Documento de Visão 3.2

Maximus Software – Soluções Tecnológicas Ltda.

A empresa que desenvolve o seu Produto ao Maximo

FARMAINFOR – Modernização da Farmácia do Hospital Mater Day

Visão

Versão 3.2

Histórico de Revisão

Data Versão Descrição Autor

11/08/2010 1.0 Versão inicial do documento de visão Patricia Lima

14/08/2010 2.0 Alteração dos Problemas e correções ortográficas

Patricia Lima

22/08/2010 3.0 Inclusão de Problemas e correções ortográficas

Eduardo Radicchi

23/08/2010 3.1 Correções ortográficas e ajuste dos quadros dos problemas

Eduardo Radicchi

04/09/2010 3.2 Correções ortográficas e ajuste solicitado pelo professor

Pedro Henrique

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Farma Inform – Modernização da Farmácia Versão: 3.1

Documento de Visão Página 2 de 24

Sumário

1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 4

1.1 Finalidade ................................................................................................................................. 4 1.2 Escopo ...................................................................................................................................... 4 1.4 Referências............................................................................................................................... 5

2. POSICIONAMENTO ........................................................................................................... 5

2.1 Oportunidade de Negócio ................................................................................................... 5 2.2 Relato do Problema ................................................................................................................ 5

3. DESCRIÇÃO DOS ENVOLVIDOS ....................................................................................... 9

3.1 Resumo dos Envolvidos ........................................................................................................ 10

4. NECESSIDADES DOS ENVOLVIDOS ................................................................................ 11

4.1 Módulo Controle de Estoque .............................................................................................. 12 4.1.1 Importância ............................................................................................................................................ 12 4.1.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 12 4.1.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 12 4.1.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 13

4.2 Módulo Cadastro do Tipo de Medicamentos ................................................................. 14 4.2.1 Importância ............................................................................................................................................ 14 4.2.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 14 4.2.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 14 4.2.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 14

4.3 Módulo de Cadastro Medicamentos ................................................................................ 14 4.3.1 Importância ............................................................................................................................................ 14 4.3.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 14 4.3.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 14 4.3.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 14

4.4 Módulo Cadastro de Fabricante ....................................................................................... 15 4.4.1 Importância ............................................................................................................................................ 15 4.4.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 15 4.4.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 15 4.4.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 15

4.5 Módulo Cadastro de Pacientes ......................................................................................... 15 4.5.1 Importância ............................................................................................................................................ 15 4.5.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 15 4.5.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 15 4.5.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 15

4.6 Módulo Controle de Agendamentos ................................................................................ 16 4.6.1 Importância ............................................................................................................................................ 16 4.6.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 16 4.6.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 16 4.6.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 16

4.7 Módulos Métodos e Prescrições ......................................................................................... 16 4.7.1 Importância ............................................................................................................................................ 16 4.7.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 16

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4.7.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 16 4.7.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 17

4.8 Módulo Relatório Gerencial ................................................................................................ 17 4.8.1 Importância ............................................................................................................................................ 17 4.8.2 Principais Preocupações ........................................................................................................................ 17 4.8.3 Solução Atual ......................................................................................................................................... 18 4.8.4 Solução Proposta .................................................................................................................................... 18

5. VISÃO GERAL DO PRODUTO .......................................................................................... 18

5.1 Perspectiva do Produto ....................................................................................................... 18 5.2 Suposições .............................................................................................................................. 20 5.3 Licenciamento e Instalação ............................................................................................... 21

6. CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO ................................................................................... 21

7. RESTRIÇÕES ...................................................................................................................... 23

8. OUTROS REQUISITOS DO PRODUTO ............................................................................... 24

9. APROVAÇÃO .................................................................................................................. 24

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1. INTRODUÇÃO

1.1 Finalidade

No Hospital Mater Day, atualmente não existe um software de controle dos medicamentos, a distribuição desses medicamentos, instrumentação cirúrgica entre outros, é feita por solicitações telefônicas e guias manuais de maneira obsoleta e sem eficiência para um controle de estoque, gerando alguns atrasos nas compras das reposições e distribuições dos mesmos em alguns setores do Hospital. Havendo reclamações de diversos setores do hospital por atrasos nos procedimentos cirúrgicos e falta de medicamentos. Desse modo para a resolução do problema exposto será necessário desenvolver um Software de Gerenciamento de Medicamentos, que será projetado para organizar, controlar, mapear, registrar, relatar todos os procedimentos que envolva aquisições e distribuições, considerando tal implementação para o Hospital os transtornos serão minimizados a um percentual que não prejudique nenhum dos procedimentos cirúrgicos, pacientes e nem a distribuição dos medicamentos.

1.2 Escopo

Este software realizará todos os procedimentos gerados pela farmácia para o Hospital Mater Day. Por meio de uma interface prática a fim de simplificar o uso do software pelos funcionários. Todos os setores deverão estar interligados via internet, extranet, através de uma interface web(JSP + HTML), para total redundância, desse modo minimizando a quantidade de erros e atrasos, havendo uma replicação dos dados ao banco de dados. Cada setor deverá ser autenticado através de logins e senhas e assim obter resultados de um controle setorial, emitindo relatórios semanais e mensais, para maior controle estatístico e quantitativo de entrada e saída dos medicamentos, objetivando o aprimoramento de todos os setores envolvidos e interessados na distribuição dos medicamentos, instrumentos e equipamentos estocados na farmácia do hospital.

1.3 Definições, Acrônimos, e Abreviações

TERMO SIGNIFICADO

HIV Vírus da imunodeficiência humana

HTML Linguagem de programação utilizada no desenvolvimento de sites web.

Interface Web Design que uma página da internet possui

JSP Tecnologia usada no desenvolvimento de aplicações web.

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Login

Login, palavra-passe ou palavra-senha é um conjunto de caracteres solicitados para o usuário, que por algum motivo, necessitam acessar algum sistema computacional, geralmente solicitando login e senha.

WEB Internet em geral, todas as paginas navegáveis.

Workflow

É a automação do processo de negócio, na sua totalidade ou em partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos.

1.4 Referências

Documento Data Versão Local

ATA de Reunião 001 04/08/2010 1.0

ATA de Reunião 002 11/08/2010 1.0

ATA de Reunião 003 14/08/2010 1.0

ATA de Reunião 004 16/08/2010 1.0

ATA de Reunião 005 18/08/2010 1.0

ATA de Reunião 006 18/08/2010 1.0

2. POSICIONAMENTO

2.1 Oportunidade de Negócio

Devido à grande demanda de solicitações, cerca de 1.300 procedimentos por dia (solicitações de medicamentos, instrumentação cirúrgica entre outros) o software necessitará de uma atualização síncrona que será a cada solicitação recebida. Considerando o quantitativo das instrumentações cirúrgicas que necessitem de um agendamento prévio, o quanto mais preciso forem às informações do estoque mais procedimentos poderão ser realizados. Desse modo o quantitativo de estoque da farmácia estará sempre atualizado, podendo ser verificadas as disponibilidades dos medicamentos, instrumentos, etc, podendo ser realizada a reserva, gerando uma lista de espera para os mesmos. Sempre que necessário os funcionários da farmácia terão mecanismo de envio de requisições para reposições dos medicamentos, instrumentos entre outros aos fornecedores, gerando assim automaticamente a atualização do estoque.

2.2 Relato do Problema

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O problema Demora na liberação de medicamentos e instrumentos cirúrgicos

Afeta Enfermeiros, médicos, pacientes, estoque e farmácia.

Cujos impactos são

Todo medicamento, antes de ser liberado deverá passar por uma verificação manual, cujos itens são: validade, dosagem, quantidade em estoque para possível prioridade, acarretando uma demora excessiva e desnecessária.

Uma solução de sucesso seria

Será desenvolvido um controle de medicamentos que através da solicitação do médico, via sistema, informará a dosagem, paciente, prioridade, médico solicitante.

O problema Controle de medicamentos inadequado

Afeta Enfermeiros, pacientes, funcionários da Farmácia.

Cujos impactos são

Demora na localização dos medicamentos.


Haverá um controle de entrada e saída dos medicamentos do estoque/farmácia.

O problema Falta de medicamentos prescritos pelos médicos para doenças crônicas, necessários para o tratamento dos pacientes

Afeta Ao paciente e o hospital.

Cujos impactos são

Utilização de outros fornecedores, para atender a urgência da escassez do medicamento solicitado, o mais breve possível, gera um custo maior e denigre a imagem do hospital, perante o paciente.


Controle do estoque e certificação de entrega dos pedidos realizados com 72 horas de antecedência.

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O problema Atualmente o controle de estoque não tem classificação por prescrição, dosagem ou especificação

Afeta Funcionários da Farmácia, Enfermeiros.

Cujos impactos são

Dificuldade para encontrar o medicamento prescrito


O software classificará todos os medicamentos de forma ordenada alfabeticamente, por gênero, dosagem, uso continuo, tarja, etc.

O problema Perda de medicamentos por armazenamento indevido e fora da validade

Afeta Farmácia, financeiro do hospital e atendimento aos pacientes, Enfermeiros

Cujos impactos são

Medicamentos indo para o lixo ou perdendo seu efeito por conservação indevida. A perda de recurso gasto na compra do medicamento, quando o mesmo não e substituído pelo fabricante por estarem fora de sua validade.


O software classificará os medicamentos de acordo com seu método de conservação para melhor aproveitamento e assim evitando desperdícios

Alerta no sistema, para medicamentos que estão próximos ao vencimento, ocasionando a troca dos mesmos com os seus devidos fornecedores.

O problema Atraso no pedido de novos lotes, devido aos pedidos serem feitos manualmente.

Afeta Farmácia e financeiro do hospital.

Cujos impactos são

Pedidos se acumulam por falta de um controle mais preciso do estoque.


Formulação de novos pedidos automaticamente, de acordo com o nível no estoque do medicamento, gerando relatório ao Gerente Financeiro que aprovará a solicitação ao fornecedor.

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O problema Padronização de procedimentos (Sistema individualizado Falta de gestão inteligente, falta de acordo de nível de serviço)

Afeta Enfermeiros, médicos, pacientes, estoque, e a Administração do Hospital como um todo

Cujos impactos são

Por não haver uma padronização dos métodos o atendimento torna-se mais lento e burocrático.

Não existe um padrão para o tempo de atendimento de cada solicitação.


Integração do software desenvolvido com as outras aplicações já existentes no hospital.

Criação de um acordo de nível mínimo de serviço (SLA), que será controlado através do software.

O problema Falta de controle no processo de prescrição e aplicação da

Medicação

Afeta Equipes médicas como um todo desde o médico ao responsável pelo estoque, enfermeiros e os pacientes

Cujos impactos são

Falha do pedido médico, podendo haver troca de dosagem, medicamento, paciente e até manipulação de forma errada.


Desenho do workflow, no qual consiga-se identificar e padronizar todos os processos.

O problema Falta de relatórios de Gestão

Afeta Gerência estratégica do hospital

Cujos impactos são

Não possuir informações precisas de utilização dos materiais e medicamentos utilizados na farmácia do hospital.


Registro de entradas e saídas, características do medicamento, grupo de utilização, valores. Maior número possível de características relevantes para a geração de relatórios.

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O problema Falta de controle de entrada e saída de RH - Controle de pessoal

Afeta Médicos, enfermeiros, assistentes, almoxarifado

Cujos impactos são

Não existe cronograma de plantão dos médicos, enfermeiros, assistentes, funcionários da farmácia, não sabendo que médico prescreveu a medicação ao paciente, qual o enfermeiro que aplicou a medicação, quem armazenou a medicação no estoque


Login para os usuários com critérios e conforme perfil de acesso.

O problema Falta de agendas de procedimentos.

Afeta Enfermeiros, médicos e pacientes.

Cujos impactos são

Não existe um sistema que permita agendar previamente determinado material e medicamentos para procedimentos já marcados.


Criação de um campo na página WEB da farmácia, para que os médicos cadastrados realizem provisões de medicamentos e matérias veia web com antecedência.

3. DESCRIÇÃO DOS ENVOLVIDOS

3.1 Stakeholder

Os Stakeholdes são:

Diretor Geral do Hospital – Responsável por aprovar o projeto.

Diretor financeiro – Responsável pelos recursos financeiros e pagamentos para este projeto.

Coordenador geral de TI do hospital – responsável por detalhes técnicos relevantes ao desenvolvimento do projeto e aprovação dos artefatos técnicos.

Coordenador da farmácia – responsável por informar detalhes de gerenciais do setor.

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Colegiado Gestor - Formado pelos três cargos acima citados para determinação de regra de negocio, gestão estratégica do Hospital Mater Day.

3.2 Usuários

Os usuários do sistema são:

Médicos – Utilizarão o sistema para fazer a solicitação do medicamento prescrito e provisionamento de medicamentos e materiais para procedimentos.

Enfermeiros – Utilizarão o sistema para fazer a solicitação do medicamento prescrito por um Médico e provisionamento de medicamentos e materiais para procedimentos que são necessários para o setor ( ambulatórios, CTI, UTI, etc) .

Enfermeiros alocados na farmácia – Utilizarão o sistema para receber a solicitações dos diversos setores do hospital, controle via sistema do prazo para atendimento (SLA), indicação do lote que o medicamento deve ser retirado para garantir que não seja utilizado um lote mais novo ocasionando assim perda de garantia.

Chefe de estoque e farmácia - utilizará o sistema para controlar o sistema de medicamentos quando a: quantidade, validade e prioridade;

Diretor Financeiro – utilizará o sistema para checar gastos e aprovar novas compras;

Coordenador da farmácia - Utilizará o sistema para gerenciamento do setor, com ferramentas para geração de relatórios, desempenho e produtividade dos funcionários, registro de movimentações entre outros.

3.1 Resumo dos Envolvidos

Envolvido Descrição Responsabilidades É um usuário do

Sistema?

Eduardo Radicchi Carvalho

Diretor Geral Responsável Geral pelo Projeto

Não

Alexandre de Almeida

Diretor Financeiro

Responsável Financeiro do projeto.

Não

Otavio Yukishigue Gushiken

Coordenador Geral de TI

Responsável Técnico do Projeto. Representando o Hospital Mater Day

Não

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Laécio Silva Coordenador da farmácia

Responsável por repassar requisitos de atividades especificas da Farmácia

Sim

Flavia Santos Colegiado Gestor

Responsável pela regra de negocio da Instituição

Não

Maria Fernandes Médico Responsável por inserir as solicitações no sistemas

Sim

Fernanda Santos Enfermeiros de outros Setores

Responsável por inserir as solicitações no sistemas

Sim

Luã Fagundes Enfermeiros alocados na Farmácia

Recebe pedidos, separa medicamentos, registra movimentações e entregado ao solicitante

Sim

Pedro Henrique Coordenador da Farmácia

Responsável pela gestão estratégica do setor

Sim

4. NECESSIDADES DOS ENVOLVIDOS

E necessário a disseminação das ferramentas e aplicações do software. Como também convém ao hospital tratar das indicações dos funcionários envolvidos nessas eventuais oficinas de aprendizagem ministradas pelos técnicos em local definido e instituído pelo hospital. A divulgação externa do software, dar-se-a inicio após liberação da empresa FarmaInform,com respaldo no aval dos técnicos desenvolvedores, para que assim a parte competente do hospital comece-a. O Hospital Mater Day tem a necessidade de um maior controle e maior agilidade no atendimento, devido a todo o processo ser feito manualmente e na disponibilização de medicamentos e equipamentos para pacientes, enfermeiros e médicos, além de uma melhor prestação de contas referente a estoque e farmácia. A farmácia do Hospital Mater Day, hoje trabalha com um sistema antigo sem controle de estoque, entrada e saída de medicamentos é similares, validade dos medicamentos, Farmácia de alto custo, entre outros serviços prestados. Este sistema é individualizado, sem comunicação com os outros sistemas do Hospital. Atualmente o Hospital Mater Day executa uma media de 1.300 atendimentos e procedimentos (fornecimento de medicamento e instrumental para procedimentos cirúrgicos), fornecimento de medicamentos a pacientes internados, na Urgência e

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Emergência do hospital, devido ao fato do sistema da farmácia não ser interligado aos outros, os pedidos são enviados por telefones ou entregues pessoalmente o que torna a prestação do serviço mais burocrática. Com a implantação do Software para gerenciamento e controle da farmácia esperamos Agilizar o atendimento aos usuários internos e externos, aumentar o controle de estoque, disponibilizar serviço via internet, interligação com outras áreas do hospital, diminuir custos, Aumentando a eficácia e eficiência no atendimento dos serviços prestados pela farmácia.

4.1 Módulo Controle de Estoque

4.1.1 Importância

( x ) Primordial ( ) Importante ( ) Útil

4.1.2 Principais Preocupações

Com a organização do estoque os medicamentos serão entregues de forma ágil não causando transtorno aos pacientes, enfermeiros, médicos, assistentes e distribuidores. Como há uma grande demanda de pedidos e um controle de armazenamento que é feito de maneira arcaica, acarreta a demora na localização dos medicamentos alocados na farmácia. Implicando assim no atraso ao atendimento dos pedidos e nos demais procedimentos que necessitam desse serviço. Para as Doenças crônicas os pacientes que precisam ter um tratamento rigoroso e continuo, não podendo haver a falta dos medicamentos utilizados em seu tratamento, as conseqüências podem ser fatais. Devido a constantes atrasos nos pedidos de equipamentos e medicamentos e por todas as solicitações serem feitas manualmente, há um grande volume a ser processado de pedidos, assim acarretando um atraso desnecessário no envio dos pedidos e conseqüentemente no recebimento dos produtos.

4.1.3 Solução Atual

A organização é feita de forma manual, logo a distribuição fica prejudicada com atrasos nas entregas aos diversos setores do hospital. O procedimento atual não conta com um sistema de armazenamento contendo características dos medicamentos nem o local adequado no qual devem ser alocados. O controle de estoque é feito todos os dias manualmente pelos funcionários da farmácia, com esse sistema de controle de estoque muitos medicamentos que estão com baixa quantidade, acabem passado despercebidos devido à grande quantidade de medicamentos que devem ser conferidos diariamente.

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4.1.4 Solução Proposta

Controle de entrada e saída dos medicamentos e demais setores do hospital, com detalhes de especificação, data de validade, lote, laboratório, quantidades etc. O sistema contemplará também o acompanhamento de processo de entrada até a utilização do estoque, ocasionando assim o uso dos medicamentos que estão mais próximo do vencimento, havendo o emprego do medicamento e instrumentos de forma sistemática. O Sistema controlará a entrada e saída dos medicamentos da farmácia, os mesmos serão cadastrados de forma única, para cada espécie de medicamento ou instrumentos cirúrgicos, que através de suas especificações e indicações serão guardados e armazenados. Depois do medicamento cadastrado no sistema, será indicado onde deverá ser alocado, seguindo a estrutura abaixo:

Nome do remédio;

Data de validade do lote;

Lote;

Quantidade;

Laboratório;

Tarja;

Posologia;

Fins;

Modo que deve ser armazenado (temperatura, iluminação, umidade...);

E quando dada a saída do medicamento, será lançado automaticamente no sistema o déficit do quantitativo no estoque geral. O Software fará o controle dos medicamentos em estoque, para cada medicamento haverá um número ideal e um número mínimo para se ter no estoque. Tendo em vista que um determinado medicamento alcançou a sua quantidade mínima, o software enviará um email para Coordenador da Farmácia, para sua aprovação e posterior encaminhamento ao laboratório, solicitando a quantidade necessária daquele medicamento com 72 horas de antecedência, para o estoque não entre em um estado crítica. Será desenvolvido módulo de solicitações dos produtos, que conterá campo com todos os medicamentos e equipamentos, para somente o usuário selecionar qual deverá ser pedido, contendo espaço para digitar informações complementares, como por exemplo, uma dosagem específica, a quantidade dos mesmos e prazo de entrega. O sistema será desenvolvido de forma única para todos os passos, que será integrado a todos os procedimentos, o médico cadastrará e entregará a receita ao paciente dentro do sistema Farmainfor, que encaminhará automaticamente o pedido para os enfermeiros e técnicos da farmácia, que ao receberem o pedido já processarão as informações e quando o paciente chegar à enfermaria, o seu medicamento já estará esperando, depois o enfermeiro finalizará o atendimento pelo próprio sistema.

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4.2 Módulo Cadastro do Tipo de Medicamentos

4.2.1 Importância



Devido à grande quantidade de medicamentos que são manipulados, é preciso que haja uma classificação bem detalhada de acordo com sua prescrição, dosagem entre outros, o que acarreta atraso na hora de localização e preparo da medicação.


No momento, não há nenhuma classificação por tipo de medicamento na farmácia.


Será desenvolvido um módulo que receberá detalhes do medicamento como Hipertensão, Diabetes, Cardíacos, HIV, hemodiálise entre outros que será classificado dividindo em tabelas que levarão em conta tipo de tratamento.

4.3 Módulo de Cadastro Medicamentos

4.3.1 Importância



Há uma grande variedade de medicamentos utilizados na farmácia do Hospital e devido a isso, existe a necessidade de um maior controle dos medicamentos quanto à marca, principio ativo, preço e laboratório.


Os medicamentos são comprados por indicação, não há um controle de preço.


Será desenvolvido um software que controlará os medicamentos quanto a preço, fabricante, marca, laboratório e principio ativo. Haverá também um controle de similaridade, medicamentos similares com mesmo principio ativo e dosagem, mas com apenas preços e laboratórios diferentes.

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4.4 Módulo Cadastro de Fabricante

4.4.1 Importância



Será desenvolvido um banco de dados no qual os funcionários (médico, enfermeiros, assistentes, estoquista entre outro), possam localizar e classificar os medicamentos de acordo com o laboratório de origem de cada um.


Não há classificação por fabricante.


Será desenvolvido um cadastro de controle de fabricante, para fornecer consultas dos medicamentos produzidos pelos mesmos, para que haja um indicador de quais os fornecedores são mais utilizados, quais os medicamentos se utiliza com maior freqüência e principalmente o quantitativo gosto desses medicamentos.

4.5 Módulo Cadastro de Pacientes

4.5.1 Importância



Manter um registro atualizado, de modo a proporcionar um histórico de todos os procedimentos adotados a esse paciente.


Hoje, não há como verificar quais os medicamentos e procedimentos adotados e recebidos por quaisquer pacientes.


Haverá primordialmente um cadastro de pacientes, contemplando dados básicos como: nome, endereço, telefone, RG, CPF e etc. Dentro do cadastro de pacientes, haverá um campo de preenchimento obrigatório de inclusão de todos os procedimentos oferecidos pela farmácia na utilização de medicamentos, desse modo poderão ser classificados e descriminados tais como: a paciente Maria, no dia xxx, recebeu a medicação xxxx, de forma via

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venosa, necessitando repouso de 30 minutos, sendo observada pelo enfermeiro xxxxx, que ao final do procedimento registrou que não houve nenhuma reação adversa ao paciente. Desse modo todos os pacientes terão um histórico completo de quais medicações foram ministradas.

4.6 Módulo Controle de Agendamentos

4.6.1 Importância



Com um agendamento prévio o Hospital Mater Day, terá condições de mensurar qual o quantitativo de procedimentos e medicamentos utilizados, podendo assim ampliar a quantitativo


O agendamento e feito de maneira manual.


Sistema de provisionamento de medicamentos e instrumentos cirúrgicos possibilitará o agendamento prévio, estarão disponíveis todos os matérias necessários e requisitados para atender previamente deste uma consulta a um procedimento cirúrgico.

4.7 Módulos Métodos e Prescrições

4.7.1 Importância



Devido os procedimentos serem burocráticos, os pacientes perdem muito tempo enfrentando filas desnecessárias e os técnicos, enfermeiros e médicos perdem tempo preenchendo e despachando fichas.


O médico após receitar ao paciente e cadastrar o pedido no seu controle próprio, entrega uma guia de procedimentos que será levada pelo próprio paciente ao guichê de atendimento para avaliação e autorização da mesma, após esse processo, a guia é cadastrada e conferida no sistema de atendimento e validações(sistema que gera relatórios), no terceiro passo, o paciente será encaminhado para a enfermaria, onde entregará a guia para algum enfermeiro, que até agora não sabia que havia um

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paciente a caminho, enfim quarto passo, o enfermeiro de posse da guia, entrega na farmácia do hospital e aguarda os técnicos da farmácia localizarem os medicamentos prescritos na guia e a devolvera juntamente com os medicamentos prescritos, agora de posse dos medicamentos e da guia, os enfermeiros prepararão na dosagem descrita na guia e aplicarão no paciente, após a aplicação, os enfermeiros preencherão a guia e entregarão ao guichê de atendimento para finalização do atendimento.


A partir do momento que o médico prescrever no sistema a medicação a ser aplicada no paciente, ela lançará a dosagem, princípios ativos e indicação do tratamento, quando o médico confirmar esse pedido da medicação, ele informará ao paciente que o mesmo deverá aguardar na sala de espera. Após a confirmação do pedido, serão enviadas duas notificações simultaneamente, uma para estoque e outra para a enfermaria, no estoque para providenciar a medicação e posterior reposição, na enfermaria para preparo das substâncias que será encaminhada pelo estoque e posteriormente aplicação no paciente. Quando o paciente for chamado para receber essa medicação, a enfermeira deverá conferir a guia do paciente com a guia que consta no sistema, para certificação de que o paciente x está recebendo a medicação y, desse modo a enfermeira ficará responsável pela alimentação desses procedimentos incluindo o controle de possíveis reações adversas, devido ao fato de algumas medicações necessitarem de repouso por alguns minutos ou até horas, podendo causando sonolência, choques entre outros. Dessa maneira os enfermeiros informarão qual o horário da aplicação, se a aplicação está de acordo com a solicitação do médico e se houve possíveis reações adversas e ao final informará se a medição foi utilizada, para após essa aprovação o estoque receberá a informação que o produto foi utilizado assim regando a baixa daquele medicamento.

4.8 Módulo Relatório Gerencial

4.8.1 Importância



Tendo em vista as compras realizadas pelo setor financeiro solicitadas pela farmácia. Um relatório mensal detalhando essas atividades e fazendo o acompanhamento dessas, também o controle e pagamentos (ordem de pagamentos, ordem de créditos e suprimento de fundos), observados os procedimentos administrativos de relevante importância.

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As solicitações de compra tramitam entre os setores via documentos internos, não havendo qualquer controle da demanda e da real necessidade.


O sistema gera automaticamente um relatório mensal das atividades financeiras realizadas pela farmácia, faz o acompanhamento dessas. Relatando o ciclo de gastos e verificando possíveis discrepâncias nos valores periodicamente. Esse relatório faz menção aos demonstrativos do tipo:

Análise de compras mensais;

Comparativos de custo;

Estatísticas das demandas (por meio de gráficos, faz-se demonstração das demandas);

Balanço de estoque; Assim disponibilizando para os funcionários do setor financeiro do hospital. Uma informação precisa, que contém orientações para as diretrizes orçamentárias da farmácia. O sistema também faz operações automáticas de solicitações de compras enviadas ao setor financeiro de acordo com a necessidade do estoque.

5. VISÃO GERAL DO PRODUTO

O software a ser desenvolvido para a Farmácia do Hospital Mater Day, será integrado aos outros aplicativos existentes compartilhando assim todo base de dados e agregando valor ao legado existente. Será criado uma solução de controle dos materiais e medicamentos, usuários e senhas aos funcionários, para que seja possível realizar todas as movimentações realizadas nos setor com registro de LOG. Também será implantado um sistema de gerenciamento, que disponibilizará via WEB vários relatórios de gestão contemplando as variáveis contidas no sistema (entradas, saídas, etc).

5.1 Perspectiva do Produto

Com a implantação do Software de Gerenciamento de Medicamentos e instrumentos cirúrgicos o Hospital Mater Day, terá um controle de todas as atividades do seu cotidiano de forma eficiente e eficaz. O sistema terá funções necessárias para um melhor gerenciamento e controle, com maior facilidade e simplicidade na utilização do usuário final.

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O sistema será projetado pela Maximus Software Ltda, para ser uma ferramenta de fácil acesso de forma dinâmica sobre todos os processos.

Benefício para o Cliente Recursos de Controle Recursos de Gestão

Maior agilidade no atendimento.

Registro das entradas, saídas e movimentações dos medicamentos e materiais, incluindo a posição onde deve ser guardado no estoque, facilitando a localização.

Alerta de Validade. No momento de cadastrar os medicamento o funcionário será obrigado a informar o lote, o vencimento do lote e a melhora forma de armazenamento.

O software enviara ao responsável direto da farmácia um e-mail automaticamente com 6 meses de antecedência informando o termino da validade e repetirá todos os meses.

Controle de utilização Criação de perfil para os usuários, login e senha. Podendo assim registra toda movimentação de medicamentos de materiais.

Possibilidade de relatório por produto desde a entrada no estoque, que solicitou o medicamento, quem entregou ou fez a utilização, além das datas em que estes procedimentos ocorreram.

Previsão de utilização O medico poderá solicitar o medicamento e materiais para procedimento via internet com antecedência, marcando o horário e o local para entrega.

Credibilidade no serviço Criação de nível de serviço, prazo máximo de atendimento de cada solicitação

O solicitante poderá via sistema acompanhar o prazo que e estipulado para aquele sistema e quanto tempo falta para que sua solicitação seja atendida.

Escalonamento de Criação de um grupo de Se o responsável pela

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problema usuários para solução de problemas

farmacia informando que um lote de medicamento esta com o prazo de validade expirando e não registra a providência nos sistema, automaticamente o próximo e-mail e direcionado ao coordenador e ao diretos financeiro, depois ao diretor institucional, assim por diante ate que alguém registre que providências foram tomadas.

Gestão de Insumos Determinação no sistema de qual o nível mínimo de cada produto e aceitavel.

Após identificar que o produto chegou ao nível minimo ele já preenche automaticamente o formulário padrão de solicitação do fabricante cadastrado no sistema e envia ao responsável pelo setor para conhecimento e aprovação.

Prospecção Tecnológica Manter link com o site dos fabricante e coletando mensagens de novas medicações e materiais que estão sendo disponibilizado ao mercado por este fabricante.

5.2 Suposições

Espaço de 1TB (tera byte) para armazenamento das informações na storage existente;

cabeamento estruturado e rede de computadores já instalados.

Micros computadores com no minimo 2GB (giga byte) de memória RAM.

Ambiente físico adequado onde hardware deverá estar instalado;

Livre acesso de todos os funcionários da empresa contratante, nas dependências que condizem com o projeto;

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Disponibilidade da direção para participar de todas as reunioẽs marcadas com um prazo de 15 dias de antecedência.

Disponibilidade para reuniões de emergência.

Informações sobre fornecedores para que possam ser entrevistados no levantamento de requisitos e durante o projeto.

5.3 Licenciamento e Instalação

O software será implantado com o sistema de licença por usuário de trabalho;

A licença será de propriedade da empresa contratada, o hospital possuirá 300 licenças neste contrato para utilização sem custo pelo prazo de um ano, licenças adicionais serão compradas a parte.

Após este período as licenças compradas fora deste pacote serão faturadas mensalmente pela contratada.

As senhas seguirão o padrão de segurança implantado no sistema legado do hospital.

6. CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO

6.1 Manter Estoque

Manter Estoque

Nome do remédio

Tarja

Posologia

Fins

Modo de armazenamento

6.2 Manter Cadastro do Tipo de Medicamentos

Manter Cadastro do Tipo de

Medicamento

Prescrição

Dosagem

Finalidade (tipo de doença)

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6.3 Manter Cadastro Medicamentos

Manter Cadastro de Medicamentos

Preço

Fabricante

Marca

Laboratório

Principio ativo

6.4 Manter Cadastro de Laboratório

Manter Cadastro de Laboratório

Razão Social

Nome Fantasia

Endereço

CNPJ

6.5 Manter Cadastro de Pacientes

Manter Cadastro de Pacientes

Nome

Endereço

CPF

RG

Tipo Sanguíneo

Doença Familiar

Doença Recente

Procedimentos Cirúrgicos

6.6 Manter Controle de Agendamentos

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Manter Controle de

Agendamentos

Tipo de Equipamento Cirúrgico

Quantitativo de Equipamento Cirúrgico

Tipo de Medicamento

Quantitativo de Medicamento

6.7 Manter Métodos e Prescrições

Manter Métodos e Prescrições

Atendimento ao Paciente

Lançamento de Prescrição Medica

Notificação para Enfermaria

Notificação para Estoque

Aplicação e ou Entrega de Medicamento ao Paciente

Finalização do Atendimento

6.8 Manter Relatório Gerencial

Manter Relatório Gerencial

Análise de Compras Mensais

Comparativos de Custo

Estatísticas das Demandas

Balanço de Estoque

7. RESTRIÇÕES

Toda solução será implantada na matriz do Hospital Mater Day, para implantação em outras localidades os equipamentos de transmissão e links serão de responsabilidade do hospital.

Para implantação em novas localidades o hospital deverá antes solicitar um estudo de viabilidade a empresa contratada e a indicação dos links da infreestrutura.

Para novas localidades deverá aderir ao minimo de 300 licença por localidade. O prazo para implantação em novas localidades será de 90 (noventa dias) após

a entrega da estrutura física já testada.

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O codigo fonte dos outros programas utilizados pelo hospital deverão ser informados para que ocorra a integração, na impossibilidade de informar estes codigos um Engheiro de software responsavel por este sistemas deverá integrar-se a equipe para viabilizar essa interação.

8. OUTROS REQUISITOS DO PRODUTO

Segue uma lista com um resumo em alto nível de outras características do produto, tipicamente não funcionais.

Padrões Aplicáveis Segue uma lista de padrões que o produto deverá atender. Plataforma; Para garantir o bom funcionamento do sistema. Requisitos de Desempenho O sistema deve permitir o acesso simultâneo de vários usuários, em operação continuada e ininterrupta. Requisitos de Ambiente Computador servidor de banco de dados. Computador servidor da aplicação Web. Computador para testes do sistema. Requisitos de Aplicativos Computador servidor de banco de dados (SQL 2005 Express Edition). Computador servidor da aplicação Web (IIS 5.5 ou superior). Computador para testes do sistema (Windows XP - SP3 ou superior).

9. APROVAÇÃO

Estou ciente e de acordo com as informações passadas por mim para composição deste documento e com o conteúdo deste.

Data: Data:

RESPONSÁVEL

SOLICITANTE

_______________________________ ________________

Patricia Lima Gerente de Projeto

Maximus Software Ltda

_______________________________________________ Eduardo Radicchi

Diretor Geral Hospital Mater Day

Documento de Visão 3.2

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