Escritório de Projetos no DEC

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O ESCRITO ESCRITÓÓRIO DE PROJETOS NO RIO DE PROJETOS NO DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E CONSTRUE CONSTRUÇÇÃO DO EXÃO DO EXÉÉRCITORCITOBRASILEIRO: BRASILEIRO: UMA PROPOSTAUMA PROPOSTA

Dissertação apresentada à Escola de Comando e Estado-Maior do Exército, como requisito para a obtenção do título de Mestre em Ciências Militares.

Maj Eng Paulo Cesar de PAOLI

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1.1. INTRODUINTRODUÇÇÃOÃO2.2. REFERENCIAL TEREFERENCIAL TEÓÓRICORICO -- PROJETOS E PROJETOS E

GERENCIAMENTO DE PROJETOSGERENCIAMENTO DE PROJETOS3.3. REFERENCIAL TEREFERENCIAL TEÓÓRICORICO -- ESCRITESCRITÓÓRIO DE RIO DE

PROJETOSPROJETOS4.4. DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E

CONSTRUCONSTRUÇÇÃOÃO5.5. REFERENCIAL METODOLREFERENCIAL METODOLÓÓGICOGICO6.6. PROPOSTAPROPOSTA7.7. CONCLUSÃOCONCLUSÃO

SUMSUMÁÁRIORIO

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1. INTRODU1. INTRODUÇÇÃOÃO

� Problema � O Departamento de Engenharia e Construção

(DEC) necessita de um Escritório de Projetos (EP) para atender a sua demanda de projetos?

� Amplitude e Delimitação� Restrito ao DEC. � Experiências e conhecimentos da FGV-Brasília,

Banco Central, EP-EME, EP-Mato Grosso, DEC, DOC, DOM, D Patr, TCU, Banco do Brasil, SERPRO, OMM-Brasil, SERIO2007, Internet, Bibliotecas.

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� Hipótese � O Departamento de Engenharia e Construção

necessita de um Escritório de Projetos para atender a sua demanda de projetos.

� Justificativa

� A criação do EP pode contribuir para solucionar a crescente demanda de projetos do DEC, que vem aumentando consideravelmente.

� Aperfeiçoar as atividades internas sob a égide da gestão pela qualidade e dos fundamentos da excelência (melhores práticas).

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� Objetivo Principal� Analisar a proposta de criação de EP no DEC.

� Objetivos Específicos� Identificar o tipo de Escritório de Projetos (EP).� Estabelecer a subordinação geral do EP.� Relacionar as missões do EP.� Destacar as atribuições do EP.� Estabelecer as funções/especializações de seus membros

componentes.� Estabelecer a organização do EP.� Estabelecer o processo de implantação do EP.

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� Referências

� ANDREUZZA, Mário. Fundamentos da Gerência de Projetos. FGV, 2005.� ANSELMO, Jefferson. Escritório de Projetos: Um estudo de Caso. USP, 2002.� BANCO CENTRAL. Guia Metodológico de Gerenciamento de Projetos da Fiscalização, 2004.� BARCAUÍ, André; QUELHAS, Osvaldo. Perfil de Escritórios de Gerenciamento de Projetos em

Organizações Atuantes no Brasil.� BRASIL. Exército Brasileiro. � COTA, Marcelo e outros. Definição de Papéis e responsabilidades na Gestão de Projetos na Área

de Fiscalização do Banco Central do Brasil.� DINSMORE, Paul. Diversos.� KERZNER, Harold. Diversos.� PATAH, Leandro; MONTEIRO, Marli. PMO: Uma Visão Geral e Introdução ao Conceito de

Escritório de Projeto, 2006.� PMIRIO. Relatório do Estudo de Benchmarking: Gerenciamento de Projetos Brasil, 2004.� PRADO, Darci. Gerenciamento de Projetos nas Organizações, 2000.� PMI. Um Guia do conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos (PMBOK, 2000).� RABECHINI JR, Roque. Competência e Maturidade em Gestão de Projetos, 2005.� REVISTA TEMA. Escritório de Projetos do SERPRO, 2004.� TCU. O Escritório de Projetos do TCU. Manifestação 7735, 2006.� VASCONCELAS NETA, Dulce. Escritório de Projetos. FGV, 2005.

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1. INTRODU1. INTRODUÇÇÃOÃO� Referências Exército Brasileiro e Ministério da Defesa (2003-2006)

� DEC. Caderno de Encargos da Assessoria de Gestão Ambiental e Projetos Especiais, 2005.� DEC. Diretriz para Elaboração do Macroprojeto Moradia, 2003.� DEC. Diretriz para Elaboração do Macroprojeto Obras de Infra-estrutura, 2003.� DEC. Plano de Gestão, 2005.� EME. Diretriz para a Criação e Implantação do Macroprojeto Gestão Estratégica, 2006.� EME. Implantação e Funcionamento do Escritório de Projetos do Exército, 2006.� EME. Declaração de Escopo do Projeto de Implantação do Escritório Corporativo do EB, 2005.� GAB CMT EB. Caderno de Instrução – Elaboração e Gerenciamento de Projetos, 2005.� GAB CMT EB. Política e Estratégias de Comando do Exército para o Período 2003/2006.� GAB CMT EB. Programa Excelência Gerencial do Exército Brasileiro.� GAB CMT EB. Missão e Visão de Futuro do Exército, Síntese dos Deveres, Valores e Ética, 2003.� GAB CMT EB. Macroprojetos da Força para o Período 2003/2006.� MD. Gerenciamento de Projetos no Sistema de CT e Inovação de Interesse da Defesa, 2003.

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1.1. INTRODUINTRODUÇÇÃOÃO2.2. PROJETOS E GERENCIAMENTO DE PROJETOS E GERENCIAMENTO DE

PROJETOSPROJETOS3.3. ESCRITESCRITÓÓRIO DE PROJETOSRIO DE PROJETOS4.4. DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E


SUMSUMÁÁRIORIO

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2. PROJETOS E GERENCIAMENTO DE 2. PROJETOS E GERENCIAMENTO DE PROJETOSPROJETOS

�Conceito de Projeto (PMBOK)

�Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas, dentro de parâmetros predefinidos de tempo, recursos e qualidade.

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�Conceito de Gerenciamento de Projetos (PMBOK)

�Conjunto de habilidades desenvolvido pela instituição, incluindo conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, destinadas ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade pré-determinados.

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Benefícios obtidos com o Gerenciamento de Projetos

5%

21%

30%

38%

44%

49%

61%

67%

68%

77%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Outros

Maior retorno sobre o investimento (ROI)

Redução dos custos

Aumento da produtividade

Otimização da alocação de recursos humanos

Redução dos prazos

Aumento da qualidade

Maior integração entre as áreas funcionais

Disponibilidade de informação para tomada de decisão

Maior comprometimento com objetivos e resultados

Fonte: Relatório do Estudo de Benchmarking: Gerenciamento de Projetos Brasil, 2004

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Nível de resistência ao tema Gerenciamento de Projetos

1%19%

57%

23%

Extremamente resistente

Resistente

Pouco resistente

Nenhuma resistência


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SUMSUMÁÁRIORIO

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3. ESCRIT3. ESCRITÓÓRIO DE PROJETOSRIO DE PROJETOS

� Definição (PAUL DINSMORE))

� Escritório de Projetos é toda e qualquer estrutura que tenha como objetivo integrar as atividades de gerenciamento de projetos de uma organização, de acordo com as suas metas, estratégias, prioridades e recursos.

� Tipos EP� - Equipe Autônoma de Projeto� - Project Support Office� - Project Management Center of Excellence� - Project Management Office� - Chief Project Officer

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Funções mais comuns nos EP

9%

25%

27%

30%

43%

50%

68%

80%

80%

86%

89%

89%

100%

100%

100%

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

Outros

Pool de recursos para projtos

Designar gerentes de projetos

Seleção e priorização de projetos

Gestão do conhecimento

Auditoria de projetos

Gestão de portfólio de projetos

Definir métricas

Suporte a software de gerência de projetos

Treinamento em gerência de projetos

Coaching no gerenciamento de projetos

Suporte a alta administração

Apoio no Planejamento dos projetos

Controle dos projetos

Definição de Padrões, metodologias e ferramentas


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Quantidade de funcionários em EP

12%

40%

16%

12%

20%Mais de 10funcionários

De 4 a 10 funcionários

3 funcionários

2 funcionários

1 funcionário


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Tempo médio de existência dos EP (2004)

23%

21%

26%

21%

9%

Mais de 4 anos

Entre 2 e 3 anos

Entre 1 e 2 anos

Entre 6 meses e 1 ano

Menos de 6 meses


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Localização dos EP do Banco Central

Fonte: Banco Central do Brasil.

EP Corporativo (Dirad)

EP Fiscalização (Difis)

EP Tecnologia da Informação

(Deinf)

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Localização do EP do SERPRO

Fonte: Serviço Federal de Processamento de Dados.

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Localização do EP do Banco do Brasil

Fonte: Banco do Brasil.

Vice-Presidência Tecnologia e Logística

Diretoria de Logística Diretoria de Tecnologia

Escritório de Projetos

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SUMSUMÁÁRIORIO

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4. DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E 4. DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E CONSTRUCONSTRUÇÇÃO (DEC)ÃO (DEC)

� Missão do DEC

� O Departamento de Engenharia e Construção (DEC) é um Órgão de Direção Setorial do Exército Brasileiro que tem como missões planejar, orientar, coordenar e controlar a realização de obras de engenharia essenciais àoperacionalidade e ao apoio à família militar do Exército, cooperar com o desenvolvimento nacional e supervisionar a administração do patrimônio imobiliário da União jurisdicionado ao Exército.

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4. DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E 4. DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA E CONSTRUCONSTRUÇÇÃO (DEC)ÃO (DEC)

Organograma do DEC

Departamento de Engenharia e Construção

Gabinete Assessorias

Diretoria de Obras Militares

Diretoria de Obras de Cooperação

Diretoria de Patrimônio

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SUMSUMÁÁRIORIO

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5. REFERENCIAL METODOL5. REFERENCIAL METODOLÓÓGICOGICO

� Metodologia� Pesquisa bibliográfica, documental, quantitativa,

qualitativa e de campo.� FGV-Brasília, Banco Central, EP-EME, DEC, DOC, DOM,

D Patr, TCU, Banco do Brasil, SERPRO, OMM-Brasil, SERIO2007, Internet, Bibliotecas.

� 1ª Pesquisa� Objetivo: Definir o modelo, as funções, as missões, a

subordinação, a organização, as funções dos membros e a implantação do EP do DEC.

� Enviada ao DEC, DOM e DOC.� Aceitação dos modelos apresentados (100%).

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2ª Pesquisa: Avaliação de Maturidade do DEC em GP

� Segundo o Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos –MMGP. Utilizado na comunidade de gerenciamento de projetos.

� Respondida pelo DEC.� Pontuação das respostas: A (10), B (6), C (2), D (0)� Fórmula = (100 + TOTAL OBTIDO) / 100� AVALIAÇÃO FINAL = (100 + 140) / 100 = 2,40� O DEC estaria situado no nível 2 (avaliação final = 2,40). O resultado

apresentado significa um nível repetitivo, conhecido ou da linguagem comum.

� Justifica-se este nível por existir na organização um treinamento básico de gerenciamento para os principais envolvidos com gerenciamento de projetos e já se iniciou a utilização de uma linguagem comum em gerenciamento de projetos. Destaca-se também o gerenciamento de projetos de forma não padronizada a não disciplinada.

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Avaliação de Maturidade do DEC em GP

Nível 2 Nível 3 Nível 4 Nível 5

Questão Resposta Questão Resposta Questão Resposta Questão Resposta

1 B 1 D 1 C 1 C

2 B 2 D 2 C 2 C

3 B 3 C 3 C 3 C

4 B 4 C 4 C 4 B

5 B 5 B 5 C 5 C

6 C 6 D 6 C 6 C

7 C 7 D 7 B 7 D

8 C 8 C 8 B 8 B

9 C 9 A 9 B 9 D

10 B 10 A 10 B 10 B

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SUMSUMÁÁRIORIO

29

6. O EP NO DEC: UMA PROPOSTA6. O EP NO DEC: UMA PROPOSTA

• Modelo de Escritório de Projetos

• Como resultado da pesquisa realizada, segundo o conceito de Paul Dinsmore, o modelo de Escritório de Projetos a ser criado no Departamento de Engenharia e Construção seria o de Centro de Excelência em Gerenciamento de Projetos (Project Management Center of Excellence (PMCOE).

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• O Centro de Excelência em Gerenciamento de Projetos no DEC seria o ponto focal da experiência em projetos, sem assumir a responsabilidade pelos resultados dos mesmos.

• A tarefa do Centro de Excelência em Gerenciamento de Projetos é em grande parte de natureza missionária: disseminar a idéia, converter os incrédulos, influenciar positivamente a todos os integrantes do DEC, transformar os adeptos em profissionais, encarregar-se das metodologias de gerenciamento de projetos e do arquivo e disseminação das melhores práticas.

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• Atribuições do EP• - desenvolvimento do Sistema Excelência Gerencial

do Departamento;• - realizar estudos, visando a atualização e o

aperfeiçoamento da organização, dos métodos e das rotinas de trabalho;

• - encarregar-se da execução de projetos específicos determinados pelo Chefe do DEC;

• - fornecer informações resumidas sobre projetos àalta administração do DEC;

• - produzir e distribuir relatórios e gráficos de situação e desempenho dos projetos, baseados em relatórios da equipe do projeto;

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• Atribuições do EP• - manutenção de documentação atualizada relativa

aos principais resultados e produtos do projeto;• - auxiliar na utilização de softwares de planejamento

de projetos;• - verificação da implementação das melhores práticas

em projetos;• - monitorar os desenvolvimentos na disciplina de

gerenciamento de projetos;• - participar de simpósios e conferências sobre o

assunto;• - prover melhorias contínuas na disciplina de

gerenciamento de projetos;

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• Atribuições do EP• - auxiliar na aplicação de softwares de gerenciamento

de projetos;• - garantir a aplicação de lições aprendidas em

projetos;• - transferir conhecimento da disciplina de gerência de

projetos aos gerentes e suas equipes;• - desenvolvimento de currículo para treinamento em

gerência de projetos;• - ajuda no desenho de cursos específicos;• - identificação de fornecedores que possam preparar

e desenvolver cursos;

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• Atribuições do EP

• identificação das competências necessárias para melhora de desempenho dos gerentes de projeto, executivos e dos membros dos times de projeto;

• - apoio à área de treinamento do DEC na realização de cursos;

• - prover treinamentos na metodologia de gerenciamento de projetos;

• - identificar que tipo de treinamento deve ser oferecido e para qual público.

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• Missões

• Realizar estudos, visando o aperfeiçoamento da organização, dos métodos e rotinas de trabalho, encarregando-se do Sistema Excelência Gerencial do Departamento e da execução de projetos específicos determinados pelo Chefe do DEC.

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• Subordinação

• De acordo com a pesquisa realizada à subordinação do Escritório de Projetos do DEC ficaria integrado a Assessoria 3 – Gestão Ambiental e Projetos Especiais.

• Justifica-se esta escolha, pois é a seção mais indicada para a coordenação e controle de projetos no Departamento, possuindo uma experiência adquirida neste tipo de atividade, inclusive com pessoal especializado e com capacitação, estando localizada em local definido, dispondo de mobiliário e de componentes necessários ao funcionamento do EP.

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• Subordinação

DEC

Gab A1 A2 Assessoria 3

Gestão Ambiental e

Projetos Especiais

A4 A5 A6 A7

Escritório de Projetos Recursos Ambientais

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• Organização

• De acordo com a pesquisa, o EP deveria ser organizado com uma composição mínima de três pessoas: um chefe/coordenador e de dois adjuntos. Um dos adjuntos seria o especialista em gerenciamento de projetos e o outro adjunto seria o especialista em softwares de gerenciamento de projetos.

• O local para a instalação do EP seria a Assessoria 3 do DEC.

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• Coordenador do EP• É o gerente do escritório. • Deve ser uma pessoa experiente, com fácil trânsito na

alta administração do DEC, nas diretorias subordinadas e nos principais órgãos do Exército, com as quais se relaciona.

• Deve se relacionar tanto com a alta administração, fornecendo-lhe informações sobre todos os projetos e com os gerentes de departamentos ou diretorias, nas quais os projetos são executados.

• Deve participar da formulação estratégica e do desenvolvimento do Plano Estratégico Anual do DEC.

• Preferencialmente, deve ser um coronel com o Curso de Altos Estudos e Administração do Exército.

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• Especialista na Metodologia de GP• Este profissional tem a missão de acompanhar e

avaliar a execução dos projetos, emitir relatórios, criar regulamentos (padronização), avaliar propostas, efetuar a garantia da qualidade dos projetos.

• Se possível, deve ser um profissional sênior, pois deve interagir com os gerentes de projetos de igual para igual.

• Deve conhecer a metodologia de gerenciamento de projetos e os softwares utilizados.

• Preferencialmente deve ser um tenente-coronel ou major, com conhecimento ou especialização na área de gerenciamento de projetos.

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• Especialista em Software• Este profissional tem a missão de prestar consultoria,

assessoria e treinamento a toda a organização e também aos outros membros do DEC.

• Deve ser um profundo conhecedor das ferramentas de informática, tais como software de gerenciamento de projetos, banco de dados, linguagem de programação, etc.

• Preferencialmente dever ser um capitão ou tenente do Quadro-Complementar de Oficiais, com o Curso de Informática/Análise de Sistemas.

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• Implantação do EP no DEC

• 1ª Fase – Preparar o ambiente organizacional• 2ª Fase – Começar com as iniciativas de curto

prazo

• 3ª Fase – Caminhar com soluções de longo prazo

• 4ª fase – Manter e Aprimorar

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• Estratégia de Implantação

• Vender o Escritório de Projetos para a administração;

• Avaliar os custos necessários;

• Fazer estudo de viabilidade do EP;• Montar a equipe;

• Selecionar funções e aplicar em área “piloto”;• Fazer divulgação para áreas envolvidas.

44




SUMSUMÁÁRIORIO

45

7. CONCLUSÃO7. CONCLUSÃO

• A criação de um Escritório de Projetos no DEC não seria uma inovação, mas uma evolução da estrutura existente, com tarefas e atribuições normatizadas e definidas, baseadas no trabalho de excelência já desenvolvido no Departamento e procurando atender as novas demandas da Instituição e do País.

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