UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

CURSO DE GRADUAÇÃO EM BILBIOTECONOMIA

MARTA RAQUEL SANTOS DE OLIVEIRA

DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GERENCIADOS À LUZ DA LEGISLAÇÃO

ARQUIVÍSTICA

NATAL/UFRN

2013

MARTA RAQUEL SANTOS DE OLIVEIRA

DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GERENCIADOS À LUZ DA LEGISLAÇÃO

ARQUIVÍSTICA

Monografia apresentada ao Curso de Graduação em Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção de grau de Bacharel em Biblioteconomia.

Orientadora Profº. Drª. Margarida Maria Dias de Oliveira Co-orientadora Profª. Ms. Renata Passos de Figueira

Carvalho

.

NATAL/UFRN

2013

MARTA RAQUEL SANTOS DE OLIVEIRA

DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GERENCIADOS À LUZ DA LEGISLAÇÃO

ARQUIVÍSTICA

Monografia apresentada ao Curso de Graduação em Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção de grau de Bacharel em Biblioteconomia

APROVADA EM:

BANCA EXAMINADORA:

_______________________________________________

Orientadora: Profº. Drª. Margarida Maria Dias de Oliveira

_______________________________________________

Coorietadora: Profª. Me. Renata Passos de Figueira Carvalho

_______________________________________________

Profº Me. Francisco de Assis Norberto Galdino de Araújo

Dedico aos meus filhos e ao meu marido,

pois, mesmo quando passei noites à

dentro dedicando-me à minha monografia,

foram compreensíveis.

AGRADECIMENTOS

Agradeço ao meu Senhor e Deus, Jesus Cristo, por ter me permitido chegar

até aqui. Toda honra e glórias lhe sejam dadas.

Sou grata também aos meus queridos pais que estão em minha terra natal,

Rio de Janeiro, por sempre me darem ânimo e forças para prosseguir com a vida

acadêmica.

Aos meus filhos: Amanda, Jéssica e Erick. Sempre alegram minha vida,

motivando-me a continuar.

Ao meu esposo, que se desdobrou ao realizar os afazeres domésticos

sozinho, para que assim eu dispusesse de mais tempo com a monografia.

Ao professor Francisco de Assis Norberto Galdino de Araújo, por ter aceitado

participar da Banca.

A todos os professores do departamento de Biblioteconomia, pelo

conhecimento transferido durante o curso.

Por fim, a todos os amigos e colegas. Um agradecimento especial à amiga

Jailma Santos, assim como à bibliotecária do Instituto Federal do Rio Grande do

Norte (IFRN), Sandra Nery da Silva Bigois, que me deram muita força e apoio, frente

aos diversos obstáculos que surgiram durante a realização desta pesquisa.

A revolução não acontece quando a sociedade adota novas ferramentas. Acontece quando a

sociedade adota novos comportamentos.

Clay Shirky [2005?]

LISTA DE SIGLAS

IID Instituto Internacional de Documentação

FID Federação Internacional de Documentação

CTDE Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

ENEBD Encontro Nacional de Estudantes de Biblioteconomia e Documentação

EREBD Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia e Documentação

PCD Plano de Classificação de Documentos de Arquivo

TTD Tabela de Temporalidade de Documentos e

CDU Classificação Decimal de Dewey

CDD Classificação Decimal Universal

GI Gestão da Informação

TIC Tecnologia da Informação e comunicação

NOBRADE Norma Brasileira de descrição arquivística

CIA Conselho Internacional de Arquivos

ISAD(G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística

ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivística para

entidades coletivas, pessoas e famílias

CONARQ Conselho Nacional de Arquivos

AACR2 Código de Catalogação Anglo-Americano

ISDF Descrição das funções dos Produtores deDocumentos

ISDIAH Norma internacional para descrição de Instituições com acervo

Arquivístico

CONARQ Conselho Nacional de Arquivos

SIGA Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo

CPAD Comissão Permanente de Avaliação de Documento

PCD Plano de Classificação de Documentos

TTD Tabela de Temporalidade De Documento

GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos

SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

DI Document Imaging

DM Document Management

ICR Reconhecimento Inteligente de

OCR Reconhecimento Ótico de Caracteres.

ERP Enterprise Resource Planning

CRM Customer Relationship Management

TIFF Tagged Image File Format

JPEG Joint Photographic Experts Group

PDF Portable Document Format

BITMAP Binary Mapping Photographic

GIF Graphics Interchange Format

SINAR Sistema Nacional de Arquivos

SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

RI Recuperação da Informação

SRI Sistema de Recuperação da Informação

RI Representação da informação

LN Linguagem natural

LD Linguagem documentária

ICP Infraestrutura de Chaves Pública

RESUMO

Relata que a gestão documental, quando aplicada aos documentos

arquivísticos, bem como aos digitais, têm procedimentos diferenciados conforme

propõe o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Apresenta uma abordagem

geral e reflexiva acerca dos procedimentos da Gestão documental, objetivando

especificamente averiguar os procedimentos da gestão documental à luz Arquivística

nas organizações, bem como observar os procedimentos do Gerenciamento

Eletrônico de Documentos (GED) quando aplicado em documentos arquivísticos.

Trata-se de uma pesquisa qualitativa que se apoia em uma revisão de literatura

extensa, composta por uma gama de autores clássicos e contemporâneos que

deram consistência a temática em questão. Explica que com a gestão dos

documentos a organização consegue melhor gerenciar a informação, o que facilita a

sua disponibilização para a sociedade, que tem direito de acesso. Espera que as

organizações observem a necessidade de um Manual de gestão Arquivistica de

documentos dentro de cada departamento e setor da organização, uma vez que

simplificaria a compreensão do usuário potencial acerca da tabela de temporalidade

de documentos, bem como a destinação destes. Entende que palestras e

treinamentos direcionados aos usuários e funcionários/servidores é uma medida que

clarifica o fazer arquivístico. Acredita que para o cumprimento eficaz da Lei

Arquivística 8.159/1991 é preciso que haja uma política de gestão Arquivística

interna que envolva tanto o capital humano, normas e procedimentos, quanto o

sistema de informatização.

Palavras-chave: Gestão documental arquivística. Gerenciamento eletrônico de

documentos arquivísticos. Manual de Gestão arquivística de documentos. Política de

gestão arquivística.

ABSTRACT

Reports that document management when applied to arquivistic and digital

documents have different procedures as proposed by the National Council of

Archives (CONARQ). Discourses that treat information appropriately and provide

information constitute a right to citizenship of society that has access rights

guaranteed to work as well as arquivistic document management is primordial in

decision making. Shows a general and reflective approach about the procedures in

Document Management in archives of the organizations, aiming specifically

investigate the procedures of document management in light of the archivistic in the

organizations as well as note the procedures of Electronic Document Management

(EDM) when applied to arquivistic documents. This is a qualitative research that is

based on a large literature review, consisting of a range of classic and contemporary

authors who gave consistency to topic in question. Explains that with document

management the organization can better manage information which facilitates its

availability to the society that has right of access. Expects organizations observe the

need of a manual of arquivistic documents management within each department and

sector organization, once this would simplify the understanding of the potential user

about the temporality table of documents as well as the destination of them.

Considers that lectures and training directed to employees/servers is a measure that

clarify the arquivistic activity. Explains that arquivistic documents as the digital must

comply with arquivistic legislation. Believes that to effective fulfillment of the

Arquivistic Law 8.159/1991 there must be a policy for internal arquivistic

management involving human capital, standards and procedures as well as the

computerized system.

Keywords: Arquivistic document management. Managing electronic of arquivistic

documents. Manual of arquivistic documents management. Arquivistic management

policy.

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO............................................................................................11

2 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA.................................................................14

2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO......................................................................17

2.2 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO..............................................................22

2.2.1 Políticas de segurança da informação....................................................24

3 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS.............................................................31

3.1 QUALIDADES DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS QUE FAZEM JUS

AOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICO............................................................35

3.2 EPISTEMOLOGIAS INTERDISCIPLINARES E CONCEITUAIS DO

DOCUMENTO.............................................................................................43

4 ARQUIVO....................................................................................................51

4.1 OS ARQUIVOS E O ACESSO À INFORMAÇÃO.......................................52

4.2 A NORMA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E OS INSTRUMENTOS DE

PESQUISA..................................................................................................55

5 GESTÃO DOCUMENTAL EM CONFORMIDADE COM A GESTÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS..........................................................62

5.1 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (PCD)........................68

5.2 A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO (TTD)....................70

6 O GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) EM

CONFORMIDADE COM O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)...........................................72

6.1 A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (RI) NO SISTEMA DE

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (SRI)................................................80

6.1.1 Vocabulário controlado e o Tesauro.......................................................86

6.2 SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS DIGITAIS NO AMBIENTE GED.......89

6.2.1 A criptografia.............................................................................................93

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................................96

REFERÊNCIAS..........................................................................................98

ANEXOS...................................................................................................123

11

1 INTRODUÇÃO

Ao longo da administração organizacional, a massa de documentos

produzidos no exercício de suas funções e atividades chega a ser alarmante,

dependendo do tamanho da instituição. E o quê fazer com tamanha produção

documental? Como estruturar o acervo? Como encontrar um documento com

precisão? Como verificar sua confidencialidade, integridade e disponibilidade?

Como preservar os documentos que são considerados históricos? E aqueles

que são digitalizados? Qual sua integridade, autenticidade e confidencialidade?

Frente a estes questionamentos há de se considerar que é preciso que a

produção da informação até sua destinação final seja disponibilizada

adequadamente conforme determina à Lei Federal nº 8.159/91, que determina

como sendo de competência da administração pública a Gestão de Arquivos

públicos e privados, torna-se uma medida prioritária, que veio para melhorar a

qualidade dos serviços nos arquivos públicos e privados das organizações.

Com vista a responder aos questionamentos inicialmente levantados, o

presente trabalho apresenta uma abordagem geral e reflexiva acerca dos

procedimentos da Gestão documental, objetivando especificamente averiguar

os procedimentos da gestão documental à luz arquivística nas organizações,

bem como observar os procedimentos do Gerenciamento Eletrônico de

Documentos (GED) quando aplicado em Documentos Arquivísticos.

O interesse pela temática posta em questão no presente trabalho

surgiu durante observações feitas em estágio no arquivo da Polícia Federal do

Rio Grande do Norte entre o período de Junho de 2011 a Junho de 2013. Para

aprimoramento das compreensões acerca das atividades requeridas pelo

estágio a disciplina optativa denominada Arquivística-Histórica, pertencente ao

curso de História, foi cursada, tornando-se basilar tanto para um bom

desempenho de um trabalho arquivístico no referido estágio quanto para o

crescimento do interesse por pesquisas concernentes ao tema. Frente a este

contexto deu-se início a uma pesquisa qualitativa a fim de alcançar os objetivos

desejados. Na perspectiva de Minayo (1993, p.23) pesquisa é uma “atitude e

uma prática teórica de constante busca que define um processo

intrinsecamente inacabado e permanente [procurando] uma aproximação

12

sucessiva da realidade que nunca se esgota, fazendo uma combinação

particular entre teoria e dados”.

Ainda do ponto de vista do Conselho Nacional de Saúde (CNS), a

pesquisa é conceituada como “processo formal e sistemático que visa a

produção, o avanço do conhecimento e/ou a obtenção de respostas para

problemas mediante emprego de método científico”. (CNS, 466/2012).

Inicialmente, para a elaboração da pesquisa bibliográfica fez-se um

aprofundamento teórico utilizando fontes secundárias extraídas de canais

formais (publicações periódicas: livros, artigos, dissertações, teses, revistas,

bases de dados) tanto em suporte físico quanto digital.

Considerando que o procedimento bibliográfico segundo Gil (2002,

p.44), é “desenvolvida com base em material já elaborado, constituído

principalmente de livros e artigos científicos. [...] Boa parte dos estudos

exploratórios pode ser definida como pesquisas bibliográficas”. Sendo assim,

as leituras e releituras exaustivas contribuíram para a elaboração dos

fichamentos na delimitação do assunto.

Uma vez colhida todas as informações através da pesquisa feita, foi

possível estabelecer um total de 8 seções, sendo o referencial teórico

apresentado a partir da segunda.

A segunda seção apresenta o significado do termo informação e

informação Aquivística explicitando desde a sua gestão até a segurança da

informação.

A terceira seção trata dos documentos e documentos arquivísticos assim

como suas respectivas características.

A quarta seção faz uma abordagem do papel dos arquivos frente à Lei

Arquivística 8.159/1991, discorrendo ainda a respeito do direito de acesso à

informação garantido por Lei à sociedade. Explica também acerca dos

procedimentos das normas de descrição Arquivística: a Norma Internacional

Geral de Descrição Arquivística - ISAD (G); a Norma internacional de registro

de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias - ISAAR

(CPF); a Descrição das funções dos Produtores de Documentos - ISDF; e a

Norma internacional para descrição de Instituições com acervo Arquivístico –

ISDIAH.

13

A quinta seção explica no que difere a gestão documental para a gestão

de documentos arquivísticos (SIGA) conforme a Lei de arquivos.

A sexta seção destaca a necessidade do Gerenciamento Eletrônico de

Documentos (GED) estar em conformidade com o Sistema Informatizado de

Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Explicando que a recuperação

da informação depende dos descritores indexados no sistema de recuperação

da informação pelo indexador. Essa mesma seção mostra formas de garantia

da segurança dos documentos digitais.

Na sétima seção pôde-se concluir os objetivos alcançados de acordo

com as expectativas projetadas de acordo com o trabalho.

14

2 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

A definição de informação é abarcada como um “conjunto de dados

utilizados para transferência de uma mensagem entre indivíduos e/ou

máquinas em processo comunicativos ou transacionais”. (SÊMOLA, 2003,

p.45). Podendo estar disposta, segundo Le Coadic (1996, p.5) em forma,

“escrita (impressa ou numérica), oral ou audiovisual [...] inscrita em um suporte

espacial-temporal: impresso, sinal elétrico, onda sonora etc. Essa inscrição é

feita graça a um sistema de signos (a linguagem) [...]”. Entretanto as autoras

Cristóvão e Braga têm uma perspectiva diferente, relatando que “[...]

informação é um processo exclusivamente humano. Embora alguns autores

falem, por exemplo, em transferência da informação entre homem e máquina,

[...]” (CHRISTOVÃO; BRAGA, 1997, p.35). Levando em consideração que a

informação é constituída de “Conjuntos significantes com a competência e a

intenção de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou a sociedade”.

(BARRETO, 1999, p. 3), se tem então um modelo básico de comunicação

(fig.1), “Para existir uma informação, essa deve ser traduzida para um código

especifico (os símbolos) que permita sua transmissão (os sinais) através de um

meio eletrônico determinado”. (ORTIZ, 1997, p.1).

Figura 1 - modelo de comunicação básico.

Fonte: Jenny (2011).

Foi então que a partir dessa necessidade que os engenheiros

eletrônicos Shannon-Weaver propuseram uma comunicação comparada a uma

transmissão de sinais (fig.2) baseada na maneira como emissores e receptores

codificam e decodificam a mensagem.

Figura 2 – Sistema de comun. de Shannon-Weaver aliado ao molde de Lasswell (azul)

Fonte: Fernades (2011).

15

Porém mesmo que os sinais transmitam ruídos, não serão estes a causa

de uma comunicação mal sucedia. Conforme explica Trigueiro:

O que acontece são resultados das diferenças culturais entre emissor e receptor quanto ao teor da mensagem [...] Neste aspecto os estudos estão voltados para as gerações de novos significados, na compreensão dos signos, das significações, ícones, das denotações e conotações, das diferentes formas de comunicação criadora de sentidos. (TRIGUERO, 2001).

Isso ocorre porque ao “captar as informações implícitas estabelecidas

pelos pressupostos e subentendidos, as relações intertextuais e situar o texto

nos contextos social e histórico”. (GUIMARÃES, [2008?], p. 59). Haja vista que

entra em ação o processo cognitivo do indivíduo:

Quanto à informação [...] Só é conhecimento a parcela dos elementos que se incorporam ao repertório cognitivo e conceitual do ser humano. [...] a informação é capaz de produzir conhecimento ou não, da mesma forma que ocorre com o dado em relação à informação. (TARGINO, 2007, p. 98).

Além disso, “a informação não é apenas a sua manifestação física, o

registro material do conhecimento – é preciso ver, também, o que está na

mente dos usuários”. (ARAUJO, 2010, p. 96). Na mente do indivíduo a

informação ao ser processada demanda um esforço mental e esse esforço

denominado de conjunto sistêmico e autorregulado (fig. 3) de competências

cognitivas que entra em ação conforme o esforço feito de cada um conforme o

relato de Fonseca:

[...] dispor da capacidade de processar, integrar e exprimir informação, isto é, de um ato ou processo de apropriação de conhecimento a que vulgarmente se chama cognição. Para [...] que se processe a informação, portanto, [o individuo] inexperiente ou experiente, tem necessariamente que exibir um conjunto dinâmico, sistêmico, coeso e autorregulado de competências cognitivas, como atenção, percepção, memória, processamento simultâneo e sequencializado, simbolização, compreensão, inferência, planificação e produção de estratégias, conceptualização, resolução de problemas, rechamada e expressão de informação. (FONSECA, 2009)1.

1 Documento online não paginado.

16

Figura 3 – Processamento das informações.

Fonte: Fonseca (2009).

Contudo [...] “Seja qual for o conceito de informação adotado,

reconhece-se que os processos de transferência e uso da informação em seus

diversos matizes constituem um dos cernes da contemporaneidade”. (JARDIM,

1999, p. 3).

Entretanto há de ser abordar que quando a informação está relacionada

a arquivologia de acordo com Rondinelli (2002) o grande dilema da

Arquivística, está justamente esta servir como prova e não na função

informativa propriamente dita, daí a grande importância das “inter-relações

existentes entre as funções, atividades e tarefas reflitam-se nos documentos,

essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão

realizada”. (RODRIGUES, 2006). Logo na transferência destas informações é

necessário que o todo (fig.4) (cultura organizacional; informação orgânica; as

tecnologias e os recursos materiais, financeiros; e tecnológicos) esteja

envolvido para “satisfazer uma demanda de informação requisitada pelo

usuário” (Aguiar, 2008, p. 138).

Figura 4 - sistema de informação Arquivística.

Fonte: Aguiar (2008, p. 138).

17

Portanto considerando que segundo Mariz (2005, p.11) “A informação

arquivística seria, portanto, aquela contida nos documentos que integram os

arquivos [...]” esta se torna via de fatos na tomada de decisão, portanto, precisa

ser guardada, tratada e organizada e gerenciada, e o que é mais importante,

ser protegida (fig.5) conforme será exposto em seções posteriores.

Figura 5 - A informação Arquivística na tomada de decisão.

Fonte: Moreno (2007, p. 17).

2.1GESTÃO DA INFORMAÇÃO

O termo "gestão da informação" (GI) teve seu ponto de partida na

década de 80, nos Estados Unidos e na Inglaterra, tendo como gerenciar a

informação como recurso estratégico (CIANCONI, 1999). Smit (1987a, p. 19)

comenta que a informação “[...] não é um conceito novo, mas continua tão atual

como preocupante”.

Ainda a GI “corporativa o conjunto de estratégias, métodos e

ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e

disponibilizar informação e documentos arquivísticos relacionados aos

principais processos organizacionais” (BRASIL, Portaria MPS Nº 412, de 05 de

setembro de 2012).

18

Tamanha a importância da informação, é que laureado (2005) retrata um

quadro comparativo bastante expressivo e significativo entre a informação e o

sangue humano (fig. 17). O autor mostra que o sangue ao circular pelo corpo

humano põe em atividade o cérebro os sistemas circulatório, respiratório e

digestivo mantendo assim a vida do indivíduo, da mesma forma a informação

comparada ao sangue exerce a função de mantenedora dos processos de

negócios “que, por sua vez, mantêm a operação da empresa”. (LAUREANO,

2005, p.9).

Figura 17 - Ciclo de Vida da Informação.

Fonte: Laureano (2005. p. 9).

Consequentemente tratando-se de informação Arquivística o

gerenciamento desta no âmbito das organizações é essencial na tomada de

decisão, e o seu ciclo (fig.18) dependerá da forma como cada organização faz

uso dela.

As informações arquivísticas dão origem ao arquivo das organizações, onde são agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte e idade, produzidos e recebidos pelo organismo no exercício das suas funções. Precisam ser gerenciadas para a otimização de seu uso. Portanto, um dos componentes da gestão da informação, é a gestão documental que amplia a capacidade da gestão administrativa. (MORENO, 2007, p.18, grifo nosso).

19

Figura 18 – Ciclo de vida da informação documental.

Fonte: Rios (2005, p.8).

Além disso, Dias e Beluzzo (2003, p. 65) alegam que “Gestão da

informação é um conjunto de conceitos, princípios, métodos e técnicas

utilizados na prática administrativa colocados na execução para liderança de

um serviço de informação em C&T para atingir a missão e os objetivos fixados”.

Na fala de Pinto (2013) o termo informação não está “preso” a quaisquer

suportes seja ele tecnológico ou não, embora sendo que no plano físico a

informação faz um percurso sem volta, visto que está indissociável (TIC’s), e

nesse campo tecnológico gerenciar a informação torna-se um desafio, devido

às inúmeras informações que são geradas nesse ambiente. Igualmente

Gonçalves (2007) expõe que foi por volta da segunda metade do século XX

com a tecnologia da informação e comunicação (TIC) houve uma revitalização

da prática arquivística tradicional compreendendo-se que a havia a

necessidade da disponibilidade de informações em um suporte tecnológico:

a visibilidade de sua “essência” constitutiva – a informação -, porquanto se percebe cada vez melhor que não há documento sem informação, mas sim o inverso, ou seja, informação para além do documento (suporte material externo), sendo este, afinal, um mero epifenômeno daquela. (SILVA; RIBEIRO, 2000: 67).

E em meio a evolução da produção informacional por meio das TIC’s a

GI “[...] filtra e distribui a informação nutritiva através da organização, como o

sistema nervoso central, que sintetiza a informação que entra e transforma em

representação e interpretações para uma ação coletiva”. Dessa forma a GI

mapeia identifica todo fluxo da informação (fig.19) desde a coleta, avaliação,

20

armazenamento e distribuição de modo que os resultados possam ser

acompanhados pela organização.

Figura 19- Gestão Documental associada ao ECM.

Fonte: Gaspar (2011, p. 5).

Conforme Stark (2011) com a explosão da informação a partir da década

de 80 as organizações foram impactadas precisando se ajustar a nova

realidade. Realidade esta que custa muito caro (graf.1) e como um ativo valioso

nesta contemporaneidade “quanto maior certeza queremos da informação,

maiores serão os custos para sua obtenção”, (MENEZES, 2008, p. 41).

Gráfico 1 – A informação e seu custo de obtenção.

Fonte: Menezes (2008, apud Satk 2010, p.113 ).

Portanto, priorizar pelo gerenciamento do fluxo informacional (fig.10)

passou ser um foco estratégico para as organizações que conforme Marchiori

(2002) a sinergia envolvida nesse processo implica em estratégias estruturais e

organizacionais que detectem todas as informações necessárias quer sejam

estas ameaças ou oportunidades. Ainda conforme Laureano (2005, p.5), os

sistemas de informação “contêm informações sobre pessoas, locais [e] coisas

significativas”, por isso é vital que os gestores de TI estejam sempre atentos

desde a entrada, no processamento e na saída da informação. A fala de Bill

Gates é uma síntese que retrata o sucesso ou fracasso conforme a forma de

administrar a informação:

O modo como você reúne, administra e usa a informação determina se você vencerá ou perderá. Há mais concorrentes. Há mais informação disponível sobre eles e sobre o mercado,

21

que agora é global... O fluxo de informação é força vital de sua empresa, porque lhe permite obter o máximo de seu pessoal e aprender com seus clientes. (GATES, 1999, p. 21-22).

Consequentemente de acordo com Stark (2013) é imprescindível definir

o tipo de Gestão (fig.21) que leve ao direcionamento correto do uso da

informação.

Figura 21- evolução do controle da informação

Fonte: Stark 2011, baseado em Davenport (1998, p. 91).

Nesse sentido segundo Davenport e Prusak (1998) após uma

abordagem feita entre 25 instituições identificaram o estilo de Gestão da

informação que predomina dentro do ambiente corporativo:

a) Anarquia: Ausência completa de uma gerência da informação ficando a

cargo do indivíduo obter e gerenciar sua própria informação;

b) O feudalismo: Concentra-se quase exclusiva nos objetivos

informacionais das unidades, definem suas próprias necessidades de

informação e repassam apenas uma informação limitada à empresa;

c) Federalismo: pessoas com diferentes interesses buscam definições

coletivas de objetivos e meios para alcançá-los;

d) Monarquia: Quando um indivíduo ou uma função controla a maior parte

das informações de uma empresa;

e) Utopia tecnocrática: planeja uma infraestrutura tecnológica para fornecer

informação a cada terminal e em seguida, formar estabelecer bancos de

dados com a estrutura correta para armazenar essa informação sem

redundância. (DAVENPORT, 1998, p. 92-105).

Meio as controversas conceituais outrora relatadas nas seções

anteriores, o fato é que, a informação, tem sido fator chave na tomada de

decisão das organizações ela é “[...] pelo menos um dos recursos cuja gestão

e aproveitamento estão diretamente relacionados com o sucesso desejado”.

22

(MORESI, 2000, p. 14, grifo nosso). Sendo assim, a tomada de decisão está

relacionada ao sucesso da organização que consequentemente está

diretamente ligado ao aprimoramento no processo da GI (fig. 22) conforme

enfatizado por Stark (2011) a organização gradativamente atinge a excelência

na GI.

Figura 22 - Níveis da gestão da informação.

Fonte: Stark (2011, p.125).

2.2 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

Conforme Resende e Abreu (2003) a informação é considerada um ativo

de um valor altamente significativo. Sendo assim as organizações perceberam

a necessidade de protegê-la adequadamente em prol dos objetivos e metas da

instituição. Também de acordo com Sêmola (2003, p. 43) “Podemos definir

Segurança da Informação como uma área do conhecimento dedicada à

proteção de ativos da informação contra acessos não autorizados, alterações

indevidas ou sua indisponibilidade”. Desse modo a NBR ISO/IEC (17799:2005,

p. 9) descreve que a” Segurança da informação é a proteção da informação de

vários tipos de ameaças para garantir a continuidade do negócio [...]”.

Logo é imprescindível que a organização estabeleça a (SI), pois está

apresenta segundo a NBR ISO/IEC (17799:2005, p. 9)“um conjunto de

controles adequados, incluindo políticas, processos, procedimentos, estruturas

organizacionais e funções de software e hardware. Estes controles precisam

ser estabelecidos, implementados, monitorados, analisados criticamente e

melhorados, onde necessário [...]”. De igual modo Barman (2002, p. 46, grifo

nosso) alega ser “Conjunto de regras e padrões sobre o que deve ser feito para

assegurar que as informações e serviços importantes para a empresa recebam

a proteção conveniente, de modo a garantir a sua confidencialidade,

integridade e disponibilidade”.

23

Estas são compreendidas como:

a) Confidencialidade. A informação somente pode ser acessada por

pessoas explicitamente autorizadas;

b) Disponibilidade. A informação deve estar disponível para o usuário no

momento que necessitar;

c) Integridade: A informação deve ser recuperada em sua forma original

[...] contra quaisquer modificações intencionais ou acidentais não

autorizadas.

A combinação destas três características básicas promove a SI do

organismo. Frente a este contexto pode-se avaliar que no ciclo de vida SI da

informação quatro elementos destacam-se: manuseio, armazenagem,

transporte e descarte (fig.23). Estes merecem destaque visto que se não bem

trabalhados colocam em jogo a SI da organização. Os quatro momentos do

ciclo de vida da informação:

Figura 23 - Características básicas SI.

Fonte: Laureano (2005, p.10).

Os quatro momentos do ciclo de vida da informação (fig. 24) são:

a) Manuseio – Momento em que a informação é criada [...] ao digitar

informações recém-geadas em uma aplicação Internet, ou, ainda, ao

utilizar sua senha de acesso para autenticação, por exemplo;

b) Armazenamento – Momento em que a informação é armazenada [...]

banco de dados compartilhado, em uma anotação de papel

posteriormente postada em um arquivo de ferro, [...] mídia de disquete

depositada na gaveta da mesa de trabalho, por exemplo;

24

c) Transporte – Momento em que a informação é transportada, (correio

eletrônico, via fax, telefone, etc.);

d) Descarte – Momento em que a informação é descartada, seja ao

depositar na lixeira da empresa um material impresso, seja ao eliminar

um arquivo eletrônico em seu computador de mesa [...]. (LAUREANO,

2005, p.10)

Figura 24 - Os momentos de vida da informação.

Fonte: Laureano (2005, p.52).

Então, o momento do descarte da informação é tão importante quanto o

da preservação. Para os espiões o lixo de uma empresa é tão valioso quanto

aquela informação que está protegida a sete chaves. O ideal a ser feito com

descarte/eliminação de quaisquer documentos arquivístico é a trituração, claro,

observando se foi cumprido o prazo de vida destes, conforme a tabela de

temporalidade, e que este procedimento seja de conhecimento da Comissão

permanente de avaliação de documentos (CPAD).

2.1.1 Políticas de segurança da informação

Para efetivar uma Política de Segurança da Informação (SI) faz-se

necessário estabelecer diretrizes e obrigações que lhe dê garantias. O

Decreto Lei n.º 3.505, de 13 de junho de 2000, Institui a Política de Segurança

da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal do

Brasil e define a SI como:

[...] proteção dos sistemas de informação contra a negação de serviço a usuários autorizados, assim como contra a intrusão, e a modificação desautorizada de dados ou informações, armazenados, em processamento ou em trânsito, abrangendo, inclusive, a segurança dos recursos humanos, da

25

documentação e do material, das áreas e instalações das comunicações e computacional, assim como as destinadas a prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaças a seu desenvolvimento. (BRASIL, Decreto n.º 3.505, de 13 de junho de 2000).

Em continuidade:

Art. 2. Para efeitos da Política de Segurança da Informação, ficam estabelecidas as seguintes conceituações: II – Segurança da Informação: proteção dos sistemas de informação contra a negação de serviço a usuários autorizados, assim como contra a intrusão, e a modificação desautorizada de dados ou informações, armazenados, em processamento ou em trânsito, abrangendo, inclusive, a segurança dos recursos humanos, da documentação e do material, das áreas e instalações das comunicações e computacional, assim como as destinadas a prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaça a seu desenvolvimento. (BRASIL, Decreto n.º 3.505, de 13 de junho de 2000).

Laureano (2005, p. 56) descreve seis propósitos de uma Política de

Segurança:

a) descreve o que está sendo protegido e por quê;

b) define prioridades sobre o que precisa ser protegido em primeiro lugar e

com qual custo;

c) permite estabelecer um acordo explícito com várias partes da empresa

em relação ao valor da segurança;

d) fornece ao departamento de segurança um motivo válido para dizer

“não” quando necessário;

e) proporciona ao departamento de segurança a autoridade necessária

para sustentar o “não”;

f) impede que o departamento de segurança tenha um desempenho fútil.

Atualmente no ano de 2013 noticiários mostraram que a SI foi

comprometida na maior potencia do mundo. Segundo o Portal Terra foram

vazados mais 700 mil documentos secretos para o site Wikileaks. Este feito

realizado pelo soldado Bradley Manning foi considerado o maior vazamento de

informações secretas da história americana. (TERRA. com, 2013). Percebe-se

nesse caso que todo cuidado com a SI sempre é pouco. O estabelecimento de

Políticas de Segurança da Informação é uma medida preventiva que deve

ocorrer desde o principio do sistema de segurança. Haja vista que:

26

A segurança da informação não é algo que acontece por acaso, inicia-se com a conscientização da necessidade por parte do cliente ao início do projeto, o que acaba gerando surpresa aos gestores de TI quando questionados sobre a segurança dos ativos, mecanismos ou agentes que possam colocar em risco a segurança de uma organização, na maioria das vezes por não possuir uma maneira de gerir e arquiteturar informações. (SANTOS, 2012).

Acerca da fala anterior Beal (2008) comenta que a SI somente tem

eficácia se houver a divulgação da política de segurança (diretrizes normas e

procedimentos). A divulgação destes aspectos permite a obtenção do

comprometimento de todos com a SI. Contudo é preciso ajustes de tempos em

tempos na política para reforçar e estabelecer as responsabilidades. Tais

ajustes alinhados à organização fazem toda diferença na segurança daquela:

De acordo com Santos (2012) no Brasil a ISO/IEC15. 408 propõe um

modelo de SI que “ilustra que, a garantia que a implementação de técnicas de

segurança [...] deve ser sempre avaliada, medidas e os resultados submetidos

aos proprietários das informações sensíveis”. (SANTOS, 2012). De maneira

que:

A dependência nos sistemas de informação e serviços significa que as organizações estão cada vez mais vulneráveis às ameaças de segurança. A interconexão de redes públicas e privadas e o compartilhamento de recursos de informação aumentam a dificuldade de se controlar o acesso. A tendência da computação distribuída dificulta a implementação de um controle de acesso centralizado realmente eficiente (ISO/IEC 17799:2005).

Esquema 1 - Modelo de segurança da informação pela ISO 15408.

Fonte: Santos (2012), adaptado de Miranda (2004).

Segundo Laureano (2005) o principal objetivo da política de SI é

normatizar as práticas e os procedimentos de segurança da organização. As

27

normas de SI esclarecem a política de segurança através de Manuais que

definem como realizar as métricas e como os procedimentos como devem ser

utilizados, conforme descrito por Peixoto:

Procedimentos é o detalhamento da Norma, explica como as Normas devem ser seguidas, podendo detalhar os procedimentos relevantes do processo normatizado, visando facilitar o entendimento e aplicação das mesmas. Nos procedimentos devem ter informações do tipo: Como, quando, quem, onde e porque, os procedimentos também são mandatórios definem passo a passo com métricas para estar em conformidade com as normas. (PEIXOTO, 206, p 19).

Rodrigues e Fernandes (2011) ao desenvolverem um Programa de

Formação de Especialistas para a Elaboração da Metodologia Brasileira sobre

Gestão de Segurança da Informação e Comunicações – onde além de

mostrarem um modelo de Políticas de Segurança da Informação (Anexo D)

relatam que é imprescindível a realização de umaauditoria, (fig. 25) afim de

“atestar que os controles de segurança em prática são eficientes e eficazes”.

(RODRIGUES; FERNANDES, 2011 p. 11).

Figura 25- arcabouço de roteirizarão de auditoria no (SI).

Fonte: Rodrigues e Fernandes (2009-2011, p.18).

28

Portanto quando as três características do SI passam por uma

auditoria fica compreendido que a “Auditoria e disponibilidade são

dependentes da integridade e confidencialidade, pois estes mecanismos

garantem a auditoria do sistema (registros históricos) e a disponibilidade do

sistema (nenhum serviço ou informação vital é alterado)”. (STONEBURNER,

2001 apud LAUREANO, 2004, p.13). Vale destacar que a ABNT apresenta

normas que tratam da SI. Dentre estas estão:

a) ABNT NBR ISO/IEC 27002: 2013– Tecnologia da Informação –

Técnicas de Segurança – Código de prática para controles de

segurança da informação: fornece diretrizes para práticas de gestão

de segurança da informação e normas de segurança da informação para

as organizações, incluindo a seleção, a implementação e o

gerenciamento de controles, levando em consideração os ambientes de

risco da segurança da informação da organização;

b) ABNT NBR ISO/IEC 27001: 2013-Tecnologia da informação -

Técnicas de Segurança - Sistemas de gestão da segurança da

informação - Requisitos: Esta Norma específica os requisitos para

estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema

de gestão da segurança da informação dentro do contexto da

organização. Esta Norma também inclui requisitos para a avaliação e

tratamento de riscos de segurança da informação;

c) ABNT NBR ISO/IEC 27003:2011 – Tecnologia da informação –

Técnicas de segurança – Diretrizes para implantação de um sistema

de gestão da segurança da informação: Esta Norma foca os aspectos

críticos necessários para a implantação e projeto bem sucedidos de um

Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI), de acordo com

a ABNT NBR ISO IEC 27001:2005. A norma descreve o processo de

especificação e projeto do SGSI desde a concepção até a elaboração

dos planos de implantação;

d) ABNT NBR ISO/IEC 27005:2011 – Tecnologia daInformação –

Técnicas de Segurança – Gestão de Riscos de Segurança

daInformação: Esta Norma fornece diretrizes para o processo de

gestão de riscos de segurança da informação;

29

e) ABNT NBR ISO 19011:2012 - Diretrizes para auditoria de sistemas

de gestão: Esta Norma fornece orientação sobre auditoria de sistemas

de gestão, incluindo os princípios de auditoria, a gestão de um programa

de auditoria e a realização de auditorias de sistema de gestão, como

também orientação sobre a avaliação da competência de pessoas

envolvidas no processo de auditoria, incluindo a pessoa que gerencia o

programa de auditoria, os auditores e a equipe de auditoria.

Observando esta última norma ISO 19011:2012 percebe-se que ela

explicita que é preciso haver uma melhoria contínua no sistema de Gestão da

Segurança da Informação através de um programa de auditoria (fig. 26)

associado ao ciclo PDCA (fig.27) (Plan, Do, Check, Action) que ajudam na

verificação na SI:

Figura 26 – Aplicação da norma ISO 19011:2012 Ao ciclo PDCA.

Fonte: ISO 19011:2012, p.13 Nota: As numerações correspondem às seções e subseções da

Norma.

As quatro partes descritas no ciclo PDCA compreende-se como:

30

Figura 27- Ciclo PDCA.

Fonte: Santos (2012).

a) PLAN (Planejar) diz respeito ao planejamento do seu projeto de

melhoria, ou seja, o modo como fazer (quem, o que, quando, onde,

como).

b) DO (Executar) diz respeito o modo será implementado observando as

etapas planejadas anteriormente;

c) CHECK (Verificar) diz respeito à coleta, realização e análise dos dados

averiguando quais as conclusões que poderão ser tiradas.

d) ACT (Agir Corretivamente) diz respeito que tipo de mudanças poderá

ser feitas e quais outros ciclos podem ser disparados para a melhoria do

processo em questão.

31

3 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

O termo documento depende de uma analise documental a qual deve

ser desmistificada de possíveis significados que lhe é atribuído pelo historiador.

Fato esse que se deu a partir do século XIX:

O termo latino documentum, derivado de docere‘ensinar’, evoluiu para o significado de ‘prova’[...]. É no século XVII que se difunde, [...] o sentido moderno de testemunho histórico data apenas do século XIX. [...] O documento que, para a escola histórica positivista do fim do século XIX e do início do século XX, será o fundamento de fato histórico, ainda que resulte da escolha, de uma decisão do historiador [...] (LE GOFF, 1992, p.536).

Segundo Vieira (2001, p. 1, grifo nosso) “documento é tudo que registra

uma informação independente do valor que a ela venha ser atribuído. O

mesmo documento ou informação muda de valor pela ótica de quem o

visualiza”. Da mesma forma, de acordo com Loureiro M. e Loureiro J. (2013),

foi no século XX que duas linhas de pensamento marcaram a discussão quanto

ao conceito de documento.

A primeira é a corrente pragmática, na qual os seus defensores

restringem o termo documento às representações textuais. A segunda é a linha

funcionalista, cuja fundamentação se apoia na função documental e informativa

dos documentos.

Segundo conceito do advogado belga Paul Otlet e a documentalista e a

francesa Suzanne Briet “a noção de documento aplica-se a tudo aquilo que for

passível de guarda e preservação, pois é representante de alguma ação

humana ou de algum detalhe da natureza”. (LOUREIRO, M.; LOUREIRO, J.,

2013, p.3). Após a Segunda Guerra Mundial Briet inclui também ao conceito de

documento, os seres vivos.

Paul Otlet juntamente com Briet “trabalharam a noção de documento a

partir de novas possibilidades, o que abriu precedentes para pensá-los como

informação fixada em diferentes tipos de suporte e a partir do seu papel social”

(MURGUIA, 2011, 44-45). Relato este confirmado por Bellotto (1991, p.14) “é

qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem

se expressa”.

32

Sendo assim, o olhar de Otlet foi imensamente significativo para que o

conceito de documento independentemente do suporte inclusive os objetos

tridimensionais passasse a ser considerado como documentos pelo até então

na época, Instituto Internacional de Bibliografia (IIB) e passou a ter que se

chamar em Instituto Internacional de Documentação (IID) que futuramente mais

tarde se transformou em Federação Internacional de Documentação - FID:

[...] a elaboração, por Paul Otlet, do conceito de documento, que passou a ser "o livro, a revista, o jornal, a peça de arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a música, o disco, o filme e toda a parte documentária que precede ou sucede a emissão radiofônica. São amostras, espécimes, modelos fac-símiles e, de maneira geral, o que tenha caráter representativo, com três dimensões e, eventualmente, em movimento". Essa nova visão de registros de conhecimento modificou a atuação do IIB, que foi transformado, em 1931, em Instituto Internacional de Documentação (IID), já com a preocupação de fornecer meios de controle para os novos tipos de suporte do conhecimento. Em 1938, esse instituto foi transformado em Federação Internacional de Documentação - FID, órgão máximo da área, que permanece atuante até hoje. (CENDÓN et al 2005, p. ).

Ainda a iniciativa dos autores LOUREIRO Maria e LOUREIRO José ao

traduzirem o trabalho do francês Jean Meyriat mostra que na ótica deste autor

o documento exerce uma função dupla, uma vez que um objeto pode ser um

documento, contudo não está atrelado ao objeto ser o suporte da informação.

Todo objeto pode ser carregado de certa função. Por essa razão, a noção de “documento” é muito mais larga que a de “escrito”. Os documentos escritos constituem um caso privilegiado, porque a escrita é o meio mais comumente utilizado para comunicar uma mensagem. Meyriat (1981, apud LOUREIRO, M.; LOUREIRO, J., 2013, p. 4).

Andreotti (2005) comenta que até o século XIX o documento textual era

o foco dos historiadores, mas com a extensão das fontes informacionais

notaram que as considerações acerca da conceituação do documento

precisavam ser revistas.

Na perspectiva de Camargo (2003 p.1, grifo nosso) “o documento de

arquivo tem como traço característico o fato de ser produzido de forma natural

e rotineira, por imperativos de ordem prática, sem qualquer intenção de se

transformar em fonte para a história”.

33

Como partícipe deste ponto de vista Bellotto (2006, p.37, grifo nosso)

explica que estes “[...] Surgem, [...] por motivos funcionais administrativos e

legais. Tratam, sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua

apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual [...]”. Além disso,

vale ressaltar que o termo documento e documento arquivístico se distinguem

pela origem e coleta destes, ou seja, “1) Aquele que, produzido e/ou recebido

por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades,

constitua elemento de prova ou informação; 2) Aquele produzido e/ou recebido

por pessoa física no decurso de sua existência”. (PAES, 2006, p. 26). Aspecto

este compartilhado por Duranti:

Documento arquivístico é qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para ação ou referencia) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade. Então procede-se à definição de documento como informação afixada a um suporte numa determinada forma, de informação como uma mensagem que tem como objetivo a comunicação através do espaço ou do tempo, e de dado como a menor parte significativa da informação. (DURANTI, 2005, p.7, grifo nosso).

De igual modo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos através do

CONARQ (2006, p. 6) alega que documentos arquivistico (fig.7) “É um

documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no

decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de

organicidade”.

Figura 6 – elementos básicos do documento arquivístico.

Fonte: Flores(2013) baseado em Duranti.

34

Ainda o CONARQ (2006, p. 21) descreve que o documento arquivístico

deve:

a) refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação

implementada;

a) conter os metadados necessários para documentar a ação;

b) ser capaz de apoiar as atividades;

c) prestar contas das atividades realizadas.

Afinal o caráter orgânico dos documentos é o grande diferencial dos

documentos de arquivos. Visto que sem o vínculo uns com os outros (conjuntos

e subconjuntos) conforme a criação (fig. 7) estes perde seu significado ao

serem desmembrados, pois:

[...] estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. (JARDIM; FONSECA, 2005, p.126).

Figura 7 - ciclo de vida dos documentos de arquivos.

Fonte: Luz (2013).

Por isso que a “Arquivologia aderiu a visão positivista [...] jogando no

documento de arquivo três tipos de valores: administrativo, histórico e de

informação”.(MURGUIA, 2011, p. 51).Entretanto vale ressaltar que para “[...]

um documento isolado seja considerado um arquivo [deve-se ao] fato de não

terem sido eliminadas informações relacionadas a ele contidas em outros

documentos”. (RODRIGUES, 2006, grifo nosso). Caso aquele não esteja

enquadrado nesta situação então o documento é considerado uma informação

Arquivística.

35

Todavia, o documento e informação não deixam de estar ligados pela

materialidade, ou seja, “[...] Dito entre outros termos, a moeda (o arquivo) se

compõe da cara (os documentos) e a coroa (a informação). Nenhuma face da

moeda significa sem a outra, razão pela qual elas são solidárias entre si”.

(SMIT, 2005, p.37). Logo, o que se pode perceber é que o documento

independentemente do formato, o que está em foco é a organização da

informação contida em cada qual:

[...] se for alargada a compreensão do documento, constatar-se-á que não existem diferenças fundamentais entre o documento bibliográfico [...] e os documentos gerados nos fluxos informacionais das diferentes áreas de serviços. São todos suportes de informação (...) que precisam ser produzidos, ordenados, armazenados e recuperados (MOSTAFA; PACHECO, 1995, p.10).

3.1 QUALIDADES DOS DOCUMENTOS ARQUIVISTICOS QUE FAZEM JUS

AOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Para Duranti (1994, p.3, grifo nosso) “As características de

imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e

unicidade tornam a análise dos registros documentais o método básico pelo

qual se pode alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto

histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais”.

Para o CONARQ (2006, p. 21, grifo nosso) um programa de gestão

Arquivística deve “garantir as seguintes qualidades de um documento

arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e

acessibilidade”. Em conformidade com o CONARQ, o Brasil através da

Portaria MPs nº 412, de 05 de setembro de 2012 descreve também acerca das

qualidades dos documentos de arquivo. Descritas em seu capítulo I do Art. 2º

em:

a) XIII - organicidade: a relação natural entre documentos de um arquivo

em decorrência das atividades da entidade produtora;

b) XIV - unicidade: o documento arquivístico é único no conjunto

documental ao qual pertence. Podem existir cópias em um ou mais

grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o

36

conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é

sempre único;

c) XV - confiabilidade: um documento arquivístico confiável é aquele que

tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta;

d) XVI - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida,

expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo,

equipamento ou sistema. Um documento arquivístico autêntico é aquele

que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original

ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de

corrupção;

e) XVII - acessibilidade: um documento arquivístico acessível é aquele

que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.

(BRASIL, Portaria MPs nº 412, de 05 de setembro de 2012, grifo nosso).

Mas para Rodrigues (2006) “os princípios arquivísticos estabelecem três

características intrínsecas ao arquivo que são designadas em: a singularidade

do produtor do arquivo, a filiação dos documentos às ações que promovem a

missão definida e a dependência dos documentos dos seus pares”.

Ainda sob este ponto de vista, a literatura mostra que algumas

características dizem respeito aos princípios arquivisticos. Portanto partindo

destas considerações vale expor como as características ou qualidades dos

documentos arquivisticos fazem jus aos princípios arquivisticos:

a) Princípio da unicidade: a filiação dos documentos às ações da

missão: A unicidade ou especificidade Trata da relação que cada

documento possui com a ação que o gerou, "não obstante forma,

gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu

caráter único, em função do contexto em que foram produzidos".

(BELLOTTO, 2002, p. 21, grifo nosso). Ou seja, se existirem vários

documentos duplicados (cópias) necessariamente não quer dizer que

seja de fato o mesmo, podem ser peças que fazem parte de um conjunto

documental distinto, devido ter sidos produzidos por ações distintas,

desse modo “não seria adequado eliminar documentos idênticos [cópias]

que foram acumulados em conjuntos diversos. Isso porque o contexto

da produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado

37

próprio” (RODRIGUES, 2004 p.56). E o que também comprova o

CONARQ (2006, p. 21, grifo nosso) “O documento arquivístico é único

no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cópias em um

ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar,

porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do

grupo é sempre único”. Levando em consideração que os documentos

nascem por uma “força da prática institucional ou administrativa ou

outro tipo de prática que determine uma missão e que exija a sua

criação, neste sentido o documento ou subconjunto gerado pela ação da

sua criação” (fig. 8) (RODRIGUES, 2009, p. 62) mostra que a “[...]

‘filiação’ do documento à ação realizada em prol da missão da entidade

indica que os subconjuntos do arquivo e seus itens documentais são

identificados por essas ações que compõem a missão do produtor”.

(RODRIGUES, 2004, p. 62).

Figura 8 - Filiação dos documentos às ações da missão.

Fonte: Rodrigues (2004, p. 63).

A abordagem em torno da “filiação” dos documentos dar-se-á pela

relação orgânica entre os documentos resultante das tarefas e

atividades em prol da missão. “Sendo assim, seria a origem da sua

criação que daria identidade ao documento e a sua única razão de ser”.

(RODRIGUES, 2006, p. 62);

b) Naturalidade ou principio da cumulatividade: a filiação dos

documentos às ações da missão: Para Bellotto (2002, p. 25) a

cumulatividade também chamada de naturalidade ocorre conforme a

acumulação dos documentos visto que "os documentos não são

colecionados e sim acumulados, naturalmente, no curso das ações, de

38

maneira contínua e progressiva". Pois diferentemente “dos museus e

bibliotecas, possuem essa característica de funcionalidade, são o

resultado da acumulação de documentos [...]”. (CHRISTO, 2007, p. 16,

grifo nosso), de forma que:

Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são coletados artificialmente como os objetos de um museu (...) [sic] O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994, p.52).

c) Integridade ou princípio da Indivisibilidade: A dependência dos

documentos dos seus pares: O Dicionário de Terminologia

Arquivística da Associação dos Arquivístas Brasileiros (1996, p. 61 grifo

nosso), define a Integridade ou princípio da Indivisibilidade como

"Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição

ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo

misturados aos de origem diversa" (p. 61). Sendo assim de acordo com

Belloto (1998) a indivisibilidade trata da integridade documental

cuidando para que a origem deste seja preservada, sem que sejam

eliminados e misturados inapropriadamente, isto é, existe a dependência

dos documentos dos seus pares (fig. 9). Além de que "os fundos de

arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação,

destruição não autorizada ou adição indevida [...]”. (BELLOTO, 2002, p.

21).

Figura 9 - Dependência dos documentos dos seus pares.

Fonte: Rodrigues (2004, p. 67).

39

d) Autenticidade ou princípio da proveniência: a singularidade do

produtor do arquivo: O manual da Associação dos Arquivistas

Holandeses, (1960, p.13) relata que “Cada arquivo possui, por assim

dizer, personalidade própria, individualidade peculiar [...]”. Dessa forma,

conforme Bellotto (1991) comparado a um sítio arqueológico o arquivo

tem identidade única, ou seja, mesmo havendo arquivos semelhantes

cada qual sempre será único. Ainda conforme Bellotto (1991, p. 1, grifo

nosso) “Um fundo de arquivo é um universo arqueológico a identificar,

balizar, ordenar, descrever e analisar de modo a possibilitar a

preservação de sua organicidade, de sua integridade física e a

disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-

as em condição de apreensão e uso plenos”. Há de verificar que a

autenticidade dos documentos é comprometida com o perigo da perda

das inter-relações entre os documentos de arquivo, levando ao

detrimento da identidade do próprio arquivo em relação a missão (fig.

10), conforme o relato:

Se os documentos de arquivo são desprovidos de autonomia, isto é, retiram sua autenticidade das relações que mantêm com as demais unidades que integram o conjunto, dentro do princípio de consignação que o rege, qualquer intervenção no sentido de romper seu equilíbrio originário acaba por 'implodir' o próprio arquivo (CAMARGO, 2003, p.14, grifo nosso).

Figura 10– Esquema da autenticidade.

Fonte: Rodrigues (2004, p. 71).

Logo na “relação entre o produtor - entidade, pessoa ou família - e o

arquivo fornece a identidade do conjunto de documentos e sua

40

singularidade é indispensável”. (RODRIGUES, 2006, p. 107, grifo

nosso). Nesse sentido o CONARQ declara:

Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Assim, um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico. (CONARQ, 2006, p. 21, grifo nosso).

Assim sendo conforme Rodrigues (2004) enquanto a identidade do

conjunto implica em salvaguardar a identidade dos fundos

(singularidade) dos arquivos priorizando pela ordem original dos

documentos é um fato, já a singularidade atenta para que o princípio de

respeito aos fundos (proveniência) dos documentos não seja

misturada aos de origem diversas, mantendo assim organicidade e a

integridade do arquivo. Então dessa maneira ambos os princípios

caminhando juntos com a singularidade do produtor do arquivo. Enfim,

pode-se verificar que a caracterização da singularidade do produtor do

arquivo (fig.11) dar-se pela “[...] relação existente entre o sujeito do

processo de realização da missão e o resultado do processo de

criação do arquivo”. (RODRIGUES, 2004, 61, grifo do autor).

Figura 11 - Singularidade do produtor do arquivo.

Fonte: Rodrigues (2004, p. 61).

41

e) Princípio da organicidade: Muitos documentos ao serem

desmembrados perdem seu significado, considerando que a ordenação

dos documentos acontece na medida em que são acumulados. A quebra

todo elo prejudica toda organicidade dos documentos:

A Organicidade é perdida com a fragmentação das unidades documentais. Identifica-se neste relato o desrespeito ao princípio de integridade e também à qualidade de cumulatividade, pois a organização por espécie documental ou por ato de recebimento e expedição, fatalmente, tira os documentos da sua ordem natural. Perde-se a referência que explicita a inter-relação dos documentos, descontextualiza-se o documento ignorando-se a sua dependência dos demais para oferecer significado. (RODRIGUES, 2006, p.108, grifo nosso).

A autora prossegue elucidando que comprovada a inter-relação entre os

documentos, fica claro qual a missão de determinado organismo “[...] as

inter-relações existentes entre as funções atividades tarefas reflitam-se

nos documentos, essa acumulação faz com que o arquivo reflita no seu

todo a missão realizada”. (RODRIGUES, 2006 p.109). Além disso, o

manual da Associação dos Arquivistas Holandeses, (1960, p.13) diz que

o “[...] arquivo é [...] um organismo vivo, que cresce se forma e sofre

transformações segundo regras fixas. Se se modificam as funções da

entidade, modifica-se, concomitantemente, a natureza do arquivo”. O

CONARQ (2006, p. 21) reforça essa afirmativa ao relatar que “Os

procedimentos de gestão Arquivística devem registrar e manter as

relações os documentos e a sequencia das atividades realizadas por

meio da aplicação de um plano de classificação”. Daí a grande a

importância da inter-relação do documento a qual expressará a plenitude

do seu significado. Logo sendo a organicidade (fig. 12) a consequência

de ações administrativas desenvolvidas no âmbito de um organismo, é

preciso que os documentos reflitam a estrutura da empresa assim como

também suas atividades.

42

Figura 12 - Representação esquemática da organicidade.

Fonte: Rodrigues, (2004, p. 69).

Vale descrevera situação de “[...] uma fábrica de chocolate, que possui

no seu acervo os seguintes documentos; dossiê de empregado,

balancete anual de 2005, relatório técnico de operação. Através da

análise destes documentos e conhecendo um pouco da estrutura

organizacional da empresa, podemos estabelecer as seguintes

relações”. (CONTEXTO informacional, 2010). Tais relações comprovam

que a inter-relação entre os documentos (quad. 1) refletem a missão da

organização. Portanto, para o arquivamento correto dos documentos é

indispensável considerar a relação existente entre eles.

Quadro 1 - ações que comprovam a inter-relação entre os documentos.

Documentos Setor responsável Classificação

adotada

Dossiê de empregado Recursos humanos RH- 0001

Balancete anual de 2005 Financeiro FIN- 0002

Relatório técnico de operação

Gerência técnica GETEC – 0003

Fonte: CONTEXTO Informacional, 2010.

Entretanto nos setores de muitas instituições há certo despreparo quanto

ao arquivamento, e, “quando existe, [...] Os métodos oscilam entre a

fragmentação dos dossiês de assunto, o arquivamento por espécie

documental, por ato de recebimento e expedição, pela numeração etc.”

[...] (SOUZA 2009, p. 3). Para Paes (2002) quando se arquiva um

documento (fig.13) deve-se considerar a natureza e a estrutura deste.

43

Figura 13 - Método de arquivamento.

Fonte: Paes (1997).

3.2 EPISTEMOLOGIAS INTERDISCIPLINARES E CONCEITUAIS DO

DOCUMENTO

Dentre os intensos debates acerca do conceito de documento é

importante destacar algumas trajetórias epistemológicas nas áreas que tem

como objeto de estudo o documento. Para Dodebei até a década de 90 as

instituições que abrigavam o documento buscavam uma interação conceitual.

Entretanto meio a uma aproximação mútua (o documento) “havia uma

separação, entre o bem cultural, o bem informacional e o bem documental. [de

forma que ficou] a cultura para os museus, a informação para a biblioteca e os

documentos administrativos para os arquivos” (DOBEDEI, 2011), (fig.14).

Mas estas “discussões [...] ora se inclinava para o caráter de valor

documental de seus objetos ora para os processos de identificação, descrição

e comunicação de seus conteúdos informacionais”. (DODEBEI, 2011).

Figura 14 - Preservação documental conforme as instituições.

Fonte: Dodebei (2011).

Vale ressaltar que “[...] a dimensão do suporte em direção à informação

contida nos [mais] variados documentos localizados em diferentes instituições

44

[...] abrem caminho para a formação da memória da humanidade,

independente dos formatos e suportes em que são registrados pelo homem”.

(TANUS, RENAU, ARAÚJO, 2012, p. 160).

De acordo com Paes (2006) o documento na Biblioteconomia é tratado

separadamente e na Arquivística os documentos são tratados no conjunto, isto

é, as relações orgânicas entre os documentos são consideradas. Sendo assim,

“Na ótica arquivística a informação fala sobre as instituições, suas atribuições e

suas relações com os demais segmentos da sociedade ou pessoas, sendo que

na ótica biblioteconômica a informação é um objeto em si [...]”. (SMIT, 2000, p.

122).

Já na área da Museologia o objeto é tratado como documento, pois

“ocorre um progressivo desenvolvimento das pesquisas e estudos da cultura

material, acompanhado da valorização do estatuto documental conferido aos

objetos”. (JULIÃO, 2006, p. 97). Igualmente segundo Valente (1978, p.177) o

termo documento é tido como “testemunho, fonte, vestígio, marca, sinal”.

Partindo desse pressuposto, a de se observar que os vestígios deixados pelo

homem do paleolítico nas paredes das cavernas (fig.15, 16) servem de provas

documentais que depois de codificados e decodificados pelo homem

contemporâneo, pode-se compreender melhor costumes tradições, e crenças

daqueles. Nesse contexto Vergueiro diz "[...] O homem primitivo [...]

transformou a parede das cavernas em um grande mural, em que registrava

elementos da comunicação para museus contemporâneos: o relato de uma

caçada [...]”. (VERGUEIRO, 2004, p. 8-9).

Figura 15e 16 - Pinturas rupestres na caverna Chauvet no Sul da França; pinturas rupestres na gruta do Alentejo, Portugal.

Fonte: Veja (2012); Códigos da Cultural.

Em continuidade, Santos (2007, p. 95) afirma que “[...] só podemos falar

em arquivo quando o homem passou a produzir registros escritos de seus atos,

sentimentos e conhecimentos”. Igualmente Lodolini (1990, p. 157) relata “[...]

graças a um sistema codificado [...] assim registrada e conservada [...] [o que]

45

seria impossível sem o registro da memória, ou seja, sem os arquivos [...] [foi

que] [...] os museus passaram a selecionar e ordenar objetos de períodos

históricos e civilizações distintas de forma a indicar os estágios sucessivos por

que passavam os indivíduos em seu desenvolvimento [...]” (SANTOS, 2002,

p.103).

Voltando a analisar a situação das academias pode-se notar através de

uma esquematização (quad. 2) o que difere a biblioteconomia da arquivologia

quanto a origem e função documental:

Quadro 2 - especificidades documentais.

Fonte: Albuquerque e Murguia (2010).

Sousa (2009) reclama que o tipo de arquivamento fragmentado feito por

bibliotecários prejudica a unidade documental, pois:

Eles criam códigos de classificação baseados na lógica e na metodologia da sua profissão. Em geral, dispõem os documentos por assuntos ou pelo nome pelos quais são conhecidos e aplicam a codificação decimal extraída do método de Melvil Dewey. Uma das principais características desses instrumentos é a fragmentação das unidades documentais. Desta forma, tratam os documentos individualmente, como se fossem livros ou periódicos. (SOUSA, 2009, p. 3)

Entretanto, é preciso abrir um parêntese para o parecer acima. O saber

científico cresceu e evoluiu consequentemente com ele a sociedade

contemporânea. E muitas vezes a ocasião faz a vez, isto porque na falta de um

arquivista para um arquivo têm-se um bibliotecário. Este é um problema

recorrente em qualquer prática profissional. Porém a biblioteconomia percebeu

a necessidade de adequação as especificidades da classificação Arquivística e

disciplinas que tratam a gestão de documentos passaram a agregar o quadro

de disciplinas de biblioteconomia.

46

Além disso, vale ressaltar que código de catalogação da biblioteconomia

foi o “pano de fundo” para a descrição Arquivística. Isto é “[...] a principal

referência a fundamentar o desenvolvimento de uma norma de descrição

arquivística”. (LEÃO, 2006, p.45).

Retomando as discussões conceituais e apoiando-se em linhas gerais “o

objeto tratado como documento, portador da informação e da mensagem,

contribui para o entendimento do museu como uma instituição capaz de

exercer a comunicação por meio de seu sistema de documentação”. (TANUS;

ARAÚJO, 2012, p.32), a de se considerar que o objeto é um recorte

documental de observações passadas, que remetem a fatos ocorridos em

diversas fases da história.

Nesta perspectiva, “Documentos enquanto produtos da cultura,

enquanto artefatos ampliam as funções da linguagem e seu papel na cultura

humana é viabilizar praticamente, de forma mediada, a intersubjetividade,

permitindo a fixação e transmissão mensagens através do tempo e do espaço”.

(MARCONDES, 2012, p. 214). Contribuindo com a fala de Marcondes (2012),

Pinto (2013) expõe a trajetória conceitual em volta do documento (quad. 2)

expondo o novo paradigma conceitual: a visão sistêmica do documento.

Quadro 3 – O empirismo em torno dos documentos.

Fonte: Pinto (2013).

Mesmo cada qual com suas especificidades a arquivologia, a

biblioteconomia e a museologia não deixam de dialogar questões documentais.

Este diálogo é nítido e perceptível nos diversos eventos de Congressos

Brasileiro de Biblioteconomia Documentação e Ciência da Informação nas

Revistas Brasileira de Biblioteconomia e Documentação e nos ENEBD’s e

EREBD’s. A exposição de Tanus, Renau e Araújo (2006) (quad. 4) faz uma

síntese das ideias principais das áreas supracitadas quanto ao conceito do

termo documento.

47

Quadro 4 - A noção de documento na Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia.

Fonte: Tanus, Renau, Araújo (2012, p.170).

Mas parece haver maior relação entre a biblioteconomia e a arquivologia

“devido ao fato de ambos trabalharem com documentos materializados em

duas dimensões, enquanto nos museus prevalecem os objetos/documentos em

três dimensões”. (TANUS; RENAU; ARAÚJO, 2012, p.163). Ou seja, a

informação é registrada conforme a escrita e os seus significados, como é o

caso das bibliotecas e dos arquivos, enquanto nos museu o registro ocorre pela

extração intrínseca e extrínseca das informações contidas no objeto.

Entretanto, nesse instante é importante analisar a perspectiva do

fotógrafo Boris Kossoy no início do século corrente. O autor expõe as

dificuldades do historiador pesquisador ou público em geral em fazer a leitura

das informações intrínsecas em documentos textuais que não estejam nos

padrões dos cânones tradicionais de classificação conforme ocorre na

Biblioteconomia (Classificação Decimal de Dewey e a Classificação Decimal

Universal (CDU e CDD)) que mostram o arranjo dos materiais nas estantes.

Kossoy discorre:

A informação registrada visualmente configura-se num sério obstáculo tanto para o pesquisador que trabalha no museu ou arquivo como ao pesquisador usuário que freqüenta essas instituições. O problema reside justamente na resistência em aceitar, analisar e interpretar a informação quando esta não é transmitida segundo um sistema codificado de signos em conformidade com os cânones tradicionais da comunicação escrita (KOSSOY, 2001, p.30, grifo nosso).

Na verdade quando o autor se refere acerca da dificuldade em se

registrar os documentos que tem como forma física “[...] fotografias, discos,

fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM – [...] por essa razão

merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu

48

armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle,

conservação, etc.” (Paes, 2005, p. 22).

Nesse momento vale descrever os elementos que constituem os

documentos, sendo compreendidos como:

a) suporte - base física que reúne as ideias construídas em um

determinado formato;

b) formato - desenho ou arquitetura que determina a leitura de um texto e

sua sequencia;

c) conteúdo - ideia (original ou não) que precisa ser disseminada para

gerar novas ideias;

d) tipificação - formas de classificar as publicações que disseminam o

conhecimento. (MIRANDA; SIMEÃO, 2002, grifo do autor).

Portanto, meio aos múltiplos tipos conteúdos, formas e suportes

documentais, e das enunciações acerca do conceito de documento, o que

acontece na verdade “distinguir estes diferentes tipos de documentos e de

informações nele contidas, muito mais do que suportes, formas e formatos, vão

ser justamente [...] [a] natureza, objetivos, usos etc.” (BELLOTTO, 1998, p. 22).

Outro apontamento considera o documento como o “[...] registro de uma

informação independente da natureza do suporte que a contém” (PAES, 2006,

p. 26). Tais discussões deveriam estar não em torno dos tipos de documentos,

mas sim na utilização da informação, cuja informação é a peça central das

áreas anteriormente supracitadas e as trabalham para disponibilizá-la, cada

qual ao de acordo com o público alvo (quad. 5). Smit (2000) retrata de forma

bastante aberta e descontraída a problemática da diversificação nas áreas da

ciência da documentação. A autora descreve:

A diversificação entre as 3 Marias [Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia] existe, mas não deve ser fundamentada nos tipos de documentos, e sim na função atribuída à informação pelos diferentes tipos de instituições. Na ótica arquivística a informação fala sobre as

instituições, suas atribuições e suas relações com os demais segmentos da sociedade ou pessoas, sendo que na ótica biblioteconômica a informação é um objeto em si [...]. (SMIT, 2000, p. 122, grifo nosso).

49

Quadro 5– Percepção do arquivo, biblioteca, museu e centro de documentação quanto ao seu objeto central.

ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DE

DOCUMENTAÇÃO

TIPO DE ORGÃO

Órgão receptor, ou seja, os documentos chegam a ele por passagem natural e obrigatória;

Define quais documentos deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou permuta;

Órgão colecionador Órgão colecionador e/ou referenciador.

DOCUMENTOS QUE CUSTODIA

Documentos seriados, mas unidos pela origem e acumulados organicamente, no decorrer das funções realizadas por uma única fonte geradora (entidade/pessoa) informação.

Documentos múltiplos unidos pelo conteúdo originados das atividades culturais e da pesquisa científica, reunidos artificialmente em torno de seu conteúdo, sob a forma de coleções.

Objetos bi/tridimensionais originados das atividades humana ou naturais reunidos artificialmente sob a forma de coleção unido pelo conteúdo ou função.

Constituído por documentos únicos ou múltiplos, unidos pelo conteúdo.

FINALIDADE

Finalidades administrativas, jurídicas e sociais, podendo ser também científicas e culturais.

Finalidades educativas, científicas e culturais.

Finalidades recreativas, educativas, culturais e científicas; testemunha uma época ou atividade.

Tem como finalidade o oferecimento da informação cultural, científica ou social especializada .

TIPO DE ARRANJO

Baseia-se na relação entre os documentos bem como estrutura e funções.

Sistemas predeterminados e universais, exigindo conhecimento do sistema e do conteúdo dos documentos.

Efetuada segundo a natureza do material e a finalidade específica do Museu.

Conforme a procedência do material custodiado.

REFERÊNCIAL

Referencia conjuntos de documentos.

Referencia documentos isoladamente

Referencia peça a peça, objetos bi/tridimensionais

Vai conforme a natureza do material que custodia.

Fonte: Elaboração própria (2013), baseado em Tessitore (2003).

Há quem compare um centro de documentação a um arquivo, entretanto

a de ser perceber a diferenciação entre ambos:

A principal missão de um Centro de Documentação é o apoio à pesquisa institucional, acadêmica ou individual, e não a gestão de sistemas arquivísticos,os quais estabelecem uma complexa rede de relações entre arquivo permanente e arquivos correntes, com finalidades, sobretudo, administrativas e probatórias (TESSITORE, 2003, p.19, grifo nosso).

Portanto a diferenciação quanto ao método na Arquivística e na

Biblioteconomia respectivamente trata do princípio da proveniência observando

a criação original do documental produzida em diferentes organismos por meio

50

do instrumento de gestão arquivística: Plano de Classificação de Documentos

de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos (PCD e TTD), este

último associado ao primeiro torna possível estabelecer prazos de guarda e a

destinação final dos documentos, enquanto no outro o documento é agrupado

de acordo com os cânones tradicionais (princípio normativo da classificação)

em distintas unidades estabelecendo um sistema lógico e predeterminado com

atribuições de símbolos: Classificação Decimal de Dewey como a Classificação

Decimal Universal (CDU e CDD), que mostram o arranjo dos livros nas

estantes.

Pode-se então perceber que não é possível a arquivologia se prevalecer

de “esquemas predeterminados de classificação de assunto” [mas sim]

“estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação

[dos documentos]”. (SCHELLENBERG, 2006, p.48).

51

4 ARQUIVO

Independentemente do suporte ou formato, a Lei de Arquivística n°

8159/1991 que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos públicos e

privados prevê que cabe aos arquivos pela Gestão dos documentos. A referida

Lei classifica arquivo como:

a) Art. 2º conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos

públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em

decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por

pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza

dos documentos.

Sendo de igual forma para Sousa (2003, p.251) que o “Arquivo é, então,

um conjunto de documentos acumulados por um sujeito (pessoa física ou

jurídica) com atividades conhecidas. Portanto, a origem desse conjunto de

documentos é a marca indelével, inseparável e o que lhe dá inteligibilidade e

identidade”.

Na verdade os arquivos surgiram de acordo com Jardim (1987) das

necessidades geradas com as atividades da administração pública. Para

Tanus, Renau e Araújo (2012) o arquivo se desdobrada em duas dimensões.

Primeiro diz respeito ao modelo tradicional, no qual o arquivo, ambiente onde

apenas se arquivam os documentos, em segundo, o arquivo visto através do

seu caráter dinâmico (fig.28) gerador de um conjunto orgânico (fig. 29) de

documentos. Neste último é que se apoia a visão da Arquivologia.

Figura 28 e 29- Caráter dinâmico e o caráter orgânico do arquivo.

Fonte: Luz (2013ª).

Sendo o arquivo, portanto “[...] o resultado de dois processos integrados.

O processo de produção e recepção de documentos [que] resulta do

52

processo de realização da missão”. (esq. 2) (RODRIGUES, 2006 p.104-105,

grifo nosso).

Esquema 2 - Processo de realização da missão.

. Fonte: Rodrigues, 2004.

4.1OS ARQUIVOS E ACESSO À INFORMAÇÃO

Com um programa de Gestão documental a organização passa a ter um

arquivo com informações organizadas tanto para o usuário potencial como para

aquele cidadão que busca por esta como de direito.

[...] aos interesses do cidadão, ou seja, seus direitos e deveres para com as instituições civis ou para com o Estado. Para o cumprimento da primeira e da terceira funções há toda uma gestão dos documentos para que as informações sejam utilizadas tendo em vista razões funcionais, legais, jurídicas, administrativas etc.(BELLOTO, 1998, p.24, grifo nosso).

Assim sendo “O acesso à informação pública é garantida no Brasil tanto

na Constituição Federal como em textos legais complementares. Há,

entretanto, uma distância muito grande entre o preceito da lei e a prática dos

arquivos, tanto os de gestão quanto os históricos [...]” (Silva, 1999, p.10).

Conforme se pode observar:

A informação, que antes era tida como estoque a ser preservado e tinha seus estudos calcados unicamente nas formas de registro segundo os parâmetros do conhecimento científico, é tomada agora no seu sentido dinâmico. Nele os processos de circulação assumem importância social, determinando que a distribuição e o acesso à informação sejam tratados como questões sócio-político-econômicas, de natureza pública, portanto. A informação não se

53

apresenta mais como uma questão individual, é um problema social. (KOBASHI; TÁLAMO, 2003, p.11, grifo nosso).

Mas uma proposta de Lei de acesso às Informações Públicas fomentou

a discussão quanto ao direito de acesso a informação. Os deputados em 25 de

outubro de 2011 apresentaram a Lei de acesso que visa restringir o número de

prorrogações permitidas acerca do documento sigiloso. A lei foi sancionada

pela presidenta Dilma Rousseff e Regula o acesso a informações. Ficou então

conhecida de todos como a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a qual

foi regulamentada pelo decreto nº 7.724/2012, cujo cap. IV, Seção II, Art. 24, §

trata dos prazos máximos de restrição de acesso quanto ao grau e prazos de

sigilo os quais vigoram a partir da data de sua produção são:

a) I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

b) II - secreta: 15 (quinze) anos;

c) III - reservada: 5 (cinco) anos. (BRASIL, Lei nº 12.527, de 18 de

novembro de 2011, grifo nosso).

De maneira que no § 4o aborda “Transcorrido o prazo de classificação

ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á,

automaticamente, de acesso público”. (BRASIL, Lei nº 12.527, de 18 de

novembro de 2011). Batista já tinha argumentado acerca da restrição das

informações sigilosas, isto porque o tempo para cada qual - ultrasseta, secreta,

reservada eram de cinco (5) anos a mais no grau ultrassecreta e secreto. Essa

formar de retardar a sociedade quanto ao direito de acesso à informação

mostrou-se como mais como um incentivo pela luta aos direitos de acesso a

um bem público (fig. 29):

[...] informação pública é um bem público, tangível ou intangível, com forma de expressão gráfica, sonora e/ou iconográfica, que consiste num patrimônio cultural de uso comum da sociedade e de propriedade das entidades/instituições públicas da administração centralizada, das autarquias e das fundações públicas. A informação pública pode ser produzida pela administração pública ou, simplesmente, estar em poder dela, sem o status de sigilo para que esteja disponível ao interesse público/coletivo da sociedade. Quando acessível à sociedade, a informação pública tem o poder de afetar elementos do ambiente, reconfigurando a estrutura social. (BATISTA, 2012, p. 205).

54

Figura 30 – Gestão de documentos e a cidadania.

Fonte: Bernardes (2011).

Essa referida Lei foi sancionada pela presidenta Dilma ainda ressalta que

[...] “qualquer cidadão pode solicitar informações ao órgão público sem precisar

justificar o pedido [...] O grande objetivo desta lei é consolidar no País o

princípio da transparência dos atos públicos, mas ela pode ser vista também

como forma da sociedade monitorar o que é feito pelo Estado”. Ainda a mesma

Lei em seu capítulo IV da Transparência Passiva na Seção I e Art. 9º. Onde se

enfatiza que os órgãos e entidades devem criar Serviço de Informações ao

Cidadão - SIC, com objetivos de:

a) I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;

b) II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e

c) III - receber e registrar pedidos de acesso à informação.

Nestas circunstâncias Bellotto relata:

O exercício do direito à informação requer a existência de mecanismos que permitam o acesso e facilitem a consulta aos documentos. Tais mecanismos incluem o marco legal, a acertada organização do material, uma descrição de qualidade etc. [...] A tecnologia da informação, compreendida como avanços da computação e da telecomunicação, é hoje utilizada no armazenamento, organização, manejo, recuperação e intercâmbio da informação. Há toda uma responsabilidade profissional do arquivista de dar acesso à informação por meio de adequados instrumentos de pesquisa, inclusive relativamente aos arquivos virtuais. (BELLOTTO, 1998 p. 4).

O governo ainda “[...] torna real um direito reconhecido pela Constituição

Brasileira: o acesso do cidadão ao que é feito pelos governos, seja ele federal

estadual ou municipal”. (CÂMARA DOS DEPUTADOS, 2012).

55

4.2 A NORMA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E OS INSTRUMENTOS DE

PESQUISA.

De acordo com a Norma Brasileira de descrição Arquivística

(NOBRADE, 2007), na década de 80 discutiu-se mundialmente a necessidade

de se estabelecer uma normalização para a descrição de documentos

arquivísticos. Enquanto em países como os Estados Unidos e Inglaterra

buscavam por normas de descrição Arquivística, o Canadá deu o ponto de

partida para a elaboração desta referida descrição.

Entretanto somente em 1994 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA)

elaborou a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G) a qual

abrange a descrição de documentos de todo e qualquer suporte, tanto manuais

quanto automatizados. Dois anos mais tarde foi lançada a norma ISAAR (CPF)

que regulamenta a descrição do produtor. Ambas as normas se completam na

descrição Arquivística de documentos (fig. 31) e tiveram suas 1ª edições

publicadas em Língua Portuguesa em 1998 pelo Arquivo Nacional Brasileiro.

Figura 31 – registros de autoridade Arquivística conforme ISAAR (CPF) 2ª ed. com descrições de documentos arquivísticos conforme ISAD(G) 2ª ed.

Fonte: CONARQ (2004, p. 36).

Ainda em 2001 foi criada a Câmara Técnica de Normalização da

Descrição Arquivística regulamentada pela portaria n. 56, de 30/9/2001, do

56

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) com o propósito de sugerir normas

em conformidade com a ISAD(G) e a ISAAR (CPF). Entre 2000 e 2004 estas

foram revisadas pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA).

Segundo Bruebach (2007, p. 41) “Com a ISAD(G) e a ISAAR (CPF) a

comunidade Arquivística, representada [através] da CIA, desenvolveu normas

definindo a estrutura para uma representação multilinguística e sem fronteiras

de informação descritiva”. Segundo Brasil (2006) a NOBRADE por meio de

intercâmbio de informações fez adaptações necessárias à ISAD(G) e a ISAAR

(CPF) em conformidade a realidade da Arquivística Brasileira. Estas, as

adaptações deram-se afim de “estruturar a informação a partir de elementos de

descrição comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que

as descrições são apresentadas” (CONARQ, 2006, p. 10). Ficando a cargo de

cada “entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos

recursos utilizados para a descrição, bem como o formato final de seus

instrumentos de pesquisa, sendo apenas imprescindível a presença dos

elementos de descrição obrigatórios”.(CONARQ, 2006, p. 10).

Por isso, para a eficácia da normalização arquivista foram estabelecidas

a ISAD(G) General International Standard Archival Description, ou seja, Norma

Internacional Geral de Descrição Arquivística e a ISAAR (CPF), e a

International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies,

Persons And Families, ou seja Norma internacional de registro de autoridade

arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Em conjunto ambas

se complementam tornando a descrição arquivística muito mais completa,

conforme se descrevem:

Para Belloto (1998) conforme na biblioteconomia a catalogação por meio

do AACR2 (Anglo American Cataloging Rules – 2nd edition) descreve-se o item

para que posteriormente seja recuperado; igualmente acontece na arquivologia

a descrição é quem identifica o fundo documental sendo, portanto um

instrumento de pesquisa insubstituível para a recuperação de documentos de

arquivo.

Renato Tarciso Barbosa Sousa afirma entre o século XVIII e XVIII a

classificação biblioteconômica era aplicada á classificação de fundos

arquivísticos. O autor lembra que na década de 80 Theodore Roosevelt

Schellenberg incomodado “[...] percebeu também que a proximidade com a

57

Biblioteconomia poderia provocar a ‘importação’ de métodos estranhos às

características e às especificidades do objeto da Arquivística” (SOUSA, 2006,

p. 129).

Por isso para padronizar a norma arquivista foi elaborada a ISAD(G)

General International Standard Archival Description, isto é Norma Internacional

Geral de Descrição Arquivística que com seus descritores (palavras- chaves)

torna a busca pelo documento mais objetiva e muito eficiente.

No entanto de acordo com Brasil (2006, p.8) a “ISAD(G) tem um alto

grau de generalidade, definindo apenas a macroestrutura da descrição

arquivística e indexação de documentos, deixando a definição quanto a

procedimentos específicos para outras esferas decisão, nacionais ou

institucionais”.

Conforme Albuquerque (2006) se não houver uma descrição correta do

documento dificilmente este será recuperado, ou caso seja, vários documentos

podem ser recuperados ao mesmo tempo devido a ambiguidade de termos.

Com a uniformização da terminologia Arquivística esta problemática tende a

minimizar, haja vista que “[...] o objetivo da descrição não é o de elaborar

instrumentos de pesquisa, mas o de elaborar representações precisas de

unidades de descrição” (LEÃO, 2006, p.51, grifo nosso). Isto pode melhor

compreendido quando Bellotto, (2004, p.179) em outra obra afirma que a

“descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas séries

e/ou unidades documentais cheguem até os pesquisadores”. Porém para

Bellotto (1991) cabe aos arquivos permanentes o dever pela descrição dos

documentos, considerando que aos primários o arquivo estabelece códigos de

assunto na classificação já que a utilização daqueles que estão na fase

intermediária ocorre esporadicamente. O que marca a ISAD(G) é justamente a

relação hierárquica (flux. 1) cuja descrição parte do geral para o específico,

conforme alega por Bellotto:

Do ponto de vista da teoria arquivística, o mais importante na Isad [ISAD (G)] é justamente o respeito que ela permite aos princípios da proveniência e da organicidade. A sucessão de campos e subcampos que vão se abrindo, tornando a descrição proporcionalmente detalhada, propicia racionalidade na elaboração e no uso, e facilidade de acesso e de entendimento mútuo entre os arquivos que optaram pela norma.

(BELLOTTO, 2004, p.162, grifo nosso).

58

Fluxograma 1 - Hierarquia das atividades no quadro de arranjo.

Fonte: Luz (2013ª).

Todos os fatores de descrição da ISAD(G) (fig. 32) têm a finalidade de:

Estabelecer diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivisticas, podendo ser usada juntamente com as normativas nacionais de vários países do CIA. Essas diretrizes abarcam a identificação do nível dos documentos que se quer descrever (se do arquivo como um todo, se de grupos ou seções, séries ou itens/peças documentais), do contexto, dos caracteres extrínsecos e intrínsecos dos documentos e de seus conteúdos. (BELLOTTO, 2004, p.182).

Figura 32 – estrutura da norma ISAD(G).

Fonte: Albuquerque (2006, baseado em BELLOTTO; COTTA).

A ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record For

Corporate Bodies, Persons And Families ou seja, Norma internacional de

59

registro de autoridade Arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias,

além de favorecer o estabelecimento os pontos de acesso na descrição

também serve ajuda o usuário a compreender o significado ou seja os termos

semânticos, tornando assim o entendimento dos documentos do arquivo mais

fácil e acessível.

Para tornar possíveis os pontos de acesso na descrição a ISAAR (CPF)

entendeu a necessidade de elaborar linguagens controladas. Porém no fim da

década 90 tal prática se mostrava “algo novo na Arquivologia, começou

exatamente pelos nomes das pessoas e instituições produtoras dos arquivos

[...]” (HAGEN, 1998, p.6). Paixão (2012) mostra que a 2ª edição da norma

“ISAAR (CPF) estrutura-se em quatro zonas de informação descritiva (fig. 33):

identificação; descrição; relações; controlo. Contém um total de vinte e sete

elementos, dos quais apenas quatro são considerados de preenchimento

obrigatório”. (PAIXÃO, 2012, p 67). Mas o autor destaca que alguns dos

elementos da ISAAR (CPF) têm preenchimento indispensável conforme

destacado por *:

Figura 33 – Estrutura da norma ISAAR (CPF), 2ª ed.

Fonte: Paixão, 2012 p. 67.

Mais para melhor atender a descrição Arquivística de documentos é

preciso distribuir a conexão das descrições. Embora segundo o CONARQ

60

(2009) tanto para o Conselho Internacional de Arquivos como para o Comitê de

Boas Práticas e Normas (CIA/CBPN) futuramente há de se elaborar uma única

norma que compreenda as quatro Normas de descrição Arquivística: (ISAD(G);

ISAAR (CPF); SDF e a ISDIAH). As quais são descritas como:

a) ISAD(G) fornece orientação para descrição do fundo e suas partes

componentes. ISAAR (CPF) dá orientação para a criação de registros de

autoridade sobre os produtores de materiais arquivísticos;

b) ISDF fornece orientação para a descrição das funções dos produtores

de Documentos;

c) Entretanto para criar um sistema de informação Arquivística mais útil a

ISDIAH apresenta regras gerais para a normalização de descrições de

instituições com acervos arquivísticos. (CONARQ, 2009, p. 9-11).

Na descrição Arquivistica os instrumentos de pesquisa auxiliam o

usuário e o próprio arquivista em relação aos materiais disponíveis. Ainda

segundo Bellotto (2004), os instrumentos de pesquisa vão do mais

abrangente como os guias, quadro de fundos, relações, etc., ao mais

específico como inventários, catálogos, índices, etc.

De acordo com Bellotto (2004, p. 180), “Os instrumentos de pesquisa

são em essência, obras de referência que identificam, resumem e localizam,

em diferentes graus e amplitudes, os fundos as séries documentais e/ou as

unidades documentais existentes em um arquivo permanente”. Portanto a

elaboração dos instrumentos ocorre notadamente conforme o nível de

descrição do fundo e as séries documentais, (fig.34):

Figura 34- Arranjo e os instrumentos de pesquisa.

Fonte: Luz (2013b).

Logo de acordo com Tognolli (2012) comprova-se que para se chegar ao

fundo e às series o quanto é importante manter as inter-relações documentais,

61

observando ainda a ligação da entidade documental deste às próprias

entidades contextuais. Corroborando Bellto explica:

Tanto o fundo quanto suas primeiras divisões – grupos ou seções e subgrupos ou subseções (se houver) – são, na verdade, nomes que correspondem ao órgão maior e suas subordinações, designando, no arquivo, aglutinações de documentos. Isso significa que as séries e subséries é que são a realidade fundamental e concreta com a qual o arquivista vai trabalhar formalmente. (BELLOTTO, 2004, p. 152).

62

5 GESTÃO DOCUMENTAL EM CONFORMIDADE COM A GESTÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

Para iniciar esta seção é necessário expor que de acordo com o

CONARQ (2006) diferentemente dos estados Unidos, que na década de 50

estabeleceu o conceito de Gestão Arquivística de Documentos, no Brasil

somente 41 anos mais tarde é que foi estabelecida a Lei de Arquivística n°

8159/1991. Esta Lei dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos públicos e

privados prevê que cabe aos arquivos pela gestão dos documentos. De

maneira que gestão de documentos é:

• Art. 3º conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.

No entanto para esclarecer os procedimentos de Gestão de documentos

quando feitos em documentos arquivísticos, a Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos (CTDE, 2006, p. 16) através do CONARQ entende a “gestão

arquivística de documentos como sinônimo de Gestão de documentos,

ressaltando [entretanto] a característica arquivística dessa gestão para

diferenciá-la de outros tipos de gerenciamento de documentos”. A

aproximação da Gestão documental com a Arquivística:

A gestão documental afirma-se como uma nova área com estreito vínculo à administração e distinta da Arquivística (considerada como respeitante apenas à documentação de interesse histórico) passando a referir-se não só à produção e uso, mas também à avaliação e seleção de documentos. Esta nova área é encarada pelo congresso americano como fundamental para a administração, a ponto de, em 1947, ter sido criado um grupo específico para se dedicar ao problema do records management, como objetivo de reduzir os custos da produção documental e melhorar a qualidade dos documentos. (SILVA et al, 1998, p.134)

Em continuidade é preciso expor que segundo Silva et al (1998, p.214) a

“Arquivística é uma ciência da informação social, que estuda os arquivos

(sistemas de informação (semi-fechados), quer na sua estruturação interna e

63

na sua dinâmica própria, quer na interação com os outros sistemas correlativos

que coexistem no contexto envolvente”.

Assim sendo as características da Gestão Arquivística de documentos

são descritas em: (CONARQ, 2006, p. 16, grifo nosso).

a) contemplar o ciclo de vida dos documentos;

a) garantir a acessibilidade dos documentos;

b) manter os documentos em ambiente seguro;

c) reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de

temporalidade e destinação;

d) implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua

produção pelo tempo que for necessário.

e) garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico:

organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

(CONARQ, 2006, p. 20-21).

Com estas características de acordo como o CONARQ, (2006, p. 20-21)

a gestão Arquivística de documentos abrange:

a) a definição da política Arquivística;

b) a designação de responsabilidades;

c) o planejamento do programa de gestão;

d) a implantação do programa de gestão.

A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) através do

CONARQ “define gestão arquivística de documentos como o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente”. (CONARQ, 2006, p. 16).

Entretanto um programa de gestão Arquivística de documentos deve

ser organizado em forma de sistema como forma de instrumentalizar o

tratamento dos documentos nos arquivos. Nisso o CONARQ através do

Decreto Lei 4.915 de 12 de dezembro de 2003 estabelece o Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo. O SIGA é um sistema gerenciador das

atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e

entidades da administração pública federal. Em seu Art. 2º da referida lei o

SIGA tem por finalidade:

64

a) I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração

pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de

arquivo e às informações neles contidas, resguardado os aspectos de

sigilo e as restrições administrativas ou legais;

b) II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de

arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o

integram;

c) III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

d) IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

e) V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da

documentação arquivística pública;

f) VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração

pública federal;

g) VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou

indiretamente na gestão da informação pública federal. (CONARQ,

2003).

Assim sendo é importante que os princípios e processos técnicos

tenham uma linha ininterrupta, isto é, quando os procedimentos não são

aplicados desde o estágio inicial de vida dos documentos (quad. 6) estes

refletirão negativamente nas demais idades destes. Assim, aplicando estes

princípios além de cumprir a legislação Arquivística a organização evitará

também o colapso:

Toda a ‘confusão’ de documentos não estruturados produzidos nas operações diárias formam um trilho textual através do qual as decisões, ações e fundamentações lógicas da organização podem ser reconstituídas [...] [por isso] Uma organização aprendente deve ser capaz de estudar a história da organização para, ao planejar o futuro, poder ter o beneficio completo de ter estudado e aprendido com o seu passado. (CHOO, 2003, apud STARK, 2011, p. 77).

Quadro 6 - Ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

Fonte: Luz (2013ª).

65

De modo que “Cada um desses estágios corresponde a procedimentos

técnicos diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento

dispensado aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o

desempenho das atividades arquivísticas nas idades intermediária e

permanente”. (ARQUIVO NACIONAL, 1995, grifo nosso).Vale destacar que “na

língua inglesa, apenas os documentos de guarda permanente são chamados

de archives, os de uso corrente recebem a denominação de records”.

(RODRIGUES, 2006). De forma que os procedimentos adotados serão de

acordo coma idade documental (fig. 35):

Figura 35 - procedimentos conforme a idade do documento.

Fonte: Luz (2013ª).

A queixa do Presidente até então do Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ) e Diretor-Geral do Arquivo Nacional retrata o caos nos

arquivos na década de 90:

Uma grande percentagem de fundos documentais não organizados ou sem um adequado tratamento técnico dentro dos arquivos públicos e arquivos correntes sem códigos de classificação e tabela de temporalidade são constantes na realidade da administração pública. Tal deficiência representa o principal fator de dificuldade para o pleno exercício do direito do cidadão de acesso à informação. (SILVA, 1999, p.10).

Entretanto ainda assim, em pleno século XXI o panorama não é muito

diferente, pois Sousa (2009) alega que a falta de normas que regulamentem as

66

atividades Arquivísticas nos arquivos correntes é uma problemática recorrente

nos arquivos. Esta problemática geralmente acontece por falta de politicas de

Gestão Arquivística no âmbito das organizações que acarreta sérios prejuízos

aos princípios arquivístico, visto que:

Os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos [não provenientes das atividades geradas pela instituição], que não são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma organização (SOUSA 2009, p. 2).

Porém para a efetividade de um programa de Gestão documental é

imprescindível que a instituição nomeie uma Comissão Permanente de

Avaliação de Documento (CPAD) conforme estabelecido pelo Decreto nº 4.073,

de 3 de janeiro de 2002 cujo Art. 18. Alega:

Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. (BRASIL, Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002).

Tal comissão deve ser composta por são grupos permanentes e

multidisciplinares, ou seja, advogados, administração geral e financeira,

arquivistas, bibliotecários, historiadores e áreas correlatas a ser avaliada. Após

a designação a CPAD toma providencias para a avaliação documental:

A avaliação documental é acionada como o recurso técnico mais eficaz (na verdade, o único legitimado pela arquivologia) para a escolha de documentos “históricos” arquivísticos, passíveis de integrar o patrimônio documental de uma sociedade, em razão da sua capacidade de expressar a memória desse grupo. (JARDIM, 1995, p.6).

Outra abordagem expõe:

O importante no momento da avaliação é, sem dúvida, ter muito bem esclarecido que tipo de documento deve ser

67

preservado a partir dos interesses tanto da instituição como da comunidade a que se integra. A partir disto, pode-se compreender quais documentos apresentam potencial valor de memória institucional e social. (LOUSADA, 2012, p.73).

Conforme o poder outorgado a CPAD esta é que estabelece a lista de

relação de eliminação de documentos a serem eliminados (Anexo A), através

de um edital de ciência de eliminação (Anexo B) bem como um termo

eliminação de documentos (Anexo C) conforme exposto na Resolução nº 7 de

20 de maio de 1997 do CONARQ:

a) Art. 1º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder

Público ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação

conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de

Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade;

b) Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser

efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de

Termo de Eliminação de Documentos;

c) Art. 3º a listagem de Eliminação de documentos tem por objetivo

registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados;

d) Art. 4º o termo de Eliminação de documentos tem por objetivo

registrar informações relativas ao ato de eliminação;

e) Além de elaborar a listagem de Eliminação de documentos e o termo de

Eliminação de documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de

documentos que tem por objetivo dar publicidade em periódicos oficiais,

ao ato de eliminação de acervos arquivísticos sob sua guarda;

f) Art. 6º A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de

fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor

autoriza.

Para realização da Gestão Arquivística de documentos. Segundo o

CONARQ, (2006, p. 40) os principais Instrumentos são:

a) o plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e

atividades do órgão ou entidade;

b) a tabela de temporalidade e destinação;

c) o manual de gestão arquivística de documentos;

d) o esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos

documentos.

68

Porém para Bernardes (2008) os instrumentos fundamentais (fig. 36) são

especificados conforme especificados na figura abaixo:

Figura 36 - instrumentos de gestão documental.

Fonte: Bernardes (2008 p.11).

Ainda conforme o CONARQ (2006, p. 40) os Instrumentos de pesquisa

adicionais são:

a) glossário;

b) vocabulário controlado;

c) tesauro.

5.1 O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (PCD)

O Plano de Classificação é regulamentado pela Resolução n° 14 de 24

de outubro de 2001 da CONARQ, 2001. “Um plano de classificação é um

esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com

métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das

estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela

produzido”. (CONARQ, 2006, p. 41, grifo nosso). Ainda “a classificação é um

instrumento de transparência das ações públicas no âmbito institucional,

permitindo aos gestores a visibilidade das suas atividades e funções, por meio

de agrupamentos dos documentos resultantes das ações” (MINISTERIO DA

SAÚDE, 2012). Perspectiva esta também compartilhada por outros autores:

classificar é criar representações que agrupam elementos de uma dada realidade de modo a reduzir esta realidade a elementos manipuláveis para a construção de conhecimentos a partir dela. No universo dos documentos arquivísticos, o que se pretende com a classificação é possibilitar o fácil acesso a informação arquivistica. Classificar documentos arquivísticos seria criar representações que agrupam as informações

69

arquivísticas de maneira ordenada, a fim de reduzir os itens documentais a serem examinados com vistas à localização de uma determinada informação desejada. (RODRIGUES; AMARA, 2005, p. 1).

O objetivo da classificação dos documentos é facilitar a recuperação da

informação do documento com economia de tempo e dinheiro, além de:

[...] dar visibilidade às funções e às atividades do produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que a classificação é antes de tudo lógica: a partir da análise do produtor (organismo ou pessoa) de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/ atividades detectadas. (SANTOS, 2005, p. 38).

Outra definição expõe:

Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos. (CONARQ, 2006, p. 30).

Sendo assim através da classificação deve-se:

a) estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;

b) assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente

ao longo do tempo;

c) auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos

relacionados a determinada função ou atividade;

d) possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os

documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados

em conjunto. (CONARC, 2012. p. 28).

Para proceder com o Plano de classificação o CONARQ por meio da

resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 estabeleceu o Código de

Classificação de Documentos. Este código de classificação baseia-se no

Sistema de Classificação Decimal de Dewey, subdividindo-se em classes,

subclasses, grupos e subgrupos. O mesmo "[...] foi estruturado a partir das

funções e atividades desempenhadas pelos órgãos e entidades" (OLIVEIRA,

2006, p. 5).

70

De forma que o CONARQ (2001, p.10) “estabeleceu a classe 000

(comuns a todos os seus órgãos) referente aos assuntos de Administração

Geral e a classe 900, a Assuntos Diversos”. Assim as áreas 100 a 800

ficaram para “assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não

são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo

orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de

competência”. CONARQ (2001, p.10).

5.2 A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO (TTD)

A Tabela de temporalidade de documentos (TTD) é um "Instrumento de

destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para

transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos".

(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.72). Além disso, é conceituada como

“instrumento fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos

documentos. Na TTD devem constar os prazos de arquivamento dos

documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central ou

intermediário, e de sua destinação final, quando se determina sua eliminação

ou recolhimento ao arquivo permanente”. (BERNARDES, 1998, p.21).

Mas do mesmo modo como foi com o Plano de classificação o CONARQ

também por meio da resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 instituiu a

Tabela de temporalidade de documentos. Esta é o resultado da atividade da

avaliação pela qual são definidos os prazos de guarda bem como a eliminação

ou a sua guarda permanente dos documentos (fig. 37):

Figura 37 - Tabela de Temporalidade de documento.

Fonte: Bernadete (2008).

71

Na elaboração da TTD a avaliação é uma atividade vital, pois permite

racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediário,

facilitando a construção dos arquivos permanentes, garantindo assim o acesso

à informação.

Na TTD estão dispostos os códigos de classificação, os assuntos, os

prazos de guarda bem como o destino final dos documentos e um campo de

observações (fig. 38). Com a TTD além de a organização desafogar a massa

documental também “[...] conservar os documentos importantes para a

memória corporativa; e eliminar os documentos que não são mais

importantes”. (CONARQ, 2006, p. 43, grifo nosso).

Figura 38- Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.

Fonte: Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.

72

6 O GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) EM CONFORMIDADE COM O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)

Entendendo que documento é uma unidade constituída de informação,

dados nota-se que em meio a grande quantidade de ativos guardados em

suportes que dependem do espaço, tornou-se uma problemática para

minimizar o grande acúmulo de documentos. Rodrigues (2008, p. 141) comenta

que “foi a partir da introdução da gestão de documentos no campo profissional

do arquivista, especificamente para atender as demandas de avaliação

documental e planejamento da produção de documentos eletrônicos, que os

estudos de identificação da gênese documental se tornaram mais recorrentes

na área”.

De acordo com o CONARQ (2006) a TIC teve um considerável

progresso a partir dos anos 90. Neste ambiente tecnológico existem muitas

ferramentas que auxiliam no controle do gigantesco número de documentos

gerados pelas organizações, assim como também na preservação de perda

irreparáveis:

O uso de GED é muito importante quando da necessidade de recuperação de desastres, como por exemplo, o evento ocorrido em Nova Iorque, em 11 de setembro de 2001. Aliado às técnicas de backup, há a preservação da informação ainda que o documento original seja destruído. E nestes casos, o valor do GED tornasse mísero em vista do capital que os documentos salvos retornam à empresa. (PINTO, 2005) .

Dentre os instrumentos tecnológicos estão o computador pessoal (PC)

(do inglês Personal Computer) e o escâner um digitalizador de imagens, fotos e

textos impressos. Ambas as máquinas conectadas, transformam os

documentos do meio físico para o digital. Então a significação do computador

nos arquivo passou a ser um fator indispensável para a organização dos

documentos arquivisticos.

O computador, enquanto ferramenta cognitiva trouxe uma ampliação gigantesca do nosso potencial de manipular representações. Na verdade, é isto que se faz quando se desenvolvem representações computadorizadas para documentos num arquivo, formadas, por exemplo, por campos como número do documento, data de criação, tipo de

73

documento, setor que emitiu o documento e assunto. (MARCONDES, 1998, p. 20).

Contudo se o computador não for utilizado de forma adequada, ele pode

ser um potencializador da desordem e causador da perda da informação.

Assim sendo o documento digitalizado quando associado à uma ferramenta

que facilita e direciona as atividades da instituição eletronicamente, como por

exemplo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) as organizações,

instituições, arquivos, dentre outros que lidam com informação podem melhor

gerenciar a informação digitalizada (fig.39). A possibilidade de conversão dos

documentos em papel para o formato digital facilita a informação consultada

por meio eletrônico com muito mais rapidez permitindo ainda através de

instrumentos específicos a segurança e integridade das informações.

Figura 39 – Ambiente típico do GED.

Fonte: (ANGELONI, 2002).

Um GED quando bem planejado permite que a organização recupere a

informação de forma rápida, haja vista que “quanto mais sistematizados forem

os procedimentos de registro da informação, mais rica será a possibilidade de

sua recuperação”. (NEGREIRO, 2007, p. 84). O GED proporciona a “agilização

de processos [...]” no que “[...] traz a redução de custos, a melhoria

organizacional da empresa, e a melhoria financeira da organização”.

(DORDAL, 2004, p. 23). O sistema é conceituado pelo CONARQ como:

Conjunto de tecnologias para a organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividida nas seguintes funcionalidades: captura gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não-estruturada aquela que não esta armazenada em bancos de dados, tal como mensagens de correio eletrônico, arquivos de

74

texto, imagens ou som, planilhas, etc. (CONARQe-ARQ,2006, p. 6).

O GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou

imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos

que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento

das versões digitais das informações:

[...] a tecnologia digital permitiu o empacotamento de todos os tipos de mensagens, inclusive de som, imagens e dados, criou-se uma rede que era capaz de comunicar seus nós sem usar centros de controles. A universalidade da linguagem digital e a pura lógica das redes do sistema de comunicação geraram as condições tecnológicas para a comunicação global horizontal. (CASTELLS, 2003, p.82)

Tamanha as vantagens e benefícios com a aplicabilidade do GED com a

automatização dos processos é que os arquivos passaram a executar e

organizar o fluxo de trabalho (fig. 40) de uma estação de trabalho à outra entre

os diversos atores envolvidos no processo. Essa é uma técnica denominada

workflow. Os apontamentos de Lopes comprovam tais acontecimentos:

Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da década de 1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funções, que vão desde os mais simples editores de texto até os mais sofisticados e complexos programas, que no caso dos arquivos vêm apresentando soluções para gerenciamento de documentos, das quais podemos citar o tratamento digital de imagens, as técnicas de fluxo de trabalho (workflow) a multimídia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e documentação. (LOPES, 2004, p.119).

Figura 40 – O GED associado aofluxo de trabalho (workflow).

Fonte: Portopédia, 2012.

75

E neste contexto Pinto (2005, p. 2) descreve casos de organizações de

renome no Brasil que fazem uso do GED, mas “principalmente Document

Imaging. Na lista de cases [...] estão instituições financeiras como o Unibanco e

Caixa Econômica Federal, órgãos governamentais como Secretaria de

Segurança Pública do Estado de São Paulo (SSP/SP) e Imprensa Oficial e

grandes organizações como GOL Linha Aéreas e Embraer. [...]”. Também é

preciso expor que a ferramenta GED distribui-se em várias técnicas, mas,

todas partem de duas grandes técnicas principais - gerenciamento de

documentos (document management) que conforme Tadano (2002) surgiu por

volta de 1990, e o gerenciamento de imagens de documentos (document

imaging):

a) O Document Management converte os textos impressos através da

técnica ICR (Intelligent Character Recognition) - Reconhecimento

Inteligente de Caracteres;

b) o DocumentI maging transforma a imagem através do reconhecimento

de caracteres denominado OCR (Optical Character Recognition) -

Reconhecimento Ótico de Caracteres.

Diante disto os benéficos com o GED são:

a) Alta velocidade e precisão na localização de documentos, através de

ilimitadas Possibilidades para indexação;

b) Integração com a web, universalizando o acesso simultâneo e

concorrente;

c) Gerenciamento automatizado de processos, aumentando a

produtividade;

d) Auxilio no processo de tomada de decisões;

e) Melhor aproveitamento de espaço físico;

f) Integração com outros sistemas e tecnologias.

g) Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;

h) Aproveitamento da base de informática já instalada nas empresas;

i) Maior agilidade nas transações entre empresas;

j) Redução de custos com cópias, já que há disponibilidade de

documentos em rede. (ANDRADE, 2005, p. 86).

Ainda vale destacar as principais vantagens do GED, que são:

76

a) integração da solução GED com sistema corporativo (ERP- Enterprise

Resource Planning e o CRM- Customer Relationship Management) e a

base de dados da empresa;

b) com o documento digitalizado em meio óptico, o acesso é rápido

(informações on-line);

c) disponibilização dos documentos digitalizados na Rede Local, Internet,

Intranet, Extranet ou via linhas discadas;

d) Apenas as pessoas autorizadas têm acesso aos respectivos

documentos;

e) preservação e administração dos documentos originais, que são

mantidos em local seguro e com sistema de rastreabilidade;

f) conversão dos documentos em texto (através de OCR/ICR),

possibilitando a busca por palavras-chave. (TADANO, 2002, p. 26, grifo

nosso).

O processo de conversão (digitalização) do documento textual impresso

e da imagem para documentos digitais segue o seguinte percurso:

a) Preparação do documento;

b) Digitalização;

c) Inspeção;

d) Indexação da Imagem;

e) Gravação da mídia;

f) Certificação da qualidade (Controle de Qualidade) (MARTINS, REINEY,

PIRES, 2001. p.7, grifo nosso).

De forma que cada passo da transformação do documento físico para o

digital ocorre:

[...] os documentos são escaneados ou digitalizados em um processo de conversão de imagem digital, e posteriormente são submetidos a um processo de indexação, onde cada documento é nomeado e indexado através de informações obtidas dele mesmo, só então, serão armazenados no banco de dados do sistema. Os documentos poderão ser lidos [consulta] através da ferramenta de pesquisa e o administrador determinará através de senha quem terá acesso aos documentos. (AVAGLIANO. 2011, grifo nosso) .

Os formatos digitais mais adotados para documentos ou objetos em

GED são:

77

a) TIFF (TaggedImage File Format) – é o padrão de fato usado na indústria

de GED. Embora existam dezenas (para não dizer centenas) de tipos de

TIFF é o realmente adotado na grande maioria das aplicações. Permite

alto nível de compactação e arquivos multipaginados;

b) JPEG (Joint Photographic Experts Group) – é mais utilizada para

imagens em tons de cinza e colorida. Não permite arquivos

multipaginados;

c) PDF (Portable Document Format) – permite arquivos multipaginados,

possibilitando combinar diferentes tipos de compressão de dados,

diferentes fontes de imagens, possibilidade de adicionar índices ao

documento, etc.;

d) BITMAP (Binary Mapping Photographic) e GIF (Graphics Interchange

Format) – formatos nativamente digitais, muito utilizados na produção de

documentos em gerenciamento eletrônico de documentos. (SILVA

[2002?]).

Entretanto as implicações do GED quando feito em documentos

arquivistícos o CONAR entende que estes precisam estar de acordo com os

objetivos da Gestão Arquivística de documentos no Brasil. Logo conforme o

CONARQ (2011c, p. 1) pode-se observar algumas orientações acerca da

contratação de um SIGAD, as quais são:

a) Resolução n.º 20 do CONARQ, de 16 de julho de 2004, que dispõe

sobre a inserção de documentos arquivísticos digitais em programas de

gestão arquivística de documentos;

b) Resolução n.º 25 do CONARQ, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre

a adoção do “Modelo de requisitos para sistemas informatizados de

gestão arquivística de documentos - e-ARQ Brasil” pelos órgãos e

entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR);

c) Resolução n.º 32 do CONARQ, de 17 de maio de 2010, que dispõe

sobre a inserção dos metadados na Parte II do e-ARQ Brasil.

Assim sendo o CONARQ incumbiu o e-ARQ Brasil em “assegurar que

documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam

ser preservados com características, estabeleceu requisitos para Sistema

Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos [SIGAD]”. (CONARQ,

2006, p. 6). (diag. 1).

78

Diagrama 1 – Modelo de requisitos para um SIGAD baseado no e-ARQ Brasil.

Fonte: CONARQ, 2011, p. 1 Nota: Segundo o CONARQ este modelo tem por objetivo orientar a estruturação do banco de dados na implementação de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).

Vale ainda ressaltar que “Um GED trata os documentos de maneira

compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção

orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as

atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o

GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de vida dos documentos”.

(CONARQ, 2006, p. 7). Logo há de se tecer as seguintes considerações:

Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um SIGAD o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. (CONARQ, 2006, p. 27).

O diferencial do SIGAD está justamente na incorporação dos conceitos

arquivísticos aplicados aos documentos arquivisticos digitais. Estes são os

mesmos conceitos aplicados aos documentos dispostos em papel. O SIGAD

pautado em Requisitos arquivísticos tem como característica a:

79

a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos

de documentos arquivísticos;

b) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os

componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade

complexa;

c) gestão dos documentos a partir do Plano de classificação para manter a

relação orgânica entre os documentos;

d) implementação de metadados associados aos documentos para

descrever os contextos desses mesmos documentos(jurídico-

administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e

tecnológico);

e) integração entre documentos digitais e convencionais;

f) foco na manutenção da autenticidade dos documentos;

g) avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação

daqueles considerados de valor permanente;

h) aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;

i) transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função

de exportação.

j) gestão de preservação dos documentos.(CONARQ, 2006, p. 7).

Nesta conjectura de acordo com Rodrigues (2006) os documentos

arquivísticos digitais e eletrônicos estão respaldados em valores operacionais e

legais prezando assim tanto pela confiabilidade como pela autenticidade da

informação documentada assim como igualmente aos dispostos em meio

físico. Vale salientar que o documento digital é o resultado da transformação

quando este tem sua forma física transferida para o meio eletrônico.

A câmara técnica de documentos eletrônicos (CTDE) órgão

regulamentador de documento arquivístico digital criado pelo CONARQ em

1995 em suas diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos

arquivísticos digitais o CTDE (2012, p. 3) assim define documento digital -

“informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável

por meio de sistema computacional”.

80

6.1 A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (RI) NO SISTEMA DE

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (SRI)

A recuperação de informação (RI) surge quando da necessidade de

busca da informação de forma rápida de determinado documento em grade

parte textuais armazenado em computador. Por meio de expressões de busca

no sistema (fig. 41) os itens preferidos podem satisfazer em parte ou na

totalidade aquele.

Figura 41- Representação do processo de recuperação de informação.

Fonte: Ferneda (2003, p.15).

Trabalhar a representação da informação eletronicamente de acordo

com Novellino (1996) inicialmente somente era utilizado para a ordenação

automática de termos e títulos. Entretanto a falta de padronização na

indexação mostrou-se uma problemática para a recuperação entre os

produtores e usuários da informação.

O uso do vocabulário pré-coordenado comprometia o nível de

especificidade necessária implicando na busca da recuperação da informação.

Assim demandava-se por um tesauro que conforme Novellino (1996, p.40) com

este pode-se “instrumentalizar não só a representação, mas também a busca

da informação”. Assim a instrumentalização da indexação foi agregada ao PC

facilitando a recuperação da informação com uso da linguagem documentária

pós-coordenada:

[...] com o desenvolvimento tecnológico, o computador tornou-se instrumento não só para a produção e a compilação de índices, mas também para a geração dos próprios índices: extração e atribuição de palavras ou conceitos. Houve como consequência uma implementação de sistemas de indexação pós coordenados. O computador permitia o uso da lógica booleana, lógica de combinação binária por soma, produto ou diferença que se ajustava à coordenação de termos no momento da

recuperação. (NOVELLINO, 1996, p. 39).

81

Portanto a RI acontece quando com os termos representativos do

documento, (descritores/palavras-chave) se encontram indexados na base

dados do SRI (fig.42):

Recuperação de Informação (RI) é a área da Computação que trabalha na tarefa de encontrar itens de informação relevantes para uma determinada necessidade de informação expressa pela requisição de um usuário (consulta) e disponibilizá-los de uma forma adequada ao propósito da busca de informação por ele submetida. Neste cenário, os Sistemas de Recuperação de Informação (SRI) visam dar acesso às informações potencialmente contidas em documentos registrados, organizados e processados, a fim de garantir a eficácia do processo de busca e maximizar o uso. (FAGUNDES; KROTH 2008, grifo nosso).

Figura 42 – Modelo de RI no SRI com os documentos indexados.

Fonte: Pinto (2005).

A indexação é descrita pela NBR 12676 (1996, p. 2) como “ato de

identificar e descrever o conteúdo do documento com termos representativos

dos seus assuntos e que constituem uma linguagem de indexação”. Ainda a

indexação é um processo complexo, que “[...] tem como foco o sujeito [o

indexador] que realiza uma determinada atividade e sua cognição em relação

ao seu contexto de produção”. (FUJITA; RUBI; BOCCATO, 2009). Nesta

mesma proporção de acordo com o CONARQ (2006, p. 30-31) “a indexação é

a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário

82

controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação”.

[com o objetivo de] “[...] ampliar as possibilidades de busca e facilitar a

recuperação dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou

automática”. Vale salientar que as características e o contexto da indexação

dependem da temática (diag.1) a ser indexada, como é caso dos materiais de

bibliotecas e dos arquivos:

Diagrama 1 - Indexação temática.

Fonte: Elaboração própria a partir de Aguiar (2008, p.184).

Por isso para minimizar as dificuldades da descrição documental que

tornem a informação acessível ao usuário da organização sejam estes internos

ou externos alguns aspectos são necessários. Aspectos estes que segundo

Lima (2006) e a NBR 12676 (1996, p. 4) se constitui de três etapas “a) exame

do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo; b) identificação

dos conceitos presentes no assunto; c) tradução desses conceitos para os

termos de uma linguagem documentária”. Embora entre alguns autores como

Lancaster (2004) e Kobashi (1994) e Novellino (1996) haja consenso que são

apenas duas as etapas para a indexação: a análise conceitual e tradução.

Logo para um bom entendimento, há de se destacar os três aspectos da

indexação:

a) Análise do documento e estabelecimento do assunto de seu

conteúdo: O processo cognitivo do indexador (fig.43) é um fator

relevante para que o SRI encontre a reposta precisa da informação

indexada. Visto que segundo Higuchi (2012) ao atribuir termos

semânticos equivocados do conteúdo de determinado documento o SRI

encontrará duplicidade de termos já que este não foi classificado entre

as categorias mais relevantes por aquele. Consequentemente:

INDEXAÇÃO

BIBLIOTECA

Unidade documental

LIVRO

ARQUIVO

Fundo; série e subséries.

DOCUMENTO

83

Recuperar informação implica operar seletivamente um estoque de informação, o que envolve processos cognitivos que dificilmente podem ser formalizados através de um algoritmo. Mesmo que um modelo computacional de recuperação da informação tenha como base algum tipo de vocabulário e organização lógica, a equiparação dos significados supostamente implícitos pelos significantes depende de uma análise intelectual. (FERNEDA, 2003, 125).

Figura 43 – Processamento cognitivo da informação.

Fonte: Lima, 2003 baseado em Reed 1992. Nota: STM (short-term memory) refere-se à memória de curta duração e LTM (long-term memory) memória de longa duração.

A interação indexador-computador é fator chave para que os conceitos

essenciais do documento sejam captados pelo SRI (fig.44). Acontecendo

assim o resgate preciso da informação da qual se deseja.

Figura 44 – Componentes de um SRI.

Fonte: ENEGEP(2008, p.3).

b) Identificação dos conceitos: Segundo a Associação Brasileira de

Normas Técnicas (ABNT 12676:1992, p. 2) o indexador precisa adotar

alguns questionamentos que o ajude a identificar os descritores

essenciais do assunto no documento:

- qual o assunto que trata o documento?

- como de define o assunto em termos de teorias e hipóteses, etc.?

- o assunto contém uma ação uma operação um processo?

84

- o documento trata do agente dessa ação, operação ou processo?

- o documento se refere a métodos, técnicas e instrumentos especiais?

- esses aspectos foram considerados no contexto de um local específico

ou ambientes especiais?

- foram identificadas variáveis dependentes ou independentes?

- o assunto foi considerado de um ponto de vista, interdisciplinar? (por

exemplo, um estudo sociológico da religião).

Porém quando se tratando de documentos arquivísticos a maioria destes

são indexados segundo Sousa, Bandeira e Silva (2012, p. 127)

observando “sua numeração ou código de identificação, o produtor, o

título, o suporte etc.”. De qualquer forma após o indexador realizar “uma

elaboração mental, o conceito pode ser modificado com base no

conhecimento prévio sobre o assunto, transformando-se, então, de

unidade de informação em uma unidade conceitual com objetivo de

comunicação”. (LIMA, 2003);

c) Tradução dos conceitos: Na representação da informação (RI) é

necessário transformar a linguagem natural (LN) (linguagem utilizada

pelo homem) para uma linguagem documentária (LD) (linguagem pela

qual a máquina tem capacidade de “entender” textos representativos da

linguagem humana) que destaquem as informações centrais nos

documentos (fig. 45). Silva e Fujita (2004, p. 138) conceitua LD como

"[...] área teórica e metodológica com o objetivo de tratamento temático

de, que abrange as atividades de Indexação, Classificação e elaboração

de resumos, considerando as diferentes finalidades de recuperação da

informação". Daí da importância da tradução isto é “substituição de uma

entidade linguística longa e complexa – o texto do documento – por sua

descrição abreviada. [...] Ela funciona então como um artifício para

enfatizar o que é essencial no documento considerando sua

recuperação, sendo a solução ideal para organização e uso da

informação” (NOVELLINO, 1996, p.38, grifo nosso).

85

Figura 45 - O documento no SRI.

Fonte: Dodebei (2002).

Os termos relevantes e pertinentes selecionados pelo indexador tendem

a aumenta o conjunto de respostas nas relações semânticas e

consequentemente a capacidade quantitativa de avaliação da

informação pesquisada no SRI. Por isso o processo cognitivo do

indexador faz toda a diferença na inserção dos descritores no SRI, visto

que alguns elementos influenciam na RI. A exaustividade feita pelo

indexador será de acordo com a profundidade de maior ou menor grau

de comparação ao número de documentos selecionados, que indicará o

grau da especificidade da indexação. (fig. 46).

Figura 46 - grau de relevância dos documentos.

Fonte: Luz (2013).

Para Leiva e Fujita (2012) podem ocorrer três (3) tipos de situações

quando na busca pelos descritores na base de dados no SRI:

a) opção 1:termos específicos + genéricos (ESPECIFICIDADE E

EXAUSTIVIDADE) = recuperação com alta precisão e também alta

revocação;

86

b) opção 2: somente termos específicos (ESPECIFICIDADE) =

recuperação com alta precisão e baixa revocação;

c) opção 3: somente termos genéricos (EXAUSTIVIDADE) = recuperação

com baixa precisão e alta revocação.(LEIVA; FUJITA, 2012, p. 27, grifo

nosso).

Para Lancaster (2004, apud BOCCATO; FUJITA, 2006, p. 270, grifo

nosso) a quantificação da avaliação considera dois índices:

a) Revocação: capacidade do sistema em fornecer todas as referências

relevantes existentes, conforme exposto na equação 1:

Nº de referências relevantes e recuperadas (1)

Co. Rev. = Nº de referências relevantes existentes no sistema

b) Precisão: capacidade de evitar que documentos inúteis sejam na

recuperados pelo sistema, conforme exposto na equação2:

Nº de referências relevantes recuperadas (2)

Co. Pre. = Nº de referências recuperadas pelo sistema

Na perspectiva de Fagundes e Kroth (2008) assim obtêm-se um

resultado com o qual se pode comparar com o conjunto ideal de respostas.

6.1.1 Vocabulário controlado e o Tesauro

Um bom plano de classificação preza pela construção de um vocabulário

que controle as variadas expressões adotadas nos documentos e que "[...]

trabalha com conceitos e suas respectivas relações hierárquicas,

associativas e de sinonímia”. (SILVA et. al 2002, p. 610, grifo nosso).

Considerado também pelo CONARQ o vocabulário controlado é:

[...] um conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação. Permite controlar a terminologia utilizada na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas relações entre eles, como, por exemplo, relação entre sinônimos. (CONARQ, 2006, p. 43).

87

Logo quando os documentos dispostos num SRI, precisam ser

identificados através de um vocabulário controlado, cujo conceito na fala Brasil

et al (2002, p. 82, grifo nosso) descreve ser “[...] um instrumento que

padroniza a linguagem de unidades de documentação, seja esta arquivo,

biblioteca ou museu. Funcionando como interface de representação de

assuntos contidos em documentos e a necessidade do usuário”. Porém o

importante quando se pensa em construir um vocabulário controlado é tentar

capturar a terminologia dos documentos, seus termos e conceitos.

Permitindo a captura das variadas relações semânticas dos documentos

através do uso de remissivas (fig.47). Com o vocabulário controlado pode-se:

a) organizar em ordem alfabética as funções, subfunções, atividades e

tipos documentais, bem como os “assuntos” usualmente utilizados por

tradição administrativa;

b) realizar remissivas por meio da expressão USE para encaminhar o

usuário às denominações padronizadas;

c) orientar o usuário a localizar documentos simples quando estes integram

documentos compostos, por meio da expressão INTEGRA.

(BERNARDES, 2008).

Figura 47 - Remissiva conforme a padronização dos termos.

Fonte: MINISTÉRIO PÚBLICO DE SÃO PAULO ( 2006).

Desse modo o termo preferido (fig. 48) é distribuído em remissivas no

tesauro isto é:

Um tesauro é uma lista controlada de termos ligados por meio de relações semânticas, hierárquicas, associativas ou de equivalência, que cobre uma área específica do conhecimento. Em um tesauro o significado do termo e as relações hierárquicas com outros termos são explicitados (CONARQ, 2006, p. 44).

88

Figura 48 - Campos do tesauro.

Fonte: Souza (2011).

As remissas dignam as relações entre os termos no vocabulário

controlado:

[...] para a identificação e subsequente busca de documentos e informações no arquivo, com precisão e confiabilidade, processa-se principalmente através dos seguintes procedimentos. a) Distinção entre termos adotados e termos não adotados pelo sistema; b) Remissivas dos termos não adotados para os termos adotados pelo sistema; c) Padronização formal dos termos adotados; d) conceituação de termos. (SMIT, KOBASHI, 2003, p. 33, grifo nosso).

Portanto considerando que “[...] é preciso uma linguagem comum a

ambos, isto é, entre o serviço [sistema de recuperação da informação] e os

usuários a quem ele se destina”, (BRASIL et. al, 2002 grifo nosso), o uso de

tesauros torna possível a entrada e acesso a informações necessárias frente

as relações semânticas (fig.49) em um sistema automatizado, padronizando a

linguagem usada no sistema evitando duplicidade de termos ou termos

incoerentes na busca.

Figura 49 – Tesauros e suas relações semânticas.

Fonte: Rebelo [2005?].

Por fim, para que o trabalho do indexador tenha êxito no SRI, faz-se

necessário o desenvolvimento de uma Política de Indexação que faça jus ao

89

compromisso do profissional para que este possa expandir todo o seu

potencial:

[...] A adoção de uma política de indexação torna-se imprescindível, pois ela será norteadora de princípios e critérios que servirão de guia na tomada de decisões para otimização do serviço e racionalização dos processos. Pode-se dizer então, que a política de indexação é uma decisão administrativa indispensável a um sistema de recuperação de informação, pois, somente depois de seu estabelecimento, é que o sistema em questão poderá definir suas características principais. (RUBI; FUJITA, 2003, p. 67).

6.2 SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS DIGITAIS NO AMBIENTE GED

Para a comprovação da autenticidade de documentos arquivísticos digital

para o CONARQ envolve três aspectos importantes: legal, diplomático e

histórico. De forma que:

a) Documentos legalmente autênticos são aqueles que dão testemunhos

sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua

produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua

genuinidade;

b) Documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram

escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto

e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los;

c) Documentos historicamente autênticos são aqueles que atestam

eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras.

(CONARQ, 2012, p.3, grifo nosso).

Então considerando que segundo o CONARQ (2012, p.1) “Os

documentos arquivísticos digitais apresentam dificuldades adicionais para

presunção de autenticidade em razão de serem facilmente duplicados,

distribuídos, renomeados, reformatados ou convertidos, além de poderem ser

alterados e falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes”, foi que o

Brasil estabeleceu a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de

2001que estabelece em seu Art. 1o:

a) fica instituída a Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira - ICP-Brasil,

para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de

documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das

90

aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a

realização de transações eletrônicas seguras.

De igual forma o CONARQ (2006, p. 91, grifo nosso) descreve a

diferença da assinatura digital para o certificado digital: afirma:

a) assinatura digital é uma sequência de bits que usa algoritmos

específicos, chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a

identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento;

b) certificação digital é uma técnica, baseada em uma infra-estrutura [sic]

de chaves públicas, de garantia da validade de assinaturas digitais.

De forma que certificação digital:

[...] é o ato de autenticar e comprovar não só a autoria de um documento digital, mas também o seu teor. Esse ato se concretiza por meio de um programa informático que funciona como uma espécie de chave eletrônica codificada (criptografada), que é fornecida para os usuários por entidades credenciadas (Autoridades Certificadoras) que aqui no Brasil

compõem o denominado ICP-Brasil – Infra-estrutura [sic] Brasileira de Chaves Públicas. (FILGUEIRAS, 2009) .

De forma que ao mesmo tempo Mello (2009, p. 11) informa que “um

documento digital ou eletrônico, público ou particular, deve ser considerado

para todos os fins legais. Assim sendo, documentos assinados

eletronicamente através de Certificados Digitais [...] possuem a mesma

eficácia de uma assinatura de próprio punho”. (fig.50).

Figura 50 – verificação da assinatura digital via rede.

Fonte: Trinta; Macêdo (1998).

Assim um documento digital conforme aqueles gerados pelo GED são

considerados também íntegros e confiáveis por meio da assinatura digital, a

qual é conceituada como o:

91

[...] resultado de um cálculo matemático que envolve a cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital. Se a cadeia de bits for alterada, por motivo de corrompimento, adulteração ou conversão, a assinatura não corresponderá mais a essa nova cadeia de bits e não poderá mais garantir a autenticidade do documento. (CONARQ, 2012, p. 5).

Freitas (2009, p. 11) alega que “O Decreto Federal nº 4.553/2002 define

autenticidade como asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros

e fidedignos tanto na origem quanto no destino”. Vale esclarecer que há uma

diferenciação entre autenticação e autenticidade conforme explica o CONARQ

(2012, p. 5, grifo nosso):

a) A autenticidade é a qualidade de o documento ser verdadeiro, isto é,

ser exatamente aquele que foi produzido, ao passo que autenticação é

a declaração da autenticidade feita em um dado momento por uma

pessoa autorizada para tal;

b) Enquanto declaração, a autenticação não garante necessariamente a

autenticidade do documento, na medida em que se pode declarar

como autêntico algo que não é. Da mesma forma, um documento pode

ser considerado autêntico sem que nele conste uma autenticação.

Um certificado digital contém três elementos conforme expõe Tadano

(2012, p. 44, grifo nosso):

a) informação de atributo: são as informações sobre o projeto que é

certificado. No caso de uma empresa, pode-se incluir a razão social,

CNPJ, responsável, etc;

b) chave de informação pública: é a chave pública da entidade

certificada.O certificado associa a chave pública à informação do

atributo;

c) assinatura da autoridade em certificação: a AC assina dois primeiros

elementos e, então adiciona credibilidade ao certificado. Quem receber o

certificado se verificará e se convencerá na informação do atributo e da

chave pública se acreditar na autoridade certificadora.

Tomando como forma de garantia da equivalência funcional legal entre

os documentos analógicos e aqueles gerados no ambiente GED é preciso

estabelecer medidas de segurança, ou seja, “ferramentas de segurança [que]

estão divididas em três grupos, com características e ações distintas, a saber:

92

acesso seguro, assinatura eletrônica e protocolação digital, formando o

que poderíamos chamar de ‘tripé da segurança’”. (fig.51) (NOBRE, 2007, grifo

nosso). Em continuidade Nobre alega:

No mundo digital, além das características de confidencialidade e sigilo obtidas pelo acesso seguro à internet, mediante transmissão encriptada de dados, existem algumas outras certezas que devem ser garantidas para que se possa assegurar que um determinado documento eletrônico seja confiável, que tenha origem em uma fonte segura, que não tenha sido alterado, e que tenha sido produzido num determinado momento específico no tempo. (NOBRE, 2007)2.

Figura 51- Documentos eletrônicos no “tripé da segurança”.

Fonte: Nobre (2007).

Estas outras certezas que dão garantias aos documentos eletrônicos a

que Nobre (2007) se refere são os requisitos de segurança (“tripé da

segurança”) (fig. 51). Assim sendo há de se compreender que com a assinatura

eletrônica a autenticidade é comprovada já o acesso seguro da informação

comprova a confiabilidade por meio de criptografias, e finalmente a

protocolização digital é a fase que certifica a:

a) autenticidade: Do Aurélio "autêntico, que é do autor a quem se atribui".

Em um documento tradicional, a autenticidade é dada por assinatura

reconhecida. Já um documento eletrônico é considerado autêntico se foi

assinado digitalmente, por meio do uso de um certificado digital válido;

b) integridade: "Íntegro, inteiro, completo". É a prova de que um

determinado documento não foi alterado, sob nenhum aspecto. Um

documento tradicional não pode estar rasurado ou adulterado;

2 Documento online não paginado.

93

c) irrefutabilidade (ou irretratabilidade): "Que não se pode refutar;

evidente, irrecusável, incontestável";

d) tempestividade (ou irretroatividade): Possibilidade de se comprovar que

um evento eletrônico ocorreu em um determinado instante específico no

tempo. (NOBRE, 2007).

Dessa forma o autor explica que ao final da verificação de todos os

requisitos de segurança o documento é aceito incontestavelmente.

6.2.1 A criptografia

É preciso enfatizar que os documentos digitais ao circular pelo ambiente

eletrônico é preciso estar alerta para a obsolescência do hardware e software,

pois partindo do princípio que não existe rede de telecomunicação

completamente segura. A vulnerabilidade (linha cruzada, grampos eletrônico,

intrusos, etc.) (fig.52) existente nesse ambiente é um incidente que ameaça a

SI dos documentos digitais.

Figura 52- Vulnerabilidades das redes de telecomunicação.

Fonte: LAUREANO, 2005.

Conforme o CONARQ (2006, p. 91) o termo “Criptografia é um método

de codificação de objetos digitais segundo um código secreto (chave), de modo

que estes não possam ser apresentados por uma aplicação de forma legível ou

inteligível e somente usuários autorizados podem restabelecer sua forma

original”. Também Laureano (2005, p. 25) explica que o termo criptografia

tem procedência grega “(kriptos = escondido, oculto e grifo = grafia, escrita)

[onde] utilizando um conjunto de técnicas [...] através de um processo chamado

94

cifragem, permitindo que apenas o destinatário desejado consiga decodificar e

ler a mensagem com clareza, no processo inverso, a decifragem”.

Por conseguinte, a criptografia é uma forma de “assegurar” que através

da codificação do documento principalmente o sigiloso chegue ao receptor de

forma confiável. O termo “assegurar” tem um sentido restrito visto que “Esses

requisitos não esgotam o tema segurança da informação, pois a segurança

integral é sistêmica e abrange não somente a tecnologia, mas também

pessoas, processos e legislação” (CONARQ, 2006, p. 82, grifo nosso). Isto

porque a quebra de um desses Requisitos de Segurança quando quebrado

corrompe toda a SI. Assim sendo a criptografia é um das formas de segurança

da informação:

a) Criptografia por chave simétrica como garantia da

confidencialidade da segurança da informação: Neste mecanismo de

criptografia o documento digital é compartilhado entre emissor e receptor

da mensagem original se ambos dispuserem de uma mesma criptografia

por chave simétrica ou Chave Secreta (fig. 53,54). Esta chave tanto cifra

a mensagem emitida quanto decifrada a mensagem recebida. Vale

salientar que a “criptografia de chave simétrica garante confidencialidade

da informação, mas não a sua autenticidade ou integridade, visto que a

chave utilizada na cifragem deve ser conhecida não só pelo autor da

mensagem, mas também por todos os seus leitores”. (SOBRAL, 2012,

grifo nosso).

Figura 53 e 54- criptografia por chave simétrica privada.

Fonte: Sobral (2012). Fonte: B. Piropo (2009).

b) Criptografia por Chave assimétrica como garantia da confiabilidade

e autenticidade da segurança da informação: Diante do exposto

acima citado, a criptografia por chave simétrica garante somente a

95

confiabilidade do documento, isto é, considerando que a informação

enviada não seja sigilosa, então apenas a confiabilidade é o suficiente.

Entretanto, se a informação for sigilosa (fig.55) a criptografia por chaves

assimétricas é o meio ideal, pois esta garante a confiabilidade e

autenticidade da informação fazendo com esta chegue somente ao

receptor desejado. Na decodificação por assimetria são utilizadas duas

chaves: uma pública e outra privada. Neste tipo de criptografia o titular

da chave pública as distribui para os amigos que desejar. O uso da

chave pública garante tanto a confiabilidade quanto a autenticidade das

informações (fig.56).

Figura 55 – o sigilo por chaves assimétricas. Figura 56 – garantia de confiabilidade e autenticidade da informação

Fonte: ASSINATURAS DIGITAIS, 2007. Fonte: B. Piropo (2009).

Este diferencial faz com que a criptografia por chaves assimétricas

permita somente ao criador da chave privada cifre a mensagem que foi

enviada. A participação dos amigos do dono da chave privada nesta

situação dar-se em usar a chave pública que lhes foi cedida para usá-la

na decifragem da informação.

96

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao finalizar a pesquisa feita percebeu-se dentre a gestão de documentos

estão o de valor histórico os quais devem ser definitivamente preservados.

Ainda muitos documentos são vistos como estratégicos porque reúnem

informações que são vitais ao gerenciamento das organizações. Por isso

compreender ações quanto a gestão documental é primordial para tomada de

decisão desta, mas, sobretudo a proteção especial quando se tratar

documentos de arquivos. Nisso todos os procedimentos dados a estes tipo de

documentos são expostos pelo CONARQ, órgão este que responde somente

ao Arquivo Nacional.

O decreto mais enfático foi a viabilização da Lei 4.915 de 12 de

dezembro de 2003 quando o CONARQ através da casa civil estabeleceu que

as atividades de gestão de documentos deve existir em forma de Sistema,

sendo então denominado - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo –

SIGA. Esta especificidade de gerenciamento de documentos explica que

decorre quando esta Gestão se tratar de documento arquivísticos.

Entretanto a falta de Políticas Arquivísticas internas por parte das

instituições que envolva o todo (usuário interno, procedimentos e operações

técnicas e sistemas) deixa a desejar quanto a responsabilidade da prática da

Gestão Arquivísta de documentos cuja primazia é o registro fiel das atividades

das organizações. Esta política visa orientar funcionários/servidores quantos

aos procedimentos técnicos à serem aplicados em todo o estágio de vida do

documento (corrente/primário,intermediário/secundário e permanente/terciário),

observando os princípios arquivisticos.

Noutra perspectiva quando se tratar de documentos arquivísticos digitais

o CONARQ estabelece que os mesmos devam estar baseados em

conformidade com a Resolução n.º 20 do CONARQ, de 16 de julho de 2004,

cujo teor discorre acerca da implantação de um SIGAD, para os documentos

arquivísticos digitais. Decorridos nove (9) anos esta Resolução foi uma medida

necessária diante da tecnologia da informação de muitos arquivos.

Entretanto muitas ainda são as lacunas dos usuários potenciais acerca

dos documentos digitais. Qual a garantia, a confiabilidade a integridade e a

autenticidade destes documentos? Na verdade mesmo tendo em meio digital

97

estes usuários pecam pela ignorância. Ignorância esta que leva a diversas

impressões desnecessárias de documentos, maximizando mais ainda o volume

documental da instituição. Este círculo vicioso de cópias assim como também o

arquivamento incorreto de documentos seria minimizado com a existência de

uma Política de Gestão de arquivo a ser adotada no âmbito das instituições

com vistas a esclarecer procedimentos e normas acerca dos documentos bem

como uma Política de Segurança da Informação a qual explícita o fazer

arquivísticos com documentos digitais ou não.

Outro elemento que minimiza o arquivamento e os descartes

inapropriados é a disponibilidade do Manual de Gestão de Documentos dentro

de cada departamento, setor e assim sucessivamente no âmbito

organizacional. O Manual deve ser conhecimento de todos (funcionários

internos) para que assim não culmine com todo o sentido de ser do arquivo.

Visto que muitos dos que constituem o capital humano da organização não

compreendendo o valor dos documentos fazem juízo de valor e os descartam

inapropriadamente. Ou simplesmente guardam ou descartam os quais

“consideram” importantes.

Contudo, cabe a cada CPAD amenizar as dificuldades do

funcionários/servidores quanto ao fazer arquivísticos, treinando estes usuários

a como usar o Manual de gestão de documentos, haja vista que este possui

orientações necessárias acerca das atividades geradas pela organização,

representadas através do Código de Classificação de Documentos assim como

também possui a destinação dos mesmos através da Tabela de Temporalidade

de Documentos.

Por fim, desde criação da Política Nacional de Arquivos decorridos 22

anos atuais, esta jovem Política estabeleceu parâmetros que clarificaram e

beneficiaram muitas entidades para o bom desempenho das atividades em

conformidade com os princípios arquivístico de vida dos documentos

considerando o que há de mais importante: a organicidade, unicidade,

confiabilidade, autenticidade e acessibilidade destes. Mas principalmente

quando o usuário externo busca por informação como de direito e as encontra

devidamente organizada à luz Legislação Arquivística.

98

REFERÊNCIAS

AGUIAR, Francisco Lopes de. O controle de vocabulário como dispositivo para a organização e tratamento e recuperação da informação arquivística. 2008. 267 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Pontifícia Universidade Católica de Campinas - PUCC, Campinas, 2008. Disponível em: <http://www.bibliotecadigital.puc-campinas.edu.br/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=437>. Acesso em: 25 set. 2013. ALMEIDA, Rafaela Augusta de; RODRIGUES, Ana Célia. Identificação de tipologias documentais como parâmetro avaliação de documentos contábeis. In: CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. 3., 2008, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro, 2008. 1 CD-ROM. ALMEIDA, Maurício Barcellos; SOUZA, Renato Rocha; COELHO, Kátia Cardoso. Uma proposta de ontologia de domínio para segurança da informação em organizações: descrição do estágio terminológico. Inf. & Soc.: Est., João Pessoa, v.20, n.1, p. 155-168, jan./abr. 2010. Disponível em: <http://www.ies.ufpb.br/ojs2/index.php/ies/article/view/3753/3427>. Acesso em: 6 nov. 2013. ALBUQUERQUE, Ricardo e RIBEIRO, Bruno. Segurança no Desenvolvimento de Software: Como desenvolver sistemas seguros e avaliar a segurança de aplicações desenvolvidas com base na ISO 15.408, Rio de Janeiro: ed. Campus, 2002. ALBUQUERQUE, Ana Cristina de; MURGUIA, Eduardo Ismael. A análise do documento fotográfico através das Normas ISAD (G) e AACR2: Uma aproximação Comparativa. 2007. In II SEMINÁRIO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO - UEL, Londrina, 2007. Londrina, Anais... Disponível em: <http://eprints.rclis.org/13254/>. Acesso em: 20 set. 2013. ______.______. A descrição de documentos fotográficos através da ISAD (G) E AACR2: Aproximações e diferenças. Biblos: Revista do Instituto de Ciências Humanas e da Informação, v. 24, n.2, p.25-41, jul./dez. 2010. Disponível em: <http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:QPI16qQ6jp4J:www.seer.furg.br/biblos/article/download/1653/1016+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>>>. Acesso em: 15 set.. 2013. ALBUQUERQUE, Ana Cristina de. Catalogação e descrição de documentos fotográficos: uma aproximação comparativa das normas AACR2 e ISAD (G). 197f. Dissertação (Mestrado em ciência da informação, Faculdade de filosofia e Ciências da Universidade Estadual Paulista filosofia). 2006. Disponível em: <<http://www.marilia.unesp.br/Home/PosGraduacao/CienciadaInformacao/Dissertacoes/albuquerque_ac_me_mar.pdf>Acesso em: 10 set.. 2013. ANDREOTTI, Azilde L. Acervo de Fontes de Pesquisa para a História da Educação Brasileira: características e conteúdo. Disponível em:

99

<http://www.histedbr.fae.unicamp.br/navegando/artigos_pdf/Azilde_Andreotti2_artigo.pdf>. Acesso em: 11 out. 2013 ANGELONI, Maria Terezinha. Organização do conhecimento, Infraestrutura, Pessoas e Tecnologias. SP: Saraiva, 2002. ANDRADE, Nelson Spangler. Gestão eletrônica de documentos: a convergência digital da informação. Belo Horizonte, n. 3. dez. 2005. Disponível em: <http://www.prodemge.gov.br/images/stories/volumes/volume3/Nelsonspangler.pdf>. Acesso em: 9 out. 2013 _____. Gestão Eletrônica de Documentos: a convergência digital da informação. Jornal do GED on-line, São Paulo, ano 12, ed. 74, maio/jun. 2006. Seção Ponto de vista. Disponível em: <http://www.cenadem.com.br/jgonline/edicao74/pontodevista.htm>. Acesso em: 19 set. 2013. APCER Brasil. ISO Publica a Nova Norma de Auditorias a Sistemas de Gestão: ISO 19011:2011. <Disponível em: <http://www.apcer.pt/index.php?option=com_content&view=article&id=872%3Aa-iso-publica-a-nova-norma-de-auditorias-a-sistemas-de-gestao-isso 19011&Itemid=491&lang=pt>. Acesso em: 19 set. 2013. ARAÚJO, Carlos Alberto Ávila. O conceito de informação na ciência da informação.Inf. &Soc.:Est., João Pessoa, v.20, n.3, p. 95-105, set./dez. 2010. <Disponível em:<http://www.academia.edu/4342492/O_conceito_de_informacao_na_ciencia_da_informacao>.Acesso em: 19 set. 2013. ARQUEOLOGIA. Arte rupestre de caverna francesa é a mais antiga já encontrada, diz estudo. Revista Veja. Disponível em: <http://veja.abril.com.br/noticia/ciencia/arte-rupestre-de-caverna-francesa-e-a-mais-antiga-encontrada-diz-estudo>. Acesso em: 19 abr. 2013. ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. (Coord.) Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD). Manual de gestão de documentos. Rio de Janeiro 2012. Disponível em: <http://www.aperj.rj.gov.br/doc/manual%20de%20gestao.pdf>. Acesso em: 19 out. 2013. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR. 12676:1992. Métodos para análise de documentos - Determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação. Disponível em:<http://webs.um.es/isgil/Norma%20Brasilena%20Indizacion%20Isidoro%20Gil%20Leiva.pdf>. Acesso em: 10 set. 2013. ______. NBR ISO/IEC 27002:2013. Tecnologia da informação — Técnicas de segurança — Código de prática para controles de segurança da informação. Rio de Janeiro, 2013. Disponível em:

100

http://www.abntcatalogo.com.br/norma.aspx?ID=306582>. Acesso em: 2nov. 2013. ______. NBR ISO/IEC 27001:2013. Tecnologia da informação - Técnicas de Segurança - Sistemas de gestão da segurança da informação - Requisitos. Rio de Janeiro, 2013. Disponível em:<http://www.abntcatalogo.com.br/norma.aspx?ID=306580>. Acesso em: 2 nov. 2013. ______. NBR ISO/IEC 27005:2011. Tecnologia da informação — Técnicas de segurança — Gestão de riscos de segurança da informação. Rio de Janeiro, 2011. Disponível em:<http://www.abntcatalogo.com.br/norma.aspx?ID=089327>.Acesso em: 2nov. 2013. ______. NBR ISO/IEC 27003:2011. Tecnologia da informação: técnicas de segurança: diretrizes para implantação de um sistema de gestão da segurança da informação. Rio de Janeiro, 2011. Disponível em:<http://www.abntcatalogo.com.br/norma.aspx?ID=088601>. Acesso em: 2 nov. 2013. ______. NBR ISO/IEC 17.799:2005. Tecnologia da informação — Técnicas de Segurança — Código de prática para a gestão da segurança da informação. Rio de Janeiro, 2005. Disponível em: ______. NBR ISO 19011:2012. Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão. Disponível em: <http://www.abntcatalogo.com.br/norma.aspx?ID=90603>. Rio de Janeiro, 2012. Acesso em: 2 nov. 2013. ______. NBR ISO/IEC 27001:2006 – Tecnologia da informação – Sistemas de gestão de segurança da informação, Rio de Janeiro: ABNT, 2006. Disponível em:<http://www.slideshare.net/diladf/nbr-iso-27001-2006-gesto-de-segurana-da-informao> Acesso em: 2 nov. 2013. ______. NBR ISO/IEC 17799:2000 – Tecnologia da Informação. Código de Prática para Gestão da Segurança da Informação. Associação Brasileira de Normas Técnicas. Rio de Janeiro. ______: 2003. Tecnologia da Informação. Código de Prática para Gestão da Segurança da Informação. Associação Brasileira de Normas Técnicas. Rio de Janeiro, 2003. ______. : 2003. Tecnologia da informação – Técnicas de Segurança – Código de Prática para a gestão da segurança da informação, Rio de Janeiro: ABNT, 2005. ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES. Manual de arranjo e descrição de arquivos. Tradução de Manuel Adolfo Wanderley. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 1960.

101

AVAGLIANO, Eliana Martinelli; et.al. Implementação do programa de gestão documental itinerante da administração direta estadual. Departamento de Gestão do SAESP, 2011. Disponível em: <http://foruns.bc.unicamp.br/Arquivos%20Bibioteca%20Virtual/Palestras/15-09/Eliana.Apresenta%C3%A7%C3%A3o%20Forum%20UNICAMP_15-09-11.pdf>. Acesso em: 19 set. 2013. BALDAM, Roquemar de Lima. EDMS: gerenciamento eletrônico de documentos técnicos. São Paulo: Érica, 2004. BARRETO, Aldo de Albuquerque. A oferta e a demanda de informação: condições técnicas, econômicas e políticas. Ciência da informação. São Paulo, v.2. 1999. BARRETO, Aldo de Albuquerque. A questão da informação. Revista São Paulo em Perspectiva, fundação Seade, v.8, n 4,1994. Disponível em: <http://aldoibct.bighost.com.br/quest/quest2.pdf>. Acesso em: 14 ago. 2012. BARROS, Euler Frank Lacerda. Matéria auxiliar de estudo: noções de arquivologia Atualização para 2011. 2011. Disponível em: <files.comunidades.net/.../MaterialDeEstudoArquilovogiaConteudo2011at...> Acesso em: 19 set. 2013. BATISTA, C. L. Informação pública: entre o acesso e a apropriação social. Intexto, Porto Alegre, UFRGS, n.26, p. 204-222, jul. 2012. Disponível em: <http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:qSu3PynAnYIJ:seer.ufrgs.br/intexto/article/download/19582/18927+&cd=4&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>.Acesso em: 10 set. 2013. BRASIL, Maria Irene; et al. Vocabulário sistematizado: a experiência da Fundação Casa de Rui Barbosa. In: CONGRESSO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, BIBLIOTECAS, CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E MUSEUS 1, 2002, São Paulo. Anais... São Paulo: Imprensa Oficial SP, 2002, p. 81-93. BRASIL. Presidência da República. Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, tranforma o Instituo Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/Antigas_2001/2200-2.htm> Acesso em: 18 set. 2013. ____. Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e da outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 25 de maio de 2013. ______. Decreto nº 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Disponível em:

102

<http://www2.camara.gov.br/legin/fed/decret/2000/decreto-3505-13-junho-2000-368759-normaatualizada-pe.pdf>. Acesso em: 25 de jul. de 2013. ______. Decreto 4.073 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Acesso em: Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm>. Acesso em: 25 de maio de 2013. ______. Portaria MPs nº 412, de 05 de setembro de 2012. Estabelece diretrizes para a implementação da política de Gestão da Informação corporativa no âmbito do Ministério da Previdência Social e de suas entidades vinculadas. Disponível em: <http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:nX9fGXNOrtQJ:www010.dataprev.gov.br/sislex/paginas/66/MPS/2012/412.htm+&cd=4&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>. Acesso em: 25 jun. 2013. ___________. Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações. Diário Oficial. República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 18 nov. 2011. BERNARDES, Ieda Pimenta. (coord.) Manual de aplicação do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do estado de São Paulo: Atividades-Meio. São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2008 a. Disponível em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br>. Acesso em: 18 mar. 2013. ______. (coord.) Projeto de Modernização da Gestão Documental na SMS-SP: Gestão documental nas instituições públicas: o porquê e o para quê?.Arquivo Público do Estado. 2011. Disponível em:<http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/upload/saude/arquivos/eventos/03apresentacao02.pdf>. Acesso em: 18 mar. 2013. ______. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Projeto Como Fazer 1). Disponível em:<http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html>. Acesso em: 16 abr. 2013. _______. ______. São Paulo: Atlas, 2005. BEAL, Adriana. Segurança da Informação: Princípios e melhores práticas para a proteção de ativos de informação nas organizações. Editora Atlas. São Paulo, 2008. BEAL, A. Gestão estratégica da informação. São Paulo: Atlas, 2004. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T. A. Queiroz, 1991. _______ especificidade da informação arquivística. Revista contracampo, n.2, 1998. <Disponível em:

103

<http://www.uff.br/contracampo/index.php/revista/article/view/366>. Acesso em: 16 fev. 2013 ______. Arquivística objetos, princípios e rumos. São Paulo Associação de Arquivistas de São Paulo, 2002. _______. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004. 318p. _______. ______. 3.ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2005. BONFIGLIOLI, José Carlos. Trabalho temporário e de serviços à terceiros: aspectos legais e sociais. São Paulo. 5ª ed., Junho de 2011. Disponível em: <http://www.jobcenter.com.br/arquivos/TrabalhoTemporario2011_Web.pdf>. Acesso em: 15 dez. 2012. BOCCATO, Vera Regina Casari; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Estudos de avaliação quantitativa e qualitativa de linguagens documentárias: uma síntese bibliográfica. Perspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.2, p. 267-281, mai./ago. 2006. <http://www.scielo.br/pdf/pci/v11n2/v11n2a10.pdf> CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Dicionário de Terminologia Arquivística São Paulo: AAB/Núcleo Regional de São Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996. CAMARGO, Ana Maria de A. Sobre o valor histórico dos documentos. Revista do Arquivo de Rio Claro. Rio Claro (SP): n.1, 2003. CAMARA DOS DEPUTADOS. Nova lei facilita acesso a informações públicas. Brasília, DF: Agência Câmara de Notícias, 2012. Disponível em: <http://www2.camara.leg.br/camaranoticias/noticias/POLITICA/423010-NOVA-LEI-FACILITA-ACESSO-A-INFORMACOES-PUBLICAS.html>. Acesso em: 26 fev. 2013. CÂMARA, Italo Pereira. Arquivo geral da base aérea de Florianópolis: memória institucional e preservação de documentos históricos, 1970 a 2012. 2012, 55 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Biblioteconomia) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2012. Disponível em: <https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/99187/TCC%20Italo.pdf?sequence=1> Acesso em: 26 fev. 2013. CARDOSO, Ana Maria Pereira. Pós-modernidade e Informação: conceitos complementares? Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v.1, n.1, p.63-79, jan./jun. 1996. CAMARGO, Ana Maria de A. Sobre o valor histórico dos documentos. Revista do Arquivo de Rio Claro. Rio Claro, São Paulo, n.1, 2003. Verificar link CAPURRO, Rafael; HJORLAND, Birger. O conceito de informação. Tradução de: Ana Maria Pereira Cardoso, Maria da Glória Achtschin e Marco Antônio de

104

Azevedo. Perspect. ciênc. inf.2007, vol.12, n.1, p. 148-207, jan./abr. 2007. Disponível em:<http://www.scielo.br/pdf/pci/v12n1/11.pdf>. Acesso em: 22 fev. 2013. CAPURRO, Rafael. Epistemologia e Ciência da informação. In: V ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO. Belo Horizonte, 2003. Tradução de Ana Maria Rezende Cabral, et al. Anais... Belo Horizonte: Escola de Ciência da Informação da UFMG, 2003. 1 CD-ROM. CENDÓN, Beatriz Valadareset al .Ciência da Informação e Biblioteconomia: novos conteúdos e espaços de atuação (cood.) Marlene de Oliveira.in: Origens e evolução da ciência da informação. Belo Horizonte: UFMG, 2005.143 p. - (Coleção Didática). Disponível em: <http://pt.scribd.com/doc/127059139/Ciencia-da-Informacao-e-Biblioteconomia-Novos-Conteudos-e-Espacos-de-Atuacao>.Acesso em: 26 fev. 2013. CIANCONI, R. Gestão da informação na sociedade do conhecimento. Brasília, DF: SENAI/DN, 1999. (Série SENAI Formação de Formadores).

CHRISTO, Tatiana Ribeiro. Gestão de documentos e sua interface com a gestão em preservação. Niterói, Rio de Janeiro, 47 f. (especialização). Organização, Planejamento e Direção de Arquivos. Universidade Federal Fluminense – UFF/Arquivo Nacional. 2007. Disponível em: <http://www.bn.br/portal/arquivos/pdf/Monografia_Tatiana.pdf>>. Acesso em: 15 jun. 2013. CHIZZOTTI, Antonio. Pesquisa qualitativa em ciências sociais. 7. Ed. São Paulo: Cortez, 2005. CONTEXTO INFORMACIONAL. O que é um documento orgânico? 2010. Disponível em:<http://www.contextoinformacional.com/2010/06/o-que-e-um-documento-organico.html>Acesso em: 26 fev. 2013. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). (Brasil). Lei nº 8. 159, de 08 de janeiro de 1991. Diário Oficial. República Federativa do Brasil, Brasília, DF. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 7 fev. 2013. ____. Decreto 4.915 de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o sistema de gestão de documentos de arquivo - SIGA, da administração pública federal. Casa Civil. República Federativa do Brasil, Brasília, DF Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/D4915.htm>. Acesso em: 5jun 2013. ______. Norma Brasileira de DescriçãoArquivística (NOBRADE). Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. 125p. Disponível em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/nobrade.pdf.> Acesso em: 26 jul. 2013.

105

______. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicações técnicas, 51). ______. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995. (Publicações Técnicas, 47) ______. SAAR(CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias/tradução de Vitor Manoel Marques da Fonseca. 2. ed., Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. 99 p.(Publicações Técnicas; n. 50). Disponível em:<http://www.arquivonacional.gov.br/Media/ISAAR%20Brasil%20final.pdf> Acesso em: 15 out. 2013. ______. ISAD(G): Norma geral de descrição arquivística. 2.ed. Rio de Janeiro, Nacional, 2001. ______. ISDIAH: Norma Internacional para Descrição de Instituiçõescom Acervo Arquivístico. Tradução de Vitor Manoel Marques da Fonseca. - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2009. (Publicações Técnicas; n. 54).Disponível em:<http://www.academia.org.br/abl/media/Norma%20Internacional%20para%20Descri%C3%A7%C3%A3o%20de%20Institui%C3%A7%C3%B5es%20com%20Acervo%20Arquiv%C3%ADstico.pdf>.Acesso em: 30 out. 2013. ______ISDF: Norma internacional para descrição de funções. Tradução de Vitor Manoel Marques da Fonseca.1. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2008. (Publicações Técnicas; nº 52). Disponível em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/ISDF.pdf>Acesso em: 30 out. 2013. ______. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: Orientações para contratação de SIGAD e serviços correlatos (Orientação Técnica n.º 1) Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em:<http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 30 out. 2013. ______. ______: Modelo de Entidades e Relacionamentos do e-ARQ Brasil (Orientação Técnica n.º 2) Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/orientec/mer_earq_public.pdf>. Acesso em: 30 out. 2013. ______. _____. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: e-ARQ Brasil. (Versão 1) Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. Disponível em: <http://www.unesp.br/ccad/mostra_arq_multi.php?arquivo=6964>. Acesso em: 5set. 2013. ______. ______. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. e-ARQ Brasil (versão 1.1) Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em:

106

<http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/e-arq-brasil-2011-corrigido.pdf >. Acesso em: 5 set. 2013. ______. ______: Diretrizes para a presunção de autenticidade dedocumentos arquivísticos digitais.Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2012. Disponível em<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/diretrizes_presuncao_autenticidade_publicada.pdf>. Acesso em: 1 set. 2013. ______. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 156p. Disponível em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf> Acesso em: 1 30 jul. 2013. ______. Comitê de arquivos correntes em ambiente eletrônico. Documentos de arquivo eletrônicos: manual para arquivistas. ICA. (Estudo nº 16), 2005. Disponível em: <http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/ica_estudo16.pdf> Acesso em: 08 ago 2013. CÓDIGOS da cultura. Investigadores da Universidade de Évora descobrem pinturas rupestres numa gruta do Alentejo. 2010. Disponível em: <http://codigodacultura.wordpress.com/2010/03/26/investigadores-da-universidade-de-evora-descobrem-pinturas-rupestres-numa-gruta-do-alentejo/>. Acesso em: 26 fev. 2013. CONCURSO adm. O que é PDCA?. 2012. Acesso em: 25 jul. 2013.<http://www.concursosadm.com.br/index.php/noticias/84-oquepdca> Acesso em: 13 out. 2013. CHRISTOVÃO, Heloisa Tardin; BRAGA, Gilda Maria. Ciência da informação e sociologia do conhecimento científico: a intermaticidade plural (sobre “A ciência e seu público”, de Léa Velho: um ponto de vista da ciência da informação). Transinformação, Campinas, v.9, n.3, p.33-45, set./dez. 1997. DAVENPORT, T.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. . 3. ed. Tradução de: Lenke Peres. Rio de Janeiro: Campus, 1998. DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. Tradução Bernadette Siqueira Abrão. — São Paulo: Futura, 1998. DIAS, Maria Matilde Kronka; BELLUZZO, Regina Célia Baptista. Gestão da informação em ciênica e tecnologia sob a ótica do cliente. Bauru: EDUSC, 2003. DORDAL, Osmar Betazzi. Gerenciamento eletrônico de documentos. 2004. (Trabalho de Conclusão de Curso) Universidade Estadual de Londrina,

107

Londrina, 2004. 74f. Disponível em: <http://www.dc.uel.br/nou-rau/>. Acesso em: 25 out. 2013 DOXSEY, Jaime Roy; DE RIZ, Joelma. Metodologia da pesquisa científica. ESAB – Escola Superior Aberta do Brasil, 2002-2003. (apostila). <http://cafarufrj.files.wordpress.com/2009/05/metodologia_pesquisa_cientifica.pdf> DODEBEI, Vera Lúcia Doyle. Tesauro: linguagem de representação da memória documentária. Niterói, RJ: Intertexto; Rio de Janeiro: Interciência, 2002. 120 p. ______. Cultura Digital: novo sentido e significado de documento para a memória social? Data Grama Zero - Revista de Ciência da Informação - v.12 n.2, abr.2011. Disponível em: < http://www.dgz.org.br/abr11/Art_01.htm >. Acesso em: 15 maio. 2013. DUARTE, Adriana BoglioloSirihal. Ciclo informacional: a informação e o processo de comunicação. Em Questão, Porto Alegre, v. 15, n. 1, p. 57 – 72, jan./jun. 2009. <Disponível em: <http://seer.ufrgs.br/EmQuestao/article/view/6440>. Acesso em: 19 maio 2013. DURANTI, Luciana.Registros documentais contemporâneos como provas de ação.Tradução de Arlelina Novaes e Cruz. Revista estudos históricos,v. 7, n. 13, 1994. <Disponível em: http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php/reh/article/viewArticle/1976> Acesso em: 3 jun. 2013. DURANTI, Luciana. Diplomática: nuevos usos para una antiguaciencia. 1. ed. Trad. Manuel Vázquez. Córdoba (Argentina). 1995. ENEGEP. XXVIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. A integração de cadeias produtivas com a abordagem da manufatura sustentável. Rio de Janeiro, RJ, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2008. Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2008_tn_sto_087_567_10704.pdf>. Acesso em: 3 out. 2013 FAGUNDES, Ricardo Cassiano; KROTH, Eduardo. Aplicação de consultas baseadas em similaridade em ambientes de conhecimento definidos por tesauros. In: ENCONTRO REGIONAL DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO. (EREBD). <http://www.inf.ufsc.br/erbd2008/artigos/1.pdf> FERREIRA, Miguel - Três anos depois… uma reflexão sobre o projectoDigitArq. Faculdade do Ninho, Portugal, 2010. (seminário em Ciência da Informação). Disponível em:<www.http://repositorium.sdum.uminho.pt/handle/1822/4795>.Acesso em: 14 maio. 2013.

108

FERREIRA, Tereza Evâny de Lima Renôr; PERUCCHI, Valmira.Gestão e o fluxo da informação nas organizações: a informação no contexto organizacional. 2011. Revista ACB, Florianópolis, v.16, n.2, p. 446-463, jul./dez., 2011. Disponível em: < .brapci.ufpr.br/do nload.php?dd0=19948 >. Acesso em: 15 mai. 2013 FERNEDA, Edberto. Recuperação de Informação: Análise sobre a contribuição da Ciência da Computação para a Ciência da Informação.2003, 147 f. Tese (Doutorado em Ciências da Comunicação) – Escola de Comunicação e Artes da Universidade de São Paulo. São Paulo, 2003. Disponível em: <http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/27/27143/tde-15032004-130230/pt-br.php>.Acesso em: 2 out. 2013. FERNANDES, Patrícia. Simulação para um debate sobre: A importância de comunicarmos. 2012. Disponível em:<http://eutuoutros.blogspot.com.br/2012/02/simulacao-para-um-debate-sobre.html>.Acesso em 2 maio 2013. FERNANDES, F. M. B. Considerações Metodológicas sobre a Técnica da Observação Participante. In MATTOS, R. A.; BAPTISTA, T. W. F. Caminhos para análise das políticas de saúde, 2011. p. 262-274. Disponível em: <emwww.ims.uerj.br/ccaps>. Acesso em 2 out. 2013. FREITAS, Eduardo Antônio Mello. Gestão de riscos Aplicada a sistemas de informação: segurança estratégica da informação. 2009, 71f. Monografia (Pós-Graduação em Gestão Estratégica e Qualidade) Universidade Cândido Mendes. Disponível em: <http://bd.camara.leg.br/bd/bitstream/handle/bdcamara/3564/gestao_riscos_freitas.pdf?sequence=4>. Acesso em 3 out. 2013. FONSECA, Vitor da. Dislexia, cognição e aprendizagem: uma abordagem neuropsicológica das dificuldades de aprendizagem da leitura. Rev. Psicopedagogia. v. 26, n.81, São Paulo, 2009. Disponível em: http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?pid=S010384862009000300002&script=sci_arttext>. Acesso em: 15 dez. 2012 FLORES, Daniel.e-ARQ, SIGAD’s e Repositórios: Requisitos para um sistema de Gestão Arquivística de Documentos.2013. <http://www.edocconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2013/10/DANIEL-FLORES_Requisitos-para-um-sistema-de-Gest%C3%A3o-Arquiv%C3%ADstica-de-Documentos-a-confiabilidade-e-a-autenticidade-como-garantia-para-a-tomada-de-decis%C3%B5es-de-fonte-de-prova-de-direitos-e-de-tes.pdf> FUJITA, Mariângela Spotti Lopes; RUBI, Milena Polsinelli; BOCCATO, Vera Regina Casari. O contexto sociocognitivo do catalogador em bibliotecas universitárias: perspectivas para uma política de tratamento da informação documentária. DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação - v.10 n.2 abr. 2009.<http://www.dgz.org.br/abr09/Art_06.htm>.

109

GATES, Bill. A empresa na velocidade do pensamento: Com um sistema nervoso digital. Tradução de Pedro Maia Soares e Gabriel Trajan Neto. São Paulo: Companhia das Letras, 1999, 444p. GASPAR, Tiago João Cernadas. Gestão Documental/Enterprise Content Management na Santa Casa da Misericórdia do Porto. 2011. 103 f .Dissertação (Mestrado Integrado em Engenharia Mecânica)Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto.2011. Disponível em: <http://repositorioaberto.up.pt/bitstream/10216/58685/1/000146114.pdf> Acesso em: 22 set. 2013. GERHARDT, Tatiana Engel; SILVEIRA, Denise Tolfo. Métodos de pesquisa. (Coord.) Universidade Aberta do Brasil e Curso de Graduação Tecnológica – Planejamento e Gestão para o Desenvolvimento Rural da SEAD/UFRGS. Porto Alegre: UFRGS, 2009.120 p.: il. (Pertence à série Educação a Distância). Disponível em: http://www.ufrgs.br/cursopgdr/downloadsSerie/derad005.pdf>. Acesso em: 22 abr. 2013. GIL, A.C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2002. 172 p. (Moodle). Disponível em: <https://professores.faccat.br/moodle/pluginfile.php/13410/mod_resource/content/1/como_elaborar_projeto_de_pesquisa_-_antonio_carlos_gil.pdf>. Acesso em: 15 maio 2013. GUIMARÃES, Lealis Conceição. Leitura e Comunicação. Revista Terra e Cultura, São Paulo, ano XIX nº 37, [2008?]. Disponível em: <http://web.unifil.br/docs/revista_eletronica/terra_cultura/37/Terra%20e%20Cultura_37-5.pdf>. Acesso em: 20 maio 2013. GUIMARÃES. José Augusto Chaves. Recuperação temática da informação. R. bras. Bibllotecon. e Doc. São Paulo, v.1/4, n.23, p. 112-130, jan./dez. 1990. Disponível em: <http://www.brapci.ufpr.br/download.php?dd0=18789> Acesso em: 14 set. 2013. GONÇALVES, Janice. Registros para a História: a avaliação de arquivos na contemporaneidade. Associação Nacional de História – ANPUH XXIV SIMPÓSIO NACIONAL DE HISTÓRIA – São Leopoldo Santa Catarina, 2007. Disponível em: <http://anpuh.org/anais/wp-content/uploads/mp/pdf/ANPUH.S24.0737.pdf>. Acesso em: 25 maio 2013. GONZÁLEZ DE GÓMEZ, M. N. Escopo e abrangência da Ciência da Informação e a Pós-Graduação na área: anotações para uma reflexão. Transinformação, Campinas, v. 15, n. 1, p. 31-43, jan./abr. 2003. Disponível em: <http://ridi.ibict.br/bitstream/123456789/123/1/GOMEZTransinformacao2003.pdf> Acesso em: 2 jun. 2013. ______. Política e gestão da informação: novos rumos. Ciência da Informação, Brasília, DF, v. 28, n. 2, 1 p., maio/ago. 1999 a.

110

______. Da política de informação ao papel da informação na política contemporânea. Revista Internacional de Estudos Políticos, Rio de Janeiro, v. 1, n.1, p. 57-93, abr. 1999b. HAGEN, Acácia Maria Maduro. Algumas considerações a partir do processo de padronização da descrição arquivística. Ciência da Informação, Brasília, v. 27, n.3, set. 1998. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/ci/v27n3/27n3a07.pdf>. Acesso em: 17 maio 2013. HIGUCHI, Suemi. Representação do conhecimento e modelagem conceitual de ontologia no domínio da História do Brasil Contemporâneo. 172 f. 2012. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) Universidade Federal Fluminense. Disponível em: <Niteróihttp://www.ci.uff.br/ppgci/arquivos/Dissert/Dissertacao_Suemi_Higuchi.pdf>. Acesso em: jul. 2013. INNARELLI, Humberto Celeste. Preservação digital e seus dez mandamentos. In: SANTOS, Vanderlei Batista dos (Org.). Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. DF: SENAC, 2007. p. 21-75. (Google books).Disponível em: <books.google.com.br/books?isbn=8598694371>. Acesso em: 13 ago.. 2013. JARDIM, J. M. Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil. Niterói: EDUFF, 1995. ______. Transparência e opacidade do Estado no Brasil: usos e desusos da informação governamental. Niterói: EDUFF, 1999. ______. O acesso à informação arquivística no Brasil: problemas de acessibilidade e disseminação. In: Cadernos de Textos: mesa redonda nacional de arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1999. Disponível em: < http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/mesa/o_acesso__informao_arquivstica_no_brasil.pdf>. Acesso em 26 abr. 2013 ______. Transparência e opacidade do Estado no Brasil: usos e desusos da informação governamental. Niterói: Editora da Universidade Federal Fluminense, 1999. ______. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da Informação, v. 25, número 2, 1995. Disponível em: <http://revista.ibict.br/ciinf/index.php/ciinf/article/viewFile/439/397>. Acesso em: 18 abri. 2013. ______. Obstáculos à construção de políticas nacionais de arquivos no Brasil e na Espanha: uma abordagem teórico-metodológica de análise comparada. Liinc em Revista, v. 7, p. 197-213, 2011. Disponível em: <http://revista.ibict.br/liinc/index.php/liinc/article/viewFile/409/283>. Acesso em: 18 jul. 2013.

111

______. Diversidade arquivística e políticas de arquivos. Ponto deAcesso, v. 3, p. 46-59, 2009. Disponível em: <http://www.portalseer.ufba.br/index.php/revistaici/article/view/3312/2422>. Acesso em: 18 jul. 2013. ______; FONSECA, Maria Odila. Arquivo. In: CAMPELLO, Bernadete; CALDEIRA, Paulo da Terra (Org.). Introdução às fontes de Informação. Belo Horizonte: Autêntica Editora, 2005. JENNY, Juliana . Modelos de Comunicações. 2011. Disponível em:<http://julianakolb.com/2011/06/08/modelos-de-comunicacoes/>. Acesso em: 18 abri. 2013. JULIÃO, Letícia. Pesquisa Histórica no museu. Caderno de Diretrizes Museológicas. Belo Horizonte: Secretaria de Estado da Cultura, 2006, p. 94-105. KOBASHI, Nair Yumiko. A elaboração de informações documentárias: em busca de uma metodologia. São Paulo, 1994. 195f. Tese (Doutorado em Ciências da Comunicação) Escola de Comunicação e Artes, Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Universidade de São Paulo, São Paulo, 1994. ______; TÁLAMO, Maria de Fátima Gonçalves Moreira. Informação: fenômeno e objeto de estudo da sociedade contemporânea. TransInformação, v.15, p.7-21, set./dez.2003. Pontifícia Universidade Católica de Campinas. Campinas, SP (Edição especial).Disponível em:<<http://www.wersig.objectis.net/artigos/3o%20artigo.pdf>.Acesso em: 17abr. 2013. KOSSOY, Boris. Fotografia & história. 2. ed. São Paulo: Ateliê Editorial, 2001. 63p. (Google livros). Disponível em:<books.google.com.br/books?isbn=8574800600>. Acesso em: 21 mar. 2013. LAUREANO, Marcos AurelioPchek. Gestão de Segurança da Informação. (apostila em 15 capítulos). 2005. Disponível em: <http://www.vazzi.com.br/moodle/pluginfile.php/225/mod_resource/content/1/apostila_LAUREANO.pdf>. Acesso em: 25 jun. 2013. LAGO, Elzuila Santos do. Desmistificando a classificação documentária: CDD e CDU. 1. ed. Teresina: EDUFPI, 2009, 72 p. LANCASTER, F. W. Indexação e resumos: teoria e prática. Tradução de Antônio Agenor Briquet de Lemos. 2. ed. Brasília, Briquet de Lemos, 2004. 452 p LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Técnicas de pesquisa. São Paulo: Atlas, 1996.

112

______. Fundamentos de metodologia científica. 6.ed. 5. reimp. São Paulo: Atlas, 2007. LE COADIC, Yves-François. A Ciência da Informação: Tradução Maria Yeda F. S. de Figueiras Gomes. 2. ed. Brasília: Briquet de Lemos, 2004. ______. A ciência da informação. Trad. Maria. Yeda F. Gomes. Brasília, Briquet de Lemos Livros, 1996. LEÃO, Flávia Carneiro. A representação da informação arquivística permanente: a normalização descritiva e a ISAD(G). 2006. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – ECA, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2006. Disponível em: http://www.moyak.com/papers/archival-descriptive-standards.pdf>>. Acesso em: 25 set. 2013. LE GOFF, Jacques. Documento/monumento. In: História e memória. Tradução de Irene Ferreira, Bernardo leitão e Suzana Ferreira Borges. 2. ed. Campinas, SP: UNICAMP, 1992. 553p. LIMA, Gercina Ângela Borém. Organização da informação para sistemas de hipertextos. In: NAVES, Madalena Martins Lopes; KURAMOTO, Hélio (Orgs.). Organização da informação: princípios e tendências. Brasília: Brinquet de Lemos, 2006. Cap.7. p. 99-116. LIMA, Gercina Ângela Borém. Interfaces entre a ciência da informação e a ciência cognitiva. Ci. Inf. v.32 n.1, Brasília Jan./Apr. 2003.. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0100-19652003000100008&script=sci_arttext>.>. Acesso em: 29 jun. 2013. LODOLINI, Elio. Archivistica: principi e problemi. Milano: Franco AngeliLibri, 1990. LOUREIRO Maria, Lucia Matheus Niemeyerde; LOUREIRO José, Mauro Matheus. Documento e musealização:entretecendo conceitos2013. .Revistas MIDAS1. Disponível em: <http://midas.revues.org/78#article-78>. Acesso em: 18 nov. 2012 LOUSADA, Mariana. A evolução epistemológica do conceito de avaliação documental n arquivística e sua importância para a construção da memória.Revista Ibero-americana de Ciência da Informação (RICI), Brasília, v. 5, n. 2, p. 63-78, jul./dez. 2012. Disponível em:<http://seer.bce.unb.br/index.php/RICI/article/viewFile/7967/6579>. Acesso em: 20 dez. 2012 LOPES, André Porto Âncona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. 2002. - São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002, 64 p (Pertence ao Projeto Como Fazer6). Disponível

113

em:<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_15_Como%20descrever%20documentos%20de%20arquivo_elaboracao%20de%20instrumentos%20de%20pesquisa.pd>f Acesso em: 20 dez. 2012. LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e a organização da gestão documental. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v. 9, n. 1, p. 113-122, 2004.<http://revista.acbsc.org.br/racb/article/view/412/524> LUZ, Charlley. Gestão de documentos de arquivos: Aula 1 descrição arquivística. (slideshare)2013a. Disponível em: <http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:T_VQ7l6edMJ:www.slideshare.net/charlleyluz/aula-1-descrio-arquivstica-2013+&cd=3&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>. Acesso em: 20 set. 2013 ______.______:Aula 2 descrição arquivística. (slideshare) 2013b. Disponível em: <http://www.slideshare.net/charlleyluz/aula-2-descrio-arquivstica-2013>. MÁRDERO ARELLANO, Miguel Angel. Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27, maio/ago. 2004 MARCONDES, Carlos Henrique. Arquivologia, Biblioteconomia e documentação: O lugar da Ciência da Informação entre as Ciências da documentação. Revista EDICIC, v.1, n.1, p.206-227, jan./Mar. 2011. Disponível em: http://www.edicic.org/revista/. Acesso em: 19 dez. 2012. MARCHIORI, P. A ciência da informação: compatibilidade no espaço profissional. Caderno de Pesquisas em Administração, São Paulo, v.9, n.1, p.91-101, jan./mar. 2002. Disponível em: MARTINS, Neire do Rossio; REINEY, Alice; PIRES, Reinaldo. Digitalização de Documentos. 2001, SIARQ/UNICAMP. Disponível em: <http://www.powerbrasil.com.br/pdf/Digitalizacao_Unicamp.pdf> MARIZ, Anna Carla Almeida. Arquivos públicos brasileiros: a transferência da informação na internet. 2005. 199f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – IBICT, Escola de Comunicação. Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2005. Disponível em: <http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Wt3eEAJiny4J:ibict.phlnet.com.br/anexos/mariz2005.pdf+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>. Acesso em: 28 dez. 2012. MATOS, Selma de Lemos Motta. Proposta de tratamento documental do arquivo da brigada de estudos de azulejaria da biblioteca de arte da fundação caloustegulbenkian. 2011. Especialização (Relatório de Estágio de Mestrado em Ciências da Informação e Documentação). Universidade de Lisboa. 2011. Disponível em:<http://run.unl.pt/bitstream/10362/7069/1/Relat%C3%B3rio%20de%20Est%C3%A1gio%20de%20Mestrado.pdf>. Acesso em: 28 jun. 2013.

114

MAY, Tim. Pesquisa social: questões, métodos e processos. Tradução de Carlos Alberto Silveira Netto Soares 3. ed. Porto Alegre: Artmed, 2004. . Disponível em:<http://pt.scribd.com/doc/91390611/Tim-May-Pesquisa-Social>>. Acesso em: 28 nov. 2012. MINAYO, Maria Cecília de Souza. O desafio do conhecimento. São Paulo: Hucitec, 1993. MINISTÉRIO PÚBLICO DE SÃO PAULO. (Estado). Plano de Classificação. 2006. Disponível em:<http://www.mp.sp.gov.br/portal/page/portal/diretoria_geral2/dg_estudos_e_programas/ep_gestao/ep_documental/doc_plano_de_classificacao>. Acesso em: 28 nov. 2012. MINISTÉRIO DA SAÚDE. (Brasil) Coordenação de arquivos e gestão de documentos. São Paulo: Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos. 2012. Disponível em: <http://arquivo.saude.gov.br/php/index.php?lang=pt>. Acesso em: 18 nov. 2012. MIRANDA, Ivano dos Anjos. PUPSI: Uma proposta de processo unificado para políticas de segurança da informação. 2004, 123f. Dissertação (Mestrado em Sistema de Computação) UFRN, 2004. Disponível em: <http://ftp.ufrn.br/pub/biblioteca/ext/bdtd/IvanoMS.pdf> Acesso em: 18 nov. 2012. MIRANDA, Antônio; SIMEÃO, Elmira. A conceituação de massa documental e o ciclo de interação entre tecnologia e o registro do conhecimento. Data Grama Zero - Revista de Ciência da Informação - v.3, n.4 ago/02. Disponível em: <http://www.dgz.org.br/ago02/Art_03.htm>. Acesso em: 21 fev. 2013. ______. Elementos constitutivos do Documento, il. Data Grama Zero - Revista de Ciência da Informação - v.3 n.4 ago/02. Disponível em: em:<http://www.dgz.org.br/ago02/Art_03.htm>. Acesso em: 12 fev. 2013. MOSTAFA, Solange Puntel; PACHECO, Márcia. O emergente mercado da informação. Ciência da Informação, v.24, n.2, 1995. Disponível em:< http://revista.ibict.br/cienciadainformacao/index.php/ciinf/article/view/550/499>. Acesso em 4 de maio de 2013. MOLINAR, Cezar Augusto, KROTH, Eduardo. Um ambiente de armazenamento e consulta de documentos baseado em GED e tesauros. Santa Cruz do Sul: 2002. Disponível em <http://ccet.ucs.br/erbd2007/artigos/26130.pdf>. Acesso em 25 out. 2013. MORENO, Nádina Aparecida. A informação arquivística e o processo de tomada de decisão. Inf. & Soc., João Pessoa, v. 17, n. 1, p. 13-21, jan./abr. 2007. Disponível em:<http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:qf3jin18Qr8J:www.ies.ufpb.br/ojs/index.php/ies/article/download/483/1461+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>. Acesso em: 14 fev. 2013.

115

MORAES, G. D. A.; TERENCE, A. F.; ESCRIVÃO FILHO, Edmundo. A tecnologia da informação como suporte à Gestão estratégica da informação na Pequena empresa. Revista de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, v. 1, n. 1, 2004, p. 28-44, São Paulo. MURGUIA, Eduardo Ismael. Percepções e aproximações do documento na Historiografia, Documentação e Ciência da Informação. 2011. Revista Ci. Inf. e Doc. Ribeirão Preto, v. 2, n. 2, p. 42-53, jul./dez. 2011. Disponível em: <http://revistas.usp.br/incid/article/view/42350>. Acesso em: 12 fev. 2013. MUNHOZ, Felipe . Criptografia. 2011. Disponível em: <http://blog.felipemunhoz.com/criptografia/>. Acesso em: 3 nov. fev. 2013. NOVELLINO, Maria Salet Ferreira. Instrumentos e Metodologias de Representação da Informação. Inf.Inf., Londrina, v.1, n.2, p.37-45, jul./dez. 1996. Disponível em: <www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/download/.../1358 . Acesso em: 20 jul. 2012. NOBRE, Luiz Felipe et al. Certificação digital de exames em telerradiologia: um alerta necessário. 2007, RadiolBras. v.40 n.6 São Paulo Nov./Dec. 2007. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0100-39842007000600011&script=sci_arttext>. Acesso em: 8 out. 2013. OLIVEIRA, Maria Izabel de. Instrumentais técnicos da gestão de documentos: o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo. In: Congresso Nacional de Arquivologia, 2., Porto Alegre, 2006. Anais... Porto Alegre, 2006. Disponível em:<http://www.aargs.com.br>. Acesso em: 18 abr. 2012. ORTIZ, Renato. Informação e conhecimento. Oesp, Campinas, n., p.1-1, 29 ago. 1997. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005. ______.______. Rio de Janeiro: FGV, 2006. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1997. (Google livros). Disponível em: <books.google.com.br/books?isbn=852250220X>. Acesso em: 25fev. 2013. PAIXÃO, Rui Alexandre Gamboa. Para a normalização da descrição arquivística. Proposta de um modelo de referência. 2012. 132f. Dissertação(Mestrado em ciências da documentação e informação) Universidade de Lisboa - Faculdade de Letras, 2012. Disponível em:<http://repositorio.ul.pt/bitstream/10451/6983/1/ulfl122542_tm.pdf>. Acesso em: 25fev. 2013.

116

PARANÁ (Estado). Lei nº 3.808, de 26 de abril de 2011. Dispõe sobre a gestão de documentos do Arquivo Geral, no âmbito do Poder Executivo Municipal e dá outras providências. Prefeitura do Município de Foz do Iguaçu. Disponível em: <http://www.pmfi.pr.gov.br/Portal/VisualizaObj.aspx?IDObj=13982>.Acesso em: 23 out. 2013 PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. São Paulo: T. A. Queiroz, 1985. PEIXOTO, Mário César Pintaudi. Engenharia Social e Segurança da Informação na Gestão Corporativa. Rio de Janeiro: Brasport, 2006. PORTOPÉDIA. GED: Gestão Eletrônica de Documentos. 2012. Disponível em: <http://portogente.com.br/portopedia/ged-gestao-eletronica-de-documentos-79309> Acesso em: 15 out. 2013. PINTO, Daniel Dias. Sistema de Operações de GED.Universidade São Judas Tadeu, São Paulo, 2005.Disponível em:<http://smartged.com/docs/artigo.pdf> Acesso em: 25 jul. 2013. RABELLO, Rodrigo. A face oculta do documento: tradição e inovação no limiar da Ciência da Informação. 2009. 331 f. Tese(Doutorado em ciência da informação) Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho. Disponível em:<http://eprints.rclis.org/16781/1/rabello_r_do_mar.pdf>.Acesso em: 25 fev. 2013. RESENDE, Denis A.; ABREU, Aline França de. Tecnologia da Informação aplicada a sistemas de informação empresarial: o papel estratégico da informação dos sistemas de informação nas empresas. 3. ed. , rev. compl. São Paulo: Atlas, 2003. REBELO,Irla. Arquitetura de informação. [2005?]. Disponível em:<http://irlabr.wordpress.com/apostila-de-ihc/parte-1-ihc-na pratica/8-arquitetura-de-informacao/>. Acesso em 27 out. 2013. RIOS, Jocelma A. GED como ferramenta na gerência do conhecimento explícito organizacional. Salvador: 2005. Disponível em: <http://www.cinform.ufba.br/vi_anais/docs/JocelmaRiosGED.pdf>. Acesso em 27 out. 2013. RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach; AMARA,Cléia Márcia Gomes. Estudo para elaboração de planos de classificação de documentos arquivísticos. In: CONGRESSO DE ARQUIVOLOGIA DO MERCOSUL, 6. , 2005, Campos do Jordão. Anais... Campos do Jordão, 2005. 1CD-Rom. RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach; A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspect. Ciênc. Inf. v.11, n. 1, Belo Horizonte, jan./abr. 2006. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1413-99362006000100009>. Acesso em: 11 maio. 2013.

117

______.Uma análise da teoria dos arquivos. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais) Belo horizonte. 2004, 108f. Disponível em:<http://www.bibliotecadigital.ufmg.br/dspace/bitstream/handle/1843/LHLS-69UR3J/mestrado___ana_m_rcia_lutterbach_rodrigues.pdf?sequence=3>. Acesso em: 25 ago. 2013. RODRIGUES, Ana Célia. Identificação e avaliação no contexto dos programas de gestão de documentos: a perspectiva da diplomática contemporânea. In: I SEMINÁRIO DE ESTUDOS ARQUIVÍSTICOS - A GESTÃO DOCUMENTAL NO CONTEXTO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ESTADUAL NO BRASIL. 2010, Rio de Janeiro: Governo do Estado do Rio de Janeiro. ______. Diplomática contemporânea como fundamento metodológico para a identificação de documento de arquivo. (Tese de doutorado). Universidade de São Paulo, São Paulo, 2008. Disponível em: <www.teses.usp.br/teses/.../tde-27112008-151058/>. ______. Gestão de documentos: uma abordagem conceitual. In: Seminário “Os Arquivos e a Gestão Arquivística na Era Digital: desafios e soluções”. Belo Horizonte, MG, GEARQ/DIRGED/ TJMG, 2007. Disponível em: <http://www.ejef.tjmg.jus.br/home/files/publicacoes/gest_arqui/palestra_ana_cel ia_rodrigues.pdf> Acesso em: 15 jul. 2012. ______. Tipologia documental como parâmetro para a gestão de documentos de arquivos: um manual para o Município de Campo Belo. (Dissertação de Mestrado). Universidade de São Paulo, São Paulo, 2003. Disponível em: <http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/8/8138/tde-25042003-181526/ RONDINELLI, Rosely Curi.GerenciamentoArquivístico de Documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivÍstica contemporânea. FGV, 2002. (Googlelivros). Disponível em: <books.google.com.br/books?isbn=8522503966>. Acesso em: 25 mar. 2013. ROSSETTI, Adroaldo; MORALES, AranBey. O papel da tecnologia da informação na gestão do conhecimento, 2007. Ciência da Informação, v. 36, n. 1, 2007. ). Disponível em: <http://revista.ibict.br/ciinf/index.php/ciinf/article/viewArticle/795/644> Acesso em: 18 abr. 2012. RODRIGUES, Roberto Wagner da Silva; FERNANDES, Jorge Henrique Cabral. Auditoria e conformidade de segurança da informação (Desenvolvido em atendimento ao plano de trabalho do Programa de Formação de Especialistas para a Elaboração da Metodologia Brasileira de Gestão de Segurança da Informação e Comunicações – CEGSIC 2009-2011.), Brasília, Governo federal.

118

<http://www.cic.unb.br/~jhcf/MyBooks/cegsic/2009_2011/GSIC345_Auditoria_Conformidade_Seguranca_Informacao.pdf> RUBI, Milena Polsinelli; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Elementos de política de indexação em manuais de indexação de sistemas de informação especializados. Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003. Acesso em: 04 mar. 2011. Disponível em: <http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/index.php/pci/article/viewFile/375/193>. SÁ, Ivone Pereira de. A face oculta da interface: serviços de informação arquivista na web centrados no usuário. 2005. Dissertação (Mestrado em Saúde Pública) – Escola Nacional de Saúde Pública Sergio Arouca. Fundação Oswaldo Cruz. Rio de Janeiro, 2005. Disponível em:<<http://www.arca.fiocruz.br/bitstream/icict/5305/2/775.pdf Acesso em: 18 Jul.2013. SANTOS, Roberto Elian dos. Arquivos de cientistas: gênese documental e procedimentos de organização. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo, 2005. SANTOS,Marcelo Alves dos. ISO 15.408 e Ciência da Informação. 2012.<http://eciti.wordpress.com/2012/07/02/iso-15-408-e-ciencia-da-informacao/> SANTOS, Vanderlei Batista dos (org); INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivística, temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. Brasília: SENAC, 2007. 224 p. p., il.(Google livros). <http://books.google.com.br/books?id=IdaY_f92WGgC&printsec=frontcover&hl=pt-BR&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false> SANTOS, Myrian Sepúlveda. Políticas da memória na criação dos museus brasileiros. Cadernos de Sociomuseologia, n. 19, v. 19, n. 19 , 2002.<http://revistas.ulusofona.pt/index.php/cadernosociomuseologia/article/view/369/278>. SÊMOLA, Marcos. Gestão da Segurança da Informação: uma visão executiva. Campus: Rio de Janeiro, 2003. SEVERINO, Antônio Joaquim. Metodologia do trabalho científico. 23 ed. ver. atual. São Paulo: Cortez, 2007. SILVA, Edna Aparecida da.Terceirização na Administração Pública: Conflitos na legislação, orçamentação e escrituração da despesa. Brasília, 2008. Disponível em: <http://portal2.tcu.gov.br/portal/pls/portal/docs/2055806.PDF>. Acesso em: 18 jun. 2013. SILVA, Danielle Pereira da; et. al. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos a Tecnologia que está Mudando o Mundo. [2002?]. Disponível em:

119

<http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamento_eletronico_de_documentos.pdf> . Acesso em: 12 fev. 2013. SILVA, Armando B. Malheiro da, RIBEIRO, Fernanda. A avaliação arquivística: reformulação teórico-prática de uma operação metodológica. Páginas A&B, Porto, n.5, 2000, p.57-113. SILVA, Armando Malheiros et al. Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Edições Afrontamento, 1998. v. 1, 254p. SILVA, Eliezer Pires da. Informação arquivística e Arquivologia no Brasil. Informação Arquivística, Rio de Janeiro, RJ, v. 1, n. 1, p. 48-68, jul./dez., 2012. Disponível em: <http://www.aaerj.org.br/ojs/index.php/informacaoarquivistica/article/view/5/4>. Acesso em: 13 fev. 2013. SILVA JUNIOR, Marcos Vinícius da.O que é segurança da informação? 2009. Disponível em: <http://webinsider.com.br/2009/09/23/o-que-e-seguranca-da-informacao/> Acesso em: 13 set.. 2013. SOARES, N. T. As novas funções dos arquivos e dos arquivistas. Cadernos FUNDAP, São Paulo, v. 4, n. 8, p. 40-48, abr. 1984. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa. Classificação de documentos arquivísticos: trajetória de um conceito. Arquivística Net, Rio de Janeiro, v.2, p.120-142, ago./dez. 2006. Disponível em <aquivisticanet.com.br>. Acesso em: maio 2013. ______. Os princípios arquivísticos e o conceito de classificação. In: RODRIGUES, Georgete M.; LOPES, Iza L. (Org.). Organização e Representação do Conhecimento. Brasília: Thesaurus, 2003. p. 240-271. Disponível em:<http://repositorio.unb.br/handle/10482/1439>. Acesso em: jun 2013. ______. Os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas na administração pública brasileira: uma tentativa de explicação. 2009. Disponível em:<http://arquivoememoria.files.wordpress.com/2009/04/arquivosmontadossetorestrabalho.pdf>. Acesso em: maio 2013. SOUSA, Ana Paula de Moura et al. Princípios da descrição arquivística: do Suporte convencional ao eletrônico. Arquivística. Net, Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 38-51, ago./dez. 2006. Disponível em:<http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Q0FaEQeHstIJ:www.brapci.ufpr.br/download.php%3Fdd0%3D6719+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br >. Acesso em: set. 2013. SOUZA, Geraldo Magela. Taxonomias, vocabulário controlado e buscas. 2011. Disponível em:<http://webinsider.com.br/2011/04/23/taxonomia-ou-

120

sistema-de-classificac%CC%A7a%CC%83o-8-final/>. Acesso em: 12 out. 2013. SOUSA, Dulce Elizabeth Lima de; BANDEIRA, Pablo Matias; SILVA, Márcio Bezerra da.A representação temática em documentos arquivísticos: o caso da indexação documental realizada pelos alunos de Arquivologia da UFPB. InCID: R. Ci. Inf. e Doc., Ribeirão Preto, v. 3, n. 2, p. 124-141, jul./dez. 2012.http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:cPX5FYz3THgJ:www.revistas.usp.br/incid/article/download/48657/52728+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>. Acesso em: 13 out. 2013. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 5. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. Acesso em: ago. 2013. _____._____. 6. ed. Tradução de Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: FGV, 2006. SMIT, Johanna W. ; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elaborar Vocabulário Controlado para Aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2003. 56 p. (Projeto Como Fazer, 10). SMIT, Johanna. O que é documentação. 2. ed. São Paulo: Editora Brasiliense, 1987ª. ______. A análise da imagem: um primeiro plano. In: Análise documentária: a análise da síntese. 2. ed.Johanna W. Smit (coord.). Brasília: IBICT, 1987b. p.101-113. _____. Como organizar o arquivo enquanto sistema de informação. São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo; Arquivo do Estado. 2005. 52 p. (Projeto Como Fazer. Oficinas). ______. O profissional da informação e a sua relação com as áreas de Biblioteconomia/Documentação, Arquivologia e Museologia. In: VALENTIM, MartaLígia Pomim (org.). Profissionais da Informação: formação, perfil e atuação profissional. São Paulo: Polis, 2000. 156p. (Palavra-chave11). SMIT, J. W.; BARRETO, A. A. Ciência da informação: base conceitual para a formação do profissional. In: VALENTIM, M.L. (Org.). Formação do profissional da informação. São Paulo: Polis, 2002. cap.1, p.9-23 STARCK, Kátia Regina. Gestão da informação no ambiente de projetos: identificando sua relação com o desempenho dos Projetos empresariais. 2011, 255f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) Centro de Ciências da Educação da Universidade Federal de Santa Catarina. Florianópolis, 2011. Disponível em:<https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/94755/296456.pdf?sequence=1>. Acesso em: 13 abr. 2013

121

SILVEIRA, Henrique Flávio Rodrigues da. Motivações e fatores críticos de sucesso para o planejamento de sistemas interorganizacionais na sociedade da informação. Ci. Inf. vol.32 n.2 Brasília maio/ago. 2003. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0100-19652003000200012 Acesso em: 25 fev. 2013 TANUS, Gabrielle Francinne de S.C; RENAU, Leonardo Vasconcelos; ARAÚJO, Carlos Alberto Ávila. O Conceito de Documento em Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação. São Paulo, v.8, n.2, p. 158-174, jul./dez. 2012.Disponível em: <http://rbbd.febab.org.br/rbbd/article/viewFile/220/234>.Acesso em: 15 fev. 2013 TANUS, Gabrielle Francinne de S.C; ARAÚJO, Carlos Alberto Ávila. Proximidades Conceituais entre Arquivologia, Biblioteconomia, Museologia e Ciência da Informação. Biblionline, João Pessoa, v. 8, n. 2, p. 27-36, 2012. Disponível em: <periodicos.ufpb.br/ojs/index.php/biblio/article/do nload/14291/8635 . Acesso em: 18 fev. 2013 TADANO, KATIUCIA YUMI. GED: assinatura digital e validade jurídica de documentos eletrônicos. 2002, 98f. Monografia (Projeto Supervisionado, do curso de bacharelado em Ciência da Computação). Universidade Federal de Mato Grosso. Disponível em: <http://www.arquivar.com.br/espaco_profissional/sala_leitura/teses- dissertacoes-e-monografias/GED_Assinatura_Digital.pdf>. Acesso em: 18 out. 2013 TESSITORE, Viviane. Como implantar centros de documentação.Como Fazer 9. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa, 2003.<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_18_Como%20implantar%20centros%20de%20documentacao.pdf>.Acesso em: 18 ago. 2013 TERRA, com. Soldado que vazou arquivos para o WikiLeaks pega 35 anos de prisão. 2013. Disponível em: < http://noticias.terra.com.br/mundo/estados-unidos/soldado-que-vazou-arquivos-para-o-wikileaks-pega-35-anos-de prisao,11f471dec31a0410VgnVCM4000009bcceb0aRCRD.html>. Acesso em: 18 jul. 2013. TRINTA, Fernando Antonio Mota; MACÊDO, Rodrigo Cavalcanti de. Um Estudo sobre Criptografia e Assinatura Digital. 1998. Disponível em: <http://www.di.ufpe.br/~flash/ais98/cripto/criptografia.htm>. Acesso em: 20 out. 2013. UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA. Manual da comissão permanente de avaliaçao de documentos de arquivo da ufjf – minuta. Juiz de Fora, 2012. Disponível em: <http://www.ufjf.br/cpad/files/2012/06/cpad-manual-1200921.pdf> >. Acesso em: 20 out. 2012.

122

YAMAOKA, EloiJuniti Ontologia para mapeamento da dependência tecnológica de objetos digitais no contexto da curadoria e preservação digital. AtoZ. v. 1, n. 2, 2012.Disponível em: <http://www.atoz.ufpr.br/index.php/atoz/article/view/23/83>Acesso em: 21 out. 2013.

123

ANEXO A - MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 3

3 Este modelo de termo de eliminação de documentos pertence ao Arquivo da Universidade Federal de Juiz de

Fora.

124

ANEXO B – MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE

DOCUMENTOS 4

4 Modelo pertencente ao Arquivo da Universidade Federal de Juiz de Fora.

125

ANEXO C – MODELO DE LISTAGEMDE TRANSFERÊNCIA DE

DOCUMENTOS 5

5 Modelo pertencente Universidade Federal de Juiz de Fora.

126

ANEXO D – MODELO DE POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO