¿Estas Preparado para un “Program Review”? · –Manual de Políticas y Procedimientos...

R & A Consulting Services LLC

Luis F. Aquiles

VP Desarrollo de Negocios

¿Estas Preparado para un “Program Review”?

Auditorías y Program Review

¿ Cual es la diferencia y porque las tenemos?

• Generalmente una Auditoría es realizada para detectar fraude o abuso de los programas; el “Program Review” es realizado para determinar cumplimiento con las políticas que aplican.

• Las auditorias son regularmente realizadas por la Oficina del Inspector General ( OIG) y los “Program Review” por el Departamento de Educación Federal ( USDE), Agencias del Estado o Garantizadoras de Préstamo Estudiantil.

• Las auditorías de cumplimiento son realizadas por un auditor independiente de acuerdo a la Guía de Auditorías

3/20/2015 R & A Consulting Services 2

Program Review

Acabas de recibir la noticia de que tienes

un “Program Review”


Program Review

– Anunciado:

• Regularmente una llamada telefónica te informan la fecha de

visita

• Notificación escrita es enviada a la institución con la lista de

información y documentos que necesitan antes y la fecha de

visita

– Sin anunciar:

• Simplemente llegan con la lista



Fecha en que inicia el PR

Quienes realizaran la intervención

Periodo que cubre la intervención

Documentos adicionales que le solicitaran


Re: Records and Documents to be available at the start of the Program Review

We request that the following records or documents be assembled in advance of the visit so that they are

available for examination by the review team at the start of the review on May XX, 201X.

1. Organizational chart of the institution that includes at a minimum, all administrators currently

employed by the institution

1. A complete set of fiscal records for financial aid, including a chart of accounts, general ledgers and

subsidiary ledgers, including lists of disbursements to students

1. Original canceled checks, bank statements, deposit slips, checkbook or check register and any back-up

documentation for cash transactions (including cash requests and refunds/returns of federal cash) with

the Department’s G5 System

1. Fiscal Operations Report and Application to Participate, with supporting documentation (two most

recently filed reports)

1. Annual Campus Security Report covering the period ended XX/XX/XXXX

… y ahora que?

• Bloquee su calendario.. No añada más citas

• Lea cuidadosamente la carta

– Si es necesario comuníquese con el auditor

• Informe a la administración de la institución

• Reúnase con el personal de su oficina


Program Review

La carta preguntará sobre algunos datos que deberán enviar antes

de sus visita and preguntará por algunos documentos que deberán

estar disponibles para cuando ellos lleguen

Recopile toda la información que le soliciten, envíe en o antes de la

fecha límite y retenga un acopia para usted.

Confirme que recibieron la información solicitada y que usted envió

la correcta

Tenga los documentos organizados y completos para cuando

lleguen.


Program Review

Antes de que llegue el “Program Review”

• Verifique que su políticas y procedimientos estén actualizadas y que en todo lugar donde estén publicadas tengan el mismo contenido actualizado y se este aplicando al presente.

• Información al Consumidor está disponible, que los informes de seguridad se publicaron, pueda evidenciar su distribución y divulgación y que tiene evidencia de haber conducido los simulacros

• Verifique su página del web que la información este correcta y actualizada

• Determine quien va ha ser la persona contacto entre la institución y los representantes del USDE


Documentos que le pueden solicitar

– Manual de Políticas y Procedimientos

– Ejemplo de formas que se utilizan en asistencia económica

– Presupuestos Estudiantiles

– Estados de Cuentas de FPELL (Statement of Account)

– Políticas de Reembolso y de Progreso Académico Satisfactorio

– ISIR’s



– Cómputos de R2T4

– Cash Request, reembolsos

– Plan de Prevención de Morosidad, si es requerido

– FISAP y los documentos que apoyan la información.

– Carta de Acreditación y Licencias

– Contratos de Agencias de Servicios (“Third Party

Services”)

– El datos sobre el Programa de Administración

Institucional ( Software)



– PPA y ECAR

– Últimos 2 años de Estados Financieros

– Reportes de Seguridad en el Campus

– Catálogo

– Información al Consumidor


Entrevista de Entrada

Personal esencial de las oficinas: • Presidente

• Asistencia Económica

• Admisiones

• Registraduría

• Fiscal (Finanzas / Recaudaciones)

• Representante de las agencias de servicios,

si alguna


Consejos prácticos

• Vaya preparado a la reunión

• Revise y prepare toda la documentación que le

solicitaron

– Si tiene issues con esta área notifique al supervisor..

Resuelva!!!

• Anticipe las preguntas

– ¿ Quien trabaja las bajas?

– ¿ Que oficina maneja los balances de créditos?

– ¿ Que hace el R2T4?

– ¿ Quien en la institución es responsable por los reportes de

incidentes en el campus?

– ¿ Quien establece las reglas en el sistema para evitar que

un estudiante inelegible reciba desembolso?


Consejos prácticos

• Determine el lugar donde los va a ubicar

– Sillas, escritorios o mesas

– Silencio

– Teléfono

– Archivo con Llave

– Acceso a internet

– Fotocopiadora

• Asigne personal

– Quién entrega expedientes

– Quién saca copias

– Quién reporta issues al supervisor


Entrevista de Salida

• Es parte del proceso

• Asisten generalmente los que estuvieron en

entrevista de entrada

• Pregunte por la lista de hallazgos, tentativa

• Razón para el hallazgo

• Aclara cuando un hallazgo esté incorrecto

• Valide que recibieron todo lo que solicitaron


Luego de que se van los auditores…


Luego de que se van los auditores…

• Evalúe los issue presentados en la

entrevista de salida.

• Envíe documentos adicionales o información

adicional si el auditor le solicitó.

• Determinen si van a evaluar una política o

procedimiento.

• Determinar si la Institución quiere enviar

algún documento antes de recibir el informe

del auditor.


Informe del Program Review

• Documento # 1… el más importante!!!

• Léalo, léalo y vuélvalo a leer .. Léalo

nuevamente

• Identifique cada hallazgo y … entiéndalo

• Cada hallazgo incluirá:

– Requisito reglamentario

– Citarán la reglamentación

– Los estudiantes afectados

– Acción de parte de la institución


Informe del Program Review

– Tipos de hallazgos

• Error aislado– Corregir solo los estudiantes citados

• Error sistemático– Revisar el 100% de los expedientes

• Revisar políticas y procedimientos

• Hallazgos repetidos


Contestando el Informe del Program Review

Como manejar las contestaciones a cada hallazgo:

Error Aislado: verifique cada uno de los errores

o Acépteloo Rételo

Error de Política y Procedimiento

o Determine los cambios a realizaro Rételo



Determinar Respuestas a cada hallazgo:

Revisión de expedientes

Trate de convencer al USDE de que no es necesario

• El número de estudiantes con el hallazgo es mínimo

• USDE erróneamente interpretó la regla

• Puede enviar un comunicado escrito o solicitar una reunión con el evaluador o el equipo


Determinar Respuestas a cada hallazgo:

Revisión de expedientes

Reduzca la cantidad de expedientes a evaluar

– Menos cantidad de años

– Demuestre que la muestra no es representativa, evaluando mas estudiantes que no tengan el error

– Reduzca los elementos a evaluar




Someta sus contestaciones a tiempo (quizás necesite solicitar una extensión)

Asegure que su contestación sea clara y relacionada a cada hallazgo

Incluya toda la documentación de apoyo


Determinación Final de Program Review

• Documento #2, muy importante

– Determina la responsabilidad por cada

hallazgo ($$$)

• Algunos hallazgos no conllevan devolución de

dinero

– Concluyó la parte de negociación

– La devolución de fondos, multas y

penalidades vencen en 45 días a menos que

la institución apele.


Apelar

Es un proceso formal

• Se realizan vistas

• Argumentos orales y precisos

• No siempre benefician a la institución


Parte 2

Errores mas comunes

Hallazgos Más Comunes

• Errores en el Cálculo de R2T4

– Días incorrectos

– Cómputo incorrecto de “ could have been disbursed”

– Fecha de baja incorrecta

– Errores matemáticos o de redondeo



• Reembolso de Fondos de Título IV tardíos

– No se sigue la política y procedimiento de la institución

– Inadecuado sistema para identificar bajas no oficiales

– No hay sistema que notifica cuando se cumplen los dias.



• Roster File ( SSCR / Student Status Report)

– No se envía

– Fechas incorrectas

– Información conflictiva, status y fechas



• Sobre pagos o pagos incompletos

– Uso de fórmula incorrecto

– Cálculos incorrectos

• Prorrateo

• EFC incorrecto

• Ajustes entre términos

• Números de semanas/horas incorrectos



• Violaciones a Verificación

– Hojas de verificación perdidas o sin firmas

– Planillas perdidas o sin firmas

– Información conflictivas sin resolver

– Ingresos no tributables sin verificar

– Correcciones que exceden la tolerancia no enviadas



• Créditos a las cuentas de los estudiantes con deficiencias:

– No reembolso a los estudiantes en 14 días.

– No hay procesos establecido para determinar que se ha creado un balance.

– No autorizaciones para retener los créditos de Título IV.



• Opinión de Auditor

– Violaciones de R2T4

– Sistema de contabilidad inadecuado

– Pocos controles internos



• Deficiencias en las entrevistas de entrada/salida de los Prestamos Estudiantiles:

– Entrevista de Entrada sin realizar o documentar para estudiantes que por primera vez realizan préstamo.

– Entrevista de salida sin realizar o documentar para estudiantes bajas o graduados.

– Material de entrevista de salida no enviado a estudiantes que no completan la misma.



• Sobrepagos, se excede la necesidad:

– No toman en consideración ayudas externas

– No incluyen condonación de matrículas y/o cuotas

– Cambios de matricula

– Uso de EFC incorrecto



• Deficiencia en Informes de Seguridad:

– No desarrollados adecuadamente

– Informe Anual no publicado o distribuido

– No se informa los crímenes por categorías

– No se incluye en reporte todos los recintos



• Política de Progreso Académico:

– No aplicada correctamente

– No monitoreada correctamente

– Inconsistencia al aplicarla

– Ayudas económica desembolsadas a estudiantes no elegibles



• Cuentas de los estudiantes:

– Sin documentación de desembolsos

– Sin reconciliar las cuentas con COD y G5

– No identificados los fondos federales en cuentas institucionales



• Registros Inadecuados:

• Asistencia

• Desembolsos



• Poca Capacidad Administrativa:

– Muchos hallazgos

• R2T4

• Políticas y Procedimientos no adecuados o no existen

• Localidades o programas académicos adicionales sin informar, licenciar o acreditar

– Cuentas no reconciliadas

• Exceso de Caja

– No separación de tareas



• Los expedientes de los estudiantes inconsistentes y con falta de documentación :

– Información conflictiva entre oficinas

– Información del ISIR inconsistente con datos institucionales

– Juicio profesional pobremente documentado


R & A Consulting Services LLC

www.asistenciaeconomica.com787-370-1983

¿PREGUNTAS?

http://www.asistenciaeconomica.com/

¿Estas Preparado para un “Program Review”? · –Manual de Políticas y Procedimientos...

Documents

Transcript of ¿Estas Preparado para un “Program Review”? · –Manual de Políticas y Procedimientos...