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O VALOR ESTRATÉGICO

DOS EVENTOS VIRTUAIS

O papel dos eventos virtuais é envolvente. Vistos previamente por profissionais de outros setores como uma experiência

única, os eventos virtuais agora procuram seu lugar no portfólio de eventos estratégicos. Algumas organizações estão gerindo

centenas de eventos virtuais por ano, mas esses eventos virtuais ainda estão em sua infância; é uma criança do novo milênio.

E a maior parte das empresas ainda está tentando entender exatamente o que é um “evento virtual”.

Os profissionais do setor concordam com a definição de evento virtual, mas os detalhes de cada evento são variáveis.

Existem oito principais formatos de eventos virtuais, cada um com seis ou mais fornecedores principais.

O planejamento, execução e benefícios são tão únicos para cada formato que mudar um fornecedor requer uma curva de

aprendizado para todos os stakeholders. As tecnologias continuam crescendo e conseguem até capturar conteúdo e coletar

dados de participantes de uma forma que os eventos presenciais não conseguem.

Dados mostram que os custos de viagens continuam influenciando a escolha de eventos virtuais. Em diversas entrevistas para

esse relatório, profissionais disseram que seus clientes internos tinham o budget necessário para realizar o evento, mas os

participantes não tinham o budget de viagens para ir ao mesmo. Programas de eventos virtuais permitiram que esses grupos

continuassem a se encontrar.

Os eventos virtuais não serão apenas tapa-buracos emergenciais por muito tempo. Algumas empresas estão começando a

incluir os encontros virtuais ao seu core business.

Por Jenise Fryatt | Rosa Garriga Mora | Ruud

Janssen Richard John | Samuel J. Smith

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pacidade de cada equipe da

empresa.

6. Departamentos de eventos

ajudam na adoção de tecno-

logias. Em algumas empresas, o

departamento de eventos envolve

processos de planejamento (mon-

tagem objetiva, treinamento de

palestrantes, mensuração) e

consultoria com tecnologia para

incentivar a adoção das mesmas e

um formato de sucesso.

7. Profissionais de eventos reco-

mendam eventos virtuais. Três

quintos (61%) dos entrevistados

recomendam eventos virtuais ao

invés de encontros presenciais,

principalmente quando o budget

de viagens interfere. Uma

empresa adotou uma política de

reuniões virtuais; encontros

presenciais são analisados caso a

caso.

8. O sucesso dos eventos virtuais

depende de apoio interno e inte-

gração. Organizadores sabem o

que lhes ajudou a adotar os

eventos virtuais: o apoio de

líderes, uma equipe de apoio

interno e a integração com outros

processos.

9. As principais barreiras incluem

o envolvimento do participante

e desafios organizacionais e de

tecnologia. Os desafios com

tecnologia e a percepção da

mesma coloca equipes na defen-

siva. Muitos organizadores de

eventos dizem que o sucesso

depende de parcerias entre seus

departamentos de eventos,

viagens, treinamento e desenvol-

vimento e TI.

Terceirização estratégica

10. Empresas estão terceirizando

estrategicamente, mas não

sabem por quê. Alguma empre-

sas terceirizam o local da vídeo-

conferência, mas falta política

para definir “eventos virtuais”.

11. O TI lidera as decisões de

compra. O departamento de

tecnologia da informação (TI)

fornece tecnologia para eventos

virtuais e administra o

procurement. Em alguns casos,

novidades virtuais (first-wave-

virtual) entram pelo TI para evitar

que os early adopters (os

primeiros a adotarem novas

tecnologias) comecem a consumir

a tecnologia na base da tentativa e

erro.

12. Redução de custos foi o primei-

ro incentivo para a adoção de

eventos virtuais. Dada a atual

economia, a redução de custos foi

uma grande incentivadora dos

eventos virtuais. Em alguns casos

as empresas tem budget para

eventos, mas não budget para

viagens.

13. Eventos virtuais oferecem mais

do que apenas redução de

custos. Além da economia, que é

importante, as empresas usam os

eventos virtuais para reduzir o

tempo fora do escritório, atenuar

a demanda por executivos e como

alternativa para reuniões de

última hora. Na área de marketing

as empresas usam os eventos

virtuais para prospectar vendas.

Pessoas

14. Eventos virtuais criam um novo

vocabulário para os organi-

zadores de eventos. O vocabu-

lário dos eventos virtuais é cheio

de palavras: semi-live (meio ao

vivo), bandwidth (“largura” da

banda), player, synchronous,

asynchronous, switcher e

streaming. Organizadores não

precisam ser especialistas, só pre-

PRINCIPAIS DESCOBERTAS

Visão geral dos eventos virtuais

1. Falta uma definição padrão de

eventos virtuais para profis-

sionais de eventos. Mais de 75%

dos entrevistados acreditam que

sua empresa não tem um padrão

ou política para eventos virtuais.

2. Existem várias tecnologias para

a execução de eventos virtuais.

O mercado de tecnologia para

eventos virtuais oferece oito tipos

de soluções, cada uma propor-

cionando uma experiência virtual

diferente – o que significa que

existem múltiplas respostas para

como deve funcionar uma

conferência virtual.

3. Dentre esses, eventos online e

vídeo conferência são os mais

populares. Mais de 90% dos

organizadores de eventos prefe-

rem os sistemas de eventos online

e vídeoconferência e 70% diz que

recomendaria eventos online

como uma plataforma para even-

tos virtuais.

4. Empresas realizam eventos

virtuais mais curtos que outros,

pelo número limitado de opor-

tunidades de networking.

Organizadores estão convencidos

de que eventos virtuais não são

propícios para o networking.

Programas virtuais estratégicos

5. Não existe um modelo único

para eventos virtuais. As empre-

sas têm diferentes abordagens no

que diz respeito às estratégias

para eventos virtuais. Algumas

oferecem mundos 2D, outras

encontros online ou combos de

vídeo conferência. O escopo

depende das necessidades, recur-

sos, maturidade do processo e ca-

3

cisam se sentir a vontade com a

tecnologia e sua linguagem.

15. Organizadores de eventos vir-

tuais são mais focados em

conteúdo que seus pares.

Conteúdo para eventos virtuais é

bem diferente do que para

eventos cara a cara. Os

organizadores tendem a se

envolver mais no primeiro,

incluindo palestrantes virtuais,

apresentações, registro e adap-

tação de conteúdo, moderação e

curadoria.

16. Organizadores de eventos

virtuais precisam de habilida-

des de organização e relaciona-

mento com clientes e nenhum

medo de tecnologia. Os entrevis-

tados concordam que organiza-

dores precisam estar confortáveis

com a tecnologia, mas ninguém

considera necessário serem

especialistas.

17. Existem poucos recursos para

desenvolver um plano de even-

tos virtuais. No mesmo momento

que as empre-sas contratam

equipe e intensi-ficam suas

estratégias de eventos virtuais,

elas têm problemas em encontrar

pessoal qualificado. A maior

parte dos organizadores aprendeu

o que sabe participando de

eventos, conversando com outros

organizadores e tendo

treinamento com fornecedores de

tecnologia.

Mensuração

A riqueza de dados em plata-

forma virtual é subutilizada.

Enquanto plataformas virtuais

fornecem dados detalhados dos

participantes, a maior parte das

organizações usa apenas as

capacidades básicas de mensura-

ção e geração de relatórios.

19. Eventos virtuais podem seg-

mentar seu público até chegar a

cada indivíduo. Organizadores

de eventos sofisticados segmen-

tam seus dados até o nível

individual, se comparado com

organizadores de eventos presen-

ciais, que procuram dados que

agreguem os participantes.

Algumas empresas usam a

segmentação individual para

desenvolver leads e para

treinamento.

20. Métricas de desempenho

ajudam os organizadores de

eventos virtuais a alcançarem

sucesso. Da mesma forma que

esportes usam métricas para

avaliar o desempenho de atletas,

medições (inscritos versus

presentes, participantes recor-

rentes versus novos, tempo de

conexão versus conteúdo

disponível) ajudam os organiza-

dores mais sofisticados a calcular

o desempenho de seu evento e

identificar oportunidades para

melhora.

PROPÓSITO

A adoção de tecnologia acelera

quando há processos, padrões e

recursos disponíveis para simplificar

seu uso. O mesmo acontece com

eventos virtuais.

Empresas vêm testando eventos

virtuais há muitos anos, e irão

continuar a fazê-lo no futuro próximo.

Essa pesquisa investiga como as

empresas dimensionam a pirâmide de

eventos virtuais e demonstra estra-

tégias e melhores práticas para integrar

os eventos virtuais dentro da estratégia

de eventos.

Finalmente, essa pesquisa irá

demonstrar:

1. Como as empresas identificam,

categorizam e avaliam formatos

de eventos virtuais.

2. Como as empresas integram

eventos virtuais em seu portfólio

de eventos.

3. Estratégias comuns em eventos

virtuais.

4. Escolhas conflitantes que empre-

sas fazem entre eventos virtuais e

eventos presenciais; e

5. Mensurações estratégicas para

avaliação do desempenho de

eventos virtuais.

METODOLOGIA

Essa pesquisa foi conduzida por uma

equipe de pesquisadores na Europa e

América do Norte, entre julho e

novembro de 2011.

Pesquisa inicial

Uma pesquisa quantitativa,

online, feita com membros MPI

(150 respondentes).

Entrevistas qualitativas com 26

organizadores de eventos,

fornecedores de tecnologia e

consultores.

Estudo de casos examinando o

centro de eventos virtuais na IBM

contra os eventos presenciais e o

programa de eventos virtuais da

IKEA.

Pesquisa secundária

Uma análise do programa estra-

tégico de gestão de eventos

(PEGE) e de pesquisas e estudos

sobre eventos virtuais.

Pesquisadores usaram tecnologia

virtual para ter a colaboração de nove

fusos horários diferentes. Eles usaram

Skype, Basecamp e Dropbox para se

comunicar, compartilhar documentos

e administrar projetos. Eles utilizaram

um sistema online de pesquisa,

gravaram as entrevistas em mp3 e ar-

4

mazenam em um diretório comparti-

lhado.

DEFINIR, CATALOGAR E

AVALIAR

A maior parte dos profissionais de

eventos está adotando eventos virtuais

para reuniões internas (marketing,

comunicação, recursos humanos e

treinamento e desenvolvimento), mas

eventos virtuais para clientes externos

variam de setor para setor e são mais

comuns nas áreas mais high-tech do

que, por exemplo, em serviços

financeiros.

Falta de definição única

Assim como no caso dos encontros

presenciais, os eventos virtuais

existem em uma variedade de estilos e

formatos, ficando difícil estabelecer

uma definição única. Três quartos

(75%) dos profissionais de eventos

disseram que suas empresas não têm

uma descrição formal para “evento

virtual”. Muitos definem o termo

como algo parecido com o seguinte,

apresentado por um entrevistado da

pesquisa:

“Um evento ou encontro virtual é a

reunião de indivíduos para alcançar

um objetivo comum, que inclua

participantes em localidades múlti-

plas, conectados por alguma forma de

tecnologia (telefone, vídeo, compu-

tador).”

Formatos de tecnologia

Mais de 80% dos organizadores

consideram vídeoconferência, encon-

tros online, webcasts e webinars como

eventos virtuais. Qualquer coisa de

áudio conferências até colaborações

online e mundos virtuais 3D pode ser

definido como virtual. Essa inclusão

ampla de tecnologia virtual contribui

como um dos desafios na adoção dos

usuários.

INTEGRAR NO PROCESSO

ESTRATÉGICO

Enquanto algumas iniciativas de

eventos virtuais começam como

respostas às demandas de redução de

custos da liderança, os incentivos aos

negócios evoluem conforme empresas

encontram valores adicionais em

estratégia de eventos virtuais.

Abordagens virtuais

Mais da metade (55%) dos organi-

zadores de eventos usam um processo

para administrar seu portfólio de

eventos virtuais – desses apenas 11%

integraram esse portfólio ao programa

de gestão estratégica de eventos.

Menos de 30% acredita que suas

empresas têm uma definição clara de

“evento virtual”, ou uma política clara

de eventos virtuais.

Por outro lado, os profissionais de

eventos estão mais propensos a dizer

que suas organizações têm relações

estratégicas de terceirização,

mensuração efetiva e localizador de

dados virtuais.

Eventos virtuais

Enquanto isso, 61% dos profissionais

recomendariam eventos virtuais ao

invés de eventos presenciais em casos

específicos, apesar de concordarem

que nem todos os eventos são

compatíveis com os formatos virtuais.

(Alguns organizadores não veem valor

em eventos virtuais). Organizadores

de eventos que não veem esse valor

dizem que os melhores candidatos são

os encontros internos: update de

informações, encontro de equipe.

Encontros presenciais com clientes,

eventos onde o networking é

importante e eventos onde problemas

delicados são discutidos não são

apropriados como eventos virtuais,

segundo entrevistados.

5

Por que virtual?

Reduzir custos foi uma das principais

razões para executivos pedirem por

eventos virtuais e não presenciais.

Alguns organizadores dizem que seus

superiores recomendaram eventos

virtuais para tomar o lugar de outros

que poderiam ser cancelados em

função de budgets de viagem de-

crescentes. Uma empresa recomenda

webcasts à áudio conferências, pois

webcasts são significativamente mais

baratos.

Corporações globais consideram

eventos virtuais uma necessidade para

manter os negócios em movi-mento.

Eles citam três razões para o virtual:

reduzir a demanda de viagens de

executivos, reuniões de última hora e

o compartilhamento de informações

em múltiplos mercados e fusos

horários.

Formatos virtuais

Conference calls, reuniões online,

webinars, webcasts e vídeo confe-

rência são as formas virtuais mais

frequentemente recomendadas.

Eventos híbridos, feiras virtuais e

mundos 3D virtuais são recomendados

com menor frequência.

Principais razões para eventos

virtuais

1. Redução de custos;

2. Redução de tempo fora do

escritório;

3. Falta de budget de participantes;

4. Manter uma reunião que teria

sido cancelada por questões de

budget;

5. Conveniência;

6. Compartilhamento de informa-

ções por diversos mercados;

7. Operações globais;

8. Continuidade de negócios;

9. Reduzir a demanda de viagem de

executivos;

10. Apoiar reuniões de última hora.

algo disponível imediatamente, e

normalmente não é ideal. No

momento, para terem educação em

eventos virtuais, organizadores devem

escolher dentre as seguintes opções.

Realizar pesquisas;

Encontrar organizadores de

eventos virtuais experientes com

quem possam aprender;

Receber treinamento de

fornecedores de tecnologia.

“A maior oportunidade em eventos

virtuais é o uso do organizador

correto – para desenvolver o

conteúdo, a agenda, o fluxo, a

interatividade e incluir nas

métricas.”

-Debi Scholar, CMM, CMP, CTE,

CTT, GLP, SSGB, presidente do

Scholar Consulting Group

Virtual ou presencial

É aqui que os profissionais de eventos caem na questão virtual versus presencial.

Razão do evento Presencial Virtual Observações

Relacionamento X A maior parte das plataformas tem capacidades limitadas de

relacionamento.

Questões delicadas X Essas questões são discutidas melhor pessoalmente.

Incentivos X

Comemorações X

Encontros com clientes X Força de resposta depende do setor.

Team Building X Exercícios de simulação devem ser feitos pessoalmente.

Atualizações/novidades da

empresa

X Apresentações podem ser feitas pela TV corporativa, como

webcasts ou outros formatos.

Atualizações de produtos X

Reuniões internas X

Atualizações nos campos de

vendas ou filiais

X

Reuniões de projeto X

Reuniões diárias X

Reuniões de equipe X

Reuniões de recrutamento X

Habilidades virtuais

Habilidades de organização de eventos

não são suficientes para a criação de

um evento virtual de sucesso.

Organizadores precisam também de

habilidades parecidas com as de

marketeiros digitais.

Mas treinar essas habilidades não é

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TERCEIRIZAÇÃO

ESTRATÉGICA E

PROPRIEDADE

ORGANIZACIONAL

Quase metade (47%) dos respondentes

disse que suas organizações tem

relacionamento estratégico com forne-

cedores para eventos virtuais, apesar

da falta de definição ou política dos

mesmos.

Geralmente, o TI negocia esses termos

e cria soluções corporativas para

tecnologia de vídeo e web conferência.

Essas negociações são independentes e

resultam em plataformas tecnológicas

padrão, mas é preciso haver uma

abordagem colaborativa entre os

stakeholders. Alguns organizadores

reportam que três ou mais depar-

tamentos se envolveram para ter

certeza que a tecnologia satisfaz tanto

necessidades técnicas como a

experiência do usuário.

Conduzindo a adoção para reuniões

internas

Alguns profissionais dizem que seus

departamentos deveriam conduzir os

negócios para eventos virtuais e a

adoção dos usuários internos, já que

estão trabalhando com cliente interno.

A adoção bem sucedida da tecnologia

de eventos virtuais para reuniões

internas é um esforço colaborativo

entre os departamentos de eventos,

treinamento e desenvolvimento e TI.

Quantidade de participantes nos

chats;

Quantidade de perguntas;

Quantidade de respostas;

Quantidade de respostas únicas.

Muitas ferramentas, pouco uso

Ainda assim, eventos virtuais

oferecem dados que seriam difíceis de

coletar presencialmente. As empresas

que fazem análises mais sofisticadas

olham para as seguintes medidas

adicionais.

Público alvo versus participantes

reais

Relação de conversão (inscritos

versus participantes)

Reincidentes versus novos

participantes

Quantidade de minutos em cada

sessão

Tempo em sessões versus tempo

total de conteúdo

Participantes ao vivo

Participantes sob demanda

Planos para mensuração

Usar ferramentas virtuais de eventos

para colher informações ajuda as

empresas a melhorar a eficácia de suas

estratégias em eventos virtuais. Mas

especialistas recomendam considerar

as metas de mensuração na fase de

planejamento do evento, e não depois.

Conduzindo a adoção em eventos

externos

O marketing conduz os negócios, o

budget, seleciona a tecnologia e lidera

a execução da maior parte dos eventos

externos. O TI avalia a segurança e

audita a infraestrutura. Eventos

virtuais conduzidos pelo marketing

têm maiores taxas de aceitação.

Mesurando eventos virtuais

Não é uma prioridade, ainda.

Profissionais de eventos disseram que

apesar das plataformas de eventos

virtuais oferecerem muitas maneiras

de coletar dados de participantes, essas

ferramentas não são usadas

regularmente. Apenas 45% dos

entrevistados dizem que suas

organizações mantêm controle dos

dados de eventos virtuais. Ainda

menos, 37%, dizem medir a

efetividade de seus eventos virtuais.

Aqueles que mantêm controle listam

alguns ou todos os itens abaixo como

dados que coletam.

Satisfação (através de pesquisas);

Economia versus o mesmo evento

presencialmente;

Quantidade de inscritos;

Quantidade de participantes;

Quantidade de sessões de chat;

Quantidade de comentários em

sessões de chat;

Conhecimentos/habilidades necessárias para o virtual

Planejamento de eventos

Marketing online

Código HTML

Interface digital-usuário

Conforto com tecnologia

Serviço ao cliente (explicar tecnologia aos usuários)

Organização (multitarefas em diversos eventos virtuais)

Flexibilidade (necessidades de última hora)

Pensar rápido, com inovação e paixão.

Acesso ao conhecimento

Colaboração com TI (tecnologia da informação)

Contratar um consultor para desenvolvimento de sistema.

Contratar especialistas em eventos virtuais em tempo

integral

Contratar uma empresa especializada para serviços de

streaming.

7

“Eu sei muito mais sobre uma pessoa

participando de um evento virtual não

interno do que em um evento

presencial – construção de banco de

dados, dados demográficos,

informações. Esse é um dos poderes

da web.”

- Ben Chodor, fundador da Stream57 e

diretor global de streaming e eventos

virtuais da Stream57/ Intercall.

OLHANDO À FRENTE

Chaves para o sucesso

Entrevistados citaram os seguintes

pontos para o sucesso da estratégia de

eventos virtuais.

1. Apoio da liderança. Esse apoio

inclui usar eventos virtuais,

endossar a estratégia e determinar

padrões organizacionais.

2. Equipe interna de suporte. Essas

equipes ajudam a administrar o

processo dos eventos virtuais da

solicitação inicial até a

mensuração de desempenho.

Também agem como consultores,

ajudando clientes a escolher entre

encontros presenciais ou virtuais,

e, se necessário, entre as

plataformas virtuais.

3. Case de negócios. Conquistas

anteriores são importantes.

Projetos piloto ou bases

experimentais de clientes podem

ajudar organizadores de eventos

virtuais a ganhar um apoio

organizacional pulverizado.

4. Estratégia de eventos virtuais.

Alguns organizadores colaboram

com os departamentos de TI e

treinamento e desenvolvimento na

criação e execução das estratégias

de eventos virtuais.

Colaboração Organizacional Departamento Funções

Eventos • É dono do case de negócios

• Influencia adoção de uso interna

• Administra o processo de eventos virtuais (define obje-

tivos, execução, mensuração e relatos)

• Aconselha clientes internos quanto a formatos para

alcançar objetivos

Tecnologia da

Informação

• Fornece expertise tecnológico interno

• Terceiriza tecnologia digital em cooperação com com-

pras

• Audita e administra a infraestrutura de tecnologia

Treinamento e

Desenvolvimento

• Aconselha como criar um bom conteúdo digital

• Fornece design instrutivo e suporte para e-learning

• Pode compartilhar o uso da plataforma e dos recursos

digitais

Compras • Trabalha em conjunto com TI para terceirização

Comunicação Interna • Cria conteúdo

Marketing • Cria conteúdo

Recursos Humanos • Cria conteúdo

5. Feedback de clientes. Reação de

participantes, clientes internos e

outros stakeholders ajudam as

equipes de eventos a adaptar seus

processos e serviços para atrair

grupos maiores de clientes.

6. Conteúdo vigoroso. Um

entrevistado disse: “Se conteúdo é

o principal, em eventos virtuais

ele é duas vezes o principal.”

Participantes não têm um tempo

de concentração longo para

conteúdos ruins. A maioria dos

adultos consegue se concentrar em

uma coisa por aproximadamente

20 minutos (apesar de

conseguirem recuperar o foco);

eventos virtuais precisam ser

desenhados de acordo.

Pedras no caminho

Organizadores de eventos citam os

seguintes desafios para o sucesso de

portfólios virtuais.

1. Adoção dos usuários. Empresas

enfrentam a adoção lenta dos

usuários das seguintes maneiras

a) oferecendo mini sessões de

treinamento para os formatos

virtuais, b) fornecendo suporte

help desk e c) publicando os

benefícios de seus programas

virtuais aos participantes através

de canais internos.

2. Limitações tecnológicas. Empre-

sas com vários escritórios, lojas

ou representantes de vendas

precisam considerar a capacidade

“Treinamento e desenvolvimento, TI e eventos olham para ferramentas virtuais

como uma unidade. Somos todos stakeholders pois as mesas ferramentas

podem ser usadas para aprendizado como para eventos virtuais. Quando

fazemos um RFP (Request for proposal), todos os grupos estão envolvidos.”

- Teddy Schimidt, gerente sênior de eventos virtuais na PwC Meetings &

Events Services Group

8

da banda larga (band width) da

internet e as limitações dos

computadores em localidades

remotas.

3. Má experiência tecnológica. Para

converter céticos, os organi-

zadores recomendam começar

pequeno e construir um padrão de

sucesso através de pequenas

vitórias.

4. Promover encontros virtuais

internamente. Coloque a

estratégia de eventos virtuais sob a

jurisdição do departamento de

eventos para ajudar na adoção.

Organizadores de eventos sugerem

sessões de almoço, comunicados

internos, websites e apresentações

para promover o programa dentro

da empresa.

Conclusões

1. Eventos virtuais ainda são novos

para muitas empresas. Criar uma

aptidão organizacional para

eventos virtuais ainda parece uma

realidade distante.

2. Encontros virtuais estão substi-

tuindo algumas reuniões presen-

ciais, internas, apesar do clima

econômico. É improvável que

reuniões presenciais com clientes

sejam substituídas.

3. O mercado de tecnologia virtual

é jovem e mudanças acontecem

rapidamente. Isso, em conjunto

com a falta de padrões, cria uma

barreira para a implementação de

processos estratégicos. Fornece-

dores podem agir baseado nisso.

4. O departamento de eventos pode

ajudar suas organizações a

utilizar mais efetivamente invés-

timentos em tecnologia existente,

como web e vídeo conferência.

5. O sistema de mensuração para

eventos virtuais ainda é imaturo,

apesar da grande quantidade de

dados. Algumas empresas têm

mensurações sofisticadas, mas

muitas ainda estão no básico.

6. Novas qualificações (ou revisões

de velhas qualificações) podem

ser adquiridas – vindas de

associações do mercado e

universidades – porém receber

treinamento de fornecedores antes

disso é um modelo de negócios

errôneo.

7. Existe a oportunidade de uma

nova posição: Organizador de

eventos virtuais.

8. Profissionais de eventos precisam

abraçar novas habilidades,

incluindo aquelas que os ajudam

com o treinamento de clientes

internos e externos.

9

Maxadvantage é uma aliança estratégica entre Matriz Travel e American Express Business Travel que influencia a

experiência coletiva e a capacidade de líderes em conduzir retorno a investimentos em eventos, oferecendo um centro de

excelência para organização de eventos. Oferece um SMM (strategic meeting management – gestão de eventos

estratégicos) de simples compreensão, com serviços de ponta a ponta, incluindo terceirização especializada, serviços de

inscrição e organização de eventos, desenhada para reduzir riscos e otimizar despesas. Acesse

http://corp.americanexpress.com/gcs/travel/maxvantagemeetings.

TNOC – The New Objective Collective traz ideias para a nossa vida, usando comunicação digital ao vivo. TNOC foi

fundada em março de 2009 na Holanda para oferecer gestão inovativa de comunidades e serviços de Professional

Conference Organizer (PCO – Organizadores profissionais de conferências) para eventos ao vivo, híbridos e virtuais. Os

colaboradores da Collective utilizam técnicas modernas para fornecer serviços focados em objetivos. Os projetos são

gerenciados em espaços online de colaboração, permitindo que equipes espalhadas geograficamente e sua cadeia de

fornecedores, cada qual com um nicho de especialidade, colaborem. Sempre que possível, a Collective usa métodos de

código aberto (open source) e parcerias inovadoras para deliberar e fornecer experiências ao vivo e digital para

corporações, associações e comunidades open source.

Interactive Meeting Technology, LLC é uma consultoria em tecnologia para eventos que cria experiências interativas

que tornam participantes ativos. Ela ajuda seus clientes a desenvolver estratégias para suas iniciativas digitais e a trazer

suas visões à vida. A empresa faz trabalhos web, mobile, social, de sinalização digital e eventos híbridos.

O Meeting Support Institute é uma associação para empresas e indivíduos com produtos e serviços voltados a conteúdo

para eventos, oferecendo uma gama de ferramentas de arte a tecnologia, áudio visual a facilitadores, conhecimento a

ciência. Seu objetivo é ajudar profissionais de eventos a planejar o conteúdo de seus encontros. O instituto educa e

informa sobre ferramentas disponíveis no mercado através de sua base, apresentações, jantares e conferências. Aqui

fornecedores se conhecem e conhecem também os clientes.

A University of Derby Corporate é a divisão de treinamento e desenvolvimento corporativo da Universidade de Derby.

A escola trabalha com uma variedade de empresas para fornecer programas de aprendizado baseados na atividade e

qualificações acreditadas para melhorar habilidades chave, como serviço, inovação, liderança e resolução de problemas.

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Os Autores

Jenise Fryatt

Fryatt tem experiência em jornalismo e comunicações e mais de 20 anos em eventos como a co-proprietária da empresa

americana de audiovisual Icon Presentations. Uma blogueira ávida do setor, consultora em mídias sociais e ex-gestora de

comunidades para a Engage365.org, Fryatt também tem vasta experiência em liderar discussões virtuais, criar e distribuir

conteúdo online e estudar as experiências de participação em eventos virtuais.

Ruud W. Janssen, CMM

O nômade digital Ruud Janssen, CMM, é um especialista em colaboração e novas mídias, além de palestrante e instrutor.

Com um passado sólido em organização profissional de eventos e marketing de hospitalidade, tem curiosidade e apetite

por slow food e mídias rápidas. Vivendo na Basiléia, Suíça, ele é o fundador da TNOC.ch, um coletivo não convencional

de marketing, especializado na elaboração de experiências ao vivo, híbridas e virtuais para membros internacionais de

organizações. Ele também é fundador e curador do TEDx e co-fundador do Event Camp Europe.

Richard John

Graduado em desenvolvimento da força de trabalho pela Universidade de Derby, John trás perspectiva acadêmica ao

projeto. A universidade faz um simulador de eventos virtuais, o eAPL (Accreditation of Prior Learning – Reconhecimento

de estudos anteriores) e um corpo de pesquisa disponível à equipe. John é diretor de curso para o Chartered Institute of

Marketing e um professor convidado em programas de gestão de eventos em universidades no Reino Unido e Alemanha.

Seus artigos sobre comunicação presencial apareceram em mais de 50 revistas, e ele é colunista regular de várias revistas

MICE.

Rosa Garriga Mora

Rosa é consultora em ROI para eventos e trabalha como gestora de marketing e mídias no Evento ROI Institute. Ela é

mestre em gestão de eventos internacionais pela Universidade de Stenden, na Holanda e pela London Metropolitan

University. Ela é certified meeting architect e editora do livro The Tweeting Meeting (O evento tuitador). Atualmente vive

em Barcelona, Espanha, onde também trabalha em projetos relacionados a meeting design.

Samuel J. Smith

Smith é um líder de ideias, palestrante e inovador ganhador de prêmios em inovação e tecnologia para eventos. Em 2011,

a revista BizBash o nomeou como uma das pessoas mais inovadoras no setor de eventos. Em 2010, Smith co-fundou a

Event Camp Twin Cities, um laboratório de inovação para eventos que reescreveu as regras de engajamento dos

participantes em eventos híbridos. Smith é jurado da premiação anual EIBTM Worldwide Event Technologi Watch

Awards, em Barcelona, Espanha.

Staff MPI

Marj Atkinson, gerente de pesquisas.

Jessie States, editora, setor de eventos.

Jason Judy, designer gráfico.

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Sobre a MPI Foundation

A MPI Foundation está comprometida a trazer visão e prosperidade para a comunidade global de eventos investindo em

iniciativas orientadas por resultados que moldam o futuro e trazem sucesso para a comunidade de eventos. Para mais

informações, vitie www.mpifoundation.org.

Sobre a MPI

A entidade funciona desde o final da década de 1970 e, atualmente, está em operação em 65 países e tem mais de 20 mil

associados. Procura agregar representantes de toda a cadeia produtiva envolvida na preparação de um evento e,

principalmente, ser um polo disseminador de conhecimento e boas práticas no mercado. “Todos têm a ganhar com a

chegada da MPI no país. Empresas, agências especializadas, profissionais de marketing, gestores de viagens e de eventos,

entre outros, vão poder saber em primeira mão quais são as tendências do setor e como tornar um evento ainda mais

produtivo.”, diz Ricardo Ferreira, um dos membros fundadores da MPI no Brasil e sócio da Alatur, uma das maiores

agências de viagens corporativas do país.

Recursos e oportunidades valiosas para todos os mercados

Desenvolvimento profissional para melhorar sua carreira

Oportunidades comerciais no mercado de compradores e fornecedores

Inclusão de novos profissionais

A MPI possibilita crescimento profissional por meio de recursos estratégicos e metodologias específicas a partir de grandes

conferências educativas em âmbito regional, nacional e internacional.

MPI no Brasil

Nos últimos anos, a MPI recebeu membros brasileiros de forma esporádica. A partir de 2006, inicia-se a participação mais

efetiva, com a presença de um membro – Ricardo Ferreira – na conferência global, número que passou a três em 2007.

Nesse mesmo ano ocorreram iniciativas mais organizadas para a constituição do capítulo brasileiro: em 29 de março houve

uma apresentação sobre a entidade e uma palestra de Jack Phillips, autor do livro Providing the value of meetings and

events – how and why to measure ROI. Oito novos membros se inscreveram e, com Ferreira, constituíram o grupo de

voluntários para trabalhar em prol da entidade. Realizaram-se reuniões bimensais que resultaram num plano de ações para a

divulgação da entidade no mercado brasileiro: tradução do livro sobre ROI, realização de pesquisa sobre o uso estratégico

de eventos nas empresas brasileiras e proposta para um evento em março de 2008. Alinhado à missão e à visão da MPI, o

Brazil Chapter objetiva tornar bem sucedidos os profissionais brasileiros, por intermédio da construção de conexões entre

pessoas e conhecimentos/ideias, relacionamentos e mercados, numa via de dupla mão com o organismo internacional.

MPI Brazil Chapter é entidade legalmente constituída no Brasil, criada em novembro de 2007, com sede em São Paulo.