eBook Project 2013 Módulo 1

7/21/2019 eBook Project 2013 Módulo 1

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Jacque Torres, PMP

Blog Projetizando

E-Book

Project Professional 2013



Agradecimento

Agradeço aos meus “nobres colegas” , que me incentivam a cadacomentário, a cada e-mail, a cada interação através de minhasredes sociais e que me ajudam a exercer a minha missão como GPque é: Simplificar e popularizar a gestão de projetos no Brasil.

Um agradecimento todo especial ao Reinaldo Boesso, meucompanheiro de todas as horas, ao Diego Costa que me apoia nagestão do blog, e ao Renato Torres que me introduziu nesse mundo

“digital” sem eles eu não teria conseguido cumprir essa missão.

E agradeço muito a uma frase que escutei que me serviu deinspiração durante essa semana “não pergunte se somos capazes,dê-nos a missão” e com a gente é assim Missão Dada, é MissãoCumprida.

Muito obrigada galera e

#tamuJunto #projetoTransforma #missaoDadaMissaoCumprida

#projetoVicia #meuProjetoMinhaVida

Jacque Torres, PMP

Blog Projetizando



Uma maneira simples de gerenciar seus projetos!

www.projetizando.com Página 2 de 33

Conceitos Básicos

Premissas

do Project

10 Coisas que você precisa saber antes de começar amontar o seu cronograma...

1. Project é matemático, não tem jeitinho

2. Project tem uma estrutura lógica, não é o Excel, não adianta usá-lo

como Planilha Eletrônica

3. Não é o Project que está errado, você pode não ter entendido o seu

conceito

4. Vamos planejar o máximo e o mínimo de esforço, não podemos ter

cronogramas muito detalhados e nem macros

5. Datas fixas somente no que for essencial, se for para controlar datas

fixas a melhor ferramenta é o Excel

6. Sempre separe o Planejado do Real

7. Nunca comece um Projeto sem que o calendário do projeto esteja bem

ajustado

8. Um cronograma bem planejado lhe ajudará em todo o projeto

9. Nunca, mas nunca comece a execução de um projeto sem Salvar a

Linha de Base

10. Sinta-se confortável e seguro com o cronograma elaborado

http://www.projetizando.com/







Alinhando as expectativas

Para a elaborar um cronograma matador, você precisará seguiruma sequência lógica, não tente burlar essa sequência, o resultado

pode não ser satisfatório.

A imagem abaixo demonstra o processo lógico da construção de

um cronograma de sucesso.

Termo de abertura: é fundamental para colocar todo mundo na

mesma página e formalizar o nascimento do projeto.

Escopo Detalhado: O Escopo Detalhado será base para seu

cronograma. Um escopo bem feito não é 100% de certeza de sucesso,

mas ele garante mais do que meio caminho rumo ao sucesso.

Cronograma físico: Objeto desse seu E-Book .

Cronograma financeiro: Quanto melhor planejado for seu

cronograma físico, mais facilmente você terá o teu cronograma

financeiro.

Termo deabertura

EscopoDetalhado

Cronogramafísico

Cronogramafinanceiro








Começando do começo

Quando você abre o Microsoft Project Professional 2013, vocêperceberá que a tela inicial é muito parecida com o Excel, mas

lembre-se das PREMISSAS é só aparência; e não se esqueça,

imagem nem sempre é tudo .

A visão padrão é composta do bom e velho Gráfico de Gantt,

conforme figura abaixo.

#ficaDica:

Atividade Automática ou Manual: importante manter em automática

para facilitar o seu planejamento, ainda nesse e-Book apresentaremos

como configurar;

Grupo de Atividades ou Projeto: Saber agrupar as atividades em

entregas facilita a gestão e os relatórios que iremos configurar; planeje

pensando no controle;

Grupo de Atividades

Atividade

Automática

Atalhos para Recuo

Atividades

Classificar as

atividades Gráfico de Gantt








Utilizaremos muito os campos customizados do Project, com isso,

segue abaixo um passo a passo de como é possível configurar um

campo na sua visão de trabalho.

Renomear a

coluna

Campo doProject








Você pode também inserir quantos campos você achar necessário,

da seguinte forma:

Importante: Não conseguimos criar novas colunas, o conceito é outro, ascolunas já existem, você só pode inserir colunas existentes ou simplesmenteescondê-las.

Clicar no Botão

Direito








Aquecendo os motores

Agora que você já conhece um pouco mais do ambiente do Project,vamos começar a aquecer os motores para a elaboração do nosso

cronograma.

É chegada a hora de começar a configurar o contexto do Projeto e

aqui é onde mora uma das maiores diferenças do Excel e o MS-

Project.

Selecione Opções do Project

(Arquivo -> Opções -> Cronograma)

Nesta tela deve ser revisado:

Tipo de agendamento: eu gosto de manter que novas tarefas serão

calculadas automaticamente. Uso muito pouco o recurso de agendamento

manual, por isso sempre altero a opção padrão.

Configurações

Padrões

Horas por

Tarefas

Automáticas

Duração em

Dias e Esfor o








Nesse momento você precisa adicionar todos os feriados que impactarão

o projeto, também pode mexer nas horas úteis de um determinado dia.

Para mudar o período útil é só clicar em cima dos dias que serão “nãoúteis” e cadastrar o motivo na Grid Exceções.

Um projeto poderá também trabalhar com mais de um calendário, por

exemplo, você pode ter equipes que trabalharão em três turnos e outras

apenas no horário comercial. Esse tipo de situação é bem comum em

projetos de engenharia.

#ficaDica: Uma boa prática é configurar todo o calendário antes de iniciar acriação do cronograma.

Informações do Projeto: esse é o último passo do aquecimento,

precisamos definir o tipo de agendamento: a partir da data de início do

projeto ou a partir da data de término.

Selecione Informações do Projeto

(Projeto -> Informações do Projeto)

Seleciona o

calendário modelo

do Projeto

Data deTérmino do

Projeto. Serve

para confirmar

a data final.

Cadastrar

Início e

Término do








Quando seleciono o agendamento a partir da data de início, significa dizer

que informei uma data inicia para o Project e a partir do sequenciamento

das atividades ele calculará a rede.Quando seleciono o agendamento a partir da data de término, significa

dizer que tenho uma data de término imposta pelo meu patrocinador.

Esses projetos são muito complicados de serem gerenciados, se eu atrasar

qualquer atividade posso atrasar o término do meu projeto.

#ficaDica: Um cronograma agendado a partir da data de término, terá todasas suas atividades no caminho crítico.








O fantástico mundo do GP

Feita a configuração básica, você está pronto para começar odesenvolvimento do seu cronograma. Nesse momento tudo é

possível, é um momento íntimo seu e de seu cronograma, é o

nosso universo paralelo onde tudo é cor-de-rosa . Para mim, a

fase mais fácil do projeto é o planejamento e eu ADORO.

O desenvolvimento do cronograma tem uma sequência lógica e

precisa ser respeitada, é praticamente uma receitinha de bolo.

Definição das Atividades

O primeiro passo para desenvolver um excelente cronograma é a definição

das atividades do seu projeto.

Você precisará olhar para o escopo definido, você precisará listar todas as

atividades do seu projeto sem se preocupar quem fará cada atividade, esforço

e sequenciamento. Foque somente na lista de atividades.

Aproveitando a função recuo da tarefa, defina a primeira linha do

Project com o nome do projeto, isso consolidará todo seu cronograma, depois

utilize os recuos para definir as entregas.

#ficaDica: Defina as entregas de seu projeto no momento que está criandosua lista de atividades, as datas de cada entrega sairá naturalmente no finaldo planejamento de seu cronograma

Definição de Atividade

Definição deSequencia

Definição doEsforço

Definição de

RecursoCaminho Crítico Salvar Baseline








Sequenciamento das Atividades

Definida todas as atividades e cadastradas no campo “Nome da Tarefa”, você

está pronto para o segundo passo que é o “Sequenciamento das Atividades”

O número da linha é utilizado no campo Predecessora para identificar a

dependência entre as atividades. No Project não importa se a dependência é

mandatória ou estratégica, colocando o número da linha ele vinculará

automaticamente as atividades e construirá a rede do projeto.

No sequenciamento você definirá a Latência, nome bem peculiar para definir

que as antecipações e atrasos entre as atividades.

Temos dois tipos de latência:

Positiva: é utilizada para planejar um atraso entre uma atividade e outra,

por exemplo, em um projeto de construção, eu farei o piso e terei 5 dias

de cura. Aplicando uma latência positiva, você conseguirá representar esse

tipo de situação.

Negativa: é utilizada para planejar uma antecipação entre uma atividade

Linha da Atividade Se uenciamento








e outra, por exemplo, nesse mesmo projeto de construção, eu iniciarei o

acabamento quando construir 50% da alvenaria. Quando a alvenaria

alcançar 50% teremos as duas atividades sendo executadas em paralelo.Aplicando uma latência negativa, você conseguirá refletir esse tipo de

situação.

Para configurar essa latência entre as atividades, temos que dar dois cliques

na atividade e ver as “Informações da Tarefa”.

Nessa tela temos dois itens importantes:

Tipo da predecessora: Podemos utilizar os tipos de predecessora que

são elas (Término-a-início TI / Início-a-Início II / Término-a-Término TT /

Início-a-Término IT)

Latência: Uma latência serve como atraso ou antecipação, paraconfigurar no Project basta colocar negativo para antecipação ou positivo

para atraso

Predecessora

Atividade “Ca ítulo 2”

Ti o de Predecessora

Configurar a

Latência no Projeto








As latências definidas nas predecessoras, são exibidas no Project conforme a

figura abaixo

Esforço das Atividades

Finalizado o sequenciamento de todas as atividades, podemos adicionar o

esforço de cada atividade.

Não vamos entrar no mérito aqui de como estimar esforço para atividade, mas

para inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.

Esforço das Atividades

Finalizado o sequenciamento de todas as atividades, você precisa adicionar oesforço de cada atividade.

Não vou entrar no mérito aqui de como estimar esforço para atividade, pois

isso depende de cada tipo de projeto e existem muitas técnicas, mas para

inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.

Predecessora com Gráfico de Gantt

Incluir estimativa de

Esforço por atividade

Podemos fazer pela

dura ão da atividade








Se você está começando a trabalhar com um cronograma no Project, foque

na duração primeiro, depois que você aumentar o nível de maturidade, pense

em definir o trabalho.#ficaDica: a partir da coluna trabalho você consegue estimar o custo de mão

de obra do projeto, com a coluna duração você calcula o prazo do projeto.

Recursos das Atividades

O próximo passo para elaborar um cronograma vencedor é definir os recursos

para cada atividade do cronograma, neste momento precisamos decidir quem

fará cada tarefa no seu projeto e não podemos esquecer de relacionar

habilidade da sua equipe com as necessidades que seu cronograma/escopo

exige.

Com isso, seria fácil dizer que você pode cadastrar o recurso no diagrama de

Gantt ao lado de cada atividade, porém, não é o melhor caminho, por isso,

devemos definir os recursos na Planilha de Recursos, chegando através do

menu abaixo.








Na Planilha de Recursos, além do Nome do Recurso, precisamos definir

alguns outros tipos que são importantíssimos para o seu projeto que não está

no Diagrama de Gantt, com as seguintes informações:

Tipo: Você pode ter o tipo Trabalho, ou seja, nosso esforço de horas,

também pode escolher material para alocação ou compra de equipamento,

e por fim, o custo que pode ser rateado ou pago no início ou no fim.

Unidade Máxima: Nesse momento, você precisa definir se seu recurso

estará disponível 100% no seu projeto ou menos tempo. Se determinadorecurso estiver disponível somente 4 horas por dia, você precisa colocar

somente 50% na unidade.

Calendário Base: Esse tópico é fundamental para o sucesso do seu

projeto. Você precisa definir qual calendário que seu recurso trabalhará.

Exemplo, um recurso pode trabalhar em Porto Alegre e outro trabalhará

em São Paulo.

Se o recurso estiver com um calendário associado, sempre que ele for

alocado a uma atividade, o que prevalecerá é o calendário do recurso e

não o do projeto.

Taxa Padrão: Nesse campo, você deve colocar o valor hora de cada

recurso do seu projeto. Importante ser o mais assertivo possível, pois

terá um Orçamento bem definido “automagicamente” .








Outro ponto importante no mapeamento de recursos dentro do Project é que

você poderá utilizar Recursos Compartilhados com base em outros projetos

ou através do Login de rede da sua empresa. Para fazer isso, clique em Poolde Recursos e depois Compartilhar Recursos conforme tela abaixo:

Clicando em OK, você terá compartilhado seu cronograma para outro arquivo

do Project, dessa forma, você conseguirá gerenciar muito melhor os recursos

e verificar em qual projeto o recurso está alocado e quando ele estarádisponível para novos desafios.

Isso será importante quando alocarmos os recursos nas atividades definidas,

pois, saberemos com antecedência se ele estará super alocado ou não,

conforme figura abaixo:








pontos importantes:

1. O ideal é que uma atividade seja atribuída a um único recurso! O Project

não tem limitações, ele permite você colocar quantas recursos quiser,

mas a melhor prática é colocar um recurso por atividade.

2. Quando aparecer esse alerta, significa que seu recurso está

superalocado. Você está contando com um recurso trabalhando além da

capacidade produtiva. Para verificar onde está o conflito e

consequentemente corrigi-lo, clique em Gráfico de Gantt e selecione

Uso dos Recursos.

Conforme exibido na imagem, você verá que o Recurso João está

super alocado na quinta-feira, nas tarefas B e G.

3. A alocação dos recursos é um dos fatores determinantes para a

composição da duração do projeto.








Análise do Caminho Crítico

Com todo esse trabalho já desenvolvido é hora de olhar o caminho crítico.Para avaliar o caminho crítico do seu projeto clique em Gráfico de Gantt e

em seguida selecione Gantt de Controle.

Feito isso, você terá a seguinte visão no Gráfico de Gantt:

A barra vermelha é o caminho crítico do seu cronograma. Nesse

caminho que você não terá folga e ele ditará a duração do teu projeto.

A partir desse momento se inicia a parte mais “chata” do desenvolvimento do

cronograma, a maioria das vezes o resultado apresentado está muito além doprazo disponível para o projeto.








Agora é uma hora sua e do seu cronograma para que você faça os ajustes

necessários, reveja o sequenciamento, duração e consiga chegar na melhor

configuração possível.Fique nesse exercício até que você fique confortável com a sequência e com

os resultados obtidos. No momento em que você chegar em um cronograma

que você acredita ser viável é hora de pegar a aprovação com o patrocinador.

Essa aprovação é bem importante para que você possa formalizar o

planejamento do teu projeto.

Salvar Baseline

É hora de falar “XXXXX” e tirar aquela foto do cronograma , após todos esses

passos, é chegada a hora de finalizar o planejamento, e essa etapa é

formalizada no momento em que você definir a linha de base.

Antes de Salvar a Linha de Base, é necessário entender o conceito da linha

de base:

Baseline é a foto inicial do projeto no ponto em que foi aprovado,

levando em conta as atividades, prazo, custo e recursos;

Essa foto será no nosso mapa do tesouro do caminho que o projeto deve

seguir;

Você pode, mas não deveria sobrepor a tua linha de base inicial. O Project

possui 10 linhas de base, então tente não substituir a linha de base

inicial para não perder a referência; É a linha de base que permitirá a famosa comparação planejado versus

realizado.








Para salvar a linha de base do cronograma clique em Projeto, depois Definir

Linha de Base e seleciona Definir Linha de Base.

Selecione o Projeto Inteiro para salvar sua primeira Linha de Base do

Cronograma, caso tenha interesse, você também poderá salvar outras versões

da Linha de Base para simular novos cenários.

Caso você tenha dúvida sobre o seu cronograma e queira mexer noplanejamento antes de passar as datas do seu cronograma para seu

patrocinador, você pode ainda fazer de duas maneiras: Limpar Linha de

Base ou Sobrepor Linha de Base, essas duas funções funcionam para

refazer seu planejamento.








Após a definição da sua linha de base, seu Diagrama de Gantt ficará da

seguinte forma:

Com a definição da Linha de Base, o Project faz uma cópia das principais

informações do seu cronograma para gerar o Planejado e a partir desse

momento, os campos Trabalho e Duração deixam de servir para

planejamento e faz parte do seu acompanhamento de Execução.

Os principais campos que são copiados no momento em que você salva o

Baseline são: Início, Término, Trabalho, Duração e campos

relacionados a Custo.

Baseline da Tarefa

Caminho Crítico








Do plano para a vida real

Após salvar a Linha de Base, é hora de tirar o plano do papel ecomeçar a ter emoções com a Execução do seu Projeto. Para

facilitar a visualização das informações, eu gosto de adicionar

alguns campos na minha visão, são eles:

Trabalho Linha de Base

Duração Linha de Base

Início da Linha de Base

Término da Linha de Base

Note que os valores dos campos da Linha de Base são cópias dos

seus correspondentes, nossa meta como GP é tentar deixar esses

valores sempre iguais.

A regra é tão simples, mas na prática.... ah a prática, mais uma

vez a teoria é bem diferente na prática.

Planejado

Realizado








Siga a estrada de tijolos amarelos

A etapa de Execução do projeto é a mais difícil de todos, é nessemomento que todas as emoções do projeto “afloram” e que o

mundo se mostra menos cor-de-rosa.

Para que você tenha o controle da situação, sempre siga sua

estrada de tijolos amarelos que nada mais é do que a tua linha

de base. Lute com todo afinco para manter a execução militar

do teu plano.

Conforme está executando seu projeto basicamente alterando os

campos Trabalho, Duração e % Concluída, seu Project vai

automaticamente criando parâmetros de controle para verificar se

você está de acordo com o seu Planejado.

Um bom controle só poderá ser efetuado se o planejamento foi

bem feito, do contrário será muito complicado eliminar o

gerundismo do projeto e ter uma visão bem clara da evolução

física e consequentemente financeira.

Para facilitar a vida, sugiro você configurar alguns indicadores de

controle para acompanhar a evolução do seu projeto:

SPI – Desempenho do Cronograma: Esse indicador servirá para você

acompanhar o prazo do seu projeto e refletirá o comportamento

executando no seu cronograma;

CPI – Desempenho de Custo: Esse indicador ajudará entender a

performance do Custo do seu Projeto e o valor estimado que você

gastará até o final do projeto se continuar no mesmo ritmo.








Com esses dois indicadores, será possível extrair várias

informações relevantes para a composição de um status

consistente, planejamento de ações preventivas e/ou corretivas.

Customizando Indicadores

Para a criação dos indicadores siga os passos abaixo:

1° Passo: Adicione os campos COTA, COTE, CR, Custo e Custo1 no seu

cronograma.

2° Passo: Adicione os campos customizados Custo1, Número1 e

Número2.

3° Passo: Nos campos customizados você irá adicionar fórmulas de

controle da seguinte forma:

o Com o mouse em cima do campo Número1, clique com o botão

direito e selecione o item Campos Personalizados

o Clique no botão Fórmula para adicionar a fórmula do SPI








o Adicione a Fórmula conforme imagem abaixo

o Clique no botão OK e depois, no item “cálculo das linhas de

resumo da tarefa e de grupo” selecione a opção Usar Fórmula.

4° Passo: Seguindo os passos anteriores, no campo Número2, adicione

o CPI com a fórmula: IIf([Custo1]>0;[CR]/[Custo1];0).

Feito isso, teremos os indicadores configurados para o controle do projeto,

porém, lembre-se que esses indicadores só funcionam se salvar a linha de

base e colocar custo nos recursos.








Adicionando Semáforos

Eu sou uma entusiasta da gestão a vista e sou muito visual, então para ajudar

a minha análise eu transformo os indicadores em semáforos.

Para criar os semáforos, siga os passos abaixo:

1° Passo: Adicione os campos customizados Número3 e Número4,

esses vão refletir o SPI e o CPI respectivamente;

2° Passo: Da mesma maneira que adicionou a Fórmula para o SPI e

CPI, clique no botão fórmula e adicione o número1, conforme imagem

abaixo:

3° Passo: Após adicionada a Fórmula, selecione o Botão Indicadores

Gráficos;

4° Passo: Em indicadores gráficos, veremos a tela conforme figura

abaixo para configuramos os Semáforos. Neste momento, definimos os

status de projeto atrasado, em dia ou alerta.








5° Passo: Repita o processo para adicionar o semáforo de custo ou CPI

e após a conclusão da operação, veremos nosso cronograma da seguinte

forma:

Para controlar o projeto através dos indicadores criados, basta mudar a data

de status, clicando na aba Projeto, ícone Informações do Projeto e coloque

a data que você quer verificar, conforme imagem abaixo:








Gestão com um clique

O Project Professional 2013 melhorou muito no quesito relatórios,e através da Aba Relatórios, você conseguirá automaticamente

gerar informações para acompanhamento do seu projeto

Além dos relatórios existentes no Project, podemos customizar umde acordo com nossa necessidade, nos próximos passos, você

conseguirá montar um relatório que utilizo nos meus projetos

chamados One Page.








Em relatório personalizado, selecione Mais Relatórios e depois

selecione Novo Relatório

Selecionando Novo, você terá que dar o nome para o seu novoRelatório, coloque One Page e clique em OK, com isso, você terá

acesso a tela de Design de relatórios do Project

Agora vamos clicar no ícone Gráfico, selecione o tipo Barras e no

ícone Tabela, automaticamente o Project vai apresentar as

informações com alguns dados prontos, provavelmente de trabalho








Selecionando o Gráfico, podemos mudar as informações decampos, com o painel Lista de Campos a direita, retire todos os

campos selecionados e vá em Número, e depois Personalizado e

por fim, selecione o Número 1 e Número 2, com isso, já terá seus

indicadores em seu relatório

Depois de selecionado, você pode clicar nos campos Número1 e

Número2 clicar em Configuração de Campo para renomear o

Número1=SPI e Número2=CPI








Selecionando a Tabela, você verá a lista de Campos da Tabela, com

isso, o primeiro passo é selecionar o Nível de Estrutura de Tópicos,

conforme figura abaixo, seleciona o nível 2:

Ainda no painel Lista de Campos, você seleciona as informações

que deseja exibir em seu relatório. Exemplo, selecione os campos,

Número1, Número2, Nome, Início, Término, %Concluída.







Com essas informações você poderá brincar a vontade com a

customização de relatório, conforme imagem abaixo:

eBook Project 2013 Módulo 1

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