Boletín # 4, abril 2015

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Fernando Rivera Solano Auditor Interno

Génesis del Plan Estratégico Institucional (PEI) ¿Cómo podemos mejorar la gestión del Instituto Costarricense de Turismo ante una

actividad turística cada vez más exigente y selectiva? ¿Y cuál es el vehículo estratégico

más propicio para lograr esa transformación? Estas preguntas nacen del quehacer diario

de la Auditoria Interna, y en un análisis sobre el presupuesto institucional en la que se

estudiaron varios documentos sobre planificación, fue cuando se determinó que no se

contaba con un Plan Estratégico Institucional (PEI).

Realizada a profundidad la evaluación, pero sobre todo seguros de que agregaría valor a

la gestión institucional, la Auditoría Interna sugirió a la Administración valorar la

conveniencia y oportunidad de elaborar un PEI que le facilitara al ICT establecer los

objetivos, políticas y acciones. Así como definir mecanismos de medición que permitieran

evaluar los resultados de las acciones propuestas.

Fue así, como a menos de tres meses de que el ICT cumpla los 60 años de su creación,

hoy se cuenta con un PEI, aprobado por nuestra Junta Directiva, que nos indica la

estrategia a seguir en el mediano plazo.

Pero además, por la importancia que reviste y en cumplimiento a nuestras funciones

legales y normativas, la Auditoría ha programado para este año, un estudio con el objetivo

de evaluar y corroborar, la implementación eficiente, oportuna y económica del PEI, cuyos

resultados se comunicaran oportunamente a la Junta Directiva o a la Gerencia.

Rodolfo Lizano Rodríguez

Líder de Planeamiento y Desarrollo

Proceso de elaboración El PEI Con la reciente aprobación y divulgación del Plan Estratégico Institucional, el ICT ha dado

un paso importante en el mejoramiento de su gestión como institución pública.

Dichosamente la observación emanada de la Auditoría Interna, sugiriendo a la

administración considerar la elaboración de un PEI como una necesidad impostergable

para la institución, se coronó, con el esfuerzo de todos los funcionarios del ICT, con todo

el proceso de elaboración y aprobación final del plan por parte de la Junta Directiva de

nuestro instituto.

Todo el proceso de diseño y formulación que nos convocó durante varios meses no solo

rindió los frutos esperados sino que de paso nos acercó, como responsables de procesos

y procedimientos, a una discusión de alto nivel franca y abierta, sobre los temas clave del

turismo ante los cuales la institución está llamada a responder en el futuro cercano.

Indudablemente todo este proceso de construcción grupal fue una experiencia muy

positiva que ha terminado fortaleciendo de lleno a toda la organización.

Con el proceso de aprobación y la divulgación que recién hemos iniciado, tenemos ya en

nuestras manos una nueva herramienta de gestión para apoyar la toma de decisiones en

torno al quehacer actual del ICT y una guía muy clara para enfrentar los retos y

oportunidades de futuro con la responsabilidad, eficiencia, eficacia y calidad que siempre

ha caracterizado la gestión de esta institución.

Pero este camino apenas lo empezamos a recorrer. Nosotros y toda la organización tiene

que acostumbrase a utilizar este PEI como instrumento de cotidianeidad que nos brinda

apoya y facilita la gestión integral de turismo; el esfuerzo debe enfocarse en fortalecer una

cultura organizacional que nos permita utilizar la planificación estratégica como un apoyo

del día a día.

Finalmente es necesario apuntar que la planificación estratégica es un proceso continuo

que requiere constante retroalimentación acerca de cómo están funcionando las

estrategias, programas y acciones planteadas. Está en nosotros, como funcionarios de

esta institución, utilizar siempre El PEI como un instrumento estratégico de gestión y velar

por su actualización y mejoramiento continuo.

Alberto López Cháves Gerente General

La Importancia de un Plan Estratégico Institucional

Construir un nuevo ICT según las nuevas tendencias de la actividad turística, es un

desafío que implica un cambio en nuestra cultura organizacional, que facilite nuevos

procesos, nuevos paradigmas y nuevas formas de gestión. El PEI es un instrumento de

planificación estratégica que procura poner en aplicación la política de gestión de la

institución. La elaboración del documento ha pasado por un proceso ordenado de consulta

y de validación por parte de gran cantidad de actores, quienes hicieron recomendaciones

que deberán ser analizadas e incluidas en la siguiente ronda de trabajo. A continuación se

describen las acciones propuestas para la ejecución del Plan:

1. Se ha conformado una comisión técnica en la que participa un represente de

cada una de las cuatro direcciones (Administrativa-Financiera, Gestión, Mercadeo

y Planeamiento), así como de Papagayo, CIMAT, Legal, Presidencia y

Planificación.

2. Este equipo tiene por objeto priorizar las acciones que desde el PEI debemos

ejecutar para el periodo 2015 – 2021, recomendar los cambios administrativos

necesarios para su logro y recomendar las modificaciones en la distribución de

nuestro presupuesto que será necesario para atender las necesidades y

obligaciones.

3. Lo anterior implica, un cambio en la forma operativa de trabajar hacia esquemas

matriciales que implican explotar lo mejor de todos, no mediante el trabajo en

equipo, sino mediante la conformación de equipos de trabajo efectivos. Es un gran

reto que enfrentamos con la mayor ilusión de notar sus réditos muy pronto en

beneficio de nuestra institución y de quienes diariamente damos lo mejor de

nosotros para su crecimiento.

Retos

El mayor de los retos que se nos presenta, entre muchos que tenemos al implementar un

plan como estos por primera vez, es la comprensión sobre la conformación de los equipos

de trabajo para solventar necesidades transversales. Proyectos, programas, acciones,

entre otras, cuya ejecución depende de varias unidades que pueden pertenecer o no a la

misma Dirección.

Esto plantea los retos de dejar de lado el planeamiento de corto plazo y la verticalidad en

la toma de decisiones para pensar en proyectos cuya ejecución requiere del mediano y

largo plazo y cuya toma de decisiones responde más a la horizontalidad.

El PEI es responsabilidad de todos

La ejecución de este plan, no puede ocurrir sin el compromiso de todos quienes

trabajamos en el ICT. Nada de lo que El PEI indica podría realizarse si todos no

ponemos de nuestra parte. Esperamos que juntos construyamos la historia que

será recordada en los años por venir.

ICT aplicará nuevas Normas Generales de Auditoría.

Con el fin de asegurar la efectividad del manejo de los fondos y promover su

mejoramiento y además mejorar razonablemente la calidad de los procesos de

auditoría. A partir de este año, la Administración y las Auditorías Internas deben

aplicar las nuevas Normas Generales de Auditoría para el Sector Público emitidas

por la Contraloría (La Gaceta #184 del 25/9/2014).

La nueva normativa ha cambiado las responsabilidades de la Administración y de

la Auditoría en el proceso de seguimiento de la implementación de las

recomendaciones.

• A la Administración (Junta Directiva, Gerencia y Jefaturas) además de la

acción correctiva e implementación, le corresponde dar seguimiento a

las recomendaciones y comprobar su efectivo y oportuno cumplimiento.

• Por su parte, le corresponde a la Auditoría Interna verificar el cumplimiento

efectivo de sus recomendaciones y de las emitidas por los órganos

externos de control, así como establecer las acciones en caso de que las

recomendaciones sean incumplidas injustificadamente.

Sobre estos aspectos tanto la Gerencia como la Auditoría Interna han elaborado

políticas, procedimientos, sistemas y mecanismos para cumplir con lo estipulado

en la nueva normativa.

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