ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE - oxiconsultoria.com.br · Se para o seu cliente só interessa o...
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20 dicas de produtividade e economia
ESCRITÓRIOS DECONTABILIDADE
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 2
SumárioAPRESENTAÇÃO 3
ECONOMIA 4Quem faz a diferença é gente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Gaste menos tempo e dinheiro lembrando seu cliente sobre pagamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Facilite o pagamento de honorários do seu escritório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Reduza a curva de aprendizagem com sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
SEGURANÇA 7Controle a segurança dos dados do seu escritório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Evite que informações já consolidadas sejam alteradas por engano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
CONTROLE DE TAREFAS 9Evite trabalho em dobro por falta de controle de tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Ajude os seus clientes a controlar as suas tarefas de obrigações tributárias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Defina um cronograma de fechamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
MAIS TRABALHO EM MENOS TEMPO 11Envolva o cliente no lançamento de informações no sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Use sistemas integrados e aumente a produtividade do seu escritório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Agilize as tarefas do seu escritório centralizando as informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Use um sistema de controle de ponto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Tenha mais eficiência ao calcular o reajuste de salários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Economize tempo importando notas de entrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Faça o mesmo com as notas de saída . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Não perca tempo inserindo informações em sites governamentais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Facilite o trabalho do seu escritório que atende prestadores de serviços . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Agilize o trabalho do departamento contábil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
MANTENHA-SE INFORMADO 17Identifique e acompanhe um canal de comunicação com informações legais e atualizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 3
Escritórios de contabilidade têm alta demanda, o que exige soluções que permitam
fazer mais com menos . Para tanto, é necessário utilizar a tecnologia a seu favor, com
ferramentas de produtividade que abrangem as diferentes tarefas desempenhadas
pela sua equipe . Se para o seu cliente só interessa o resultado final, o ônus de de-
morar mais em uma tarefa que poderia ser feita rapidamente é do seu escritório, não
do cliente . Por isso, é importante que os gestores de escritórios de contabilidade
conheçam formas de otimizar seus processos internos, seja para aumentar a produ-
tividade ou para aumentar a qualidade do trabalho com menos custo .
A Sibrax, nos seus 21 anos de experiência no mercado de escritórios de contabi-
lidade, nasceu dentro desse meio e percebeu quais são as necessidades do setor
e desenvolveu soluções para ajudar a sanar muitas dessas questões . É justamente
esse conhecimento que compartilhamos com você agora .
APRESENTAÇÃO
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 4
Quem faz a diferença é genteDepois de escolher um software para o seu escritório, vez ou
outra você precisará entrar em contato com o fornecedor para
resolver problemas ou tirar dúvidas . É essencial que você seja
atendido no momento exato, que fale diretamente com uma
pessoa que entende do que você precisa e que resolva o seu
problema . Ninguém gosta de falar com a secretária eletrônica e
selecionar opções que não chegam a lugar nenhum .
Na escolha do software, além de consultar o histórico do for-
necedor, veja o que as pessoas dizem sobre o atendimento ao
cliente para não ficar na mão .
ECONOMIA
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Na Sibrax o atendimento ao cliente é pessoal . Não tem 0800! Você
pode entrar em contato pelo Atendimento Online ou ligar para fa-
lar com um dos nossos contadores . Sem ramais e sem demora .
Resolva seus problemas e tire suas dúvidas com os nossos espe-
cialistas, sem pagar mais por isso . Nós garantimos a sua segurança
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 5
Gaste menos tempo e dinheiro lembrando seu cliente
sobre pagamentosEm vez de sempre lembrar seu cliente por telefone (ou com os famo-
sos “mosquitinhos”) sobre a proximidade do vencimento de um tributo
— ou do pagamento do honorário de seu escritório, que ainda não foi
feito — use a tecnologia a seu favor, economizando tempo, dinheiro,
ligações e gastos com pessoal . Mas não apenas substitua ligações por
e-mails escritos um a um, para cada cliente . Há soluções tecnológicas
que enviam e-mails automaticamente para todos os seus clientes dis-
pensando as ligações repetitivas de cobrança .
Também quer garantir ainda que o cliente receba o “recado” mais rapi-
damente? Use envios automatizados de SMSs!
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com os Pacotes Completo e Condomínio, a sua cobrança de honorários
e tributos fica muito mais simples com o envio de e-mails e SMSs au-
tomatizados aos seus clientes . Essas são ferramentas importantíssimas
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 6
para evitar a inadimplência do próprio cliente em relação aos tri-
butos e em relação aos honorários a serem pagos ao escritório .
Quanto ao SMS, é necessário — além do sistema — contratar um
pacote de envio de mensagens para celular . Mas o custo-benefí-
cio é bem superior se comparado aos gastos com ligações e tem-
po despendido por sua equipe para realizar todas as chamadas .
Facilite o pagamento de honorários do seu escritório
O seu cliente, por algum motivo, pode esquecer-se de pagar
pelo seu serviço na data correta . Por isso, você precisa ofere-
cer uma ferramenta que o ajude, que possibilite o agendar o
pagamento . Com isso, o risco de inadimplência é menor .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o produto Administrador de Escritório, que realiza o cál-
culo automático de honorários com emissão de boletos, o seu
cliente agenda o pagamento e não se esqueça dele . Pode ser
usado em conjunto com os avisos por e-mail ou SMS .
O Administrador de Escritórios ainda apura o custo de cada
cliente . Com essa informação você reconhece os clientes que
lhe dão mais lucro e até aqueles que dão prejuízo .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os clientes da Sibrax recebem treinamento para que possam
dominar o sistema por inteiro . A melhor parte é que o treina-
mento é gratuito, além da empresa fornecer suporte qualifica-
do e personalizado .
Reduza a curva de aprendizagem com sistemas
De nada adianta ter um bom sistema se sua equipe não con-
segue tirar o máximo dele ou se a curva de aprendizagem de
sua equipe (tempo que leva para entender a ferramenta e se
familiarizar com as interfaces) é longa .
Por isso, ao adquirir um sistema, é essencial que o fornecedor
ofereça treinamento .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 7
Controle a segurança dos dados do seu escritório
Manter o sigilo e o controle de dados dos seus clientes é funda-
mental para a credibilidade do seu escritório . Por isso, é preciso
contar com mecanismos que evitem que qualquer pessoa aces-
se determinadas informações . Isso pode ser obtido utilizando-se
de sistemas que possibilitem diferentes níveis de acesso .
SEGURANÇA
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Todos os produtos da Sibrax Software permitem o cadastro de
usuários no sistema . Assim, o contador pode definir quem terá
acesso a quê no sistema . É uma ferramenta que colabora na
gestão de atividades, delimitando responsabilidades e o aces-
so a informações dentro do escritório, ainda mais quando usa-
da com o recurso de “Fechamento de Período” (veja a seguir) .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 8
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Adquirindo o Pacote Completo é possível realizar o Fe-
chamento do Período . Com essa ferramenta o contador
pode congelar as informações inseridas anteriormente no
sistema, evitando alterações indesejadas em informações
já consolidadas .
Evite que informações já consolidadas
sejam alteradas por enganoQuem nunca passou por uma situação como essa: o conta-
dor identifica um erro inesperado em um relatório que já es-
tava correto e disponível para o cliente . Um funcionário novo
se confundiu e acabou causando retrabalho e mal-estar no
escritório . Ainda pode piorar, o próprio cliente pode perce-
ber o problema antes que o escritório tenha conhecimento .
Os erros nos lançamentos só causam transtorno e cons-
trangimento, por mais que haja boa intenção .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 9
Evite trabalho em dobro por falta de controle de tarefas
O “retrabalho” apenas causa a perda de tempo da sua equipe,
quando um membro faz algo já feito por outro profissional .
Pior ainda é quando ninguém faz porque as pessoas pensam
que os outros já fizeram .
Para isso, a velha lista de tarefas ajuda muito . Melhor ainda se
for uma versão moderna desse recurso, totalmente eletrônica,
online e visível para toda a equipe ao mesmo tempo, para que
todos possam acompanhá-la .
CONTROLE DE TAREFAS
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com os programas Livro Fiscal e Folha de Pagamento, a cada
tarefa realizada, o contador ou o responsável pode assinalar
no sistema o campo correspondente, individualmente por em-
presa . Todos têm acesso ao controle de tarefas, como quais
declarações já foram enviadas e para qual empresa . Assim,
ninguém tem trabalho dobrado .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os softwares Livro Fiscal e Folha de Pagamento oferecem
uma agenda de obrigações tributárias e encargos sociais . No
início de todo mês, a agenda de vencimentos de impostos e
encargos sociais é atualizada pela Sibrax para facilitar a con-
sulta dos prazos no escritório, ajudando inclusive quando a
data é variável em relação ao dia útil .
Ajude os seus clientes a controlar as suas tarefas de obrigações tributáriasÉ comum que as empresas se atrapalhem com as datas vari-
áveis que devem ser feitos os pagamentos dos seus tributos
— ou gastem um certo tempo definindo-as . Ou seja, se o pa-
gamento “X” precisa ocorrer sempre até o décimo dia útil do
mês, o escritório precisa ficar identificando manualmente qual
será a data exata em que o cliente deve quitar sua obrigação .
Com a ajuda de uma agenda de obrigações tributárias, seu
escritório economiza tempo e está menos suscetível a erros .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 10
Defina um cronograma de fechamento
Melhor do que ninguém, um escritório de
contabilidade sabe como é trabalhoso para
uma empresa ter um amplo quadro de fun-
cionários . Mas, com as ferramentas certas
e adotando um cronograma de fechamen-
to, é possível ter menos colaboradores exe-
cutando um mesmo número de tarefas (ou
até maior), sem perder em qualidade .
Para isso, é necessário estabelecer um
cronograma de fechamento . Com todas
as empresas mandando, até uma mes-
ma data, um certo tipo de informação,
cria-se uma espécie de “linha de produ-
ção”, com tarefas padronizadas realiza-
das em sequência .
Por exemplo: se todos os seus clientes
enviarem as informações relativas à folha
E como a Sibrax pode lhe ajudar?
Além do Controle de Ponto embutido na
Folha da Sibrax, você conta com ferra-
mentas que permitem a realização dos
procedimentos para grupos de empresas
ou até para todas elas, de uma única vez .
O seu escritório se torna muito mais pro-
dutivo e capaz de atender uma carteira de
clientes ainda maior .
(faltas, férias, demissões e etc) até o dia
25 de cada mês, por exemplo, você po-
derá realizar todos os processos de uma
única vez — relatório de conferência, reci-
bos de salários, INSS, IRRF, contribuições
sindicais, etc — de uma vez só, para to-
dos os clientes . Assim, o funcionário tra-
balha mais focado, o tempo dedicado às
tarefas diminui e o sobra tempo para que
a equipe conquiste mais clientes .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 11
Envolva o cliente no lançamento de informações no sistema
Quanto tempo custa ao seu escritório inserir no sistema, de
forma manual, todos os dados dos seus clientes, como salá-
rios, cartão ponto, faltas, atestados, férias, etc?
Se o cliente já terá que lhe passar a maioria dessas informações,
por que não fazer com que esse lançamento seja feito por ele e
fique disponível na hora no sistema? Nada do cliente mandar por
e-mail e depois sua equipe ter que lançar no sistema: oferecendo
ao seu cliente a ferramenta adequada, você aproveita a tarefa
que seu cliente já terá que fazer e economiza tempo no escritório .
MAIS TRABALHO EM MENOS TEMPO
E como a Sibrax pode lhe ajudar?A Folha de Pagamento da Sibrax não exige mais que as infor-
mações sejam inseridas de forma manual pelo contador no
sistema . Agora, o cliente pode lançar as informações direta-
mente em um site, que transmite as informações automatica-
mente para o sistema do escritório de contabilidade .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 12
Agilize as tarefas do seu escritório centralizando as informações
Quanto tempo você perde reunindo todas as informações dos
seus clientes para realizar o seu balanço patrimonial? É urgente
uma solução que reúna as informações de maneira eficiente, sem
ter que ficar transferindo informações de um sistema para outro .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o recurso de Controle Patrimonial, incluído no pacote
Contabilidade, você dispensa gastos com sistemas de tercei-
ros e evita a perda de tempo com transferência de dados, já
que todas as informações estão acessíveis em um só lugar .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os sistemas da Sibrax podem ser integrados, permitindo o
envio de informações dos módulos de Folha de Pagamento e
de Livro para Fiscal para o de Contabilidade, do Emissor de
Notas Fiscais eletrônicas para o Livro Fiscal, entre outros, re-
duzindo significativamente o volume de trabalho com a trans-
ferência de informações de um sistema para outro .
Assim, todas as informações de um sistema ficam disponíveis
em outro e o contador escolhe quando e que tipo de informa-
ções deseja transferir .
Use sistemas integrados e aumente a produtividade do seu escritório
Na hora de fechar a contabilidade do mês do seu cliente, é comum
que o trabalho seja demorado, já que é preciso pegar informações
de vários sistemas . Por isso, não é adequado que a empresa tenha
sistemas de empresas diferentes, pois não são integráveis automa-
ticamente, e exigem dedicação com trabalho manual .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 13
Tenha mais eficiência ao calcular o reajuste de salários
Convenções coletivas anualmente indicam índices de reajuste sa-
larial que devem ser aplicados às mais diversas faixas . Quando o
seu cliente tem 500 funcionários, esta tarefa pode parecer inter-
minável . E se você tem diversos clientes com diversos sindicatos
vinculados, terminar o trabalho pode até parecer impossível .
Por sorte, realizar cálculos é uma das atividades principais da
tecnologia da informação . Basta possuir um sistema desen-
volvido com recurso para realizar essa tarefa em específico .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?O produto Folha de Pagamento faz o cálculo automático do
reajuste de salários quando novos índices são publicados, e
também para os casos em que há atrasos na divulgação das
novas convenções . Com isso, não é preciso editar salário por
salário, pois o sistema atualiza todos de uma única vez . Basta
informar o índice do reajuste .
Use um sistema de controle de ponto
Fazer o lançamento de jornada de cada funcionário pode ser
uma atividade muito dispendiosa . Que tal contar com um re-
curso que torne tudo mais rápido, com um sistema de contro-
le de ponto que facilita o cálculo de horas trabalhadas?
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o produto Folha de Pagamento, seu o escritório econo-
miza tempo . Ele possui um sistema de ponto integrado, que é
extremamente completo e fácil de usar .
Com o sistema de controle de ponto, não é necessário fazer o
lançamento de todas as jornadas, de todos os funcionários, ao
longo do mês: basta importar apontar as ocasiões em que os
registros fugiram ao padrão (horas-extras, atrasos, faltas etc) .
E nada de pagar a mais por isso: na Folha de Pagamento da
Sibrax, já está embutido o sistema de cartão ponto, sem neces-
sidade de adquirir outro sistema, como é comum no mercado .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 14
Faça o mesmo com as notas de saídaO mesmo acontece com a gestão das notas de saída: é preciso que
essa tarefa seja ágil, o que nem sempre acontece, porque depende
que o cliente envie os documentos . Por isso, é importante facilitar o
trabalho que ele deve ter ao enviar para o escritório as suas notas .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o software Livro Fiscal, é possível fazer a importação de no-
tas em arquivo XML, ou seja, permite que o cliente do escritório
envie um arquivo para o escritório com todas as notas de saída
emitidas . Sem demora e sem complicação . É uma ferramenta
complementar à importação de notas de entrada .
Economize tempo importando notas de entrada
A gestão das notas de entrada dos clientes é uma ativi-
dade fundamental em escritórios de contabilidade . Mas
nem sempre essa tarefa é dinâmica, ainda mais quando
é preciso fazer tudo de maneira manual ou realizando
importações de outros sistemas, demandando mais tem-
po de trabalho da equipe . O tempo gasto é ainda maior
quando há a necessidade de envolver o cliente no pro-
cesso de importação — além da possibilidade do cliente
não saber como fazê-lo .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Com o software Livro Fiscal, o escritório consegue importar
diretamente da receita estadual as notas de entrada regis-
tradas nos CNPJs de clientes diretamente para o livro fiscal .
Diferente de outras fornecedoras de software, essa ferra-
menta está disponível gratuitamente na Sibrax .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 15
Facilite o trabalho do seu escritório que atende prestadores de serviços
Em função do tipo de trabalho realizado pelo cliente prestador de
serviço, é comum o uso de novas fiscais avulsas, com uma di-
versidade de informações não padronizadas . O problema é que
isso pode gerar necessidade do escritório responsável fazer lan-
çamentos fiscais de maneira manual, exigindo muito tempo para
os lançamentos . É preciso uma solução para facilitar essa tarefa .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?O Emissor de NFS-e é muito útil a escritórios que atendem
clientes que são prestadores de serviço . Quando esses clien-
tes emitem notas com o emissor da Sibrax, o contador recebe
todas as informações no Livro Fiscal no primeiro dia útil do
mês, para as devidas apurações .
Trata-se de uma ferramenta exclusiva da Sibrax, pensada jus-
tamente para escritórios de contabilidade, que elimina uma
tonelada de trabalho manual .
Não perca tempo inserindo informações em
sites governamentaisAinda é comum que muitos procedimentos devam ser feitos
de forma manual em portais das esferas municipal, estadual
e federal do governo, a exemplo da requisição de seguro-
-desemprego, atualização do Fator Acidentário de Preven-
ção (FAP), envio do Documento de Arrecadação do Simples
Nacional (DAS) e outros .
Mas, graças à tecnologia, há sistemas que já se integram com
as bases de dados dos governos .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?O Pacote Completo de produtos permite a geração de arqui-
vos para o fisco municipal, estadual e federal, para os portais
que permitem importação de dados, evitando a perda de tem-
po com a inserção de informações e conferindo muita agilida-
de a esses procedimentos .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 16
Agilize o trabalho do departamento contábil
Quantas vezes o departamento contábil atrasou as suas tare-
fas no final do mês porque o departamento fiscal demorou a
entregar sua parte? Se o seu escritório passa por isso é ne-
cessário encontrar uma solução para que o fluxo de trabalho
de ambos os departamentos esteja em sintonia .
Uma dica simples, mas muito valiosa, é trabalhar com sistemas
integrados, que possibilitam visualizar as informações da Folha
de Pagamento automaticamente no sistema de Contabilidade
após o lançamento, assim como os lançamentos do Livro Fiscal .
E como a Sibrax pode lhe ajudar?Os softwares Livro Fiscal e Folha de Pagamento quando usados
de forma eficiente, deixam pouco trabalho para o departamen-
to contábil fazer o fechamento da contabilidade . Obedecendo
um cronograma de atividades e com os sistemas integrados de
forma automática evita-se acúmulo de trabalho para todas as
áreas e o escritório ganha fôlego para o final do mês .
ESCRITÓRIOS DE CONTABILIDADE: 20 dicas de produtividade e economia 17
Identifique e acompanhe um canal de comunicação com
informações legais e atualizadasAcompanhar e entender as atualizações legais brasileiras
muitas vezes não é fácil nem mesmo para os contabilistas . E
não é sem razão: de acordo com o IBPT (Instituto Brasileiro de
Planejamento e Tributação), são cerca de 46 novas normas a
cada dia, quase 6 por hora útil .
Para auxiliar a acompanhar as novidades, é essencial ter ca-
nais de referência, que tenham credibilidade, informações
atualizadas e completas .
MANTENHA-SE INFORMADO
E como a Sibrax pode lhe ajudar?O Blog da Sibrax é uma fonte de informação atualizada e con-
fiável sobre mudanças legais e com tutoriais e vídeos, por
meio dos quais é possível ter o suporte adequado para a rea-
lização das mais variadas tarefas .
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