutos. A bizhub PRO agrega tecnologias exclusivas para melhorar a confiabilidade da alimentação de papel, com um sistema de ar que evita a alimentação de múltiplas folhas simultaneamente.

Konica Minolta lança novaimpressora digital a cores

Kofax bate50.000 licençasno mundo

Ascent Capture é a mais popular aplica-ção de captura de informação, produzido pela Kofax e chegou a marca das 50 000 licenças em indústrias tão diversas quanto estatais, manufatura, transporte, serviços financeiros, seguros, saúde, contabilidade e direito. Esta é uma ferramenta que permitie a aceleração dos processos de negócios coletando documentos de papel, formulários e documentos eletrôni-cos, e transformando-os em informação recu-perável e apurada e distribuindo-a pelas suas aplicações de negócios e bases de dados. Sua arquitetura aberta torna mais fácil estender a aplicação básica para trabalhar com processa-mentos de formulários complexos e de grande complexidade, assim como capturar informa-ções diretas de escritórios remotos, sendo totalmente compatível com scanners e outros dispositivos de captura e outras aplicações GED ou de conteúdo.

Kodak amplia linha de produtos digitais

A Kodak está ampliando sua linha de equipamentos di-gitais para o mercado bancário. Entre as novidades estão o novo modelo de scanner de alto de-sempenho i1860, que digitaliza 200 folhas por minuto, além dos scanners departamentais séire i 1200 e i1300, o scanner de rede Scan Station 100, os scanners da série i600 e a microfilmadora eletrônica i9600. O i1860 é um equipamento de alto desempe-nho e pode gerar imagens colo-ridas, com tons de cinza ou preto e branco, além disso possui um dispaly colorido touch-screen que permite ao operador ter acesso aos controles de operação do scanner.

mercado_01_final.indd 38 20.07.07 11:48:05

Document management 39

BCS lança novidades para o mundo jurídico

A BCS Informática, especializada em solu-ções para escritórios de advocacia e departa-mentos jurídicos, lançou a nova versão do SISJU-RI - Sistema Jurídico Integrado, a mais completa suíte para automação das rotinas administrati-vas e dos processos e casos. De acordo com o diretor comercial da BCS, Henrique Barreto de Aguiar, o setor jurídico nacional, vem ampliando seus investimentos na automação das rotinas administrativas e de processos para garantir di-ferencial competitivo no mercado, que registra um movimento significativo de adesão a novos recursos tecnológicos, especialmente, para fazer frente a novas realidades como os processos vir-tuais, integração, acesso remoto etc.

Canon apresenta produto com foco na velocidade de impressão

A Canon colocou no mercado as novas a imageRUNNER 7105, impressora de alto volume com velocidade de até 105 páginas por minuto e capacidadede 7.650 folhas. Com várias opções de acaba-mento e um ciclo máximo de impressão de até um milhão de páginas por mês, a imageRUNNER 7105 tem capacidade para imprimir documentos de resolução de até 600 dpi x 600 dpi e aceita papéis de tamanho máximo A3. O equipamento possui funcionalidades que ajudam na redução de custos, como a impressão de várias páginas na mesma folha e cópia automática em frente e verso, além de recursos de segurança como digitalização/e-mail, autenticação em rede, filtro de endereço IP, impressão segu-ra, fax confidencial, encriptação de dados e sobregravação imediata de dados de imagens opcional.


MERCADO


Resgate de acervoO atual projeto do Centro de Documentação

da Fundação Romi, de Santa Bárbara d’Oeste (SP), consiste na organização, conservação e digitalização do acervo do arquivo histórico da entidade. Para isso, a Fundação adquiriu da Scansystem, empresa que comercializa equipamentos e suprimentos para gestão documental, entre outros produtos, o Scanner Omniscan 10000 A1 da marca Zeutschel. pelas suas características técnicas que permite a digitalização de documentos em grandes formatos e a exata reprodução de cores, outro ponto importante fator para escolha do equipamento foi manter a independência do processo, evitando transporte e manuseio inadequados do acervo. A entidade dedica-se à ações educacionais e seus projetos atendem desde a primeira infância até a formação profissional dos assistidos.

A Perto lançou sua arquitetura PertoImage, composta por equipamentos, software e serviços. São soluções de escaneamento de documentos em locais de grande atividade como no auto-atendi-mento bancário, por exemplo. O PertoScan, propor-ciona a digitalização e verificação da autenticidade de um cheque ou documento, pela numeração, pelo CPF e até mesmo pela validação da escrita e assi-natura. Trata-se de um terminal de tratamento de imagens totalmente fabricado no Brasil que conta com impressão muito veloz do comprovante de pa-gamento e com a capacidade de processar maços de cheques ou de documentos, com autenticação e captura de imagens, processando eletronicamente os documentos no próprio caixa.

Digitalização em locais de grande atividade

Samsung amplia opçõespara o mercado corporativo

Samsung ampliou suas atenções para o seg-mento corporativo com a sua primeira multifun-cional laser colorida, modelo CLX-3160FN.

Além de otimizar o espaço de trabalho den-tro do escritório, a nova multifuncional realiza a integração de impressão, digitalização, cópia e transmissão de fax de documentos em uma única máquina.

O produto ainda conta com a tecnologia NO-NOISTM (Non-Orbiting Noiseless Optic Imaging System), que imprime documentos sem girar o tambor de impressão de cada cor ao utilizar um sistema de cartucho fixo, tornando a impressão mais silenciosa.

Acontece no dia 7 de agosto, no Hotel Villa Noah Embratel, em São Paulo o segun-do encontro Print Concept 2007, promovido pela Lexmark, evento de soluções de impres-são e negócios do Brasil. O tema do evento será Sustentabilidade e o Mundo Digital e terá entre outros palestrantes o ex-governador do Estado de São Paulo, Geraldo Alckmin. O en-contro reunirá várias empresas parceiras de negócios e integradoras para discutir cases, além dos melhores recursos de impressão e suas reais aplicações e apresentar as últimas novidades tecnológicas.

Macrosolution traz produto inédito

A Macrosolution distribuidora, revenda, representante e assis-tência técnica autorizada de diversos fabricantes, disponibiliza, pela primeira vez, os scanners planetários da Konica Minolta. Os equipa-mentos são inéditos no mercado nacional e se destinam a digitaliza-ção de livros raros, obras de arte, mapas e vários outros documen-tos históricos de bibliotecas e acervos particulares ou pertencentes à universidades, principalmente os mais antigos e frágeis, de forma planetária, com as faces voltadas para cima, não submetendo-os a qualquer estresse durante o processo.

Print Concept 2007

A PDF Brasil realiza uma série de workshops voltados para a gestão de do-cumentos. No dia 08 de Agosto, o primeiro sobre Documentos Digitais com o tema A Tecnologia PDF e suas Aplicações; seguido no dia 29 de Agosto, pelo tema Digitalização de Documentos. A empresa também realiza cursos on–demand sobre estes e outros te-mas ligados ao setor. Para inscrições e infor-mações: (11) 5052-7588 ou acesse www.pdf.com.br/workshop

PDF Brasil realiza workshop


Untitled-2 1 20.07.07 11:42:55

MERCADO


A Oracle acaba de anunciar o lançamento do Oracle® 11g, última versão do banco de dados mais popular do mundo. Com mais de 400 recur-sos. Com o Oracle 11g, as organizações poderão assumir o controle de suas informações empresa-riais, ter uma melhor visão dos negócios e adap-tar-se com rapidez a um ambiente competitivo que passa por grandes mudanças. A nova versão aumenta a capacidade de cluster de banco de da-dos, além de acelerar a automação do data center e o gerenciamento da carga de trabalho. Com grids seguros, altamente disponíveis e escaláveis de servidores e armazenamento de baixo custo, os clientes Oracle têm suporte para as aplicações mais exigentes de processamento de transações, data warehousing e gestão de conteúdo.

Oracle lançabanco de dados Oracle® 11g

A EMC Brasil está apresentando sua nova abordagem ao mercado, focada em seis ofertas resultantes de mais de 30 aquisições de empresas, realizadas nos últimos três anos e que totalizaram investimentos de US$ 10 bilhões. Reconhecida mundialmente como líder em armazenamento de informações, a EMC destaca suas atuais soluções para armazenamento, gerenciamento de recursos, backup, recuperação de dados e arquivamento, gerenciamento de conteúdos, segurança e serviços. Atualmente, 44% de seu faturamento anual vem da área tradicional, baseada em hardware. Já software e serviços representam ou demais 66%.

“Com o crescimento do número de correntistas, aumenta-se cada vez mais o volume de informações, e também a sua complexidade. Neste campo, a EMC vem identificando no mercado mundial as ferramen-

tas inovadoras que atendam às novas necessidades e adquirindo criteriosamente estas empresas”, infor-ma Hermann Pais, Diretor de Tecnologia da EMC.

EMC apresenta soluções em software para gerenciamento das informações

Ricoh e IBM criam consórcio de impressão

A Gestetner, subsidiária brasileira da Ricoh, anunciou a formação de um con-sórcio entre Ricoh e IBM baseado na Divi-são de Sistemas de Impressão da IBM. O. consórcio denominado InfoPrint Solutions Company, terá participação a princípio de 51% da Ricoh, e que progressivamente irá adquirir os demais 49%, ao longo dos próximos 3 anos. O acordo é parte da es-tratégia da Ricoh em tornar-se o líder em fornecimento de soluções de produtividade e de impressão, tendo como base sua longa associação com a IBM, a fim de criar uma in-fra-estrutura que possa lidar com ambientes de soluções complexas e ambientes críticos.

A Recognition apresentou recentemente seu equipamento BancTec DocuScan 9000 que realiza a captura e processa documentos com tamanhos e padrões variados em altíssima ve-locidade. O novo produto pode ser considera-do uma plataforma de processamento para múltiplas aplicações, nos mais di-

versos ambientes de negócios. O equipamento oferece as vantagens de digitalizar e processar Multi-documentos em um único equipamento, com capacidade de executar esta tarefa 5000 documentos por hora, independente do tama-

nho, espessura e qualidade do documento.

Plataforma de Captura eProcessamento de documentos


Untitled-2 1 20.07.07 11:31:34


GESTÃO DE DOCUMENTOS

Quando de fala em soluções utilizando Tec-nologia da Informação sempre nos lem-bramos de siglas como ERP, CRM, ECM,

KM, Web, Web 2.0 etc. Estas tecnologias sempre terão seu espaço e destaque na grande maioria das empresas e na mídia, especializada ou não. Sempre receberão a atenção devida por todos os profissio-nais que cuidam da informação.

Grande parte destas aplicações se apóia em banco de dados, porém na prática, as informações nela contidas representam apenas uma parte. Al-guns estudos indicam que este índice representa entre 30 a 40%, sendo que o restante das informa-ções está contido em documentos nas mais diver-sas mídias e formatos.

O surgimento de uma publicação como Docu-ment Management reflete exatamente esta pre-ocupação das empresas, em ter acesso as tecno-logias e ferramentas para gerenciar também estes documentos que são tão importantes quanto às informações contidas em banco de dados.

Soluções de gerenciamento de documentos devem, portanto ter seu devido lugar entre as prio-ridades de qualquer empresa que dependa subs-tancialmente de informações para sua sobrevivên-cia, com todo destaque e importância que merece.

Nesse sentido, da mesma forma que qualquer desenvolvimento de uma aplicação em TI sempre requer uma série de cuidados e procedimentos, de forma a garantir sua recuperação, estes mesmos cuidados deveriam ser prioritários na geração de documentos.

Gerar documentos está cada dia mais fácil. Gerar documentos de forma adequada e que aten-dam não só ao fim a que se destinam, é o grande desafio. É preciso entender que documento tem sua importância no curto prazo para atender a um re-quisito, registrar um fato, selar um acordo, etc, mas, principalmente, será de grande importância sua re-cuperação em qualquer tempo.

Sem dúvida, atualmente temos uma diversida-de enorme de ferramentas e tecnologias de ponta, voltadas ao gerenciamento de documentos, eletrô-nicos ou não, documentos que já nascem digitais e aqueles que são digitalizados.

Então porque esta preocupação na geração de documentos, se toda tecnologia foi criada jus-

tamente para gerenciar documentos? A resposta está no fato de que, por mais que

a tecnologia de informação desenvolva soluções de gerenciamento de documentos eficientes e seguros, e, visto que estes documentos não foram criados para serem gerenciados, isso os torna um grande de-safio para os profissionais que cuidam de organizar e gerar soluções de gerenciamento de documentos.

Hoje em dia, praticamente, qualquer solução que envolva gerenciamento de documentos em papel, inclui a tecnologia de digitalização de docu-mentos. E o grande desafio é digitalizar milhões e milhões de páginas de documentos, com total se-gurança, com qualidade e fidelidade das imagens e indexação precisa.

Repetindo, poucas empresas têm a preocu-pação de ao criar um documento, tomarem certos cuidados para que não só atendam à sua neces-sidade imediata de registrar as informações conti-das nestes documentos, como também para serem revisados, processados, assinados e uma vez findo seu ciclo ativo imediato, serem arquivados para posterior consulta.

É justamente neste ponto que os cuidados na geração de documentos pode fazer a grande dife-rença em termos de rapidez e precisão de acesso. Imagine um documento que tenha 30 páginas, mas que ao ser recuperado contenha apenas 29 pági-nas? E que, justamente, esta é a página onde está a informação que se procura? Como minimizar este tipo de ocorrência?

O simples uso de um recurso de qualquer edi-tor de texto de numeração de páginas, já seria o suficiente para indicar quantas páginas contém um determinado documento. Numa revisão poderia ser utilizado para verificar se todas as páginas estão presentes e na aprovação idem. E, principalmente, no processo de digitalização podemos ter a certeza de que todas as páginas foram digitalizadas. Caso alguma página venha a sair de sua seqüência, ou se misturar com outras de outros documentos, elas podem ser facilmente identificadas e restauradas em sua ordem original.

No processo de digitalização, o uso deste recur-so torna mais fácil e rápido o controle do quantitati-vo, minimizando custos de digitalização e facilitando a navegação das páginas nas telas de consulta.

Um outro cuidado, bem mais complexo de implementar, porém muito eficiente, é a utilização de código de barras para identificar o documento. Códigos de barras podem ser facilmente gerados. Trata-se de uma fonte no editor de texto como qualquer outra. A idéia por trás disso está no con-ceito de que a leitura do código de barras é bem mais rápida e precisa do que qualquer outra forma praticada hoje em dia. Imagine um supermercado operando com produtos sem código de barras? Bancos, hoje, processam boletos e vários outros documentos com código de barras com muito mais rapidez e eficiência.

A vantagem no uso de código de barras em documentos está na facilidade de controlar sua cir-culação, entrada e saída do arquivo, verificação de conteúdo e, principalmente, na precisão e facilidade de indexação quer seja no meio físico quer no digi-tal. Dependendo do conteúdo do código de barras, este instrumento pode tornar possível uma busca mais complexa ou mais direta.

Além destes, muitos outros cuidados poderiam ser tomados para tornar qualquer solução de ge-renciamento de documentos mais rápida, eficiente, flexível e, principalmente, mais segura.

A idéia básica é gerar documentos, gerenciáveis.

Gerar documentos gerenciáveisWilton Tamane*

Wilton Tamane* - Administrador de Empresas

especializado em sistemas e técnico em

Eletrônica Industrial. Diretor de Operações na

Iron Mountain Brasil.

[email protected]

Joseti Capusso

artigo_wilton_01.indd 44 20.07.07 11:50:58

Os dados são variáveis.A qualidade e a pontualidade não.

A Gráfica Ativa/M quer ser sua parceira para impressão de dados

variáveis. Um parceiro que te deixa tranqüilo e tem sua confiança.

Entendemos que acompanhar muitos fornecedores requer tempo, o bem

mais valioso dos profissionais de hoje. Por isso, cuidamos de todo o

processo, da impressão à inserção dos dados variáveis, para que você

cuide do seu negócio e de seus clientes.

Solicite uma visita do nosso representante.

R. Padre Raposo, 1015 Mooca 03118-001 São Paulo SP (11) 6602-3344

e-mail: [email protected] www.graficaativa.com.br

ww

w.m

oaic

omun

icac

ao.c

om.b

r

C

M

Y

CM

MY

CY

CMY

K

anuncio_revista_21x28.ai 10/7/2007 20:17:38anuncio_revista_21x28.ai 10/7/2007 20:17:38


ENTIDADE

Por um longo tempo, no Brasil, se pensou que arquivo era sinônimo de depósito de coisas velhas, inutilidades. Ou pior, arquivo

era igual a arquivo-morto. Mas, para isso vale a máxima: Se está morto Enterre! Na verdade, o que acontece não é bem assim. Este é um dos mais arraigados e equivocados conceitos com relação a gestão de documentos que se possa ter. “Toda a cultura de uma empresa, as estatísticas, a vida profissional dos empregados está muito ligada a estes arquivos. Sem contar que muitos documen-tos como notas fiscais, alvarás de permissão, do-cumentos jurídicos devem permancer em arquivo por conta de exigências legais”, explica Luiz Alfre-do Santoyo, presidente da ABGD.

Para mudar conceitos e quebrar paradigmas, em Maio de 2006 foi criada a ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Do-cumentos que reúne, hoje, as sete maiores empre-sas do setor.

“O principal objetivo destes empresários para a criação da ABDG foi ter um fórum aberto perma-nentemente com os diferentes nichos de mercado onde se pudesse discutir sobre a importância da gestão documental, dentro do escopo de cada seg-mento do mercado”, conceitua Santoyo.

No Brasil, as indústrias, conforme explica o presidente da entidade, ao longo do tempo, não cuidaram muito do seu acervo documental. Muitas empresas só acabam dando importância aos docu-mentos quando não havia mais meios de encontrá-los, ou ainda, quando isso representou para elas, uma perda financeira muito grande, fosse através de multas ou de prejuízos indiretos. Os casos são inúmeros tanto no Brasil quanto no exterior.

Essa perda também pode estar ligada à grandes desastres naturais ou atentados como o que ocorreu no World Trade Center em Nova York em 2001.

Entretanto, Santoyo alerta, “ Não só os desas-tres são responsáveis por perdas financeiras, grande parte ocorre pela gestão documental inadequada, como por exemplo: não saber aplicar, uma tabela de temporalidade; não conseguir ter uma base de

indexação sólida, ou ao utilizar mídias não perenes para preservação. Todos estes fatores levam à uma perda consistente da informação, do conhecimento e da cultura das empresas”, analisa.

Para evitar este comprometimento é que a entidade está engajada em ser uma fonte de re-cursos técnicos para o segmento, facilitando o treinamento e profissionalização em gestão do-cumental, promovendo a padronização técnica e sendo um ponto de convergência para o debate sobre novas tecnologias e produtos, e através desse debate, estabelecer padrões mínimos de qualidade por meio de certificações.

Filiada à Prism International (Professional Records & Information Services Management) – organismo internacional que também desenvolve ações para o mercado de gestão documental - a ABGD possui um acordo de colaboração no qual poderá distribuir aos seus associados, toda litera-tura técnica desenvolvida por esta entidade, com a finalidade de capacitar os profissionais envolvidos nesta cadeia produtiva.

Hoje um dos principais objetivos da ABGD é a capacitação dos profissionais do mercado. “Esta-mos promovendo várias edições de um curso de ca-pacitação de 18 horas, desenvolvido por consultor internacional, que certifica este profissional, após uma avaliação muito criteriosa. A associação está empenhada neste projeto, pois ela é quem certifica este indivíduo, assim como todo o processo de pa-dronização do setor”.

Como metas para a segunda metade do ano a entidade está planejando , além da continuação dos cursos de formação, a distribuição de literatura bem como ações para captação de novos associa-dos através de campanhas.

“A atuação das empresas junto à entidade só geram benefícios para o setor de gestão docu-mental. Há uma ganho expressivo na confiança dos usuários ao mesmo tempo que a certificação dos profissionais envolvidos também garante aos clientes um melhor serviço e uma padronização já alcançada em outros pasíses e almejada pelo Brasil”, conclui o presidente da ABGD.

Bem-vindos à ABGDCriada há um ano a entidade congrega as sete maiores empresas

do setor de guarda de documentos do país e se prepara para abrir suas portas às empresas de todo o mercado de gestão documental.

Santoyo: certificação de profissionais garante melhores serviços e padronização do mercado.

Joseti Capusso

abgd_01.indd 46 20.07.07 11:51:46

A visão de seus negóciossob uma nova perspectivasob uma nova perspectiva

Cadastre-se no sitewww.docmanagement.com.brpara receber gratuitamenteas edições de 2007

EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDARua Anhanguera, 627 - 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil - Tel/Fax: 5511 3392-4111 - www.editoraguia.com.br

editora guia.indd 1 25.07.07 12:49:20


Processos de Negócio

A gestão documental (ou no nosso jargão Do-cument Management) é hoje uma necessi-dade que se impõe à todas as organizações,

em virtude do volume de dados, informações e co-nhecimentos existente dentro e fora delas.

Num novo livro que estou terminando, chamo a atenção das organizações para o que batizei de “desorganização informacional” que existe em todas as empresas hoje, sejam elas de quais tipos forem. O mais incrível é que foram justamente as Tecnologias da Informação que nos jogaram a to-dos nós nesta situação.

Já existe até mesmo uma nova doença sendo tratada pelos especialistas, à qual deram o nome de INFOBIA; isto é, medo da informação.

Na verdade o nosso medo é decorrente do volu-me de dados, informações e conhecimentos, existen-tes dentro e fora das organizações; volume este que requer, a cada dia, dos executivos e executores de TI cuidados cada vez maiores.

Os perigos da desorganização informacional vão desde a perda temporária de dados, informações e conhecimentos da organização à perda definitiva e irrecuperável, causando milhões de dólares de preju-ízos a todas elas.

“Computador de mão deixa 5 mi na mão. Pane que durou várias horas em serviço dos aparelhos Bla-ckberry mudou a rotina de executivos nos Estados Unidos, o que revela grande dependência de usuá-rios em relação ao aparelho.”

“FBI oferece recompensa de cem mil dólares por informações que levem ao paradeiro dos autores do roubo de notebook.”

Então, por tudo isso, a Gestão Documental dei-xou de ser moda, ou exclusividade de grandes corpo-rações, para exigir que seja implantada, até mesmo por nós na nossa vida particular.

Entretanto, para fazermos Document Manage-ment corretamente e que sirva para alguma coisa, nós precisamos entender de Processo de Negócio. O termo Processo de Negócio foi traduzido universal-mente do inglês Business Process.

Document Management terá uma seção ex-

clusivamente dedicada a Processo de Negócio, porque é por meio dele que nós fazemos tudo que fazemos, tanto na via profissional como na nossa vida particular.

Além de fascinante o tema processo de negócio desperta em todos nós hoje um misto de curiosidade e expectativa que não raro nos conduzem a enganos e decepções. Por isso decidi começar este artigo sen-do ao mesmo tempo realista e apaixonado por tudo que diz respeito a processo de negócio.

Primeiro quero falar das dificuldades que o tema nos impõe. Por ser vasto e pela complexidade desta vastidão trabalhar processos de negócio impõe a todos que se interessam pelo tema uma disciplina quase monástica, com a qual os profissionais ver-dadeiramente vocacionados para serem analistas de processos deverão aprender todos os dias como (provavelmente) em nenhuma outra profissão. As dificuldades que nós, analistas de processos, encon-tramos no nosso trabalho vão desde questões se-mânticas a quantidade de conhecimentos que como não podemos dominar a todos, pelo menos devemos saber onde procurar e achar quem os possui no mo-mento que mais necessitamos deles.

Começando pelas questões semânticas vamos encontrar desentendimento até onde deveríamos encontrar orientação segura. Um exemplo? Recente-mente estudando a norma ABNT NBR 15100, sobre Sistema da Qualidade Aeroespacial, deparei-me, entre outras, com a seguinte definição no parágrafo 02:

“Para a organização funcionar de maneira efi-caz, ela tem que identificar e gerenciar diversas ativi-dades interligadas. Uma atividade que usa recursos e que é gerenciada de forma a possibilitar a transfor-mação de entradas em saídas pode ser considerada um processo.”

O que poderia ser somente uma questão semântica torna-se um problema de difícil ge-renciamento, quando num projeto de análise e modelagem de processos de negócio os usuários lêem a norma aqui citada e confrontando-a com a literatura universal sobre processos descobre que processos são definidos como:

“Conjunto de atividades, cadeia de eventos, que tem por objetivo transformar entradas, através de procedimentos, em saídas (bens e/ou serviços) que serão entregues a clientes.” Cruz, 2005.

E que atividades são definidas como:“Conjunto de instruções (conhecidas como pro-

cedimentos, normas e regras), mão-de-obra e tec-nologias cujo objetivo é o de processar as entradas para produzir parte do produto de um processo, a fim atender aos objetivos da sua função dentro da Organização.” Cruz, 2005.

Outra grande fonte de desentendimento diz res-peito ao papel do fluxograma nos projetos de aná-lise & modelagem de processos de negócio. Muitos “especialistas” pensam poder documentar qualquer processo, apenas pelo fluxo que dele vierem a fazer deste processo. Ledo engano, além de uma tremen-da desfaçatez, em muitas ocasiões tal ignorância leva a empresa contratada à geração de um produto que deveria ser o Manual do Processo de Negócio, mas que na verdade de nada servirá para a empresa que contratou a análise & modelagem de processos de negócio. Qualquer que seja o processo de negó-cio a ser documentado, ele só o será, razoavelmen-te documentado, se os seguintes elementos forem reconhecidos, documentados e estudados: Clientes Externos, Clientes Internos, Fornecedores Externos, Fornecedores Internos, Atividades, Papéis Funcionais, Procedimentos, Tarefas, Metas, Indicadores de De-sempenho (Métricas), Regras de Negócio, Exceções, Anomalias, Tempos e Rotas.

Será por meio do conhecimento, da análise, da organização e simplificação, individual e coletiva,

Considerações Sobre a Gestão Documental nas OrganizaçõesTadeu Cruz*

Joseti Capusso

artigo_Tadeu_01.indd 48 20.07.07 11:53:13


LiVros

*Tadeu cruz - Prof. M.sc. - Formado em

Administração de empresas; especialização

em engenharia de sistemas e em Análise &

Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em

engenharia de Produção. Membro-pesquisador

do geAcTe-FeA-UsP e do sAge-coPPe-UFrJ.

[email protected]

O Teatro Organizacional

Escrito em lingua-gem simples o autor, Tadeu Cruz aborda com vários exemplos do co-tidiano gerencial como os processos estão em todos os empreendi-mentos humanos, fora ou dentro da empre-sa. Eles descrevem a

cooperação das pessoas, dentro da divisão de trabalho que, desde tempos imemoriais, faz a Humanidade obter grandes avanços, em vários setores. Quando bem organizados, estes pro-cessos podem obter melhores resultados, com menos recursos e menos cansaço. Bom para todos que, a cada dia, dão muito de suas vidas pela produção de bens e serviços para a socie-dade. A analogia entre este cotidiano das em-presas e as representações teatrais são o ponto de partida deste livro. Editora E-Pepers

Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas

Este relançamento trata dos princípios e técnicas de arquivo do renomado historiador

e arquivista americano Theodore R.Schellenberg. Mantém-se atualizado em razão do tratamento integrado que o autor dispensou à problemá-tica arquivista . Discorre sobre conceitos e técnicas arquivísticas, ressaltando a importância dos arquivos correntes na organização

dos acervos permanentes. Enfoca, ainda, ques-tões referentes ao controle e ao planejamento da produção documental e dedica um capítulo inteiro à avaliação de documentos, tema da maior atualidade não apenas no setor público, mas também no privado. É uma obra de leitura obrigatória para todos aqueles que desenvol-vem atividades de gestão de documentos inclu-sive documentos informáticos ou para aqueles que se dedicam ao estudo da arquivologia. Editora FGV.

EDMS: Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos

Com uma revisão biblio-gráfica, dados de mercado e pesquisa com usuários, este livro descreve as caracterís-ticas que o EDMS deve pos-suir para ser adequado du-rante a implantação desse tipo particular de GED. Apresenta os motivadores do uso de soluções EDMS, a impor-tância dos documentos técnicos, terceirização, necessidade de formalização, problemas de especificação e resultados esperados pelo uso do texto. Mostra as soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, conceitos e carac-terísticas de EDMS, entrada de documentos eletrônicos, documentos digitais, infra-estrutura para implantação, padronização, trâmite de do-cumentos e construção do termo de referência. Indicado para usuários de CAD; engenheiros; arquitetos; técnicos; planejadores; fabricantes, desenvolvedores e implantadores de softwares correlatos e estudantes. Editora Érica.

Socorro, Roubaram meu Tempo

O modo de viver está mudando tão rapidamente que não temos mais a per-cepção do que e quem está roubando o nosso tempo e a qualidade de vida. Descu-bra com este livro algumas técnicas comportamentais e aprenda a usar o MS Outlook para ajudar a administrar o seu tempo pessoal e empresarial, explorar os recursos de seu telefone celular, melhorar a estima e a eficiência de sua equipe. Além de conceitos, são apresentadas mais de 100 aplicações e soluções para organizar seus ar-quivos, agendar e controlar seus compromissos, administrar seus e-mails, criar formulários ele-trônicos, organizar os dados das pessoas com as quais se relaciona, eliminar o lixo eletrônico, automatizar os processos de sua empresa, me-lhorando a comunicação para quem trabalha em finanças, vendas, marketing, viaja muito ou tem muitas reuniões. Editora Érica

de todos estes elementos, que ações poderão ser tomadas para reduzir os custos e assim podermos aumentar a produtividade; ajustarmos a eficiência e a eficácia das organizações; resolvermos restrições; identificarmos e eliminarmos gargalos; reduzirmos folgas, e centenas de outras iniciativas que sozinhas ou em conjunto com outras ações, permitirão a nós, analistas de processos e aos gestores de todos os ní-veis, incluindo o pessoal operacional, produzirem em conformidade com o que fora acordado com o clien-te; qualquer que seja o produto: bem ou serviço.

Outro ponto importante, devemos conhecer e/ou adquirir em primeiro lugar o software de análise & modelagem de processos de negócio ou conheci-mento sobre o que são processos de negócio e sobre o que são projetos de análise & modelagem de pro-cessos de negócio?

Se qualquer organização começar um projeto para análise & modelagem de processos de negó-cio pela aquisição do software que irá suportar tais projetos estará limitando o conhecimento sobre pro-cessos à visão, funcionalidades e ferramentas, que o software contiver. O problema é que o universo pro-cesso de negócio é infinitamente maior que qualquer software que exista ou que venha a existir possa ter como visão, ferramentas e funcionalidades. Resulta-do? Todos na organização terão um conhecimento limitado sobre os elementos existentes em qualquer processo de negócio.

Quando adquirimos conhecimento sobre pro-cessos de negócio por meio da compra de qualquer software para análise & modelagem de processos de negócio estaremos repetindo a fábula da caverna de Sócrates. O filósofo, por meio desta fábula, nos ensi-na que a realidade é muito diferente do que aquela que na maioria das vezes quem tem poder quer nos faz acreditar. Realidade, no nosso caso, que na maio-ria das vezes induz e conduz projetos de análise & modelagem de processos de negócio ao fracasso.

Por fim quero lembrar aqui a classificação mais aceita sobre processos de negocio a fim de introdu-zir outro aspecto importante e que deve ser objeto de especial consideração por parte dos analistas de processos.

artigo_Tadeu_01.indd 49 20.07.07 11:53:29


LIXO ELETRÔNICO

Quando nós falamos em enviar um e-mail na realidade queremos dizer enviar algum texto digitado, foto, documento, planta,

diagrama, planilha e até filme em formato eletrôni-co transportado pelo sistema de correio eletrônico. Logo e-mail é um veiculo de transporte de informa-ções eletrônicas assim como o correio tradicional é um veiculo de transporte de comunicações físicas como cartas, pacotes e até telegramas.

Tudo que é transportado por meio eletrônico pode ser copiado e armazenado indefinidamente. A questão essencial é o que deve ser arquivado e ge-renciado como documento eletrônico e qual a valida-de? Será que o e-mail da Marianinha para o Chicão, com o texto Até amanhã, bom descanso! Tem valor para ser gerenciado como documento? Com certeza não, educar o usuário pode eliminar a existência de e-mails desnecessários antes de serem digitados.

A sociedade moderna para garantir direitos individuais, de comunidades e de empresas cada vez mais exige a monitoração do que acontece em ambientes empresariais, por exemplo, o assé-dio sexual. Será que um texto de assédio sexual enviado por e-mail entre colegas de uma empresa gera problemas legais?

Assédio sexual por e-mail é motivo para justa causa. O assédio sexual também se caracteriza quan-do não há relação de subordinação. A decisão é do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (São Pau-lo) e inova a jurisprudência sobre o tema. Até agora, só se admitia assédio sexual quando o ato partia do chefe para seus subordinados.

Os juízes paulistas rejeitaram recurso a um ex-funcionário da LBV — Legião da Boa Vonta-de contra sentença da 11ª Vara do Trabalho, que confirmou sua demissão por justa causa. As infor-mações são do TRT paulista.

De acordo com o processo, o empregado — que trabalhava como auxiliar de pessoal — foi demitido em virtude do teor de e-mails que enviava para suas colegas. Neles, ele se apresentava, anonimamente, como “Paco Rabane” e “Cachorrão 17 cm”.

Em uma das mensagens, ele disse estar “forte-

mente atraído” pela colega. Para outra, afirmou que estava “muito feliz” com fim do casamento dela. “Eu adoraria ser seu amante. Um beijo molhadinho no cantinho da boca” escreveu a uma terceira.

Para o juiz Sérgio Pinto Martins, relator do recur-so em segunda instância, “não se pode compactuar com procedimentos como os do reclamante (o ex-empregado), que não tem educação e respeito para com outras pessoas, especialmente por mulheres, mormente as casadas”.

“Durante o serviço, o reclamante também não poderia usar o computador para mandar e-mails de forma desrespeitosa para outras pessoas. O recla-mante deveria trabalhar durante o horário de serviço e não enviar e-mails como os mencionados”, afir-mou Martins.

De acordo com ele, “o empregado tem o dever de trabalhar para receber pela prestação de serviços. Não pode ficar fazendo brincadeiras e usar o equipa-mento da empresa para condutas como as descritas. Seu procedimento não é, portanto, correto”.

A 2ª Turma do tribunal acompanhou o voto do juiz relator por unanimidade, manten-do a demissão do auxiliar por justa causa. (RO 00911.2002.011.02.00-0)

O caso relatado é um entre muitos outros onde o e-mail foi aceito como documento legal e gerou custos desnecessários à empresa.

Softwares, firewalls, análise de conteúdo de mensagens e sistemas de back ups servem para monitorar fatos legais e até prejudiciais ocorri-dos na empresa, mas como prevenir e evitar que aconteçam?

Como a maioria dos usuários nunca foi educa-da para saber usar o e-mail e apenas uma instrução para usar foi recebida: - Este é seu endereço de e-mail, envie e receba comunicações com ele. ( Ou seja: vire-se!) Cada um trabalha com seu jeito particular mas compara-o ao uso do correio impresso mistura-do à comunicação oral e emocional. Pergunte à sua equipe se eles têm problemas com e-mails? Acima de 95% vão afirmar que sim, mas ao mesmo tempo não querem ser censurados. Criar e enviar uma regra

de uso de comunicação por e-mail de cima para bai-xo na empresa, com certeza, não vai pegar.

A solução exige mudança de atitude, começa com palestras de conscientização sobre o uso do e-mail e produtividade, em um ambiente participativo. Em um segundo momento, discussões em grupo le-vantam o problema e o facilitador sugere e à equipe que adota uma solução. Uma por vez.

Palestras de conscientização e uso do e-mail mostram comportamentos típicos de personagens típicos como a Capitú Leira - ansiosa - que ao in-vés de responder a tarefa completa, a envia em 38 capítulos. Ou do Mark Eteiro que espalha e-mails copiando todos sobre a excelência de seu trabalho e sua equipe. Ao mostrar comportamentos e processos a equipe toma consciência e pensa antes de escre-ver um e-mail desnecessário. Solicitação de tarefas e reuniões, supervisões e delegações fluem bem me-lhor especialmente com sistemas com o MS Outlook com servidor Exchange ou Lotus Notes e seu servidor. Utilizar regras e classificar o material que chega e armazenar em pastas diferentes torna a Caixa de En-trada, em caixa de ação e não depósito de lixo.

Eduque sua equipe, a comunicação eficaz reduz o lixo e transforma os e-mails em documentos de va-lor, fáceis de gerenciar.

E-mail é Lixo ou Documento? Como gerenciar?Marcelo Thalenberg*

* Marcelo Thalenberg - Consultor em

produtividade com o e-mail MS MVP em Outlook

e autor dos livros Managing Your Business with

Outlook For Dummies e Socorro roubaram meu

tempo! [email protected]

Divulgação

artigo_Marcelo_01.indd 50 20.07.07 11:54:21

É TUDO QUE VOCÊ MERECEQUANDO TOMA A DECISÃO CERTA

TRANQÜILIDADE

A TECMACH e a GEDEPRINT sabem o quanto é importante ter um parceiro certo para cuidar de seus negócios. Por isso, há mais de dezoito anos vem trabalhando para oferecer as melhores soluções em serviços de OUTSOURCING DE IMPRESSÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS, para algumas centenas de clientes em todo o Brasil.São soluções flexíveis que se adaptam ao perfil de cada cliente, utizando tecnologias de ponta, através de uma experiênte equipe de profissionais, com especialização em Gestão de Documentos Corporativos.Quando o assunto for OUTSOURCING DE IMPRESSÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS, tome a decisão certa. Ligue para nós.

SOLUÇÕESCORPORATIVASnOUTSOURCING DE IMPRESSÃOnGED-GERENCIAMENTO ELETRÔNICO

DE DOCUMENTOSnDIGITALIZAÇÃOnGESTÃO DOCUMENTALnNF-enNOTAS FISCAIS A LASERnCENTRAL DE DOCUMENTAÇÃO

Rua Funchal, 513 2º andar Cj. 21

Cep: 04551-060 - São Paulo- SPTel: 55-11-6832.4500Fax: 55-11-6832.4525

www.tecmach.com.br

BUSINESS SOLUTION PARTNER:

Rua James Watt, 8411ª andar

Cep: 04576-050 - São Paulo-SPTel: 55-11- 6832.4300Fax: 55-11- 6832.4301

www.gedeprint.com.br

GEDePrint2.indd 1 24.07.07 14:03:19

Document Management - 01

Documents

Transcript of Document Management - 01