Estudos de Eventos

EVENTOS

Sobre a MPI

A pesquisa sobre o mercado de eventos no Brasil, encomendada pelo Instituto Alatur e MPI Brazil foi realizada em sua 5ª edição pelo Instituto de Pesquisa Ivani Rossi, Conhecimento Aplicado a Negócios, durante os meses de junho e julho de 2012. Nesta edição além de traçar um comparativo entre as tendências globais encontradas no estudo Future Watch realizado pela matriz global da MPI e as tendências do mercado nacional, buscamos identificar outros pontos comuns e o comportamento do setor de eventos no Brasil.

MPI (Meeting Professionals International) é a maior e mais vibrante comunidade global no setor de eventos, tem o compromisso de promover conexões entre os associados para a troca de conhecimentos e ideias, estabelecimento de relações comerciais e clara compreensão do mercado. MPI conta com mais de 24.000 sócios, com 71 capítulos e clubes ao redor do mundo. MPI Brazil Chapter é entidade legalmente constituída no Brasil desde novembro de 2007, com sede em São Paulo. Para informações detalhadas, visite www.mpiweb.org e www.mpibr.org.

O braço institucional do Grupo Alatur, o Instituto Alatur, tem a missão de estimular o desenvolvimento de conteúdo e difundir as melhores práticas do mundo, onde quer que elas estejam, para contribuir com o crescimento sustentável das atividades relacionadas às viagens, eventos e mobilidade corporativa no seu sentido mais amplo.

O Instituto Alatur foi desenvolvido para disseminar, cada vez mais, as informações sobre o setor. Por isso, dentre suas atividades estão:

Geração e difusão de pesquisas de mercado e estatísticas do setor;

Promoção e intercâmbio de melhores práticas;

Desenvolver e promover conteúdo através de publicações como livros e periódicos;

Integrar gestores de viagens e eventos, por meio de programas de debates, fóruns, atividades de conteúdo e iniciativas de apoio ao desenvolvimento sustentável;

Abertura para iniciativas e projetos relevantes do mercado.Sobre a MPI

Sobre o Instituto Alatur

Sobre Ivani Rossi Conhecimento Aplicado a Negócios

Mais de 25 anos de experiência;

Grande conhecimento do mercado Brasileiro;

Sócia da ex-InterScience Informação e Tecnologia Aplicada;

Realizou mais de 1700 projetos qualitativos e quantitativos,

em praticamente todos os segmentos de negócios (serviços, consumo, B2B, varejo, financeiro, serviços, imobiliário).

3

Metodologia

Objetivos

A pesquisa sobre o Mercado de Eventos Corporativos objetiva

atualizar as principais informações desse segmento de mercado

sobre:

Tendências

Funcionamento, tendências (eventos verdes, eventos

híbridos, uso da metodologia ROI)

Compreender quais os tipos de eventos por setor,

Identificar o principal evento de cada empresa

Identificar orçamentos destinados a atividade (tamanho do

budget de eventos).

Metodologia:

Quantitativa.

Universo:

Gestores , RH , Marketing, Vendas( ou seja,responsáveis por

definir as políticas de eventos da empresa) das empresas

pertencentes ao grupo das 1.000 Maiores e Melhores

Empresas da Revista Exame.

Amostra: 82 casos

4

EVENTOS

Dad

os T

écni

cos

Perfil da amostra

Entrevistado

Experiência

Segmento

No. de funcionários

Área

Responsável por eventos específicos

Marketing

Comunicação

IndústriaComércio

Até 500

+500 -1000

+1000

Serviços

RH

Compras

Administrativo

Responsável por todos os eventos da empresa

51%49%

57%

21%

6%

5%

43%

Mai

s de

5 a

nos

Men

os d

e 5

anos

57%

59% 22% 20%

67%

26%

7%

Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas

Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmen-tos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas

11%

5

Dad

os T

écni

cos

As mudanças identificadas na pesquisa do Future Watch em

2011, encontram eco nos responsáveis pelos eventos das

empresas no Brasil. Aqui há forte percepção das mudanças

que já ocorreram e que devem acontecer nos próximos anos

neste mercado. As maiores mudanças que virão, dizem

respeito aos eventos de grande porte, mais do que nos

eventos de médio e pequeno portes.

Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de

relacionamento, dos eventos virtuais, dos grandes eventos;

Crescimento do número de agências especializadas por tipo

de complexidade de evento;

Maior presença de empresas com posicionamento full

service, e neste caso, a entrada de empresas estrangeiras;

Busca por qualidade no atendimento;

Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos

clientes;

Necessidade de parceria entre todos os envolvidos num

evento;

Uso de redes sociais para avaliar retorno do investimento;

Aumento da frequência de avaliação;

Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI.

Panorama geral do mercado de eventos e perspectivas

Tendências

Basicamente o que está ou estará mudando, na visão dos

responsáveis pelos eventos das empresas:

Serão mais dirigidos a públicos específicos;

Serão mais interativos, com troca de opiniões;

Haverá mais uso de tecnologia avançada;

Serão eventos mais dinâmicos;

Mudanças futuras: grandes, médios e pequenos eventos

Em geral | Tecnologia | Avaliação da eficácia de um evento

6

EVENTOS

Sum

ario

Future Watch BrasilAumento do número de eventos Sim

Incremento do PEGE* para tornar os eventos mais mensuráveis Ainda não há uma forte preocupação

expectativas, orçamento e pesquisa para avaliar o sucesso Iniciando

Eventos cada vez mais adequados aos objetivos da empresa Sim

Grandes eventos são importantes SimEventos verdes Sim

Maior envolvimento com participantes IniciandoROI sendo implementado Iniciando

Em crescimentoFornecedores trabalhando juntos Iniciando

Uso da tecnologia de ponta demandado por palestrantes e audiência Forte

Apps essenciais Em crescimentoUso de rede social nos eventos Em crescimento

Orçamentos cada vez mais enxutos SimMuitos eventos presenciais transferidos para tele

presença Alguns

* PEGE = Programa Estratégico de Gestão de Eventos

7

Sum

ario

As empresas pesquisadas declaram ter um planejamento, em média, para 58 eventos, que

vão desde congressos, stands, confraternizações até os chamados stand alone meetings.

O principal evento do ano é também o maior em porte e budget: stands em feira/

congressos/convenções (dependendo do segmento de negócio;

Cerca de 38% do budget é alocado ao maior evento;

Gastam em média, 4 meses para a realização deste tipo de evento.

Para 2013, a expectativa é de incremento no budget será em 12%.

Os eventos deverão ser tanto para público interno (funcionários e terceirizados) como

para o público externo (clientes, consumidores, distribuidores).

Por outro lado, os budgets estão cada vez mais enxutos e os prazos para execução

tendem a também a serem menores. Numa empresa, cerca de 38% do orçamento de

eventos é destinado ao maior evento do ano.

Ainda incipiente é a percepção que diferentes fornecedores deveriam trabalhar de

forma integrada.

A Experiência com Eventos

Tipos de eventos em 2012 | Budget e tempo de planejamento | ROI

8

EVENTOS

Sum

ario

O que o contratante de eventos espera dos seus fornecedores/

organizadores de eventos:

Especialização para oferecer melhores serviços;

Maior investimento em profissionais qualificados;

Detalhar mais o andamento do evento;

Cumprir o que foi acordado na contratação do serviços;

Prontidão para resolver problemas;

Negociar custos de espaços e taxas;

Ter conhecimento sobre o negócio do cliente;

Customizar eventos.

As inovações tecnológicas são esperadas, e o uso de todos

os instrumentos da era da informática devem ser usados na

complementação da experiência de um evento (mídias sociais, apps, etc).

A escolha de um fornecedor de eventos deve atender aos seguintes

critérios:

Devem ser pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho;

Devem conhecer o segmento de negócios do cliente para fazer

recomendações pertinentes;

Os fornecedores escolhidos devem oferecer toda tecnologia esperada.

9

Sum

ario

Mudança nos eventos

O que vem mudando em geral nos Eventos(principais menções)

Base: 82 Fonte: Total da amostra

Base: : 80 Fonte: Total que concorda que houveram mudanças no mercado de eventos (menções) Obs: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas

Mudou / vai mudar Não mudou / não vai mudar

Em geral nos ultimos anos e

próximos

Grande porte

Médio e pequeno porte

98%

86% 14%

2%

48%52%

Os eventos são mais interativos, com mais troca de opinião

23%

Os eventos têm sido direcionados a públicos especifícos

34%

Uso de tecnologia avançada

22%Os eventos estão mais práticos/ dinâmicos

15%Atrativos para conseguir atingir o público do evento

15%

Indicações:

Indústria: eventos mais direcionados a públicos

específicos, mais interativos e com profissionais

especializados

Comércio: uso de tecnologia avançada e eventos

mais dinâmicos

10

EVENTOS

Pers

pect

iva

Futu

ra

dos

Even

tos

Base: 43 Fonte: Total que concorda que vai haver mudanças no mercado de eventos de médio e pequeno portes nos próximos 5 anos (menções) . Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas

Indicações:

Indústria: eventos mais personalizados

Comércio: abordagens mais dinâmicas

Serviços: maior uso da tecnologia

Mudança nos eventos de Grande Porte nos próximos 5 anos (86% concorda com mudança)

Mudança nos eventos de Médio e Pequeno Porte nos próximos 5 anos

(52% concorda com mudança)

Maior uso de tecnologia / apresentações mais modernas

Os eventos tornam-se mais personalizados

As abordagens serão mais dinâmicas

Aumento de profissionais qualificados/profissiopnalização

Um retorno maior dos eventos

24%20%

16%8%

6%

11%

11%

11%

7%

6%

Eventos mais focados / Palestras mais dinâmicas / Profissionais especializados

Maior interação com os clientes / Eventos mais direcionados determinados públicos

Maior visão tecnológica

Aprimoramento sofisticado nos eventos

Conseguiram atingir as metas da empresa

11

Pers

pect

iva

Futu

ra

dos

Even

tos

Evolução do mercado de eventos no Brasil nos próximos 5 anos

Foco de uma empresa de eventos nos próximos 5 anos

Tipo de empresa de eventos no Brasil nos próximos 5 anos

AumentarDiminuir

Aumentar DiminuirAumentar Diminuir



Perspectivas:

Aumentar o número de agências especializadas por tipo de

complexidade de evento

Maior presença de empresas com posicionamento full

service.

Perspectivas:

Crescimento do mercado

Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de

relacionamento, dos eventos virtuais, dos grandes eventos

Perspectivas:

Foco no perfil dos participantes

Uso da rede social como suporte ao conteúdo.

61%57%50%48%46%40%37%34%20%17%

39%43%

50%52%

54%60%

63%66%

80%83%

O mercado de eventos no Brasil

Eventos verdes

Eventos de relacionamento

Eventos virtuais/vídeo conferência para as questões táticas/operacionais das empresas

Grandes eventos

Eventos virtuais/vídeo conferência

Mesclar eventos face to face com eventos virtuais

Eventos com presença física para a definição e expansão das estratégias da empresa

Os pequenos eventos

Número de eventos não planejados

Número de agências especializadas por tipo e complexidade de evento: por ex:

convenções, etc.Foco no perfil dos participantes

Número de empresas Full Service capacitadas a atender todos os tipos de eventos

Empresas estrangeiras oferecendo Full Service para empresas do Brasil

22%

34%

44%

66%

78%

Rede social como suporte ao acesso de conteúdo e às discussões

68%

32%

29%

71%

56%

12

EVENTOS

Tend

ênci

as

Tendência de uso de Tecnologia de eventos nos próximos 5 anos

Atendimento de uma agência de eventos nos próximos 5 anos

Aumentar Diminuir

Aumentar Diminuir

Aumentar Diminuir

Perspectivas:

Busca por qualidade no atendimento

Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos clientes

Parceria entre todos os envolvidos num evento.

Perspectivas:

Uso de redes sociais para avaliar retorno do investimento

Aumento da frequência de avaliação

Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI. Perspectivas:

Forte uso de tecnologia de ponta em todos os sentidos.

Avaliação do ROI dos eventos no Brasil nos próximos 5 anos

para avaliar o retorno do investimentoabsorção do conteúdo pós-eventos medir o impacto dos eventos nos negóciospara avaliar o ROI de um evento

Redes sociais usadas

Frequência da avaliação da

Ferramentas mais eficazes para

Opções de instrumentos amigáveis

Qualidade do atendimento de uma agência de serviços

Fornecedores aptos a atenderem as necessidades de Saving dos Clientes

Parceria entre os diferentes fornecedores envolvidos

O tempo de planejamento de um evento

Tecnologia de ponta para o gerenciamento dos eventos

Demanda dos palestrantes e participantes pelo que tem de mais atual em tecnologia

Demanda por aplicativos (apps) a serem usados nos eventos

Tecnologia vai ser o melhor instrumento para o Saving

Fornecedores habilitados em produzir e dar suporte tec-nológico aos eventos virtuais

Tecnologia padrão que previna os possíveis problemas durante um evento

Uso de Holograma (Eyeliner) nas reuniões

68%

63%

57%

54%

50%

41%

32%

32%

37%

43%

46%

50%

59%

68%

63%

62%

37%

38%

46%

85%54%

15%

28%72%

40%60%

41% 59%

48% 52%

13

Tend

ênci

as


Praticidade de focar tudo em uma única empresa

Obter saving na realização do evento

Conhecer os parâmetros e características do meu segmento de negócios

Desenvolver efetivamente uma parceria e não ser apenas um prestador de serviços

Agilidade

Vantagens de agência Full Service

Desvantagens de agência Full Service

Conceito espontâneo de agência Full Service O conceito mencionado espontaneamente é claramente

percebido em seu processo e espera-se que a agência tenha

profissionais altamente qualificados.

Vantagens:

Praticidade

Saving

Conhecimento do negócio do cliente

Parceria

28%

27%

26%

23%

10%

6%2%

2%2%Qualidade dos trabalhos

Retorno financeiro agregado ao valor das pessoas

Contar com a expertise da empresa para realizar o evento

Proximidade e confiabilidade entre cliente e agência/ Sintonia

61% Com capacidade para atender desde o planejamento, criação, logística e avaliação pós eventos

Com profissionais altamente qualificados/ Ter qualidade nos serviços oferecidos/ Profissionais qualificados

Com grande experiência no meu segmento de mercado

Com credibilidade no mercado de eventos

Ter um atendimento que dê suporte de uma forma geral

Ter preço acessível

Atender as demandas e proporções de cada evento

Agilidade nos serviços prestados

Renovação tecnológica/inovação

Facilitar o acesso entre o contratante e o contratado

32%19%

14%7%7%7%

4%3%

2%

Não ter mais a noção de custos

das etapas intermediárias

Ficar dependente de apenas um

fornecedor

Alto custo Caso ocorra um problema, vai desencadear

problemas em todo o evento

Não sabe/ Nenhum

44%

12%18%24%

4%

14

EVENTOS

Agê

ncia

Ful

l Ser

vice

Intenção de contratar agência Full Service

Tipo de evento

Intenção de contratar uma empresa full

service, apenas para grandes eventos

(convenções,seminários, etc.)


sim

não

não neste momento

não sabe

Não sabeEventos especiais

Irá depender da demanda

Somente para os grandes eventos

Para todos os eventos da empresa

63%

10%

18%

9%

71%

12%

2%

6%

10%

Conv

ençõ

es

Sem

inár

ios/

sim

pósi

os/

cong

ress

os

Even

tos

de re

laci

onam

ento

(Fes

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s, sh

ows,

mar

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Lanç

amen

to d

e pr

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os e

ser

viço

s

Even

tos

de in

cent

ivos

Conf

rate

rniz

ação

Even

tos

inst

ituci

onai

s

68%64%

53%

36%

19% 4% 2%

15

Agê

ncia

Ful

l Ser

vice

Conhecimento de agência Full Service

Baixo conhecimento de uma agência Full

Service presente no mercado

Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas Outras: Travel Idea, Banco de Eventos, Flytour, Alatur, MC Mesquita. MG Eventos, Fabrica de Eventos, Agir Eventos, Incentivare

Outras (com 1%)

Outras (com 1%)

Não conhece

Não conhece

37%

63%

17%

83%

Conhece alguma empresa Full Service?

Conhece empresa do mercado que poderia se Full Service?

16

EVENTOS

Agê

ncia

Ful

l Ser

vice

Eventos Planejados para 2012

Indicações (além de confraternizações/

festas da empresa):

Indústria: stand em feiras/exposições/

salões e eventos de incentivo

Comércio: treinamentos/workshops,

jantares, eventos de relacionamento

Serviços: convenções, jantares,

eventos de relacionamento/CRM,

seminários, congressos e eventos

exclusivos

Média: 58 diferentes eventos/ano

Base: 82/48/18/16 Fonte: Total de Empresas e dos segmentos

até 20

Público interno

Público externo

+20 a 50

+ 50 a 100

de 100

45%

30%

13%

12%

58% 42%

Confraternizações (festas da empresa/ final ano79%

Treinamentos/ workshops74%

Stand em feiras/ exposições/ salões73%

Convenções54%

Jantares/ café da manhã/ almoços51%

Eventos de incentivos41%

Reunião global da empresa/ de diretoria41%

Lançamento de produtos/ serviços39%Eventos de relacionamento/ CRM (festivais/ esportivos/ maratonas) 35%

Seminários/ simpósios/ congressos32%

Eventos exclusivos (stand alone meeting)24%

17

Os

Even

tos

da E

mpr

esa

Maior Evento de 2012

Indicações:

Indústria: stand em feiras/exposições/

salões e eventos de incentivo

Comércio: convenções

Serviços: convenções, treinamentos/

workshops 33%

21%

15%

11%6%6%

4%2%

2%

Stand em feiras/ exposições/ salões

Confraternizações (festas da empresa/

final de ano)

Convenções

Treinamentos/ workshops

Seminários/ simpósios/ congressos

Lançamento de produtos/ serviços

Eventos de relacionamento/

CRM (festivais/ show/ esportivos/ maratonas)

Eventos de incentivos

Reunião global da empresa/ de diretoria

Base: 82 Fonte: Total de Empresas

18

EVENTOS

Os

Even

tos

da E

mpr

esa

Budget 2012

Tempo mínimo para o planejamento de evento de Grande Porte

4 meses é o tempo médio para o

planejamento de um evento de grande

porte, no entanto observa-se uma

tendência de encurtamento desse tempo.

Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas

Valor declarado

por 32 empresas:

% alocado ao maior

evento do ano =

R$ 20.598.000,00

38%

Média:

Comércio:

Serviços:

Indústria:

Total:

Expectativa de aumento do

budget em 2013:

Indicação:

Serviços apresenta

uma média maior

Para o maior evento

R$ 643.700,00

17%13%

14%12%o segmento

R$ 1.080.000,00

Total

Indústria

Comércio

Serviços

25%

21%

33%

38%

65%

71%

56%

49%

10%

8%

11%

13% + de 1 a 6 mesesAté 1 mês + de 6 meses

19

Os

Even

tos

da E

mpr

esa


Critério de escolha do fornecedor

17%

55%

28%

23%

15%37%

48%

14%

46%

40%

12% 27% 61%

12%49%

39%

44%33%

Dá preferência a fornecedores que tragam respostas e novas sugestões

Desejam fornecedores que trazem as novidades e respostas às demandas

A experiência e qualificação do atendimento é um dos critérios de escolha

Todos os eventos da minha empresa são normatizados,

controlados e aferidos

Dá preferência a fornecedores que padronizam os processos

Ter profissionais com conhecimento no meu segmento de negócios

concorda totalmente concorda em parte discorda

Fornecedores mais pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho.

Devem conhecer o segmento de negócios do cliente.

20

EVENTOS

Os

Even

tos

da E

mpr

esa


Fornecedorese a tecnologia

Critérios para contratarFornecedor de eventos

70%

20%

10%

71%

24%

5%

A dificuldade é sintonizar todos os en-volvidos usando a mesma tecnologia

Há poucos fornecedores aptos a lidar com as inovações tecnológicas

Concorda em parteConcorda totalmente Discorda

Concorda em parteConcorda totalmente Discorda

Os fornecedores hoje estão aptos a sintonizar todos envolvidos

com a mesma tecnologia e usam tecnologia de ponta.

Nem todas as empresas buscam um fornecedor especializado para obter savings.

Pode ou não ser especializado por tipo de evento.

Concordam que há falta de fornecedores especialistas em grandes eventos.

30%

73%

7%

15%10%

20%

55%

45% 45%

Nos

sa p

olíti

ca é

con

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ento

s

Dá

pref

erên

cia

a ag

ênci

as

espe

cial

izad

as p

or ti

po d

e ev

ento

21

Os

Even

tos

da E

mpr

esa

Uso do ROI para os eventos da empresa

Participação do Depto de Compras na aprovação do evento

A área de Compras tem

importância para praticamente

metade das empresas pesquisadas.

Indústria

Indústria

Total

Comércio

Comércio

Serviços

Serviços

34%

39% 39%

44%

56%

33%

48%

31%44%

25%

11%2%

44%6%

29%

52%

56%

56%

13%

15%

22%

Sim, somente nos maioresSim, em todos Não usa

Dá a palavra finalDepende Não se envolve Colabora em todos os evento


Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas

22

EVENTOS

Os

Even

tos

da E

mpr

esa

Instituto Alatur

O Instituto Alatur tem como missão estimular o desenvolvimento

de conteúdos e difundir as melhores práticas do mundo,

contribuindo com o crescimento sustentável das atividades

relacionadas à mobilidade corporativa. Para isso, a entidade

publica livros, financia pesquisas e realiza eventos que tratam

sobre o setor, apontando as principais tendências do mercado.

Atividades:

Lançamento dos livros (Eventos, Uma Alavanca de Negócios;

O Valor Estratégico dos Eventos; Improvisação Estratégica e

Corporate Mobility;

Realização do Fórum Alatur desde 2008;

Realização do Fórum Latino Americano HRG;

Apresentou os resultados de pesquisas (TMC Ideal, em 2009

e 2010 e O Processo Decisório em eventos: ambiente high

tech ou high touch? Em 2008, 2009, 2010 e 2011);

Realizou diversos encontros de negócios para debater temas

como: Regionalização e Globalização, Programa Estratégico

de Gestão de Eventos, Fragmentação de Serviços, Expense

Management e Mobilidade Corporativa.

23

Estudos de Eventos

Documents

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