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Elaboração de Apresentações

Luis M. Correia

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• É normal na actividade de Engenharia que se tenhaque partilhar conhecimento com colegas, clientes,gestores, equipas sob a nossa liderança, etc.

• Fazer uma apresentação perante uma audiência éportanto uma componente essencial da actividadede Engenharia.

• Muitos dos princípios de elaboração de documentos são aplicáveis às apresentações.

Comunicar para uma Audiência

[Fonte: niririchmond, 2011]

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• Uma apresentação deve basear-se em:• Ligação – estabelecer ligação com a audiência,

em que o esforço para o efeito não pode estardo lado da audiência.

• Fluxo – a informação deve ser apresentada semdificuldade, de modo gradual, sem desconfortopara a audiência.

• Reforço – o suporte e o ambiente para a comunicação deve ser bom, convencendo a audiência.

Componentes de uma Apresentação

[Fonte: saschina, 2011]

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• A escolha da informação para a apresentação éuma dos factores essenciais para o seu sucesso.

A Dificuldade da Escolha

Recursos

Dificuldade

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• É necessário criar o interesse da audiência naapresentação.

• Esse esforço tem que ser feito pelo apresentador.

Estabelecer a Ligação

[Fonte: csulbcompstudio, 2011]

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• Há que perceber a audiência:• Quem são?• O que desejamos

que façam?• O que desejamos

que percebam?• Quais são os seus

interesses?• Quais são as suas

necessidades?

Preparando a Audiência (1)

[Fonte: fi-bled, 2009]

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Preparando a Audiência (2)

O nosso objectivoQuestões AcçõesQue se desejacomunicar?

Mensagem principal.

Que se deseja que aconteça no imediato?

Acções para a audiência.

Que se deseja que aconteça no futuro?

Tópicos a recordar.

Quais os objectivosrealistas?

Cópia da apresentação para levar.

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Preparando a Audiência (3)

As necessidades da audiênciaQuestões AcçõesQuem são? Lista de pessoas.O que querem saber? Lista de perguntas potenciais.O que não aceitam? Lista de objecções.O que desejam? Lista de necessidades.O que não é familiar? Lista de conceitos a explicar.O que sabem? Lista de exemplos para

comparação.

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• As etapas na estruturação da apresentação devem ser:

• estabelecer o problema,

• estabelecer os objectivos,

• descrever a abordagem,

• apresentar os resultados.

Fluxo

[Fonte: Hirsch, 2003]

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• A estrutura geral é:• Introdução:

• Estabelecer relação• Chamar a atenção• Apresentar a mensagem• Dar o plano da apresentação

• Corpo• Escolher 3 a 5 tópicos• Dar evidência e exemplos da cada tópico

• Conclusões• Reforçar a mensagem• Acção ou conclusão.

Estrutura Geral

[Fonte: bibliocad, 2011]

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• Em geral, a atenção da audiência é:

A Atenção da Audiência

[Fonte: Reimold, 2003]

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• O Sumário deve identificar os pontos principais daapresentação.

• O Sumário é a primeira oportunidade para chamar a atenção para a mensagem.

• Há que aproveitar o início da apresentação, em que a audiência está a prestar mais atenção.

Sumário

[Fonte: webseoanalytics, 2011]

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• A mensagem principal tem que ser passada noinício.

Passar a Mensagem

[Fonte: Reimold, 2003]

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• Deve tentar manter-se a atenção durante aapresentação.

Manter a Atenção (1)

[Fonte: Reimold, 2003]

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• Para se manter a atenção durante a apresentação,pode-se:

• ilustrar com um exemplo;• contar uma piada;• citar alguém conhecido;• estabelecer uma analogia;• colocar uma questão;• introduzir um elemento visual;• introduzir uma demonstração.

Manter a Atenção (2)

[Fonte: richardtmothy, 2003]

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• A introdução de elementos gráficos pode contribuir para aumentar o interesse e aliviar a carga do processo de compreensão.

Elementos Gráficos

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• As cores do texto, o contraste, e os outros elementos devem ser escolhidas de modo a possibilitar uma compreensão fácil, ser sóbrios, e sem grande variedade.

Cores e Contrastes

[Fonte: goa, 2011]

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• As Conclusões devem reforçar os pontos principaisda apresentação.

• As Conclusões são a última oportunidade para chamar a atenção para a mensagem.

• Há que aproveitar o fim da apresentação, pois aaudiência tende a lembrar-se das últimas coisas.

Conclusões

[Fonte: saladeprensa, 2011]

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• Deve fazer-se notas do que se pretende dizer, paracada página.

• Não se deve ler nem o texto da apresentação nemas notas, mas antes ter um discurso fluido.

• A apresentação deve ser ensaiada antes do momento efectivo de a fazer perante a audiência.

Preparando a Apresentação

[Fonte: kenholings, 2011]

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• A preparação do local para a apresentação é umacomponente essencial.

• Deve chegar-se com a devida antecedência, e:• analisar a

disposição do local, • testar os

equipamentos, • ter soluções de

recurso.

Preparando o Local

[Fonte: cgcc, 2011]

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• Deve falar-se alto, de modo claro, expressivo, compausas, e variando o tom.

• Há que olhar para as pessoas, de modo amigável,não prolongadamente, alternando o contacto.

• Abordar a audiência de frente, ao lado do ecrã, com algum movimento.

Durante a Apresentação

[Fonte: fotolia, 2011]

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• Depois da apresentação, há que estar pararesponder a perguntas.

• Deve estar-se preparado para mostrar “resultados adicionais”.

• Dar respostas sucintas.

• Pormenores devem ser tratados no intervalo com as pessoas efectivamente interessadas.

Depois da Apresentação

[Fonte: superstock, 2011]

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Contributos para uma Boa Apresentação

Luis M. Correia

Instituto de Telecomunicações / Instituto Superior Técnico Universidade Técnica de Lisboa, Portugal

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Sumário

• Princípios básicos.• Estrutura.• Tamanhos e contrastes.• Estilo.• Exemplos.• Conclusões.

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Princípios Básicos (1)

• A apresentação de um trabalho destina-se a mostraros seus aspectos principais e não todo este.

• Deve procurar-se escolher para a apresentação osresultados mais importantes.

• A apresentação deve ser estruturada da mesmamaneira que o trabalho.

• O número de páginas deve ser tal que correspondaa 1 página por minuto disponível.

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Princípios Básicos (2)

• Deve entregar-se uma cópia em papel daapresentação à audiência no início desta,nomeadamente no formato de 3 páginas deapresentação por página A4, com linhas decomentário ao lado.

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Estrutura

• A estrutura deve ser a seguinte:• Capa• Sumário• Introdução/Motivação/Objectivos• Desenvolvimento ...• ...• ...• ...• Conclusões

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Capa

• A capa deve conter (em geral):• título do trabalho;• nomes dos autores;• instituições a que pertencem ao autores.

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Desenvolvimento (1)

• O desenvolvimento deve conter (em geral):• explicação dos modelos/algoritmos;• descrição da implementação dos modelos/

algoritmos;• aferição dos modelos/algoritmos;• análise de resultados;• identificação dos principais resultados.

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Desenvolvimento (2)

• Antes de se fazer a apresentação, deve-se estruturá-la, identificando os vários tópicos a seremabordados, e o conteúdo genérico de cada página.

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Tamanhos e Contrates

• Cada página deve conter poucas frases e curtas.• Os cabeçalhos devem ser feitos em tamanho de

Times New Roman 44 pt (ou equivalente).• O texto deve ser feito em tamanho de Times New

Roman 32 pt (ou equivalente), ou pouco menor.• A cor do texto deve possuir um bom contraste com

o fundo, de maneira a facilitar a leitura.• O texto de equações, tabelas e figuras deve ter um

tamanho similar ao das outras páginas.

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Estilo (1)

• O estilo da apresentação deve ser coerente euniforme.

• Deve escrever-se frases completas, com ideias bemdefinidas.

• Deve evitar-se usar siglas com significado poucoconhecido.

• Em geral, não se apresenta as referências dotrabalho.

• Não apresentar equações muito complexas, dedifícil descrição.

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Estilo (2)

• Cada página deve ter um título específico do seuconteúdo.

• Não repetir os títulos das páginas. Caso isso sejanecessário, incluir uma numeração a seguir aotítulo, para os diferenciar.

• Incluir referência à fonte quando se usa figuras deoutros autores.

• Esta apresentação deve ser usada como formatogenérico, não devendo ser alterados tamanhos,dimensões, etc.

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Um Mau Exemplo de Texto (1)

• Data transmission is mostly done in indoor environments.• Outdoor to indoor penetration has a major influence in the

data rate available to the user.• A model for performance evaluation of UMTS is required

in order to accurately predict this extra attenuation.• A good model would provide an interesting tool for radio

network designers.• The goal is to study the influence of an indoor environment

in the UMTS/HSPA+ data transmission rate, according todifferent aspects such as:• building characterisation;• floor characterisation;• urban path loss scenario;• building coverage.

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Um Mau Exemplo de Texto (2)

• Data transmission is mostly done in indoorenvironments.

• Outdoor to indoor penetration has a majorinfluence in the data rate available to the user.

• A model for performance evaluation of UMTS isrequired in order to accurately predict this extraattenuation.

• A good model would provide an interesting tool forradio network designers.

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Um Bom Exemplo de Equações

• The problem can be expressed by a Markov chain:

where p(n) is the probability of the system being instate n and

∑

∑

∈

∈

⋅

⋅=

Unk

Bnkk

kb np

npnP k

)(

)()(

λ

λ

kkkkk nn βαλ ⋅+=)(

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Um Mau Exemplo de Equações

• The loss can be calculated via one of the followingequations

( ) ( )( )

!,I!

... 221

0 0 0 1 1

11111

2

2

1

1

∑ ∑ ∑ ∏∞

= = = = +

+−−

+−−

−

+

−−−

⎟⎠⎞

⎜⎝⎛=

p

p

p

p

p

N

n nn

nnnpp

nnnpN

NN

N

nnN

pppppp

eCQβασ

( )2

22

2

211

2⎟⎠⎞

⎜⎝⎛

Φ+−

Φ+Δ⎥⎦

⎤⎢⎣

⎡−

=π

λπ bhbd

bQbase

[ ]∑∞

=−=

0,1

2

!1

qqN

q

c Ijgq

NQ π

101.0 , 962.0327.3502.3 32 <<+−= pppp ggggQ

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Um Bom Exemplo de Tabelas

System Launch CountryNAMTS 1978 J

NMT 1981 N, S, SFAMPS 1983 USA

C 1985 DTACS 1985 UKR2000 1985 FRMTS 1985 IGSM 1991 EUPDC 1995 J

cdmaOne 1996 USAUMTS 2002 EU, J

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Um Mau Exemplo de Tabelas

Data rate [kb/s] BurstinessApplication Abbre-viation

Average duration [min] UP DOWN UP DOWN

HD Video-telephony HVT 3 1920 1920 1 1 ISDN-Videoconference IVC 30 384 384 1 1 Mobile Video Surveillance MVS 120 1920 1 1 480 HDTV Outside Broadcast HOB 50 8068 1924 1.11 1.43

Wireless LAN Interconnect. WLI 15 146 4032 7.90 7.91 Data File Transfer (FTP) FTP 0.33 19 384 23.85 1 Professional Images PIM 10 384 8064 1 1 Desktop Multimedia DMM 5 63 49 6.06 7.90 Mobile Emergency Serv. MES 20 2731 2731 4.08 4.08 Mobile Repair Assistance MRA 40 2328 2328 4.78 4.69 Mobile Tele-working MTW 20 1930 1930 1.59 1.59 Freight & Fleet Managemt. FFM 5 2736 2736 4.07 4.07 Electronic Mailbox Service for Multimedia EMB 1 63 1536 6.06 1

E-commerce ECO 5 16 49 24.15 7.90 Multimedia Library MML 40 5 2328 240 1.32 Tourist Information TIN 15 76 243 15.06 7.90 Remote Procedure Call RPC 5 10 194 120 7.90 Urban Guidance UGD 5 1935 1935 1.59 1.59 Assistance in Travel ATR 20 1935 1935 1.59 1.59 TV Programme Distribut. TVD 90 0 8064 - 1 E-newspaper E-NP 20 1 243 480 7.90

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Um Bom Exemplo de Figura (1)

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41

97

99

01

03

05

07

100

10 k

1M

2x/3-6mo

2x/18mo

1000x

Courtesy Greg Papadopoulos, Sun Microsystems

Um Bom Exemplo de Figura (2)

1

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Um Mau Exemplo de Figura

1-120

-110

-100

-90

-80

-70

-60

-50

0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000 1100d_via [m]

Pr [d

Bm

]

(exp.)

(theo.)

• A comparação entre o modelo teórico e osresultados experimentais não é má, observando-seum erro relativamente baixo, excepto em casospontuais.

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Conclusões

• Esta apresentação descreve alguns princípiosbásicos para se fazer uma boa apresentação de umtrabalho.

• A estrutura deve ser semelhante à do trabalho.• As letras devem ser grandes de modo a se poder ler

o texto, gráficos, tabelas, etc.• As frases devem ser curtas, completas e com ideias

bem definidas.• Deve fazer-se 1 página por minuto.

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Bibliografia

• Cheryl Reimold and Peter Reimold, The ShortRoad to Great Presentations, IEEE / John Wiley,New York, NY, USA, 2003.

• Herbert Hirsch, Essential CommunicationStrategies: For Scientists, Engineers, andTechnology Professionals, IEEE / John Wiley, NewYork, NY, USA, 2003.