EQUIPE DE ELABORAÇÃO -...

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  • 0

  • 1

    EQUIPE DE ELABORAO

    EMPRESA JNIOR

    INOVAES TECNOLGICAS EM ENGENHARIA DE PROCESSOS

    Caroline Lucca Belladona

    Diretora de Projetos

    Telefone: (55) 99632-5457

    E-mail: [email protected]

    Laura Degrandi Sehn

    Gerente de Projetos

    Telefone: (51) 98118-3946

    E-mail: [email protected]

    Joana Contini Bernardi

    Gerente da Consultoria

    Telefone: (55) 98101-1948

    E-mail: [email protected]

    Ananda Bulegon Ferreira

    Consultora

    Telefone: (55) 99949-3342

    E-mail: [email protected]

    Anderson Cardoso Fassini

    Consultor

    Telefone: (55) 99978-0774

    E-mail: [email protected]

    Andressa de Oliveira Silva

    Consultora

    Telefone: (55) 99134-3463

    E-mail: [email protected]

  • 2

    Eloise Dallanora Rubin

    Consultora

    Telefone: (55) 99681-3570

    E-mail: [email protected]

    Jader Stefanello

    Consultor

    Telefone: (55) 99641-1062

    E-mail: [email protected]

    PROFESSOR ORIENTADOR

    Eng. Prof. Dr. Alberto Schmidt

    Docente do Curso de Engenharia de Produo UFSM

    Avaliador do Programa Gacho de Qualidade e Produtividade

  • 2

    SUMRIO

    SIGLAS.............................................................................................................................. 3

    LEGENDA DOS FLUXOGRAMAS ................................................................................... 4

    INTRODUO .................................................................................................................. 5

    ACOMPANHAMENTO DE VIDA ACADMCIA DO ALUNO .......................................... 6

    ATENDIMENTO AO PBLICO EM GERAL .................................................................... 7

    ATUALIZAO DE SITE E MDIAS SOCIAIS DO CURSO ........................................... 8

    COMPRA DE MATERIAL PERMANENTE ...................................................................... 9

    CONTROLE DAS FINANAS ........................................................................................ 10

    CONTROLE DO PATRIMNIO ...................................................................................... 11

    EMPENHO ORDINRIO ................................................................................................. 12

    EXPEDIO DE CORRESPONDNCIA ....................................................................... 13

    Protocolo de sada ..................................................................................................... 15

    ORGANIZAO E CONTROLE DO ARQUIVO ............................................................ 16

    ORGANIZAO DE EVENTOS ..................................................................................... 17

    RECEBIMENTO DE CORRESPONDNCIA ................................................................. 19

  • 3

    SIGLAS

    CCSH Centro de Cincias Sociais e Humanas

    CPD Centro de Processamento de Dados

    DCF Departamento de Contabilidade e Finanas

    NECO Ncleo de Controle e Execuo Oramentria

    SIAFI Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal

    SIE Sistema de Informaes Educacionais

    UFSM Universidade Federal de Santa Maria

  • 4

    LEGENDA DOS FLUXOGRAMAS

    Para melhor entendimento dos processos foram criadas legendas para os

    fluxogramas, estas legendas se dividem em preenchimento, para definir quem

    o responsvel pela etapa do processo, e simbologia, que padro para o

    modelo de fluxograma utilizado, para definir qual o tipo da etapa.

    Preenchimento

    Simbologia

  • 5

    INTRODUO

    Este manual visa descrever os processos realizados pelas secretarias dos

    cursos do Centro de Cincias Sociais e Humanas (CCSH) da UFSM

    (Universidade Federal de Santa Maria). Nele encontram-se as funes

    relacionadas ao setor administrativo e, tambm, s atividades cotidianas.

  • 6

    ACOMPANHAMENTO DE VIDA ACADMICA DO ALUNO

    O acompanhamento de vida acadmica do aluno o ajuda a tomar

    importantes decises durante o perodo de formao, pois serve para

    direcionar o discente conforme suas necessidades.

    Quando algum aluno chega at a secretaria para pedir informaes

    sobre a sua situao acadmica, o responsvel pela Secretaria acessa o

    SIE (Sistema de Informaes Educacionais);

    Em seguida, o responsvel pela Secretaria abre o relatrio de

    integralizao curricular do aluno, onde possvel verificar as disciplinas

    cursadas, matriculadas e no vencidas pelo aluno;

    Por fim, o responsvel pela Secretaria passa as informaes ali contidas

    para o aluno e, se necessrio, o orienta a entrar em contato com o

    Coordenador do Curso ou com alguma subunidade, de acordo com as

    necessidades em questo.

  • 7

    ATENDIMENTO AO PBLICO EM GERAL

    Sempre que algum entrar em contato com a secretaria do curso, deve-se

    tentar, dentro do possvel, auxili-lo em todas as suas necessidades, ou at

    mesmo encaminhar o solicitante at alguma instncia que possa lhe dar a

    informao requerida.

    Se o contato for telefnico, o responsvel pela Secretaria atende ao

    telefone cordialmente e apresenta-se;

    Se o atendimento no for relacionado ao Curso, o responsvel pela

    Secretaria indica para onde o solicitante deve ligar;

    Se o atendimento for telefnico ou presencial e estiver relacionado com

    as funes da Coordenao do Curso, o responsvel pela Secretaria

    auxilia o solicitante de forma a suprir suas necessidades, de acordo com

    o possvel.

  • 8

    ATUALIZAO DE SITE E MDIAS SOCIAIS DO CURSO

    A atualizao consiste na divulgao de notcias referentes ao curso,

    como atas do Colegiado, defesas de TCC, oportunidades de estgio,

    oportunidades de intercmbio, eventos do curso, entre outras notcias

    relevantes.

    A Coordenao do Curso divulga notcias referentes ao curso, como

    prazo para solicitao de matrcula, oportunidades de bolsa, entre outros

    no site;

    A Coordenao do Curso divulga o link da notcia na pgina do

    Facebook do curso.

    OBS: Alguns cursos no possuem pgina no Facebook.

  • 9

    COMPRA DE MATERIAL PERMANENTE

    A compra de material permanente serve para melhor atender s

    necessidades fsicas da Coordenao do Curso.

    No incio do ano, quando liberado o oramento para o Curso, o

    responsvel pela Secretaria solicita ao Coordenador quais so as

    necessidades de compra de material permanente;

    Assim que o Coordenador verificar as necessidades, o responsvel pela

    Secretaria elabora uma planilha com os itens;

    Se todos os itens puderem ser adquiridos, realizado o empenho, cujo

    processo est descrito no manual dos processos do NECO (Ncleo de

    Execuo e Controle Oramentrio), disponibilizado na Direo;

    Se no for possvel adquirir todos os itens, o responsvel pela Secretaria

    pede para o Coordenador identificar as prioridades de compra e,

    conforme o oramento, fazer o empenho para a compra;

    Se for preciso comprar algum material permanente e no houver recurso

    financeiro disponvel, a Coordenao verifica a possibilidade de compra

    com carto corporativo, cujo processo est descrito no manual dos

    processos do NECO, disponibilizado na Direo.

  • 10

    CONTROLE DAS FINANAS

    O Controle das Finanas realizado a partir do momento em que o curso

    recebe a dotao oramentria, ou seja, o regulamento de quanto ele pode

    gastar em determinado perodo.

    A Direo do CCSH envia a dotao oramentria para o a

    Coordenao do Curso;

    A Coordenao do Curso verifica qual a fonte do capital, ou seja, se

    permanente ou de custeio;

    A Coordenao do Curso verifica se h possibilidade de transformar o

    capital permanente em capital de custeio, e vice-versa;

    A Coordenao do Curso prioriza os gastos, de acordo com a sua

    necessidade;

    Quando a Coordenao do Curso solicitar alguma compra pelo SIE, o

    NECO executa a compra;

    O NECO controla os gastos do curso.

    OBS.: Alguns cursos possuem sua prpria planilha de gastos,

    possibilitando um controle mais rigoroso dos gastos.

  • 11

    CONTROLE DO PATRIMNIO

    O Controle do Patrimnio existe para que a Coordenao do Curso tenha

    maior domnio sobre os seus bens, facilitando a identificao em casos de

    furtos e perdas ou localizao de bens.

    A Coordenao do Curso abre a planilha de controle de bens sempre

    que for necessrio, como no caso de algum solicitar a localizao de

    um bem;

    Caso o bem esteja cadastrado na planilha, a Coordenao do Curso

    informa a sua localizao ao solicitante;

    Se no estiver na planilha, a Coordenao do Curso procura pelo bem

    em suas dependncias do curso;

    A Coordenao do Curso atualiza a planilha de bens anualmente e

    quando ocorre a troca de coordenador.

  • 12

    EMPENHO ORDINRIO

    Este processo tem a finalidade de formalizar e efetivar o pagamento de

    algum servio contratado pela UFSM. Seu valor varia em cada caso e o

    recurso proveniente do CCSH. Exemplos de empenho: compra de material

    permanente, pagamento de taxa de inscrio, pagamento de pr-labore.

    Com a necessidade de um empenho ordinrio, o responsvel pela

    secretaria coleta os dados referentes ao servio ou compra a partir do

    registro de preos, que uma lista de todos os produtos e servios para

    os quais a UFSM j possui licitao para a compra. Alm disso, as

    subunidades podem fazer a taxa de inscrio ou locao de servios;

    O responsvel pela secretaria acessa o SIE e preenche os dados

    extrados do registro de preos referentes ao empenho;

    O responsvel pela secretaria tramita o empenho ao NECO;

    O NECO acessa o SIE para conferir os dados. Caso no estejam

    corretos, a secretaria do curso orientada a corrigi-los. Caso estejam

    corretos, o NECO informa a fonte do recurso e tramita o empenho ao

    DCF (Departamento de Contabilidade e Finanas);

    O DCF cadastra o empenho no SIAFI (Sistema Integrado de

    Administrao Financeira do Governo Federal) e repassa o mesmo

    empresa responsvel pelo servio ou venda do produto.

  • 13

    EXPEDIO DE CORRESPONDNCIA

    Sempre que for necessrio enviar algum documento, formalmente, a outra

    subunidade ou instituio, necessrio realizar a expedio de

    correspondncia.

    Quando surge a necessidade de enviar alguma correspondncia, o

    responsvel pela Secretaria elabora o documento que precisa ser

    enviado;

    Se for memorando, ofcio ou ordem de servio, o responsvel pela

    Secretaria verifica a numerao, na planilha de controle, e numera o

    documento. Anualmente, a planilha atualizada;

    Com o documento pronto, o responsvel pela Secretaria faz uma cpia

    dele ou o digitaliza;

    Se a correspondncia for externa instituio, o responsvel pela

    Secretaria realiza o envio pelos Correios, utilizando o carto corporativo,

    caso a correspondncia no seja entregue em mos. Esse processo

    est descrito no manual dos processos do NECO, disponibilizado na

    Direo;

  • 14

    Se a correspondncia for destinada a alguma subunidade da instituio,

    o responsvel pela Secretaria preenche o protocolo de sada, conforme

    descrito a seguir;

    Se for preciso o protocolo de sada, o responsvel pela Secretaria faz

    uma cpia do livro de protocolo j com a assinatura de quem recebeu a

    correspondncia;

    Aps isso, o responsvel pela Secretaria arquiva a cpia da

    correspondncia enviada e a cpia do livro de protocolo, caso este seja

    necessrio.

  • 15

    Protocolo de sada

    Por questes de controle e registro, sempre que a Coordenao do Curso

    envia alguma correspondncia, preciso registrar o envio no protocolo de

    sada.

    Primeiramente, o responsvel pela Secretaria pega a correspondncia a

    ser enviada;

    Em seguida, o responsvel pela Secretaria pega o livro de protocolo de

    sada;

    Aps isso, o responsvel pela Secretaria preenche o protocolo com os

    dados referentes entrega da correspondncia, como data, tipo de

    entrega (via malote ou presencial) e pessoa que recebeu;

    Depois, o responsvel pela Secretaria vai at o local de entrega, seja

    diretamente na subunidade final ou na Direo do CCSH, para envio via

    malote;

    Assim, o responsvel pela Secretaria coleta a assinatura de quem

    receber a correspondncia;

    Aps a coleta da assinatura, o responsvel pela Secretaria realiza a

    entrega da correspondncia;

    Por fim, o responsvel pela Secretaria guarda o livro de protocolo.

  • 16

    ORGANIZAO E CONTROLE DO ARQUIVO

    O Controle do Arquivo Permanente ajuda a controlar e localizar facilmente

    os documentos que esto arquivados.

    O responsvel pelo curso recebe ou expede algum arquivo, como atas

    do Colegiado, atas de formatura, arquivos da semana acadmica;

    O responsvel armazena o arquivo no arquivo permanente da

    Coordenao do Curso.

  • 17

    ORGANIZAO DE EVENTOS

    Os eventos promovidos pelos cursos se caracterizam por contribuir com a

    aprendizagem extracurricular, possibilitando aos alunos um contato que vai

    alm do que visto em sala de aula e, consequentemente, complementando a

    formao deles.

    Quando surge a necessidade da Coordenao de algum curso realizar

    um evento, o responsvel pela realizao (Secretaria do Curso,

    comisso de alunos, de acordo com a necessidade) elabora o projeto do

    evento, verificando a utilizao de algum espao fsico, a quantia de

    pessoas participantes, a necessidade de algum material grfico, a

    necessidade de efetuar uma viagem para a realizao do evento, entre

    outras demandas;

    Com o projeto elaborado, o responsvel abre as inscries para o

    evento. Isso geralmente feito por meio de alguma ferramenta online ou

    presencialmente;

    Depois, o responsvel providencia cada item anteriormente elencado na

    elaborao do projeto do evento;

    Se for necessrio comprar algum material para o evento, o responsvel

    solicita o empenho da compra na Secretaria do Curso, cujo processo

  • 18

    est descrito no manual dos processos do NECO, disponibilizado na

    Direo;

    Aps isso, o responsvel aguarda a realizao do evento;

    Caso seja necessrio emitir certificados de participao, o responsvel

    pela Secretaria do Curso acessa o SIE e registra o projeto do evento;

    Em seguida, o responsvel pela Secretaria manda para o CPD (Centro

    de Processamento de Dados) a listagem dos participantes e um modelo

    de certificado;

    Aps isso, o responsvel pela Secretaria aguarda o CPD enviar o link

    para o acesso aos certificados;

    Com o link em mos, o responsvel pela Secretaria envia um e-mail

    para todos os participantes do evento;

    Por fim, o responsvel pela Secretaria disponibiliza o link no site do

    Curso.

  • 19

    RECEBIMENTO DE CORRESPONDNCIA

    Quando algum precisar entrar em contato com o curso formalmente, a

    secretaria dever receber a correspondncia anteriormente enviada.

    Se a entrega da correspondncia no for efetuada presencialmente, o

    responsvel pela Secretaria ter de ir Direo do CCSH para pegar o

    malote. Se no houver nenhuma correspondncia, o processo

    finalizado;

    Aps isso, seja o envio feito por malote ou presencialmente, o

    responsvel pela Secretaria verifica se preciso assinar o protocolo de

    entrada;

    Se for alguma documentao, o responsvel pela Secretaria assina o

    protocolo de entrada;

    Aps isso, o responsvel pela Secretaria verifica o contedo da

    correspondncia e analisa sua demanda;

    Por fim, o responsvel pela Secretaria arquiva a correspondncia.

  • 20