Fapesb, 12 de julho de 2006. O Conceito Gestão das Informações de Projetos Apoiados Apoio à...

Fapesb, 12 de julho de 2006

O Conceito

• Gestão das Informações de Projetos Apoiados

• Apoio à tomada de decisão

• Maior agilidade e eliminação de gargalos

• Maior transparência

Interface com o SIGA

Os Ganhos

• Gestão dos Instrumentos Legais;• Acesso de toda a Fapesb às informações dos ILs:

– Informações básicas– Recursos financeiros, empenhos e pagamentos realizados– Plano de Aplicação e Cronograma de Desembolso– Informações de Aditivos– Status do Convênio e Prestação de Contas– Informações sobre visitas in loco– Indicação da equipe interna da Fapesb– Histórico do Remanejamento de Recursos– Acesso aos pareceres e ofício (via sistema)

Os Ganhos

Gerenciamento financeiro:• Fluxos de Pagamentos previstos e realizados;• Validações realizadas pelo sistema;• Registro e geração de relatórios da execução

financeira dos recursos;• Gerenciamento das informações quanto aos

recursos previstos e liberados por fonte, projeto/atividades e outros filtros;

Os Ganhos

Controle dos Instrumentos Legais:• Geração de Convênios, Termos de Outorga,

Termos Aditivos, Termos de Rescisão de Instrumentos, Termos de Cessão e Doação

Os Ganhos

Gerenciamento técnico:• Avisos automáticos por e-mail (externos e

internos)• Controle automático das necessidades de

relatórios técnicos e das pendências existentes;• Gerenciamento das visitas técnicas realizadas;• Arquivamento, no sistema, de pareceres

técnicos e de visita técnicas realizadas.

Os Ganhos

Controle de Equipamentos:• Acesso aos equipamentos adquiridos por projeto;• Auxílio às visitas técnicas (relatórios gerenciais

de controle de equipamentos;• Gestão das Cessões e Doações, geração dos

termos

Os Ganhos

Transparência junto aos beneficiários e agilidade na comunicação:

• Acesso on-line das informações dos instrumento, parcelas liberadas, pendências na prestação de contas;

• Pedido on-line de termos aditivos• Recebimento de avisos automáticos por e-mail

Algumas classificações

• Programa/Subprograma/Linhas de Ação• Status de Convênio: Vigente / Encerrado /

Cancelado/ Anulado• Partícipes do Convênio: Concedente/ Convenente/

Executor/ Interveniente• Partícipes do Termo de Outorga:

Outorgante/Outorgado/ Instituição Vinculada ao Projeto

• Status de PC: Criada/ Recebida/ Em análise/ Aprovada/ Ofício enviado/ Inadimplente

O Sistema

• Questões Operacionais:– Links do sistema na tela de trabalho– http://form.fapesb.ba.gov.br:8080/instrumentolegal/

• Demonstração

Os processos

Legenda

Os Processos

Contratação – Pagamento

Ponto Crítico

Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema:• Data de início, • Data de publicação, • Previsões de empenho • Relatórios Técnicos de Acompanhamento

Os Processos

Termo Aditivo

SE APROVADO SE NÃO APROVADO

Os Avisos Automáticos

Os Avisos Automáticos

Por medida de segurança (temporariamente):• Os e-mails de aviso de vigência serão enviados apenas para Cássia (para encaminhamento aos

coordenadores);• Os e-mails de PC (informes sobre status) serão enviados a Robson, para encaminhamento;• Os e-mails de aviso de Relatório Técnico serão enviados aos respectivos gestores, para

encaminhamento;• Os e-mails de informação de pagamento será enviado a Luiz para encaminhamento.

A Construção

• O sucesso depende da participação de todos

• A partir de 17 de julho (segunda): – Todas as informações serão registradas no sistema

– As informações serão inseridas em “tempo real”

A Construção• Todos os projetos aprovados no SIGA utilizarão o módulo de Ajuste no Orçamento

• Todos os Instrumentos Legais serão gerados no Lázarus

• Todas as atualizações de orçamento, empenho e pagamentos serão registradas no momento em que forem realizadas, pela Execução Orçamentária;

• Todas as PCs e relatórios serão recebidos via sistema, pela CAP;

• Todas as PCs serão analisadas via sistema, pelo Controle Interno e Gestores;

Em andamento

• Ajustes e Correções Finais

• Módulos on-line: PC e Acesso aos instrumentos

Plano de AçãoAção Responsável

Treinamento de operação no sistema Nexen

Geração de Relatório de Instrumentos a Digitar (SIGA vs. Digitação) para inserção dos instrumentos recentes no sistema

Equipe digitadores

Geração de Relatório das Informações Digitadas por programa para validação das informações – Exceto informações de PC

Gestores

Geração de Relatório das Informações Digitadas para validação das informações de PC

Controle Interno


Validação dos modelos de formulários (pareceres, ofícios)

Gestores e Controle Interno

Inserção das descentralizações, empenhos de cartão corporativo e QCM

Execução/Marcelo

Atualização das informações recentes (novas pastas do arquivo de PC, remanejamento, aditivos)

Informação a ser fornecida pelo Arquivo

Atualização das informações recentes (novos relatórios de bolsas)

Informação a ser fornecida pelo Programa de Bolsas


Atualização das informações recentes (novas prestações recebidas e/ou analisadas após digitação)

Controle Interno

Validação dos cadastros realizados Setores relacionados

Inserção dos convênios “pai” Gestores responsáveis pelos convênios

Correção de não-conformidades identificadas

Gestores e setores relacionados

Atualização das informações de remanejamento de recursos

Gestores responsáveis


Desenho dos relatórios gerenciais Equipe Lazarus/ Diretoria

Aviso de falhas técnicas, erros nas informações cadastradas, sugestões enviado para [email protected]

Todos

Cronograma de Treinamento

Grupos: Gestores, Setor de Convênio, CAP, Execução Orçamentária, Controle Interno, Consulta

Dia/hora/Local Grupo Membros

Quinta (13/07)

14:00 às 16:30h /sala de reunião

Gestores 1/ Setor de Convênios

Cássia, Vargas, Cristina, Luiza, Edísio e Alzir


Dia/hora/Local Grupo Membros

Sexta (14/07)

8:30 às 11:00h /Lazareto

Gestores 2 Fabio Assmann, Fábio Teixeira, Renata e Eliane

Sexta (14/07)11:00 às 12:00 e 14:00 às 15:30/ Lazareto

Gestores 3 Silvio, Nayane, Karine e Ana

Sexta (14/07)

15:30 às 18:00/ Lazareto

Execução Orçamentária

Luis, Simone, Grimaldo, Paulo e Valdelina


Dia/hora Grupo Membros

Segunda (17/07)


Bolsa Vera, Ângela, Fábio Vasco, Edísio e Lucas

Segunda (17/07)14:00 às 16:30/ Lazareto

CAP/ Atendimento Carmen, Antônia,Bruno, Francis, Silvia e Celeste


Dia/hora Grupo Membros

Terça (18/07)


Controle Interno Robson, Orlando, Simone, Luciana, Priscila, Cláudia e Fábio Leite

Terça (18/07)

14:00 às 16:30/Lazareto

Consulta Demais setores (Projur, Compras, RH, ASCOM, Arquivos, etc)


Treinamentos específicos

Grupo Membros

Informática Capacitação Técnica e para Suporte

Diretoria Discussão sobre os relatórios gerenciais

Apresentação disponível em fapesb geral/ Lazarus

Fapesb, 12 de julho de 2006. O Conceito Gestão das Informações de Projetos Apoiados Apoio à...

Documents

Transcript of Fapesb, 12 de julho de 2006. O Conceito Gestão das Informações de Projetos Apoiados Apoio à...