EMITINDO A NF-e, NFC-e e NFS-e PELOS SISTEMAS DA LINHA 4U

Este manual ensina a configurar a emissão de NF-e e NFC-e em todos os sistemas da linha 4U (exceto GE-COMERCIO START 4U) e a NFS-e nos sistemas GE-INFO 4U, GEMOTOR 4U e PREXEC 4U.

Observações:

1. Nosso software não integra-se ao MF-e do Ceará para emissão de nota eletrônica via aparelho;

2. Nosso software suporta NFS-e apenas para algumas cidades e este é um recurso extra que não mencionamos na divulgação do software. Por ser muito específico a cada cidade podemos ajudar muito pouco na configuração.

3. A NF-e do nosso sistema não dá suporte a alguns recursos, como venda de armas, veículos, combustíveis (possui o grupo, mas só com informações para venda de gás de cozinha), medicamentos e papel imune. Além disso a nota do nosso sistema não prevê a importação de mercadorias. Exceto por estes aspectos ela é completa e dá suporte a todos os outros recursos da nota eletrônica.

4. Recomendamos muito o uso de certificado A1, pois ele dispensa instalação e apresenta menos problemas que os certificados A3.

Observações ao contador: dentro do tópico CONFIGURANDO A EMISSÃO DE NOTAS que começa logo abaixo você verá ao final de cada subtópico um texto que começa igual a este (observações ao contador) e com a mesma cor de fonte. Nestes textos estão informações direcionadas aos contadores sobre quais informações precisarão repassar a seus clientes (as empresas que emitirão as notas) para configurar o sistema com as informações exigidas pelo fisco.

Como desenvolvedores podemos auxiliar no preenchimento de qualquer informação do sistema, mas infelizmente não podemos dizer quais valores preencher nos campos fiscais. Por isso pedimos a compreensão e auxílio dos contadores em fornecerem aos seus clientes as informações que precisam para começarem a emitir suas notas fiscais.

Informações específicas para o estado do Paraná

No estado do Paraná os desenvolvedores de software que emite documentos fiscais devem possuir um cadastro no Sefaz. Quando uma empresa começa a emitir nota eletrônica usando o nosso sistema ela deve solicitar pelo site do Sefaz o reconhecimento de usuário para o desenvolvedor. Esta solicitação pode ser feita pela própria empresa ou pelo seu contador. Para a solicitação é necessário o CNPJ do desenvolvedor e o código e nome do sistema. Nosso CNPJ é o 10.497.438/0001-80. Já para os sistemas, segue abaixo a lista contendo o código e o nome de cada sistema registrado no Sefaz:

71992 - GE-COMERCIO PLUS 4U - GESTÃO COMERCIAL INTEGRADA71993 - GE-INFO 4U

Página 1

71994 - GECOLE 4U71995 - GEDIB 4U71996 - GEMATX 4U71997 - GEMOTOR 4U71998 - GENOTU 4U71999 - GEPAD 4U72000 - GEPATI 4U72001 - GEPIZZA 4U72002 - GESABEL 4U72003 - GEVITRO 4U72004 - PREXEC 4U72005 - GE-COMERCIO 4U

Após fazer a solicitação pedimos que entre em contato conosco avisando do pedido para que realizemos a liberação, uma vez que o Sefaz não emite qualquer aviso ou alerta para nós.

Observações ao contador: auxilie o cliente a fazer a solicitação para usar o sistema ou realize você mesmo a solicitação. Esta solicitação é feita em uma área de acesso exclusivo da empresa e/ou de seu contador, por isso não é interessante que nós, como desenvolvedores, tenhamos acesso a esta área.

Configurando a emissão de notas eletrônicas

Existem 9 locais em nosso sistema onde podem ser inseridas informações para a emissão de NF-e, NFC-e e/ou NFS-e, incluídos os próprios módulos de emissão notas fiscais. Os 2 últimos locais são módulos para emissão especificamente de NFS-e e eles serão explicados nas últimas páginas deste manual. Abaixo enumerarei os 7 locais/cadastros onde pode configurar e emitir a nota fiscal.

1. Menu CADASTROS, CONTROLE DE CLIENTES E FORNECEDORES

Neste módulo são inseridos os cadastros dos clientes.

Página 2

Para cada cliente é obrigatório preencher:

Campos obrigatórios para emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e

• RAZÃO SOCIAL;• ENDEREÇO COMPLETO COM CEP: digite o nome da cidade sem erros nem

abreviações para o sistema localizar o código do IBGE;• INSCRIÇÃO ESTADUAL: se o cliente for pessoa física deixe em branco o campo

RG/I.E, já se for pessoa jurídica preencha com a INSCRIÇÃO ESTADUAL, caso possua. A I.E não é necessária para emissão de NFS-e;

Campos obrigatórios para emissão de NF-e

• CONSUMIDOR FINAL: indica se o cliente é ou não consumidor final. Por padrão o sistema indica sempre que o cliente não é consumidor final, mas você pode alterar isso. Este campo só é considerado na emissão de NF-e, para NFC-e sempre é considerado que o cliente é consumidor final;

• CONTRIBUINTE ICMS: este campo admite as opções “1 – CONTRIBUINTE”, “2 – ISENTO” e “3 – NÃO CONTRIBUINTE”. Na emissão de NFC-e o sistema sempre considera a opção 3, não contribuinte. Para emissão de NF-e deverá informar a opção correta de acordo com a situação. Quando o destinatário é do exterior use a opção não contribuinte e não informe a inscrição estadual. Quando o destinatário for isento, informe a opção isento e não informe a inscrição estadual;

Campos obrigatórios p ara emissão de NFS-e

• TELEFONE 1;• E-MAIL;

Campos opcionais

Página 3

• INSCRIÇÃO MUNICIPAL;• IDENTIF. ESTRANGEIRO: é o documento de identificação de estrangeiro. Quando

preencher não informe o CPF/CNPJ;• INSCRIÇÃO SUFRAMA.

Observação: para emissão de NFC-e não são necessários os dados do cliente, exceto caso selecione um cliente diferente de CONSUMIDOR na nota. Se o cliente for CONSUMIDOR o sistema deixa emitir sem os dados, mas se for outro cliente cadastrado o sistema pedirá os mesmos dados tanto para NF-e como para NFC-e.

Observações ao contador: os campos deste cadastro são informações do destinatário da nota, então a empresa emissora coleta estas informações com seus clientes. Não há necessidade de passar nenhuma informação, exceto talvez caso o cliente tenha dificuldade com o campo CONTRIBUINTE ICMS, já que algumas empresas podem ter I.E mas não serem contribuintes.

2. Menu PRODUTOS, CONTROLE DE PRODUTOS

Neste módulo são inseridos os produtos que a empresa vende e serviços que ela presta. O campo tipo identifica se é produto (quando diferente de 5) ou se é serviço (quando o valor selecionado é 5).

Para cada produto é obrigatório preencher:

Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e

• CÓD. BARRAS: apesar do nome este campo admite a digitação de um código interno inventado pela empresa;

Página 4

• NOME: é o nome do produto;• UNIDADE: é a unidade de medida do produto, com até 5 caracteres (UN, KG, CX,

PÇT…);• CÓDIGO NCM ou NBS: indique o código NCM do produto (sem pontuação, só

números) ou o NBS se for serviço. Pode indicar o NBS correto do serviço porque o sistema converte ele para 99999999 na hora de gerar a NF-e. É necessário indicar o valor correto para o sistema calcular o valor aproximado dos impostos corretamente;

• IMPOSTO NF-E INTERNA, IMPOSTO NF-E INTEREST. e IMPOSTO NFC-E/SAT: estes campos não são fiscais, mas eles remetem a outro cadastro que é como uma segunda parte do cadastro de produtos. Neste outro cadastro estarão todas as demais informações fiscais do produto/serviço, é o próximo que explicaremos. Você criará uma lista de tabelas de impostos com as situações que possui, e vinculará as tabelas corretamente a cada produto através destes campos. O primeiro campo (IMPOSTO NF-E INTERNA) é usado quando a nota emitida é a NF-e modelo 55 e o cliente está no mesmo estado (UF). Já o segundo campo (IMPOSTO NF-E INTEREST.) também é usado para NF-e modelo 55, mas quando o cliente está em outro estado (operação interestadual). Por fim, o terceiro campo (IMPOSTO NFC-E/SAT) é usado para emissão da NFC-e modelo 65, a nota de consumidor. Ou seja, num mesmo produto você pode associar 3 configurações fiscais (tabelas de impostos) diferentes, para 3 situações de notas diferentes. O sistema alterna automaticamente entre as tabelas quando emite a nota;

Campos opcionais que entram nas NF-e e NFC-e

• GTIN/EAN: é o código de barras que vem na embalagem do produto. Caso o produto tenha deve ser informado, caso contrário pode ser deixado em branco;

• GTIN/EAN UN. TRIB.: caso você comercialize o produto em caixas, por exemplo, contendo várias unidades que serão revendidas pelo seu cliente, pode utilizar este código para preencher o GTIN/EAN das unidades, caso elas possuam seu próprio código. Caso seja o caso pode deixar em branco, o sistema tentará usar o GTIN/EAN caso tenha sido preenchido;

• CÓDIGO EX DA TIPI: este campo é como uma subclasse do NCM e somente alguns produtos têm esta informação, caso o produto não tenha deixar em branco;

• CÓDIGO CEST: o CEST é um código que identifica a mercadoria sujeita aos regimes de substituição tributária e de antecipação do recolhimento do imposto. Este código está relacionado ao NCM e varia por categoria de produto, consulte seu contador para mais informações sobre este campo e como preenchê-lo;

• BASE ICMS RETIDO e VALOR ICMS RETIDO: estes campos referem-se ao ICMS na nota de compra do produto (a que recebeu do seu fornecedor), quando o produto é tributado na CST 60 ou a CSOSN é a 500, com cobrança de ICMS anteriormente por substituição tributária. Caso não seja sua situação deixe ambos zerados;

• NVE: o campo NOMENCLATURA DE VALOR ADUANEIRO E ESTATÍSTICA é preenchido apenas quando há exportação e é possível preencher até 8 NVE por produto (NVE 1 a NVE 8);

• INDICADOR ESCALA: inserido no layout 4.00, é o Indicador de Produção em escala relevante, conforme Cláusula 23 do Convênio ICMS 52/2017. Por padrão assume o valor “PRODUZIDO EM ESCALA RELEVANTE”;

• CNPJ FABRICANTE: inserido no layout 4.00, é o CNPJ do fabricante do produto,

Página 5

obrigatório quando o indicador de escala for “PRODUZIDO EM ESCALA NÃO RELEVANTE”;

• CÓD. BEN. FISCAL UF: inserido no layout 4.00, é o código de benefício fiscal utilizado pela UF, aplicado ao item. Deve ser o mesmo adotado na EFD e outras declarações, nas UF que o exigem.

Observações: para emissão de NFS-e o sistema tem um cadastro independente onde pode-se criar a lista de serviços com suas informações fiscais, este cadastro será explicado mais a frente. O cadastro de produtos será usado apenas para emissão de NF-e e NFC-e, mas pode conter serviços caso precise incluí-los em suas notas.

Para facilitar um pouco o preenchimento dos NCM, deixamos aqui 2 links onde pode consultar tanto os NCM existentes como os NBS:

NCM: http://www4.receita.fazenda.gov.br/simulador/PesquisarNCM.jspNBS (serviços): http://www.desenvolvimento.gov.br/arquivos/dwnl_1333484934.pdf

Observações ao contador: auxilie o usuário a preencher o NCM e a EX DA TIPI, caso necessite. Caso a empresa tenha necessidade de informar a base e valor de ICMS retido nas notas passe esta informação a ela. O mesmo para o NVE.

3. Menu NOTAS FISCAIS, TABELAS DE IMPOSTOS

Este módulo é uma segunda parte do cadastro de produtos, mas só com informações fiscais e orientações que instruem o sistema sobre como fazer os cálculos. Ou seja, ele é um aglomerado com as informações fiscais relacionadas aos produtos e serviços inseridos nas notas, sendo possível selecionar esta tabela tanto no cadastro do produto quanto nos próprios itens dentro da nota, caso precise emitir uma nota com tabelas específicas.

Uma observação: até a versão 7.4.0.2 a tela onde eram cadastradas as tabelas era mais parecida com a dos demais cadastros do sistema. Nas versões seguintes a esta, o sistema passou a usar um cadastro igual ao da imagem a seguir. As informações estão dispostas em abas e dependendo da situação tributária selecionada alguns campos podem ser desabilitados por não necessitarem de preenchimento naquela situação.

Página 6

As informações obrigatórias variam muito de acordo com as situações tributárias, tentarei descrever ao máximo possível estas situações abaixo.

Uma observação IMPORTANTE: a aba ICMS INTERESTADUAL refere-se a Emenda Constitucional 87/15, que dispõe sobre o ICMS devido para a UF do destinatário (seu cliente), nas operações interestaduais de venda a consumidor final não contribuinte do ICMS (DIFAL). Ela vale apenas para a emissão de NF-e modelo 55. Caso não seja o seu caso deixe os campos em branco ou zerados.

Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e

• aba GERAL, DESCRIÇÃO DA TABELA: este campo não é fiscal, só serve para dar um nome a tabela, para que consiga identificá-la no sistema;

• aba GERAL, CFOP: informe neste campo o CFOP (código fiscal de operações e prestações) que será usado na nota. Até a versão 8.034 o sistema tinha um cadastro de naturezas, que tornava este campo opcional, mas a partir da versão 8.035 este campo passou a ser obrigatório;

• aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO ICMS (CST ou CSON): neste campo deve selecionar a situação tributária do ICMS, CST no caso de empresa em REGIME NORMAL ou CSON para empresas optantes pelo simples. As opções permitidas neste campo são:

Para CST

Página 7

00-TRIBUTADA INTEGRALMENTE10-TRIBUTADA C/ COBRANÇA ICMS POR SUBST.20-C/ REDUÇÃO BC30-ISENTA OU NÃO TRIBUTADA40-ISENTA41-NÃO TRIBUTADA50-SUSPENSÃO51-DIFERIMENTO60-COBRANDO ANT. POR SUBST.70-C/ RED. BC E COBRADO ANT. POR SUBST.90-OUTRAS

Para CSON

101-TRIBUTADA COM PERMISSÃO DE CRÉDITO102-TRIBUTADA SEM PERMISSÃO DE CRÉDITO103-ISENÇÃO ICMS PARA FAIXA DE RECEITA BRUTA201-COM PERMISSÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA ICMS POR ST202-SEM PERMISSÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA ICMS POR ST203-ISENÇÃO ICMS P/ FAIXA DE RECEITA BRUTA E COBRANÇA ICMS POR ST300-IMUNE400-NÃO TRIBUTADA500-ICMS COBRADO ANTERIORMENTE POR ST OU POR ANTECIPAÇÃO900-OUTROS

• aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO IPI: neste campo deve selecionar a situação do IPI mesmo que a empresa não pague este imposto. Ele admite os seguintes valores:

00 - ENTRADA COM RECUPERAÇÃO DE CRÉDITO 01 - ENTRADA TRIBUTADA COM ALÍQUOTA ZERO 02 - ENTRADA ISENTA 03 - ENTRADA NÃO-TRIBUTADA 04 - ENTRADA IMUNE 05 - ENTRADA COM SUSPENSÃO 49 - OUTRAS ENTRADAS 50 - SAÍDA TRIBUTADA 51 - SAÍDA TRIBUTADA COM ALÍQUOTA ZERO 52 - SAÍDA ISENTA 53 - SAÍDA NÃO-TRIBUTADA 54 - SAÍDA IMUNE 55 - SAÍDA COM SUSPENSÃO 99 - OUTRAS SAÍDAS

• aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO PIS: neste campo selecione a situação tributária do PIS, mesmo que a empresa não pague este imposto. Ele admite as seguintes opções:

01 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO ALÍQUOTA NORMAL CUMULATIVO/NÃO CUMULATIVO)

Página 8

02 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO (ALÍQUOTA DIFERENCIADA))03 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = QUANTIDADE VENDIDA X ALÍQUOTA POR UNIDADE DE PRODUTO)04 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (TRIBUTAÇÃO MONOFÁSICA (ALÍQUOTA ZERO))05 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA)06 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (ALÍQUOTA ZERO)07 - OPERAÇÃO ISENTA DA CONTRIBUIÇÃO08 - OPERAÇÃO SEM INCIDÊNCIA DA CONTRIBUIÇÃO09 - OPERAÇÃO COM SUSPENSÃO DA CONTRIBUIÇÃO49 - Outras Operações de Saída50 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno51 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Não Tributada no Mercado Interno52 - Operação com Direito a Crédito – Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação53 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno54 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação55 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Não-Tributadas no Mercado Interno e de Exportação56 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno, e de Exportação60 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno61 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Não-Tributada no Mercado Interno62 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação63 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno64 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação65 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Não-Tributadas no Mercado Interno e de Exportação66 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno, e de Exportação67 - Crédito Presumido - Outras Operações70 - Operação de Aquisição sem Direito a Crédito71 - Operação de Aquisição com Isenção72 - Operação de Aquisição com Suspensão73 - Operação de Aquisição a Alíquota Zero74 - Operação de Aquisição; sem Incidência da Contribuição75 - Operação de Aquisição por Substituição Tributária98 - Outras Operações de Entrada99 - OUTRAS OPERAÇÕES

Página 9

• aba GERAL, SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DO COFINS: neste campo selecione a situação tributária do COFINS, mesmo que a empresa não pague este imposto. Ele admite as seguintes opções:

01 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO ALÍQUOTA NORMAL CUMULATIVO/NÃO CUMULATIVO)02 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = VALOR DA OPERAÇÃO (ALÍQUOTA DIFERENCIADA))03 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (BASE DE CÁLCULO = QUANTIDADE VENDIDA X ALÍQUOTA POR UNIDADE DE PRODUTO)04 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (TRIBUTAÇÃO MONOFÁSICA (ALÍQUOTA ZERO))05 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA)06 - OPERAÇÃO TRIBUTÁVEL (ALÍQUOTA ZERO)07 - OPERAÇÃO ISENTA DA CONTRIBUIÇÃO08 - OPERAÇÃO SEM INCIDÊNCIA DA CONTRIBUIÇÃO09 - OPERAÇÃO COM SUSPENSÃO DA CONTRIBUIÇÃO49 - Outras Operações de Saída50 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno51 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada Exclusivamente a Receita Não Tributada no Mercado Interno52 - Operação com Direito a Crédito – Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação53 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno54 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação55 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Não-Tributadas no Mercado Interno e de Exportação56 - Operação com Direito a Crédito - Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno, e de Exportação60 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno61 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita Não-Tributada no Mercado Interno62 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportação63 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno64 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado Interno e de Exportação65 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Não-Tributadas no Mercado Interno e de Exportação66 - Crédito Presumido - Operação de Aquisição Vinculada a Receitas Tributadas e Não-Tributadas no Mercado Interno, e de Exportação67 - Crédito Presumido - Outras Operações70 - Operação de Aquisição sem Direito a Crédito71 - Operação de Aquisição com Isenção72 - Operação de Aquisição com Suspensão

Página 10

73 - Operação de Aquisição a Alíquota Zero74 - Operação de Aquisição; sem Incidência da Contribuição75 - Operação de Aquisição por Substituição Tributária98 - Outras Operações de Entrada99 - OUTRAS OPERAÇÕES

• aba ICMS, ORIGEM DO ICMS/MERCADORIA: neste campo deve selecionar a origem do ICMS, ele é obrigatório tanto para a nota como para que o sistema saiba calcular o valor aproximado dos impostos dos produtos. Ele admite as seguintes opções:

0 - NACIONAL1 - ESTRANGEIRA, IMPORTAÇÃO DIRETA2 - ESTRANGEIRA, ADQUIRIDA NO MERCADO INTERNO3 - NACIONAL, COM CONTEÚDO IMPORTADO ENTRE 40% e 70%4 - NACIONAL, PRODUZIDO COM PROCESSOS BÁSICOS5 - NACIONAL, COM CONTEÚDO IMPORTADO INFERIOR A 40%6 - ESTRANGEIRA, IMPORTAÇÃO DIRETA SEM SIMILAR NACIONAL7 - ESTRAMGEIRA, ADQUIRIDA NO MERCADO INTERNO SEM SIMILAR NACIONAL8 - NACIONAL, COM CONTEÚDO IMPORTADO SUPERIOR A 70%

Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e dependendo da situação tributária do ICMS

• aba ICMS, MODALIDADE DO ICMS: este campo é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 00, 10, 20, 51, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900. Ele admite os seguintes valores:

0 - MARGEM DE VALOR AGREGADO (%)1 - PAUTA (Valor)2 - PREÇO TABELADO MÁX. (valor)3 - VALOR DA OPERAÇÃO

• aba ICMS, MODALIDADE SUBSTITUIÇÃO: este campo é a modalidade do ICMS por substituição tributária e é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900. Ele admite os seguintes valores:

0 - PREÇO TABELADO OU MÁXIMO SUGERIDO1 - LISTA NEGATIVA (VALOR)2 - LISTA POSITIVA (VALOR)3 - LISTA NEUTRA (VALOR)4 - MARGEM VALOR AGREGADO (%)5 - PAUTA (VALOR)

• aba ICMS, ALÍQUOTA ICMS: este campo é o percentual de ICMS e é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 00, 10, 20, 41, 51, 70, 90, 201, 202, 203 e 900. Apesar de ser obrigatório no modelo, caso eventualmente não haja alíquota informe zero;

Página 11

• aba ICMS, ALÍQUOTA ICMS SUBSTITUIÇÃO: este campo é o percentual de ICMS ST e é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 41, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900;

• aba ICMS, MARGEM DE VALOR AGREGADO - MVA: este campo é o percentual da margem de valor adicionado ao ICMS ST é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900;

• aba ICMS, REDUÇÃO BASE DE CÁLCULO ICMS: este campo é o percentual de redução da BC do ICMS é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 20, 51, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900;

• aba ICMS, REDUÇÃO BASE DE CÁLCULO ICMS SUBSTITUIÇÃO: este campo é o percentual de redução da BC do ICMS ST é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 10, 70, 90, 201, 202, 203 ou 900;

• aba ICMS, ICMS DESONERADO %: este campo é o percentual de desoneração do ICMS pode ser preenchido quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 20, 40, 41, 50, 70 ou 90;

• aba ICMS, MOTIVO DESONERAÇÃO ICMS: este campo é o motivo da desoneração do ICMS e é preenchido nas mesmas situações do campo anterior. Deixe em branco caso não precise preencher ou tecle DELETE caso tenha preenchido erroneamente e deve ficar em branco. Ele admite os seguintes valores:

1 = TÁXI3 = PRODUTOR AGROPECUÁRIO4 = FROTISTA/LOCADORA5 = DIPLOMÁTICO/CONSULAR6 = UTIL. E MOTOCICLETAS DA AMAZÔNIA OCID. E ÁREAS LIVRE COM.7 = SUFRAMA8 = VENDA A ÓRGÃO PÚBLICO9 = OUTROS10 = DEFICIENTE CONDUTOR11 = DEFICIENTE NÃO CONDUTOR12 = ÓRGAO DE FOMENTO AO DESENVOLVIMENTO AGROPECUÁRIO16 = OLIMPÍADAS RIO 2016

Observação: para CST 20 são permitidas apenas as opções 3, 9 e 12.

• aba ICMS, O ICMS DEVE SER DEDUZIDO DA NOTA / É CALCULADO MAS NÃO APARECE NA NOTA: este campo não é uma informação fiscal, mas sim uma instrução para o sistema. Quando a CSON for 201, 202 ou 203 a nota deve conter apenas o ICMS ST, mas deste ICMS ST é abatido o ICMS. Por isso o sistema habilita os campos do ICMS, para que haja o cálculo, mas marcando este campo o sistema não incluirá os valores do ICMS na nota, apenas os do ICMS ST. Consulte seu contador caso deseje mais informações sobre isso;

• aba ICMS, ICMS DIFERIDO %: este campo é o percentual de ICMS diferido e é obrigatório apenas quando a situação do ICMS (CST) for a 51;

• aba ICMS, ALÍQUOTA DE CRÉDITO DO SIMPLES: este campo é o percentual de crédito do simples e ele muda todo início de mês baseado no faturamento do mês anterior. Desta forma você precisa entrar em contato com o contador todo primeiro dia do mês para obter esta alíquota e corrigi-la no programa. Ele é obrigatório quando a situação do ICMS (CST ou CSON) for 101, 201 ou 900;

• aba ICMS INTERESTADUAL, VALOR BASE ICMS UF DESTINO: este campo é

Página 12

um percentual que na verdade não existe no modelo da nota eletrônica. Criamos ele para o sistema identificar qual será a base do ICMS repartido para UF de destino. Segundo a nota técnica 2015.003 normalmente a base de ICMS na UF de destino é a mesma da UF remetente (da sua). Se este for o caso informe 100%. Se esta tabela não refere-se a operação interestadual informe 0 e se a base variar por algum motivo faça um cálculo para identificar a diferença e informe neste campo o percentual para ajudar o sistema a realizar o cálculo. Por exemplo, se informar 120% significa que a base do ICMS na UF de destino será 20% maior que na sua;

• aba ICMS INTERESTADUAL, ALÍQUOTA INTERNA DA UF DO DESTINATÁRIO: este é o percentual de ICMS no estado do destinatário, seu cliente;

• aba ICMS INTERESTADUAL, ALÍQUOTA INTERESTADUAL DAS UF ENVOLVIDAS: esta é uma alíquota definida para as operações entre estados. Se o produto for importado é 4%. Se for uma operação entre estados do sul e sudeste (exceto ES) com estados do norte, nordeste e ES esta alíquota é 7%. Para todas as outras operações a alíquota é 12%. Observação: esta informação é de 2015;

• aba ICMS INTERESTADUAL, PERCENTUAL PROVISÓRIO DE PARTILHA ENTRE OS ESTADOS: este é o percentual de partilha progressivo entre os estados. Ele será de 40% em 2016, 60% em 2017, 80% em 2018 e 100% a partir de 2019. Ou seja, será necessário atualizar este percentual anualmente no cadastro para corrigir o valor. Nós deixamos ele aberto para caso haja alguma variação posterior;

• aba PIS, ALÌQUOTA DO PIS %: este é o percentual do PIS e pode ser preenchido quando a situação tributária do PIS for a 01, 02 ou entre a 49 até a 99;

• aba PIS, VALOR UNITÁRIO DO PIS: este é o valor unitário do PIS, quando ele é cobrado por valor em vez de percentual, e pode ser preenchido quando a situação tributária do PIS for a 03 ou entre a 49 até 99;

• aba COFINS, ALÌQUOTA DO COFINS %: este é o percentual do COFINS e pode ser preenchido quando a situação tributária do COFINS for a 01, 02 ou entre a 49 até a 99;

• aba COFINS, VALOR UNITÁRIO DO COFINS: este é o valor unitário do COFINS, quando ele é cobrado por valor em vez de percentual, e pode ser preenchido quando a situação tributária do COFINS for a 03 ou entre a 49 até 99;

• aba IPI, ALÍQUOTA DO IPI: é o percentual de IPI e pode ser preenchido quando sua situação tributária for 00, 49, 50 ou 99. AVISO IMPORTANTE: se a situação tributária do IPI for uma destas, mesmo que a alíquota fique zerada será incluído no xml da nota a seção do IPI, oque gera rejeição quando transmite a NFC-e;

Campos necessários para venda de gás de cozinha (GLP), de acordo com a CFOP

• aba COMBUSTÍVEIS, CÓDIGO PRODUTO: utilizar a codificação de produtos do Sistema de Informações de Movimentação de Produtos - SIMP (http://www.anp.gov.br/simp/);• aba COMBUSTÍVEIS, % DE GÁS NATURAL PARA O PRODUTO GLP: é usado para venda de GLP (código ANP 210203001), caso não tenha deixe zerado;

• aba COMBUSTÍVEIS, DESCRIÇÃO DO PRODUTO CONFORME ANP: utilizar a descrição de produtos do Sistema de Informações de Movimentação de Produtos - SIMP (http://www.anp.gov.br/simp/). Observação: não preencher este campo caso esteja emitindo a nota eletrônica versão 3.10;

• aba COMBUSTÍVEIS, CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO/REGISTRO CODIF: Informar apenas quando a UF utilizar o CODIF (Sistema de Controle do Diferimento do Imposto

Página 13

nas Operações com AEAC - Álcool Etílico Anidro Combustível);• aba COMBUSTÍVEIS, % DE QUANTIDADE FATURADA A TEMPERATURA AMBIENTE: na nota eletrônica há um campo para indicação da quantidade de combustível faturada a temperatura ambiente, este campo percentual multiplica a quantidade do produto para achar esta quantidade. Caso não tenha pode deixar zerado. Caso a quantidade faturada do produto seja a mesma da vendida, informe 100%. Como é um percentual admite qualquer situação específica que venha a ter, uma vez que multiplicando este percentual pela quantidade é possível achar qualquer valor;• aba COMBUSTÍVEIS, ALÍQUOTA CIDE: é a alíquota do cide, em reais;• aba COMBUSTÍVEIS, CALCULAR CIDE: marque este campo para que o CIDE seja calculado e incluído na nota, de acordo com a alíquota informada no campo anterior;• aba COMBUSTÍVEIS, PERCENTUAL DO GLP DERIVADO DO PETRÓLEO: informar em número decimal o percentual do GLP derivado de petróleo no produto GLP. Valores de 0 a 1. Informar se o código da ANP for o 210203001. Observação: não preencher este campo caso esteja emitindo a nota eletrônica versão 3.10;• aba COMBUSTÍVEIS, PERCENTUAL DE GÁS NATURAL NACIONAL: informar em número decimal o percentual do Gás Natural Nacional – GLGNn para o produto GLP. Valores de 0 a 1. Informar se o código da ANP for o 210203001;• aba COMBUSTÍVEIS, PERCENTUAL DE GÁS NATURAL IMPORTADO: informar em número decimal o percentual do Gás Natural Importado – GLGNi para o produto GLP. Valores de 0 a 1. Informar se o código da ANP for o 210203001. Observação: não preencher este campo caso esteja emitindo a nota eletrônica versão 3.10;• aba COMBUSTÍVEIS, VALOR DE PARTIDA (POR QUILOGRAMA, SEM ICMS): deve ser informado neste campo o valor por quilograma sem ICMS. Observação: não preencher este campo caso esteja emitindo a nota eletrônica versão 3.10.

Observações: é possível nem todos os campos da aba combustíveis sejam obrigatórios para a sua situação, consulte seu contador. Note também que a tabela de imposto vale para todos os produtos relacionados a ela. Em caso de venda de GÁS crie uma tabela apenas para este produto, de forma que as informações específicas de combustíveis não entre em outros produtos, gerando rejeição da nota.

Campos opcionais para emissão de NF-e e NFC-e

• aba GERAL, INFORMAÇÕES ADICIONAIS PARA A NOTA FISCAL: o texto preenchido aqui cai automaticamente nas informações adicionais da nota fiscal quando esta tabela está selecionada em pelo menos um dos produtos da nota;

• aba PIS, campos ALÍQUOTA PIS SUBSTITUIÇÃO e VALOR UNITÁRIO PIS SUBSTITUIÇÃO: assim como existe a alíquota em percentual e valor do PIS existem os campos para o PIS por substituição tributária. O modelo da NF-e não indica quando estes campos são preenchidos em função da situação tributária, então deve-se consultar o contador para mais detalhes de devem ou não serem preenchidos;

• aba PIS, PIS % SOBRE SERVIÇOS: é o PIS cobrado sobre o serviço, em percentual, deve ser preenchido quando estiver vendendo um serviço e precisar tributar PIS sobre ele;

• aba COFINS, campos ALÍQUOTA COFINS SUBSTITUIÇÃO e VALOR UNITÁRIO COFINS SUBSTITUIÇÃO: é o COFINS por substituição, assim como o PIS acima, preencha caso necessário;

• aba COFINS, COFINS % SOBRE SERVIÇOS: é o COFINS sobre serviços, em

Página 14

percentual. Segue a mesma regra do PIS sobre serviço explicado anteriormente;• aba IPI, campos CLASSE DE ENQUADRAMENTO, CÓDIGO DE

ENQUADRAMENTO, CNPJ PRODUTOR, CÓDIGO DO SELO DE CONTROLE, QUANTIDADE SELO DE CONTROLE: são campos para o IPI, preencha caso necessite;

• aba SERVIÇOS: todos os campos desta aba referem-se a serviços, ou seja, só deve preencher se esta tabela for vinculada a um produto do tipo serviço. Os campos disponíveis nesta aba são:ALÍQUOTA ISS;CÓDIGO DO SERVIÇO;CÓDIGO DO SERVIÇO NO MUNICÍPIO (este é o código do serviço usado na cidade);INCENTIVO FISCAL (SIM ou NÃO);EXIGIBILIDADE: selecione uma das 7 opções: 1 = EXIGÍVEL, 2 = NÃO INCIDÊNCIA, 3 = ISENÇÃO, 4 = EXPORTAÇÃO, 5 = IMUNIDADE, 6 = EXIGIBILIDADE SUSPENSA POR DECISÃO JUDICIAL, 7 = EXIGIBILIDADE SUSPENSA POR PROCESSO ADMINISTRATIVOPROCESSO DE EXIBILIDADE: é o número do processo;MUNICÍPIO FATO GERADOR e MUNICÍPIO INCIDÊNCIA: na nota eletrônica devem constar o código do IBGE dos municípios de fato gerador e de incidência do imposto. Estes 2 campos na tabela de imposto permitem instruir o sistema para que, por padrão, preencha a nota com a cidade/uf da EMPRESA ou com a cidade/uf do CLIENTE para o qual o serviço é prestado. Nada impede que você altere a nota e mude a cidade/uf para o sistema capturar o código correto do IBGE, mas estes campos facilitam a automação da nota. Creio que na maioria dos casos estes campos receberão o valor “POR PADRÃO É O DA EMPRESA”, mas consulte seu contador (caso preste serviços, claro) sobre o que significam os 2 campos e como preenchê-los para escolher a melhor opção;

• aba FCP: nesta aba ficam novos campos relativos ao fundo de combate a pobreza (FCP), que entrarão em vigor na versão 4.00 da nota eletrônica (agosto/2017). Não preencha-os caso ainda esteja emitindo notas na versão 3.10. Os três primeiros campos referem-se aos percentuais de FCP, FCP ST e FCP RETIDO. O campo ALÍQUOTA SUPORTADA PELO CONSUMIDOR FINAL é a alíquota do ICMS ST somada a alíquota do FCP.

Observações: como pode ver na cansativa lista acima, existem muitos campos obrigatórios. Entretanto, nosso obrigatório refere-se ao modelo requerido para o xml. É possível informar o valor zero para a alíquota caso precise, por exemplo. Neste caso ela será incluída com valor zero no xml e não havendo nenhum problema legal a nota deve ser emitida sem problemas.

Observações 2: as NFS-e possuem módulos próprios para cadastro dos serviços e suas informações fiscais, por isso este módulo é usado apenas para NF-e e NFC-e.

Observações ao contador: esta parte descrita anteriormente é a principal do sistema quando o assunto é preenchimento da nota. As situações tributárias do ICMS, PIS, COFINS e IPI são obrigatórias até em serviços, mesmo que deva informar as opções de isenção. Os campos indicados como obrigatórios fazem parte do modelo do xml e são obrigatórios por determinação do governo, mas é plenamente possível que alguns deles admitam valor em branco ou zerado

Página 15

dependendo da situação. Confira a lista de campos descrita nas últimas páginas desde a seção “3. Menu NOTAS FISCAIS, TABELAS DE IMPOSTOS” e passe os valores que devem ser preenchidos para o cliente.

É importante notar que esta tabela de imposto é um segundo cadastro de produtos e podem existir produtos com diferentes situações. Deverão ser criadas no sistema uma tabela para cada situação. Também existem situações especiais, como devolução, por exemplo, que exigirão a criação de mais tabelas. Como tais tabelas têm muitas informações fiscais inevitavelmente a empresa precisará de auxílio contábil para o preenchimento.

Caso o produto seja GÁS e tenha informações específicas de combustíveis é importante preencher os campos indicados nesta aba de acordo com a necessidade.

4. Menu FERRAMENTAS, REGISTRO DO SISTEMA

Neste local entram as informações da empresa que está emitindo a nota eletrônica.

Página 16

Os campos necessários aqui são os seguintes:

Campos obrigatórios para emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e

• RAZÃO SOCIAL: é a razão social do emitente;• ENDEREÇO COMPLETO COM CEP: preencha os campos do endereço, número,

bairro, etc… Os campos referente a cidade e UF do fato gerador do ICMS são opcionais;

• CNPJ: é o cnpj do emitente;

Campos obrigatórios para emissão de NF-e e NFC-e

• REGIME TRIBUTÁRIO: selecione o regime da empresa, tendo como opções: 1 – SIMPLES NACIONAL, 2 – SIMPLES NACIONAL – EXCESSO SUBLIMITE DE RECEITA BRUTA ou 3 – REGIME NORMAL;

• I.E: preencha a inscrição estadual do emitente;

Campos opcionais p/ emissão de NFS-e ou nota conjugada (produtos + serviços)

• REGIME TRIBUTÁRIO (ISS – PRESTADOR DE SERVIÇOS): este campo admite as seguintes opções:

1 = MICROEMPRESA MUNICIPAL2 = ESTIMATIVA3 = SOCIEDADE DE PROFISSIONAIS4 = COOPERATIVA5 = MICROEMPRESÁRIO INDIVIDUAL (MEI)6 = MICROEMPRESÁRIO E EMPRESA DE PEQUENO PORTE (ME/EPP)

• INSCRIÇÃO MUNICIPAL: use quando emite nota de serviço (NFS-e) ou quando emite notas conjugadas (produtos e serviços);

• CNAE: use quando emite nota de serviço (NFS-e) ou quando emite notas conjugadas (produtos e serviços);

Campos opcionais

• CIDADE (FATO GERADOR ICMS) e UF (FATO GERADOR ICMS): estes campos servem para indicar a CIDADE e UF do fato gerador do ICMS, ou seja, onde ocorreu a entrada ou saída da mercadoria. Caso deixe em branco o sistema usará os valores dos campos CIDADE e UF referentes ao endereço da empresa. Observação: até a versão 7.7.0.6 o sistema já usava a cidade do endereço da empresa para preenchimento da nota, estes 2 campos foram incluídos nas versões seguintes para permitir a informação de uma cidade diferente;

• I.E SUBST. TRIBUTÁRIO: é a inscrição estadual do substituto tributário da UF de destino da mercadoria. Esta I.E não pode ser a do emitente nem do destinatário. O Substituto Tributário indica que o recolhimento do ICMS será realizada sobre outro

Página 17

Contribuinte. Um caso muito comum, é um CNPJ ter uma Inscrição Estadual Cadastrada em um Estado (de origem da mercadoria) e ter outra Inscrição Estadual Cadastrada em outro Estado (de destino da mercadoria) para que seja utilizado como Substituto Tributário;

• SUFRAMA;• SENHA PARA EMISSÃO DE NFS-e;• FRASE SECRETA PARA EMISSÃO DE NFS-e: estes 2 últimos campos são para

NFS-e, quando emitida em alguma cidade que requer estas informações.

Observações ao contador: nas notas de serviço alguns campos podem tornar-se obrigatórios ou opcionais dependendo da cidade. É necessário repassar a empresa (caso ela não possua) as informações fiscais: CNPJ, I.E, IM (caso tenha), CNAE e REGIME TRIBUTÁRIO. Verificar se há mais algum campo obrigatório especificamente para o caso da empresa.

5. Menu FERRAMENTAS, CONFIGURAÇÕES

Este módulo de configurações fica no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAÇÕES. As opções para emissão de notas ficam na aba NOTAS FISCAIS.

Dentro dela existem mais 5 abas. Em SISTEMA você encontrará campos que permitem

Página 18

configurar o comportamento do programa, entre eles:

• IDENTIFICADOR DO CSC (CÓDIGO DE SEGURANÇA DO CONTRIBUINTE): este campo permite informar o número de identificação do código de segurança do contribuinte, usado para montagem do QR CODE nas NFC-e. Este código é fornecido pelo estado no ato da liberação do pedido para emissão de NFC-e;

• CSC (CÓDIGO DE SEGURANÇA DO CONTRIBUINTE): é o código de sergurança do contribuinte fornecido pelo estado com a autorização para emissão de NFC-e. É usado para montagem do QR CODE;

• VERSÃO DAS TABELAS DO IBPT: este campo permitirá definir a versão das tabelas do IBPT em uso atualmente. A cada 6 meses elas devem ser atualizadas e mais a frente explicaremos como fazer isso;

• VERSÃO DA NF-E/NFC-E: neste campo pode escolher a versão nota eletrônica, que afeta o xml gerado e os webservices que serão utilizados. A nota eletrônica sofre atualizações quando o governo muda o layout do xml, incluindo ou removendo campos. Procuramos manter o sistema atualizado, mas quando ocorre esta mudança geralmente há um período de transição entre versões, que pode ser diferente em cada estado. Para sanar este problema pode usar este campo versão para selecionar a versão atualmente suportada em seu estado. Atualmente (06/12/2016) a única versão suportada é a 3.10. A partir do final de 2017, caso não hajam mudanças no prazo passará a valer a versão 4.00;

• QUANDO EMITIR UMA NOTA FISCAL: este campo permite indicar ao sistema se ele emite NF-e, NFC-e ou ambas, e em que situações. Selecionado a primeira opção ele sempre emitirá NF-e, mas devido a isso se fizer uma venda para consumidor no PDV o sistema não emitirá a nota automaticamente. Já na opção 2 o sistema emite só NFC-e, e na opção 3 ele vai diferenciar pelo cliente. Se o cliente for pré-cadastrado emite NF-e, senão emite NFC-e para consumidor. Esta configuração é usada para funções do sistema que emitem nota automaticamente a partir das vendas, seja no retaguarda ou no PDV;

• IMPORTA FINANCEIRO VENDA P/ DUPLICATAS NF-E: este campo permite instruir ao sistema para importar o financeiro da venda para as parcelas da nota eletrônica (duplicatas), sendo possível escolher importar tudo, só pendente ou não importar. Tome cuidado porque não é possível importar seletivamente (escolher qual venda vai), ao instruir o sistema ele passará a importar de todas as vendas automaticamente. Este recurso não funciona em NFC-e, pois nestas notas não pode haver grupo com dados de cobrança;

• PERMITIR ALTERAÇÃO DO MODELO E SÉRIE MANUALMENTE NO MÓDULO DE EMISSÃO DE NOTAS: marcando este campo poderá alterar manualmente o modelo e série no módulo de notas. Por padrão ele vem desmarcado e recomendamos deixar assim, marque-o apenas em caso de extrema necessidade de alterar uma nota e desmarque logo depois. Lembre que em nosso sistema cada nota seguirá uma numeração diferente e o número não é editável;

• EMITIR NOTA ELETRÔNICA AO FECHAR VENDA NO PDV: este campo só aparecerá se estiver acessando as configurações pela tecla A no PDV. Marcando este campo o sistema questiona se deseja emitir a NF-e ou NFC-e toda a vez que fechar vendas no PDV. Só não funcionará se tiver fazendo uma venda para consumidor e no campo QUANDO EMITIR UMA NOTA FISCAL tiver selecionado a opção 1;

• PEDIR CPF DO CLIENTE QUANDO EMITIR UMA NFC-E PARA CONSUMIDOR NO PDV: da mesma forma que o campo anterior, este só aparece se acessar as

Página 19

configurações pelo PDV (tecla A), ficando invisível no retaguarda. Quando marcado este campo instrui ao sistema para pedir o cpf do cliente quando for emitida uma NFC-e para consumidor (cliente padrão do sistema). Muitos estados possuem programas de bônus que incentivam o consumidor a fornecer o cpf no momento da compra, mas como alguns estados podem não ter pode desabilitar esta opção se não julgar necessária;

• AMBIENTE: permite configurar o sistema para trabalhar em ambiente de homologação (testes) ou produção (com validade fiscal). Pode trocar o ambiente se quiser realizar testes e depois voltar ao fiscal. IMPORTANTE: o ambiente é uma configuração gravada no arquivo de configuração associado ao programa. Como o RETAGUARDA e o PDV possuem seus próprios arquivos, marcar um ambiente num deles não afetará o outro. Se vai emitir nota pelo PDV preste atenção na configuração dele, assim como, se for emitir no retaguarda, preste atenção na configuração dele;

• DEFINIÇÃO DO UTC NO XML e UTC: o UTC (Universal Time Coordinated), ou Tempo Universal Coordenado, nada mais é do que o fuso horário. Até a versão 8.021 o sistema sempre capturou de forma automática, e ele aliás continua fazendo isso, mas agora estes 2 campos permitem personalizar um pouco esta informação, que influencia na data/hora da nota e pode gerar rejeição nela. No primeiro campo você define se o UTC será capturado do sistema operacional, se o sistema deve tentar calcular internamente, ou ainda se será manual. Caso defina como sendo manual é necessário identificar o fuso horário no campo UTC. Por exemplo, o fuso horário de brasília é -03:00. Leve em consideração o horário de verão, caso sua região possua;

• QUANDO FECHAR UMA VENDA E EMITIR UMA NF-E (MODELO 55) NO PDV: esta configuração possibilita definir se o sistema deve ou não mostrar a tela de cadastro da nota fiscal eletrônica quando é emitida no PDV, mas apenas para as notas modelo 55. As notas modelo 65 (NFC-e) são enviadas diretamente, se possibilidade de visualizar o cadastro antes;

• OCULTAR MENSAGEM DE AVISO AO EMITIR NOTA ELETRÔNICA NO PDV QUANDO A NOTA FOR ENVIADA COM SUCESSO: como o campo sugere, se marcado o sistema não exibe as mensagens de nota enviada com sucesso no PDV. Entretanto, em caso de erro as mensagens continuam aparecendo normalmente.

Na aba CERTIFICADO estão configurações específicas para interação com certificado digital:

• BIBLIOTECA DE CRIPTOGRAFIA, BIBLIOTECA DE CONEXÃO e BIBLIOTECA DE ASSINATURA DIGITAL: estas “bibliotecas” referem-se a dlls externas que o software usa para interagir com o certificado digital, estabelecer conexão com a internet e assinar o xml digitalmente. Em geral recomendamos o seguinte: caso seu certificado seja A1 utilize OPENSSL, OPENSSL e XMLSEC, respectivamente. Neste caso também deve clicar no botão ABRIR ao lado do campo CERTIFICADO PADRÃO NESTE COMPUTADOR e abrir o arquivo PFX do certificado, que deve estar no computador. permite configurar a biblioteca (dlls) usada para interagir com o certificado e selecionar ele. Para certificados A1 esta configuração é a ideal por dispensar a instalação do certificado e eliminar possíveis problemas relacionados a ele. Já caso seu certificado seja A3, recomendamos usar nos campos bibliotecas esta combinação: WINCRYPT, WINHTTP e LIBXML2. Se esta configuração

Página 20

começar a ocasionar problemas pode usar CAPICOM, WINHTTP e MSXML CAPICOM;

• TIPO DE SEGURANÇA: esta configuração indica o tipo de conexão segura que será usada com o webservice do sefaz. Por padrão a opção TODOS vem selecionada. Este campo só funciona caso a BIBLIOTECA DE CONEXÃO seja WINHTTP ou OPENSSL, do contrário o sistema usará as configurações compartilhadas com o Internet Explorer;

• CERTIFICADO PADRÃO NESTE COMPUTADOR: permite pré-selecionar o certificado para emissão de notas eletrônicas. Caso seu certificado seja A1 recomendamos selecionar um arquivo PFX, pois isso torna desnecessária a instalação do mesmo no computador. Já se for um certificado A3 precisará selecionar entre a lista de certificados instalados. Se não pré selecionar o certificado ele será solicitado sempre que tentar emitir a nota;

• SENHA CERTIFICADO: além de pré-selecionar o certificado pelo campo acima você pode já deixar preenchida sua senha. Desta forma o sistema também não irá mais pedir a senha quando emitir uma nota eletrônica. Estas duas configurações são especialmente úteis se você quer deixar o certificado configurado no sistema sem que o funcionário tenha necessidade de selecionar ele e de preencher a senha;

• VERIFICAR VALIDADE CERTIFICADO: permite instruir ao programa se deve ou não verificar a validade do certificado durante a assinatura do xml, bloqueando se necessário.

Na aba NOTA FISCAL você encontrará campos que permitem configurar informações padrão das notas fiscais emitidas, entre eles:

• TABELA IMPOSTO NF-E INTERNA: ele permite escolher a tabela de imposto padrão que será usada no cadastro do produto para NF-e interna (nota modelo 55 e cliente no mesmo estado) quando adicionar novos produtos no sistema (a mesma que explicamos no tópico 3);

• TABELA IMPOSTO NF-E INTERESTADUAL: similar ao campo acima, mas este permite escolher a tabela de imposto de NF-e interestadual padrão para novos produtos;

• TABELA IMPOSTO NFC-E OU SAT CF-E: da mesma forma que os outros 2, permite configurar a tabela de imposto padrão que será selecionado no produto quando incluí-lo no sistema, para emissão de NFC-e e SAT CF-e. Estes 3 campos permitem apenas definir as tabelas de imposto padrão, mas no próprio cadastro do produto pode trocar a tabela na hora, se precisar;

• NATUREZA DE OPERAÇÃO PADRÃO PARA NOTAS DE VENDA: permite configurar o texto que será preenchido de forma automática no campo NATUREZA DE OPERAÇÃO da nota quando emitir uma nota automaticamente;

• NÚMERO DA ÚLTIMA NF-E: neste campo pode indicar o número da última NF-e que emitiu, caso já estivesse emitindo em outro sistema antes de usar o nosso. Se vai começar agora o campo deve começar com valor zero;

• NÚMERO DA ÚLTIMA NFC-E: assim como o campo anterior, este permite indicar o número da última NFC-e. Apenas para distinguir, a NF-e é a nota fiscal eletrônica nacional, já em funcionamento há alguns anos. Já a NFC-e é a nota de consumidor eletrônica, que está substituindo o cupom fiscal em alguns estados. O sistema permite emitir ambas e cada uma tem sua numeração;

Página 21

• SÉRIE NF-E: permite configurar a série da NF-e, recomendamos usar 001;• SÉRIE NFC-E: este é apenas para a NFC-e e também permite configurar a série.

Como forma de separar melhor as informações recomendamos usar 002;• INCLUIR LISTA DE CPF/CNPJ AUTORIZADOS NA NOTA e LISTA DE CPF/CNPJ

AUTORIZADOS NA NOTA: estes campos permitem configurar a inclusão de CPF ou CNPJ adicionais na nota eletrônica. No primeiro campo você pode indicar sele eles devem ou não ser incluídos ou ainda se devem entrar apenas em NF-e ou apenas em NFC-e. No segundo campo você pode efetivamente informar os CPF e CNPJ a serem inclusos na nota (um por linha). No estado da Bahia possou a ser obrigatória a informação do CNPJ do contador no final de 2015, este campo foi criado justamente para permitir que o sistema inclua automaticamente esta informação, sem necessitar digitá-la manualmente;

• INCLUIR QRCODE NAS INFORMAÇÕES SUPLEMENTARES DA NFC-E: esta configuração permite indicar ao sistema se inclui ou não o link de consulta do QRCODE nos xml da nota eletrônica de consumidor. Em alguns estados isso é obrigatórios, mas em outros pode não funcionar, então marque ou desmarque dependendo da sua necessidade.

Na aba DANFE E XML você encontrará campos que permitem configurar a impressão de DANFE e o envio de XML por e-mail, entre eles:

• IMPRESSORA PADRÃO DE NOTAS FISCAIS: permite selecionar a impressora onde os DANFE de NF-e serão impressos. Para a configuração específica dos DANFE de NFC-e entre na aba IMPRESSORAS, clique em ALTERAR CONFIGURAÇÃO, clique na aba CONFIGURAR IMPRESSORAS DE CUPOM e configure sua impressão na seção IMPRESSORA DE DANFE NFC-e;

• MODELO DE TEXTO PARA IMPOSTO NA NOTA: a partir de 2015 uma mudança na lei do imposto na nota obrigará que sejam discriminados os impostos federais, estaduais e municipais cobrados na nota (estimativa). A partir da versão 7.2.1.0 nós trocamos o campo que permitia configurar o texto por este, que permite apenas selecionar um entre 6 modelos pré-configurados. Estes modelos seguem a recomendação do IBPT e nosso sistema agora usa as tabelas do IBPT fazendo referência a ele nos cálculos. Estas tabelas precisarão ser atualizadas a cada 6 meses e mais a frente ensinaremos a atualizá-las;

• AO EMITIR NOTA IMPRIMIR DANFE E/OU ENVIAR XML: este campo permite configurar ações que o programa tomará ao transmitir uma nota. Ele pode imprimir o danfe, enviar o xml por e-mail, enviar o danfe por e-mail (em PDF) ou ainda não fazer nada. Também é possível combinar 2 ou mais procedimento, como por exemplo, imprimir o danfe e enviar o xml via e-mail ou ainda enviar o danfe e o xml juntos por e-mail;

• DANFE NFC-E: permite escolher se você quer imprimir o DANFE da NFC-e em cupom, em cupom ecológico (sem produtos) ou em folha A4;

• IMPRIMIR 2 VIAS DO DANFE NFC-E QUANDO TRANSMITIDO EM CONTINGÊNCIA: este campo é autoexplicativo e permite configurar o sistema para emitir 2 vias de DANFE das NFC-e quando ocorre contingência, para atender a legislação nesta situação;

• AO GERAR/TRANSMITIR NOTA NO RETAGUARDA, QUESTIONAR SOBRE IMPRESSÃO DE DANFE E ENVIO DE XML POR E-MAIL PARA O CLIENTE: quando emite nota no PDV o sistema questiona se deseja imprimir danfe ou enviar o xml para o cliente, esta opção permite ativar esta mesma função no retaguarda;

Página 22

• IMPRIMIR TELEFONE DA EMPRESA NO CABEÇALHO DO DANFE NFC-E e IMPRIMIR INCRIÇÃO ESTADUAL DA EMPRESA NO CABEÇALHO DO DANFE NFC-E: o DANFE da NFC-e segue o layout estipulado pela receita, porém fiscais de alguns estados podem reclamar pela falta telefone ou I.E no cabeçalho dos danfes, mesmo sendo informações não previstas. Estes campos permitem a inclusão destas informações.

Na aba NFS-e você encontrará campos que permitem configurar especificamente a emissão de NFS-e (apenas nos sistemas GE-INFO 4U, GEMOTOR 4U e PREXEC 4U), entre eles:

• NÚMERO DO ÚLTIMO RPS (NFS-E): este campo permite configurar o número do último RPS enviado, o próximo seguirá a sequência. Serve apenas para emissão da NFS-e, a nota de serviço municipal, nos sistemas que possuem este módulo;

• NÚMERO DO ÚLTIMO LOTE (NFS-E): quando transmite a NFS-e é necessário indicar um número sequencial para controle do lote, este campo permite configurar onde este número começa, ou seja, nele informa o último lote enviado;

• USUÁRIO WEB (NFS-E) e SENHA WEB (NFS-E): estes campos servem para configurar usuário e senha de acesso ao site de emissão de NFS-e. Vale dizer que são campos necessários apenas em algumas cidades;

• EMITIR NFS-E EM MODO ASÍNCRONO: normalmente este campo fica marcado, você pode desmarcá-lo se estiver tendo problemas com o tempo de resposta ao emitir NFS-e, mas note que nem todas as prefeituras dão suporte a este modo;

• NOME DA PREFEITURA PARA IMPRESSÃO DO TÍTULO DO DANFSE: permite definir o nome da prefeitura na impressão do DANFE da NFS-e, para caso necessite. Exemplo: Prefeitura da Estância Turística de Itu;

• LOGOTIPO DA PREFEITURA PARA IMPRESSÃO DO DANFSE: permite colocar um logo personalizado com o símbolo da prefeitura da cidade no DANFE da NFS-e.

Na aba FORMA DE EMISSÃO E CONTINGÊNCIA, você encontra campos para definir a forma de emissão da nota (se será normal ou contingência) e, para o caso de haver contingência, campos para justificá-la:

• FORMA DE EMISSÃO: indica a forma de emissão padrão da nota que está em uso atualmente. Normalmente usa-se a opção “1 = NORMAL”, mas caso seu estado esteja em contingência deve selecionar a opção correspondente e indicar a data, hora e motivo da contingência nos 3 campos seguintes, sendo que o motivo deve ter entre 15 e 256 caracteres. Perceba que é possível estabelecer valores diferentes para NF-e e NFC-e, tanto neste como nos 3 campos seguintes. Você pode ter a NF-e em emissão normal e a NFC-e em contingência ao mesmo tempo, por exemplo;

• DATA CONTINGÊNCIA, HORA CONTINGÊNCIA e MOTIVO CONTINGÊNCIA: estes 3 campos permitem discriminar quando começou a contingência e qual o motivo e só devem ser preenchidos se a forma de emissão for diferente de “1 = NORMAL”, não os preencha caso esta seja a forma de emissão;

• CONTINGÊNCIA OFF-LINE DA NFC-E AUTOMÁTICA: permite definir uma justificativa para a contingência automática, uma função que existe no PDV (ponto de venda) e que pode ser acionada pela tecla Q, fazendo o programa alternar entre a emissão normal e em contingência para a NFC-e de forma mais rápida;

Página 23

• CASO OCORRA FALHA NA CONEXÃO AO EMITIR NFC-E NO PDV: este campo permite instruir ao sistema qual ação tomar quando for identificada uma falha de conexão ao transmitir uma NFC-e, de forma a permitir que decida o que fazer nestes casos. Por padrão este campo vem com a opção “0 – NÃO FAZER NADA” selecionada. Caso selecione a opção 1 o sistema realiza 2 procedimentos. A nota que teve o erro fica com o status “PENDENTE DE VERIFICAÇÃO” e uma nova nota é gerada em contingência off-line. Note que na ocorrência deste problema, o sistema não tem como identificar com precisão se a nota foi ou não transmitida e, por isso, ele cria uma nova nota em contingência, para que o DANFE impresso ao cliente tenha a chave correta da nota que será transmitida ao sefaz. A nota que foi gerada com erro pode ou não ter sido transmitida, você terá que verificar consultando a chave dela no site do sefaz posteriormente. O status dela fica como PENDENTE DE VERIFICAÇÃO para que você possa localizá-la na lista de notas. Voltando ao campo, caso selecione a opção 2, além de fazer o procedimento acima ele ainda pode ativar a contingência off-line para as próximas notas. É importante destacar que para voltar a emitir de forma normal será necessário reativar a emissão em forma normal, pela tecla Q. É importante dizer que o sistema não tem realmente como garantir se você está ou não sem internet. Estes erros, inclusive, podem ocorrer em situações onde você tem acesso à internet, por outros motivos. Esta função foi criada mais para atender a PDVs com alto volume de vendas que passem por instabilidade, permitindo a emissão de uma nova nota em off-line para agilizar o atendimento ao cliente. Utilize por sua conta e risco;

• CASO O ERRO DE TRANSMISSÃO OCORRA NO WEBSERVICE NFERETAUTORIZACAO, NÃO EMITIR NOTA EM CONTINGÊNCIA PARA EVITAR DUPLICIDADE: o campo é autoexplicativo, mas detalhando melhor, quando a nota é transmitida de forma assíncrona (o padrão do sistema) são feitas duas conexões com o sefaz, uma para enviar e outra para processar o retorno. Se ocorre um erro de conexão, ele pode se dar na conexão de envio ou na que processa o retorno, que é feita no webservice NFERETAUTORIZACAO. Se o erro ocorre na conexão de retorno existe uma grande possibilidade de a nota ter sido transmitida com sucesso, havendo problema apenas no processamento do retorno que indica isso. Caso emita uma nova nota em contingência (configuração anterior) estará na verdade emitindo 2 notas para a mesma venda. Este campo permite que o usuário decida o que fazer. Caso marque-o o sistema não ativa a contingência e o usuário verifica o que fazer com a nota que foi gerada (consultar no sefaz, por exemplo). Já se o campo estiver desmarcado o sistema vai emitir outra nota em contingência, caso a configuração anterior (campo CASO OCORRA FALHA NA CONEXÃO AO EMITIR NFC-E NO PDV) esteja indicando para fazer isso.

Existem dois de cada um dos campos indicados acima, um para a NF-e modelo 55 e outro para a NFC-e modelo 65. Como ambas são transmitidas em webservices separados, não é impossível que uma empresa que emita os 2 modelos tenha contingência apenas na NF-e ou apenas na NFC-e.

Na aba CONEXÃO você pode configurar alguns parâmetros sobre a conexão do programa com o webservice do sefaz:

• TENTATIVAS DE CONSULTA APÓS ENVIO DA NOTA: geralmente a nota é transmitida de forma assíncrona, ou seja, a transmissão da nota e a consulta dos

Página 24

seus dados (protocolo e xml) são feitas em processos separados. Para que possa obter estes dados o sistema consulta a nota após o envio, e neste campo você pode definir quantas vezes ele pode refazer esta consulta sequencialmente para tentar obter os dados caso ela falhe. Vale dizer que se o sefaz estiver passando por lentidão pode levar um tempo para ele autorizar a nota e poder retornar estes dados;

• TEMPO DE RESPOSTA, EM SEGUNDOS: permite configurar o tempo de resposta dos webservices, o tempo que o sistema aguarda pelo retorno;

• AGUARDAR X SEGUNDOS ANTES DE CONSULTA RETORNO: permite instruir ao sistema para ficar em espera aguardando alguns segundos antes de começar as consultas pelo retorno da nota. Geralmente deixa-se zerado, mas se tiver muitos problemas de conexão pode tentar ajustar alguns segundos;

• INTERVALO ENTRE TENTATIVAS DE CONSULTA, EM SEGUNDOS: neste campo pode indicar quantos segundos o sistema deve aguardar antes de tentar consultar a nota de novo, geralmente usa-se 1 segundo;

• PROXY: existem 4 campos que permitem configurar o proxy de sua conexão com a internet: HOST, PORTA, USUÁRIO e SENHA. Não use se não for necessário, e não confunda com envio de e-mail, que também possui campos para host, porta, usuário e senha. O proxy é um computador “mediador” da conexão com a internet, pode ser necessário dependendo da configuração da sua rede, mas na esmagadora maioria dos casos (baseado em nossa observação) não é necessário;

• EMITIR NF-E EM MODO ASSÍNCRONO: normalmente este campo fica marcado, você pode desmarcá-lo se estiver tendo problemas com o tempo de resposta ao emitir a nota e se seu estado suportar o envio em modo síncrono. No envio síncrono o processamento da resposta já ocorre dentro do processo de transmissão, ao contrário do envio assíncrono que necessita de uma consulta;

• EXIBIR NO PDV A FORMA DE EMISSÃO ATUAL DA NFC-E E O STATUS DA CONEXÃO COM A INTERNET: este campo não tem a ver com a nota eletrônica em si, caso marque-o e o PDV esteja configurado para emitir nota eletrônica o sistema mostrará uma barra no rodapé do PDV indicando se há conexão com a internet e se a contingência off-line da NFC-e está ativada ou não. Caso esteja em contingência a barra ficará amarela. Caso esteja sem conexão com a internet e não ativou a contingência a barra ficará vermelha. Para outras situações ela ficará azul.

Observações ao contador: nesta área de configurações as únicas informações fiscais que precisa fornecer ao seu cliente são o código e o identificador do CSC, para impressão do DANFE das NFC-e. As demais informações são configurações que instruem o programa sobre como agir, uma vez que nosso programa tenta ser o mais automático possível para agilizar a emissão da nota.

A parte de configuração do sistema propriamente dita termina aqui, o próximo tópico já fala sobre a nota fiscal eletrônica. A nota admite uma grande quantidade de possibilidades devido a legislação. Na grande e esmagadora maioria dos casos é possível emitir a nota apenas com algumas configurações básicas indicadas acima, mas se a empresa tem alguma situação especial como diferimento, desoneração, retenção de algum imposto ou algum cálculo que é feito de forma diferente entre em contato conosco pelo e-mail suporte.soriodev@gmail.com ou pelo chat no site e passe detalhes das informações que precisam constar na nota.

Página 25

6. Menu NOTAS FISCAIS, EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS

Este é o módulo onde ficarão armazenadas todas as NF-e e NFC-e emitidas, sejam as emitidas automaticamente pelo sistema nos módulos de venda ou as emitidas manualmente por aqui. Naturalmente, este módulo só será preenchido quando a nota for emitida, então não faz parte realmente das pré-configurações dela, mas explicaremos ele até para relacionar o comportamento de alguns campos.

Página 26

Boa parte das informações deste módulo são preenchidas ou calculadas automaticamente, mas existem alguns campos que requerem certa atenção:

• NÚMERO (AUTO): é o número da nota fiscal eletrônica, ele é aberto para digitação para que possa corrigir algum eventual problema na numeração, mas recomendamos fortemente evitar ao máximo alterá-lo. É possível existirem 2 notas com o mesmo número se o MODELO ou a SÉRIE delas for diferente. Você não precisa digitar este campo, ele é capturado automaticamente quando salva a nota;

• MODELO: se preenchido com 55 será uma NF-e, já se for 65 será uma NFC-e. Este campo é capturado automaticamente dependendo das configurações do sistema, mais especificamente, do campo QUANDO EMITIR UMA NOTA FISCAL das configurações. Dependendo deste campo a nota pode ser registrada como 55, como 65 ou ainda variar em função do cliente selecionado (consumidor ou não). Você também não precisa preencher este número, salvo caso note que está errado, ele é preenchido automaticamente quando salva a nota;

• SÉRIE: é a série da nota fiscal. A série pode ter o valor 000 até 889. Os valores 890 a 999 são reservados para situações especiais. Recomendamos usar a configuração padrão do sistema, que é a de emitir com série 001 para NF-e ou 002 para NFC-e, embora seja possível usar a mesma série para ambas, já que são transmitidas para webservices diferentes. Este campo é preenchido automaticamente ao salvar a nota;

• VERSÃO: é a versão atual da NF-e/NFC-e, capturada automaticamente das configurações do sistema. Este campo existe para facilitar a migração quando novas versões forem liberadas, já que normalmente esta migração não ocorre ao mesmo tempo em todos os estados;

• FINALIDADE: normalmente usa-se a finalidade NORMAL, pode alterá-la para situações especiais. Por exemplo, numa nota de devolução a finalidade deve ser DEVOLUÇÃO;

• IDENTIFIC. DESTINO: é o identificador de destinatário. Este campo é preenchido sempre com DETECÇÃO AUTOMÁTICA, que instrui ao sistema a comparar a UF no cadastro do cliente com a do registro do sistema, para identificar se é uma operação interna, interestadual, ou ainda com o exterior. Se for realmente necessário você pode forçar o sistema a usar a identificação que escolher, selecionando uma das opções de 1 a 3, mas recomendamos só fazer isso se necessário;

• FORMA EMISSÃO: normalmente a nota é emitida com a forma NORMAL. A outras formas são para contingência, ou seja, quando há problema no servidor do sefaz ou na sua conexão. Neste caso também usa-se os campos DATA, HORA e MOTIVO CONTINGÊNCIA;

• PRESENÇA DO COMPRADOR: este campo indica o tipo de presença do cliente, admitindo as opções:

0 - NÃO SE APLICA1 - OPERAÇÃO PRESENCIAL2 - NÃO PRESENCIAL (INTERNET)3 - NÃO PRESENCIAL (TELEATENDIMENTO)4 - NFC-E COM ENTREGA EM DOMICÍLIO5 - PRESENCIAL FORA DO ESTABELECIMENTO9 - NÃO PRESENCIAL (OUTROS)

Página 27

Para NFC-e só pode-se usar as opções 1 e 4. Para NF-e não pode usar a opção 4. Além disso, caso a finalidade da nota seja complementar, ajuste ou devolução deve-se usar a opção “0 – NÃO SE APLICA”. A opção 5 só é válida a partir da versão 4.00 da nota eletrônica e obriga o preenchimento do documento referenciado, que deve ser uma nota fiscal modelo 2. Este preenchimento pode ser feito pelo botão AÇÃO, em NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS;

• DATA EMISSÃO e HORA EMISSÃO: estes campos são preenchidos automaticamente, mas tem um detalhe que deve considerar: a data e hora deve ser bem aproximada com o momento atual e não pode ser futura. No caso de NFC-e a tolerância é ainda menor. Se a data/hora não for aceita haverá rejeição na hora de transmitir;

• COMPETÊNCIA ISS: use apenas quando emitir nota com serviços, é a data de competência do imposto;

• CPF CONSUMIDOR: este campo vem capturado da venda quando informado, mas pode alterar se precisar, ele é usado para emissão de NFC-e;

• NATUREZA: é a natureza de operação (apenas texto) e por padrão usará a indicada nas configurações do sistema;

• TRANSMITIDA: é um identificador do sistema que indica se a nota foi transmitida ou não. Ele é marcado sozinho e, de acordo com o preenchimento, o sistema pode limitar algumas ações que podem ser realizadas na nota;

• CHAVE NOTA REFERÊNCIA: quando a nota for de devolução (finalidade = 4) preencha a chave da NF-e original que gerou a devolução. Se a devolução não se refere a uma NF-e, ou caso exista mais de uma nota referenciada, pode usar a função NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS, do botão AÇÃO, que permite adicionar mais de uma nota referenciada, sendo possível adicionar notas eletrônicas, CT-e, notas modelo 1, 1A e 2 (a 2 só a partir da versão 4.00 da nota eletrônica), nota de produtor rural e cupom fiscal (ECF);

• CHAVE CONSULTA: é preenchido automaticamente com a chave da nota eletrônica quando gera o xml ou transmite ela;

• PROTOCOLO ENTREGA: é preenchido automaticamente quando a nota é transmitida;

• OBSERVAÇÕES/INFORMAÇÕES ADICIONAIS/COMPLEMENTARES: mais abaixo existe está esta seção com 4 campos, sendo que 3 destes campos são de informações adicionais e o último de informações complementares (2 campos que existem nas notas eletrônicas). O campo impresso no danfe é o de INFORMAÇÔES ADICIONAIS e o sistema possui 3 campos devido ao preenchimento automático. O primeiro campo é o INF. ADIC. (AUTO) e ele é montado com as informações adicionais digitadas nas tabelas de impostos (das que estão presentes na nota). O segundo é o INF. ADICIONAIS é pode ser digitado por você, caso precise. O terceiro é o IMPOSTO NA NOTA e é montado com o texto do valor aproximado dos tributos. Ao transmitir a nota os 3 campos são combinados em um só;

Mais abaixo no cadastro ainda existem informações de transportadora e entrega, volumes, exportação e retenções. Há também um campo Nº SEQ. CARTA que controla a sequência das cartas de correções, normalmente será zero quando nenhuma carta foi emitida para esta nota.

Página 28

Por fim temos na parte superior do cadastro uma aba para produtos e serviços.

É nesta área que são adicionados os itens da nota. Naturalmente, cada item tem seus próprios campos, mas podemos relacionar os principais:

• PRODUTO: é o produto selecionado no cadastro;• ALÍQUOTA: é a tabela de imposto selecionada;• OBSERVAÇÕES: são as observações do produto. Alguns dos nossos sistemas

podem incluir informações automaticamente neste campo em determinadas situações, mas você pode alterá-lo se precisar;

• VALORES: é possível informar a QTDE, UNITÁRIO (valor unitário), DESCONTO (unitário), SEGURO, FRETE, DESPESAS, % PRODUTO DEVOLVIDO e VALOR IPI DEVOLVIDO. Observe que na nota o desconto sairá sob a forma de total e o abatimento é feito só no total da nota, ou seja, o valor dos produtos é somado sem desconto;

• ISS: mais abaixo existem vários campos específicos para serviços (começam com o texto ISS). Os campos ISS MUN. FATO GERADOR, ISS UF FATO GERADOR, ISS MUNIC. INCIDÊNCIA e ISS UF INCIDÊNCIA devem ser preenchidos com cidade e UF para fato gerador e incidência do ISS respectivamente (o sistema preenche sozinho se configurou a tabela de imposto). Já nos campos seguintes pode informar valores de DEDUÇÃO, OUTROS, DESCONTO CONDICIONADO, DESCONTO INCONDICIONADO e RETENÇÃO.

Existem mais alguns campos nesta tela que são cálculos fiscais mas são mais específicos e por isso foram incluídos aqui em vez de na tabela de imposto. Temos o valor do icms desonerado, base e valor de ICMS retido, base de operação própria, uf de ICMS devido, entre outras informações. Preencha apenas caso receber orientação do seu contador.

Por fim, ainda temos a aba FORMAS DE PAGAMENTO. Até a versão 8.117 as formas de

Página 29

pagamento ficavam diretamente na parte inferior do cadastro da nota, mas devido a novas validações da receita optamos por transformá-las em uma lista, igual aos produtos. Quando a nota é gerada de uma venda as formas são importadas automaticamente. Se a nota for modelo 65 ou estiver no layout 4.00 ou superior as formas são incluídas no XML.

Algumas observações importantes:

• Os campos NF-E TRANSMITIDA, CHAVE NF-E e PROTOCOLO NF-E podem bloquear algumas coisas na nota quando preenchidos. Por exemplo, o sistema pode impedir a transmissão ou exclusão dela. Entretanto, se você transmitiu notas em teste, por exemplo, pode desejar a pagá-la do sistema. Nestes casos apague estes campos para conseguir removê-la;

• A nota fiscal não pode ser alterada após a transmissão para a receita. Mesmo que a altere no sistema estas alterações não irão para a receita. Nestes casos você pode cancelar a nota e fazer de novo, caso esteja no prazo, ou então fazer uma carta de correção.

Locais onde são salvos os XMLs das notas

A nota fiscal eletrônica é um arquivo xml assinado digitalmente e enviado ao Sefaz. Sabendo disso deve perceber que o próprio xml é a nota eletrônica e você deve manter uma cópia dele, sendo que pode ser necessário enviar ela para o cliente, para o contador ou até para a receita se solicitado. O sistema mantém uma cópia do xml em banco de dados, mas ele também grava duas cópias extras no disco por segurança. De acordo com o tipo de nota transmitida será o caminho em que o sistema grava o xml, a saber:

NF-e – é gravado em C:\SORIO\[NOME_PROGRAMA]\NFENFC-e – é gravado em C:\SORIO\[NOME_PROGRAMA]\NFCENFS-e – é gravado em C:\SORIO\[NOME_PROGRAMA]\NFSE

Sendo que o [NOME_PROGRAMA] é o nome do seu programa. Por exemplo, o GE-COMERCIO 4U grava as NF-e na pasta C:\SORIO\GECOMERCIO4U\NFE. As notas ainda são organizadas em subpastas mensais no formato AAAA-MM, baseadas na data de emissão. Por exemplo, se a NF-e foi emitida pelo GE-COMERCIO 4U em 20/02/2015 ela ficará gravada na pasta C:\SORIO\GECOMERCIO4U\NFE\2015-02\

Dentro destas pastas ainda existe uma outra estrutura de pastas, sendo a seguinte:

• Na pasta TRANSMITIDAS fica o xml das notas fiscais enviadas com sucesso ao sefaz;

• Na pasta ERROTRANSMISSAO fica uma cópia dos xmls das notas que falharam;• Em INUTILIZADAS ficam cópias das inutilizações de numeração que enviou;• Em EVENTO ficam cópias dos xmls dos eventos relacionados as notas fiscais. São

eventos, por exemplo, a carta de correção, o cancelamento da nota e o epec.

Para envio ao contador é interessante mandar as pastas TRANSMITIDAS, INUTILIZADAS e EVENTO relativas ao mês, assim ele contabilizará tanto as notas como os eventos relacionados a elas.

Página 30

No caso da NFS-e o sistema não cria este arquivo formatado, mas ela é bem mais simples. O sistema gera 2 pastas, uma onde são gravados os RPS (recibo provisório de serviço) e outra onde são gravadas as próprias NFS-e, e o nome do arquivo só tem praticamente o número da NFS-e, facilitando sua identificação.

Atualizando as tabelas do IBPT

Devido a lei do imposto na nota incluímos em nosso sistema as tabelas disponibilizadas pelo IBPT para que os cálculos dos impostos a serem mencionados nas notas sejam totalmente automáticos. As tabelas estão disponíveis no site http://deolhonoimposto.ibpt.org.br e acompanham uma cartilha com informações sobre a lei e recomendações do IBPT. É necessário um pré-cadastro para baixar estas tabelas, mas sempre incluiremos as versões mais atuais nas atualizações do sistema.

No método que usamos em nosso sistema, além do cálculo será mencionada a fonte, que é o IBPT, e a versão da tabela. Desta forma, segundo orientações do próprio IBPT a responsabilidade pelo cálculo é transferida para eles.

A cada 6 meses o IBPT atualizará as tabelas e, por consequência, é necessário que o programa use estas tabelas atualizadas para que os cálculos fiquem válidos. Na versão 7.4.0.1 incluímos no sistema uma rotina de atualização automática, onde você só verá mensagens indicando a atualização.

Entretanto, se você precisa atualizar manualmente ou se tem uma versão antiga e não pode atualizar ou não quer comprar a atualização existe um procedimento manual que permite atualizar as tabelas para a versão mais nova. Para isso, siga estes passos:

1. Acesse o site “de olho no imposto”, do link que indicamos anteriormente;2. Faça o login (ou se cadastre, caso ainda não tenha cadastro);3. Clique em GERENCIAR EMPRESAS e depois em TABELA abaixo de gerar e escolha seu estado para baixar a tabela correspondente;4. O download vem num arquivo zip. Extraia o conteúdo deste arquivo na pasta C:\SORIO\[PASTA_DO_SEU_PROGRAMA]\IBPT. A [PASTA_DO_SEU_PROGRAMA] é o diretório onde seu programa é instalado, varia de acordo com o programa (GECOMERCIO4U, GEPAD4U, etc...), é a única pasta que deve ter dentro do C:\SORIO, caso use só um programa nosso;5. Entre no programa, vá nas configurações da nota e altere o campo VERSÃO DAS TABELAS DO IBPT nas configurações do sistema (observe as instruções sobre como configurar a emissão de NF-e que descrevemos anteriormente). Neste campo você precisará colocar a versão atual das tabelas que baixou. Para descobrir esta versão observe o nome das tabelas que extraiu no passo 4, que constam dentro do arquivo zip. Um exemplo:

TabelaIBPTaxSP14.2.a.csv

Este arquivo acima é a tabela do estado de São Paulo e sua versão é 14.2.a, a parte que aparece em destaque no arquivo (após a uf). É esta versão que deve colocar no campo indicado acima. A título de curiosidade, a versão da tabela é composta pelo ano (14), pelo semestre (1 para primeiro semestre, 2 para segundo semestre) e pela edição (a, b, c…). A

Página 31

tabela 14.2.b seria a segunda revisão/edição, do primeiro semestre de 2014. Edições existem para quando a receita muda os ncms.

Frete

Por padrão as notas em nosso sistema saem em frete (campo modfrete = 9). Na versão 7.3.2.0 incluímos um campo frete nas vendas (apenas nas vendas) que, quando preenchido, faria com que o primeiro produto lançado na nota fique com o valor deste frete e a modalidade do frete da nota seja alterada para 1 (por conta do destinatário). A partir da versão 8.050 o sistema passou a ratear o frete entre os produtos da nota, em vez de colocá-lo integralmente no primeiro item. Qualquer diferença de arredondamento é abatida ou creditada no último item da nota.

Como emitir a nota fiscal (NF-e e NFC-e)

Uma vez que tenha cadastrado as tabelas podemos finalmente chegar ao módulo EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS, do menu NOTAS FISCAIS. Todas as notas emitidas no sistema ficam aqui e é por este módulo que pode transmitir as notas eletrônicas, imprimir DANFE, cancelar notas, entre outros. Você também pode emitir notas manualmente direto neste módulo, e possivelmente existirão situações onde será necessário fazer isso.

Entretanto, naturalmente o melhor método é a emissão automática a partir das vendas. É possível emitir notas das vendas de 3 formas:

• Se a venda for feita no PDV (ponto de venda), desde que configurado a emissão será automática. Para fazer esta configuração, tecla A no PDV e vá até a aba NOTAS FISCAIS. Haverão 2 campos que interferem na configuração: o campo EMITIR NOTA ELETRÔNICA AO FECHAR VENDA NO PDV, que deve estar marcado, e o campo QUANDO EMITIR UMA NOTA FISCAL. Este segundo campo vai definir se a nota emitida será NF-e ou NFC-e. É possível indicar para que todas as notas sejam NF-e, para que todas sejam NFC-em ou para que quando o cliente for consumidor emita NFC-e e NF-e para os demais clientes. É importante frisar que mesmo que esteja configurado para só emitir NF-e o sistema não consegue emitir NF-e para cliente consumidor devido a falta de informações do cadastro;

• Se a venda for feita no retaguarda, no menu MOVIMENTOS, em CONTROLE DE VENDAS E ORÇAMENTOS, é possível emitir a nota no botão AÇÃO, em EMITIR NOTA FISCAL. O sistema abrirá uma janela com a possibilidade de indicar que tipo de nota vai ser emitida. Caso selecione para usar as configurações do sistema o sistema vai usar o mesmo campo indicado na configuração do PDV, acima, para escolher se a nota será NF-e ou NFC-e. Entretanto, na mesma tela verá opções que permitem forçar a emissão como NF-e ou como NFC-e. Vale frisar que é preciso ter uma venda selecionada na tela para emitir a nota;

• Na CENTRAL DO CLIENTE, do menu MOVIMENTOS, também é possível emitir notas. Localize o cliente e clique em NOTAS PENDENTES. Você verá uma lista de vendas e produtos para os quais não foi emitido nota, poderá aplicar filtros nesta consulta e, no final, pode emitir a nota pela função GERAR NOTA FISCAL, disponível no botão AÇÃO. Este módulo permitir emitir uma nota para várias vendas de uma só vez.

Página 32

Uma vez emitida a nota fiscal ficará registrada no menu NOTAS FISCAIS, EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS, como indicamos. Se estiver emitindo uma NFC-e o sistema tentará fazer a transmissão logo após emitir, já se for uma NF-e ele abrirá o módulo de emissão de notas com o cadastro da nota na tela, possibilitando consultar ou alterar algo nela antes de transmitir. Neste caso clique em AÇÃO, NOTA FISCAL ELETRÔNICA, e em GERAR, ASSINAR E TRANSMITIR ESTA NOTA PARA A RECEITA para transmitir ela.

Antes de a nota ser transmitida você poderá ver uma tela parecida com a da imagem a seguir. Dependendo do valor selecionado no campo EXIBIR TELA DE VALIDAÇÃO AO EMITIR NF-E/NFC-E/NFS-E e se não existir erros ou avisos o software pode pular esta tela e emitir a nota diretamente.

Nesta tela você verá uma lista que pode mostrar erros ou avisos relacionados a nota. Estes erros/avisos referem-se ao preenchimento dos campos que ficaram em branco ou do preenchimento de informações inconsistentes. Nosso sistema oferece esta tela para facilitar a verificação e correção de erros mais comuns que acabam impedindo a transmissão da nota. Os itens indicados como ERRO devem ser obrigatoriamente corrigidos, senão nem conseguirá transmitir a nota. Já os indicados como AVISO requerem sua atenção, mas é possível que seu preenchimento não seja realmente obrigatório. Os AVISOS não impedem a emissão da nota, mas se realmente o campo tinha que ser preenchido, em algum momento no processo de transmissão a nota vai ser barrada. Ou seja, esta validação que o sistema coloca facilita a identificação de problemas para que agilize sua solução. Selecionando o erro e clicando em CORRIGIR

Página 33

será direcionado ao cadastro correspondente. No entanto, ela não elimina 100% dos problemas e a nota ainda poderá ser barrada se alguma inconsistência seja encontrada.

Quando tudo estiver pronto e configurado clique em OK e uma tela para seleção do certificado digital se abrirá. Se o seu certificado está instalado e/ou conectado ele certamente vai aparecer na lista, senão a tela vai vir em branco. Selecione o certificado, confirme e digite a senha dele, caso solicitado. Se você pré-selecionou o certificado nas configurações do sistema ele não exibirá esta tela, passando direto para o próximo passo.

No final de todo o processo você verá uma mensagem trazendo o status da transação, assim saberá se ela foi confirmada ou se deu erro. E falando em erro, é importante dizer que devido a burocracia e grande quantidade de informações da nota, a qualquer momento de todo este processo que explicamos poderá receber mensagens de erro, geralmente por erros na nota. Algumas mensagens são fáceis de entender, outras nem tanto. Se não localizar o problema ou entender a mensagem acione nosso suporte passando todos os detalhes, incluindo a própria mensagem.

Para finalizar este assunto vamos resumir abaixo todas as funções relacionadas as notas eletrônicas e alguns problemas que podem ocorrer.

FUNÇÕES PARA NOTA ELETRÔNICA (NF-e e NFC-e)

Abaixo segue uma explicação mais detalhada de cada função:

• CONSULTA STATUS DO SERVIÇO (PRODUÇÃO): esta função faz uma consulta no status do serviço da receita do seu estado para verificar se ele está on-line ou se apresenta algum problema. Nesta opção a consulta é feita no ambiente de produção, ou seja, o ambiente usado para emissão da nota com validade fiscal;

• CONSULTA STATUS DO SERVIÇO (HOMOLOGAÇÃO): é igual a função acima, mas consulta o ambiente de homologação, ou seja, o webservice onde pode enviar a nota para testes, sem validade legal;

• GERAR XML: esta função gera e assina o XML. O arquivo pode ser enviado por outro programa (se quiser) ou ainda importado no emissor do SEFAZ para transmissão;

• GERAR, ASSINAR E TRANSMITIR ESTA NOTA PARA A RECEITA: esta é a função que realmente faz todo o processamento da nota. Ela gera, assina e transmite a nota via webservice. Ao usar esta função a nota eletrônica passa a ser considerada como emitida, caso não ocorra nenhum erro no processamento ou validação;

• APENAS TRANSMITIR XML PREVIAMENTE GERADO E ASSINADO: esta função apenas faz a transmissão via internet do XML gerado anteriormente. Ela será usando principalmente para transmissão de uma NFC-e emitida em contingência off-line, uma vez que não é necessário dividir o procedimento de emissão da nota em 2 em outras situações;

• GERAR, ASSINAR E TRANSMITIR ESTA NOTA PARA A RECEITA. Quando o sistema identifica que a nota está em contingência off-line esta função faz todo o roteiro necessário mas não transmite o xml, deixando para que seja transmitido posteriormente;

• TRANSMISSÃO/CANCELAMENTO DE NFC-E PENDENTES: esta função permite resolver de uma só vez várias questões com notas não enviadas. Ela permite

Página 34

transmitir notas emitidas em contingência off-line e escolher o que deseja fazer com notas que se encontram pendentes, sem protocolo de entrega e/ou sem chave de consulta. Consulte o APÊNDICE E no final deste manual para entender melhor este módulo antes de usá-lo;

• TRANSMITIR NOTAS EMITIDAS EM CONTINGÊNCIA: esta função permite transmitir todas as notas emitidas em contingência FS-IA, EPEC, FS-DA e OFF-LINE que estiverem aparecendo na consulta na tela. Estes tipos de contingência são usados quando há problema no acesso à internet e, devido a isso, após a internet voltar é necessário transmitir as notas que foram emitidos nestes formatos de contingência. Esta função apenas agiliza o processo, mas caso deseje pode usar a função TRANSMITIR NF-E PARA A RECEITA para enviar apenas a nota selecionada;

• TRANSMITIR NOTAS PENDENTES EMITIDAS DE FORMA NORMAL: esta função permite enviar todas as notas pendentes que aparecem na tela e que foram emitidas de forma normal, ou seja, não foram emitidas em contingência. Esta função equivale a função GERAR, ASSINAR E TRANSMITIR ESTA NOTA PARA A RECEITA, mas ela fará o procedimento em todas as notas pendentes, uma a uma. Caso já tenha sido gerado um xml prévio para a nota ele será ignorado. Note também que a função não altera data nem horário da nota antes de enviar, e ela apaga o campo CHAVE CONSULTA caso o mesmo esteja preenchido, embora ofereça também a opção de pular as notas com este campo preenchido;

• CONSULTAR NOTAS PENDENTES PARA VERIFICAR PROTOCOLO: permite consultar as notas pendentes mas que possuem chave para tentar capturar o protocolo e confirmar se foram recepcionadas com sucesso pelo sefaz. Em caso de falhas de conexão a nota pode ficar sem protocolo, mesmo com o sefaz a recebendo;

• IMPRIMIR DANFE: esta função permite a impressão do DANFE, documento auxiliar da nota fiscal eletrônica. Este documento nada mais é que uma versão impressa da NF-e, que só existe em ambiente digital;

• CANCELAR NOTA FISCAL: permite realizar o cancelamento da NF-e ou da NFC-e emitida. O cancelamento é feito com os campos chave e protocolo. É necessário descrever uma justificativa com no mínimo 15 caracteres para realizar o cancelamento;

• CONSULTAR ENTREGA DA NOTA FISCAL: esta função permite consultar se a NF-e foi entregue pelo webservice da receita e qual seu status;

• CARTA DE CORREÇÃO: esta função permite fazer uma correção na nota sem a necessidade de cancelá-la. Para emitir a carta ela deve ter um número de sequência, que começa de 1 e é individual para cada nota (cada nota tem a sua sequência). Também precisa indicar a data, hora e o motivo/correção com no mínimo 15 caracteres. Note que não é possível corrigir qualquer informação da nota, para mais informações consulte seu escritório contábil. Também há um limite de quantas cartas pode fazer para uma só nota;

• INUTILIZAR NUMERAÇÃO: esta função permite inutilizar uma faixa de numeração de X a Y de notas fiscais. Você pode usar, por exemplo, quando pular acidentalmente a sequência das notas. Por exemplo, você não emitiu a nota 27, pode inutilizar da faixa de 27 a 27. Para inutilizar deve informar o ano (só os 2 últimos dígitos, por exemplo, 15 para 2015), o modelo (deve ser o mesmo da nota, 55 para NF-e ou 65 para NFC-e), a série (tem que ser a mesma das notas que está emitindo), a faixa de numeração (de inicial a final) e uma justificativa para a inutilização, com no mínimo 15 caracteres;

Página 35

• ADMINISTRAR CSC: esta função é exclusiva para NFC-e e permite a administração do código de segurança do contribuinte (CSC). Este código é usado para emissão do DANFE e consulta da nota on-line, e também pode ser gerado pelo site do sefaz do seu estado. Esta função administrar permite 3 operações: consulta, novo csc e revogar csc. Caso faça a consulta verá uma mensagem com a lista de CSC ativos que possui. Caso use a função novo será criado de forma automática um novo CSC, que poderá visualizar usando a função consulta depois. Já se usar a função revogar cancelará um CSC e, neste caso, precisa também indicar o identificador e o código a ser cancelado. É importante dizer que a operação será feita no ambiente selecionado nas configurações, então se criar um CSC em ambiente de testes ele pode não funcionar no de produção, por exemplo. A obrigatoriedade do uso do CSC varia de um estado para outro, em alguns ele pode não existir.

Todas as funções relacionadas as notas acima trabalham apenas com uma nota por vez, ou seja, você só pode transmitir, cancelar, consultar ou emitir DANFE de uma nota por vez.

PROBLEMAS / ERROS COM A TRANSMISSÃO DA NOTA (NF-e e NFC-e)

No momento em que você gerar e transmitir a nota (função GERAR, ASSINAR E TRANSMITIR NF-E PARA A RECEITA) o sistema passa por uma sequência de etapas, algumas delas com intervenção sua, outras automáticas. Estas etapas são as seguintes:

• CONFIGURAÇÃO E VALIDAÇÃO: após acionar a função para gerar, assinar e transmitir a nota o sistema exibirá uma tela com algumas opções de configuração e uma lista de validação. Esta validação é montada pelo nosso sistema com alguns problemas conhecidos que identificamos e a finalidade dela é facilitar a correção destes problemas. Esta validação não é 100% e alguns erros de preenchimento na nota ainda podem gerar problemas nas próximas etapas. Os erros que aparecem em vermelho impedem a emissão da nota e devem obrigatoriamente serem corrigidos, já os em laranja são alertas que não impedem a emissão da nota mas requerem sua atenção;

• ASSINATURA DIGITAL: após a tela que descrevemos acima, quando clicar em OK o sistema gerará o XML e solicitar a assinatura digital. Neste momento seu certificado deve estar instalado e conectado ao computador. O sistema mostrará uma tela com a lista de certificados, você seleciona o seu e informa a senha quando for solicitada. Caso emita uma segunda nota o sistema usa automaticamente o último certificado selecionado, ele só pedirá novamente o certificado e a senha caso seja a primeira transmissão desde que o programa foi aberto;

• VALIDAÇÃO DO SCHEMA: este passo é interno e você não interfere com ele. Após gerado e assinado o XML é aplicado um conjunto de regras dos schemas fornecidos pelo Sefaz. Eles ficam instalados junto com o programa, dentro de uma subpasta chamada schemas, e servem como um conjunto de métricas e formatos que o xml tem que seguir. Neste momento, caso haja algum problema no preenchimento dos dados da nota o sistema pode apresentar um erro de validação, caso contrário você nem perceberá este processo;

Página 36

• TRANSMISSÃO: este é o processo final na emissão da nota. A nota é enviada ao site do Sefaz via webservices e este processo também é invisível. Se tudo funcionar bem você verá apenas uma mensagem com o protocolo de entrega da nota. Entretanto o site do Sefaz também faz algumas validações, principalmente quanto aos cálculos dos impostos. Caso ele encontre algo errado você receberá uma mensagem de rejeição da nota.

Tanto no processo de validação como de transmissão você poderá corrigir os dados errados na nota e retransmiti-la sem problemas. Caso a nota tenha sido transmitida será preenchido no cadastro dela o número do lote, a chave de acesso e o protocolo. Uma vez que tenha transmitido sem receber erros não refaça o processo a fim de evitar problemas com duplicidade da nota.

Caso tenha dificuldades com a emissão da nota devido a ocorrência de algum erro o qual não consegue solucionar pediremos que entre em contato com nosso suporte enviando detalhes de qual erro foi apresentado (a mensagem completa ou ainda um printscreen da tela, se possível). Procure detalhar também quando ele ocorreu (antes ou depois de assinar digitalmente a nota), isso facilita na detecção da origem do problema.

CARTA DE CORREÇÃO

Antes de mais nada é preciso dizer que a carta de correção possui certas regras e não permite corrigir qualquer informação da nota. Sendo assim, antes de optar pela emissão de uma contate seu contador para obter mais informações.

A carta de correção é uma função que permite corrigir informações incorretas em uma nota emitida. É possível emitir mais de uma carta para cada nota, mas há um limite de até 24 cartas por nota. Para emitir a carta de correção vá ao menu NOTAS FISCAIS, em EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS, localize a nota que quer corrigir e selecione-a, clique em AÇÃO, em NOTA FISCAL ELETRÔNICA e, por fim, em CARTA DE CORREÇÃO. Este módulo é um pequeno cadastro, logo precisa clicar em ADICIONAR para criar uma carta de correção. Ele possui as seguintes informações:

• SEQUENCIAL: é o número de sequência da carta (o sistema calcula sozinho);• DATA: a data de emissão da carta;• HORA: a hora de emissão da carta;• PROTOCOLO: é o protocolo de entrega, será preenchido automaticamente quando

transmitir, não precisa alterá-lo;• MOTIVO/CORREÇÃO: é a descrição da correção a ser feita, com um mínimo de

15 e no máximo 1000 caracteres (incluindo espaços).

Após preencher o cadastro clique em SALVAR para gravar a carta no sistema. Para finalizar, clique em TRANSMITIR para enviar a carta para a receita. Você verá uma mensagem indicando se ela foi ou não transmitida ao final, e se tudo deu certo o protocolo é preenchido. Ainda é possível IMPRIMIR a carta ou abrir ou salvar uma cópia do xml dela.

INUTILIZAÇÃO

A inutilização é uma função que permite informar ao governo que você não emitiu e não

Página 37

emitirá algumas numerações de notas. Esta função é usada quando você pula a numeração de algumas notas, seja por acidente ou falha de sistema. Por exemplo, você emitiu as notas 199, 200, 201 mas pulou a 202 e a 203, continuando a 204. Desta forma as notas que emitiu estão nesta sequência: 199, 200, 201, 204, 205, 206…. A inutilização também possui regras, consulte seu contador para saber se pode realizá-la antes de fazer o procedimento.

Pela legislação você não pode emitir duas notas com o mesmo número e série, mas também não deve deixar buracos na numeração. Quando isso ocorre você pode fazer a inutilização da nota, indo no menu NOTAS FISCAIS, em EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS, botão AÇÃO, NOTA FISCAL ELETRÔNICA, em INUTILIZAR NUMERAÇÃO.

Assim como a carta de correção a inutilização é um pequeno cadastro. Por isso precisa clicar em ADICIONAR para criar uma inutilização e, quando terminar de preencher, clique em SALVAR. Ela possui os seguintes campos:

• ANO: é o ano de referência, informe só os últimos 2 dígitos. Por exemplo, ao invés de informar 2015 informe 15;

• MODELO: preencha com 55 se estiver inutilizando NF-e ou 65 caso seja NFC-e;• SÉRIE: é a mesma série que usa para emitir as notas. Você pode descobrir qual

usar consultando outras notas do mesmo modelo que emitiu (observe o campo série). Normalmente o sistema vem pré-configurado para emitir as NF-e modelo 55 com série 001 e as NFC-e modelo 65 com série 002. A série tem que coincidir com a que está usando. Entretanto, na nota a série entra com os 3 dígitos (001, 002…), mas aqui ela entra como um número inteiro (apenas 1, 2…);

• NUMERAÇÃO INICIAL e NUMERAÇÃO FINAL: nestes campos você informa a faixa de numeração que quer inutilizar. Se você precisa inutilizar as notas 200 a 210, por exemplo, o número inicial seria 200 e o final 210. Se você pulou só uma nota pode informar o mesmo número dela nos 2 campos. É importante salientar que não pode haver nenhuma nota transmitida com sucesso na faixa de numeração. Por exemplo, se tentar inutilizar a faixa de 200 a 210 mas chegou a emitir a nota 206 não conseguirá realizar a inutilização (será rejeitada);

• PROTOCOLO: é preenchido automaticamente quando transmitir a inutilização com o número de protocolo dela;

• JUSTIFICATIVA: informe o porque de estar inutilizando, com no mínimo 15 e no máximo 250 caracteres (incluindo espaços).

Quando terminar clique no botão INUTILIZAR para transmitir as informações para a receita. Se tudo der certo o protocolo será capturado e, a partir daí, a faixa de numeração estará inutilizada.

Página 38

CONFIGURANDO E EMITINDO A NFS-e

Como citado anteriormente, alguns sistemas emitem a NFS-e, a nota de serviço municipal. Nos tópicos acima, mais especificamente em configurações, registro do sistema e no cadastro do cliente, mencionamos alguns campos e configurações que podem ser necessários para a transmissão da NFS-e. Agora falaremos mais especificamente sobre os 2 módulos que permitem gerar e enviar a NFS-e.

Antes de mais nada é necessário dizer que a NFS-e é totalmente diferente da NF-e ou da NFC-e. Estas duas últimas são notas emitidas em ambiente nacional e possuem um padrão de nomenclatura, campos, erros, enfim, a experiência obtida em uma cidade/estado serve como aprendizado para outra, porque os erros e características são os mesmos. Entretanto, na NFS-e a coisa muda de figura. Esta nota é municipal e cada cidade segue seu padrão, ou seja, algumas cidades podem exigir o preenchimento de informações que são opcionais ou até mesmo não existem em outras cidades. Pela impossibilidade de testar a nota em cada cidade e de conhecer todas as informações de todas as cidades não garantimos a disponibilidade desta função para sua cidade, bem como nosso suporte será limitado a erros simples comuns em todas as situações, como os de certificado, por exemplo. Nós oferecemos a NFS-e em nosso sistema como cortesia, mas não é um módulo oficialmente disponível e suportado. Caso este recurso seja imprescindível para você é fundamental o teste dele antes da compra, justamente por não darmos garantia de funcionamento.

Dito isso, vamos finalmente aprender como emitir esta nota. Para a emissão da NFS-e criamos 2 módulos, um onde você cadastra sua lista de serviços e as configurações fiscais destes serviços e outro especificamente para emitir a NFS-e.

TABELAS PARA NOTAS DE SERVIÇOS

Neste módulo, que fica no menu NOTAS FISCAIS, você fará o cadastro dos serviços que presta.

Página 39

As informações deste módulo são praticamente todas fiscais e você vai obtê-las com seu contador. Além disso o módulo já coloca alguns campos como obrigatórios, então basta preenchê-los de acordo com as instruções que receber. Neste módulo a única informação que realmente não faz parte do xml da nota de serviço é o campo CÓDIGO IMPOSTO IBPT. Neste campo você vai colocar o código da tabela do IBPT para cálculo do imposto (lei do imposto na nota). O texto referente aos tributos é automático e será automaticamente combinado com a descrição do serviço quando gerar a NFS-e.

NOTA FISCAL DE SERVIÇO

Também presente no menu NOTAS FISCAIS, é neste módulo que vai emitir suas notas fiscais. A obrigatoriedade do preenchimento de alguns campos dependerá de sua cidade, por isso não citaremos quais deve preencher, embora naturalmente deve considerar os valores. E falando sobre valores, este módulo permite que você emita a NFS-e sem digitar uma lista de itens para ela, mas dependendo do município pode ser necessário preencher a NFS-e com uma lista de serviços. O sistema funcionará assim: caso você adicione itens (serviços) na lista os valores da nota serão automaticamente preenchidos com as somatórias dos itens. Já se não incluir nenhum item (serviço) o sistema usará o valor que você mesmo digitar direto na nota.

Página 40

As informações contidas na seção INFORMAÇÕES DA TRANSMISSÃO são preenchidas automaticamente quando transmitir a nota fiscal. Entretanto elas foram deixadas em aberto para digitação porque já experimentamos problemas na recepção da resposta da transmissão da NFS-e. A nota de serviço costuma ser gerenciada por empresas contratadas pelas prefeituras, e nem sempre a infraestrutura destas empresas está adequada a demanda, por isso é relativamente normal alguns erros de transmissão por sobrecarga no sistema deles.

O cadastro da NFS-e também possui mais alguns subcadastros. Clicando em AÇÃO você verá os módulos DEDUÇÕES DA NFS-e e PARCELAS DA NFS-e, onde pode incluir as listas de deduções detalhes do pagamento da NFS-e, caso ela seja parcelada.

Também no botão AÇÃO você terá acesso à função GERAR E TRANSMITIR NFS-E (que emite a NFS-e e envia ela pela internet), CANCELAR NFS-E (para cancelar uma nota previamente transmitida), CONSULTAR DISPONIBILIDADE... (que permitirá verificar se o sistema emite NFS-e para sua cidade), ABRIR NFS-E NO NAVEGADOR (que abre o link de consulta da NFS-e no navegador) e SALVAR LISTA DE CIDADES SUPORTADAS EM ARQUIVO. Esta última função monta uma lista com todas as cidades suportadas pelo sistema, mas a seguir procuraremos manter uma lista atualizada.

Uma observação importante: no caso da NFS-e os schemas variam de cidade para cidade em função do modelo/provedor usado em cada cidade. Por isso o sistema não instala os schemas automaticamente como ocorre com a NF-e e NFC-e. Você deve baixa-los no site da sua cidade e colocá-los na pasta schemasnfse, dentro da pasta de instalação do programa. Nós até disponibilizamos cópias dos schemas de cada provedor (observe as subpastas dentro da pasta schemasnfse), mas recomendamos baixar a versão mais atual deles no site de emissão de notas de sua cidade.

Página 41

Apêndice ANotas de Devolução

Ao emitir uma nota de devolução alguns campos precisam ser considerados:

• FINALIDADE: o campo finalidade na nota fiscal deverá ser preenchido com a opção 4 – DEVOLUÇÃO;

• CHAVE NOTA REFERENCIA: indique neste campo a chave da nota eletrônica original. Por exemplo, se está devolvendo uma mercadoria ao fornecedor, esta seria a chave da nota de compra. Caso a nota original não seja eletrônica ou caso haja mais de uma nota pode usar a função NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS do botão AÇÃO, que permite incluir várias notas, sendo NF-e, NFC-e, CT-e, notas modelo 1, 1A e 2, notas de produtor rual e cupons fiscais (ECF). Cada tipo de nota requer o preenchimento de certos campos, indicados na tela.

Apêndice BNotas Fiscais Referenciadas

No botão AÇÃO do módulo de emissão de notas fiscais há uma função NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS, que é específica para incluir este tipo de nota, geralmente necessária em notas de devolução, como vimos no apêndice A.

Se a nota referenciada for uma NF-e ou NFC-e deve preencher o campo CHAVE NF-E/NFC-E. Já se for um conhecimento de frete eletrônico (CT-e) deve preencher o campo CHAVE CT-E. Caso seja uma nota modelo 1, 1A, 2, ou de produtor rural, preencha a UF, o mês ano de referência (no formato AAMM, sem barra), o CPF ou CNPJ do emitente, modelo, série e número da nota. Se for nota de produtor rural ainda pode preencher a inscrição estadual, caso ele possua. Por fim, caso seja um cupom fiscal referenciado, indique o número do ECF e o COO do cupom.

Apêndice CParcelas da Nota Fiscal

No botão AÇÃO do módulo de emissão de notas fiscais há uma função PARCELAS DA NOTA FISCAL, que o nome indica, permite a inclusão de parcelas na nota, que serão impressas no DANFE, incluídas no XML, e permitem a impressão de duplicatas. Para a impressão da duplicata é necessário que o campo DUPLICATA esteja marcado. Se a parcela for gerada automaticamente de um movimento financeiro, o código interno deste movimento será incluído no campo NR. CONTROLE, para facilitar sua localização. Caso

Página 42

este número esteja preenchido ele será o número da duplicata, senão o sistema usará o número da nota seguido de uma letra, baseado no número sequencial da duplicata.

Apêndice DStatus da Nota Fiscal

Durante o processo de assinatura digital e transmissão de notas eletrônicas o sistema atualiza o campo status da nota com um texto que permite a identificação do estado atual dela. Os valores são estes:

• XML GERADO: indica que o xml da nota foi gerado, mas ela não foi transmitida ao Sefaz;

• EMITIDA OFF-LINE: indica que a nota foi gerada em contingência off-line (apenas NFC-e modelo 65) e ainda precisa ser transmitida;

• ERRO DE DUPLICIDADE: indica que a nota já foi transmitida, mas houve uma tentativa posterior de transmissão dela. Isso geralmente ocorre quando há algum problema na transmissão que impede a captura dos dados e o usuário tenta transmitir de novo por achar que não deu certo na primeira tentativa. Nestes casos siga o procedimento indicado no artigo que trata sobre duplicidade em nosso site: https://www.soriodev.com.br/blog.php?article=34;

• ERRO DE TRANSMISSÃO: indica que ocorreu algum erro durante a transmissão da nota (exceto de duplicidade, que é tratado com um status diferenciado). É preciso verificar pela mensagem ou pelos logs qual erro ocorreu e resolvê-lo, para só então transmitir a nota novamente;

• NOTA TRANSMITIDA: indica que a nota eletrônica foi transmitida com sucesso ao Sefaz, não sendo necessário fazer mais nada. O sistema assume este status após a transmissão, quando consegue capturar o protocolo. Geralmente, quando não consegue capturar o protocolo houve algum erro durante o processo de envio, mas caso não tenha ocorrido nenhuma mensagem indicando este erro o status pode ficar como XML GERADO;

• NOTA CANCELADA: indica que a nota foi cancelada junto ao Sefaz, não sendo necessário fazer mais nada;

• PENDENTE DE VERIFICAÇÃO: indica que a nota foi gerada, transmitida e houve erro. Devido a configuração do sistema ele gerou uma segunda nota em contingência off-line (apenas NFC-e modelo 65) para substituir esta que ficou pendente. Embora esteja indicada como pendente, como o erro ocorrido foi na conexão não há como ter certeza se a nota chegou ou não a ser aceita pelo Sefaz. Nesta situação você deve consultar ela no site do Sefaz, cancelando ela caso encontre. Já se realmente ela não chegou a ser autorizada no Sefaz pode inutilizar a numeração. Em nosso site temos um artigo que explica com maiores detalhes estes processo: https://www.soriodev.com.br/blog.php?article=42

Alguns status podem ser incluídos ou removidos com o passar do tempo. Os status emitida off-line e os referentes a erro de duplicidade e de transmissão foram inseridos na versão 8.064.

Página 43

Apêndice ETransmissão/Cancelamento de NFC-e Pendentes

Esta é uma função nova disponibilizada na versão 8.076, cuja finalidade é tratar de forma mais rápida e automática sobre o que fazer com as NFC-e (apenas NFC-e, modelo 65) que ainda não foram enviadas para a receita.

O funcionamento é simples:

1. Selecione o período que deseja tratar. Somente as notas emitidas neste período serão incluídas no procedimento;

2. Na seção AÇÕES, marque quais procedimentos deseja realizar;

3. Caso existam procedimentos relativos a cancelamento e/ou inutilização marcados, especifique mais abaixo as justificativas que o sistema deve usar para todos os cancelamentos e inutilizações que venha a fazer;

4. Clique em PESQUISAR. De acordo com as opções que marcou em AÇÃO o software localizará as notas que precisam ser tratadas;

5. Caso localize alguma nota, os botões EXECUTAR e CANCELAR ficarão

Página 44

habilitados e, ao mesmo tempo, o painel com as configurações vai sumir e o botão TRANSMITIR ficará desabilitado. Caso clique em CANCELAR o software volta ao estado anterior sem fazer nada. Já caso clique em EXECUTAR ele fará os procedimentos que instruiu.

Os procedimentos são aqueles que você marca na seção AÇÕES. São eles:

• 1. TRANSMITIR NOTAS EM CONTINGÊNCIA OFF-LINE: ao marcar este campo o sistema vai pesquisar todas as notas emitidas em contingência que ainda não foram transmitidas, claro, dentro do período especificado;

• 1. CONSULTAR NOTAS PENDENTES QUE POSSUEM CHAVE: ao marcar este campo o sistema vai tentar consultar na receita as notas que tem chave mas estão sem protocolo, com o objetivo de tentar atualizar o cadastro delas. Uma vez feito este procedimento o sistema poderá ainda executar outros procedimentos, dependendo da marcação dos campos e do resultado da consulta:◦ 2. CANCELAR AUTOMATICAMENTE CASO CONFIRME O ENVIO: caso

marcado, se a consulta feita pela ação anterior o software conseguiu obter o protocolo da nota, o sistema fará o cancelamento automático dela. IMPORTANTE: este recurso só é interessante se você ativou a configuração para que as NFC-e no PDV sejam reemitidas em contingência off-line quando ocorrer erro no envio. Nesta situação presume-se que existem 2 notas, uma emitida em contingência, que é a que deve permanecer, e esta que foi enviada à receita, que deve ser cancelada. Se você não usa esta configuração NÃO ATIVE ESTA OPÇÃO, pois cancelará uma nota legítima;

◦ 2. INUTILIZAR AUTOMATICAMENTE SE NÃO FOI ENVIADA: ao marcar esta opção, se a consulta não retornou protocolo e a nota tem número, o sistema vai inutilizar este número automaticamente. É importante dizer que a inutilização só vai funcionar se a nota tem número, o que é bastante provável nos casos em que até foi gerara uma chave para ela;

• 1. NAS NOTAS PENDENTES SEM CHAVE, INUTILIZAR SE ELA TIVER NÚMERO, CASO CONTRÁRIO TENTAR TRANSMITIR: esta opção é bastante explicativa: se a nota está pendente e não tem chave de consulta o sistema tomará uma de duas ações: se ela não tem número, tenta transmitir. Se ela tem número, tenta inutilizar. E no caso de a inutilização falhar o sistema poderá executar a operação abaixo:◦ 2. EM CASO DE ERRO AO INUTILIZAR, TRANSMITE PARA CAPTURAR

CHAVE DA MENSAGEM DE ERRO DE DUPLICIDADE, DEPOIS CONSULTA PARA PEGAR PROTOCOLO: marcando esta opção o sistema tentará transmitir a nota, e em caso de erro de duplicidade, capturar sua chave e protocolo através de consulta. Se o sistema conseguir atualizar os dados e capturar o protocolo, mais uma nova opção se abrirá:▪ 3. EM CASO DE ERRO AO INUTILIZAR, CANCELAR

AUTOMATICAMENTE APÓS CAPTURAR A CHAVE: se marcar este o sistema vai cancelar a nota caso tenha conseguido obter o protocolo no passo anterior. IMPORTANTE: este recurso só é interessante se você ativou a configuração para que as NFC-e no PDV sejam reemitidas em contingência off-line quando ocorrer erro no envio. Nesta situação presume-se que existem 2 notas, uma emitida em contingência, que é a que deve permanecer, e esta que foi enviada à receita, que deve ser cancelada. Se você não usa esta configuração NÃO ATIVE ESTA OPÇÃO, pois cancelará

Página 45

uma nota legítima;• 1. REENVIAR AUTOMATICAMENTE NOTAS SEM CHAVE: ao marcar este campo

o sistema tentará transmitir todas as notas que estão sem chave de consulta e protocolo.

Agora vamos analisar um pouco as opções acima. Primeiramente, o cancelamento. Você deve usá-lo com muito cuidado, para não cancelar nota que não deveria. Conforme consta destacado em vermelho, é indicado que estas opções de cancelamento só sejam usadas quando está emitindo NFC-e apenas no PDV, e quando ele está configurado para refazê-las elas em contingência off-line quando ocorrer falha de conexão. Nestas situações você poderá ter 2 notas no sistema, a original que falhou, e a emitida em contingência, que é a válida. Para aquela original você deverá tomar uma destas duas ações: se a receita recebeu ela, cancela, senão, inutiliza a numeração. Mesmo nas falhas de conexão pode ocorrer de a receita receber uma nota, pois o processo é feito em duas etapas, uma de envio e outra que processa o retorno. Se o erro ocorreu na etapa de retorno a nota pode ter sido autorizada pela receita. Se a receita recebeu a nota você ficaria com 2 notas para a mesma venda, tendo que cancelar a primeira (que deu falha de conexão) para evitar pagar o imposto duas vezes.

Outro detalhe que devemos observar é justamente o modo de trabalho. Se você só emite NFC-e no PDV e trabalha reemitindo em contingência, então pode, a seu critério, marcar todos os campos, exceto o último. Por outro lado, se também emite NFC-e no retaguarda ou se não reemite elas em contingência, deixando pendentes no sistema, então o ideal seria utilizar estas opções: 1. CONSULTAR NOTAS PENDENTES QUE POSSUEM CHAVE e 1. REENVIAR AUTOMATICAMENTE NOTAS SEM CHAVE. Depois processa o que sobrar de notas manualmente, uma a uma se precisar.

Note também que ao clicar sobre os campos, alguns podem ser habilitados ou desabilitados. Isso é feito para garantir a sequência lógica do que pode ou não fazer, evitando que dê ordens conflitantes ao sistema. Por exemplo, o último campo orienta a transmitir todas as notas sem chave, enquanto uma das opções acima orienta a inutilizar se elas não tiverem número. Como os 2 campos entram em conflito um desabilita o outro se for marcado.

Dito tudo isso, uma consideração final: use este módulo com muito cuidado, pois ele pode cancelar e inutilizar numerações indevidamente. O módulo tenta prever as possibilidades e automatizar ao máximo as ações, sendo mais útil para mercados que emitem centenas ou milhares de notas ao dia, com muitas falhas. Mas ao mesmo tempo em que ele pode agilizar, também pode aumentar a chance de erros mais graves. Existe um “sem fim” de possíveis problemas que podem ocorrer com as notas, se você emite poucas é mais recomendável tratar os erros individualmente em vez de usar este módulo, pois devem ser poucos no decorrer do dia.

Apêndice FEmissão de notas a partir de Ordens de Serviço

Os programas GE-INFO 4U, GEMOTOR 4U e PREXEC 4U possuem módulo para ordem

Página 46

de serviço, e assim como no módulo de vendas é possível emitir notas neste módulo clicando em AÇÃO, e em EMITIR NOTA FISCAL. Porém, nesta emissão, além da escolha do modelo (55 ou 65) é possível também escolher se a nota terá apenas os produtos, apenas os serviços, ou todos os produtos e serviços constantes na O.S.

No layout 3.10 da nota eletrônica a emissão se dava normalmente, pois normalmente é emitida uma NF-e e não NFC-e para as O.S. Porém, com o novo layout 4.00 as formas de pagamento que antes existiam apenas nas NFC-e agora estão presentes na NF-e também. Devido a isso, caso você emita uma nota apenas dos produtos ou dos serviços haverá uma inconsistência na nota gerada pelo sistema: a soma das formas de pagamento será superior ao total da nota. Isso fará com que ocorra a rejeição 866 (ausência de troco quando o valor dos pagamentos informados for maior que o total da nota) ao tentar transmitir a nota. Para resolver neste caso você deve alterar a nota, ir na aba FORMAS DE PAGAMENTO e alterar o valor das formas de maneira que a soma delas seja igual ao total da nota. O sistema não pode fazer este procedimento sozinho porque havendo mais de uma forma ele não tem como discernir qual seria sua prioridade.

Página 47