CERTIFICAO ISO PARA EMPRESRIOS

Ricardo Pereira

Um guia fcil para preparar e certificar sua empresa

Antes de comearpor Ricardo Pereira

Trabalhando na Templum Consultoria eu tive a rara oportunidade de

acompanhar a certificao de centenas de empresas e pude reconhecer

um padro nas dvidas, medos e equvocos dos empresrios sobre as

normas ISO.

Percebi que muitos ainda acham que a ISO 9001, por exemplo, cara,

burocrtica e difcil de implementar. Ou que as normas ISO so apenas

para empresas grandes e indstrias, o que no verdade.

Na realidade, as normas ISO evoluram mais rpido do que sua imagem

em alguns mercados. Hoje qualquer empresa pode ter a ISO 9001 e se

beneficiar com a certificao.

Mas esse no um e-book sobre os benefcios da ISO 9001. Esse um

e-book sobre como preparar uma empresa para receber as certificaes

ISO e, sobretudo, a importncia da consultoria nesse processo.

Se voc empresrio, precisa certificar sua empresa mas no sabe por

onde comear, esse e-book para voc.

Espero que goste.

Preciso certificar minha empresa.E agora?Existe tanta informao na internet que voc pode ficar um pouco perdido. Vamos guiar voc para filtrar exatamente o que precisa.

Ao pesquisar sobre a ISO 9001 pela primeira vez, o desafio inicial ser filtrar a infinidade de sites, produtos e servios que so encontrados em uma simples busca no Google.

comum encontrar pginas falando sobre:

certificao

treinamento

modelos de formulrios

softwares

consultoria

manuais de qualidade

normas

auditorias

Para o empresrio que no conhece o universo das certificaes, isso tudo

pode ser realmente assustador.

O VOLUME DE INFORMAO PODE ATRAPALHAR

A primeira coisa que voc precisa entender que o processo tem duas etapas bem definidas:

Preparao Neste grupo se encontram empresas, softwares e servios que ajudam empresas

a se preparar para as auditorias de certificao. Chamamos essa preparao de

implementao.

Certificao Para conquistar o certificado, a empresa auditada por um orgo certificador, que

verifica se os processos da empresa esto de acordo com a norma.

importante ressaltar que os processos de implementao e certificao

so realizados por empresas diferentes, e voc ter que tomar duas decises

importantes:

Como preparar sua empresa?Como escolher o organismo certificador?

O QUE VOC PRECISA SABER PARA COMEAR

nesta parte que voc precisa tomar as melhores decises para conquistar o selo e agregar valor a sua empresa.

Como prepararminha empresapara a ISO 9001

possvel, porm improvvel. Se voc no est familiarizado com sistemas de gesto, ser muito difcil

Durante a implementao voc ter que elaborar procedimentos, mapear

processos, verificar a documentao necessria, elaborar documentos de controle

e gerenciar registros, alm de ler e interpretar a norma em si. Sem experincia, a

chance de fracasso na auditoria muito grande.

Se voc pensa em contratar um profissional experiente, o salrio mdio de

mercado pode variar de R$ 2.200 a R$ 3.000. Com encargos e benefcios o custo

total mensal ser de R$ 4.400 a R$ 6.000. Como a implementao pode demorar

alguns meses, fcil fazer a conta e saber que o valor vai ser alto.

POSSIVEL FAZER SOZINHO?

Sem experincia, a implementao pode demorar mais do que o estimado, e como tempo dinheiro, pode sair mais caro do que contratar uma consultoria.

O melhor caminho aquele em que se leva em considerao o pacote como um todo: qualidade, tempo, garantias e o custo total.

Existem empresas que fornecem treinamentos, pacotes de documentos prontos

ou softwares. O problema que esses modelos de implementao so muito

genricos e no consideram a cultura e realidade da sua organizao. As solues

propostas podem no ser as mais adequadas para a sua empresa e j vi muitos

casos que comearam assim e migraram para a consultoria depois que j tinham

gasto tempo e dinheiro.

Algumas pessoas tm a ideia que a consultoria cara, mas no consideram que o

tempo perdido e os erros cometidos no processo de tentativa e erro podem custar

muito mais.

Com a experincia e a metodologia de uma boa consultoria, sua empresa estar

preparada em menos tempo, sem despesas extras ou retrabalho. Com o aumento

da eficincia operacional, o retorno do investimento maior e mais rpido.

ENTO QUAL O MELHOR CAMINHO?

As certificaes ISO no so apenas quadros para se colocar na parede, so uma forma de gerir negcios.

As empresas de consultoria devem ter compromisso pessoal com os princpios da

ISO e manter o mesmo padro que promovem aos clientes.

Por que a empresa de consultoria deve ser certificada? Para ns uma questo de

integridade e compromisso. Entendemos que o valor gerado pela certificao tem

duas dimenses:

1. A certificao ISO deve beneficiar a empresa no processo de melhoria contnua.

2. A certificao ISO deve beneficiar os clientes da empresa atravs de uma

melhor performance e satisfao dos clientes.

No caso da Templum a certificao ISO significa:

Queremos atender e superar as expectativas de nossos clientes atravs de um

suporte excepcional

Temos um programa para sempre melhorar a satisfao dos nossos clientes.

Nunca estamos satisfeitos e estamos sempre melhorando nossa performance

em razo destes objetivos.

CONTRATE CONSULTORIAS CERTIFICADAS

aqui que est o pulo do gato. Voc precisa fazer uma escolha consciente para gastar o mnimo sem abrir mo da qualidade.

Quanto investir na implementao?

A melhor consultoria aquela que entende os seus objetivos, elabora uma estratgia de implementao e cumpre os prazos definidos.

Um procedimento de compra muito comum em empresas a solicitao de 3 ou

mais oramentos de fornecedores diferentes. O comprador define os atributos

do produto que ele precisa e compara o preo dos diferentes fornecedores. Isso

pode funcionar bem na compra de produtos e suprimentos, mas ao escolher uma

empresa de consultoria essa prtica pode ser prejudicial ao negcio.

Antes de bater o martelo veja como o seu dinheiro pode ir embora:

Tempo dinheiroNo existe um prazo padro para se implementar um Sistema de Gesto. Cada

empresa tem uma necessidade e a implementao deve respeitar o ritmo da

empresa. O que no pode acontecer, mas acontece com frequncia, a empresa

ter custos no previstos com atrasos no cronograma. Isso muito comum na

consultoria presencial. O consultor pode at no cobrar as horas tcnicas, mas

certamente ir cobrar os custos com deslocamento e hospedagem.

O QUE PRECISO SABER PARA PEDIR UM ORAMENTO?

O custo de oportunidadeAlm dos custos no previstos, os atrasos impedem a empresa de colher os

benefcios da implementao. Enquanto o Sistema de Gesto no estiver em

operao voc continuar a ter despesas ocultas com erros e retrabalho. O quanto

antes voc comear a otimizar seus processos melhor.

O custo da falta de habilidade gerencialNa verdade a norma que define o Sistema de Gesto diz apenas o que deve ser

feito. a empresa que determina como as coisas devem ser feitas, e no a norma.

Sem habilidade gerencial ou a orientao de algum experiente comum a

definio de objetivos, metas e indicadores que no trazem resultados. O parceiro

ideal aquele que o ajuda a entender o seu negcio e a fazer as melhores escolhas

para a sua realidade. Pense nisso ao considerar as opes mais baratas como

cursos, consultoria compartilhada ou mtodos faa voc mesmo.

Velocidade limitadaAo optar pela consultoria compartilhada a velocidade de implementao

limitada. O grupo evolui junto e no h opo de avanar na implementao,

mesmo que voc tenha condies e recursos para isso.

A presena do consultor no diminue o trabalhoNa consultoria presencial o consultor vai at a sua empresa para falar o que voc

precisa fazer. No final da seo voc corre o risco de receber uma lio de casa.

Quem coloca a mo na massa voc, no se iluda.

COMO ECONOMIZAR NA IMPLEMENTAO

A grande inovao da Templum foi usar a tecnologia para diminuir a distncia entre cliente e consultor e eliminar os custos com deslocamento e hospedagem, que com frequncia tornavam a consultoria presencial invivel para muitas empresas.

A Templum foi a primeira empresa de consultoria do Brasil a acreditar que

nano, micro e pequenas empresas podiam sim ter acesso s mesmas tcnicas

de gesto usadas pelas grandes empresas. Isso foi feito reduzindo o custo da

implementao, sem comprometer a qualidade.

O caminho foi criar um jeito novo de fazer consultoria, usando tecnologia para

transferir conhecimento, aproximar o cliente do especialista e, ao mesmo tempo,

eliminar os custos com transporte e hospedagem de consultores.

Tudo foi planejado, dividido em fases, para que voc dedique apenas 1 hora do seu

dia na implementao. Especialistas disponveis via chat, chamado, email e site

solucionam qualquer problema que voc venha a ter. No final da implementao,

ns realizamos uma pr-auditoria para garantir que a sua certificao acontea

sem problemas. por isso que possvel garantir a certificao de todos os

clientes.

Lembre-se: tempo dinheiro. Sem o suporte ideal para sua empresa voc pode acabar gastando muito mais.

Sempre que me perguntam como economizar eu digo:

A melhor forma de economizar investir seus melhores recursos na implementao e colocar o seu sistema de gesto em operao no menor prazo possvel, sem comprometer seu funcionamento total.

Um sistema bem implementado reduz desperdcio, retrabalho, devolues,

reclamaes, acidentes de trabalho, etc.

O retorno do sistema de gesto proporcional ao investimento na

implementao. Chamo de investimento no somente o valor pago empresa

de consultoria, mas principalmente o empenho e dedicao de todos na empresa.

De nada vai adiantar, portanto, voc contratar a consultoria mais cara, pois o

consultor nada poder fazer sem o seu comprometimento ou o envolvimento da

sua equipe.

Nesta etapa a empresa j deve estar preparada e a empresa acreditada vem para validar o que foi feito.

Preparei minha empresa, e agora?

As auditorias internas ou de pr-certificao so oportunidades de encontrar e corrigir todos os erros, garantindo o sucesso da auditoria de certificao.

Terminada a implementao, eu aconselho a realizao de uma auditoria interna.

Este um momento muito importante onde mais conhecimento transferido para

sua empresa e o sistema implementado colocado a prova.

O ltimo passo a contratao de um rgo certificador, que ir realizar

a auditoria final e emitir o certificado correspondente ao sistema de gesto

implementado. Normalmente esta auditoria acontece em duas etapas:

Na primeira etapa so checados os documentos do sistema de gesto, como

procedimentos e instrues de trabalho. comum alguns auditores executarem

esta etapa a distncia.

Na segunda etapa, os responsveis pelos processos so entrevistados pelo

auditor, em busca de conformidades do sistema implementado. Se os requisitos

estiverem consistentes o auditor recomendar a certificao da empresa. Misso

cumprida!

Vale lembrar que o processo de Gesto contnuo e que o certificado tem prazo

de validade de 3 anos, anualmente sero realizadas auditoria de manuteno pelo

organismo certificador.

O QUE FAZER DEPOIS DE TODA A PREPARAO?

Muitos no sabem que a auditoria de certificao uma excelente oportunidade para o desenvolvimento da empresa.

Afinal, o auditor passa seus dias identificando oportunidades de melhoria nas

empresas e tem muito conhecimento que pode ser aplicado na sua empresa.

Aproveite essa visita para extrair o mximo de sua experincia e celebre as no

conformidades encontradas, porque resolvendo essas falhas que sua empresa ir

evoluir.

Escolha a certificadora que:

Demonstre a competncia de seus auditores, os quais devem atender aos

requisitos mnimos de qualificao estabelecidos no mbito do SBAC.

Comprove a competncia dos seus auditores, os quais devem ser qualificados

atravs de competncia tcnica, treinamentos especficos e experincia;

Demonstre que cumpre os critrios estabelecidos pelo IAF - International

Accreditation Forum, quanto ao dimensionamento da quantidade de dias das

auditorias e quanto qualificao dos auditores em relao ao escopo da

certificao, disponibilizando e explicando, formalmente, o documento do

IAF ao cliente para que possa esclarecer suas dvidas quanto s propostas

apresentadas.

CUIDADOS AO ESCOLHER A CERTIFICADORA

Evite selecionar e contratar seu organismo de certificao acreditado somente

com base no menor preo. Analise, com cuidado, o teor de sua proposta e o

histrico de certificaes realizadas;

Analise com cuidado, nas propostas comerciais apresentadas pelos

organismos de certificao, se o nmero de homens-dias propostos para a

realizao dos servios est compatvel com o volume e a complexidade do

servio a ser executado. Desconfie de propostas que apresentem o nmero de

homens-dias muito diferente das outras propostas;

Exija da certificadora uma proposta contemplando pelo menos:

1. objetivos dos servios a serem prestados

2. escopo dos servios a serem fornecidos

3. (abrangncia) escopo dos processos, ncleos organizacionais, reas

da empresa, etc., que sero objeto de avaliao e certificao

4. recursos envolvidos

5. evidncia formalizada de cumprimento dos critrios do IAF relativos

ao dimensionamento dos escopos auditados, em forma de uma

memria de clculo

6. plano de trabalho

7. preo

8. forma de pagamento

MAIS ALGUMAS DICAS NA ESCOLHA

Espero que este e-book tenha esclarescido como funciona o processo de uma forma global e que voc tenha base para tomar a melhor deciso de acordo com a necessidade da sua empresa.

Se ainda tem alguma dvida, me mande uma mensagem e fao questo de lhe ajudar no que for preciso.

Seguem meus contatos:

Ricardo Pereira19 3705 3321ricardo@templum.com.br

Pode contar comigo.Grande abrao.

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