DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL · Para um melhor entendimento acerca do assunto...
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
Organização do trabalho visando qualidade de vida
Por: Iasmim Vanessa Veloso Guimarães
Orientador
Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço
Rio de Janeiro
2015
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
DOCUMENTO PROTEGID
O PELA
LEI D
E DIR
EITO AUTORAL
2
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
Organização do trabalho visando qualidade de vida
Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada
como requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em Gestão de Sistemas Integrados em
QSMS / SGI
Por: . Iasmim Vanessa Veloso Guimarães
3
AGRADECIMENTOS
Aos amigos queridos e presentes, familiares
críticos e persistentes, aos colegas de
trabalho com os quais fiz e continuo fazendo
descobertas.
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DEDICATÓRIA
Dedica-se à minha mãe Sônia Regina Veloso
Guimarães que em seu incansável apoio e
dedicação sempre presente em minha vida.
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RESUMO
A necessidade de qualidade de vida vem se tornando cada vez mais explícita. Faz
parte do direito do trabalhador conviver em um ambiente que lhe proporcione
satisfação e o motive a trabalhar sempre da melhor forma possível. Um ambiente
organizado com funções organizadas deve estar alinhado com saúde ocupacional e
bem estar. Ter como objetivo analisar as ações administrativas direcionadas para a
melhoria da qualidade vida no trabalho de seus colaboradores. Os objetivos
específicos foram analisar como a não organização do trabalho pode gerar
problemas no ambiente de trabalho, na execução das tarefas e na qualidade de vida
do profissional. Baseado na coleta de dados através de entrevista e questionário
aplicado a 02 funcionários das áreas de Telecomunicações e Eletrotécnica, os
resultados indicam que os níveis de organização implicam na realização adequada
dos serviços e na baixa qualidade de vida dos colaboradores, havendo necessidade
de melhorias no sentido de adequar o sistema de organização e motivação aos
anseios dos colaboradores, democraticamente, bem como desenvolver ações que
deem mais tranquilidade aos mesmos, no sentido de se sentirem aptos a função
que exercem respeitados pelo o que fazem e motivados a serem melhores a cada
dia.
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METODOLOGIA
Este trabalho foi desenvolvido a partir das observações de como profissionais da
área técnica de Telecomunicações e Eletrotécnica, organizam as suas funções
diárias e como os mesmos lidam com o estresse e ansiedade que envolve esta
organização. Para um melhor entendimento acerca do assunto ansiedade, foi
utilizado como referencia bibliográfica a leitura do livro ‘’Ansiedade – Como enfrentar
o mal do século’’ de (AUGUSTO CURY), ‘’Introdução à administração – Uma
iniciação ao mundo das organizações’’ de (AGAMÊMNOM ROCHA SOUZA e
VOCTOR CLÁUDIO PARADELA) e através de uma entrevista realizada com um
profissional de cada área, onde foram questionados alguns pontos acerca de como
é realizado os serviços e como esta rotina interfere na vida pessoal, mental e física
destes profissionais e que métodos podem ser adotados a fim de amenizar essa
possível desorganização e ansiedade.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - Organizar 10
CAPÍTULO II - Organização
– Fator de Produtividade 20
CAPÍTULO III – Estresse e Organização 26
CONCLUSÃO 37
ANEXOS 38
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 50 ÍNDICE 51
8
INTRODUÇÃO
A presente monografia apresenta como tema, os Métodos de Organização das
tarefas no ambiente de trabalho.
Este trabalho tem por objetivo, analisar como profissionais das áreas
técnicas de Telecomunicações e Eletrotécnica são levados a assumir diversas
tarefas diárias, sem perceber como deveram ser processadas e qual será o
resultado dessas tarefas para a vida profissional, pessoal, sua saúde física e
mental.
O ser humano trabalha para satisfazer suas necessidades, mas até que
ponto essas necessidades podem ser benéficas e como o tempo e as tarefas devem
ser administradas em prol disso. Aprender a administrar o tempo com as tarefas
diárias pode parecer complicado ou até impossível, mas se houver o mínimo de
dedicação é possível chegar a ótimos resultados, que iram refletir em todos os
aspectos da vida humana. As funções que oferecem riscos a integridade humana,
riscos patrimoniais e ambientais, merecem uma maior atenção aos métodos de
organização.
Serão apresentados dois segmentos profissionais que envolvem riscos na
execução de suas funções, a área técnica em Telecomunicações e Eletrotécnica.
O primeiro capítulo’’ Organizar’’ disserta como trabalhar com organização é
benéfico tanto para a vida profissional quanto para a vida pessoal, como as
empresas e profissionais que nelas atuam se tornam mais produtivos e trabalhem
com mais qualidade em todos os segmentos da empresa.
O segundo capítulo ‘’Organização – Fator de Produtividade’’ mostra como
pequenas ações no dia a dia facilitam a execução e organização das tarefas, alguns
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métodos de organização são citados, demonstrando que é possível haver
organização de maneira simples e funcional. Como um profissional organizado pode
ser um fator de produtividade, tanto para a própria carreira quanto para a empresa
em que atua.
O terceiro capítulo ‘’Estresse e Organização’’ faz uma relação de como é
possível conciliar uma boa e eficaz organização sem que para isso se tenha
momentos de estresse e ansiedade, ao contrário, como ser um profissional e uma
pessoa organizada elimina estresses desnecessários, facilitando nas tarefas diárias
dentro e fora do local de trabalho.
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CAPÍTULO I
TÍTULO DO CAPÍTULO
ORGANIZAR
... Sua tarefa é descobrir o seu trabalho e, então,
Com todo o coração, dedicar-se a ele.
Buda
Planejar e organizar de maneira calma e consciente, priorizando as
tarefas de maior urgência, observando prazos, fazendo uso de ferramentas que
possam aperfeiçoar este desenvolvimento.
“Um trabalho realizado com qualidade exige concentração”.
Prover organização
De acordo com a Organização Internacional do Trabalho (OIT), homens e
mulheres devem ter um trabalho produtivo e de qualidade, em condições de
liberdade, equidade, segurança e dignidade humanas.
A organização é um assunto complexo, porém quando começa a ser feita se
torna algo prazeroso, pois traz mais facilidade no planejamento e execução das
tarefas diárias. Empresas bem estruturas em seus métodos de organização
possuem uma vantagem por estarem preparadas, para lidar com questões como:
Capacitação de profissionais para executar as funções dentro da empresa de
acordo com as normas técnicas vigentes, por exemplo, curso de NR10,
certificações nas áreas correspondentes; obtenção de materiais e equipamentos,
cumprimento de prazos, auditorias internas e externas. Quando uma empresa já
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possui métodos de organização implementados em cada seguimento, os seus
colaboradores passam a ter um direcionamento na realização de suas tarefas.
A complexidade em organizar algo, esta em primeiramente analisar e definir a
importância que cada tarefa tem e observar o espaço físico, os meios para que se
possa começar uma boa e eficaz organização do trabalho.
Os métodos de organização irão variar de acordo com a função a ser realizada,
tempo para execução da mesma, tipo de material e ferramentas a serem
utilizados.
O objeto de estudo desta monografia, os Profissionais de Telecomunicações e
Eletrotécnica, possuem em sua rotina de trabalho, várias fases em um único dia
de trabalho e para que tudo saia de acordo com o esperado, os mesmos
precisam seguir um cronograma (Figura 3) que é o início de uma organização
simples e de fácil entendimento.
Organograma de execução dos serviços nas áreas técnicas de Telecomunicações e Eletrotécnica
Figura 1 Organograma de execução dos serviços nas áreas técnicas de
Telecomunicações e Eletrotécnica (Autoria Própria)
Separar materiais e ferramentas
Separar OS (Ordens de serviço) Por prioridade
Verificar as condições de trabalho - Analisar
e isolar o local
Fazer uso dos EPI e EPC adequados
Início dos serviços Término dos serviços / Fechamento da
Recolher o lixo produzido, sobra de
materiais e ferramentas utilizadas
Liberar adequadamente o
local
Contabilizar o material e fazer a devolução e ou
descarte adequado
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Um organograma, como o mostrado acima (Figura 1), é um exemplo de
organização dos procedimentos básicos que devem ser seguidos na execução
dos serviços e deve ser disponibilizado nos locais onde os técnicos tenham fácil
acesso para consulta e execução dos procedimentos descritos.
A área técnica envolve uma série de procedimentos que devem ser adotados, do
planejamento de uma obra até a execução da mesma, todos os setores devem
estar alinhados, pois um depende do outro para que os próximos passos possam
ser dados, a organização é um procedimento que deve ser tomado e ajustado a
todo instante, pois existem também os riscos, os perigos físicos no que tange a
integridade dos trabalhadores envolvidos e de outras pessoas que transitam
pelos locais onde as obras, manutenções irão acontecer.
Mesmo implementando métodos de organização, podemos fracassar nos
esforços de controle se não soubermos interpretá-los corretamente. Muitas vezes,
faz-se necessária a realização de um diagnostico aprofundado para que sejam
encontradas as principais causas da ocorrência de um determinado problema ou
deficiência. Existem diversas metodologias próprias para este fim, dentre as
chamadas ferramentas da qualidade, utilizadas pelas organizações que buscam
elevar seu nível de qualidade, organização e produtividade. Uma das mais
conhecidas é o diagrama de causa e efeito (Figura 2), que levanta as
deficiências, as causas desses fatores e assim por diante, até que se conheçam
as verdadeiras raízes do problema.
Programa 5 "S" - Uma prática que gera resultados
O programa 5S é uma ferramenta, dentre várias que conhecemos no mercado
utilizado para implantar o Sistema de Qualidade Total em uma empresa, em uma
instituição e por que não, na vida profissional e pessoal de cada indivíduo. Este
método surgiu no Japão pós-guerra com a finalidade de reestruturar, organizar e
melhorar a produção das indústrias japonesas, tendo como objetivo superar a
crise de competitividade. O conceito do método 5S assim é chamado por ser
composto por cinco palavras que começam com a letra "S": Seiri, Seiton, Seisou,
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Seiketsu e Shitsuke. Este programa trata-se de um sistema de cinco conceitos
básicos e simples, mas traz em sua essência a necessidade de mudanças de
atitudes, pensamentos e comportamento pessoal, o que possibilitará, através da
prática, alcançar os objetivos propostos.
A prática do método 5S consiste em:
1º S - SEIRI (senso de utilização): separar as coisas necessárias (úteis) das
desnecessárias (inúteis);
Esta é a fase em que se deve organizar o trabalho de modo que só se utilize o
que for realmente necessário, na quantidade certa e controlada de forma a
facilitar as operações. Este primeiro senso também é interpretado como senso de
utilização, arrumação, organização e seleção. Deve-se agir preventivamente e
todo o grupo (equipe) precisa estar treinado para diferenciar o útil do inútil para
proporcionar redução de gastos com espaço e estoque, aumentar a
produtividade, evitar compras de matéria-prima desnecessária, diminuir acidentes
de trabalho, melhorar a qualidade do ambiente de trabalho.
2º S - SEITON (senso de organização): ordenar e identificar as coisas para que
qualquer pessoa possa encontrá-las quando desejado;
Esta é a fase em que o objetivo é identificar e organizar todo equipamento ou
material para que qualquer pessoa que necessite, possa visualizar e encontrar de
forma fácil e rápida. A ideia principal aqui é estabelecer um lugar para cada coisa,
criar e padronizar as nomenclaturas, ordenar os materiais de trabalho, usar
rótulos com cores diferentes para cada material, expor pontos críticos como
máquinas que ofereçam riscos e localização de extintores de incêndio, eliminar
objetos ou móveis que possam atrapalhar os corredores de locomoção.
3º S - SEISOU (senso de zelo ou de limpeza): criar e manter um ambiente físico
limpo e agradável, eliminando as causas de sujeira e agindo preventivamente
para não sujar;
Esta é a fase em que se busca desenvolver em cada empregado a importância
de manter seu local de trabalho limpo, o que proporciona um ambiente de
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trabalho de qualidade e segurança. Por mais que se diga que não há como
manter limpo o piso de uma oficina mecânica limpa, sabe-se que tudo é questão
de vontade, pois encontramos vários exemplos de oficinas extremamente limpas
e organizadas. O foco principal está na utilização adequada do local, das
máquinas e equipamentos, agindo de modo a evitar que estas máquinas gerem
ou acumulem sujeiras, mantendo equipamentos e ferramentas em boas
condições de uso, de forma a aumentar a produtividade das pessoas e das
máquinas e evitando perdas e avarias de materiais ou produtos, bem como de
horas/homem trabalhadas em decorrência de acidentes.
4º S - SEIKETSU (senso de saúde e higiene): manter a qualidade da saúde
física, mental e emocional no ambiente de trabalho;
Esta é a fase em que se deve humanizar o ambiente de trabalho, em que todos já
estejam comprometidos com os 3S anteriormente mencionados, em uma
convivência de respeito de forma harmoniosa como pessoas e profissionais. Aqui
se desenvolve o cuidado de cada empregado com si mesmo e com o colega de
trabalho, eliminando condições inseguras na utilização de roupas (soltas) próximo
a máquinas que geram riscos, a falta de utilização ou utilização inadequada de
equipamentos de segurança, a obediência às normas de segurança, não fumar
em locais inadequados, enfim, certificar de que o programa está sendo
implantado e que as pessoas estão envolvidas efetivamente.
5º S - SHITSUKE (senso de autodisciplina): fazer dessas atitudes uma prática,
incorporando o 5S como um modo de vida pessoal e profissional.
Esta é a fase em que se verifica se a essência do programa foi alcançado e que,
independentemente da fiscalização da empresa, as atitudes, pensamentos e
comportamentos de cada um estão voltados à prática diária de cada senso. A
autodisciplina requer de cada empregado a consciência e um constante
aperfeiçoamento em atitudes diárias no uso da criatividade em sua atividade, na
comunicação interpessoal, no compartilhamento de valores, onde cada
empregado possa buscar desenvolver seu próprio senso de ordenação,
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assumindo o compromisso com a metodologia adotada, de modo que, fazendo
sua parte, possa contribuir para o desenvolvimento do todo.
A aplicação deste método deve ser efetuada com critérios, supervisionada e
orientada por uma equipe de implantação, a qual é responsável por conduzir o
processo, orientando, esclarecendo dúvidas e fazendo visitas rotineiras nas áreas
ou setores envolvidos. Elaborar um cronograma para a implantação, estabelecer
as ferramentas a ser utilizadas, dividir e estabelecer responsabilidades, bem
como prazos de cumprimento, são medidas imprescindíveis para que o programa
tenha êxito.
Uma das formas de incentivar e comprometer todo o grupo envolvido (equipe e
empregados) é o registro da situação atual da empresa, nas diversas áreas,
demonstrando através de um mapa de acompanhamento, os benefícios, as
mudanças e a evolução dos resultados em cada área.
Utilização do Método na Vida Pessoal e Profissional
Embora pareça estranho este é um método que se cada um desenvolver e utilizar
na vida pessoal e profissional pode trazer surpresas muito agradáveis. As vezes
evitamos nos desvincular de coisas que um dia achamos que vamos utilizar ou
que, por ter sido um presente de alguém e embora fique abandonado "jogado"
em qualquer gaveta, não possa ser "descartado". É o caso, por exemplo, de um
sapato que tenha comprado ou que ganhou de presente, mas por conta do tempo
ou da moda, nunca tenha calçado e está servindo de entulho em algum canto da
casa.
Ou ainda a cópia de documentos que entopem gavetas ou armários no escritório
e que os originais estão guardados nos arquivos da empresa, mas que, por
"precaução", os mantêm no caso de eventual necessidade.
Nestas situações, aplique o Seiri e doe o sapato ou roupa para um necessitado e
descarte as cópias de documentos ou revistas inúteis que certamente você ficará
mais aliviado e proporcionará mais tempo e espaço para a organização de sua
vida pessoal e profissional.
Se não atender estas questões em tempo razoável, aplique o Seiton e organize
os documentos pessoais, as ferramentas e equipamentos profissionais de modo
que não só você, mas qualquer pessoa possa localizá-los de forma fácil e rápida.
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Se seu ambiente residencial parece que foi invadido por estranhos e você
encontra "tudo fora do lugar" ou se o ambiente de trabalho traz tantos riscos e
sujeiras que já não sabe se é melhor estar dentro ou fora dele, é hora de aplicar o
Seisou, de forma que seu ambiente residencial ou profissional seja mais limpo,
seguro e agradável para realizar suas atividades.
Por fim, basta aplicar os dois últimos sensos buscando sempre a qualidade da
saúde física, mental e emocional através de uma alimentação equilibrada, de
exercícios físicos, de ponderação quanto ao tempo despendido entre trabalho,
família e lazer (aplicando o Seiketsu), bem como se autodisciplinar e manter essa
prática diária para reavaliar e manter as agradáveis conquistas atingidas na
utilização do 5S (aplicando o Shitsuke).
DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO
Figura 2 Diagrama de causa e efeito (Autoria Própria)
Alfred Chandler, um dos maiores estudiosos da evolução histórica das grandes
empresas, destacou em um de seus estudos a habilidade que algumas empresas
demonstraram em delimitar claramente as funções dos diversos setores e a
divisão de trabalho entre os mesmos, conciliando corretamente distribuição de
autoridade a e cobrança de responsabilidade.
Material Ferramenta Mão de obra
Obra finalizada
Causas
Efeito
Projeto Permissões de Trabalho
Revisão das Instalações
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Merecem destaque, neste sentido, os seis princípios gerais de administração
formulados, em 1853, por Daniel McCallum, dirigente da New York and Erie, e
reproduzidos por Chandler:
1 – Que haja uma divisão apropriada das responsabilidades. Essa é uma
necessidade básica para o bom funcionamento de qualquer sistema de controle.
Quando existe uma má definição do que cabe a cada pessoa e a cada setor,
torna-se praticamente impossível o exercício da cobrança de resultados. O
controle exercido em um ambiente marcado por erros em tal divisão tende a
assumir uma conotação policialesca, perdendo a sua capacidade de colaboração
construtiva.
2 – Que se deleguem poderes suficientes para que as mesmas possam ser
exercidas plenamente, a fim de que tais responsabilidades tenham caráter real.
Esse é outro princípio de grande importância, que diz respeito a necessária
proporcionalidade entre a autoridade e responsabilidade, Uma das disfunções
administrativas encontradas em diversas empresas, que prejudica sobremodo o
desempenho dos gerentes é justamente a falta desta coerência.
3 – Que haja meios de averiguar se essas reponsabilidades são fielmente
cumpridas. Esta é outra necessidade fundamental que precisa ser atendida para
que um sistema de controle possa funcionar a contento. A partir da definição
clara de responsabilidades e da concessão de autoridade compatível com o
cumprimento das obrigações instituídas, deve ser instituída uma sistemática
confiável para que seja monitorado o desempenho e a observância ao que foi
estabelecido pelos dirigentes da organização.
4 – Que toda negligência dos deveres seja prontamente informada, para sanar
logo os problemas. Este é um princípio que de tão simples chega a parecer óbvio.
Nota-se, no entanto, que, em muitas organizações, a prática se distancia de tão
elementar cuidado. O relaxamento nesse tipo de controle gera graves
consequências, favorecendo o desenvolvimento do conformismo com o erro, e a
passividade diante dos posicionamentos inadequados assumidos por membros
da organização. Esta é uma receita certa para a deterioração organizacional e o
consequente enfraquecimento de sua capacidade de alcançar objetivos,
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manifestando-se mais facilmente nas organizações dominadas pelo
corporativismo e descompromissadas com resultados.
5 – Que essa informação seja obtida mediante um sistema de notificação e
fiscalização diárias que não cause embaraços aos superiores nem lhes diminua a
influência sobre os subordinados. Esta recomendação contempla outro aspecto
de grande importância, que deve ser observado no delineamento de qualquer
sistema de controle. Quando o controle é exercido de forma inadequada, costuma
submeter tanto os controladores quanto os controlados a constrangimentos que
acabam por minar a confiança mútua, gerar descontentamento e prejudicar a
adesão aos objetivos organizacionais. Infelizmente, ainda encontramos em
muitas organizações sistemas vexatórios de controle, que ao mesmo tempo em
que se revelam ineficazes minam a motivação e o comprometimento das equipes
de trabalho. O pressuposto básico desse tipo de controle parece ser que, até
prova em contrário, as pessoas não são confiáveis.
6 – Que no todo se adote um sistema que não só se permita o superintendente
geral detectar erros imediatamente, como também indique o culpado. Diz a
sabedoria popular que ‘’filho feio não tem pai’’. Em muitas organizações, diante
da ocorrência de uma disfunção, costuma haver uma verdadeira ‘’caca às
bruxas’’, que acaba por se revelar infrutífera, uma vez que todos os envolvidos se
empenham ao máximo para eximir-se de culpa, lançando mão, se necessário, de
acusações a outras pessoas e outros setores. Quando isso ocorre, os
relacionamentos interpessoais e interdepartamentais acabam por se deteriorar
rapidamente, dificultando, logicamente, o desempenho da organização. Uma
medida importante para evitar que essa situação se torne rotineira é a adoção de
uma postura pedagógica diante dos erros. Ressalvando-se as ocorrências
provenientes da corrupção e outras manifestações de falta de caráter, os demais
erros devem ser vistos como oportunidades de aprendizado, como indicadores do
que se deve evitar no futuro, do q é preciso se corrigir nos processos. Tal medida
leva, naturalmente, a uma maior facilidade para a identificação das fontes dos
problemas, ajudando a evitar que ‘’ a sujeira seja varrida para debaixo do tapete’’,
por medo dos envolvidos em se comprometerem.
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É evidente que nenhum grupo pode ser eficaz no alcance de seus objetivos se
não compartilhar de um conjunto de normas e princípios (ainda que informais)
que venham a atuar como orientadores. A integração está relacionada à união de
forças, à consolidação do poder conjunto dos integrantes. O bom controle é
aquele que está calcado nesta necessidade, sem torna-se um fim em si mesmo.
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CAPÍTULO II
TÍTULO DO CAPÍTULO
ORGANIZAÇÃO - FATOR DE PRODUTIVIDADE
Pode-se desenvolver um método adequado a cada um ou utilizar métodos já
padronizados, como os já existentes nas empresas. A organização é um conjunto de
hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.
A falta de organização prejudica demais a produtividade, pois há um acumulo de
trabalho, adiamento tarefas e muita indecisão. Tudo isso contribui para prejudicar a
realização das atividades profissionais, podendo também se estender a vida
pessoal.
Alguns métodos simples podem ser adotados inicialmente a fim de prover uma boa
organização.
Organizando o local de trabalho
Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente
torná-lo livre de materiais e equipamentos, mas de fato, torná-lo prático e funcional.
Arquivo e estantes
Adote um critério para catalogar materiais, ferramentas e ordens de serviços a
serem realizadas e as já realizadas. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar
fazer uma pesquisa.
Gerencie suas Tarefas
Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual
a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. O importante é
deixar suas tarefas sempre à vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável
que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.
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Lixo
Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter o local de
trabalho limpo e livre, pois desta forma minimizam se os riscos de acidentes.
Planejando o seu dia
Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para
planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina
diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.
Não se afobe com a bagunça
Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais
estresse.
Outro tipo de ferramenta que pode ser utilizado na organização, agora no caso de
documento e procedimentos é uma listra mestra ou matriz de documentos como
chamada por alguns, é uma excelente ferramenta para auxiliar o controle de
documentos. Nela, constam o código, revisão e descrição de todos os documentos
que a empresa considera necessários que sejam controlados. Assim como os
demais documentos, a própria lista mestra deve constar no controle da lista. O
principal benefício da lista mestra é a possibilidade de sempre verificar se o
documento que está sendo utilizado está na revisão atual ou não está obsoleto.
Transmitir aos gestores das empresas métodos e técnicas para gerir melhor seus
processos de trabalho. Um curso de ‘’ Gestão de processos de trabalho’’, não traz
receitas prontas de sucesso. Mas com as informações adquiridas e aproveitando
sua experiência, o profissional terá mais facilidade para gerenciar a unidade que
dirige.
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Conceitos Gerais
Os processos de trabalho na empresa;
Procedimento documentado;
Medindo os processos de trabalho;
Melhorando os processos de trabalho.
Processo de Trabalho
Conjunto ordenado de atividades que permitem transformar entradas em saídas,
entendendo-se como entradas, as demandas e como saídas, os produtos que visam
atender às expectativas e necessidades dos usuários.
Usuário
Organização ou pessoa que recebe um produto. Entende-se por usuário aquele que
utiliza os resultados do processo de trabalho, ou seja, aquele que recebe um
produto ou serviço.
Procedimento Documentado
Documentar é escrever os processos de trabalho, para mediante publicação, facilitar
o treinamento de todos os envolvidos na execução das atividades descritas.
Documentar um processo de trabalho serve para verificar processos de trabalho
inconsistentes. Fazer uso de métodos padronizados é uma forma de obter
resultados bastante confiáveis a um menor custo.
Rotinas Administrativas
Os procedimentos documentados fornecem informações sobre como realizar os
processos de trabalho de forma consistente.
Esses procedimentos documentados são chamados de Rotinas Administrativas
(RAD). Esses documentos estabelecem a forma de executar as atividades e os
processos de trabalho.
Para facilitar a localização dos processos de trabalho documentados, as empresas
podem utilizar a Intranet que é um meio de comunicação eletrônica dentro da
empresa.
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Outro método de organização é o Fluxograma, que é um tipo de diagrama que
ilustra de forma descomplicada a lista de ações necessárias para a execução de
uma atividade.
Medir Processos de Trabalho
Não podemos gerenciar adequadamente aquilo que não medimos. Deveremos
medir, pois:
As decisões devem ser baseadas em dados e fatos;
O que não é medido não pode ser planejado;
O que não é planejado, não pode ser avaliado objetivamente;
O que não é avaliado tem grandes chances de não ser feito;
O que não é avaliado não pode ser melhorado de forma consistente.
Formas de Medição:
Indicadores são dados ou informações numéricas que quantificam as entradas
(recursos ou insumos), as saídas (produtos), bem como o andamento de processos
de trabalho.
Agregar valor aos Processos de Trabalho
Todo processo de trabalho deve agregar algum tipo de valor. Aqueles que não
agregam valor devem ser repensados, pois consomem recursos e não produzem
resultados.
Algumas formas de gerar valor:
Diminuição do tempo de espera;
Diminuição do espaço percorrido;
Aumento da sensação de bem-estar;
Diminuição do tempo para o usuário / cliente receber o serviço ou adquirir o produto;
Diminuição dos transtornos causados à vida do usuário / cliente;
Redução das dificuldades de acesso do usuário / cliente ao serviço.
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O que não agrega valor:
Falhas na integração / alinhamento dos processos de trabalho;
Falhas internas (retrabalho, erros, atrasos);
Falhas externas, ou seja, conviver com erros externos (fornecedores de serviços, de
produtos, de recursos humanos, de equipamentos etc. utilizados no processo de
trabalho);
Movimentações excessivas;
Excessos de controle: protocolos, aprovações etc.;
Falta de delegação e de informações.
Melhoria Contínua
Para melhorar a gestão dos processos de trabalho, a melhoria contínua deve ser um
objetivo permanente da organização, uma questão de atitude.
Verificar se os indicadores do processo de trabalho estão dentro dos limites
estabelecidos;
Se os indicadores apresentam tendência de sair dos limites estabelecidos;
Se existem novas metas ou objetivos definidos;
Se o nível de maturidade do processo de trabalho está conforme o especificado;
Se existem não conformidades, sugestões ou comentários que necessitem ou
justifiquem intervenção.
Benefícios de trabalhar por Processos de Trabalho
Para o Gestor:
Definir responsabilidades para delegar tarefas com segurança;
Definir os limites de sua atuação como gestor;
Facilitar o treinamento da equipe;
Maior organização ao gerir;
Facilitar a solução de problemas;
Ter tempo para melhorar os resultados;
Decidir por resultados e não por sentimentos;
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Para a Equipe de Trabalho:
Conhecer sua responsabilidade em cada processo de trabalho;
Executar a sua tarefa com autonomia;
Ter mais segurança na execução das tarefas;
Ser estimulada a participação;
Saber como evitar o erro;
Reduzir perdas de tempo e retrabalho;
Ser reconhecido.
Equipes por processos de trabalho
Para facilitar a delegação das responsabilidades dentro de uma unidade é
recomendável a utilização de um quadro de equipes por processos de trabalho.
Estamos vivendo momentos de profundas mudanças no ambiente organizacional.
Hoje é necessário buscar eficiência em tudo aquilo que se faz. A sociedade cada
vez mais possui cidadãos com opiniões fortes e determinadas. Neste contexto, a
gestão de processos de trabalho emerge como um novo modo de enxergar as
organizações. É claro que nem todos os problemas podem ser resolvidos a partir
desse modelo de gestão. Entretanto, trata-se de uma forma de organização capaz
de ajudar no aumento da eficiência do trabalho e da eficácia de seus resultados.
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CAPÍTULO III
TÍTULO DO CAPÍTULO
ESTRESSE E ORGANIZAÇÃO
O estresse significa uma reação do corpo humano, que pode ocorrer no nível
físico ou psicológico, causado por situações que extrapolam a capacidade e
habilidade de enfrentamento do indivíduo. A reação citada significa a adaptação
da pessoa a uma situação nova, gerada pelo estímulo desafiador. O excesso de
trabalho verificado na maioria das organizações, aliado à necessidade de produzir
mais, leva o trabalhador a extrapolar seus limites para o trabalho. Neste caso não
se fala em qualidade de vida no trabalho e ainda ocorrem a fadiga, o estresse e o
cansaço, que prejudicam o indivíduo também fora do ambiente de trabalho. A
forma de organização das sociedades contemporâneas tem constituído solo fértil
para desenvolvimento de doenças psicossomáticas e biológicas. O estresse se
destaca entre os males provocados pelas mudanças verificadas no estilo de vida
da maioria das pessoas, contribuem para que fiquem mais expostas a doenças
ou com a saúde debilitada. A modernidade acompanhada pelo consumo e pela
busca das pessoas por lazer e diversão, contribuem para que a saúde das
pessoas se torne mais frágeis sem resistência, sujeitando os indivíduos a males
como o estresse. No mundo do trabalho, a carga excessiva e as pressões
exercidas por desempenho e produção são os responsáveis pela maioria das
situações de estresse e outros prejuízos à saúde do trabalhador verificados na
atualidade.
Manter métodos de organização deve ser algo prazeroso e não um motivo para
estresses. Uma organização centrada, bem formulada e realizada dentro da
realidade dos trabalhos a serem executados, torna o ambiente de trabalho e a
convivência com os outros profissionais mais pacíficas e produtivas.
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Saber separar as atividades profissionais das atividades pessoais é muito
importante, pois, misturá-las pode acarretar desorganização, desmotivação e
descontrole profissional e emocional.
Respeitar os próprios limites, físicos e mentais, não sobrecarregar com atividades
e funções que não fazem parte das atribuições e capacidade técnica dentro da
formação de cada profissional.
Sobrecarregar o corpo e a mente com horas exaustivas de trabalho, condições
insalubres são coisas que certamente irão desencadear o sistema imunológico do
profissional e acarretaram problemas dentro e fora do ambiente de trabalho.
A cada dia vem crescendo o nível de afastamentos do trabalho causados por
doenças causadas no ambiente de trabalho, tais como altos níveis de estresse,
hipertensão, LER, acidentes causados por falta de atenção e de falta de
treinamento adequado.
Acerca do gerenciamento de pessoas, segundo Mary Parker Follett pioneira
sobre o exercício da gerência, devemos procurar obter, juntamente com o grupo,
o controle da situação e não das pessoas. O controle de cunho pessoal, que se
direciona para os indivíduos parecendo pressupor que os mesmos não são
dignos de confiança, gera descontentamento. É importante que o sistema de
controle seja claramente direcionado para o monitoramento das situações, dos
indicadores de desempenho, da observância de rotinas e padrões considerados
importantes e não par a fiscalização das pessoas envolvidas, de maneira de
maneira policialesca. Deve ser adotado o controle dos fatos, no lugar do controle
das pessoas.
A atividade de gestão de pessoas é mais conhecida como administração de
recursos humanos. Essa nomenclatura deriva do fato de, convencionalmente, a
empresa ser considerada a conjugação de três ordens de recursos: financeiro,
materiais, e humanos. Essa concepção, no entanto, erra ao equiparar as pessoas
às outras ordens de recursos. Os profissionais são, na verdade, pessoas e
cidadãos, que não devem ser tratados dessa forma. A organização que pretende
alcançar a excelência deve estabelecer uma política adequada de gestão de seu
pessoal, dando ao mesmo o tratamento diferenciado que merece.
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Entender que os profissionais, tendo vontade, desejos, sonhos e características
próprias, não são passíveis de serem manipulados, conduzidos ao bel prazer dos
dirigentes. Na concepção mais moderna de administração, precisamos aprender
a gerenciar com as pessoas, estimulando-as a tomar parte efetivamente nas
decisões organizacionais, especialmente naquelas relativas às questões
profissionais que os envolve.
Os profissionais em uma empresa só serão verdadeiramente produtivos, só
colocarão seus maiores talentos, seu interesse, sua criatividade e seu
comprometimento a favor do serviço quando se sentirem contemplados em seus
interesses e objetivos pessoais.
O desenvolvimento de pessoal representa um conjunto de atividades e processos
direcionados para o desenvolvimento do potencial humano nas empresas. Visa
ao aprendizado de novas habilidades, a obtenção de novos conhecimentos e a
modificação de comportamentos e atitudes. Busca definir métodos e
procedimentos que podem ser utilizados para maximização do desempenho
profissional e a elevação dos níveis de motivação para o trabalho.
As entrevistas apresentadas no Anexo II apresentam como é a relação dos
profissionais em relação à empresa em que atuam, como os mesmos interagem e
possuem diferentes visões em relação ao modo de trabalho, organização e
condições que a empresa disponibilizada a cada um dos profissionais.
Conceito de Estresse
Estresse é uma palavra de origem inglesa “stress”, que expressa à ideia de força,
pressão ou esforço. O que poucas pessoas sabem é que o estresse é uma
resposta natural do organismo em condições difíceis, ou seja, sem ele o ser
humano não teria sobrevivido. No auge de uma situação desafiadora, o corpo
libera alguns hormônios, aumenta o fluxo sanguíneo para o cérebro e para o
coração, o que eleva a energia do individuo para resolver o problema ou escapar
de algum perigo. Entretanto, viver constantemente estressado é prejudicial à
saúde. Cansaço, aumento da pressão arterial, ganho de peso, insônia,
ansiedade, depressão, dores musculares e alergias de pele são apenas algumas
consequências do estresse crônico.
29
Quando nos deparamos com uma situação de estresse, nossas reações seguem
um padrão chamado de Síndrome Geral de Adaptação, que, consiste em três
fases:
1. Reação de Alarme
2. Reação de Resistência
3. Reação de Exaustão
A reação de alarme acontece quando uma pessoa é submetida a estímulos
ameaçadores como medo, fome, dor, raiva, etc. Com isso, o organismo se
prepara para lutar ou para fugir.
Por último, na fase de exaustão, o organismo volta a apresentar os sintomas da
fase de alarme, porém de forma mais potente. Nessa etapa, além de todos os
sinais, a pessoa chega ao esgotamento físico e psicológico, podendo apresentar
sérios problemas de saúde, como um infarto, um derrame vascular.
Viver estressado pode levar ao desenvolvimento de um esgotamento total da
energia física e psíquica, causado pelo trabalho. É considerada uma doença
psiquiátrica, cujos principais sintomas são: faltas ao trabalho, atitudes e
pensamentos negativos, agressividade, isolamento, mudanças de humor,
irritabilidade, problemas de memória e concentração, depressão.
Normalmente, a evolução destas doenças acontece de forma lenta. Porém, os
sintomas se agravam quando o trabalhador é submetido a uma maior quantidade
de trabalho ou a mais horas de trabalho, realizando movimentos repetitivos, em
equipamentos inapropriados, em uma má postura e sem o descanso devido. A
diminuição da capacidade física passa a ser percebida no trabalho e fora dele.
Doenças Ocupacionais
Muito do que se diz sobre o stress no ambiente de trabalho está associado às
novas tendências tecnológicas, responsáveis pelo estado de constante prontidão
em que os empregados estão sujeitos em suas jornadas laborais. Segundo
especialistas do Instituto de Psicologia e Controle do Stress, a realidade do
mundo atual com o avanço vertiginoso das tecnologias relaciona-se, diretamente,
ao crescimento das doenças ocupacionais causadas por esse fator.
30
As mudanças nas rotinas de trabalho associadas aos avanços tecnológicos são
objeto de estudos realizados em todo o mundo por grupos de psicólogos que
buscam conhecer as consequências causadas por esse estímulo tecnológico nas
vidas das pessoas, submetidas a exigências de estarem sempre alertas e
despendendo elevada energia em suas atividades.
Conforme destacam esses especialistas, as pessoas vivem atualmente em ritmo
de intensidade incompatível com o bem-estar necessário, o que acaba
contribuindo para o aparecimento de doenças em consequência de stress.
É certo que pelo fato dos trabalhadores atuarem em estado de alerta, a
adrenalina aumenta ajudando na produtividade e na criatividade, mas se essa
condição for mantida por muito tempo, a pessoa pode se tornar vítima de tensão
demasiada que é prejudicial à saúde. Acredita-se que, muitas vezes, isso ocorra
devido ao estado de esgotamento do trabalhador que ultrapassou os limites
individuais de sua capacidade de adaptação às tendências tecnológicas atuais.
Assim, com a redução da energia mental, surge o stress e, em consequência,
outras doenças ocupacionais, diminuindo a produtividade e causando
indisposição para o trabalho.
Um alerta para as empresas
Os empregadores devem ficar sempre atentos aos fatores que levam os
trabalhadores ao stress nos ambientes laborais, evitando com isso, o aumento
das doenças ocupacionais causadas por esse mal. É fundamental, para manter
uma equipe produtiva e motivada, dedicar atenção às características específicas
do stress no trabalho, que podem originar os seguintes sintomas frequentes:
Taquicardia;
Tensão muscular;
Boca seca;
Dores no estômago;
Mãos frias e suadas;
Sensação de cansaço;
Dificuldades de memorização;
31
A redução dos fatores que causam o stress no ambiente de trabalho é um desafio
de todos e deve ser levado muito a sério. São consideradas ações benéficas para
o controle e a redução do stress no trabalho:
Conservar o bom relacionamento no ambiente laboral;
Manter a calma em reuniões de trabalho;
Gerenciar o tempo de trabalho para cada atividade;
Realizar testes e exames periódicos nos funcionários;
Adaptar horários flexíveis e intervalos entre as atividades;
Realizar campanhas de combate ao stress no trabalho;
Oferecer sala de relaxamento e convivência para os funcionários;
Manter uma atividade física de rotina e alimentação adequada.
Para que as empresas contem sempre com uma equipe produtiva no ambiente
laboral é também muito importante manter os funcionários bem informados dos
fatores causadores do stress e delegar tarefas legitimamente em conformidade
com os limites de cada trabalhador.
Prevenção:
A cada hora de trabalho, é recomendado parar por 10 minutos, para realizar
alongamentos, principalmente nos braços, pescoços, mãos e pernas;
A empresa deve providenciar uma estação de trabalho com medidas
ergonômicas, ou seja, uma cadeira que seja confortável, que dê apoio para as
costas, braços, mãos, entre outras medidas;
Praticar uma atividade física todos os dias pode contribuir para reduzir a chance
de sofrer uma lesão por esforço repetitivo no trabalho, uma vez que o trabalhador
pode fazer exercícios para fortalecer a musculatura e para ganhar flexibilidade
nos movimentos;
Muitas vezes, a LER/DORT aparece em trabalhadores com quadros de estresse
crônico, depressão, ansiedade. É preciso, portanto, gerenciar o estresse também
para prevenir este tipo de condição.
32
Gerenciar o estresse
Cada ser humano tem uma resposta diferente para o estresse, seja no ambiente
de trabalho ou na vida pessoal. Em primeiro lugar, é preciso identificar o que está
gerando o estresse, especificamente, ou seja, uma pessoa? O tipo de trabalho? A
quantidade de trabalho? Depois de identificar, fazer um estudo do que pode ser
efetivamente resolvido e do que não pode. A partir daí, é possível traçar um plano
de ação, ou seja, permanecer no trabalho, conversar com o chefe, procurar um
médico, etc. Além disso, adotar hábitos saudáveis de vida é fundamental como
praticar uma atividade física regularmente, comer de maneira equilibrada, dormir
bem, reservar um tempo para o lazer, sair com os amigos, entre outras
atividades.
Faça listas de atividades
Através da organização e priorização de atividades, diária ou semanalmente,
você cria pequenos desafios que parecem menos intimidadores e mais
realizáveis. Dar foco às prioridades permite que você faça claras progressões no
seu trabalho, sem desperdiçar seu tempo.
Diga “não” quando necessário
É importante que você também gerencie as expectativas das pessoas que
trabalham contigo e não assuma compromissos que não conseguirá cumprir.
Aprender a dizer “agora não dá”, ajudará a reduzir a pressão que você faz em si
próprio. A tarefa irá para a sua lista de atividades obedecendo a ordem de
prioridades, mas é importante que você se lembre que não pode fazer tudo ao
mesmo tempo.
Organize sua mesa de trabalho
Certifique-se de limpar e organizar sua mesa. O simples fato de arrumar sua
mesa pode limpar sua mente e aumentar seu foco.
Converse com seus colegas
Se você estiver se sentindo estressado, é importante conversar com seus colegas
sobre isso. Eles podem oferecer dicas de como lidar com seu stress e, talvez,
podem ajudá-lo a diminuir o seu volume de trabalho.
Tire um intervalo
33
Tirar um intervalo pode oferecer uma nova perspectiva e reduzir seu nível de
stress. Certifique-se de levantar da sua mesa com certa frequência durante o dia
e, mais importante, certifique-se de sair do escritório para tomar um ar fresco.
Isso renovará suas energias e seu foco, bem como reduzir sua ansiedade.
Faça exercícios físicos
Fazer atividades físicas antes ou depois do trabalho pode aliviar o stress, pois
melhora seu estado de espírito. A prática de exercícios físicos produz endorfinas,
as quais afetam diretamente seus níveis de felicidade, bem como seu sono,
promovendo, portanto, melhores perspectivas e resultados no trabalho.
Sociabilize
É fundamental que você tenha uma vida social fora do trabalho, desligando-se
completamente das rotinas e do ambiente profissional. Organizar eventos sociais
com seus amigos e/ou colegas de trabalho fora do escritório gera um meio aonde
não é preciso pensar em trabalho no qual você pode relaxar e descontrair.
O gerenciamento do estresse está relacionado ao equilíbrio perfeito entre
trabalho e vida social. Uma semana de trabalho no Brasil possui entre 40 e 44
horas, portanto, é essencial que você trabalhe em cima das dicas anteriores para
ajudar a controlar seu stress. O seguimento dessas dicas irá ajudá-lo a reduzir
seu nível de stress, bem como a encontrar o sonhado equilíbrio entre trabalho e
vida pessoal.
Motivação no ambiente de trabalho
Existem habilidades que sempre são exigidas por qualquer empresa, e uma
dessas habilidades é a facilidade de trabalhar em equipe. Contudo, a capacidade
para trabalhar em equipe está cada vez mais sendo valorizada e quem não se
adaptar a essa nova tendência corre o risco de ficar excluído do mercado de
trabalho. Mas, encontrar profissionais com estas facilidades não é o bastante,
pois é preciso que toda equipe esteja motivada. Precisamos entender que uma
equipe deve trabalhar em conjunto e de forma harmônica, se algum membro não
estiver na mesma sintonia, todos correm o risco de se prejudicar e por os projetos
a perder. Cada pessoa funciona como uma célula dentro de um sistema e tem
uma função importante. Por isso é preciso estimular constantemente o
34
envolvimento de todos no progresso e desenvolvimento dos trabalhos. É preciso
de um incentivo, o trabalho em equipe requer mais que bons funcionários, é
preciso de líderes capazes de trazer motivação no trabalho em equipe. Todo
grupo precisa de um líder, capaz de dar sugestões e criar processos que facilitam
a relação entre todos os integrantes deste grupo. Vivemos em sociedade e por
isso é preciso despertar a interação e envolvimento com todas as pessoas. Mas,
existem algumas programações provenientes do passado que torna esta tarefa
algo difícil de ser realizada. Romper com hábitos enraizados não é algo que
ocorre da noite para o dia. Criar ambientes ideais para estimular o espírito
empreendedor, o companheirismo e a criatividade.
Enxergar a motivação
Imaginarmos algo que gostamos, ou que vislumbramos vir a fazer sentir-nos bem
faz disparar a dopamina (uma hormona do bem-estar). A dopamina gera
expetativas, faz-nos criar uma forte ligação entre a visão de sucesso de algo e a
boa sensação que o nosso corpo regista nesse exato momento, e isto promove a
criatividade. Nesse estado, podemos dizer que nos sentimos motivados para
fazer coisas que façam acontecer aquilo que imaginamos e queremos alcançar. A
visão de sucesso ou das tarefas que temos de realizar para obter o que tanto
desejamos, funciona como um combustível que irá orientar a nossa energia na
direção do objetivo traçado. Está assim imaginado e consequentemente criado na
nossa mente o motivo para a ação. São as ações a que nos propomos,
alimentadas pela energia criada pela visão e associada ao bem-estar provocado
pela dopamina libertada na nossa corrente sanguínea que nos sentimos
confiantes, alegres e animados para realizar o que é necessário para atingirmos
os objetivos a que nos propomos.
Motivação e Envolvimento
A capacidade que cada um de nós tem, ou não tem para nos envolvermos
ativamente com o nosso trabalho, tarefa ou objetivos de vida condiciona em larga
escala a qualidade dos mesmos. Como promotor do envolvimento, temos de ter
uma crença que possuímos algo para oferecer ao que temos em mãos, que
conseguimos oferecer algo de nós no sentido de melhoramos a qualidade do
35
nosso trabalho, tarefa ou objetivo. Quando temos a crença de que temos o poder
de contribuir positivamente para o resultado das coisas que fazemos, ficamos
envolvidos ativamente. Ficamos motivados para influenciar de forma positiva
aquilo que fazemos, colocando um conjunto de estratégias para o sucesso em
ação. E, certamente iremos sentir o retorno disso na forma de motivação.
Motivação e Sentimento
O fim último de qualquer ação é vivenciar um determinado sentimento. Então, o
cerne da motivação é conseguirmos diariamente colocarmo-nos num estado
emocional propício ao impulso para a ação. Emoções e sentimentos jogam um
papel preponderante no potenciamento das nossas ações. A capacidade que
cada um de nós tem para associarmos emoções às nossas tarefas e objetivo de
vida é um tremendo diferenciador de resultados. Promovemos o êxito, tanto mais
quanto nos envolvermos com a ação de forma a anteciparmos o que queremos
vir a sentir ao atingir os resultados pretendidos.
Motivação e Dinheiro
Trabalhamos para gerar riqueza. A humanidade está fundamentada num sistema
económico em que o dinheiro é o instrumento de troca de serviços e bens. Neste
sentido em grande parte das coisas da nossa vida e em especial no trabalho o
dinheiro é um grande motivador para a ação. Ganhar dinheiro é um dos reforços
mais eficazes da humanidade, apenas porque estamos organizados desta forma.
Portanto, a grande maioria de nós trabalha para um retorno em dinheiro, e
trabalhamos mais afincadamente quando perspectivamos um retorno maior. E,
não tem mal nenhum nisso, pelo contrário. Devemos ser valorizados pelo nosso
trabalho. No entanto, o que queremos na verdade não é ter dinheiro, mas sim o
que esse dinheiro representa em coisas que podemos fazer ou obter. E na
verdade, também não são as coisas em si mesmo que queremos ter, mas sim
aquilo que elas nos permitem sentir e viver. O dinheiro é um ótimo reforço
positivo, funcionando como um ótimo gatilho motivacional que estabelece uma
ponte que dá acesso à experiência emocional.
36
Motivação e Desmotivação
A perda, o fracasso, a falta de envolvimento, o retorno financeiro baixo, e um
sentimento de mal-estar relacionando com o nosso trabalho, são alguns dos
motivos que podem conduzir-nos à desmotivação. A motivação é algo subjetivo, é
inerente à pessoa, é individual e específica. No entanto independentemente da
subjetividade da motivação, algo é comum a todos nós. A motivação é fluída,
inconstante e sofre abalos na relação com a vida. Por esta razão, todos nós já
vivenciámos períodos de elevada motivação, ou ao invés, de uma elevada
desmotivação. Ainda assim a vida não parou continuámos a ter que realizar as
nossas tarefas do dia-a-dia, incluindo o nosso trabalho. Certamente nos períodos
de ausência de motivação, vimos o nosso desempenho diminuir, o rendimento é
afetado negativamente e com isso disparam os sentimentos negativos que nos
fazem sentir mal. Eventualmente podemos ter de lidar com a depressão
momentânea, o que obrigada a um esforço acrescido para voltar a repor os níveis
motivacionais aceitáveis. Mas é possível quebrar as barreiras para o sucesso.
Quando nos sentimos desmotivados é importante que consigamos orientar a
nossa atenção nos objetivos. É importante tornar nítida a nossa visão. Temos de
fazer um esforço para orientar as ações pelos nossos objetivos, pela consciência
que temos de que mesmo sentindo-nos em baixo é necessário continuar a fazer
coisas. Ao continuarmos a movimentar-nos para a nossa meta, certamente
iremos promover a nossa motivação. A motivação está fortemente relacionada
com as coisas que fazemos. E, ao fazermos coisas, aumentamos a probabilidade
de fazer algo que nos faça sentir bem, nesse momento promovemos a motivação.
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CONCLUSÃO
O assunto organização é muito amplo e complexo, pois, sempre surgirão novas
ideias, métodos de acordo com cada especialidade, forma de trabalho, tempo,
espaço físico, disponibilidade pessoal e de pessoal (Profissional qualificado).
Os métodos citados foram pesquisados em diversos segmentos profissionais e que
se aplicam a qualquer método de trabalho, observando o segmento a que se
destina.
Ao abordar o tema desta monografia, além dos autores citados, também utilizei da
minha vivência no meu local de trabalho, onde a falta de organização é um dos
maiores problemas, tanto no desenvolvimento de tarefas quanto nas relações
interpessoais, onde o estresse e ansiedade também estão presentes.
A área técnica abrange um grande conjunto de tarefas e possíveis imprevistos, e é
preciso que exista uma boa e eficaz organização em todos os processos de um
determinado trabalho, foram citados alguns métodos de organização que são
funcionais para as empresas, ajudam na produtividade com qualidade, nas relações
entre seus colaboradores e no desenvolvimento pessoal profissional.
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ANEXOS
Índice de anexos
Anexo 1 >> Cronograma Diário; Anexo 2 >> Entrevista I e Entrevista II; Anexo 3 >> Questionário I e Questionário II; Anexo 4 >> Gráfico.
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ANEXO I
CRONOGRAMA DIÁRIO
2º FEIRA
3º FEIRA
4º FEIRA
5º FEIRA
6º FEIRA SAB. HE
DOM. HE
-
- - - - COLABORADORES ESCALADOS
8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)
8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)
8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)
8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)
8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)
8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)
8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)
9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna
9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna
9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna
9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna
9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna
9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna
9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna
-
-
11h à 12h Reunião semanal com Engenheiro e Supervisão
-
-
-
-
12h à 13h Almoço
12h à 13h Almoço
12h à 13h Almoço
12h à 13h Almoço
12h à 13h Almoço
12h à 13h Almoço
12h à 13h Almoço
13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)
13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)
13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)
13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)
13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)
13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)
13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)
17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado
17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado
17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado
17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado
17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado
17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado
17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado
18h Saída geral e início plantão
18h Saída geral e início plantão
18h Saída geral e início plantão
18h Saída geral e início plantão
17h Saída geral e início plantão
Plantão apenas em datas especiais.
Figura 3 Cronograma diário (Autoria Própria)
40
Legenda Cronograma:
SOS – Ordem de serviço
HE – Hora Extra
41
ANEXO II
Entrevista 1
Entrevista realizada com um profissional da área de Telecomunicações acerca da Organização do Trabalho visando Qualidade de Vida.
Bruno Laurentino 29 anos de profissional na área de Telecomunicações há 04 anos.
Entrevistador – Como se inicia sua rotina diária?
Entrevistado – Verifico se os equipamentos que devem ficar ligados direto estão funcionando adequadamente.
Entrevistador – Se existisse um cronograma, facilitaria sua rotina?
Entrevistado – Sim, pois desta forma as obrigações diárias ficariam mais organizadas e assim evitaria que falhas acontecessem. Evitaria também que houvesse atraso nos próximos serviços a serem executados e nos serviços de outros profissionais.
Entrevistador – Existe alguma forma de documentar, registrar suas funções executadas e não executadas?
Entrevistado – Existe um registro eletrônico em forma de sistema, onde são abertas ordens de serviço, e estas ficam aguardando a execução e baixa no próprio sistema.
Entrevistador – As atividades diárias causam alguma ansiedade e ou preocupação?
Entrevistado – A ansiedade acaba levando á preocupação, dentro do ambiente do trabalho pelo fato de querer resolver logo o problema e fora do ambiente de trabalho, pelo receio de não ter executado da maneira correta ou se um problema já resolvido poder surgir novamente, levando-se em consideração as possíveis variáveis nesta área profissional.
Entrevistador – O que poderia ser feito para melhorar sua organização em relação as tarefas no trabalho?
Entrevistado – Manter um registro físico e eletrônico dos serviços realizados e dos serviços agendados, separar um momento do dia ou da semana para fazer uma manutenção preventiva dos equipamentos que ficam em funcionamento constante na estação de trabalho.
42
Entrevistador – Para que exista essa organização faltam recursos?
Entrevistado – O recurso que falta é uma equipe de mão-de-obra qualificada, pois assim atenderia melhor a demanda de serviços.
Entrevistador – Existe algum tipo de estresse com os demais profissionais que atuam com você?
Entrevistado – Existe, pois são poucos profissionais qualificados no setor em que atuo para atender uma grande demanda de trabalho, existe também um problema em relação à falta de uma supervisão presente a fim de administrar melhor as funções aos profissionais.
43
Entrevista 2
Entrevista realizada com um profissional da área de Eletrotécnica acerca da Organização do Trabalho visando Qualidade de Vida.
João Batista 50 anos de profissional na área de Eletrotécnica há 25 anos.
Entrevistador – Como se inicia sua rotina diária?
Entrevistado – Preparo e organizo as solicitações de transportes para as equipes de serviço externo, separo os materiais que serão utilizados no dia e as ordens de serviços a serem executadas.
Entrevistador – Se existisse um cronograma, facilitaria sua rotina?
Entrevistado – Sim, pois seria uma base para a execução dos atendimentos diários.
Entrevistador – Existe alguma forma de documentar, registrar suas funções executadas e não executadas?
Entrevistado – Existe um registro físico através dos arquivos onde ficam as ordens de serviços atendidas e eletrônico para as ordens de serviços atendidas e não atendidas.
Entrevistador – As atividades diárias causam alguma ansiedade e ou preocupação?
Entrevistado – Sim, bastante pois existe um grande número de serviços a serem executados e falta de profissionais qualificados.
Entrevistador – O que poderia ser feito para melhorar sua organização em relação às tarefas no trabalho?
Entrevistado – Fazer um registro das minhas atividades e um checklist das diárias.
Entrevistador – Para que exista essa organização faltam recursos?
Entrevistado – Não faltam recursos, porém falta tempo para fazer e manter esta uma boa e eficaz organização.
Entrevistador – Existe algum tipo de estresse com os demais profissionais que atuam com você?
44
Entrevistado – Existe, com os profissionais de outras áreas que muitas vezes atrasam na execução de tarefas, atrasando assim o planejamento das minhas tarefas.
45
ANEXO III
QUESTIONÁRIO I
Caro colaborador,
O presente questionário faz parte de um trabalho de conclusão de curso na Universidade Candido Mendes Pós-Graduação ‘’Lato Sensu’’ AVM Faculdade Integrada, e gostaria de pedir sua colaboração por meio da resolução desse questionário, você não será identificado e as respostas serão utilizadas unicamente para fins de pesquisa.
Desde já agradeço a contribuição!
1. Dados pessoais
a. Sexo ( x ) Masculino ( ) Feminino
b.Tempo de atuação na empresa 04 anos c.Cargo que ocupa Técnico em Telecomunicações
d.Estado Civil: ( x ) Casado ( ) Solteiro ( ) Divorciado ( ) Outro________
e. Idade: ( ) Entre 20 e 25 anos ( x ) Entre 26 e 30 anos ( ) Entre 31 e 35 anos ( ) Entre 36 e 40 anos ( ) Mais de 41 anos
Marque um X na alternativa que melhor retrata a sua opinião acerca do seu ambiente de trabalho:
Questões: SIM NÃO 2. Você se sente confortável quanto a organização do seu ambiente de trabalho?
X
3. Você procura manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado?
X
4. O (s) ambiente (s) de trabalho que você desenvolve seu trabalho e limpo e seguro?
X
5. A empresa incentiva à tomada de iniciativa (autonomia) para resolver os problemas inerentes ao seu posto de trabalho?
X
6. A empresa estimula a qualificação
46
para um melhor desenvolvimento de suas atribuições?
X
Questões: SIM NÃO 7. A empresa oferece condições para melhoria salarial e outros incentivos?
X
8. Você julga o seu trabalho monótono e rotineiro?
X
9. Diante dos horários estabelecidos e das demais exigências do trabalho, é possível manter o equilíbrio com a sua vida pessoal?
X
10. Sua organização pessoal esta de acordo com as formas de organização da empresa?
X
47
QUESTIONÁRIO II
Caro colaborador,
O presente questionário faz parte de um trabalho de conclusão de curso na Universidade Candido Mendes Pós-Graduação ‘’Lato Sensu’’ AVM Faculdade Integrada, e gostaria de pedir sua colaboração por meio da resolução desse questionário, você não será identificado e as respostas serão utilizadas unicamente para fins de pesquisa.
Desde já agradeço a contribuição!
1. Dados pessoais
a. Sexo ( x ) Masculino ( ) Feminino
b.Tempo de atuação na empresa 10 anos c.Cargo que ocupa Técnico em Eletrotécnica
d.Estado Civil: ( x ) Casado ( ) Solteiro ( ) Divorciado ( ) Outro________
e. Idade: ( ) Entre 20 e 25 anos ( ) Entre 26 e 30 anos ( ) Entre 31 e 35 anos ( ) Entre 36 e 40 anos ( X ) Mais de 41 anos
Marque um X na alternativa que melhor retrata a sua opinião acerca do seu ambiente de trabalho:
Questões: SIM NÃO 2. Você se sente confortável quanto a organização do seu ambiente de trabalho?
X
3. Você procura manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado?
X
4. O (s) ambiente (s) de trabalho que você desenvolve seu trabalho e limpo e seguro?
X
5. A empresa incentiva à tomada de iniciativa (autonomia) para resolver os problemas inerentes ao seu posto de trabalho?
X
6. A empresa estimula a qualificação
48
para um melhor desenvolvimento de suas atribuições?
X
7. A empresa oferece condições para melhoria salarial e outros incentivos?
X
8. Você julga o seu trabalho monótono e rotineiro?
X
9. Diante dos horários estabelecidos e das demais exigências do trabalho, é possível manter o equilíbrio com a sua vida pessoal?
X
Questões: SIM NÃO 10. Sua organização pessoal esta de acordo com as formas de organização da empresa?
X
49
ANEXO IV
GRÁFICO
O gráfico abaixo, esta representando a divisão observada nos questionários
realizados, quanto aos assuntos em que são responsabilidades do empregado, da
empresa e responsabilidade dos dois em comum. A intenção da realização dos
questionários é mostrar se o empregado está satisfeito e insatisfeito com os
procedimentos da empresa em que atua quanto à organização das tarefas, local e
condições de trabalho. A pesquisa foi realizada com dois profissionais de áreas
técnicas distintas, de idades diferentes,
40%
20%40%
EMPREGADO
EMPRESA
EMPREGADO X EMPRESA
Figura 4 Gráfico de Divisão de Responsabilidades (Autoria Própria)
50
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
SOUZA, Agamêmnon; FERREIRA, Victor. Introdução à Administração. Uma
iniciação ao mundo das Organizações. Rio de Janeiro: Pontal Ed., 2004.
CHANDLER, Alfred. Ensaios para uma teoria histórica da grande empresa. Rio
de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1998, p.142-168.
GRAHAM, Pauline. Mary Parker Follett – Profeta do Gerenciamento. Rio de
Janeiro: Quality Mark, 1997, p.112.
51
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I 10
Organizar
CAPITULO II 20
Organização – Fator de produtividade
CAPITULO III 26
ESTRESSE E ORGANIZAÇÃO
CONCLUSÃO 37
ANEXOS 38
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 50
ÍNDICE 51