1Farm. Tatiana Rocha SantanaCoordenadora de Suprimentos do CC

GERENCIAMENTO DE MATERIAIS HOSPITALARES

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GERENCIAR

Ato ou efeito de manter a integridade física e funcional para algo proposta pela empresa c/o objetivo de obter produtividade e harmonia no ambiente de trabalho

MATERIAISMÉDICO-HOSPITALARES

Representam juntamente c/ medicamentos ealimentos, 40% dos gastos hospitalares. A grande diversidade e o elevado custo requer uma gestão segura e racional.

DEFINIÇÕES

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Tem como finalidade fazer chegar o material certo para a necessidade certa no exato momentoem que for necessário.

Para que isto ocorra, torna-se fundamental gerar informações adequadas para sustentação dos processos.

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Farmacêutico

Profissionaisnível

médio

Administrador

Enfermagem

Materiais Hospitalares

em CC

GERENCIADOR

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PLANEJAR CONTROLAR

ORGANIZARAS

NECESSIDADES

CICLO BÁSICO

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NECESSIDADES

A maior concentração e variedade de materiais médico-hospitalares, também conhecidos como correlatos ou médico-cirúrgicos estão estocadas no Centro Cirúrgico.

Por ser o Centro Cirúrgico um setor extremamente crítico dentro do Hospital, o abastecimento deste setor deve ser adequado ao volume e tipo de atendimento.

A atenção e a agilidade devem ser grandes aliadas para uma correta dispensação, cobrança e controle dos materiais e medicamentos utilizados nos procedimentos cirúrgicos.

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ORIGEM DO PROCESSO

PADRONIZAÇÃO DOS MATERIAIS

CADASTRO

DISPOSIÇÃO(Armazenamento)

CONTROLE

PROCESSO(Dispensação/Cobrança)

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PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS

-Os materiais devem atender as necessidades das equipes atuantes e dos tipos de procedimentos realizados;

-Racionalizar itens, evitar padronização de vários itens para a mesma finalidade;

-Ponderar custos de aquisição e valores para venda, considerando a aceitação das fontes pagadoras;

-Avaliar a origem do material (fornecedor – idoneidade), registro na ANVISA, assim como as características funcionaisdo mesmo;

-Aliar a padronização com treinamento sobre manuseio e funcionalidade.

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CADASTRO

-Deve existir uma padronização no cadastro de produtos,adequando cada item a classe, sub-grupo e fabricante pertencente;

-A nomenclatura dos materiais deve ser o mais completa possível, considerando: descrições claras que determinamsua funcionalidade, tamanho e referências;

-A adequação das nomenclaturas cadastradas ao conheci-mento do solicitante é de extrema importância para agilizar o atendimento.

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DISPOSIÇÃO (Armazenamento)

-Os materiais hospitalares devem ser disponibilizados em boas condições, para que seja garantido a esterilização do produto. A integridade das embalagens estão diretamente ligadas as formas de armazenamento e manuseio dos produtos;

-A disposição dos itens devem ser divididas de modo que sejam separados pela sua classe e seqüencialmente pela ordem alfabética;

-É de suma importância que todos os locais sejam identifica-dos e que todos os materiais tenham suas localizações regis-tradas em sistema junto ao cadastro do item;

-Deve ser utilizado o sistema PEPS de armazenamento.

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CONTROLE

-Os materiais em estoque devem estar disponíveis em níveis adequados, evitando faltas e excessos.

-O custo total associado a gestão dos estoques é o resultado da soma dos principais componentes envolvidos:

CUSTO COM A COMPRA+

CUSTO COM A OPORTUNIDADE DO CAPITAL+

CUSTO DE ARMAZENAGEM+

CUSTO DA FALTA +

CUSTO DA PERDA (Vencimento)

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O controle de estoque deve estar integrado a um sistema de gestão de estoque. Dentre os mais utilizados, temos a Classificação ABC e o Ponto de Pedido.

CURVA ABC

A

CB

0

20

40

60

80

100

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% número de itens

%VCM

CONTROLE

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CURVA ABC

Curva A Cerca de 20% dos itens e 80% do valor

Curva B Grupo de itens em situação e valores intermediários entre curva A e C

Curva C Cerca de 70% dos itens e 20% do valor

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CLASSIFICAÇÃO XYZ

Segue o mesmo princípio, porém, com o parâmetro deImportância do item, Sendo:

X

Y

Z

Materiais que possuem similares

Materiais que possuem similares, mas sua falta interfere na qualidade do serviço

Materiais que não tem similares e sua falta será crítica

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PONTO DE PEDIDO (PP)

Também conhecido como método de estoque mínimo, nele oRessuprimento é feito quando o nível de estoque cai a um Valor conhecido como ponto de pedido.Sua fórmula de cálculo é:

PP = Dm x Ta + Es

Demandamédia diária

Tempo de

Ressuprimento

Estoque deSegurança em

Unidades

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PROCESSO (Dispensação)

KITS:É a forma mais adequada e mais utilizada hoje em diapara dispensação de materiais-hospitalares em Centro Cirúrgico.Premissas p/ funcionalidade dos Kits: -Aliar a padronização dos kits ao perfil dos procedimentos realizados e das equipes atuantes;-Se possível considerar particulares variáveis para alguns cirurgiões;-Realizar manutenção contínua para diminuição de solicitações durante o intra-operatório;-Utilizar sistema de lacre por precaução de desvio do materialseparado para determinado procedimento;-Montagem com antecedência máxima possível ao momento do procedimento para anular possibilidade de faltas;-Manter kit básico montado para casos de emergências;

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PROCESSO (Cobrança)

Digitação de itens indicados em mapa:O método mais antigo de cobrança era feito através de digitaçãodos itens utilizados que fossem indicados em mapa de cobrançapreenchido pelo circulante de sala durante o procedimento ou conferindo manualmente item a item após devolução do kit utilizados para posterior digitação dos itens.

Pontos negativos:-Desvio de função da enfermagem e possibilidade de faltas;-Falta de rastreabilidade de lote e validade;-Morosidade para lançamento de altas rápidas;

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PROCESSO (Cobrança)

Dispensação por automação:Consiste em dispensar materiais hospitalares e medicamentospor meio de leitura por código de barras do produto de todos ositens que compõem o kit no modo de “previsão” e após o retor-no do kit, bipa-se os itens devolvidos, sendo assim, os itens res-tantes no previsto serão atendidos na conta do paciente. Pontos positivos: -Rastreabilidade dos itens utilizados;-Agilidade no lançamento dos itens e fechamento das contas;-Fornecimento de relatórios confiáveis de utilização;-Melhor controle de estoque;

Pontos negativos:-Alto custo inicial para implantação de sistema de codificação;-Aumento de quadro de funcionários de farmácia para o processo;

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MATERIAIS CONSIGNADOS

CONSIGNAR

Ato de obter um produto junto ao seu fornecedor e pagar pelo mesmo somente mediante informação deuso, existindo ainda a possibilidade de devolução doItem a custo zero se não for utilizado.Os produtos consignados tem como características:-Alto custo -Especificidade-Baixo e esporádico consumo

Tipos de

Consignação

PERMANENTES

TEMPORÁRIOS

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CONSIGNAÇÃO PERMANENTE

São caracterizados por:-Ter um consumo regular, apesar do alto custo. -Deve conter um controle mais rigoroso por estar sob guardada Instituição, que contemple quantidades fixas pré estabele-cidas com o fornecedor, além de, inventários freqüentes com o mesmo.-Podem se adequar ao processo de codificação de barras dosdemais itens para que seja contemplado no processo de co-brança, porém, não dispensa registro manual para coleta de assinatura da equipe médica usuária. -Deve ter sinalização diferenciada na dispensação. Ex.: caixasidentificadas como “material consignado”.-A solicitação médica deve ser antecipada e deve ocorrer preferencialmente no momento do agendamento da cirurgia.

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CONSIGNAÇÃO TEMPORÁRIA

São caracterizados por:-Alto custo e baixo consumo.-Necessidade de escolha de especificidades no ato do proce-dimento;-Processo de aquisição “Just in time”, onde é solicitado somente as quantidades necessárias no tempo necessário.-Solicitação prévia do material no momento do agendamento;-Devolução dos itens não utilizados imediatamente após o término do procedimento.-Faturamento do item utilizado após o uso;-Processo de solicitação intermediado pelo setor de Compras

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IMPRESSOS

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IMPRESSOS

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NOVAS TECNOLOGIAS

-Sistemas integrados de gerenciamento de processos, informações e cotações de materiais hospitalares de alto custo (consignados), baseado no módulo on-line-Identificação de produtos de alto custo por RFID visando velocidade nos processos e riqueza de informações.

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OBRIGADO

tatiana.santana@hsl.org.br