UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

AVM – FACULDADE INTEGRADA

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

PROJETO PARA AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECA

Inserção do Módulo Circulação do ALEPH™

Juliana Reis Dalmaso

ORIENTADOR:

Prof. Úrsula Gomes

Rio de Janeiro 2016

DOCUMENTO PROTEGID

O PELA

LEI D

E DIR

EITO AUTORAL

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

AVM – FACULDADE INTEGRADA

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada

como requisito parcial para obtenção do grau de especialista

PROJETO PARA AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECA

Inserção do Módulo Circulação do ALEPH™

Rio de Janeiro 2016

Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Projetos. Por: Juliana Reis Dalmaso

AGRADECIMENTOS

Aos companheiros de turma da AVM que me deram força quando mais precisei. À

UFRJ e à amiga Cássia pelo convite para compor o projeto.

DEDICATÓRIA

À minha mãe, que mesmo em um momento tão

delicado, entendeu meu afastamento para eu dar

continuidade à este trabalho.

RESUMO

Apresenta a Universidade Federal do Rio de Janeiro, o Centro de Tecnologia e a

Escola de Química. Enfatiza a importância do Sistema de Biblioteca e Informação da

UFRJ, mostrando a integração das bibliotecas com os demais setores da

Universidade. Apresenta a Biblioteca Paulo Geyer, sua história, natureza e missão,

assim como os serviços oferecidos por esta. Define a Base Minerva como peça

chave para a recuperação da informação nas bibliotecas, nos arquivos e museus da

Universidade. Discorre sobre automação de bibliotecas e seu papel na

reestruturação dos serviços prestados por uma biblioteca. Mostra o software ALEPH,

suas características e funções no contexto da biblioteca. Conclui apresentando um

projeto para a inserção do Módulo Circulação na referida Biblioteca.

Palavras-chave: Projeto de automação. Automação de bibliotecas. ALEPH.

ABSTRACT

It presents the Federal University of Rio de Janeiro, the Center for Technology and

the School of Chemistry. It emphasizes the importance of the UFRJ Library and

Information System, showing the integration of libraries with other sectors of the

University. It displays the Biblioteca Paulo Geyer, its history, nature and mission as

well as the services offered. It sets the Minerva Base as key to the recovery of

information in libraries, archives and museums of the University. It discusses library

automation and its role in the restructuring of services provided by a library. It shows

the ALEPH software, its features and functions within the library. It concludes by

presenting a project for the insertion of the Circulation Module at the library.

Keywords: Automation Project. Libraries automation. ALEPH.

METODOLOGIA

O foco do projeto consiste em unificar o processo de circulação de

empréstimo na Biblioteca Paulo Geyer da Escola de Química da UFRJ. Para o

desenvolvimento desse trabalho foi utilizado o PMBOK, principalmente o

Gerenciamento do Tempo, visto que o prazo para a aplicação do Projeto seria no

período de férias dos alunos da Instituição.

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Homepage 1- Portal da UFRJ .............................................................................................. 12

Figura 2 - Fachada do Centro de Tecnologia ....................................................................... 13

Homepage 2 - Site da Escola de Química ........................................................................... 15

Homepage 3 – Site do SiBI .................................................................................................. 17

Homepage 4 - Portal da Base Minerva ................................................................................ 18

Homepage 5 – Acesso à Base Minerva ............................................................................... 19

Figura 3 - Biblioteca Paulo Geyer Escola de Química .......................................................... 20

Homepage 6 - Site da Ex Libris ........................................................................................... 26

Figura 4 - Quatro gerações do ALEPH ................................................................................ 27

Portal da UFRJFonte: Universidade Federal do Rio de Janeiro (2016) ................................ 39

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ........................................................................................................... 9

1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO – UFRJ ................................... 11

1.1 O CENTRO DE TECNOLOGIA ................................................................................ 12

1.1.1 Escola de Química .................................................................................................. 14

1.2 SISTEMA DE BIBLIOTECAS E INFORMAÇÃO DA UFRJ ....................................... 15

1.2.1 Base Minerva .......................................................................................................... 17

2 BIBLIOTECA PAULO GEYER DA ESCOLA DE QUÍMICA DA UFRJ ..................... 20

3 AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS ........................................................................... 23

4 ALEPH 500™ ........................................................................................................... 25

4.1 MÓDULO AQUISIÇÃO/PERIÓDICOS ...................................................................... 29

4.2 MÓDULO CATALOGAÇÃO ...................................................................................... 30

4.3 MÓDULO CIRCULAÇÃO ......................................................................................... 30

4.4 MÓDULO EEB– EMPRÉSTIMO ENTRE BIBLIOTECAS .......................................... 31

5 PROJETO DE AUTOMAÇÃO DE EMPRÉSTIMOS DA BIBLIOTECA PAULO

GEYER ..................................................................................................................... 33

5.1 MISSÃO ................................................................................................................... 33

5.2 RECURSOS ............................................................................................................. 33

5.2.1 Decisões ................................................................................................................. 33

5.3 ATIVIDADES A SEREM EXECUTADAS .................................................................. 34

5.4 OPERACIONALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES ............................................................ 35

CONCLUSÃO .......................................................................................................... 38

REFERÊNCIAS ........................................................................................................ 39

9

INTRODUÇÃO

Desde o início dos anos 80, principalmente nos países desenvolvidos,

automatizar tem se tornado um fator de necessidade nas bibliotecas. A cada dia,

torna-se quase que impossível para as bibliotecas, em especial as bibliotecas

universitárias, realizarem um atendimento aos seus usuários (principalmente

pesquisadores e alunos de graduação) compatível com as necessidades

informacionais que eles necessitam, se não houver além de bases de dados,

Internet entre outras tecnologias da informação, um sistema de gerenciamento de

bibliotecas, comumente chamado de softwares para automação de bibliotecas.

O trabalho descrito aqui foi feito através de uma pesquisa de campo,

descritiva e explicativa. É composto das seguintes apresentações: a UFRJ como

instituição, contemplando sua trajetória e o motivo dela ser reconhecida

nacionalmente; o Centro de Tecnologia, o segundo maior centro acadêmico da

universidade e responsável por um dos grupos de cursos mais importantes

nacionalmente nessa categoria; a Escola de Química, uma das mais antigas do país;

o SiBI – Sistema de Bibliotecas e Informação da UFRJ, responsável por todas as

bibliotecas, com o objetivo de integrá-las às políticas acadêmicas e administrativas

da Instituição; e a Base Minerva, sistema de busca online que abrange bibliotecas,

arquivos e museus da UFRJ.

No capítulo seguinte é apresentada a Biblioteca Paulo Geyer da Escola de

Química da UFRJ, biblioteca a que se destina esse trabalho, traçando o seu

histórico, sua política e a que se destina.

Nos capítulos seguintes deram destaque ao histórico de automação de

bibliotecas, seu advento e seus benefícios tanto para os usuários quanto para os

funcionários da biblioteca; além do Grupo Ex Libris, responsável pelo ALEPH, sua

história, seus produtos e sua contribuição para a recuperação e disseminação da

informação. E, por final, a proposta de inserção do Módulo Circulação do Aleph.

Por se tratar de uma universidade que tem compromisso com o país e sua

comunidade, em 1997 a UFRJ comprou o software ALEPH do Grupo Ex Libris para

automatizar suas bibliotecas. O processo foi demorado, mas atualmente todas as

bibliotecas já dispõem deste software. Todas elas estão interligadas e seguem a

mesma política de seleção, aquisição, catalogação, armazenamento e com sua

10

busca sendo feita através de catalogo online compartilhando a mesma base de

dados.

Em várias bibliotecas da UFRJ o módulo circulação do ALEPH já foi

implantado. Portanto, a exemplo dessa iniciativa bem sucedida, o presente trabalho

tem o objetivo de propor a inclusão do módulo citado na Biblioteca Paulo Geyer da

Escola de Química da UFRJ, biblioteca que é referência nas áreas de Química

Industrial, Engenharia Química, Engenharia de Alimentos e Engenharia de

Bioprocessos.

O objetivo dessa proposta é traçar um cronograma de realizações e divisões

de tarefas para que, durante a implantação, a comunidade não fique sem acesso à

biblioteca. Será necessário que isso seja feito no período de férias dos alunos,

época em que o fluxo de acesso é menor. De qualquer forma, será feito em etapas,

por áreas da biblioteca, entre livros, periódicos, etc.

Os alunos poderão estar à parte de tudo o que ocorre na biblioteca através de

alertas enviados, via e-mail, além de reservas, confirmações de data para devolução

de empréstimo, renovações e até pedidos de fotocópias. Essa automação tem a

finalidade, segundo Figueiredo (1999), de tornar efetivo o serviço e melhor

disponibilizá-lo de forma mais eficiente para o profissional e usuário.

11

1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO – UFRJ

A Universidade Federal do Rio de Janeiro – UFRJ foi a primeira Universidade

Federal do país criada em 1920. Teve como intuito unificar: a Faculdade de

Medicina criada em 1808 à Escola Politécnica, criada em 1792 com o nome de Real

Academia de Artilharia, Fortificação e Desenho e a Faculdade de Direito. Sua

criação foi de ato político e protocolar, existia somente na Lei. Em 1937 passou por

uma reformulação e foi nomeada para Universidade do Brasil – UB, reestruturada

com a missão de ser modelar às instituições universitárias existentes e até mesmo

às que futuramente fossem criadas. Além disso, nenhum curso superior poderia

existir no país se não tivesse, na UB, o seu modelo de correspondência

(UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO. Gestore, 2009.).

A partir disso, a procura por um espaço para criar esse centro universitário foi

constante. Possibilidades como Urca, Lagoa Rodrigo de Freitas independente de

aterros, Quinta da Boa Vista, Morro da Viúva, Niterói, Vila Valqueire. Após diversas

opiniões, em 1945 ficou definido que o arquipélago das 9 Ilhas de Manguinhos, após

aterramentos, seria a Ilha Universitária, conhecida como Ilha do Fundão. Em 1952 o

centro universitário foi inaugurado somente com o Instituto de Pediatria e

Puericultura.

Em 1972, deu-se por concluída oficialmente a obra do Centro Universitário da

UFRJ. Antes da conclusão da construção do Centro Universitário, a Reitoria da

universidade situava-se no antigo prédio dos alienados, na Praia Vermelha, onde

havia um campus da UFRJ.

Atualmente ela é dividida em dois campus: o campus da Praia Vermelha; e o

campus da Cidade Universitária onde é situada a Escola de Química. Além disso, a

UFRJ tem unidades isoladas como o Centro de Filosofia e Ciências Humanas, a

Escola de Direito, O Museu Nacional, Casa da Ciência, Escola de Enfermagem Ana

Nery, Escola de Música, Instituto de Ginecologia.

A UFRJ tem como missão proporcionar à sociedade brasileira os meios para

dominar, ampliar, cultivar, aplicar e difundir o patrimônio universal do saber humano,

capacitando todos os seus integrantes a atuar como força transformadora, isto é,

destina-se a completar a educação integral de seus integrantes.

12

Homepage 1- Portal da UFRJ

Fonte: Universidade Federal do Rio de Janeiro (2016)

1.1 O CENTRO DE TECNOLOGIA

O Centro de Tecnologia da UFRJ engloba quatro importantes unidades

acadêmicas, abrangendo um universo de ensino, pesquisa e extensão de alto

significado para a tecnologia nacional, conforme informa o site do CT – Centro de

Tecnologia. O CT é conhecido nacionalmente não só pela elevada inserção de seus

docentes e pesquisadores na solução dos problemas tecnológicos nacionais, mas

também devido ao apoio científico, técnico e financeiro de diversas instituições

científicas localizadas no Parque Tecnológico na UFRJ e também do apoio de

instituições de pesquisas.

13

Figura 1 - Fachada do Centro de Tecnologia

Fonte: FERNANDES (2006)

As quatro unidades que compõem o Centro de Tecnologia são:

• a Escola Politécnica – a Escola de Engenharia mais antiga das Américas;

• a Escola de Química da UFRJ fundada em 1933;

• a COPPE – Coordenação dos Programas de Pós-Graduação de

Engenharia – fundada em 1963;

• o IMA – Instituto de Macromoléculas Professora Eloisa Mano – fundado em

1968.

O CT tem como missão “formar profissionais de alto nível, empreendedores e

inovadores, na área tecnológica, com ética, responsabilidade social e ambiental,

contribuindo para o desenvolvimento e a melhoria da qualidade de vida no país.

Promover a integração de suas Unidades nas atividades de ensino, pesquisa e

extensão e facilitar a interlocução com a Reitoria, por intermédio da Decania,

atendendo as necessidades das partes interessadas, prioritariamente a comunidade

acadêmica, com atenção à segurança, saúde no trabalho e proteção ao meio

ambiente”.

14

1.1.1 Escola de Química

A Escola de Química da UFRJ foi fundada em 1933 com o nome de Escola

Nacional de Química sendo subordinada ao Ministério da Agricultura. Segundo a

UFRJ, com a fundação dela, foi criado o curso de Química Industrial e em 1944

passou a oferecer também o curso de Engenharia Química. Em 1965, a então

Escola Nacional de Química passou a denominar-se Escola de Química sendo

subordinada ao Centro de Tecnologia da UFRJ.

A Escola de Química é dividida em quatro departamentos. São eles:

• Departamento de Engenharia Bioquímica;

• Departamento de Engenharia Química;

• Departamento de Processos Orgânicos;

• Departamento de Processos Inorgânicos.

A Escola abrange 4 cursos de Graduação; Cursos de Extensão em

Engenharia Química e Meio Ambiente; Pós Graduação Lato Sensu, Mestrado

Profissional e Metrado e Doutorado Acadêmico.

De acordo com o Centro de Tecnologia da UFRJ, por ser fortemente

conhecida nacionalmente, a Escola de Química tem parceria com a Petrobrás,

UNIPAR – Universidade do Paraná, e com a Petroquímica União S.A.

A EQ tem como diretriz mestra “a integração do ensino, pesquisa e extensão”.

15

Homepage 2 - Site da Escola de Química

Fonte: Universidade Federal do Rio de Janeiro (2016)

1.2 SISTEMA DE BIBLIOTECAS E INFORMAÇÃO DA UFRJ

O SiBI – Sistemas de Bibliotecas e Informação da UFRJ – foi criado em 1983

com o intuito de integrar suas bibliotecas à política educacional e administrativa da

universidade e de organizar a aquisição centralizada de periódicos estrangeiros para

a UFRJ. Desde então o SiBI desenvolve essas ações, além de participar como

estrutura de apoio indispensável aos programas de ensino, pesquisa e extensão e à

cooperação técnico-científica, cultural, literária e artística da instituição através do

desenvolvimento de serviços e produtos de informação que atendam às exigências

de relevância e rapidez.

O SiBI tem como responsabilidade:

• o desenvolvimento das bibliotecas da UFRJ;

• a capacitação de seus funcionários;

• a aquisição centralizada do acervo;

• a informatização e modernização de suas bibliotecas;

• a integração com o Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidades de

Informação;

• a implementação de políticas de informação aprovadas pela Reitoria;

• a implementação de políticas de preservação de acervos;

16

• a implementação de políticas de desenvolvimento de coleções;

• a implementação de políticas de tratamento técnico dos acervos;

• o gerenciamento da Base de Dados Minerva ativa, proporcionando a

permanente manutenção do servidor hospedeiro, assim como da

assinatura anual do software Aleph;

• a participação no Conselho Superior de Coordenação Executiva-CSCE;

• a representação da UFRJ junto às entidades nacionais e internacionais

voltadas à área de Biblioteconomia;

• o apoio aos projetos de revitalização e modernização das bibliotecas;

• a assessoria aos arquivos documentais e aos museus da UFRJ;

• a divulgação da produção científica da UFRJ;

• o planejamento de novas Unidades de Informação.

Segundo a Bibliotecária Cássia Costa (2015), através da BAGER – Base

Gerencial – o SiBI colhe dados anuais sobre cada biblioteca e, partir daí identifica as

necessidades de cada uma. Dessa forma todas as bibliotecas da UFRJ passam a ter

o mesmo padrão.

Segue abaixo o Organograma Funcional do SiBI:

COORDENAÇÃO

ASSESSORIA

DIVISÃO DE

DESENVOLVIMENTO

DE BIBLIOTECAS

DIVISÃO DE

PROCESSAMENTO

TÉCNICO

CENTRO

REFERENCIAL

SETOR DE

MEMÓRIA

INSTITUCIONAL

17

O SiBI tem como missão “integrar as bibliotecas à política educacional e

administrativa da Universidade, provendo, disseminando e transferindo informação

de modo a viabilizar a atuação plena da Universidade na promoção do ensino,

pesquisa e extensão, estimulando a colaboração técnico-científica, literária e

artística”.

2.2.1 O site do SiBI

O site do SiBI foi elaborado pela Bibliotecária e Webdesigner Maria Luiza

Andrade. Oferece um espaço para pesquisa dentro do próprio site; link para o site da

UFRJ, para o Portal de Periódicos da UFRJ e para a Base Minerva. Contém uma

tabela com o cronograma de eventos das áreas de Biblioteconomia e Ciência da

Informação, e um guia para todas as Bibliotecas da UFRJ, notícias atuais, entre

outros. Além disso, o site mostra a previsão do tempo no Rio de Janeiro e o horário

de acordo com Brasília.

Homepage 3 – Site do SiBI

Fonte: Universidade Federal do Rio de Janeiro (2016)

1.2.1 Base Minerva

A Base Minerva foi criada a partir de uma necessidade do SiBI de automatizar

seu acervo. Em 1998, quando o SiBi, juntamente com a UFRJ, comprou o Software

18

Aleph. A partir desse software foi criada a Base Minerva, onde pode ser feita a

circulação/renovação de empréstimos e consulta via web do acervo de todas as

bibliotecas da UFRJ. Atualmente, a Base Minerva hospeda em torno de um milhão

de itens correspondentes ao acervo de todas as bibliotecas da UFRJ.

O uso da base Minerva como apoio à gestão da informação para o conhecimento na UFRJ deve ser considerada como o esforço para melhorar o desempenho humano e organizacional através da facilitação de conexões significativas entre pessoas, documentos e comunidades. Assim, a utilização da base Minerva tem como objetivos: garantir que todos (interna e externamente à UFRJ) tenham acesso ao conhecimento/produção científica da UFRJ, quando, onde e na forma que necessitam e motivar o compartilhamento da produção acadêmica e científica, utilizando o seu potencial de codificação/catalogação e difusão da informação (MELO; SÁ, 2006).

A página principal da Base Minerva é dividida pelo tipo de acervo que vai ser

procurado. Contém um link para o Portal Capes, para o site do IBICT e para as

Bibliotecas virtuais já existentes na UFRJ, bibliotecas externas e bases de dados

assinadas pela UFRJ.

Homepage 4 - Portal da Base Minerva

Fonte: Universidade Federal do Rio de Janeiro (2016)

19

Homepage 5 – Acesso à Base Minerva

Fonte: Universidade Federal do Rio de Janeiro (2016)

20

2 BIBLIOTECA PAULO GEYER DA ESCOLA DE QUÍMICA DA UFRJ

A Biblioteca Paulo Geyer fica localizada no Centro de Tecnologia, bloco E,

Cidade Universitária, CEP 20010-974 e o atendimento é feito no horário de 08:00 às

17:00, de segunda a sexta-feira.

Segundo a UFRJ, a Biblioteca da Escola Nacional de Química foi criada em

28 de Julho de 1933, na praia Vermelha, vinculada è Escola Nacional de Química.

Em 1972, foi transferida para a Cidade Universitária, Ilha do Fundão, passando a

Biblioteca Setorial, subordinada à Biblioteca Central do Centro de Tecnologia e ao

SiBI/UFRJ. Em 2007, com a revitalização de sua infra-estrutura e o patrocínio da

UNIPAR – Universidade Paranaense – passou a denominar-se Biblioteca PAULO

GEYER. Sua área total é de 235m², dividida em:

• 60m² para o acervo;

• 30m² para serviços internos;

• 145m² para área de leitura e circulação.

Figura 2 - Biblioteca Paulo Geyer Escola de Química

Fonte: Universidade Federal do Rio de Janeiro (2009)

De acordo com Arouck (2001), a biblioteca universitária tem como missão a

prestação de serviços com excelência a seus usuários, participando, assim, de

21

forma ativa intracurricular, do processo de ensino, pesquisa, aprendizagem além de

promover à toda a comunidade universitária o acesso, consulta e recuperação de

informação especializada e atualizada, em harmonia com as necessidades da

formação educacional superior.

A Biblioteca Paulo Geyer é especializada em Engenharia Química, Química

Industrial, Engenharia de Bioprocessos e Engenharia de Alimentos, cursos

ministrados na Escola de Química.

Seu acervo é composto de:

• Livros – em torno de 2522 títulos e 3460 exemplares;

• Teses e dissertações – 523 títulos e 1058 exemplares;

• Bases de dado eletrônicas;

• CD-Rom – 14 títulos.

Como mecanismo de recuperação automatizada, utiliza-se a Base Minerva

através do Software Aleph.

Conforme a bibliotecária Cássia Costa, baseado nas necessidades existentes

na Graduação e na Pós-graduação, a biblioteca utiliza os seguintes critérios para a

seleção:

• Adequação aos objetivos da Biblioteca;

• Bibliografia básica de cada curso;

• Sugestões de alunos e professores analisadas de acordo com a

necessidade;

• Necessidade e relevância para o acervo;

Para que a política de seleção tenha eficiência, a biblioteca organiza os dados

dos fornecedores das publicações, e realiza a cotação. Após isto é preenchida uma

planilha enviada em anexo com a ordem de prioridade definida pelos professores e

pela urgência. Esta é enviada para o SIBI que compra de acordo com a verba

destinada a cada Biblioteca por meio de licitação.

Os livros são dispostos em prateleiras de livre acesso de acordo com a CDD

22.ed. Existem três divisões básicas: seção de referência (enciclopédias, dicionários,

guias, tratados, manuais, handbooks, textbooks e seriados especializados), acervo

geral (livros em geral) e especial (anuários e anais).

22

A Biblioteca atende usuários internos (professores, alunos de graduação e

Pós-graduação e pesquisadores) e externos (cidadãos em geral).

Os usuários externos têm acesso à biblioteca apenas para consulta de livros

e não têm direito ao empréstimo.

A Biblioteca disponibiliza à sua comunidade:

• Consulta local;

• Empréstimo;

• Normalização de documentos;

• Empréstimo entre bibliotecas;

• Pesquisa bibliográfica on-line;

• Treinamento de usuários;

• Alertas on-line sobre novas aquisições;

• Exposições temporárias.

O Setor de Atendimento possui a responsabilidade de orientar o usuário com

relação ao acervo, empréstimo e a otimização do uso do sistema.

A biblioteca possui uma infra-estrutura de acordo com seu acervo.

A biblioteca é subordinada ao SiBi portanto, possui um bibliotecário

responsável, que transmite todas as políticas adotadas para a administração do

mesmo através das reuniões periódicas e por meio de estatística realizada

anualmente. O bibliotecário também é responsável pelos técnicos e estagiários.

Outro fato é que todas as medidas implantadas em relação à redução de

prazo de empréstimos e fechamento da Biblioteca devem ser comunicadas e ter

autorização do Diretor da Escola.

O único recurso é o dinheiro das multas cobradas pelas obras atrasadas,

revertido para compra de materiais para Biblioteca.

23

3 AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS

A automação de bibliotecas surgiu na década de 60, através de grandes

computadores. Nos países desenvolvidos, a partir da década de 80 foram

desenvolvidos aplicativos para o gerenciamento de bibliotecas garantindo ao

bibliotecário maior agilidade no tratamento e gerenciamento de informação e

também maior domínio da tecnologia. Dessa forma a tecnologia tornou-se amigável

para o usuário.

Nos países desenvolvidos, as bibliotecas se automatizaram durante os anos 80 e começo dos anos 90. No início deste período, foram as grandes bibliotecas que tomaram a frente o processo de automação de seus acervos. Era a época em que os sistemas eram construídos com o objetivo de resolver problemas específicos de uma biblioteca em particular. Posteriormente, surgiram softwares prontos para serem utilizados. Não era mais a biblioteca que ditava suas necessidades, mas as empresas detentoras do produto que ofereciam sistemas nos quais vinham embutidas soluções para automação da biblioteca como um todo. Se, por um lado, estes pacotes tinham de sofrer adaptações que nem sempre eram possíveis de serem concretizadas, por rum outro, esta nova era permitiu que bibliotecas mais acessíveis financeiramente, iniciando assim a sua automação. (CAFÉ; SANTOS; MACEDO, 2001, p. 70).

Já no Brasil, o histórico é diferente. Por falta de hardwares e softwares

destinados à automação de bibliotecas, o processo de automação foi tardio. A partir

de 1993, no Brasil, surgiu disponibilidade de recursos avançados para a

informatização de bibliotecas, devido à chegada de máquinas e softwares de última

geração decorrente das facilidades com as mudanças da política de informática no

país.

Lima (1999) relata que no Brasil, a automação de bibliotecas já passou das

etapas iniciais de desenvolvimento, priorizando, no que diz respeito a tratamento da

informação, serviços de catalogação e indexação automatizada.

Figueiredo (1998), em seu estudo sobre automação de bibliotecas

universitárias, reconhece no processo de informatização, os benefícios de rapidez,

agilidade e eficiência no atendimento e na prestação de serviços, otimizando, não só

a relação com os usuários, mas também, o controle e formação de acervos,

levantamento bibliográfico, tratamento técnico do material, serviços de empréstimos

e devoluções, comutação, reclamação de obras em atraso etc. Segundo Corte et al.,

“[...] se as bibliotecas e centros de documentação quiserem oferecer melhor serviço aos usuários e cumprir sua missão, necessário se torna acompanhar passo a passo o desenvolvimento da sociedade, entender com

24

mais precisão os hábitos e os costumes dos usuários, adaptar as tecnologias às necessidades e quantidades de informação de que dispõem, assim como utilizar um sistema informatizado que privilegie todas as etapas do ciclo documental, no qual a escolha recaia sobre uma ferramenta que contemple os recursos hoje disponíveis, sem se tornar obsoleto a médio e longo prazos”. (CÔRTE et al., 1999.)

É necessário destacar que só a automação não é suficiente para um

funcionamento da biblioteca. O bibliotecário é diretamente responsável. Ele tem que

ter conhecimento das necessidades da biblioteca, estar atento ao seu usuário e

saber estabelecer os mecanismos corretos para a seleção e aquisição de um

software de acordo com a biblioteca.

25

4 ALEPH 500™

Líder de mercado na automação de bibliotecas e centros de pesquisa, o

software ALEPH 500™ – Automated Library Expandable Program Hebrew – é,

Segundo Côrte et al. (2000), “um software desenhado especificamente para o

gerenciamento de bibliotecas e centros de documentação e informação bibliográfica.

É um sistema amigável e totalmente integrado”.

O software surgiu em 1980 a partir da idéia de bibliotecários, analistas de

sistemas e programadores em criar um sistema automatizado de biblioteca que

fosse eficiente, de fácil uso e multilíngüe. A partir disso, foi criada a Ex-Libris,

empresa que seria então a responsável pelo Aleph.

A Ex-Libris é uma empresa de propriedade da Universidade Hebréia de

Jerusalém, sediada em Tel-Aviv-Israel. No Brasil, ela é representada pela empresa

Bibnet Bibliotecas Digitais Ltda. com sede em São Paulo.

O Grupo Ex Libris Group é um fornecedor mundial de soluções de software e de serviços relacionados com bibliotecas e centros de informação. A linha de produtos da Companhia foi customizada para servir as necessidades funcionais e lingüísticas para mais de 20 idiomas. A equipe de funcionários consiste em mais de 230 empregados pelo mundo, com um centro de desenvolvimento que inclui tanto bibliotecários qualificados como expertes na engenharia de software (EX LIBRIS, c2005).

Tem como clientes no Brasil diversas Instituições federais e privadas, na

maioria delas universidades. Abaixo, algumas Instituições clientes da Ex Libris:

• ANP;

• FIOCRUZ;

• IBICT;

• Petrobras;

• PUC-RS;

• PUC-SP;

• TSE;

• UFRN;

• UFRS;

• UFRJ;

• ULBRA;

• UNESP;

26

Além do ALEPH, a Ex Libris tem outros programas voltados para automação

de bibliotecas. São eles:

• Alephino - sistema preparado para a cooperação bibliográfica entre as

bibliotecas;

• SFX – servidor de links;

• Metalib – permite aos usuários o acesso às coleções digitais da Instituição;

• DigiTool – permite a criação e controle das coleções digitais locais da

Instituição;

• Verde – contém “Ferramentas para gerenciar de maneira eficaz a

expansão das coleções eletrônicas durante o ciclo de vida da fonte - da

avaliação, seleção e aquisição, pela renovação e cancelamento”. (Ex Libris,

2005.)

• Primo – “amplia o potencial das bibliotecas ao fornecer aos usuários uma

solução universal para a descoberta e fornecimento de fontes de informações

físicas e em meio digital, independente do seu formato e localização”. (Ex

Libris, 2006.)

Homepage 6 - Site da Ex Libris

Fonte: Ex Libris (c2005)

27

Abaixo, está um quadro com as 4 gerações do ALEPH:

Figura 3 - Quatro gerações do ALEPH

Fonte: Ex Libris (c2005) Atualmente o software está na quarta geração e na versão dezoito. Tais

mudanças ocorrem para que esse software vá de encontro às demandas específicas

de cada biblioteca.

O ALEPH 500™ é flexível, customizável, podendo ser combinado de diversas

formas com o propósito de se adequar a uma biblioteca ou centro de informação. É

multilíngüe e bidirecional. É um sistema totalmente integrável, abrangente e aberto.

Permite a inclusão de full-text, o tratamento e a disponibilização de imagens. Seu

banco de dados suporta até nove milhões de itens.

Algumas de suas ferramentas são:

• aquisição;

• catalogação;

• circulação;

• seriados;

• catálogo em linha de acesso público – OPAC;

• disseminação seletiva da informação;

• informações dos usuários;

• serviços de importação e exportação on-line;

28

• geração de relatórios e estatísticas através da ARC – Central de Relatórios

do ALEPH;

• empréstimos entre bibliotecas;

• gerenciamento de itens de dados;

• controle de autoridade;

• compartilhamento de recursos;

• conformidade a padrões e normas internacionais;

• Monitoria vinte e quatro horas para a equipe da biblioteca;

• backup e restauração de dados.

A arquitetura do ALEPH 500 é baseada no modelo cliente-servidor de

múltiplas camadas, possibilitando às bibliotecas a expansão de seus equipamentos.

Oferece também a operação de bibliotecas de diferentes tamanhos.

Sua arquitetura cliente/servidor é baseada em técnicas de programação

orientada a objetos, o que permite que o cliente expanda o sistema sem custos de

modificação do código fonte. O ALEPH contém tabelas de parâmetros direcionadas

pela concepção on site do sistema para aplicações específicas, sendo

modificadas/definidas pela Instituição. Essas tabelas são divididas em:

• Tabelas de diálogos e comandos: constituída de telas WWW; cliente GUI –

interface do usuário gráfico; e formulários;

• Tabelas de estruturas de bancos de dados que abrange:

§ Tabelas do registro de documentos;

§ Tabelas de acesso a arquivos que contém três tipos de acesso: São

eles: autoridades; índices; e palavras;

§ Tabelas de formatação para exibição e impressão;

§ Tabelas de regras de circulação;

§ Tabelas monetárias.

O ALEPH 500™ é dividido em módulos. Os módulos mais usados serão

descritos a seguir.

29

4.1 MÓDULO AQUISIÇÃO/PERIÓDICOS

Segundo a Ex Libris esses dois módulos foram integrados para que o

processo de aquisição, registro de faturas, cobranças de atraso e recebimentos de

materiais se tornassem mais fáceis e eficazes.

Dividido em cinco modalidades de aquisição: compra, doação, permuta,

consignação e depósito legal, este módulo gerencia todo o processo de aquisição

incluindo recebimentos, faturas, reclamações, agradecimentos, verbas e

fornecedores.

Quando um pedido é cadastrado, o sistema cria automaticamente um número de pedido, que pode conter até 15 caracteres alfanuméricos. O número pode ser sobrescrito, se desejado. O formulário de Assinatura inclui: data de assinatura, período de assinatura, data de renovação e um flag para indicar renovação automática de assinatura. O sistema permite verificar inconsistências no pedido on-line. As faturas podem ser cadastradas de duas maneiras: criando um registro de fatura geral ou criando uma fatura para cada pedido. Podem ser usados três tipos diferentes de fatura: Normal, Proforma e Depósito. As faturas podem corresponder a Créditos ou Débitos (GUSMÃO, 2001, p. 44).

O ALEPH também converte os valores para a moeda local.

Já a função periódicos tem como objetivo o acesso aos dados bibliográficos e

às informações de aquisição, despesas e fornecedores. Esses dados podem ser

acessados por meio de ISSN, palavras-chave, títulos ou por definição de busca da

biblioteca.

Esse módulo apresenta características cruciais para um funcionamento

eficaz. São elas:

• A inclusão de fascículos feita centralizada ou descentralizada;

• Mudanças feitas no status da assinatura afetam automaticamente o

número de exemplares esperados;

• Há a opção desfazer no status de chegada de fascículos quando

registrados errados.

• Resumos das coleções de periódicos podem ser geradas

automaticamente pelo sistema se a biblioteca se adequar ao formato de

holdings do formato MARC21;

• O recebimento dos fascículos de periódicos pode ser incluído nos perfis

de DSI do usuário, alertando quando um novo fascículo de algum periódico

chega à biblioteca.

30

4.2 MÓDULO CATALOGAÇÃO

Esse módulo abrange todas as funções de catalogação, além de se integrar

com as demais funções do software. Compatível com formato MARC, além dos

padrões FRBR e AACR3. Permite que todos os tipos de material sejam catalogados

em uma única base de dados. A flexibilidade do Módulo de Catalogação oferece às

instituições a opção de utilizar planilhas de catalogação padrão do ALEPH500 ou

utilizar as planilhas de catalogação definidas pela própria instituição, informa a Ex

Libris, podendo ser alteradas ou excluídas sempre que necessário.

Registros e dados dos fornecedores, dados bibliográficos e de outras

bibliotecas podem ser transferidos com os programas do ALEPH 500 ou através do

protocolo Z39.50.

Características deste módulo:

• Validação de dados;

• Relatórios de registros para serem revisados afim de detectar erros na

catalogação;

• Criação e permanência das ligações com os registros de autoridade de

maneira automática;

• Relatórios que controlam a integração da base de autoridades com seus

registros bibliográficos;

• Programas que constatam duplicidades e realizam mesclagem de

registros;

• Permite que bases de autoridades locais e remotas sejam pesquisadas

dentro do Módulo de Catalogação.

4.3 MÓDULO CIRCULAÇÃO

Este módulo está destinado ao controle de empréstimos, permitindo que

esses empréstimos sejam controlados por datas fixas ou períodos de devolução.

Uma de suas funções é o cadastro de usuários, para que eles possam fazer

reserva on-line de material bibliográfico, além de nesse cadastro informar os

impedimentos e autorizações para empréstimos.

31

Além disso, contém um sistema integrado de gerenciamento de caixa

permitindo visualização e pagamento de multas e outras transações monetárias

definidas pela biblioteca. Há também a possibilidade, mediante autorização, do

cancelamento de multa por atraso na devolução. Apresenta também um sistema de

auditoria permitindo o acompanhamento de todas as transações financeiras. Têm

alertas via e-mail para os usuários informando novas aquisições, eventos na

biblioteca, etc.

O módulo circulação dispõe de um programa para que, caso o sistema fique

fora do ar, o trabalho da biblioteca continue acontecendo. Sendo assim, as

transações efetuadas durante esse período pode ser registradas e armazenadas

localmente e sendo transferidas logo que a conexão se restabeleça.

A Ex Libris (c2005) informa que através da central de relatórios do ALEPH,

podem ser gerados para o módulo circulação os seguintes relatórios:

• Estatísticas de empréstimos;

• Renovações

• Pedidos de reservas

• Dados relacionados com o fluxo de trabalho dos funcionários.

Características desse módulo:

• Controles e transações com códigos de barra;

• Suporte a pedido de fotocópias;

• Produção de cartas e notificações facilmente customizadas;

• Criação simplificada de registros de usuários através de rotinas de

importação de dados;

4.4 MÓDULO EEB– EMPRÉSTIMO ENTRE BIBLIOTECAS

O Módulo EEB fornece aos usuários e aos funcionários acesso a um grupo

de materiais que não residem localmente no sistema. Administra solicitações dos

usuários e funcionários da biblioteca. Através dos protocolos TCP/IP ou STMP, se

comunica diretamente com outros sistemas. Portanto, segundo documentação do Ex

LIBRES, este Módulo foi:

Desenvolvido especialmente para obter o melhor fluxo de trabalho, o módulo permite a criação dos pedidos de EEB pelo Web OPAC do

32

ALEPH 500; o acompanhamento do pedido pode ser feito pelo usuário na sua lista de atividades com a biblioteca. Quando um item que foi solicitado é recebido pela biblioteca um empréstimo para o usuário solicitante é criado no módulo de Circulação. Quando um item de EEB é devolvido pelo usuário, a equipe da biblioteca é alertada. Todas as transações de caixa relacionadas com EEB são registradas automaticamente no caixa do usuário. (EX LIBRIS, c2005.)

33

5 PROJETO DE AUTOMAÇÃO DE EMPRÉSTIMOS DA BIBLIOTECA PAULO

GEYER

A recuperação de dados da Biblioteca Paulo Geyer é feita pela Base Minerva

através do software Aleph. Para a automação de empréstimos será utilizado o

Módulo Circulação do Aleph. Para isso é crucial a elaboração de um plano de ação

com o objetivo de subsidiar as ações implementadas no acervo da Biblioteca Paulo

Geyer durante o período de férias.

Este Plano estabelece as diretrizes gerais para automação dos empréstimos

e registro das obras. O apoio da Comunidade Acadêmica será importante para sua

execução, já que será preciso fechar a Biblioteca após o término das aulas.

5.1 MISSÃO

Promover a organização do acervo e disponibilizar na Base de Dados Minerva

a informação atualizada sobre o status das obras, além de possibilitar o empréstimo

das mesmas através do sistema Aleph.

5.2 RECURSOS

Para efetivação do Plano serão necessários os recursos abaixo:

• Dois estagiários de Biblioteconomia para auxiliarem nas atividades;

• Impressora disponível para impressão de etiquetas;

• Luvas;

• Estabilizador.

5.2.1 Decisões

A Biblioteca Paulo Geyer ficará fechada durante o período de férias dos

alunos. Esta medida visa permitir o cumprimento das atividades dentro do prazo

estabelecido.

Não serão realizados empréstimos de Teses, Dissertações, Monografias a

partir de um mês antes do fechamento da Biblioteca, e as outras obras a partir de

quinze dias antes. As devoluções com data prevista para enquanto a Biblioteca

34

estiver fechada deverão ser executadas até uma semana antes do fechamento da

Biblioteca.

5.3 ATIVIDADES A SEREM EXECUTADAS

Para que o processo de automação seja organizado e evolua corretamente, é

necessário informar à comunidade da biblioteca o motivo do fechamento, da

impossibilidade de empréstimos e também realizar algumas atividades, que são:

• Instalar leitora e impressora no computador do balcão;

• Divulgar para Comunidade Acadêmica sobre o fechamento e o prazo de

devolução das obras, através de avisos nos quadros da Escola de Química;

• Fazer planilha com os códigos dos usuários e dos prazos para

automatização dos empréstimos no Aleph.

• Tombar e carimbar todas as obras;

• Cadastrar no sistema todos os usuários com ficha de inscrição renovada;

• Gerar listagem no Aleph de todas as obras cadastradas;

• Conferir se todas as obras do acervo estão cadastradas no sistema;

• Atribuir um número de código de barras para cada obra;

• Registrar no sistema o código de barras e o número de tombo de cada

obra;

• Alterar todos os números de chamada errados;

• Etiquetar novamente todas as obras (etiqueta impressa);

• Verificar quantas obras foram extraviadas e alterar o status no sistema;

• Inserir no sistema obras não cadastradas;

• Reorganizar a seção de referência;

• Confeccionar cartaz com as classes principais e os assuntos para o mural;

• Colocar os assuntos principais nas prateleiras;

• Reservar em caixas as obras deterioradas e obras defasadas (todas as

obras sejam para descarte ou desbaste serão discriminadas em uma listagem

que indicará a localização, ou seja, em qual caixa se encontra);

• Quantificar todos os dados para emissão de relatório estatístico.

35

5.4 OPERACIONALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES

Para sistematizar e otimizar tempo as atividades serão organizadas em três

ciclos, onde cada funcionário terá uma função.

• Primeiro Ciclo – Primeiro mês

Atividades Responsáveis Ø Planilha de automatização dos

empréstimos;

Ø Relatório das obras cadastradas no

sistema;

Ø Confeccionar planilhas para coleta dos

dados estatísticos;

Ø Elaborar avisos para Comunidade

Acadêmica.

Ø Organização das atividades

Ø Tratamento técnico das obras dos

armários;

Ø Auxílio na elaboração dos avisos;

Ø Atendimento aos usuários.

Bibliotecários

Ø Cadastramento dos usuários na

circulação do sistema;

Ø Atendimento aos usuários.

Assistentes

Ø Conferir as obras da ultima prateleira

com a listagem do sistema e indicá-las;

Ø Relacionar as obras da última

prateleira que estão deterioradas;

Ø Organizar as obras na estante com

avisos.

Estagiários

36

• Segundo Ciclo – Segundo mês

Atividades Responsáveis

Ø Atribuir código de barras a cada obra;

Ø Registrar no sistema o código de

barras e o tombo de cada obra,

Ø Verificar o cadastro dos exemplares

no sistema

Ø Auxiliar no cadastro das obras no

sistema.

Ø Catalogação diferenciada para as

teses da ANP

Ø Inserir no sistema obras não

cadastradas

Bibliotecários

Ø Etiquetar as obras revisadas

Ø Alterar os números de chamada

errados.

Assistentes

Ø Conferir as obras de cada prateleira

com a listagem e identificá-las

Ø Separar obras cadastradas e não

cadastradas.

Ø Tombar as obras das prateleiras

revisadas

Estagiários

Ø Reorganizar a seção de referência

Ø Colocar os assuntos principais nas

prateleiras

Equipe

37

• Terceiro Ciclo – Terceiro mês

Atividades Responsáveis Ø Quantificar todos os dados para emissão de relatório estatístico; Ø Confeccionar cartaz com as classes principais e os assuntos para o mural.

Bibliotecários

Ø Verificar as obras extraviadas e alterar o status no sistema.

Assistentes

38

CONCLUSÃO

O presente trabalhou procurou descrever um pouco da história da UFRJ.

Apresentou a trajetória do Centro de Tecnologia, evidenciando a Escola de Química.

Apontou a Biblioteca Paulo Geyer como um Centro de Referência, porém ainda, com

algumas limitações. Mostrou a importância do projeto de automação de biblioteca,

apresentando o software ALEPH e propondo a implantação imediata do Módulo

Circulação para sanar tais limitações.

Estas apresentações foram feitas com o intuito de contextualizar o usuário e

os bibliotecários da Escola de Química da importância de se trabalhar em uma

biblioteca com todos os seus recursos automatizados.

Essa é uma realidade que não tem mais volta e a Biblioteca Paulo Geyer não

pode ficar de fora, mostrando ter todas as ferramentas e infraestrutura necessárias

para que sua automação seja complementada. Inicialmente passou por uma reforma

para receber e organizar seu acervo. Recebeu novos computadores, sua sala de

leitura foi ampliada e os serviços oferecidos à comunidade. Mostrou estar habilitada

para finalizar seu processo de automação faltando apenas incluir, ao seu sistema, o

controle de circulação que têm a ver com uma das funções fundamentais da

biblioteca.

O que este trabalho mostrou também foi que a equipe da Biblioteca,

juntamente com a equipe do SiBI estão prontos para colocar em prática esse

projeto.

Espera-se, entretanto, trazer contribuições para que o projeto apresentado

seja implantado o quanto antes, o que sem dúvida, contribuirá para a melhoria dos

serviços e para a satisfação dos usuários.

39

REFERÊNCIAS

AROUCK, Osmar. Avaliação de sistemas de informação: revisão. Transinformação, Campinas, v. 13, n.1, p. 7-21, 2001. CAFÉ, L.; SANTOS, C.; MACEDO, F. Proposta de um método para escolha de software de automação de bibliotecas. Ci. Inf., Brasília, v. 30, n. 2, p. 70-79, maio/ago. 2001. CORTE, Adelaide Ramos et al. Automação de bibliotecas e centros de documentação: o processo de avaliação e seleção de softwares. CI. Inf., Brasília, v.28, n.3, p.241- 256, set./dez. 1999. Ex LIBRIS. c2005. Disponível em: <http://www.exl.com.br/>. Acesso em dez. 2015. FERNANDES, Marco. Centro de Tecnologia [UFRJ]. 2006. Disponível em: <http://www.imagem.ufrj.br/index.php?acao=detalhar_imagem&id_img=1054>. Acesso em: 20 jan. 2016. FIGUEIREDO, Nice. Situação da automação nas bibliotecas universitárias. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 10., 1998, Fortaleza. Anais... Fortaleza: UFCE, 1998. GUSMAO, A. Avaliação da qualidade e determinantes de desempenho do Aleph 500 em Bibliotecas Universitárias Brasileiras. 2001. Dissertçaão (Mestrado)– Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal da Paraíba, João Pessoa, 2001. LIMA, G. Softwares para automação de bibliotecas e centros de documentação na literatura até 1998. Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 3, p. 310-321, set./dez. 1999. MELO, P.; SÁ, M. I. O uso da base de dados Minerva no desenvolvimento da gestão da informação para o conhecimento na UFRJ. Cuba: UFRJ, 2006. (slides) UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO Portal da UFRJ. 2016. Disponível em: <http://www.ufrj.br>. Acesso em: jan. 2016. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO. Gestore. Institucional. [2016?]. Disponível em: <http://www.gestore.poli.ufrj.br/institucional.html>. Acesso em: 29 jan. 2016. VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 7. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.