Modelo de orientação em eventos

Este documento objetiva orientar a participação dos representantes da FEJEMG nos eventos. Faz-se necessário esclarecer que, dependendo da forma de participação do membro (visitante, palestrante), as sugestões listadas abaixo tornam-se flexíveis.

1) Objetivo

Primeiramente, é preciso ter certeza do que se deseja alcançar. Para evitar tratar o evento como “ponto de venda” da imagem da FEJEMG, o membro deve vê-lo como um lugar que concentra oportunidades de curto, médio e longo prazo.

De acordo com as necessidades da Federação, deseja-se contactar empresas que possuem algumas características, como por exemplo:

Negociação de possíveis recursos financeiros;

Empresas com valores semelhantes à FEJEMG;

Empresas que agreguem valor através de cursos, orientações, divulgação, indicações, participação em eventos da federação, e benefícios correlacionados.

Visando os futuros eventos a serem mapeados pela assessoria, é importante avaliar se o evento possui edições periódicas e se os stakeholders abordados, participam de outros eventos dentro da área, de tal forma que possamos gerar nossos contatos através de possíveis indicações.

2) Pré-evento

Ao participar, é necessário avaliar se o evento se encaixa no sistema de avaliação. Depois de avaliado, o participante deve buscar informações, como por exemplo, público alvo, volume de pessoas, expositores previstos, etc.

A análise do evento mapeado deve suprir os seguintes interesses: apresentação da FEJEMG (formato de participação), networking, aproximação com stakeholders, capacitação de recursos financeiros e/ou aproximação com EJs não federadas.

É de responsabilidade da assessoria de eventos, oferecer ao membro da FEJEMG todo treinamento necessário para a representação no evento. Este treinamento deve ser ministrado com antecedência e, posteriormente, auditado.

3) No evento

É imprescindível que:

O membro participante esteja afinado com os valores, missão e objetivo da FEJEMG;

O membro tenha conhecimento dos benefícios da parceria FEJEMG (descrito no caderno de apresentação);

Obs.: É de responsabilidade da assessoria de eventos, capacitar o membro representante para os dois tópicos acima.

Procure adquirir o maior número de contatos relevantes possíveis, caso necessário, peça a um terceiro que lhe apresente ao parceiro que deseja abordar;

Colete dados importantes, como por exemplo, nome, cartão de visita, telefone, e-mail, etc – essas informações serão cruciais para o contato contínuo com o futuro parceiro.

Não seja obsessivo na abordagem. Inicie uma conversa normalmente e guie o diálogo para uma apresentação informal, a princípio.

Tenha atenção ao representar o nome da FEJEMG. Postura, serenidade, profissionalismo e naturalidade são essenciais no primeiro contato.

4) Pós-evento

É de responsabilidade do Gerente de Eventos enviar o “Relatório de Atuação em eventos” para o membro participante, em no máximo, dois dias após a data do evento. Este relatório deve ser preenchido e arquivado no DropBox da Assessoria de Eventos em até, no máximo, uma semana após o término do evento.

Os membros da assessoria deverão, através do Relatório de Atuação, avaliar a participação do membro no evento e quais os maiores benefícios trazidos à FEJEMG.

Cruzar as necessidades da FEJEMG e dados qualitativos (percepção da organização, imagem agregada à empresa, objetivos organizacionais) podem garantir um vínculo mais eficaz e confiável. Ainda assim, o contato regular por e-mail, pode ser uma fonte de manutenção de diálogo importantíssima.

Considerações Finais

Ao mapear o evento, é de responsabilidade da assessoria avaliar os critérios de priorização. Segue descrito abaixo o sistema de avaliação, citado no item número 2 deste documento:

1) Apresentação formal da FEJEMG:

Participação como palestrante; Apresentação formal da instituição.

2) Aproximação com EJs não federadas:

Trabalho em cima de nossos pilares

Fomento e orientação; Suporte;

Integração e alinhamento;

Regulamentação;

Representatividade.

3) Aproximação com stakeholders:

Possibilidade de contato relevante com parceiros, governo, IES e/ou EJ federada.

4) Networking:

Contato com potencias parceiros, contatos relevantes para subsídio a projetos da FEJEMG (planos de ação, EMEJ ou Prêmio FEJEMG), contato com ponteciais geradores de projetos para as empresas federadas.

5) Captação de Recursos Financeiros:

Geração de prospect para a área de negócios.

6) Aparição na mídia:

Repercursão do evento na mídia, relevância da exposição.

A avaliação é feita pela Assessoria de Eventos, entretanto, qualquer membro possui a liberdade para questionar e tirar suas dúvidas.

É muito importante também, que os representantes tragam sugestões e/ou críticas de todo o processo, desde o planejamento de participação no evento até o fim do mesmo.