III SBA – Simpósio Baiano de Arquivologia 26 a 28 de outubro de 2011 – Salvador – Bahia Políticas arquivísticas na Bahia e no Brasil

DOCUMENTAÇÃO AUDIOVISUAL NO FUNDO ELETROPAULO:

FORMAS DE TRATAMENTO E PROPOSTAS DE ACESSIBILIDADE

Luiz Antonio Santana da Silva Arquivista, Mestrando do PPGCI-UNESP/Marília, santana_luiz06@yahoo.com.br Telma Campanha de Carvalho Madio Professor assistente UNESP - Faculdade de Filosofia e Ciências/Marília, telmaccarvalho@marilia.unesp.br

Resumo: Este trabalho, “Documentação audiovisual no Fundo Eletropaulo: formas de tratamento e propostas de acessibilidade” têm como objetivo principal inserir os documentos audiovisuais existentes na Fundação de Energia e Saneamento de São Paulo (FPHESP), no contexto organizacional da empresa que foram produzidos e identificar qual foi à organização dada a essa documentação na Fundação, assim como abordar uma discussão a respeito dessa documentação em ambiente de arquivo, isto é, a forma como esse gênero documental é visto dentro dos arquivos e ambientes informacionais. Desse modo, procuramos saber qual o motivo da produção dos documentos em VHS da Eletropaulo S/A de 1986 a 1999, para subsidiar a própria empresa energética, pesquisadores e ao projeto Eletromemória. Propusemos também, fazer uma verificação do material audiovisual existente na Fundação, mas centrando a pesquisa apenas nos documentos em VHS. A partir da identificação analisamos sua produção e origem administrativa através dos organogramas elaborados por nós por meio da pesquisa nos relatórios anuais da Eletropaulo, onde pudemos localizar os órgãos produtores e solicitantes da documentação. Sendo assim, encontramos a relação orgânica e intrínseca administrativa da documentação em VHS mostrando o caráter orgânico que a documentação, hoje tida como permanente tinha no período abarcado por esta pesquisa. Concluída essa fase de identificação que executamos com a documentação VHS, propomos uma organização arquivística pela classificação e definição das séries que resulta na inserção desses documentos em seus órgãos de origem, estabelecendo e reafirmando as relações orgânicas e intrínsecas administrativas dos documentos. Palavras-chave: Documentação audiovisual1; Documento de arquivo2; Fundo Eletropaulo S/A 3 Abstract: This task, “Audiovisual documentation on Eletropaulo Archive Group: Ways of treatment and accessibility proposals”, mainly aims at inserting the audiovisual documents which exist at Fundação de Energia e Saneamento de São Paulo (FPHESP), into the company’s organizational context that were produced and identifying which organization has been set for this documentation at Fundação, as well as approaching a discussion regarded to the audiovisual documentation in archive environment, it means, the way how this document genre is seen among the archives and informational environments.Thereby, we have tried to find out the reason for the production of the VHS documents at Eletropaulo S/A from 1986 until 1999, in order to subsidize the energetic company itself, researchers and the Eletromemoria project. We have also proposed verifying the existing audiovisual material at Fundação, but aiming the research only at the VHS documents. From the identification, we have analyzed its production and administrative origin through the organograms elaborated by us through the research on the annual reports of Eletropaulo, where we could locate the production and solicitant organs of the documentation. Therefore, we have found the organic and intrinsic administrative relation of the VHS documentation, demonstrating the organic character the documentation, today had as historical, had the period when the research was environed. Afterwards concluding this identification stage carried out by us with the VHS documentation, we proposed an archive organization by classification and definition of the series which comes down to the inserting of these documents into their origin organs, establishing and reaffirming the documents’ organic and intrinsic administrative relations. Keywords: Audiovisual documentation 1; Archive document 2; Eletropaulo S/A Archive group 3

1 INTRODUÇÃO

Este trabalho, “Documentação audiovisual no Fundo Eletropaulo: formas de

tratamento e propostas de acessibilidade” visou identificar e propor organização arquivística a

documentação encontrada no Fundo Eletropaulo, custodiado pela Fundação e Saneamento da

Energia de São Paulo. Trabalharemos especificamente a documentação audiovisual em VHS,

filmes institucionais, que foram produzidos pela RTV Eletropaulo, nos anos de 1986 a 1999.

Atualmente, a identificação dos filmes é precária e encontramos projetos e campanhas como o

Projeto Grajaú; FEBEM; Campanha álcool e outras doenças; Campanha da Luz da Terra;

logotipos utilizados pela Eletropaulo e pelo governo estadual em campanhas; registros de

visitas de representantes do poder público às instalações da empresa; produtos para

propaganda como vinhetas e comerciais; clippings; filmes com fotos antigas do fundo

Eletropaulo e imagens aéreas do estado de São Paulo e do Rio de Janeiro, relacionadas à área

de Meio-Ambiente e, ainda, filmes sobre as usinas, estações, subestações e escritórios da

empresa.

Este trabalho contribuiu com seus resultados para um projeto base, ou seja, o Projeto

Eletromemória: História da energia elétrica no Estado de São Paulo. O Projeto Eletromemória

tem por objetivo mapear o acervo histórico do setor elétrico paulista, no período de 1890 a

2005. O estudo abarcou o patrimônio arquivístico, bibliográfico, museológico e arquitetônico,

por meio de pesquisas de campo em empresas públicas e privadas, construção de vocabulário

controlado, diagnóstico do estado de organização e conservação dos acervos, análise

historiográfica do setor elétrico paulista e estruturação de banco de dados, eventos e

publicações para divulgação dos resultados.

Os documentos produzidos, independentes do seu suporte, pela empresa de energia

tinham como finalidade provar suas atividades desempenhadas interna e externamente. Hoje,

a documentação avaliada como permanente visa apoiar pesquisadores de diferentes áreas

fomentando pesquisas voltadas à memória destas empresas, contribuindo para a história da

energia elétrica no estado de São Paulo, as transformações ocorridas no setor energético. A

transferência da documentação corrente dessa empresa para o setor histórico, muitas vezes

ocasiona outra organização que não a organização dada pela cultura empresarial da época,

causando sérios problemas de identificação das funções originais.

A Documentação audiovisual, que é o objeto dessa pesquisa, em ambiente de arquivo

ou biblioteca ainda pode causar surpresa. Por que acontece nos arquivos? Qual será o motivo

que esse tipo de documento seja considerado especial? Essas indagações balizaram a pesquisa

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e tentaremos esclarecê-las ou pelo menos discuti-las. Muitas vezes o formato e o suporte

diferenciados do convencional, ou seja, o papel como tradicionalmente a documentação se

apresenta dentro de um arquivo, pode causar impacto, uma vez que, o ambiente já está

adaptado a esse determinado tipo de suporte e/ou formato.

Na maioria das vezes esse tipo de documentação é usado como peças de mostruário e

não como documento, pois se costumam usar tais documentos como artefatos de exposições, e

não se observa seu contexto de produção. A respeito desse assunto, Lopez (2000, p17) reforça

a ideia sobre o simples fato de se preservar o documento em sua forma física dizendo que:

“Em outras situações-problema, ainda mais extremas, a mera preservação física dos

documentos é vista como se constituísse a própria organização arquivística”. Tal fato ocorre

geralmente em instituições públicas e privadas independentes do suporte documental. Como

objetivo específico, pretende-se identificar os conteúdos das fitas em VHS depositadas no

fundo Eletropaulo custodiadas pela Fundação em busca de informações que auxiliem o

desenvolvimento da pesquisa; elaborar organograma estrutural da Eletropaulo do período

estudado (1986 – 1999) a partir dos relatórios anuais e fazer uma proposta de organizar

arquivisticamente a documentação em VHS inserindo-a no arranjo estrutural da instituição.

A questão da conservação e preservação das imagens em movimento nasceu, em

primeiro lugar, do seu potencial de reutilização para fins comerciais ou de produção e como

comprovação de atividades institucionais. O valor histórico foi verdadeiramente reconhecido

a partir das duas guerras, em meados do século XX, e foi suficiente para estimular a criação

em 1938, da Federação Internacional dos Arquivos do Filme – FIAF, encarregada de

promover sua conservação e difusão. Cirne; Ferreira, (2002). Seja qual for o suporte em que

se registre informação, deve se levar em consideração as características particulares e a

composição física das imagens em movimento, para se determinar o seu valor e os métodos

de conservação mais adequados. Abordaremos no decorrer desse trabalho a entrada de

documentos não-textuais em ambiente de arquivo e unidades de informação. E para

discorrermos sobre o tema nos basearemos em alguns teóricos da área. Um dos autores que

aprofunda esse tema é Theodore Roosevelt Schellenberg (2004) em seu trabalho “Arquivos

modernos: princípios e técnicas”. Existem também outros autores da área da arquivística que

abordam esse assunto como Aline Lopes de Lacerda (2008) e André Porto Ancona Lopez

(2000) em suas teses de doutorado, entre outros.

2 DOCUMENTAÇÃO AUDIOVISUAL EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO

Para tanto, é necessário que se conheça melhor o objeto de estudo. Sendo assim,

consultou-se o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística que classifica

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documentação audiovisual como “gênero documental integrado por documentos que contêm

imagens, fixas ou em movimento, e registros sonoros, como filmes e fitas videomagnéticas”.

(2005, p. 73). A Fundação Patrimônio Histórico e Energia de São Paulo (FPHESP), detentora

dos documentos audiovisuais referente ao fundo Eletropaulo, define esse tipo de

documentação como registros que contém imagens em movimento, ou seja, que associem som

e imagem independente do suporte. A definição na qual a FPHESP se embasa, está no

dicionário de Heloísa Liberalli Bellotto e Ana Maria de Almeida Camargo, cuja definição de

documentação audiovisual é a seguinte: ”Gênero documental que utiliza como linguagem

básica à associação do som e da imagem”. (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA

ARQUIVÍSTICA, 1996, p.27).

Além mar, em Portugal, se tem outra definição que corrobora o conceito apresentado

acima. As autoras Cirne; Ferreira (2002) buscam uma definição de documento audiovisual

embasadas nos dicionários de terminologia arquivística de Lisboa publicado em 1993. A

definição encontrada por ambas diz:

Assim, e segundo um conceituado instrumento de apoio da moderna arquivística, um documento audiovisual é um documento cuja informação é veiculada através de um código de imagens fixas ou móveis, e de sons, carecendo de equipamentos apropriados para ser visto e ouvido. (CIRNE; FERREIRA, 2002, p.116).

A definição de documentos audiovisuais é consensual para ambos os dicionários. A

definição portuguesa vai mais além quando se refere a tais documentos como instrumentos de

apoio à moderna arquivistica. Refere-se a instrumentos pelo fato do suporte magnético ser

mais um espaço para se registrar informações e não como instrumento no sentindo de

extensão, braço auxiliador que tem por finalidade contribuir para a compreensão de outros

documentos textuais. Dessa forma, o documento imagético é dotado de especificidades,

porém sendo de cunho arquivístico, o tratamento dado não difere dos tradicionais.

Fortalecendo tal discussão, Lopez (2000) diz que documento imagético não é distinto

de um documento textual. Ele está sujeito às mesmas necessidades metodológicas de

organização e classificação dos demais gêneros documentais. O autor deixa explícito que

ambos devem respeitar os princípios arquivísticos que lhe são impostos com a finalidade de

fornecer ao consulente toda informação possível contida naquele documento. Neste mesmo

viés, Bellotto (2004) aborda o cuidado que se deve tomar quando se fala em tratamento que é

aplicado aos documentos. É destacada a noção de respect des fonds (ordem de respeito aos

fundos), a qual é primordial para realização do fazer arquivístico para não se misturar

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documentos de diferentes instituições, dificultando a formação de fundos. O que constitui um

fundo no arquivo é a proveniência do documento independente do suporte.

É correto se embasar nessa afirmação em relação ao tratamento dado aos documentos,

independente do suporte, pois o respeito aos princípios arquivísticos é indispensável quando

se lida com documentos de arquivo. Mas é necessário que se tenha cautela em relação a isso,

pois muitas instituições seja ela pública ou privada, não veem dessa maneira, justamente pela

diferença do suporte ou pela técnica empregada na produção do documento quanto à

organização dos mesmos. A documentação audiovisual ou aquela que contenha imagens – a

fotografia - apresenta algumas especificidades diferenciadoras da documentação textual. As

especificidades são: multiplicidade, mutiformidade, incompatibilidade (obsolescência),

dependência e o simples fato de não estar no suporte tradicional. Em vista dessas

características a documentação não-textual é vista com olhar diferenciado em relação aos

documentos textuais.

O olhar diferenciado voltado à documentação audiovisual, também é empregado pela

arquivística pelo motivo de sua forte tradição documental textual ser bem marcante. Durante

muito tempo preocupada somente com os documentos textuais, a arquivística tradicional

preocupou-se pouco com o tratamento de documentos ditos não-textuais. (CIRNE;

FERREIRA, 2002). Dessa forma, os documentos audiovisuais foram considerados como

documentos especiais e por muito tempo, até nos dias atuais, receberam cuidado diferenciado

sendo desprovidos de qualquer princípio arquivístico no seu tratamento. É certo que cada

suporte possui suas especificidades, porém sendo constituídos documentos de arquivo,

independentemente do suporte, devem conter em sua gestão os princípios arquivísticos que

regem a documentação de arquivo. Reforçando essa ideia, Cirne; Ferreira (2002) mostra que:

as especificidades de cada um dos suportes de arquivo deve ser examinada no respeito dos princípios nos quais assenta a disciplina arquivistica. Assim, os princípios que regem as funções de avaliação, classificação, aquisição, descrição, comunicação e conservação permanecem os mesmos para todos os arquivos, aos quais devem ser aplicados métodos de tratamento específicos para dar conta das características inerentes aos diferentes suportes de informação (CIRNE; FERREIRA, 2002, p.117).

Neste mesmo caminho em relação a esse tipo de documento, Smit (1993) segue

apontando que essa documentação imagética não é vista, geralmente, como documentação

que possa ser utilizada posteriormente como fonte de pesquisa. O tratamento arquivístico

adequado a esses materiais demanda conhecimentos específicos de profissionais para prover

sua utilização ao usuário de forma que ele se aproprie da informação. Essa visão em relação

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aos documentos imagéticos é constante no contexto onde se trata essa documentação. Como

mostra Lopez (2004), os acervos que trazem em seu bojo documentos imagéticos tendem,

muitas vezes, a desconsiderar os princípios da organização arquivística, sendo que se valoriza

o conteúdo informacional e não o contexto de produção documental, tratando esses

documentos como não arquivísticos aplicando uma "organização", agregando-os de acordo

com a técnica empregada na produção da imagem.

A questão do tratamento da documentação imagética também é abordada por Leite

(1993). Ela relata que muitas vezes estabelecer parâmetros para essa documentação é

impossível, sendo que seu caráter difere da documentação textual. No que remete a diferença

do caráter textual ao audiovisual, é preciso ressaltar que acredita-se que a única diferença

encontrada é o suporte e as formas de acondicionamento, o caráter probatório e administrativo

não diferem de um documento textual. Documentação essa que é abordada como mostruário

ou complementação textual, omitindo suas próprias informações e interpretações tornando

irrelevante a busca de um significado próprio das imagens.

Na obra de Schellenberg, Arquivos modernos: princípios e técnicas, é possível

visualizar o esforço pela compreensão de documentos não-textuais, ou seja, documentos

audiovisuais e cartográficos em ambiente de arquivo, assim como o tratamento desses

materiais inserindo-os nesse ambiente. Em relação à proposta do autor, é importante

compreender e definir o que se entende por documento de arquivo. Segundo Schellenberg

documentos de arquivo são: Todos os livros, papéis, mapas, fotografias, ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2004, p.40).

Nessa definição é possível visualizar que o autor tem ciência de que o documento de

arquivo, não é somente papel. Essa consciência está expressa quando fala que documento de

arquivo são também fotografias e outras espécies documentais independente de sua forma

física ou característica. Para reforçar essa definição, verificou-se no Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística, cuja definição de documento de arquivo é a seguinte: “Unidade de

registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. (2005, p.73). Analisando o

trabalho de Jenkinson, A manual of archive administration, Lacerda (2008) fala das mudanças

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ocorridas na moderna administração e menciona os novos tipos documentais existentes assim

como a preocupação que o arquivista deverá ter:

Assim, registra as mudanças ocorridas no cenário arquivístico, dentre elas, a complexificação das instituições, a maior produção de documentos, o surgimento de novas tecnologias e de novos tipos documentais. Menciona claramente que a máquina administrativa tem produzido documentos em novos formatos – gravações sonoras, filme fotográfico, entre outros – que colocam ao arquivista uma série de novos problemas mais complexos do que a visão de Jenkinson (1966, p. Vi) poderia abarcar em 1937. (LACERDA, 2008, p.47).

Nesta mesma análise, Lacerda mostra a dificuldade de Jenkinson em definir o conceito

de documentos de arquivo no novo cenário, mas mesmo assim faz menção aos “novos

materiais” e “novos métodos” e a forma de se fazer negócios e transações administrativas por

meio deles. Sendo assim:

De forma pontual, encontramos registradas no manual alusões aos materiais iconográficos, gráficos, sonoros, fílmicos. Cita que em certos documentos, como cartas por exemplo, podem vir integrados retratos e outras imagens ou mapas, constituindo esses últimos, ao lado de plantas, os itens mais comumente anexados ou incorporados a documentos (1966, p.6). (LACERDA, 2008, p.48).

A partir dessa afirmação pode-se concluir que a visão de Jenkinson quanto à

documentação não-textual – gráficos em geral e filmográficos em particular – mostra uma

maior importância e intimidade com esses materiais, já que mencionam sua existência entre

os documentos de arquivo, os documentos da administração. No entanto há um problema

encontrado na visão de Jenkinson quando ele fala dos documentos anexados. Quando diz que

os materiais vêm anexados ou integrados aos típicos documentos de arquivo, ele faz com que

tais “materiais” percam seu caráter orgânico, pois na visão de Jenkinson só as cartas seriam

documentos orgânicos. Já Schellenberg tem uma preocupação e reconhecimento maiores que

Jenkinson. Para ele os documentos audiovisuais e cartográficos não são necessariamente de

arquivo, mas de interesse para as várias unidades de informação. Segundo Schellenberg, os

filmes cinematográficos, quando confeccionados ou recebidos por uma administração no

exercício de sua função, podem ser considerados como documentos de arquivo. Tendo em

vista as cópias desses filmes, elas equivalem às duplicatas de livros podendo dessa maneira se

tornar disponível através da biblioteca, com finalidade de recreação e educação.

(SCHELLENBERG, 2004).

Para haver compreensão da imagem como um documento, deve-se ter claro não

somente o registro que está no suporte, mas também os motivos que a geraram e produziram,

não a tomando diretamente como prova ou evidência de algum fato ocorrido sem a

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contextualizar. Como bem aponta Sontag (2004) o significado das imagens é distinto daquele

encontrado no registro, o sentido e os significados não são os mesmos do momento da

produção daquela imagem, por esse motivo voltar-se na geração e produção das imagens é

primordial para compreender o seu contexto.

3 VISITA TÉCNICA: NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO E PESQUISA NDP

A maioria dos documentos sob a responsabilidade do Programa de Documentação

Arquivística da Fundação foi recolhida ou doada pelas empresas instituidoras da Fundação1,

através de seus departamentos de patrimônio histórico ou centros de memória, durante o

processo de criação da Fundação, em 1998. Posteriormente, alguns fundos e coleções foram

integrados ao acervo, mediante doações pessoais e recolhimentos nas empresas sucessoras

àquelas que deram origem ao acervo original. O estabelecimento dos fundos que compõem o

acervo seguiu um dos princípios básicos da arquivologia, segundo o qual os arquivos

originários de uma instituição devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos

de origem diversa, segundo definição de Bellotto (2004). Passo importante na definição de

cada fundo, a pesquisa da história administrativa contou com o levantamento de informações

nas instituições regulamentadoras das atividades empresariais – como a junta comercial do

Estado de São Paulo - além da coleta de dados nos próprios documentos.

Além dos fundos de arquivo, foram identificadas algumas coleções dentro do acervo.

Alguns conjuntos não puderam ser considerados como fundo de arquivo em virtude de suas

características específicas. Nesse caso, acervos doados ou comprados por características

técnicas ou temáticas específicas e de interesse das linhas de pesquisa na Fundação, foram

consideradas coleções. Por outro lado, o estudo da documentação e a pesquisa sobre as

condições de recolhimento fizeram alguns fundos desaparecerem, por se tratarem de

documentos pertencentes a determinados fundos, mas que foram recolhidos em momentos

diferentes. Esse processo possibilitou a recuperação da organicidade dos fundos, agregando

novamente a documentação dispersa com o passar dos anos.

1 A Fundação Patrimônio Histórico da Energia e Saneamento, também designada Fundação Energia e Saneamento, é uma fundação de direito privado, sem fins lucrativos, com autonomia jurídica, administrativa e financeira, sediada na cidade de São Paulo (SP), instituída inicialmente como Fundação Patrimônio Histórico da Energia de São Paulo em 06 de março de 1998 pelas empresas energéticas inseridas no Programa Estadual de Desestatização - Lei Estadual n° 9361, de 05 de julho de 1996 - por escritura pública lavrada nas fls. 132, do livro 2946 do 17º Tabelião de Notas da Capital de São Paulo, devidamente autorizada pelo Ministério Público do Estado de São Paulo, através da 2ª Curadoria de Fundações, registrada sob o n° 0312856, do livro 0311997, do Registro de Pessoas Jurídicas, do 3º Cartório de Registro de Títulos e Documentos da Capital em 13 de março de 1998, com prazo de duração indeterminado.

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Os campos de descrição de cada fundo/coleção dentro do guia elaborado pela

Fundação seguem as instruções da ISAD (G) 2 – Norma Geral de Descrição Arquivística, que

prevê a descrição de cada unidade considerando cinco aspectos: identificação,

contextualização, conteúdo e estrutura, condições de acesso e fontes relacionadas. Em 1899,

foi fundada a The San Paulo Railway, Light and Power Company, Limited que deu origem a

Eletropaulo. A empresa era responsável por gerar e distribuir energia para São Paulo. Ao

longo dos anos a empresa sofreu mudanças em sua razão social e encampou outras empresas,

ampliando sua área de concessão. Em 1971, foi criada a Eletropaulo Eletricidade de São

Paulo S/A, empresa submetida ao governo do estado de São Paulo. No ano de 1998, sua área

de concessão foi privatizada e dividida entre quatro empresas. Na ocasião, sua razão social

passou para Eletropaulo Metropolitana Eletricidade de São Paulo S/A.

4 O MANUSEIO COM OS VHS DO FUNDO ELETROPAULO S/A

Como continuação das discussões teóricas nos capítulos anteriores, abordaremos as

características e métodos aplicados no manuseio a documentação em VHS, assim como os

resultados obtidos. Os filmes em VHS estão numerados crescentemente e possuem na própria

fita o título do filme. O acervo de fitas é composto por aproximadamente 424 unidades. Às

vezes o título não vem expresso na fita e nem no estojo. Quando não encontramos o título do

vídeo nos estojos ou nas fitas, buscamos no próprio vídeo onde também encontramos ao final,

a ficha técnica que nos auxiliou bastante na construção de organogramas. Foi feita a coleta

dos dados encontrados nos estojos e nas fitas com a finalidade de fazer uma comparação da

informação inicial, com a informação encontrada após as fitas serem assistidas. Outro ponto

que encontramos dificuldade foi a falta de informação sobre o fundo Eletropaulo, e até mesmo

a respeito da documentação pesquisada. Na Fundação existem poucos registros manuscritos

identificados que contenham informações sobre a documentação audiovisual, assim como a

estrutura administrativa da empresa. Essas informações a respeito da estrutura administrativa

são essenciais para procedermos à organização arquivística da documentação. Quando não

existe o organograma original previamente produzido pela instituição, temos que, a partir dos 2 Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Isto é alcançado pela criação de representações precisas e adequadas e pela organização dessas representações de acordo com modelos predeterminados. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. Esses processos permitem instituir controles intelectuais necessários para tornarem confiáveis, autênticas, significativas e acessíveis descrições que serão mantidas ao longo do tempo.

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dados da estrutura administrativa elaborar os organogramas. O organograma é o ponto de

partida para se organizar estruturalmente ou funcionalmente qualquer conjunto documental,

pois reflete as atividades e competências da instituição. Em busca da estrutura organizacional

da Eletropaulo referente ao período estudado (1986-1999), a dificuldade em encontrar

documentação de apoio – organogramas, relatórios – continuou, e por isso a pesquisa se

tornou muito mais complicada de ser realizada.

5 ELABORAÇÃO DE ORGANOGRAMAS3 DO FUNDO ELETROPAULO

A elaboração desses organogramas se deu como resultado das discussões teóricas a

respeito da proveniência dos documentos de arquivo e a forma como são constituídos e

tratados nas coleções naturais e artificiais segundo os autores estudados. O organograma –

desenho gráfico - representa a estrutura organizacional, seja ela estrutural ou funcional de

uma instituição. Os organogramas representam parte da estrutura da Eletropaulo e nos

mostram a gênese documental dos materiais audiovisuais do fundo pesquisado. Foi necessário

que elaborássemos organogramas, pois não havia nenhum previamente elaborado. Colocamos

logo abaixo tais organogramas nos quais podemos visualizar o solicitante e produtor da

documentação. Elaborar um organograma estrutural a partir de informações soltas é um

trabalho minucioso e que requer bastante cautela no momento da produção do mesmo.

Construímos alguns organogramas para demonstrar as estruturas da instituição. Temos

apenas um organograma geral elaborado pela junção das várias estruturas apresentadas nas

fichas-técnicas dos vídeos e não o organograma oficial contendo todas as estruturas. Não

encontramos na FPHESP o organograma oficial e tampouco na biblioteca da própria empresa.

A partir desse ponto partimos para a proposta de organização arquivística por meio da

classificação e definição das séries, sugerindo um plano de classificação estrutural. Para que

se possa construir um plano de classificação4 precisamos das estruturas e/ou funções de uma

instituição, no caso Eletropaulo S/A, com a finalidade de distribuir a documentação produzida

pela instituição nos seus respectivos lugares de origem. Propomos que um plano de

classificação estrutural seja elaborado pela Fundação para que a documentação em VHS seja

inserida nos órgãos de origem, e dessa forma organizando arquivisticamente a documentação.

3 Todos os organogramas apresentados aqui foram elaborados pelo autor desta pesquisa com base nos dados coletados nas fichas-tecnicas, exceto o organograma que representa a hierarquia da Eletropaulo S/A que foi produzido com base nos relatórios. 4 Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.

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5.1 Ilustração 1- organograma da estrutura hierárquica5 da Eletropaulo S/A

O desenho gráfico acima representa a estrutura organizacional da Eletricidade de São

Paulo S/A – Eletropaulo na década de noventa e fins da década de oitenta, representando

especificamente o período de 1989 a 1996. Durante esse período a empresa de energia elétrica

paulista contava com uma média de 816 órgãos distribuídos entre diretorias,

superintendências, departamentos, divisões e seções, sendo esses órgãos estruturais. Existiam

também funções que não estavam presentes na estrutura organizacional, mas que faziam parte

da Eletropaulo S/A. As funções desempenhadas eram as de assistente a presidência, assessor,

coordenador administrativo (presidência) e coordenador executivo de reorganização

empresarial.

5.2 Ilustração 2- Organograma geral institucional da Eletropaulo S/A.

5 Estrutura organizacional representando a hierarquia da Eletropaulo S/A produzida com base nos dados coletados pelo autor nos relatórios anuais confeccionados pelo departamento de recursos humanos da Eletropaulo S/A.

ELETROPAULO

S/A

Dir. Eng

Dir. Adm

Dir. G

Dir. O

Sup. Com

Sup. D. A. F

Sup. P

Sup. T. P

Sup. D. RH

Dept. P. P

Dept. T

Dept. P. T. T

Dept. T. D

Div. A. T

Div. P. E. P

Div. P. R

Div. E

ELETROPAULO S/A

DIRETORIAS

SUPERINTENDÊNCIAS

SUPERINTENDÊNCIAS

DEPARTAMENTOS

DEPARTAMENTOS

DIVISÕES

DIVISÕES

SEÇÕES

SEÇÕES

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Fonte: estrutura organizacional da Eletropaulo S/A de fins da década de 1980 até fins da década de 1990 produzida pelo pesquisador com base nas fichas-técnicas dos filmes do fundo Eletropaulo S/A.

5.3 Legendas Diretorias: D. Geral – Diretoria Geral D. Eng. – Diretoria de Engenharia D. ADM – Diretoria de Administrativa D. O. – Diretoria de Operações Superintendências: S. Com. – Superintendência de Comunicação S. D.A. F – Superintendência de Desenvolvimento e Acompanhamento Funcional S. Prod. – Superintendência de Produção S. T.P – Superintendência de Telecomunicações e Proteção S. D.RH – Superintendência de Desenvolvimento de Recursos Humanos

Departamentos: D. P.P – Departamento de Propaganda e Produção D. T – Departamento de Treinamento D. P.T. T – Departamento de Planejamento e Telecomunicações eTelecontrole D. T.D – Departamento de Treinamento e Desenvolvimento Divisões: D. A.T – Divisão de Apoio Técnico D. P.E. P – Divisão de Planejamento e Elaboração de Projetos D. P.R – Divisão de Planejamento e Radiotransmissão D. E – Divisão de Energia

Como dito anteriormente, com os organogramas elaborados, constatamos quem fazia a

solicitação – departamento, superintendência ou diretoria – e quem produzia a documentação

(geralmente as divisões da Eletropaulo). Dessa forma se torna muito mais fácil realizar os

outros procedimentos arquivísticos, isto é, organização, planos de classificação, descrição etc.

A inserção dessa documentação no contexto organizacional da instituição está mais perto,

pois informações essenciais como órgãos produtores e solicitantes, já foram encontrados. O

caminho para uma organização dentro dos padrões arquivísticos da documentação em VHS

está livre e pronto para ser trilhado, porém exige muita atenção no desenvolver dos próximos

passos.

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6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O trabalho “Documentação audiovisual no fundo Eletropaulo: formas de tratamento e

propostas de acessibilidade” teve como objetivo principal inserir essa documentação no

contexto organizacional da empresa e estudar a organização dada a essa documentação, assim

como saber qual o motivo da produção de dessa documentação audiovisual, para subsidiar a

própria empresa quanto o projeto Eletromemória. No desenvolver do projeto aproximamo-nos

do objeto, levantando a bibliografia sobre arquivo e documentos audiovisuais, os diferentes

suportes, a legislação existente para esse tipo de documento e as especificidades no

tratamento arquivístico dessa documentação. Foi importante desenvolver este trabalho, pois

permitiu que constatássemos que os vídeos são documentos administrativos assim como

qualquer documento de arquivo solicitado por departamentos divisões e/ou seções da

empresa. Visualizamos a produção documental de uma instituição em suporte não

convencional.

Dessa forma podemos constatar que os documentos de arquivos não são produzidos

exclusivamente em suporte papel, extrapolando questões do suporte, nesse caso fitas

magnéticas. Podemos perceber o caráter orgânico que a documentação em VHS possuía,

servindo de prova para atividades desempenhadas pela instituição. O levantamento das fitas

do acervo e a elaboração dos organogramas baseados nas fichas-técnicas dos documentos

possibilitou a identificação arquivística, inserindo esses documentos em seus órgãos de

origem, estabelecendo as relações orgânicas e intrínsecas administrativas, pela classificação

estrutural sugerida por nós. Encontramos dificuldade na elaboração deste trabalho quanto à

falta de informação sobre o fundo Eletropaulo.

Tivemos acesso aos relatórios administrativo posteriores a 2000, que permitiram a

montagem de uma estrutura geral da empresa, porém não encontramos documentação de

apoio (organogramas e relatórios) no período estudado 1986-1999, e por isso a pesquisa se

tornou um desafio. Como não encontramos tipo algum de organograma, assistimos três fitas

para sabermos qual o motivo de sua produção e quem as solicitava para que fossem

confeccionadas. Coletamos fichas-técnicas dos vídeos e elaboramos organogramas com

propósito de localizar seus produtores e partimos para a proposta de organização por meio da

classificação e definição de séries. Dessa forma, propomos que os documentos em VHS sejam

inseridos em seus órgãos de origem, isto é, produtores através da classificação respeitando as

funções e atividades administrativas. Sendo assim, a FPHESP pode estruturar melhor o fundo

Eletropaulo S/A, provendo acesso a pesquisadores a uma parte do acervo que, até então estava

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“perdida” em meio ao restante da documentação, que possui informações riquíssimas

referente ao setor energético paulista e a respeito da própria empresa energética.

A identificação da documentação em todos os suportes está sendo feita após a entrada

da FPHESP no SIBIA. No entanto, tal identificação privilegia os suportes e o conteúdo, não

definindo o contexto de produção. Deixa-se para traz os principais campos de identificação

como produtores e solicitantes. A FPHESP elaborou dois modelos de fichas de identificação

da documentação, uma para atender os suportes u-matic, beta-cam e VHS e outra

desenvolvida somente para os filmes em película de 16 e 35 mm. As fichas são feitas no

programa Excel e uma delas possui pouquíssimos campos de identificação contendo apenas o

código do fundo, estado de conservação, suporte e observações. A ficha de identificação de

películas possui mais campos, porém ainda não está bem apropriada do ponto de vista

arquivístico. Ela foi criada segundo os parâmetros do Manual de Catalogação de películas

cinematográficas, elaborado pela Cinemateca Brasileira. Como o próprio nome do manual

diz, isto é, Catalogação, a preocupação é somente com a catalogação da documentação e não

com o contexto de produção. O grande ponto que falta ser abordado pela FPHESP é o

contexto de produção da documentação. É trabalhada a questão do acondicionamento,

catalogação, identificação dentre outros procedimentos, menos o ponto principal para se

organizar arquivisticamente.

Estabelecer as relações orgânicas e intrínsecas administrativas da documentação é o

ponto primordial deste trabalho para elaboramos a proposta de organizar arquivisticamente e

consequentemente facilitar o acesso à documentação. O trabalho teve por objetivo principal

buscar essa relação orgânica da documentação audiovisual com o propósito de inserir todo

procedimento realizado pela Fundação nos moldes arquivísticos, assim como a documentação

produzida no contexto da instituição. O trabalho fez uma abordagem teórica a respeito de

documentos audiovisuais em ambiente de arquivo abordando suas formas, formatos e

características. Além da discussão teórica, o trabalho buscou por em prática a teoria e deixar

explícito que a documentação não-textual pesquisada no fundo Eletropaulo S/A é documento

de arquivo, e dessa forma foi tratada. As questões teórico-práticas difundidas neste trabalho

trouxeram grandes contributos a arquivologia no que tange a abordagem desse tipo de

documento. O trabalho de organização arquivística é minucioso e requer detalhamento e

cautela no decorrer dos procedimentos, até chegarmos de fato na organização. Muito além de

organizar qualquer acervo é prover acesso a informação para quem necessita, gerindo-a da

melhor maneira possível dentro dos padrões arquivísticos.

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