1. 1. EXPOSICIN
   EJE TEMTICO 1
   El documentogestin de documentos Electrnicos
   
2. 2. EXPOSICIN
   EJETEMTICO1
   Alumno(s)
   Gloria Moya
   Diana Marcela Salgado
   Cristian Camilo Luna
   Diana Milena Muoz
   Diana Mara Torres
   
   
   UNIVERSIDAD DEL QUINDOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIN Y DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICAGESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS, GRUPO 2 BOGOT D.C, AGOSTO, 2011
   
3. 3. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
   Alumno(s)
   Gloria Moya
   Diana Marcela Salgado
   Cristian Camilo Luna
   Diana Milena Muoz
   Diana Mara Torres
   
   
   TutorJorge Mario ZuluagaCampuzano
   UNIVERSIDAD DEL QUINDOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIN Y DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICAGESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS, GRUPO 2 BOGOT D.C, AGOSTO, 2011
   
4. 4. TABLA DE CONTENIDO
   Objetivos.
   Introduccin.
   El Documento Electrnico.
   Partes del documento electrnico.
   El ciclo vital de la informacin en sus 3 fases.
   El dato individual a la informacin electrnica estructurada.
   Que es informacin?.
   Que es un dato?.
   Porque es diferente la informacin electrnica?.
   Creacin de datos electrnicos.
   Modos de estructurar los datos:
   Qu es un documento?
   Estructura de datos
   Dos modos de estructurar los datos
   Conclusiones.
   Bibliografa.
   
5. 5. OBJETIVOS
   Identificar el ciclo vital del documento en sus tres fases
   Conocer la importancia del documento electrnico
   Conocer la diferencia de la informacin electrnica
   
6. 6. INTRODUCCIN
   En la actualidad la Gestin documental debe desarrollar tcnicas que faciliten el flujo de los documentos creados dentro de una organizacin.Como ya sabemos uno de los objetivos de ste proceso es el almacenamiento, conservacin y la recuperacin de la informacincon el fin de servir de fuente de informacin no solo para la obtencin del conocimiento sino tambin para la toma de decisiones.
   Partiendo de estos objetivos se debe tener en cuenta que para lograr el cumplimiento de stos es necesario el manejo de nuevas tecnologas. Por esta razn ya no solo se debe dar importancia al soporte papel sino tambin a los diferentes soportes que hoy en da tambin contienen informacin.
   
7. 7. DOCUMENTO ELECTRNICO
   La definicin general de documento segn el Archivo General de la Nacin es toda aquella informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
   Partiendo de esta definicin podemos decir que Documento Electrnicoesaquella informacin contenida en algn tipo de dispositivo electrnico y es representado por signos, cdigos binarios y solo pueden ser decodificados mediante programasy procedimientoslgicos que conviertan la expresin en codificacin informtica a lenguaje natural.
   
8. 8. PARTES DEL DOCUMENTO ELECTRNICO
   CONTENIDO:
   Puede incluir varios tipos de datos : textuales, numricos, grficos, imgenes, video , sonido y enlaces de hipertexto.
   ESTRUCTURA LGICA:
   Puede estar incluida en el documento o base de datoso tambin ser aadida como entidad separada,en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizadapor varios documentos.
   Se diferencia de la estructurafsica del documento.
   
9. 9. EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIN EN SUS 3 FASES.
   
10. 10. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIN ELECTRNICA ESTRUCTURADA.
    Qu es la informacin?
    
    • Es la indicacin de un evento llevado al conocimiento de una persona o de una sociedad.
    • 11. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla.
    • 12. La informacin est en la base de la organizacin de todo proceso de realizado.
    • 13. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la informacin es considerada en el da de hoy como la etapa siguiente a la de la sociedad industrial.
11. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIN ELECTRNICA ESTRUCTURADA.
    Que es un Dato?
    Es una unidad mnima de informacin, que agrupada con otros datos forman un compendio argumentada, su utilidad es vital para la comunicacin en cualquiera que sea su soporte y finalidad.
    
12. 14. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIN ELECTRNICA ESTRUCTURADA.
    Porque es diferente la informacin electrnica?
    
    • Su diferencia con respecto a la informacin fsica consiste en que esta debe ser decodificada por un dispositivo electrnico (un ordenador), para poder hacer uso de ella.
    • 15. En efecto, a diferencia de lo que ocurra con los documentos en papel, el soporte no es el mensaje.
    • 16. En esta gua, se entiende por informacin electrnica todo dato conservado en un formato que permite su tratamiento automtico, tratndose por regla general de soportes electrnicos.
13. CREACIN DE DATOS ELECTRNICOS
    Los datos son conservados en un soporte. En el caso de la informacin electrnica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenador. Un conjunto de datos puede constituir en ocasiones un documento.
    Su procesoinicia con la recopilacin de varios datos que son unificados para formar un documento, este se elabora mediante un software que lo codifica. Los datos son conservados en un soporte, en el caso de la informacin electrnica, aquellos pueden ser tratados, comunicadose interpretados por ordenador. Un conjunto de datos puede constituir un documento o incluso una base de datos.
    Los datos son conservados en un soporte en el caso de la informacin electrnica,aquellospueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenadores previamente codificados para este uso
    
14. 17. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
    Qu es un documento?.
    Definicin del Consejo Internacional de Archivos (record)
    El Comit CIA sobre archivos electrnicos define al documento (record)como un fragmento particular de informacin registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalizacin de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad.
    En una administracin pblica, un documento tiene un valor legal, de informacin o de prueba. El trmino documento se toma en esta gua en su sentido administrativo y archivstico, y no en el utilizado habitualmente en informtica.
    
15. 18. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
    El hecho que un documento electrnico sea distinto de su soporte, tiene numerosas consecuencias. Por ejemplo, es fcil copiar un documento electrnico de un soporte a otro. Esto quiere decir que es ms fcil copiar y difundir la informacin, pero tambin se hace ms difcil la crucialdelimitacin del propio concepto de original
    
16. 19. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
    Los datos almacenados en un documento electrnico deben constituir un conjunto coherente y consistente de informacin. Disear un sistema de clasificacin es una de las tareas ms importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber varias posibilidades de agrupar datos en un documento, segn el nivel de detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de datos, la totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden formar un nico documento.
    
17. 20. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
    Estructura de datos
    Enprogramacin, unaestructura de datoses una forma de organizar un conjunto dedatoselementales con el objetivo de facilitar su manipulacin. Un dato elemental es la mnima informacin que se tiene en un sistema.Una estructura de datos define la organizacin einterrelacinde stos y un conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos. Las operacionesbsicas son:
    Alta, adicionar un nuevo valor a la estructura.
    Baja, borrar un valor de la estructura.
    Bsqueda, encontrar un determinado valor en la estructura para realizar una operacin con este valor, en forma secuencial o binario (siempre y cuando los datos estn ordenados).
    Otras operaciones que se pueden realizar son:
    Ordenamiento, de los elementos pertenecientes a la estructura.
    Apareo, dadas dos estructuras originar una nueva ordenada y que contenga a las apareadas
    
18. 21. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
    Dos modos de estructurar los datos.
    Bases de datosy documentos:Dos tipos de estructuras de datos frecuentementecombinados para formar un conjuntocompuestode Informacin. Para tener la posibilidad de recuperar una informacin especfica, esnecesario estructurarla. Segn la finalidad de la informacin, existen principalmente dos medios de estructurar los datos:
    Qu son las bases de datos?:Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente. Unabase de datosse puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada estructurada. Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
    la base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en un pool o reserva de informacin, de donde pueden extraerse o ponerseal da.
    el documento: estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurdico...), debiendo registrarse en este caso.
    
19. 22. CONCLUSIONES
    
    • Los documentos electrnicos son igual de importantes que los que estn en soporte papel.
    • 23. Falta desarrollar mecanismos y herramientas que garanticen la conservacin a largo plazo de la informacin electrnica.
    • 24. Sensibilizar a los usuarios de los sistema de informacin en el manejo adecuado de los documentos electrnicos.
    • 25. Las Tablas de Retencin Documental tambin deben aplicar para la disposicin final de los documentos electrnicos.
20. BIBLIOGRAFA
    EL ACTO ADMINISTRATIVO ELECTRNICO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN, Oscar Ibaez Parra,Erick rincn Crdenas, Universidad Sergio Arboleda.
    CASANOVAS Ins, Gestin de archivos electrnicos, Buenos Aires: Alfagrama Ediciones, 2008.
    http://es.wikipedia.org/wiki/Estructura_de_datos
    http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
    http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/
    
21. 26. MUCHAS GRACIAS