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UNIVERSIDADE TUIUTI DO PARANÁ Suelen de Oliveira Rotta EVENTOS: UMA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO INTERNA NO TECPAR. CURITIBA 2008

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UNIVERSIDADE TUIUTI DO PARANÁ

Suelen de Oliveira Rotta

EVENTOS: UMA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO INTERNA NO TECPAR.

CURITIBA

2008

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Suelen de Oliveira Rotta

EVENTOS: UMA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO INTERNA NO TECPAR.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentada ao Curso de Pós Graduação de Planejamento e Gestão Estratégica de Eventos da Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade Tuiuti do Paraná. Orientadora Rosilene Lehmkuhl

CURITIBA 2008

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“A minha consciência tem para mim mais peso do que a opinião do mundo inteiro.”

(Cícero)

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RESUMO

O objetivo deste trabalho é definir o papel de eventos como ferramenta de comunicação. Surgiu da necessidade do Instituto de Tecnologia do Paraná – TECPAR trabalhar o endomarketing e a comunicação interna. Reforça a importância da comunicação e retrata como o crescimento de uma empresa está diretamente ligado ao envolvimento do seu público interno com o negócio. Destaca assim, a ferramenta eventos como meio de relacionamento, motivação e troca de informação. Para validar os conceitos apresentados, elaborou-se um projeto de eventos, chamado de “Café da manhã com a diretoria executiva”.

Palavras Chaves: Clientes Internos; Comunicação; Eventos; Tecpar.

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ABSTRACT

This paper aims to define the role of events as a tool of communication. Resulted

from the need of the Institute of Technology of Parana – TECPAR - to work the

endomarketing and the internal communication in the company. It reinforces the

importance of communication and shows how the growth of a company is directly

linked to the involvement of its public with the company business. This way,

highlights the tool events as a way of relationships, motivation and information

exchange. To validate the concepts presented, is being prepared a project of events,

called “Breakfast with the executive board.”

Key words: Internal Clients; Communication; Events; Tecpar.

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO........................................................................................................5

2 A ARTE DE COMUNICAR......................................................................................7

2.1 COMUNICAÇÃO INTERNA ................................................................................13

3 EVENTOS ..............................................................................................................19

3.1 A ORIGEM DOS EVENTOS................................................................................19

3.2 DEFINIÇÃO DE EVENTOS.................................................................................22

3.3.1 Eventos baseados em reuniões dialogais ........................................................29

3.3.2 Eventos baseados em reuniões coloquiais ......................................................33

3.3.3 Eventos competitivos........................................................................................37

3.3.4 Eventos demonstrativos ou expositivos............................................................37

4. TECPAR: SINÔNIMO DE CONHECIMENTO TECNOLÓGICO ...........................39

4.1. BREVE HISTÓRICO DO TECPAR ....................................................................40

4.2 ÁREA DE ATUAÇÃO ..........................................................................................41

4.3 MISSÃO, VISÃO E VALORES ............................................................................43

4.5 MEIOS DE COMUNICAÇÃO...............................................................................44

5 PROPOSTA DE EVENTO......................................................................................46

5.1 CENÁRIO............................................................................................................46

5.2 BRIEFING DO EVENTO .....................................................................................49

CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................60

REFERÊNCIAS.........................................................................................................62

ANEXOS ...................................................................................................................63

APÊNDICES .............................................................................................................78

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1 INTRODUÇÃO

Os ensinamentos obtidos na pós-graduação em Planejamento e Gestão

Estratégica de Eventos enfatiza a importância do entendimento desta prática frente

aos interesses das empresas.

Eventos promovem relacionamentos, motivação, troca de informação e

negócios. Por meio destas práticas observou-se a oportunidade de apresentar um

projeto de Eventos para o Instituto de Tecnologia do Paraná – Tecpar, empresa esta

que tem uma extensa gama de negócios que abrangem áreas de bioenergia,

química fina, produção de biológicos e serviços tecnológicos.

Sabe-se que a política do Tecpar incorpora a gestão da qualidade a todos os

seus processos, produtos e serviços com o objetivo de satisfazer as necessidades

de seus clientes, da comunidade e do meio ambiente. Além do desenvolvimento de

seus processos e funcionários entende-se que a utilização de Eventos para

promover a comunicação da empresa com seu principal cliente - os funcionários, é

de vital importância.

O Tecpar participa e realiza inúmeros eventos, mas não conta com um setor

específico nesta área, não havendo, portanto, uma padronização. Cada evento é

considerado uma realização isolada, com participação de pessoas das mais diversas

áreas e atuando de forma empírica. Por meio desta dinâmica que fragiliza o

compromisso de eficiência é que torna-se visível a necessidade de trabalhar eventos

dentro desta organização.

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Como poderá se observar a seguir, este trabalho fundamentou-se em base

teórica para trabalhar eventos como ferramenta da comunicação na empresa,

apresentando a importância de se planejar e organizar ações que objetivem a

particularidade de cada público.

O objeto deste projeto terá ênfase no cliente interno, uma vez que o

crescimento de uma empresa está intrinsicamente ligada ao envolvimento deste

público com os negócios da empresa. Espera-se que a utilização de Eventos

dirigidos sejam oportunos para a maximização do entendimento único, da motivação

e da integração dos colaboradores do Tecpar.

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2 A ARTE DE COMUNICAR

Todos os dias recebe-se uma avalanche de informação, são outdoors nas

ruas, jornais, televisão, reuniões, que vão se tornando uma bola de neve, ficando

difícil processá-las e distingui-las na sua importância levando os administradores

adotarem novos conceitos para administrar suas empresas.

Dentro das organizações a arte de comunicar deve ir muito além de

transmitir informação. Deve ser bem planejada e elaborada, para que não se perca e

acabe sendo desperdiçada. Elaboração esta que tem sempre como referência

básica o planejamento estratégico da empresa. Como esclarece Corrado (1994), a

comunicação concentra não apenas transmissão de informações, mas também

mudanças de comportamentos internos visando atingir o objetivo organizacional.

A palavra comunicação deriva do latim communicatio, que quer dizer

partilhar, repartir, trocar opiniões, associar, tornar comum. Bahia afirma que:

“O que se denomina comunicação empresarial e assim, o conjunto de modelos ou instrumentos de ação que a empresa utiliza para falar e se fazer ouvir, interna e externamente, a informação prestada por ela corresponde a uma estratégia.” (1995, p. 09).

A comunicação é a transmissão de idéias e informações, podendo ser esta

verbal quando é feita por meio de palavras, seja na linguagem oral ou escrita, ou

não verbal, quando as mensagens são transmitidas por intermédio de gestos, do

olhar, da maneira de vestir-se. Além disso, é possível usar desenhos, sinais,

imagens, sons, etc. (REGO, 1986).

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A comunicação no cenário organizacional recebe várias nomenclaturas

como empresarial, social, organizacional, institucional, entre outras, ou

simplesmente comunicação interna e externa.

Nassar acrescenta que :

“A comunicação empresarial não pode ser considerada apenas um definição de dicionário. Ou seja, simplesmente como “um conjunto de métodos e técnicas de comunicação de dentro da empresa dirigida ao público interno (funcionários) e ao público externo (cliente, fornecedores, consumidores etc.)”. Até porque definições como essas precisam ser sempre revistas em função das mudanças da sociedade e do ambiente empresarial.” (1995, p. 18, aspas do autor)

Antes de destacar a importância da comunicação, precisa-se compreender

como a comunicação funciona. O modelo tradicional para desenvolvimento de uma

comunicação eficiente que, de acordo com Kotler (1998), deve ter nove elementos

fundamentais:

1) Emissor: que emite a mensagem para outra parte;

2) Codificação: o processo de transformar o pensamento em forma simbólica;

3) Mensagem: o conjunto de símbolos que o emissor transmite;

4) Mídia: os canais de comunicação através dos quais a mensagem passa do

emissor ao receptor;

5) Decodificação: o processo pelo qual o receptor confere significado aos

símbolos transmitidos pelo emissor;

6) Receptor: a parte que recebe a mensagem emitida pela outra parte;

7) Resposta: as reações do receptor após ter sido exposto à mensagem;

8) Feed Back: a parte da resposta do receptor que retorna ao emissor;

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9) Ruído: distorção durante o processo de comunicação, que resulta em uma

mensagem chegando ao receptor diferentemente da forma como foi enviada pelo

emissor.

A identificação do receptor (público-alvo) é um dos passos fundamentais

para uma comunicação eficiente. Assim, é preciso identificar o público para depois

traçar as estratégias de comunicação.

A comunicação da empresa com a sociedade, com o consumidor, com seus

trabalhadores, com as autoridades e governos virou parte fundamental da fórmula

para obter sucesso nos seus produtos e serviços. “Uma boa comunicação

empresarial é condição primária para uma boa imagem institucional da empresa.”

(NASSAR, 1995, p.24).

Resumidamente, comunicação empresarial é o processo pelo qual a

empresa se dirige aos públicos interno e externo.

Meirelles (1999), afirma que a comunicação, como todas as demais áreas

do conhecimento humano, vem sofrendo transformações radicais no decorrer dos

últimos anos. Todo o seu instrumental vem sendo acrescido de inovações

tecnológicas extremamente sofisticadas. No entanto, a presença do ser humano

para coordenar as atividades inerentes ao setor é cada vez mais solicitada e os

indivíduos que trabalham com a área precisam estar qualificados para desenvolver

seus projetos.

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A sociedade e o mercado consumidor tornam-se bastante hostis às

empresas que não aprenderam a escrever, ouvir, falar, se expressar e

principalmente dialogar no ambiente onde atuam. As empresas necessitam

compreender melhor a maneira de aperfeiçoar a comunicação com os seus

diferentes públicos. (VAVRA, 1993)

A comunicação empresarial se utiliza de muitas linguagens, que não têm

necessariamente como objetivo imediato o processo de vendas. Mas que não

deixam, por isso, de serem ferramentas fundamentais no marketing da empresa.

Num universo cada vez mais competitivo e a cobrança cada vez maior dos

consumidores, a comunicação com os mais diversos públicos se torna indispensável

para o sucesso. Ou seja, uma comunicação bem administrada se transforma em

vantagem competitiva (NASSAR, 1995).

Corrado (1994) relata que durante muitos anos, a comunicação era

praticamente unilateral, de modelo autoritário. O emissor elaborava suas

mensagens, utilizava os veículos de comunicação e pouco se preocupava com o

resultado do processo. O receptor era passivo e não participava de maneira efetiva

da comunicação. As empresas só se deram conta que este método não funcionava

quando a produtividade começou a cair e os clientes passaram a pesquisar antes de

adquirir o produto/serviço. Concluiu-se então que o emissor deve estar atento e

aberto às opiniões, críticas e sugestões do receptor para que a organização atenda

as necessidades e desejos de seu público-alvo, sempre com coerência, atitude que

se tem tornado palavra-chave no processo de comunicação corporativa.

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Vavra (1993) afirma que o contato direto com os clientes é uma das

melhores maneiras de construir relacionamentos duradouros com eles. Destaca

assim, quatro pontos básicos para que tenhamos uma boa comunicação e com

sucesso:

• Confiança: pelo menos uma das partes deve conduzir certo grau de

autoconfiança;

• Criatividade: alguém deve encontrar um meio de penetrar nos sentimentos

da outra parte; isso requer sensibilidade a uma ampla variedade de pessoas;

• Atenção: mostrar interesse pessoal, evitar distração e ficar atento aos

pensamentos do cliente e;

• Consideração: mantenha e irradie respeito para a outra pessoa. Isto significa

ser sensível e consciente de que a outra pessoa também sente medos, sonha, tem

esperança.

Já Bahia (1995) completa que um dos princípios do processo informativo é

que o resultado da comunicação depende do meio que a divulga. Pois na recepção

da mensagem, permanece mais o que se diz do que quem o diz. Se a mensagem for

mal interpretada pelo outro lado, pode causar efeito contrário do desejado.

Surgem assim programas de comunicação nas empresas, visando atingir os

diferentes públicos. “O público-alvo será fortemente afetado pelas decisões do

comunicador sobre o que será dito, como será dito, onde será dito e quem irá dizê-

lo.” (KOTLER, 1998, p. 289, itálico do autor)

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Segundo Vavra (1993) os programas de comunicação são importantes para

muitas finalidades, mas destaca a função de manter e fortalecer o relacionamento

entre a empresa e seus clientes. Para interagir, atingir seu público e relacionar-se

com eles, as empresas, tanto grandes como pequenas, viram-se obrigadas a criar

alternativas como a mídia própria (revistas, murais, newsletter, boletins, entre outros)

e a realização de eventos para reunir seus clientes.

Compreende-se então que, para os objetivos de uma empresa serem

alcançados, deve-se conhecer cada público. Kotler (1998) define sete tipos de

público, considerando público como qualquer grupo de pessoas com interesse na

empresa ou que cause impacto na capacidade da empresa de atingir os seus

objetivos. Público também pode ser definido como um grupo de indivíduos para os

quais se destina determinada mensagem. É também uma audiência, um auditório,

uma reunião de pessoas às quais se dirigem as ações de uma empresa ou outra

organização.

• Público financeiros: influenciam a capacidade da empresa de obter fundos

(bancos, empresas de investimento);

• Públicos de mídia: divulgam notícias e opiniões (jornais, revistas, rádio e

canais de televisão);

• Públicos Governamentais: ações do governo que afetam a empresa

(decretos, leis, entre outros);

• Grupos de interesse: quando as ações da empresa podem ser questionadas

por organizações de consumidores, ambientais;

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• Públicos Locais: toda empresa tem públicos locais como vizinhos e

organizações comunitárias;

• Público geral e;

• Público interno: que incluem seus empregados, gerentes, voluntários e

diretores de uma determinada empresa.

Assim, conclui-se que a comunicação empresarial precisa trabalhar com

várias frentes de batalhas para ter uma boa imagem organizacional. Todavia, Nassar

(1995), ressalta que é na frente de batalha interna que estão às questões que

envolvem o desempenho competitivo e a sua preparação para as constantes

mudanças no ambiente empresarial. E será nesta frente que se baseará este

trabalho.

2.1 COMUNICAÇÃO INTERNA

As empresas são formadas por pessoas e destas depende o sucesso da

empresa. Sabe-se que as pessoas necessitam se comunicar e a maneira como isto

é feito dentro das organizações é que faz a diferença.

“A comunicação das empresas com os seus públicos internos, apesar de direcionada a universos infinitivamente menores do que os de uma campanha de massa, tem todas as características de comunicação de massa. Os jornais, revistas, videojornais e boletins voltados para o público interno, em muitos casos, têm como alvo milhares de trabalhadores.[...] A massa quer o luxo na sua comunicação interna. Isso porque o público interno confronta, o tempo todo, os padrões de criação e produção das mídias internas de massa com os das mídias externas tradicionais.” (NASSAR, 1995, p. 28).

Quando os colaboradores recebem informações da empresa em que

trabalham, de uma forma planejada para cada público, eles se sentem importantes,

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proporcionando assim motivação, fator primordial para a produtividade e

conseqüentemente a lucratividade de uma organização. “A meta das comunicações

é fazer com que os empregados passem da simples percepção para a ação que

realiza metas organizacionais”. (CORRADO, 1994, p. 59)

Vavra (1993) lembra que para obter sucesso no programa de comunicação,

deve-se fixar os objetivos, podendo eles serem: posicionamento da empresa ou

organização; informar; educar clientes; proporcionar sensação de importância; ou

ajudar a “gerenciar” assuntos, desenvolver um ambiente criativo e inovador.

Para que isto se concretize, inicia-se um estilo de administração

participativo, um novo modelo chamado liderança. Onde a cúpula empresarial

apenas controla os resultados e seus funcionários podem opinar. O sistema de

comunicação flui adequadamente, a informação passa a ser um dos recursos mais

importantes da empresa e é compartilhada por todos os membros.

Corrado (1994) destaca que quando uma empresa tem um bom sistema de

comunicação todos os funcionários, chefes ou empregados, se comunicam de

maneira contínua e informal e quando as informações saem da empresa, elas são

as mesmas, sem distorções. É importante também propiciar um ambiente regido

pelo comprometimento e companheirismo, dando autonomia às pessoas,

respeitando e valorizando as idéias, iniciativas e desempenho dos colaboradores,

mantendo uma comunicação aberta e clara.

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O desafio de inúmeros programas que melhoram a competitividade passa

pela motivação dos trabalhadores para com os objetivos da empresa. A divulgação

das informações que levem a esse estado de espírito de participação só é possível

por intermédio de diversas mídias, além das formas de comunicação direta, tais

como reuniões, peças de teatro participativas, entre outras. Para Nassar (1995) a

comunicação direta entre os funcionários de diferentes níveis hierárquicos é

reforçada pelos programas de treinamento, reuniões do dia-a-dia e convenções

anuais que privilegiam a qualidade. Outros métodos incluem encontros informais da

administração para aumentar o contato com os empregados como almoços e cafés

da manhã.

Vale ressaltar que “Importante passo na elaboração um programa de

comunicações com os empregados é conseguir o compromisso da administração

superior.” (CORRADO, 1994, p.57)

Segundo Torquato (1986) uma organização possui três fluxos de

comunicação: o fluxo descendente (aquela que vem da alta administração), fluxo

ascendente (aquela que vem da base da organização) e fluxo lateral (aquela que

circula nos mesmos níveis da organização). Assim, a eficiência organizacional

depende diretamente de como esses fluxos se interagem e de seus feedbacks.

Segundo Nassar (1995) a comunicação ao público interno se dá pelo cálculo

de relação custo/benefício. O custo da equação é o fator da relação que poderá ser

conseguido junto ao mercado de fornecedores, mas por outro lado, o fator benefício

não tem uma mensuração simples, porque ele é uma conseqüência, muitas vezes,

dos objetivos estratégicos da empresa. E arremata dizendo que:

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“Como você vê, existem diversas maneiras de atingir o público interno das empresas, com os mais diferentes objetivos. Em cada caso concreto, cabe ao estrategista de comunicação estabelecer os fins e verificar qual a melhor maneira de atingi-los. O fato é que se torna inconcebível a idéia de uma empresa que se comunica muito “para fora” (por meio da publicidade, eventos, assessoria de imprensa etc), mas não olha para o seu próprio umbigo. Se o trabalhador não conhece a empresa na qual trabalha e não sabe qual a filosofia que a anima, torna-se difícil estabelecer metas e passar para os consumidores e a sociedade a imagem que se deseja.” (NASSAR, 1995, p. 42)

A comunicação interna também forma “embaixadores” da organização, que

são verdadeiros multiplicadores dos valores, atividades e produtos da empresa. O

público interno é, certamente, um dos que têm maior crédito ao falar a respeito da

organização. “Os empregados são consumidores de valores ou produtos

organizacionais fundamentais – correção, qualidade, serviço aos consumidores,

segurança etc.” (CORRADO, 1994, p. 58). Por isso é muito importante que ele esteja

sempre bem informado, sendo o primeiro, a saber, sobre as notícias da empresa.

A comunicação interna também serve para informar aos colaboradores as

ações da empresa com freqüência e clareza, transmitindo uma realidade da

organização.

“A comunicação interna é um modo de difundir entre os empregados a realidade da empresa, de ampliação dos laços de identidade funcional, de prestação de informações e de estímulo ao debate da realidade social, sem intermediários.” (BAHIA, 1995, p. 32).

Podemos compreender a importância de uma boa comunicação interna na

seguinte frase: “Os soldados com bom moral são melhores lutadores. E os soldados

não vão para a batalha sem entender o objetivo, a meta e a razão dela. [...]”

(CORRADO, 1994, p. 70). Assim deverá ser com as empresas, deixar claro seus

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objetivos, missão e visão, para que os colaboradores sigam vitoriosos e convictos

que o trabalho que realizam contribuem para o sucesso da empresa.

A maior parte da comunicação das empresas se apóiam nos canais orais e

escritos. Segundo Torquato

“a comunicação oral é desejável porque a utilização de canais naturais, como a fala, a visão,e a audição, permite que se obtenha um feedback máximo e imediato. As comunicações interpessoais permitem realmente maior interação, já que os interlocutores podem participar diretamente dos problemas, discutir e trocar idéias, tirar conclusões durante a troca de informação”. (1986, p. 64)

Comunicar-se com o público-alvo tem sido uma tarefa difícil para as

empresas, pois destacar uma informação entre tantas outras mensagens existentes

nos meios de comunicação tradicionais é cada vez mais complicado. É necessário

diversificar os meios, buscando maior segmentação e eficiência (VAVRA, 1993).

Focamos a atenção para as ferramentas da comunicação, a necessidade

diária de se criar veículos capazes de despertar um interesse contínuo dos

funcionários pela empresa como um todo. E é dentro destas perspectivas que

destacam-se os eventos.

Para Vavra (1993) o crescimento de marketing de eventos é resultado da

insatisfação das empresas com as tradicionais formas de mídias. Conforme Jim

Andrews, editor da Special Events Report:

“Com os preços dos anúncios impressos e de mídia eletrônica chegando a níveis estratosférico, e com níveis de audiência de televisão cada vez mais baixos, as empresas estão procurando outras maneiras para comunicar-se com um mercado tão segmentado.” (1990 citado por VAVRA, 1993, p. 218).

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Segundo Giacomo (1993), um evento é muito mais do que simples

divulgação da mídia. Para ela, as pessoas tem uma visão distorcida e confundem

evento como simples cerimonial, protocolo e etiqueta, mas na verdade, o evento é

um instrumento de comunicação e um dos elementos mais poderosos na estratégia

comunicacional. Assim, exige-se um aprofundamento no que realmente são eventos

empresariais para que se possa utilizá-los como ferramentas da comunicação.

Pode-se assim afirmar que dentre as ferramentas de comunicação, os

eventos proporcionam um enfoque direto para quem participa, interação rápida entre

emissor e receptor e feedback, pois pode ser muito difícil outro meio de

comunicação atingir de forma tão precisa um público específico de uma só vez. Em

um evento isso é possível, pois a mensagem é passada de forma mais eficaz,

evitando dispersão do assunto e melhor compreensão e aproveitamento.

Muitos são os tipos e características dos eventos. Cada um serve de acordo

com determinada ocasião, cabendo assim à empresa conhecê-los e saber como

aplicá-los, como será apresentado a seguir.

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3 EVENTOS

Neste capítulo destaca-se a origem dos eventos e sua definição. Ressalta os

eventos organizacionais, suas características, classificação e tipologia.

3.1 A ORIGEM DOS EVENTOS

A história dos eventos é algo muito difícil de precisar, pois há muitas

contradições entre os autores que falam a respeito do assunto. Alguns consideram o

primeiro grande evento histórico a Santa Ceia, porém ao se analisar profundamente,

ainda na pré-história, já ocorriam eventos de uma forma muito primitiva.

“O ser humano sempre foi ávido por viver situações de descoberta e de grandes acontecimentos. Isso podemos verificar desde a civilização antiga, em que encontramos os primeiros registros de deslocamento de pessoas de uma localidade a outra, em que se reuniam para tratar de assuntos de interesse comum.” (MATIAS, 2007, p. 3)

Os gregos e os romanos deixaram vários exemplos de cerimônia, etiquetas,

através de filósofos e pensadores. Os povos conquistadores deixaram grande

influência de rituais, cerimoniais para os povos conquistados.

Estudos indicam que no Egito Antigo, protocolos e rituais faziam parte

constante da sua cultura, principalmente envolvendo os faraós. Coroações e

enterros, por exemplo, seguiam uma programação que tinha regras para serem

cumpridas, caracterizando um evento, um cerimonial. No Egito, os faraós eram

enterrados em pirâmides com todo um ritual especial é um exemplo claro de como já

existiam cerimônias com regras pré-determinadas que deviam ser seguidas.

(NUNES, 1999).

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Pode-se considerar que um dos primeiros grandes eventos realizados foram

os jogos Olímpicos na Grécia no ano de 776 a.C. Este foi um evento de caráter

religioso que reuniu inúmeras pessoas. Outro tipo de evento foram as Festas

Saturnálias, instituídas em 500 a.C., das quais derivam entre outras o Carnaval.

(MATIAS, 2007).

O primeiro evento com caráter informativo, denominado congresso,

aconteceu em 377 a.C., em Corinto. Este congresso reuniu todos os delegados das

cidades gregas, que elegeram Felipe o generalíssimo da Grécia nas lutas contra a

Pérsia. (MEIRELLES, 2003).

Em 56 a.C. foi registrado o último evento da Antiguidade, a Conferência de

Luca, com as características de uma Assembléia atual.

Na Idade Média dois tipos de eventos marcaram época – os de caráter

religioso (concílios e representações teatrais) e os de caráter comercial (feiras).

Encontramos também protocolos de como se comportar dentro de palácios, com

regras e um certo tipo de protocolo. (MATIAS, 2007)

“As feiras foram os eventos mais importantes da Idade Média e tinham o mesmo conceito das atuais – a exposição de produtos cultivados ou manufaturados pelos expositores, visando a conquista de clientes.”(MEIRELLES, 2003, p. 33, grifo do autor)

Foi na Revolução Industrial que se alterou o quadro de eventos. Toda a

evolução demandava estudos e pesquisas, surgindo assim eventos técnicos, ligados

a área exatas e sociais, e científicos. Outros eventos, como as Exposições Mundiais,

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as Olimpíadas e a Copa do Mundo, tiveram importante papel nesse processo,

solidificando cada vez mais as bases da atividade. (MATIAS, 2007).

Os avanços do século XX – meios de transporte e comunicação – foram os

pontos chaves para o desenvolvimento do setor de eventos. Como esclarece Britto e

Fontes (2002) que o evento passou a ser pensado como uma atividade econômica e

social que gera uma série de benefícios para todos os envolvidos.

No Brasil, o primeiro evento realizado em espaço especial para eventos, foi

no Rio de Janeiro, em 1840, denominado o Baile de Carnaval, dando início a festa

popular brasileira mais conhecida.(MATIAS, 2003).

“Nos moldes atuais, a primeira feira foi a Exposição Nacional, no Pavilhão de Feiras da Praia Vermelha, em 1861. Em 1922, aconteceu a Exposição Internacional do Centenário da Independência, no Palácio das Festas, Rio de Janeiro, tornando esse Estado o precursor dos eventos no Brasil e sendo essa Exposição o marco decisivo e inicial para a era atual dos eventos.” (MEIRELLES, 2003, p. 37).

Mas foi apenas a partir da década de 60, que o investimento no setor iniciou-

se, surgindo assim as primeiras entidades de classe. Para Meirelles (2003) embora

os eventos não tenham sido ainda reconhecidos como a ferramenta da

comunicação dirigida de maior retorno para os empresários, o Brasil nos últimos

anos tem investido no setor. (grifo nosso).

Para avaliar a sua importância nas organizações faz-se necessário conhecer a

fundo o que é um evento empresarial, suas características e definições. O

tópico seguinte apresenta essas peculiaridades, demonstrando de maneira

clara que evento não é uma festa, é uma ferramenta de negócios.

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3.2 DEFINIÇÃO DE EVENTOS

Existem muitas definições complexas, mas ainda nenhuma em comum

acordo entre os autores sobre o conceito do que é evento devido à amplitude da

atividade. “Não existe consenso quanto a uma conceituação universal de evento”.

(MARTIN, 2003, p. 35). Contudo, é importante ver cada conceito, para assim,

selecionar o que mais se enquadra ao objetivo deste trabalho.

“EVENTO é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia”. (MEIRELLES, 1999, p. 21).

Os eventos são muito eficazes por gerar visibilidade, trabalhar com emoções

e aproximar pessoas. O evento não é sinônimo de comunicação, mas sim seu

instrumento, componente do mix de comunicação, portanto pode ser compreendido

como: “Acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar,

como forma de minimizar esforços de comunicação, objetivando o enganjamento de

pessoas a uma idéia ou ação” (GIÁCOMO, 1993, p. 54). Porém salienta que com o

avanço da tecnologia os lugares ao qual se refere, possam ser diferentes, como as

teleconferências.

Segundo Silva (2005) os eventos devem criar, recriar, inovar e reinventar,

sendo que:

“O evento é um acontecimento marcante para atrair a atenção do público e da imprensa sobre uma organização, seus serviços e projetos, pois envolve positivamente as pessoas, aproximando-as, tornando-as receptivas a novas idéias e relações, ao mesmo tempo em que propicia a participação direta dos públicos nas realizações da empresa.” (SILVA, 2005, p. 25).

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Para tanto, no que se refere aos eventos organizacionais, segundo o

conhecimento de especialistas da área, citado por Matias (2001), evento significa:

• Ação do profissional mediante a pesquisa, planejamento, organização,

coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-

alvo com medidas concretas e resultados projetados;

• Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o

seu público alvo pelo lançamento de produtos, apresentação de uma pessoa,

empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua

imagem;

• Realização de um ato comemorativo, com finalidade mercadológica ou não,

visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo;

• A soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados

definidos perante seu público-alvo.

Meirelles (1999) faz referência de que o embrião de todos os eventos é a

reunião. Afinal, eventos tratam-se do encontro de duas ou mais pessoas, a fim de

discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com

suas áreas de atividade.

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Assim, depois de várias análises sobre suas definições, aquela que parece

mais sucinta e propícia para o desenvolvimento deste trabalho é a de Martin (2003),

na minha visão é o autor que melhor define evento:

“[...] reunião ou agrupamento, num mesmo espaço temporal, de duas ou mais pessoas, com interesses comuns, com objetivo específico de adquirir produtos ou serviços; atualizar ou divulgar informações; conseguir aperfeiçoamento, congraçamento ou motivação para alcançar ou superar metas; a capacidade técnica do participante e/ou a compra de bens e equipamentos complementares ao desenvolvimento da sua atividade profissional. (2003, p.38

Estas reuniões, denominadas eventos são realizados por inúmeros objetivos

dentre os quais podemos destacar: comemoração de datas importantes, divulgar

serviços, inaugurações, lançar campanhas ou programas, homenagear

empregados, elevar a moral do público interno, esclarecer ou corrigir informações

entre outros.(SILVA, 2005).

A importância desses encontros é reconhecida pelos executivos, que o

consideram não como despesas, mas como investimento importante para suas

organizações e excelente instrumento de marketing, que envolve de modo positivo,

aproximando-os entre si e com as empresas. Ao promover a participação dos

públicos nas suas realizações, a organização cria de modo indireto, conceitos

favoráveis e atrativos, atingindo o sentimento das pessoas, cativando-as e trazendo-

as para o seu lado. (VAVRA, 1993).

Para SILVA (2005) o evento pode ser considerado muito mais do que o

planejamento, a programação, a execução e o monitoramento de uma seqüência de

atividades destinadas a um público específico e realizadas em local apropriado. Os

eventos são uma estratégia de comunicação que podem manter, elevar ou recuperar

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a imagem da organização junto à seus público. Fator pelo qual percebe-se um

número cada vez maior de eventos.

Para Veloso, eventos e cerimônias são meios de estabelecer uma comunicação capaz de aproximar pessoas e públicos de organizações, sejam elas governamentais ou privadas. A realização do evento integra o processo de informação que tem por objetivo potencializar a instituição e seus administradores em seus ambientes externos e internos”. (2001, citado por SILVA, 2005, p. 27).

Evento é um dos recursos da comunicação que consegue reunir ao mesmo

tempo, a comunicação oral, escrita, auxiliar e aproximativa. Lembrando que ao

participar de um evento, o público busca distração, emoção, beleza e novidades. Por

ser de comunicação dirigida, o evento consegue, em um curto período de tempo e

de uma só vez, atingir boa parte do público-alvo da empresa. (SILVA, 2005).

Britto (2002) divide eventos em: evento de turismo e evento de negócios. O

primeiro atua como estratégia de promoção e marketing do produto turístico de

determinado local, enquanto o segundo objetiva aperfeiçoamento, divulgação,

intercâmbio ou congraçamento profissional e social dos participantes.

De uma forma simplificada, podemos definir evento como qualquer iniciativa

que reúne pessoas em torno de um objetivo comum. O evento deve ser único, com

experiência prazerosa ao público-alvo, marcando com emoções e cheio de

sensações.

“Os eventos – não importa o tamanho, objetivo ou forma de realização – têm

a característica da versatilidade, e necessitam sempre de criatividade, planejamento,

controle e muito bom senso.” (SILVA, 2005, p. 38).

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Meirelles (1999) destaca dois pontos que são responsáveis pelo crescimento

da área de eventos. O primeiro é nossa necessidade de viver e conviver em grupo e

o segundo a proximidade entre as pessoas que gera diálogo.

3.3 CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DE EVENTOS

A classificação dos eventos é muito importante na hora de decidir qual

evento será executado para a idéia proposta. Porém não há um método de

classificação único, cada autor tem sua metodologia. “Pode-se classificar os eventos

tanto pelo seu conteúdo programático quanto pelos objetivos que os determinam.”

(SILVA, 2005, p. 32).

Matias (2007) tem uma classificação bem simplificada. Os eventos podem

ser classificados em relação ao público e a área de interesse. Quanto ao público:

• Eventos Fechados: ocorrem dentro de determinadas situações específicas e

com público-alvo definido, que é convocado e/ou convidado a participar;

• Eventos abertos: proposto ao público, podem ser abertos por adesão e evento

aberto em geral. O evento aberto por adesão é aquele apresentado e sujeito a

um determinado segmento de público, que tem por opção de aderir mediante

inscrição gratuita e/ou pagamento de taxa de participação. O evento aberto em

geral é aquele que atinge todas as classes de público.

Quanto a área de interesse:

• Artístico: relacionado a qualquer manifestação de arte ligado a música, pintura,

poesia, literatura e outras;

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• Científico: trata de assuntos referentes às ciências naturais e biológicas;

• Cultural: ressalta aspectos de determinada cultura;

• Cívico: trata de assuntos ligados à pátria;

• Desportivo: ligado a qualquer tipo de esporte;

• Folclórico: trata de manifestações de culturas regionais, como lendas, tradições,

hábitos;

• Lazer: proporciona entretenimento ao seu participante;

• Promocional: promove um produto, pessoa, entidade;

• Religioso;

• Turístico: explora os recursos turísticos de uma região.

Meirelles (2003), já tem um método mais diversificado de classificação.

Classificando eventos em:

• Reuniões (dialogal, coloquial, competitiva, expositiva ou demonstrativa, de

honra, mérito e homenagem, de caráter com cunho civil ou religioso);

• Categoria (institucional, promocional e mercadológico);

• Abrangência (regional ou municipal, nacional, latino-americano e internacional);

• Data ou freqüência (permanentes, esporádicos, únicos ou de oportunidade);

• Dimensão (pequeno, médio e grande porte ou mega/macroevento);

• Adesão (fechado ou aberto);

• Perfil dos participantes (geral, dirigido ou especializado);

• Área de interesse (artística, científica, cultural, folclórica, educativa, informativa,

cívica, política, governamental, empresarial, lazer, social, desportiva e turística).

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Para Silva (2005), a natureza do evento esta intimamente ligada à entidade

que o promove. Também classifica-os quanto ao público e quanto a atividade:

• Aberto, fechado ou misto;

• Técnico-científicos, esportivos, artísticos e culturais, sociais, mercadológicos,

outros.

Dentro da classificação de eventos, há dois interesses centrais das empresas:

o institucional e o promocional.

Andrade afirma que vários tipos de eventos tem como embrião a reunião.

Para ele, as reuniões precisam ser planejadas, ter convite, infra-estrutura e

relatórios para que possam acontecer e atingir os objetivos, assim como qualquer

evento. (1988, citado por MEIRELLES, 1999, p. 25). O mesmo autor classifica os

eventos em reuniões:

• Dialogal: baseada na informação, no questionamento e na discussão - palestra,

conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista, entre outros;

• Coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as

pessoas e na confraternização - coquetel, café da manhã, almoço, jantar,

brunch, happy hour, entre outros;

• Competitivas: estimula a competição, como: concursos, torneios, entre outros

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• Expositivas ou Demonstrativas: visa a demonstração de bens, produtos e

serviços - feira, salão, inauguração, exposição;

• Honra, mérito e homenagem: objetiva promover as personalidades, por meio

da entrega de diplomas, títulos, descerramento de bustos e retratos, solenidades

de posse;

• Caráter social com cunho civil ou religioso: visam a comemoração e

celebração de compromissos entre duas ou mais pessoas – casamento, bodas,

festa de 15 anos, entre outras.

Além das classificações já mencionadas, os eventos têm características

distintas e próprias, que permitem que sejam classificados por tipo. Vale ressaltar

que a característica inicial é a reunião, assim a tipologia será sub tópicos da

classificação feita pelo autor Andrade, mas os subsídios foram retirados de todos os

autores já citados.

3.3.1 Eventos baseados em reuniões dialogais

• Reunião: Encontro entre duas ou mais pessoas,a fim de discutir, debater e

solucionar questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de

atividade. Geralmente são promovidas por empresas ou entidades. Elas podem

ser formais ou informais. Conceitualmente pode ser definida como um processo

de decisão coletiva, através do qual os envolvidos, após exposição e discussão

de suas idéias conseguem chegar a uma conclusão capaz de atingir as

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expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em seus

resultados. A reunião também é uma oportunidade de compartilhar com pessoas

que fazem parte de nosso universo produtivo nossas percepções e visões

acerca de assuntos de interesse, como também trocar informações que possam

ser agregadas a nossa experiência. Caracterizam-se por apresentar, em geral,

um ambiente de descontração e liberdade para a abordagem dos temas. Deverá

ser estabelecido um horário referencial para início e término, a fim de se obter

maior produtividade. Há um significativo número de profissionais que criticam a

reunião, a seu ver uma forma improdutiva de tomar decisões. Percebe-se,

todavia que o erro das reuniões, em geral, não está no evento em si, mas nas

atitudes que são tomadas por seus participantes. Ao final da reunião é lavrado

uma ata ou relatório dos principais assuntos discutidos, com o nome e assinatura

dos participantes.

• Palestra: Uma pessoa, conhecida como palestrante, se propõe ou concorda em

levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu

entendimento sobre determinado assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao

tempo de duração e a participação do público. Normalmente, realiza-se no

intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O

comum é que perguntas ocorram após o término da palestra. Caracteriza-se pela

apresentação de um tema pré-determinado a um grupo pequeno, que já possui

informações sobre o assunto. Exige-se a presença de um coordenador para a

apresentação do palestrante e a triagem de perguntas.

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• Teleconferência: Caracteriza-se pela apresentação de um tema a grupo de

pessoas, que tem interesse sobre o assunto, estando eles dispostos em espaços

diferentes e distantes. Essa apresentação é feitas por recursos eletrônicos, que

permitem a interação dos participantes.

• Conferência: É uma reunião formal, em que um especialista desenvolve

determinado tema sobre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição,

responde a perguntas.

• Seminário: Caracterizada pela discussão de um tema proposto, do qual se

estuda todos os seus aspectos, pesquisadores por grupos e apresentados por

representantes, não havendo tomada de decisão. Destinado a pessoas que

apresentem praticamente o mesmo nível de conhecimento. Os participantes têm

prévio conhecimento do que será tratado. Divide-se em três fases: Exposição,

discussão e conclusão.

• Congresso: São reuniões promovidas por entidades de classe ou associações

diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses próprios, de seus

participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar,

desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em

módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-redondas, sessões

plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos ou grupos

de trabalhos.

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• Semana: Como o nome diz, caracteriza-se pelos acontecimentos realizados em

sete dias de duração, podendo ser no seguimento acadêmico ou empresarial.

• Curso: Evento educativo, caracterizado pela apresentação de um tema

específico, objetivando o conhecimento, treinamento ou a reciclagem dos

participantes, capacitando-os para o exercício das atividades relacionadas as

assunto proposto.

• Ciclo de palestras: É uma série de palestras. Tanto pode ser um assunto

desdobrado em várias apresentações como vários assuntos que se

complementam. Igualmente, pode ser ministrado por um ou vários palestrantes,

especialistas no assunto.

• Convenção: É o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente

busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a

homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.

• Fórum: Destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser

tratado. O participante poderá debater com liberdade suas posições, sem

restrições quanto à quantidade de participantes. Existe um mediador para

garantir a participação livre dos interessados, direcionando-os na busca do

consenso e no registro de opiniões significativas.

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• Mesa redonda: Técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um

mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de

idéias, discussão de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus

pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa

ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que todos devem acatar.

3.3.2 Eventos baseados em reuniões coloquiais

“As reuniões coloquiais – tanto sociais como recreativas – não têm como objetivo informar, discutir, debater, tomar decisões. São os eventos que permitem entrosamento, confraternização, entretenimento; desanuviam tensões, criam climas positivos, registram fatos e datas e oferecem aos participantes retornos surpreendentes.[...]”(MEIRELLES, 1999, p. 49)

• Coquetel: Caracteriza-se pela reunião de pessoas com objetivo de

confraternização. É um tipo de reunião social prática e rápida, em que as

pessoas ficam em pé, circulando por entre vários grupos, o que estimula a

comunicação entre as pessoas. Realizado por inúmeros motivos (homenagear

alguém, inaugurações, comemorações, etc), permite reunir um número maior de

pessoas, durante um determinado período, geralmente das 19h00min às

21h00min, sem dar muito trabalho aos anfitriões. Seu sucesso depende de sua

organização e o equilíbrio entre as diversas bebidas e os canapés.

Um coquetel pede um cardápio simples: patês, torradas, petiscos, salgadinhos

quentes, drinks variados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em quatro

S: Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social; Saudar: saber se

apresentar, compor-se, ter entrosamento; Sorrir: apresentar espírito de festa, ser

agradável; Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em

coquetéis, nunca ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, págs. 03-07).

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• Recepção: simpática reunião, rápida e simples de se organizar e de baixo custo.

Na maioria das vezes é feita na própria instalação (residência, escola, escritório,

empresa) ou em clubes, objetivando atender às necessidades e às satisfações

pessoais ou sociais.

• Breakfast ou Café da Manhã: é o desjejum ou café da manhã forte, normalmente

informal e sadio. Envolve alimentos ricos em proteínas, cereais e vitaminas e

pode ser realizado das 07h00min às 10h00min. Tem alto retorno empresarial em

função do seu horário, no qual os participantes têm maior capacidade de

captação e assimilação dos temas abordados. (MEIRELLES, 1999). Ideal para

reuniões de negócio e para apresentação de nova filosofia da empresa,

mudanças gerenciais, novos produtos, etc. Realizado como forma de integração

e discussão de idéias. “Pode servir, ainda, como estímulo aos funcionários que,

por seus desempenhos, se sobressaiam e sejam convidados a participar do café

da manhã com a presidência ou com a diretoria da empresa”. (NUNES, 1999).

Neste dia o presidente da empresa recebe funcionários para uma conversa,

aproveita para ouvir opiniões e receber sugestões; Giacaglia (2004) destaca

algumas vantagens do café da manhã: não atrapalha o expediente, uma vez o

as pessoas saem de casa direto para o evento. Não há deslocamento da

empresa para o evento, o que muitas vezes causa contratempos. Pela manhã se

está mais disposto e sem a mente repleta de problemas acumulados durante um

dia inteiro de trabalho. Assim é mais fácil assimilar e expor informações. Além de

que o café da manhã é uma refeição muito valorizada.

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• Café da Tarde: reunião descontraída, flexível quanto ao número de convidados,

horário e cerimonial. É um evento ideal para senhoras e muito utilizado para

levantamento de fundos para campanhas beneficentes. Pode ser organizado em

residências, clubes e hotéis com horário a partir das 15 horas;

• Coffee-break: Caracteriza-se como um lanche, realizado entre o intervalo de um

evento,com mesa devidamente decorada estrategicamente localizada, no qual

os convidados podem se servir de uma variedade de salgados, doces, sucos,

chás, café, água, etc;. É a tradicional “parada para o café”, que tanto pode ser no

período da manhã como no da tarde. , Muitas vezes é utilizada uma sala de

apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de quinze minutos,

ocorrendo ocasionalmente entre às 10h00min e às 15h00min. São servidos dois

tipos de biscoito, pão doce, um tipo de salgado, suco de laranja, chá, café, leite,

mel, geléias e manteiga.

• Almoço ou Jantar: utilizado para comemorações, confraternização e

consolidação de negócios entre parceiros empresariais. O jantar é mais formal

do que o almoço, exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e

cerimonial adequados à ocasião. O tipo de serviço (forma de servir) do evento

deve ser determinado de acordo com o protocolo da ocasião, os mais utilizados

no Brasil são: Serviço à francesa, serviço à inglesa e serviço americano.

• Happy Hour: tem início nos finais de tarde em bares e restaurantes e é utilizado

como forma de entrosamento e descontração ao final do expediente. É dirigido a

um número limitado de participantes, que se reúnem em local adequado - bar,

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galerias, restaurantes -, objetivando a otimização do relacionamento, entre

drinks, canapés e uma boa conversa. Pode haver entretenimento, como sorteios

de aperitivos e jogos de salão, sendo o horário ideal para sua realização das

17:30 às 19:00 horas.

• Brunch (breakfast + lunch) - tipo de evento criado nos Estados Unidos e adotado

com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por um café da manhã - almoço servido

em estilo buffet, com o objetivo de apresentar e "vender" uma idéia ou produto a

um grupo de pessoas, não exigindo contigüidade física entre os participantes.

Além do bom planejamento, o sucesso do brunch está no equilíbrio entre os

doces e salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se trata

de um café da manhã-almoço, horário no qual os estômagos estão vazios.

Tortas salgadas e sanduíches podem ser servidos com bolo inglês, pãezinhos,

pães de queijo, frios e queijos são bem-vindos. Próximo da hora do almoço,

empadas, coxinhas. Sucos, café, chá, leite podem estar lado a lado com

coquetéis de frutas. Não abusar de cremes, chocolates e bebidas com alto teor

alcoólico, principalmente na primeira fase do evento. Além do seu conceito

empresarial, o brunch é utilizado socialmente em finais de semana, quando os

horários são mais flexíveis e as pessoas acabam fazendo duas refeições em

uma só. O horário ideal para sua realização é das 11h00min às 14h00min.

São inúmeras as formas de se oferecer eventos baseados nas reuniões

coloquiais sociais. Uma semana acadêmica, por exemplo, geralmente é encerrada

com o oferecimento de um coquetel ou um jantar. Sendo que durante os intervalos

do evento pode ser oferecido um coffe-break aos participantes. A escolha de um ou

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outro vai depender do público, horário, tempo, data, orçamento e local. Adequar-se

às possibilidades é fundamental para não se cometer erros.

3.3.3 Eventos competitivos

• Concurso: Caracteriza-se pelo espírito de competição e se adapta em várias

áreas de interesse: artística, cultural e científica.

• Torneio: Caracteriza-se pelo espírito de competição, com caráter esportivo e

complexidade na organização.

3.3.4 Eventos demonstrativos ou expositivos

• Excursão:Caracteriza-se pela formação de grupos de pessoas, com o objetivo de

viagem para conhecimento cultural ou de lazer em lugares diferentes, distantes

ou não.

• Inauguração: É a apresentação ao público-alvo da organização de suas novas

instalações ou unidades, envolvendo um cerimonial específico, com

descerramento de placa e desenlace ou corte de fita inaugural. É um evento

formal de alta representatividade social, e portanto, requer um planejamento

minucioso, envolvendo todas as fases de um evento complexo, portanto, não

deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o descerramento de uma

guarnição que envolve uma bela placa comemorativa.

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• Visitas empresariais: Evento que registra a apresentação da empresa a público

segmentado, em dia específico, por meio de visitação como: missões oficiais,

visitas estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades.

• Solenidade: Normalmente é um evento que consegue concentrar muitas

pessoas. Não raro, destina-se a homenagens que prevêem a entrega de

prêmios, de placas comemorativas, prática de discursos, etc.

• Feira: Exposição de produtos em estandes, promovido por uma entidade que

estabelece as regras gerais.

• Sessão de autógrafo: É o encontro do autor de um livro com o seu público. Com

certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatória e um autógrafo. O

autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas pesquisas, quanto

ao tipo de pessoas que ele está sensibilizando com a sua escrita: expectativas,

suas necessidades, etc.

SILVA (2005) destaca que existem várias possibilidades e tipos de eventos

que podem atender aos objetivos mais específicos e complexos de qualquer

organização, independente de seu porte, do produto ou serviço, da verba disponível

e outras características. Assim, além dos eventos citados, é possível encontrar os

mais diversos tipos de eventos na rotina da comunicação organizacional.

Para colocar em prática os conhecimentos adquiridos, apresenta-se a seguir

uma proposta de evento ao Instituto de Tecnologia do Paraná.

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4. TECPAR: SINÔNIMO DE CONHECIMENTO TECNOLÓGICO

O Instituto de Tecnologia do Paraná – TECPAR é uma empresa pública

vinculada à Secretaria de Estado da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. É uma

instituição de pesquisa, desenvolvimento, produção e prestação de serviços.

A modernização de seu padrão tecnológico, a diversificação de suas linhas de

produção de imunobiológicos e de antígenos, os avanços na área da biologia

molecular e do biodiesel, a ampliação e difusão dos serviços de tecnologias sociais

e industriais básicas (metrologia, ensaios e certificação), a expansão e consolidação

de suas atividades de extensão tecnológica às pequenas e médias empresas

paranaenses, colocam o Instituto em compasso com as novas exigências e

demandas de diversos segmentos da sociedade. Na área administrativa, além da

manutenção de um Sistema de Gestão da Qualidade, utiliza um Sistema de Gestão

Empresarial, importante ferramenta de apoio às decisões, que possibilita o

acompanhamento gerencial com informações em tempo real.

A integração com instituições de ensino superior e da área de ciência,

tecnologia e inovação do Estado e a articulação de núcleos internos de pesquisa e

desenvolvimento resultam na execução de vários projetos conjuntos, estruturação

de centros de referência e expansão de programas para diversas regiões do Estado.

Ao longo da trajetória de mais de 65 anos, o TECPAR conquistou

credibilidade no Paraná e no Brasil. Originado do Laboratório de Análises e

Pesquisas, criado em 1940 e embrião do Instituto de Biologia e Pesquisas

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Tecnológicas – IBPT, o Instituto de Tecnologia do Paraná é hoje reconhecido como

um centro de referência nacional. Com sede na Cidade Industrial de Curitiba, possui

mais quatro unidades: uma unidade de produção de Vacinas e Antígenos, e um

laboratório de Química Fina no bairro do Juvevê, um Biotério - Granja Maria Luíza,

em Araucária, um Biotério em Jacarezinho e uma unidade de serviços em Maringá.

4.1. BREVE HISTÓRICO DO TECPAR

Foi fundado em 6 de junho de 1940 foi inaugurado o Laboratório de Análises

e Pesquisas -LAP, tinha à frente o jovem cientista Marcus Augusto Enrietti, prédio

especialmente construído nos terrenos da antiga Escola de Trabalhadores Rurais

“Dr Carlos Cavalcanti”, na Rua dos Funcionários, no arrabalde do Bacacheri. Pouco

tempo depois, em 8 de fevereiro de 1941, o LAP foi transformado em Instituto de

Biologia Agrícola e Animal – IBAA expandindo sua atuação para áreas de

Mineralogia, Geologia, Botânica. Pretendia servir ao Estado como uma central de

pesquisas de amplo espectro, um núcleo de investigação capaz de ir fundo no

conhecimento dos três reinos naturais (terra, plantas e animais). Em dezembro de

1942, o interventor Manoel Ribas assinou um decreto que alterava sua denominação

para Instituto de Biologia e Pesquisas Tecnológicas – IBPT. A mudança refletia mais

uma ampliação do universo de estudos do órgão, que passa a ocupar-se também

das investigações voltadas para a produção industrial.

Pioneiro na contribuição para o desenvolvimento industrial no Estado do

Paraná, o IBTP conquista ao longo das décadas de 50, 60 e 70 a sua consolidação.

Em 4 de dezembro de 1978 que trouxe além da troca do nome para Instituto de

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Tecnologia do Paraná – TECPAR a alteração da estrutura jurídica e administrativa,

uma empresa pública com personalidade jurídica de direito privado, significando

mais autonomia e responsabilidades e novamente a ampliação da atuação em áreas

estratégicas aproximando-se mais ainda do setor produtivo e, em 2 de janeiro de

1979, o IBPT foi extinto.

Em 1978, surgiu o Instituto de Tecnologia do Paraná – TECPAR, que herda o

patrimônio, quadro de pessoal, direitos e obrigações do IBPT. O objetivo maior do

TECPAR é “colaborar com o desenvolvimento-científico e tecnológico dos setores

privado e público, primordialmente no campo de aplicações à indústria no Estado do

Paraná”. Em 1980, o TECPAR assina acordo de cooperação técnica com a JICA -

Japan Internacional Cooperation Agency – para a criação de um Centro de

Tecnologia Industrial, destinado a prestar serviços ( com grande ênfase para ensaios

de materiais) às indústrias dos ramos metal-mecânico e eletro-eletrônico. A

inauguração do CTI – Centro de Tecnologia Industrial Brasil-Japão do Paraná,

construído com recursos do TECPAR e com equipamentos e desenvolvimento de

pessoal do Japão, aconteceu em 1983.

4.2 ÁREA DE ATUAÇÃO

A tradição do Tecpar na tecnologia industrial e agropecuária se estende por

diversas áreas. Para isso possui infra-estrutura e serviços laboratoriais com

tecnologia avançada. (Organograma – anexo I)

As áreas de produção do Tecpar são:Produção de vacinas: vacinas virais,

vacinas bacterianas, antígenos para diagnósticos de brucelose e tuberculose,

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animais para laboratório, química fina; Análise de ensaios tecnológicos: alimentos

e bebidas, meio ambiente, tintas; Metrologia: calibração mecânica, elétrica,

eletroanalítica e volumétrica; Certificação: produtos e sistemas; Extensão

tecnológica: informações em C&T, Programa de apoio a exportação; Inspeção:

veicular, processos e produtos; Inteligência artificial: aplicações industriais,

tecnológicas e científicas; Tecnologias sociais: processos, metodologias e

técnicas; e Educação tecnológica: capacitação profissional. Conforme anexo II.

O Tecpar conta ainda com unidades vinculadas: APPI – Agência

Paranaense de Propriedade Industrial - Além de estudar modelos de apoio ao

inventor, o Tecpar promove cursos, seminários e reuniões informativas sobre temas

relacionados à área da propriedade intelectual, introduzindo a sua cultura e a prática

nas instituições tecnológicas. Também dissemina o uso das informações contidas

nos bancos de dados de patentes e ainda avalia e propõe mecanismos que

viabilizem a transformação de tecnologias de bancada em produtos comerciais; e

INTEC – Incubadora Tecnológica de Curitiba - Na Intec, o empresário que tem

idéias inovadoras, equipe qualificada e perspectivas de mercado para seu produto

recebe todo o apoio para transformar seu projeto em uma empresa de sucesso. Isto

é feito principalmente através da formação complementar e orientação dos

empreendedores na área de gestão de empresas. A incubadora abriga

empreendimentos em 10 áreas, disponibilizando espaço físico (módulos que vão de

15 a 60 m²), serviços de secretaria, sala de reuniões, consultorias nas áreas de

marketing, plano de negócios, jurídica e design, auxílio na participação em feiras e

eventos.

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4.3 MISSÃO, VISÃO E VALORES

O Tecpar tem a missão de contribuir com soluções inovadoras para o

progresso técnico das atividades econômicas e melhoria da qualidade de vida dos

brasileiros.

Sua visão é ser reconhecido como centro de excelência na pesquisa,

desenvolvimento de tecnologia nas áreas de bioenergia, química fina, produção de

biológicos e serviços tecnológicos. Sustentabilidade financeira sem perder as

características de instituição pública de fomento tecnológico.

E para que consiga atingir este objetivo, a instituição trabalha com os

seguintes valores:

- Sinergia: O trabalho em equipe e multidisciplinar gera resultados altamente

produtivos, possibilitando potencializar e ir além da simples integração dos esforços.

- Credibilidade: Qualidade assegurada em produtos e serviços

- Responsabilidade: Comprometimento ético e moral com o caráter público da

organização.

- Gestão Compartilhada: Trabalho coletivo e participativo como base das boas

práticas de gestão.

- Sustentabilidade Financeira: Busca de sustentabilidade financeira sem perder as

características de instituição pública de fomento.

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4.4 FORÇA DE TRABALHO

A força de trabalho do Tecpar é formada por funcionários públicos (65%),

bolsistas (12%) e estagiários (9%), que estão espalhados nas diferentes áreas do

Tecpar. Conta ainda com o apoio de terceirizados (14%) no serviço de manutenção

e limpeza. Assim o Tecpar conta com mais de 800 colaboradores.

Nas funções de chefia encontra-se: 01 presidente, 03 diretores e 20

gerentes de divisão e 45 gerentes de setor/lab.

Para que todos estes colaboradores trabalhem em busca de um único

objetivo o Tecpar conta com diferentes ferramentas de comunicação.

4.5 MEIOS DE COMUNICAÇÃO

O Tecpar mantêm práticas para divulgação de seus produtos, sua marca e suas

ações nos seguintes meios de comunicação:

Jornal Mural: divulga os fatos institucionais de maior relevância ao público interno e

externo. Seu formato de apresentação compreende publicações em meio físico e

meio eletrônico.

Visitas programadas: são recebidas visitas técnicas de empresários, missões

nacionais e estrangeiras, escolas, universidades entre outro.

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Papers e produção bibliográfica: a principal produção é o Periódico Científico

Brazilian Archives of Biology and Technology.

Governo do Paraná: utilização dos mecanismos de divulgação do Estado, como

eventos, reuniões técnicas entre outros.

Site: o site foi idealizado para disponibilizar ao cliente a maior quantidade possível

de informações da instituição e áreas de atuação.

Visibilidade na intranet: os clientes internos, com uso da senha particular, podem

acessar dados da empresa: como planejamento estratégico, gestão por

competências e formulários diversos. Além de relatórios de gestão, ramais,

aniversários entre outros.

Pode-se perceber que o Tecpar não dispõe de meios de comunicação que

interajam comunicador e receptor. Assim, eventos será uma forma dinâmica de se

fazer ouvir e dar feedback.

A proposta de eventos vem ressaltar este ponto fraco, principalmente entre

níveis hierárquicos e apresenta uma forma nova de comunicação para

aorganização.

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5 PROPOSTA DE EVENTO

Em todos os eventos em que o Tecpar tem participado são apresentados os

serviços e projetos do Tecpar relacionados com o público presente, utilizando

material gráfico (banners e folders).

Apesar do elevado número de participações do Tecpar em eventos, o

instituto não dispõe de um setor responsável e coordenador específico na área. A

organização e divulgação ora ficam a cargo do próprio setor envolvido, ora ficam a

cargo da assessoria de imprensa, não havendo dessa forma, uma padronização nas

apresentações.

5.1 CENÁRIO

O Tecpar, em 2007, realizou e participou de inúmeros eventos relacionados

às áreas de atuação.

Vale listar apenas alguns dos mais recentes: inauguração da Unidade de

Produção de Biodiesel, evento que tomou caráter nacional e contou com as

presenças do Excelentíssimo Senhor Ministro da Agricultura e Governador do

Estado, além de inúmeras autoridades do Estado e nacionais; participação no XVI

Simpósio Nacional de Bioprocessos – Sinaferm 2007 como expositor através de

estande na feira em Curitiba – PR; participação na Feira de Sabores, como

expositor, em Curitiba – PR; participação ativa na organização da FITEC – Feira de

Inovação Tecnológica, iniciativa da APPI; lançamento do projeto Oficina Volante de

Inclusão Sócio-Tecnológica do Setor de Vestuário em Curitiba e em Pato Branco –

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PR, Metrosul, palestras com temas variados, XXI SIPAT – Semana Interna de

Prevenção a Acidentes do Tecpar e a Festa de Final de Ano com todos os

colaboradores.

“Toda organização, para ser duradoura, precisa tornar explícitos os princípios, conceitos, valores e crenças que a governam – conferindo-lhes, pela via da comunicação, aderência à Imagem Institucional. E tratar da cultura da empresa no contexto da comemoração também fazia sentido” (Márcio Polidoro – Diretor de Comunicação da Odebrecht S.A)

Como pode-se notar, foram poucos os eventos voltados para o público

interno. Assim, acreditando em um modelo de gestão que valoriza os funcionários,

entende-se que melhorar o relacionamento com os mesmos, oferecendo mais

opções de lazer, diminuir a rotatividade e otimizar á retenção de talentos são pré-

requisitos para uma significativa melhora no clima organizacional, gerando

conseqüentemente surpreendentes resultados de integração e produção.

De igual modo, o profissional reconhece positivamente este investimento e

procura aperfeiçoar seu vínculo com a empresa, buscando desenvolver com mais

qualidade seu trabalho.

Os benefícios desta inter-relação entre empresa e funcionário já são fatos

aceitos no mercado de trabalho. Buscando valores compartilhados e a informação

transmitida de uma forma clara e direta, sem boatos, fofocas ou rádio corredor.

Seguindo as tendências e necessidades estratégicas para a comunicação nas

empresas – valorizar e enfatizar canais participativos – e visto a abrangência de

produtos e serviços realizados pelo Tecpar, visando também a melhora do fluxo de

comunicação, a diretoria executiva, junto com a assessoria de comunicação, propõe

um projeto para o primeiro semestre de 2009.

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O objetivo principal desse programa é que cada setor do Tecpar esteja

familiarizado com os demais. Na realidade trata-se de uma ação de endomarketing,

para que se unifique, fortaleça e padronize a empresa, na qual todos os funcionários

possam ter uma visão global/holística da empresa.

Como o Tecpar dispõe de poucas pessoas na área de comunicação e não

possui um setor de eventos, a elaboração do programa de comunicação interna

ficou a cargo de uma comissão nomeada por Deliberação da Diretoria.

Essa comissão é composta de um responsável do Recursos Humanos, um da

Assessoria de Comunicação, a Secretária Executiva da Presidência e a Assistente

Social.

Após reuniões da comissão, as principais decisões foram:

− Definição do programa, planejamento e organização;

− Nome do programa de comunicação interna 2009: (Re)conheça!Você não me

conhece!.

− Duração do programa de 6 meses, com início em janeiro e divulgação do

programa do mês de novembro a dezembro, através de cartazes e mural;

− A assessoria de comunicação fará a divulgação do programa chamando a

atenção tanto das pessoas que trabalham a muito tempo no Tecpar, como de

novos integrantes, para conhecer ou rever as características e mudanças

ocorridas na empresa.

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− Cada setor ficará responsável pela apresentação de um projeto de comunicação

para divulgar o setor;

− Por intermédio de mala-direta os gerentes receberão instruções de como o

projeto deverá ser elaborado para ser apresentado a diretoria.

A Presidência do Tecpar com base nos conceitos apresentados sobre

eventos participará do Programa de Comunicação 2009 apresentando a proposta de

evento denominado “Café com a Diretoria Executiva”.

5.2 BRIEFING DO EVENTO

Sabe-se que os objetivos gerais que a comunicação deve produzir são:

maior prazer e satisfação no trabalho e nas relações interpessoais; maior sentimento

de participação por conhecer o ambiente de trabalho e um sentimento de dever,

frente a definição clara de autoridade e de responsabilidade. Os objetivos da

comunicação são os de modificar e adaptar o comportamento das pessoas às

normas traçadas, influenciar atitudes e preferências, carrear todos os atos com

vistas à execução das metas programadas.

Dentro destas perspectivas, a diretoria do Tecpar propõe aos colaboradores

o projeto “Café com a Diretoria Executiva”. Para a apresentação desta proposta

elaborou-se um formulário modelo, seguindo os padrões exigidos pelo sistema da

qualidade da instituição, conforme apêndice I, que servirá como base também para

próximas propostas de eventos dentro da organização.

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O Café com a Diretoria Executiva objetiva construir a confiança dos

colaboradores com os administradores, aqui representados pela diretoria executiva

(Diretor-Presidente, Diretor Administrativo, Diretor Financeiro e Diretor de Produção).

O público – convidados serão funcionários, bolsistas e estagiários do Instituto, não

inclui-se os terceirizados pois estes reportam-se a gerentes externos.

O evento possibilitará aos diretores um contato direto com os funcionários,

haja vista que, segundo o Relatório de Gestão do Tecpar 2007, as reuniões entre os

gerentes de setores/laboratórios e seus funcionários ocorrem trimestralmente; entre

diretores e gerente de divisão semestralmente; e semanalmente ocorre a reunião de

diretoria executiva.

Vale ressaltar que são os colaboradores internos os verdadeiros

multiplicadores dos valores, atividades e produtos da empresa.

O evento será um misto entre reunião dialogal, visto que será uma reunião

informal onde haverá troca de informações, e reunião coloquial, por estar incluso um

café da manhã como meio de integrar e entreter os convidados. Esta classificação

deve-se as metas do evento que são:

a) Integrar o programa de comunicação interna;

b) Promover a integração dos colaboradores do Tecpar (funcionários, estagiários,

bolsistas e terceirizados) e diretoria;

c) Inserir o evento como forma de comunicação empresa – colaborador;

d) Motivar os funcionários

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O evento ocorrerá na sala de reuniões da presidência no Tecpar CIC,

localizado na Rua Algacyr Munhoz Mader, 3375, Curitiba – PR. (Apêndice II).

O evento será realizado na 2ª semana de cada mês, nas quartas-feira.

Durante 6 meses fará parte do programa de comunicação da empresa, conforme

calendário abaixo e após avaliação poderá permanecer no quadro de eventos

mensais. As datas para 2009 são: 14 jan; 11 fev; 11 mar; 08 abril; 13 maio e 10 jun.

Esta agenda foi adequada à agenda dos diretores, visto que, segunda-feira

é o início da semana. Nas terças-feiras a diretoria participa da Escola do Governo,

com a presença do governador do Estado do Paraná. Quintas e sextas-feiras são

agendados os compromissos externos, viagens e a reunião de diretoria executiva. A

opção fica quarta-feira, que por se situar no meio da semana, provoca uma quebra

na rotina aumentando a motivação. Tem alto retorno empresarial em função do seu

horário, no qual os participantes têm maior capacidade de captação e assimilação

dos temas abordados.

O Café da manhã ocorrerá como uma reunião informal. Mas as mensagens-

chaves serão: missão e visão da empresa e como interagir com eles; quais são suas

expectativas; a importância do trabalho de cada um; como a unidade está se saindo,

como podem ajudar a melhorar a execução do trabalho de cada um, o andamento

de projetos, o alinhamento das atividades com as diretrizes de comunicação, a

construção conjunta e permanente de um estilo de trabalho vencedor, a troca de

experiências e a capacitação para suprir deficiências identificadas ao longo do

processo.

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As reuniões terão as pautas pré-estabelecidas para que sejam mais

produtivas e os convidados possam estar preparados para debater o assunto. Serão

exemplos de pauta: implantação de protocolo integrado, qualidade do atendimento,

SAC, serviços de terceiros entre outros.

Esses encontros de toda a equipe garantem uma postura única de todas as

unidades, a partir de uma visão compartilhada sobre a empresa e seu processo.

O público de cada evento será composto de 14 colaboradores, totalizando 84

colaboradores nos seis meses de evento. Conta-se ainda com a participação dos 4

diretores (salvo por motivo de viagem ou reunião fora do Tecpar) e uma secretária.

A escolha destes convidados se dará através de sorteio de unidades

gerenciais. O Tecpar conta com 28 unidades gerencias fora a ouvidoria, que é

composta por membros dos demais setores, assim através de sorteios criaremos

dois grupos com 14 unidades gerenciais. Cada unidade poderá participar 3 vezes do

evento.

A escolha dos colaboradores será pela própria equipe do setor que terá que

nomear um líder e este trazer as dúvidas, pendências ou sugestões do setor para a

pauta estabelecida.

O colaborador só poderá ser líder uma vez para que haja uma rotatividade e

todos possam vir a participar. Se o convidado confirmar e não comparecer sem

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justificativa, sua vez passará a outro, e só poderá a participar após todos do setor

terem participado.

Sabe-se que numa empresa os líderes não são necessariamente os chefes

ou encarregados do setor, mas sim aquelas pessoas que, por qualquer motivo,

desfrutam de uma certa influência sobre as demais. Saliente ainda, que a

mensagem só teria alguma ascendência sobre o indivíduo depois que este

consultasse o seu líder de opinião a respeito do assunto.

O convite será emitido pela Presidência (Apêndice III), e entregue em mãos.

Caso o convidado não faça a confirmação de sua participação uma semana antes,

será solicitada a sua confirmação de participação.

Para a realização do evento precisa-se de recursos, que podem ser

humanos ou materiais, e que acarretam os custos.

No caso do evento proposto não teremos gastos com pessoal. Os recursos

humanos necessários são funcionários do Instituto, conforme segue: 01

recepcionista, que é estagiária da presidência, 01 secretária executiva, 02 auxiliares

de limpeza e 01 fotógrafo. Para o Buffet conta-se com 02 garçons disponibilizados

pela empresa contratada.

Quanto aos recursos materiais pode-se contabilizar:

• Pastas dos convidados onde será fornecido o Relatório de Gestão do Tecpar,

cartão dos diretores, folhas brancas para rascunho e caneta.

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• Coffee Break: Sanduíche, Pão de queijo, um tipo de salgado, bolo, suco, café

preto, leite, sache açúcar e adoçante. Incluindo guardanapo, copo e palheta.

• Brinde: caneca de porcelana 240 ml.

Conforme determinação da Lei Federal n° 8666/93 – Licitações e contratos

administrativos e Lei Estadual n° 15608/07, deve-se consultar no mínimo três

fornecedores antes da aquisição do material. No caso da compra direta, ou seja sem

licitação, o critério para a compra é o menor preço das cotações. Assim o quadro de

custo do evento é:

Item Recurso Custo Unitário Total 01 Pastas / Caneta / Materiais de

escritório Materiais comprados em grande quantidade por processo licitatório

-

02 Coffe Break R$ 7,71 x 114 pessoas (19 cada mês)

R$ 878,94

03 Caneca R$ 6,70 (100 canecas) R$ 670,00 04 Recursos Humanos Garçons incluso no contrato

do coffe break e demais são funcionários do Tecpar

-

05 Material de Comunicação Impressora colorida (lazer) da Repografia do Tecpar

-

TOTAL R$ 1.548,94 Legenda: Anexo III - orçamentos

Apêndice VII, contrato do buffet.

Os preços cotados podem sofrer alterações, devido ao prazo de validade do

orçamento.

Para que o evento atenda as metas precisamos de uma comunicação

planejada e que interaja e chame a atenção dos futuros participantes para o evento.

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A princípio a elaboração do evento fica a cargo da comunicação e

presidência com um mês de duração e reuniões semanalmente (Apêndice IV). Após

tomadas as decisões o projeto passará para a diretoria executiva para aprovação.

Com o evento aprovado, começa a comunicação propriamente dita. Um mês

antes será passado e-mail informativo a todos os envolvidos, será divulgado o jornal

mural e um cartaz motivando a participação das unidades gerenciais no evento.

Também explicará como serão feitos os sorteios, as pautas e como será realizado

os feedbacks das decisões tomadas nos eventos. Semanalmente será

encaminhado um e-mail lembrando da importância da comunicação interna dentro

de uma organização. Após cada reunião os diretores se reunirão com os gerentes

das unidades gerenciais participantes e discutirão a pauta registrada pela secretária

executiva da reunião anterior. Depois das conclusões desta reunião será

encaminhado por e-mail e jornal mural as ações tomadas.

Para que o evento tenha o sucesso esperado elaborou-se uma programação

do evento, (Apêndice V). Assim tendo previsão de início e término, torna-se mais

fácil intermediar a reunião.

Foi elaborado também um cronograma de realização para o dia evento –

trans-evento, (Apêndice VI), onde cada pessoa sabe de suas tarefas e datas a

serem cumpridas. Isto facilita o controle das ações e não causa ruídos.

Após a realização das reuniões serão elaborados os relatórios com as idéias

propostas para discussão entre a diretoria executiva e após reunião serão expostos

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nos jornais murais e por e-mail as decisões tomadas. Serão encaminhadas cartas de

agradecimento aos convidados. Também serão apresentados as prestações de

contas ao financeiro, para que possam realizar o pagamento ao serviço de terceiros,

se for o caso. O cronograma pós-eventos estabelece os prazos (apêndice VII).

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Como pode-se perceber, a preocupação dos dirigentes das empresas em

elaborar ferramentas de comunicação para seus diferentes públicos tornou-se ponto

chave do planejamento estratégico. Apenas comunicar e transmitir informações, não

são mecanismos suficientes, o diferencial e a vantagem competitiva está em saber

como transmitir estas informações a seus diferentes públicos e principalmente saber

a maneira correta de interagir com eles.

Assim, este trabalho procurou demonstrar como a ferramenta eventos pode

se transformar numa das principais ferramentas organizacionais de comunicação

para o Tecpar, não só para com o público interno, mas como também para

participações e ações externas.

Para isso, o trabalho ressaltou a importância de se ter profissionais

qualificados nesta área, que conheçam os diferentes tipos de eventos empresarias,

suas necessidades e características. O fato do Tecpar não ter um setor específico

de eventos, levou a criação de uma comissão composta de elementos oriundos do

Recursos Humanos e da Assessoria de Comunicação, a Assistente Social e a

Secretária da Diretoria Executiva. O objetivo principal da nomeação dessa comissão

foi a padronização da apresentação de projetos de eventos dentro da empresa, que

possibilitaria o controle do pre, trans e pós-eventos, o que não ocorre atualmente.

Também foi possível demonstrar com o evento proposto como a alta

hierarquia pode trabalhar a comunicação com seu principal cliente interno – os

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funcionários. Este contato direto possibilita uma troca de informação com menos

ruído e sem distorção de mensagens e principalmente feedback. Além de motivar o

funcionário, que se sente prestigiado pelo convite e por ter a oportunidade de

conversar com a Diretoria Executiva.

O evento é viável, pois apresenta baixo custo para um período de seis

meses. Os recursos materiais são comprados pelo Tecpar por licitação e os

recursos humanos são funcionários da casa. O serviço de buffet e brindes seguiu a

contratação de empresas públicas com exigência de três orçamentos, salientando

que os garçons através de negociações estão inclusos no preço do buffet e o frete

dos brindes não será cobrado pois será retirado na loja.

Quanto ao tempo para execução do projeto “Café da manhã com a Diretoria

Executiva” também é realizável, pois se for aprovado, a comunicação começa um

mês antes da data prevista para início do evento, prazo também exigido pelos

fornecedores.

Espera-se que o evento seja minuciosamente avaliado e aprovado, para que

possa ser um start para um futuro programa de comunicação interna do Tecpar,

utilizando essa fantástica ferramenta chamada Eventos.

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59

REFERÊNCIAS BAHIA, Benedito J. Introdução à Comunicação empresarial. Rio de Janeiro: Mauad, 1995. CESCA, Cleuza G. G. Evento. In: ____. Organização de Eventos. São Paulo: Summes, 1997. p. 15-37. CORRADO, Frank M. A força da comunicação: quem não se comunica. São Paulo: Makron Books, 1994. GIACAGLIA, Maria C. Organização de eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004. GIACOMO, Cristina. Tudo acaba em Festa: evento, líder de opinião, motivação e público. São Paulo: Scritta, 1993. KOTLER, Philip. Princípios de Marketing / Gary Armstrong. Rio de Janeiro: LTC – Livros Técnicos e Científicos Editora S.A, 1998. MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 4ª ed. rev. e ampl. Barueri, SP: Manole, 2007. MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: Editora STS, 1999. MEIRELLES, Gilda. Evolução Histórica dos Eventos. In:____. Eventos: Seu negócio, seu sucesso. São Paulo. IBRADEP, 2003. p. 29-51. MEIRELLES, Gilda. Classificação e Tipologia dos Eventos. In:____. Eventos: Seu negócio, seu sucesso. São Paulo. IBRADEP, 2003. p. 57-69. NASSAR, Paulo. O que é comunicação empresarial / Paulo Nassar e Rubens Figueiredo. -- São Paulo : Brasiliense, 1995. -- (Coleção primeiros passos ; 297) NUNES, Marina M. Cerimonial para executivos: um guia para execução e supervisão de eventos empresariais. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 1999. REGO, G. Torquato. Comunicação Empresarial/ Comunicação Institucional: Conceitos, estratégias, sistemas, estrutura, planejamento e técnicas. São Paulo: Summus, 1986 SILVA, Mariângela B. R. O evento como estratégia na comunicação das organizações com seus públicos. In: ____. Eventos como estratégia de Negócios. Londrina: MBR Silva, 2005. p. 23-63. VAVRA, Terry G. Marketing de relacionamento: aftermarketing. São Paulo: Atlas, 1993.

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ANEXOS

ANEXO I – ORGANOGRAMA DO TECPAR ...................................................................61

ANEXO II – ÁREAS DE ATUAÇÃO DO TECPAR..........................................................62

ANEXO III – COTAÇÕES ....................................................................................................67

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ANEXO I – ORGANOGRAMA DO TECPAR

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ANEXO II – ÁREAS DE ATUAÇÃO DO TECPAR

1 Imunobiológicos

O TECPAR ocupa posição de destaque entre os principais fornecedores de

vacinas para o Governo Federal. Uma completa estrutura de laboratórios e uma

equipe de profissionais capacitados no Brasil e no exterior viabilizam a produção de

imunobiológicos de qualidade, com o objetivo de contribuir com os órgãos públicos

visando tornar o Brasil auto-suficiente na área, garantindo a melhoria contínua da

saúde e a qualidade de vida da população.

• Vacina Anti-rábica - Maior produtor nacional de Vacina Anti-rábica de uso

veterinário, com produção anual de mais de 30 milhões de doses distribuídas

pelo Programa Nacional de Profilaxia da Raiva, do Ministério da Saúde, o

TECPAR começa a produzir Vacina Anti-rábica com base em Cultivo Celular

para uso humano (Vero) e animal (BHK).

• Proteína Monomérica Tetânica - O TECPAR produz também a Proteína

Monomérica Tetânica para a Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), um

componente que conjugado com o polissacarídeo encontrado na cápsula

extracelular do Hemofilus Influenzae, tipo B, a chamada vacina Hib (contra

um tipo de meningite bacteriana), e com a vacina tríplice (contra tétano,

difteria e coqueluche), resulta numa vacina tetravalente, possibilitando que

com apenas uma dose as crianças estejam protegidas contra várias doenças.

• Biotério - Dois biotérios são referência na produção de camundongos, ratos e

cobaias, tanto nacional quanto internacionalmente.

• Antígenos - O TECPAR iniciou em 1989 a produção de tuberculina bovina e

aviária para o diagnóstico de tuberculose, e antígenos para diagnóstico de

brucelose e leucose em animais. Com produção inicial de 800 mil doses/ano,

o laboratório do Instituto distribui hoje para o Ministério da Agricultura cerca

de 13 milhões de kits para diagnóstico dessas enfermidades, atendendo ao

Programa Nacional de Controle e Erradicação de Brucelose e Tuberculose.

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2 Química Fina

Encontra-se no TECPAR um dos mais modernos e avançados laboratórios

de Química Fina do país destinado a agregar valor a produtos da agroindústria

através da pesquisa, desenvolvimento e inovação. Criado com o objetivo de

desenvolver novas tecnologias para purificar, sintetizar e extrair compostos

presentes em fontes naturais da biodiversidade brasileira possibilita a produção de

matéria-prima para as indústrias: alimentícia, cosmética, farmacêutica e de padrões

analíticos. Um dos projetos em andamento está voltado ao ciclo da cadeia produtiva

da seda, visando a

produção de sericina em escala industrial. O laboratório do Instituto dispõe de um

moderno sistema cromatográfico para viabilizar o processo analítico e preparativo da

transformação do fio de seda em produtos protéicos de elevada pureza, com valor

alimentício e cosmético.

3 Tecnocentro

O Tecnocentro Curitiba é um espaço de inovação e empreendedorismo

dedicado às tecnologias de informação e comunicação. Foi idealizado pela

Secretaria de Estado da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e implantado pelo

TECPAR.

4 Análises e Ensaios Tecnológicos

Composta por nove laboratórios, a Divisão de Análises e Ensaios

Tecnológicos é um importante apoio a órgãos estaduais e empresas no registro de

novos produtos, controle da qualidade, inspeção, pesquisa de contaminantes e

realização de testes exigidos pela legislação para importação e exportação de

produtos, prestando, em média, 10 mil serviços especializados por ano.

O TECPAR oferece diversos tipos de ensaios nas seguintes áreas:

Alimentos e Bebidas; Fertilizantes e Calcários; Madeira; Medicamentos e Produtos

Hospitalares; Meio Ambiente; Metal-mecânica; Papel e Papelão; Plásticos e

Borrachas; Produtos de Limpeza e Domissanitários;Produtos Químicos; Têxtil;

Tintas; Agroindústria.

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5 Metrologia

A Metrologia é uma das bases fundamentais para a garantia da qualidade e

confiabilidade de produtos, processos e serviços. Os resultados de medições das

grandezas dimensão, massa, pressão, volume, temperatura, eletricidade, tempo e

freqüência somente podem ser considerados confiáveis se forem obtidos a partir de

instrumentos calibrados.

Com uma equipe de profissionais especializados e a acreditação da Rede

Brasileira de Calibração - RBC, o TECPAR disponibiliza serviços de calibração em

conformidade com requisitos internacionalmente reconhecidos para laboratórios,

institutos de pesquisa, universidades e empresas de vários ramos de atividade.

Além dos serviços de calibração, o TECPAR, em parceria com outras

instituições, oferece treinamentos e assistência tecnológica em Metrologia e em

confiabilidade metrológica nas áreas em que atua. Áreas atendidas: Dimensional;

Força; Pressão; Massa; Eletricidade; Tempo e Freqüência; Temperatura;

Condutividade e pH; Volume.

6 Tecnologias Sociais

O TECPAR, trabalhando em parceria com outras instituições, pesquisa,

desenvolve e difunde Tecnologias Sociais. Este tipo de tecnologia se refere a

processos, metodologias ou técnicas eficientes, simples, com baixa densidade de

capital e de baixo custo, que implantadas em ambientes rurais ou urbanos podem

propiciar melhores condições de geração de valor a processos e produtos.

Através de parcerias com instituições de referência, promove a realização de

cursos de pós-graduação, seminários e atividades correlatas, com o objetivo de

capacitar profissionais de instituições públicas e privadas para os desafios da

modernização e inovação tecnológicas, competitividade empresarial e

desenvolvimento sustentável. Os métodos de capacitação envolvem técnicas de

inventividade, experimentação e prospecção tecnológica, além de processos de

convergência interdisciplinar.

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7 Inteligência Artificial

Fiel ao seu papel indutor de inovações tecnológicas, o TECPAR desenvolve

atividades relacionadas à área de Inteligência Artificial, orientadas para as

aplicações industriais, tecnológicas e científicas, com destaque para o

desenvolvimento de tecnologia em sistemas inteligentes para o monitoramento de

processos industriais e controle da deterioração em equipamentos. Sua atuação na

área está centrada em atividades de P&D e prestação de serviços, conforme três

eixos principais:

• Engenharia do Conhecimento: desenvolvimento e construção de Sistemas

Especialistas para a solução de problemas industriais e/ou tecnológicos complexos

• Inteligência Artificial Distribuída e Sistemas Multi-Agente

• Inteligência Artificial em Bioinformática: utilização de técnicas de sistemas

inteligentes para solução de problemas em Biologia Molecular, especialmente em

aplicações relacionadas à genômica funcional e proteômica, em conjunto com a

equipe do Instituto de Biologia Molecular do Paraná – IBMP.

8 Certificação

O TECPAR possui uma unidade de certificação acreditada pelo Instituto

Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial - Inmetro desde 1997,

que atesta se produtos, processos e/ou serviços estão em conformidade com

normas nacionais, estrangeiras ou internacionais. Seus programas de certificação

garantem um processo reconhecido e seguro e são uma importante ferramenta de

agregação de valor, tanto no mercado interno como no externo.

Além de sistemas de gestão, o Instituto está capacitado também para

avaliação da conformidade em soja e farelo de soja não geneticamente modificado,

carne bovina, manejo florestal, análise de perigos e pontos críticos de controle e

segurança alimentar, produtos orgânicos, gestão de inovação tecnológica, créditos

de carbono, entre outros. Clientes aprovados têm o direito de utilizar as marcas

TECPAR Cert, símbolo reconhecido da qualidade e importante fator de

competitividade e credibilidade para produtos, processos e serviços.

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9 Inspeção Veicular

Com mais de 20 anos de atuação na área, o TECPAR é referência no

Paraná em serviços de inspeção veicular. É credenciado pelo Instituto Nacional de

Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial - Inmetro como Organismo de

Inspeção, estando apto a fornecer o Certificado de Segurança Veicular - CSV, se o

veículo estiver de acordo com os regulamentos técnicos exigidos.

10 Extensão Tecnológica

O TECPAR presta serviços nas áreas de Extensão, Inovação e Informação

Tecnológica visando apoiar o desenvolvimento e o aumento da competitividade das

empresas públicas e privadas. O atendimento, definido de acordo com as

necessidades específicas de cada cliente, é realizado por especialistas e por meio

do acesso a informações tecnológicas em bancos de dados nacionais e

internacionais. Serviços Oferecidos:

• Desenvolvimento Tecnológico Industrial: identifica problemas, propõe soluções e

implementa ações de desenvolvimento e melhoria tecnológica industrial;

• Programa de Apoio Tecnológico à Exportação (Progex): presta assistência

tecnológica às micro e pequenas empresas que pretendem exportar, melhorar o seu

desempenho nos mercados externos ou substituir importações;

• Diagnóstico de Tecnologia e de Inovação: promove a aplicação de ferramenta

adequada à identificação do potencial de desenvolvimento e de inovação

tecnológica das empresas.

• Normas Técnicas: pesquisa, localiza e mantém atualizado um banco de normas

técnicas e de legislações nacionais e internacionais de interesse para as empresas.

• Brazilian Archives of Biology and Technology - BABT: periódico internacional que

tem como objetivo difundir resultados das pesquisas e dos avanços científicos e

tecnológicos gerados por pesquisadores brasileiros e estrangeiros.

Além do envolvimento com os importantes serviços acima descritos, o

TECPAR juntamente com a Fundação Araucária, sob a coordenação da Secretaria

de Estado da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior (Seti) executa, com cinco

universidades e doze faculdades, políticas nas áreas da ciência, tecnologia e

inovação e do ensino superior.

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ANEXO III – COTAÇÕES

COTAÇÕES Nome da unidade emitente: PRE Revisão: Página:

Projeto: Café com a Diretoria Executiva Data:17/11/2008

Produto/Serviço Valor Unit. Total

Cofee Break

Risotolândia * R$ 7,71 R$ 878,94

Confeitaria Requinte R$ 8,30 + frete R$ 946,20 + frete

Brioche R$ 8,00 + frete R$ 912,00 + frete

Café Prestígio R$ 8,50 R$ 969,00

Brinde – Caneca em porcelana com logo 2 cores

Propaganda e produtos promocionais* R$ 6,50 + 0,20 cor R$ 670,00

Marca Lazer R$ 13,25 + 1,00 cor R$ 1.425,00

E.W.L Produtos Promocionais R$ 6,90 R$ 690,00

Promolux Brindes R$ 8,56 R$ 856,00 Legenda: * Menor preço

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DCOML 148/2008 Araucária, 16 de maio de 2008 INSTITUTO DE TECNOLOGIA DO PARANÁ Curitiba – Paraná Propostas Coffee Break At. Sr. Sebastião Bordin da Silva C/C Luci Mara Do Rocio Andrealta Prezado Senhor Conforme solicitação, apresentamos proposta comercial para serviço de COFFEE BREAK, conforme segue: Composição do cardápio Sanduíche Pão de queijo 01 tipo de Salgado (coquetel) Bolo Suco Café preto Leite Sache açúcar Sache adoçante Descartáveis: guardanapos, copo, palheta. VALOR DOS SERVIÇOS: R$ 7,71 (sete e setenta e um centavos) Preços válidos: 06 (seis) meses OBS: Data de início do atendimento: conforme aceitabilidade da Proposta As solicitações devem ser realizadas com 48 horas de antecedência. Esperando corresponder às suas expectativas, colocamo-nos a disposição para demais esclarecimentos necessários. Cordialmente Eloisa O. Filippin Diretoria Operacional RISOTOLÂNDIA INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE ALIMENTOS LTDA. BUFFET RISOTOLÂNDIA INDUŚTRIA E COMÉRCIO LTDA. Unidade Araucária Av. Luiz Francheski, 657 – Centro Industrial de Araucária – Araucária PR – CEP 83707 070 – Caixa Postal 156 – Tel.: (41) 3641-3131 – Fax: (41) 3643-1448 Unidade São José dos Pinhais Rua Carlos Gusso, 351 – Afonso Pena – CEP 83040-630 – São José dos Pinhais – PR – Tel/Fax.: (41) 3383-3883 E-mail: [email protected] www.risotolandia.com.br

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Curitiba, 05 de junho de 2008.

À TECPAR A/C: Sra: LINDOIA Fone: (41) [email protected] REFERENTE: ORÇAMENTO COFFEE BREAK Conforme sua solicitação, estamos encaminhando orçamento para coffee break. Data: final de julho. Número de pessoas: 30 a 150 pessoas Local de entrega: TECPAR I OPÇÃO: SALGADO

)Mini Pão de Queijo )Mini SALGADOS ASSADOS DIVERSAS OPÇÕES )Mini sanduíche RECHEIO VARIADOS

DOCE Bolo de cenoura com cobertura de chocolate Bolo de laranja Folhado de coco

BEBIDA • Suco (dois sabores – laranja e uva) • Café • Leite

R$ 8,30 (oito reais e trinta centavos por pessoa) ACOMPANHA

10) Material descartável, copos, xícaras e guardanapo de primeira linha. 11) Saches de açúcar e adoçante; 12) Produtos arrumados em cestos de vime prontos para serem servidos;

TAXA DE ENTREGA SOB CONSULTA FORMA DE PAGAMENTO: empenho. VALIDADE DA PROPOSTA 6 MESES Colocamo-nos à sua disposição para esclarecer qualquer dúvida, Atenciosamente, Glaucia Helena Cazella Coordenadora de Eventos www.confeitariarequinte.com.br Fone: 55 (41) 3339-5565

Rua Francisco Rocha 1809 – Champagnat – 80730-390

Curitba – PR – Tel. Fone/fax3339-5565

[email protected]

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ExpressoLivre - ExpressoMail De: “Brioche” <[email protected]> Para: “Lindoia Aparecida Martins Kamiya” <[email protected]> Data: 11/06/2008 17:17 Assunto: Re: Orçamento para fornecimento de coffee break Boa tarde, Podemos fechar em R$ 8,00 por pessoa (pedido mínimo 10 pax) Obs. Frete a combinar. At Nilcea Santos

Composição do cardápio Sanduíche Pão de queijo 01 tipo de Salgado (coquetel) Bolo Suco Café preto Leite Sache açúcar Sache adoçante Descartáveis: guardanapo, copo, palheta. Validade Preços: 06 (seis) meses No aguardo de sua atenção, agradecemos antecipadamente. Atenciosamente, Lindoia Aparecida Martins Kamiya Instituto de Tecnologia do Paraná – TECPAR Gerente de Setor de Capacitação de Pessoal Fone: 3316-3143 Fax: 3316-3142

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CAFÉ PRESTÍGIO

Buffet de CaféBuffet de CaféBuffet de CaféBuffet de Café ---- 24 horas24 horas24 horas24 horas Fone: 3264-9027 ou 9173-7397 Curitiba, 10 de junho de 2008. Ao TECPAR Aos cuidados de Lindóia Café:- Chocolate Quente:- Leite: Suco Natural:- C/Água e Leite Condensado

Abacaxi Suco Natural:- C/Água e Leite Condensado

Coco Kibe:-

Carne Cestinhas de Pizza:-

Queijo e presunto Perolas:-

Queijo Croassant:-

Ricota Milho c/ Catupiry

Sfiha:- Carne

Empada:- Palmito

Doce:- Carolina de Creme

Bolo:- Maracujá

Obs.:- Em relação ao cardápio estamos à disposição para Eventuais alterações, sugestões e ou esclarecimentos

Complemento:

Açúcar, Adoçante, Mexedores, Guardanapos, Copos Descartáveis, Toalha Enfeite de Mesa, Valor por pessoa: R$ 8,50 (oito reais e cinqüenta centavos). Condições de pagamento: a vista no final do evento. Garantimos a qualidade de nossos produtos!

Atenciosamente Maria Uchôa

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De: Julio Cesar

Para: ‘Suelen’

Cópia: [email protected]

Data: 22/10/2008 15:17

Assunto: RES: Contato pelo site GAROTO PROPAGANDA

Mensagem

Boa tarde

Suelen

Segue em anexo conforme solicitado

Obrigado pelo contato

Aguardo seu retorno

Atenciosamente

Júlio César – Garoto Propaganda

41 – 8407-6164

41-4063-7388

WWW.garotopropaganda.com.br

“Valorizando sua marca, construindo sucesso”

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www.brindesgp.com

Tabela de preços de canecas de porcelana personalizadas

Caneca Mini 160 ml Caneca M-7 220 ml Caneca M-5 290 ml

Alt. 7,5 cm

Alt. 7,5 cm Alt. 8,5 cm

Quantidade Preço Quantidade Preço Quantidade Preço

30 R$ 11,00 30 R$ 11,00 30 R$ 14,00

50 R$ 9,00 50 R$ 10,00 50 R$ 11,00

100 R$ 6,30 100 R$ 7,00 100 R$ 7,20

300 R$ 4,80 300 R$ 5,40 300 R$ 7,00

500 R$ 4,60 500 R$ 4,90 500 R$ 5,80

1000 ou + R$ 3,90 1000 ou + R$ 4,30 1000 ou + R$ 5,40

Caneca M-1 200 ml Caneca M-2 240 ml Caneca M-8 220 ml

Alt. 7,5 cm

Alt. 9 cm

Alt. 9 cm

Quantidade Preço Quantidade Preço Quantidade Preço

30 R$ 11,00 30 R$ 12,00 30 R$ 12,00

50 R$ 9,00 50 R$ 10,00 50 R$ 10,00

100 R$ 6,30 100 R$ 6,50 100 R$ 7,00

300 R$ 4,80 300 R$ 4,90 300 R$ 5,40

500 R$ 4,60 500 R$ 4,70 500 R$ 4,60

1000 ou + R$ 3,90 1000 ou + R$ 4,30 1000 ou + R$ 4,40

Caneca M-3 320 ml Caneca M-4 320 ml Canecas M-9 Tulipa

e M-11 Biruta

Alt. 9,5cm

Alt. 9,5cm

Alt 10,5 cm

Quantidade Preço Quantidade Preço Quantidade Preço

30 R$ 14,00 30 R$ 14,00 30 R$ 16,00

50 R$ 12,00 50 R$ 12,00 50 R$ 14,00

100 R$ 8,00 100 R$ 8,00 100 R$ 9,00

300 R$ 6,20 300 R$ 6,20 300 R$ 8,50

500 R$ 5,60 500 R$ 5,60 500 R$ 6,70

1000 ou + R$ 4,90 1000 ou + R$ 4,90 1000 ou + R$ 5,60

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O mínimo são 30 peças com cada arte. O prazo de entrega das canecas personalizadas é de 20 dias mais o frete. Impressão UMA COR já está inclusa nos preços. Cores extras: R$ 0,20 por cor. Fazemos amostras físicas sem custos para pedidos acima de 500 peças. Para pedidos menores há um custo de R$ 100,00 por amostra. Fazemos amostras virtuais sem custos. Pagamento: Para clientes cadastrados, pagamento com boleto bancário para 20 dias. Para clientes novos, consulte-nos. Embalagem: caixinha individual, já inclusa nos preços.

Observações: Todas nossas canecas são de porcelana de primeira linha, resistentes a microondas e lava-louças. Algumas cores aplicadas no processo cerâmico poderão sofrer pequena variação de tonalidade. Para pedidos menores fazemos amostras virtuais.

Garoto Propaganda 41-8407-6164- 4063-7388

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Pinhais, 06 de outubro de 2008 C ORÇAMENTO 111.331

Cliente: TECPAR

A/C.: SUELEN Dpto.:

Cidade: PR

FAX: Fone:

E-mail: [email protected]

Conforme sua solicitação, segue orçamento para o fornecimento dos itens descritos:

Ref. Qtde. Especificação Vl. Unit. Vl. Total

XC480 100 CANECA EM PORCELANA EMBALADA EM CAIXA

KRAFT

R$ 13,25 R$ 1.325,00

Condições Gerais:

Condições de pagamento: 21 DIAS DO FATURAMENTO – MEDIANTE APROVAÇÃO CADASTRAL

Prazo de entrega: A COMBINAR

Frete: POSTO CURITIBA (DEMAIS LOCALIDADES FOB – INDICAR TRANSPORTADORA)

Gravação: A LASER – UMA INCLUSA NO PREÇO. GRAVAÇÃO ADICIONAL NO VERSO DA PEÇA,

ACRESCENTAR R$ 1,00. A TONALIDADE DA GRAVAÇÃO PODE VARIAR DE ACORDO

COM O MATERIAL.

Embalagem: CAIXAS PARA PRESENTE

Prazo de Validade da Proposta: 10 DIAS.

Todos os nossos produtos possuem garantia.

Observações:

Atenciosamente

LETICIA MARIA

41-3301-9965

AV. MARINGA, 710 – PINHAIS – PR Fone/Fax: 3301-9999 home Page: WWW.marcalaser.com.br – E-mail:[email protected]

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Empresa: TECPAR Ctba/PR

Para/Att: Suelen Fone 41

De/From: Cilene Email: [email protected]

Depto: Vendas Data: 22.10.08

PROPOSTA Nº: 2821.08

Nº / item Item Descrição Qtde Un R$ Unit. R$ Total IPI (%) ICM %

1 001 Caneca branca 240ml logo em 2 cores 100 pçs 6,90 690,00 00 00

Prazo de pagamentos: 10 ddl

Prazo de entrega: 15 dias após aprovação

Validade desta proposta: 10 dias

Impostos acima incluso

Frete Fob

Certos de termos atendido seus requisitos, nos colocamos a sua inteira disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários.

Cilene Fernandes

Depto. Vendas

Fones: (41) 3016-5700

[email protected]

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Orçamento/Pedido: 112

STATUS: ABERTO

EMISSÃO: 22/10/2008

PROMOLUX BRINDES

Rua Cel. Antonio R. dos Santos

Hauer – Curitiba

(41) 3369-3900 VENDEDOR: ADRIANA

A/C: Aprovado em: / / por:

Dados do Cliente

NOME/FANTASIA: SUELEN DE OLIVEIRA CÓDIGO: 057

ENDEREÇO: FONES:

BAIRRO:

CIDADE: PR 80000-000 CNPJ:

Outras Informações:

FORMA PAGTO: 40% ENTRADA E SALDO ENTREGA VALIDADE: 05/11/2008

PRAZO DE ENTREGA: 30 DIAS

CÓDIGO DESCRIÇÃO UN QUANT R$ UNIT TOTAL:

36 CANECA PORCELANA 240ML 1 100 8,56 856,00

32 CANECA DE CHOPP WEATHON 340ML 1 100 9,29 929,00

Observações:

Espaço RESERVADO AO ________________________

DATA DA ENTREGA:___/___/___

NOTA FICAL Nº....: ___________

ASSINATURA

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APÊNDICES

APENDICE I – FORMULÁRIO DE APRESENTAÇÃO PROJETOS ...........................79

APÊNDICE II – SALA DE REUNIÕES DA PRESIDÊNCIA...........................................81

APÊNDICE III – MODELO DO CONVITE .........................................................................82

APÊNDICE IV – CRONOGRAMA PRÉ-EVENTO ...........................................................83

APÊNDICE V – PROGRAMAÇÃO.....................................................................................84

APÊNDICE VI – CRONOGRAMA TRANS-EVENTO .....................................................85

APÊNDICE VII – CRONOGRAMA PÓS-EVENTO..........................................................87

APÊNDICE VIII – CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO - BUFFET .............88

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APENDICE I – FORMULÁRIO DE APRESENTAÇÃO PROJETOS

Formulário de Apresentação Projetos

Form 002/08

Nome da unidade emitente: Revisão:00 Página:00/00

1. Título do Evento:

Data: Período de Vigência:

PLANEJAMENTO - PRÉ-EVENTO 2. Justificativa:

3. Metas:

4. Tipologia e Classificação:

5. Clientes:

6. Local de realização do evento:

07. Data:

08. Descrição do evento: 09. Convite - Público-alvo: 10. Recursos Necessários 10.1 Custo:

Item Recurso Custo Unitário Total

TOTAL 10.2 Qualidade: Item Recurso Requisitos Status

10.3 Recursos Humanos: Item Área Quant. Setor Contato

10.5 Comunicações: Item Ferramenta Objetivo Grupo Periodicidade

11. Cronograma Pré-evento:

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Formulário de Apresentação Projetos

Form 002/08

Nome da unidade emitente: Revisão:00 Página:00/00

REALIZAÇÃO - TRANS-EVENTO 12. Programação do Evento

Horário Atividade

14. Cronograma Trans-eventos:

PÓS-EVENTO 15. Cronograma Pós-eventos:

Elaborado:

Verificado:

Aprovado:

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APÊNDICE II – SALA DE REUNIÕES DA PRESIDÊNCIA

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APÊNDICE III – MODELO DO CONVITE

Temos a honra de convidar Vossa Senhoria para o Café da Manhã com a Diretoria

Executiva que se realizará dia __/__/__ às _____ na sala de reuniões da

Presidência, no Tecpar – CIC.

Teremos como pauta:

Tendo em vista o caráter reservado do evento, solicitamos a gentileza de confirmar a

presença até o dia ___/__/__, no telefone (41) 3316-3003.

Atenciosamente

Nome

Diretor Presidente

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APÊNDICE IV – CRONOGRAMA PRÉ-EVENTO

Cronograma de

Atividades Pré -evento

Nome da unidade emitente: PRE Revisão: Página:

Projeto: Café com a Diretoria Executiva Data:

Atividades Data Limite Resp.

Start do Projeto

Briefing da Diretoria 10/11 Suelen

Dimensionar o evento 10/11 Diretoria

Definir serviços de terceiros 10/11 Suelen

Estrutura física

Verificar ar-condicionado 1 semana antes Manutenção

Verificar cadeiras / encostos Segunda-feira Tania

Mesas do buffet 1 semana antes Telma Risa

Evento

Listagem dos convidados 15 dias antes Setores / Tania

Redigir ofício convite 14 dias antes Tania

Entrega do convite 13 dias antes Branta

Confirmação presenças 1 semana antes Setores / Tania

Dados dos participantes para os diretores 1 dia antes Tania

Montagem pastas semana anterior Suelen

Testar canetas 1 dia antes Suelen

Escolher Buffet e contratar até 15/12 Suelen / Compras

Escolher Brindes e contratar até 15/12 Suelen / Compras

Prismas com nomes 1 dia antes Tania

Verificar traslados (se houver) semana anterior Tania / S.Gerais

Divulgação

Jornal Mural 2 semanas antes Silvane

Intranet 2 semanas antes Jussara

Reunião gerentes 3 semanas antes Diretores/Gerente

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APÊNDICE V – PROGRAMAÇÃO

Programação do Evento

Horário Atividade

08h50 Recepção dos convidados pelos diretores

09h00 Abertura do Café da manhã pelo Diretor Presidente - objetivo

09h10 Início das atividades de buffet

09h30 Começo dos debates (anotações)

11h00 Término da reunião

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APÊNDICE VI – CRONOGRAMA TRANS-EVENTO

Cronograma de

Atividades Trans-evento

Nome da unidade emitente: PRE Revisão: Página:

Projeto: Café com a Diretoria Executiva Data:

Operação do evento Resp. Início Término Status

Item MONTAGEM

01 Entrega de material (crachá e pasta)

Suelen 08h10 08h30

02 Impressão lista de presença (modelo anexo)

Suelen 08h00 08h10

03 Prismas Nomes Precedência ordem alfabética na mesa

Suelen 08h10 08h30

04 Mesa café Telma (Risa) 08h00 08h45

05 Foto Silvane 08h30 11h00

Item REALIZAÇÃO

01 Vide programação

02 Folha de presença Tania 09h00

03 Anotações Tania 08h30 11h00

04 Distribuição Brinde Suelen 11h00 11h00

Item DESMONTAGEM

01 Mesa Café Telma (Risa) 11h15 12h00

02 Limpeza Sala Limpeza Tecpar

11h15 12h00

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LISTA DE PRESENÇA

EVENTO: Café com a Diretoria Executiva DATA: HORÁRIO: LOCAL: Sala de Reuniões da Presidência

NOME COD. LOTAÇÃO ASSINATURA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

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APÊNDICE VII – CRONOGRAMA PÓS-EVENTO

Cronograma de

Atividades Pós-evento

Nome da unidade emitente: PRE Revisão: Página:

Projeto: Café com a Diretoria Executiva Data:

Pós Evento

Desmontagem Após encerramento

Telma Risa

Prestação de contas 1 semana depois Suelen/Compras

Reunião Diretoria quinta-feira

Relatório das decisões (intranet e jornal mural) 1 semana depois Ass. Comunicação

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APÊNDICE VIII – CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO - BUFFET

CONTRATO Nº 00/08

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS QUE ENTRE SI CELEBRAM O INSTITUTO DE TECNOLOGIA DO PARANÁ - TECPAR E A EMPRESA RISOTOLÂNDIA INDÚSTRIA E COMÉRCIO DE ALIMENTOS LTDA.

O INSTITUTO DE TECNOLOGIA DO PARANÁ – TECPAR, empresa pública de direito privado, criado pela Lei nº 7.056/78 com sede na Rua Prof. Algacyr Munhoz Maeder, nº 3.775, Bairro Cidade Industrial, na Cidade de Curitiba, no Estado do Paraná, CEP 81.350-010, inscrito no CNPJ/MF nº 77.964.393/0001-88, a seguir denominado simplesmente TECPAR, neste ato representado por seu Diretor Presidente, Sr. MARIANO DE MATOS MACEDO, portador da Carteira de Identidade, RG nº xxxxxxx, inscrito no CPF/MF xxxxxx e a empresa, RISOTOLANDIA INDUSTRIA E COMÉRCIO - RISA, com sede na Rua Av. Luiz Frasnceschi, nº 657, Bairro Centro Industrial, na Cidade de Araucária, no Estado do Paraná, CEP 83707-070, inscrita no CNPJ/MF nº 78.999.000/0001-98, neste ato representada pela sua Diretora Operacional Sra. ELOISA O. FILIPPIN, portador da Carteira de Identidade, RG nº xxxxxxx, inscrito no CPF/MF nº xxxxxxxxx, doravante denominada simplesmente CONTRATADA, firmam o presente Contrato, que será regido pela Lei Estadual nº 15.608/07, Lei Federal nº 8.666/93 atualizada e legislação complementar, pela Proposta da CONTRATADA e pelas Cláusulas e condições a seguir estabelecidas. CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO É objeto do presente contrato a prestação pela CONTRATADA à CONTRATANTE dos serviços de Buffet, em evento que se realizará nas datas de 14/01, 11/02, 11/03, 08/04, 13/05 e 10/06 de 2009, às 09h00 horas, na sala de reuniões da Presidência, situado à Rua Algacyr Munhoz Mader, nº 3775, Bairro CIC, na cidade de Curitiba, no Estado de PR. CLÁUSULA SEGUNDA - DO EVENTO O evento, para cuja realização são contratados os serviços de buffet, é um café da manhã da empresa CONTRATANTE, e contará com a presença de 21 pessoas, em cada evento, sendo 6 eventos totais. Parágrafo único. O evento realizar-se-á no horário e local indicado no caput da cláusula 1ª, devendo o serviço de buffet ser prestado até às 11 horas. CLÁUSULA TERCEIRA - OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE A CONTRATANTE deverá fornecer à CONTRATADA todas as informações necessárias à realização adequada do serviço de buffet, devendo especificar os detalhes do evento, necessários ao perfeito fornecimento do serviço, e a forma como este deverá ser prestado. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA CLÁUSULA QUARTA É dever da CONTRATADA oferecer um serviço de buffet de acordo com as especificações da CONTRATANTE, devendo o serviço iniciar-se às 09h00 e terminar às 11h00 horas.

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Parágrafo único. A CONTRATADA está obrigada a fornecer aos convidados dos CONTRATANTES produtos de alta qualidade, que deverão ser preparados e servidos dentro de rigorosas normas de higiene e limpeza. CLÁUSULA QUINTA A CONTRATADA será responsável pelo fornecendo toalhas, enfeites da mesa de buffet, pratos, copos, taças, talheres, bandejas, richaud, balde de gelo, e demais utensílios, cujo rol segue em anexo ao presente contrato, necessários para o melhor desempenho da prestação do serviço. CLÁUSULA SEXTA A CONTRATADA compromete-se a chegar no local do evento às 07h00 horas, a fim de arrumar o salão até as 08h30, se compromete a fornecer o cardápio escolhido pela CONTRATANTE, cujas especificações, inclusive de quantidade a ser servida, encontram-se em documento anexo ao presente contrato, passando a integrar-lhe. CLÁUSULA SÉTIMA A CONTRATADA fornecerá 02 garçons copeiros para a prestação dos serviços ora contratados. Será a única e exclusiva responsável por todos os seus empregados que trabalharem no evento referido na cláusula 2ª, cabendo a ela o cumprimento das obrigações sociais, trabalhistas, previdenciárias, tributárias, entre outras, referentes à prestação dos serviços ora contratados. CLÁUSULA OITAVA A CONTRATADA obriga-se a manter todo o seu empregados devidamente uniformizados durante a prestação dos serviços ora contratados, garantindo que todos eles possuem os requisitos de urbanidade, moralidade e educação. Parágrafo único. Caso algum empregado seja afastado em virtude de procedimento ou conduta inadequada, a critério do CONTRATANTE, a CONTRATADA poderá substituí-lo, sob pena de ser obrigada ao pagamento da multa contratual determinada na cláusula 16 deste instrumento. DO PREÇO E DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO CLÁUSULA NONA O serviço contratado no presente instrumento será remunerado pela quantia de R$ 878,94 (oitocentos e setenta e oito reais e noventa e quatro centavos), devendo ser pago em dinheiro ou cheque, até a data de 31/01/2009. DO INADIMPLEMENTO CLÁUSULA DÉCIMA Em caso de inadimplemento por parte do CONTRATANTE quanto ao pagamento do serviço prestado, deverá incidir sobre o valor do presente instrumento, multa pecuniária de 2%, juros de mora de 1% ao mês e correção monetária. DA DEVOLUÇÃO CLÁUSULA DÉCMIA PRIMEIRA Todos os utensílios e objetos fornecidos pela CONTRATADA, cujo rol encontra-se em anexo, deverão ser devolvidos em perfeito estado de conservação, sob pena da CONTRATANTE arcar com os respectivos valores de reposição, os quais Parágrafo primeiro. Os valores de reposição deverão ser pagos até 24 horas após a realização do evento, sob pena de incidir a aplicação da multa, dos juros e da correção monetária, previstos na cláusula anterior. Parágrafo segundo. Estão incluídos nos objetos, referidos no caput da presente cláusula, os enfeites das mesas. DA RESCISÃO

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CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA O presente contrato poderá ser rescindido unilateralmente por qualquer uma das partes, desde que haja comunicação formal por escrito justificando o motivo. Deverá acontecer, além disso, até 15 dias corridos, antes da data prevista para o evento. DAS MULTAS CONTRATUAIS CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA Salvo o caso de rescisão já previsto na cláusula imediatamente anterior, fica estabelecido que a parte infratora a quaisquer cláusulas do presente contrato, pagará à parte prejudicada multa equivalente a 20% sobre o valor do contrato, independente de ação judicial específica para ressarcimento de perdas e danos que poderá ser movida pela parte prejudicada. DAS CONDIÇÕES GERAIS CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA A quantidade de comida e bebida foi determinada de acordo com a indicação da CONTRATADA, e, portanto, esta poderá ser responsabilizada pela insuficiência da comida e/ou da bebida fornecida no evento, devendo proceder à devolução de 70% do valor pago pela CONTRATANTE. Parágrafo único. Caso seja possível, e para afastar a devolução determinada no caput da presente cláusula, a CONTRATADA poderá complementar o buffet servido, durante a realização do evento. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA O cardápio foi elaborado de acordo com o número de convidados determinado pela CONTRATANTE, e de acordo com as solicitações desta. Portanto, a CONTRATADA não será responsabilizada se, atendidas as especificações contratadas, a insuficiência da comida e/ou da bebida resultar da entrada de número maior de pessoas no evento. DO FORO CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA Para dirimir quaisquer controvérsias oriundas do presente contrato, as partes elegem o foro da comarca de Curitiba; Por estarem assim justos e contratados, firmam o presente instrumento, em duas vias de igual teor, juntamente com 2 (duas) testemunhas.

Curitiba, de de 2008.

MARIANO DE MATOS MACEDO ELOISA O. FILIPPIN Diretor Presidente Diretora Operacional

TESTEMUNHAS: 1. _____________________________ 2. _____________________________ R.G.: R.G.: