Disciplina Análise Organizacional | 4º Período Administração | 2013/2

Etapa 03 – Análise da Estrutura

Agenda: O que é Estrutura Organizacional

1. Relembrando as etapas da Análise Organizacional

2. O que é Estrutura Organizacional

Estrutura organizacional é a forma pela qual as atividades desenvolvidas por uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Num enfoque amplo inclui a descrição dos aspectos físicos, humanos, processuais e administrativos. Não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existe uma estrutura organizacional que se adapte adequadamente às mudanças.

Nos próximos dias veremos cada um dos principais itens da Estrutura Organizacional, conforme estrutura a seguir:

Aspectos Físicos e Humanos

- Estudo de Layout - Departamentalização – estruturação - Organograma

Aspectos Processuais

- Análise de Processos – Fluxogramas - Análise e Desenho de Formulários

Aspectos Administrativos

- Análise da Distribuição do Trabalho - Sistemas de Informações/Comunicações

2.1. Aspectos Físicos e Humanos

2.1.1. Estudo de Layout

O estudo de layout de uma empresa é bastante importante, e deve ser feito com cautela.

Isso porque a mudança de uma mesa e cadeira de um ponto da sala para outro pode causar um conflito

maior do que a transformação estrutural de uma organização.

O espaço físico que utilizamos é de extrema importância para nós mesmos. O brasileiro

em geral zela muito pelo espaço que utiliza e cada vez mais tem necessidade de maior conforto.

E não é apenas o aspecto visual e de conforto que deve prevalecer no estudo de

aproveitamento do espaço físico. Mais do que isso, importa o fluxo existente entre pessoas e papéis.

2.1.1.1. Indicadores de Problemas no Layout

a) Demora excessiva – é um indicador de que algo no ambiente precisa ser modificado.

Podem ser postos de trabalho, ou deslocamentos de unidades inteiras, ou arquivos.

Enfim, a demora acima das expectativas pode propiciar um indicador de falhas no uso

do espaço físico.

Etap

a 1

Análise do Contexto e Histórico Organizacional

Etap

a 2

Análise Estratégica

Etap

a 3

Análise da Estrutura

Etap

a 4

Análise das Pessoas

Etap

a 5

Feedback e Resultados

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b) Fluxo confuso do trabalho – pode ser de origem espacial e estar afetando também o

trabalho de outras unidades da organização. Muitas vezes as pessoas consultam

quem está próximos a elas, em detrimento criando assim mais demora com fluxos

secundários.

c) Excessiva acumulação – a má distribuição espacial também pode gerar acúmulo de

pessoas e documentos. Muitas vezes as unidades crescem em número de pessoas

mas o espaço físico não aumenta, criando confusão nos processos.

d) Má projeção de locais de trabalho – ligado ao layout dos postos de trabalho. Muitas

vezes porque essa projeção não é feita por pessoal especializado, ou muitas vezes é

feita apenas com base nas vontades das pessoas destinadas aos espaços.

e) Perda de tempo no deslocamento de uma unidade a outra – muitas vezes por planos

incorretos, pessoas com funções correlatas ficam em unidades diferentes da

organização, trazendo assim perda de tempo em constantes deslocamentos.

2.1.1.2. Objetivos

O estudo de layout tem com objetivos:

a) Obter um fluxo eficiente de comunicações administrativas dentro da organização

b) Obter um fluxo de trabalho eficiente

c) Facilitar a supervisão

d) Reduzir a fadiga do empregado no desempenho de sua tarefa (isolar ruídos, reduzir

espaços desnecessários, etc.)

e) Impressionar favoravelmente clientes e visitantes

f) Aumentar a flexibilidade para variações necessárias

Para poder analisar qual layout deve ser adotado, é importante ter informações como:

detalhes do trabalho executado em cada unidade; quantidade de pessoal empregado;

necessidade de comunicações entre as pessoas incluídas no campo da análise; necessidade de

arquivamento e armazenagem; isolamento auditivo e visual; compartimentação (isolamento

físico); intensidade de iluminação; portas e janelas; status obtido pela localização de mesas e

cadeiras; quantidade e tipos de máquinas e equipamentos.

Essas informações permitirão uma primeira visão da problemática da área em que será

desenvolvido todo o estudo.

2.1.1.3. Estratégia para o estudo de layout

As etapas da estratégia de estudo de layout são as seguintes:

a) Calcular a área (necessária e existente) – para evitar estudos baseados no olhar,

afastando os “eu acho que”, “eu penso que”, e assim por diante.

b) Fazer a planta baixa – planta com arquivos, mesas, cadeiras, enfim, tudo o que dá

vida ao espaço.

c) Verificar o fluxo de pessoas e papéis – identificar os vários fluxos existentes, os fluxos

principais e secundários e o trânsito de documentos em geral.

d) Determinar a quantidade e natureza dos móveis e equipamentos – constatação da

existência e da forma de utilização dos móveis e equipamentos. Terá uma utilidade

na proposição de troca do mobiliário e de equipamentos.

e) Determinar a extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas – é uma

fase simples, que só depende da visualização na planta no próprio local ande está

sendo realizado o estudo.

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f) Preparar e dispor as miniaturas de móveis e equipamentos – Facilita a organização e

visualização dos resultados.

g) Apresentar as alternativas do novo layout – o novo layout deverá ser discutido pelo

maior número de pessoas envolvidas no estudo, senão por sua totalidade.

h) Implantar e acompanhar – é importante nessa fase ficar atento a algumas questões:

transtorno causado em função de mudanças físicas; adaptação do pessoal ao novo

espaço; adaptação do corpo social no espaço modificado (novas relações);

observação dos novos fluxos e das repercussões na distribuição do trabalho, afetado

em função das modificações pelo estudo.

2.1.1.4. Técnicas

Existem alguns layouts pré-definidos, conhecidos como técnicas de layout. Vamos

conhece-los:

a) Layout em corredor – Considerado muito bom para incentivar relações de grupo,

principalmente quando o trabalho exige formação de equipes. Melhor ainda quando

a exigência é a realização do trabalho em pequenas equipes. Ponto negativos: gasto

com divisórias; divisórias demarcam os grupos, independente da vontade de cada

um; as pessoas do grupo interagem entre si numa intensidade muito maior do que

com pessoas de outra sala.

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b) Layout em espaço aberto – esse tipo de layout é encontrado em grandes áreas, com

grande concentração humana. Quase sempre ocupa todo o andar, guardando apenas

espaço para salas individuais das chefias ou pessoal da supervisão. Ajuda

enormemente a comunicação. Só é válido para tarefas que não exijam grande grau

de concentração. O controle disciplinar é mais complicado nesse tipo de layout. Outro

ponto negativo é a facilidade de distração das pessoas, podendo cometer erros que

normalmente não cometeriam.

c) Layout Panorâmico – Os dois primeiros layouts têm dado lugar a esse último. Nesse

tipo de layout existem divisórias, mas essas são transparentes e não seguem até o

teto; as mesas diferem na tonalidade, ajudando na identificação dos elementos da

estrutura social; a sensação de falta de privacidade é reduzida pela demarcação do

espaço; o nível de ruído é reduzido.

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2.1.1.5. Recomendações Finais

a) Colocar as unidades que realizam tarefas inter-relacionadas o mais próximo possível,

com o objetivo de reduzir o tempo de tramitação entre elas

b) Colocar o chefe imediato ou supervisor em local que lhe permita observar facilmente

o que acontece na área sob sua supervisão

c) Separar das demais unidades as que utilizam equipamentos ruidosos

d) Localizar as unidades que têm contato frequente com o público o mais perto possível

das áreas de entrada

e) Colocar os arquivos e demais equipamentos frequentemente utilizados o mais perto

possível das pessoas que deles fazem uso, desde que não prejudiquem o fluxo interno

f) Dotar os balcões de atendimento ao público de divisórias internas ou mesmo gavetas

para a guarda do material necessário

g) Evitar o uso de gabinetes ou salas particulares, que só se justificam nas seguintes

circunstâncias: chefia de alta hierarquia; tarefas que exigem grande concentração;

natureza confidencial ou reservada; característica generalizada da disposição das

pessoas na organização ou em grande parte dela

h) Utilizar área grande e contínua, quando possível, que permite melhor iluminação e

supervisão.

i) Dispor as pessoas na mesma direção, sempre que possível.

j) Aproximar as pessoas cujos serviços exijam troca frequente de dados ou de contatos.

k) O trânsito de pessoas que se dirigem ao supervisor não deve perturbar o trabalho dos

demais.

l) Criar ambiente agradável e estético não é superficialidade. Por isso, devemos levar

em conta essas características típicas do conforto.

m) Para iluminação, convém convocar firmas especializadas.

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Artigo para leitura complementar:

“Os Melhores Espaços de Trabalho e a Valorização de Pessoas”

http://mexxer.pt/os-melhores-espacos-de-trabalho-e-a-valorizacao-de-pessoas/

Referências Bibliográficas: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico. São Paulo: Atlas, 2009