Falar em Público_MóduloIV_Seleccionar e Preparar os Auxiliares

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Falar em Público - eLearning Mód.IV: Selecionar e Preparar os Auxiliares

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ÍNDICE

Módulo IV – Selecionar e Preparar os Auxiliares 3

Objetivos Pedagógicos 3

Conteúdos Programáticos 3

1. Funções dos Auxiliares nas Apresentações em Público 4

2. Tipos de Auxiliares 6

3. Regras de Utilização dos Auxiliares Visuais, Audiovisuais

e Multimédia 7

3.1 Quadro de Papel ou Flip Chart e Quadro Interativo 7

3.2 Videograma 10

3.3 Computador e Projetor Multimédia 12


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Módulo IV – Selecionar e Preparar os Auxiliares

OBJETIVOS PEDAGÓGICOS

No final deste módulo deverá ser capaz de:

• Reconhecer as funções dos auxiliares na comunicação;

• Identificar os tipos de auxiliares mais utilizados;

• Reconhecer as principais vantagens e inconvenientes;

• Identificar as regras de utilização de cada um dos auxiliares visuais, audiovisuais e

multimédia;

• Selecionar os auxiliares de acordo com o perfil da comunicação.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS

• Funções dos auxiliares nas apresentações orais;

• Tipos de auxiliares mais utilizados nas comunicações;

• Características dos recursos visuais, audiovisuais e multimédia;

• Principais vantagens e inconvenientes dos diferentes tipos de auxiliares;

• Regras de utilização dos principais auxiliares visuais, audiovisuais e multimédia.


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1. FUNÇÕES DOS AUXILIARES NAS APRESENTAÇÕES EM

PÚBLICO

Já vimos a importância que têm uma poderosa introdução, as técnicas de motivação, a

projeção de voz, os gestos adequados, para uma comunicação bem sucedida. Falta-nos

ainda abordar um aspeto essencial numa apresentação: os auxiliares. Neles se incluem

as ajudas visuais e audiovisuais, bem como os materiais de apoio.

A utilização de ajudas visuais ou audiovisuais tem como principal objetivo facilitar a

apreensão da mensagem, reforçando-a. “Uma imagem diz mais que mil palavras”, é uma

frase que expressa bem o que queremos dizer. Esquemas, diagramas, imagens,

gráficos, filmes, servem para aumentar o interesse, manter a atenção, consolidar ideias

e facilitar a retenção e memorização dos aspetos chave. Ainda se lembra das

percentagens que referimos a propósito da nossa capacidade de retenção? O melhor é

não pensar muito nisso, para já não falar da desilusão de sabermos que o nosso público

só irá recordar 20% daquilo que dissermos. Não desanime. Provavelmente, não é bem

assim.

Não esqueça a importância que tem a motivação em todo o processo de memorização e

retenção de informação. Daí então a importância de utilizar todos os meios possíveis

para cativar e reter a atenção dos nossos ouvintes.


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Quanto às vantagens dos auxiliares, destacamos as seguintes:

Vantagens

• Aumentam a atenção e capacidade de retenção;

• Reduzem a duração do tempo expositivo;

• Acentuam os aspetos chave da mensagem;

• Ajudam a clarificar alguns aspetos do que foi dito;

• Proporcionam segurança e credibilidade ao orador;

• Tornam a comunicação mais criativa;

• Ajudam ao acompanhamento da sequência da

mensagem.

Contudo, atenção, para não transformarmos a nossa apresentação numa feira de

tecnologia, em que o centro das atenções passou para os equipamentos em detrimento

da mensagem do comunicador.


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2. TIPOS DE AUXILIARES

Existem diferentes interpretações do que pode ser considerado como auxiliar. Na nossa

perspetiva, podem ser consideramos como auxiliares todos os recursos que nos

permitam aumentar o impacto da nossa comunicação. Assim, dividimos os auxiliares em

dois grandes grupos: visuais e audiovisuais, donde se destacam os quadros de papel,

os slides, o vídeo, imagens e sons através de multimédia e materiais de apoio, onde se

incluem os textos de apoio, os gráficos, os esquemas, os diagramas, as estatísticas, etc.

Um dos principais auxiliares utilizados hoje em dia, é o projetor multimédia, que tem

vindo a substituir os meios mais tradicionais.


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3 REGRAS DE UTILIZAÇÃO DOS AUXILIARES VISUAIS,

AUDIOVISUAIS E MULTIMÉDIA

Vejamos então algumas das principais regras de utilização dos auxiliares visuais,

audiovisuais e multimédia mais utilizados em comunicações.

3.1 QUADRO DE PAPEL OU FLIP CHART E QUADRO INTERATIVO

Os quadros de papel, também designados por flip-chart, são um excelente auxiliar de

apresentações para pequenos grupos ou para sessões de briefings.

Podem ser preparados previamente e adicionada informação durante o decorrer da

apresentação. São particularmente úteis se pretendemos solicitar a opinião do público e

registar as suas ideias. Desta forma, poderemos criar maior envolvimento e interação

com a assistência. Eis alguns dos aspetos que convém ter em linha de conta quando o

for utilizar:


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Antes de começar:

• Escreve sempre com letra bem legível;

• Faça as letras de tamanho

suficientemente grande para que se possa

ler no fundo da sala – mínimo de 6 cm

para os títulos e 3cm para o corpo da

letra;

• Use canetas grossas de ponta de feltro e

de cores fortes (preto, azul, vermelho,

verde, por exemplo);

• Não use mais de três cores, para não se

tornar demasiado irritante;

• Deixe bastante espaço em branco entre

as frases ou esquemas;

• Pode registar as ideias principais a lápis,

de modo a que apenas você as possa ler;

• Marque a folha num dos cantos para que

possa aceder imediatamente à página

certa.

Quando começar:

• Não fale e escreva ao mesmo tempo.

Dessa forma, além de perder o

contacto visual com a assistência,

poderá inibir a projeção da sua voz;

• Introduza – pare – mostre – pare –

fale/peça comentários;

• Coloque-se ao lado e não à frente do

flip-chart quando estiver a escrever e

a falar.

Verifique sempre:

• Se o flip-chart está bem posicionado de

modo a que todos possam ver;

• Se tem canetas nas cores necessárias e

nas devidas condições;

• Se tem folhas suficientes;

• Se tem as suas “cábulas” bem

camufladas.

Quando terminar:

• Vire para uma folha em branco;

• Não deixe nunca à vista a folha

escrita com o tema anterior;

• Quando acabar de escrever, coloque

os marcadores na prateleira para não

ter a tentação de começar a

manipulá-los com as mãos.


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O quadro interativo é outro recurso que pode utilizar. Este quadro funciona como um

ecrã de projeção, que permite uma interação direta entre os conteúdos projetados e o

público.

Tudo isto resulta da conjugação de 3 componentes:

Estes componentes são totalmente interativos. É utilizada uma caneta específica que

permite escrever, fazer esquemas e gráficos, ou destacar informações/conceitos

importantes sobre a aplicação que esteja a ser projetada.

Computador

Projetor multimédia

convencional

Software que controla

todo o sistema


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Este recurso é de fácil utilização, uma vez que é compatível com os sistemas operativos

mais utilizados. Por outro lado, tem a vantagem da informação poder ser reutilizada,

visto poder ser guardada e editada a qualquer momento. Disponibiliza ainda tecnologia

wireless e sistema videoconferência, sendo a transferência da informação realizada em

tempo real.

3.2 VIDEOGRAMA

Embora não seja muito frequente, podemos utilizar um pequeno filme para ilustrar algum

aspeto da nossa comunicação. Terá de ser necessariamente curto, apenas breves

minutos, sob pena de cansar a assistência, a não ser que seja um filme de excelente

qualidade que agarre mesmo a assistência. Contudo, mais uma vez insistimos que os

auxiliares devem ser isso mesmo, apenas auxiliares e não substitutos da presença do

comunicador. Alguns dos aspetos que consideramos dever ter em conta são:


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Antes de começar:

• Verifique se o filme transmite mesmo

a mensagem pretendida;

• Assegure-se de que a sua mensagem

e a mensagem do filme estão em

sintonia;

• Aprenda a trabalhar com o

equipamento existente na sala, sem

esquecer o comando a distância.

Quando começar:

• Comunique à assistência que vão ver

um filme (a não ser que queira criar um

efeito surpresa);

• Apague as luzes (ou peça para as

apagar com um gesto combinado);

• Se pretende comentar um aspeto, pare

o vídeo;

• Fale e depois recomece;

• Não fale nunca por cima do narrador;

• Não interrompa demasiadas vezes o

visionamento. Dependendo da duração

do filme, três ou quatro, no máximo.

Verifique sempre:

• Confirme se o ecrã está posicionado

de forma a não prejudicar a

assistência;

• Garanta que a cassete está

posicionada no início do que pretende

projetar.

Quando terminar:

• Pare o vídeo;

• Acenda as luzes;

• Faça os seus comentários finais ou

peça-os à assistência.


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3.3 COMPUTADOR E PROJETOR MULTIMÉDIA

O computador é, sem dúvida nenhuma, o auxiliar mais utilizado hoje em dia, dado que é

aquele que oferece mais possibilidades, integrando diversos tipos de ferramentas de

preparação e exposição. O seu uso é especialmente vantajoso na conceção de ajudas

(materiais e apoio), mas também para a sua projeção conjuntamente com o projetor

multimédia, também frequentemente chamado data-show.

As principais vantagens residem na facilidade de atualizar, emendar, copiar, inserir

novos dados na nossa apresentação apenas em breves momentos, bem como conciliar

diversos tipos de auxiliares, desde imagens, texto, diapositivos, gráficos, sons,

videogramas, etc., tudo apenas com o toque de um dedo.

Esta abundância de oportunidades pode, no entanto, ser completamente arruinada, se o

comunicador não dominar o manuseamento do equipamento ou se ocorrer uma falha de

corrente, para a qual não há técnico de informática que acuda.

Existe também um outro risco que se pode correr: O deslumbramento pela tecnologia

pode tornar o auxiliar no verdadeiro centro das atenções.


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Eis então alguns dos cuidados a ter com a utilização do computador.

Antes de começar:

• Verifique se tem toda a informação

gravada em, pelo menos, dois

suportes;

• Teste o seu material no equipamento

que lhe disponibilizarem, se for preciso

vá lá de véspera;

• Quando for conceber diapositivos

tenha em atenção que deverão conter

um máximo de seis linhas e de seis

palavras por linha;

• Aprenda a trabalhar com o

equipamento existente na sala, sem

esquecer o comando a distância do

aparelho projetor.

Quando começar:

• Ligue o aparelho (alguns demoram

algum tempo a iniciar);

• Apague a luz, se houver necessidade;

• Verifique a focagem;

• Faça uma pausa – dê tempo ao público

para ler ou observar as imagens;

• Explique o conteúdo do que vai

projetar;

• Olhe para a assistência, enquanto dá a

sua explicação;

• Use um ponteiro luminoso ou o

ponteiro incluindo no programa de

PowerPoint.

Verifique sempre:

• Se o software e o sistema operativo do

computador da sala é compatível com

aquele onde produziu a informação;

• Assegure-se que sabe manusear o

equipamento;

• Assegure-se que todas as ligações

estão bem efetuadas, cabos, tomadas,

etc.;

• Confirme se o ecrã está posicionado de

forma a não prejudicar a assistência;

• Garanta que todos os ficheiros estão

prontos para serem abertos e

projetados.

Quando terminar:

• Desligue ou coloque em stand-by o

projetor;

• Acenda as luzes;

• Faça os seus comentários;

• Reinicie a operação caso tenha mais

informação para projetar.


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Em resumo:

• Os apoios visuais podem ser uma excelente ajuda para a nossa apresentação,

mas não devem substituir o papel do comunicador.

• Os auxiliares devem ser selecionados de acordo com o tema e o objetivo da

comunicação.

• Devemos utilizar apenas a tecnologia que dominamos.

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