Eventos

24/04/2008

organizar e gerir eventos

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sumário genérico

parte I

1. conceito de evento

2. tipos de evento

3. plano de um evento

4. avaliação do evento

parte II

1. patrocínios, apoios emecenato

2. marketing de eventos

parte III

trabalho prático


parte I

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* material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Ser

1. conceito de evento

um evento é um acontecimentoplaneado, que ocorre num dado tempoe lugar, que visa promover a relaçãoorganização anfitriã e o público deinteresse, com vista ao alcance dedeterminados objectivos *

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1.1 profissional de

eventospessoa responsável pela coordenaçãode todas as acções e actividadesnecessárias para a produção de umevento *

* material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Serdomingospereira.com


2. tipos de eventos

• quanto à sua periodicidade

– esporádicos

– periódicos

– de oportunidade

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2.1 tipos de eventos

• quanto à sua abrangência

– locais

– regionais

– nacionais

– internacionais

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• quanto à sua dimensão

– pequenos (até 200 px)

– médios (200 a 600 px)

– grandes (+ 600 px)

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• quanto à sua natureza– científico

– cultural

– desportivo

– promocional

– religioso

– particular

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2.3.1 tipos de eventos

• científicos– assembleia

– colóquio

– conferência

– congresso

– debate

– palestra

– seminário

– simpósio

– workshop

– jornada

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• culturais– cinema

– teatro

– festival

– concurso

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• religiosos– missa

– procissão

– conclave

– concílio

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• desportivos– campeonato

– olimpíada

– torneio

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• promocionais– desfile

– feira

– mostra

– salão

– lançamento de livro

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• particulares– aniversários

– casamentos

– baptizados

– bodas

– comunhões

– despedida de solteiro

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3. plano do evento

• análise do evento

• proposta/orçamento

• execução & acompanhamento

• encerramento & avaliação

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3.1 plano do evento


• momento inicial• quem

• para quem

• o quê

• porquê

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3.1 plano do evento


• momento final• quem

• para quem

• o quê

• porquê

• onde

• quando

• como

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3.2 plano do evento

• proposta/orçamento

• que recursos humanos

• que fornecedores

• qual a afectação de custos

• que margem de lucro

• modalidade de pagamento

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3.3 plano do evento


• gestão de recursos humanos• analisar e descrever funções

• definir políticas e procedimentos

• formar a equipa

• supervisionar e avaliar o desempenho

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3.3.1 plano do evento


• recursos físicos, materiais e serviços• infra-estruturas (luminosidade, temperatura)

• equipamentos diversos

• serviços diversos: catering, decoração

• serviços de apoio: transportes, limpeza

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3.3.2 plano do evento


• recursos legais e de risco• contratos

• licenças e registos

• seguros

• segurança

• serviços de emergência

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3.4 plano do evento

• encerramento & avaliação

• certificados

• questionários de avaliação

• cartas de agradecimento

• relatório final

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* PEDRO, F., 2007, p.95

4. avaliação do evento

consiste no processo de observação,medição e acompanhamento crítico dasua implementação, com o fim deavaliar os resultados de forma precisa *

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4.1 avaliação do evento

… com vista ao melhoramento dasvárias etapas que caracterizam aorganização do evento

os resultados da avaliação devemconstar num relatório a ser entregue àsentidades que estiveram envolvidas

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• pré-evento

• durante o evento

• pós-evento

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• pré-evento– estudo de viabilidade (afectação de

recursos)

– previsão da adesão, custos e benefícios

– fixação de metas ou padrões através dosquais o evento será medido

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• durante a execução do evento– número de inscrições (+ comunicação?)

– desempenho dos colaboradores (acçõescorrectivas?)

– feedback em tempo real(descontentamentos, tempos de espera,reforçar atractividade do evento)

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• pós-evento– recolha de dados estatísticos e análise de

resultados

– feedback dos participantes e do staff• reuniões, questionários

– quais as forças e as fraquezas do evento

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parte II

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patrocínios, apoios e

mecenato

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1. patrocínios, apoio e

mecenato• patrocínio

– financiamento com troca comercial(publicidade, venda exclusiva,…)

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1.1 patrocínios, apoio e

mecenato• apoio

– parceria que implica cedência de recursos(instalações, equipamentos,comunicação,…)

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mecenato• mecenato

– financiamento a acções de promoçãocultural, que tem benefícios fiscais(acções em museus, bibliotecas,reabilitação de monumentos,…)

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mecenato• vantagens para os patrocinadores

– melhorar a imagem de marca

– ganhar ou aumentar a notoriedade

– identificação do produto com umdeterminado estilo de vida

– oportunidades de merchandising

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mecenato• como pedir um patrocínio

– identificar empresas cujas necessidades correspondam aositens anteriores

– dirigir a carta a um director e explicar a razão da selecçãodaquela empresa

– apresentar sinteticamente a empresa, o evento e seuhistorial

– apresentar os benefícios para o patrocinador (público-alvo;publicidade no local e cobertura nos media,…)

– mostrar-se disponível para uma entrevista

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BES - Mecenas da Fotografia em Portugal

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marketing de eventos

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2. marketing de

eventossignifica compreender um eventoenquanto estratégia de marketing deuma empresa, ou seja, adaptar osconhecimentos adquiridos da práticado marketing para criar valor aoevento

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2.1 marketing de

eventos• a sua utilização permite

– analisar as necessidades do mercado-alvo

– conhecer a concorrência

– decidir o público-alvo

– calcular o preço

– decidir a estratégia de distribuição ecomunicação

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2.2 marketing de

eventos• marketing-mix

– público

– produto

– preço

– distribuição

– comunicação

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2.2 marketing de

eventos• público

– identificar o público de interesse(características)

– conhecer as suas necessidades eexpectativas

– definir o número de pessoas a atingir

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2.3 marketing de

eventos• produto

– entretenimento oferecido (artistas, cenários,oradores)

– padrão de serviços (inscrição, transporte, pósevento)

– alimentação

– merchandising

– identificação (marca, logótipo)

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2.4 marketing de

eventos• preço

– qual o custo do evento

– qual o valor percebido para o consumidor

– quais os preços da concorrência

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2.5 marketing de

eventos• distribuição

– qual o espaço físico do evento

– ponto de venda dos bilhetes/inscrições

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2.6 marketing de

eventos• comunicação

– quais as melhores ferramentas parapromover o evento• publicidade

• rp

• marketing directo

• promoção de vendas

• venda directa

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referênciasGIACAGLIA, Maria, Eventos, como criar,

estruturar e captar recursos, Thomson

PEDRO, Filipe et al, Gestão de eventos, 2007,Quimera

VIEGAS, Márcia, Marketing de feiras, 2000,Edições Sílabo

Material do curso Organização e Gestão de Eventos,

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parte III

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