Festival ABCR - Ana Levy

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Ana Levy Encantadora de Doadores Relacionamento e Retenção de doadores: Como criar relações duradouras

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Ana LevyEncantadora de Doadores

Relacionamento e Retenção de doadores: Como criar relações duradouras

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“Captação de recursos não é apenas sobre levantamento de fundos. Trata-se

de compreender as motivações dos doadores e construir relacionamentos.

É sobre o doador e não sobre a sua organização.”

Reinier Spruit

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Por que as pessoas realmente doam?

Pesquisa Doação Brasil – IDIS 2016

A Pesquisa Doação Brasil ouviu 2.230 pessoas, de todas as regiões do país, com mais de 18 anos e

renda familiar a partir de um salário mínimo. Out/15 a Abr/16

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Neurocientistas descobriram que 90% das nossas decisões são feitas inconscientemente e as emoções são as principais influenciadoras.

A maioria das nossas crenças e opiniões vem de uma resposta automática, mas depois nosso senso lógico inventa uma razão para pensar ou acreditar nessas coisas.

Quando falamos de pessoas,falamos de emoções

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Nosso trabalho é sobretransformar sentimentosnegativo sem umaexperiência positiva.

Não adianta trazer umnovo doador se nãoconseguirmos fidelizá-lo.

Temos que pensara longo prazo.Ser sustentáveis!

Transformando experiências

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Duas faces da mesma moeda

Suspects

Prospects

Doadores

Doadores Fieis

Indivíduos comperfil adequado

InteressadosIdentificados(reagentes às ações)

InteressadosCaptados

Permanência na basede dados de doadores

Aquisição

Retenção

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• Quais problemas minha “causa” resolve?

• Visão do doador: o que eu ganho com isso?

• O que minha causa diz a respeito de quem a apoia?

• Como são as pessoas com quem vou falar?

• Como vou envolver as pessoas racional e emocionalmente?

Primeiros passos: reflexão

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• Quem é nosso doador;

• Saber quem não é nosso doador;

• Reconhecer que muitos sequer serãonossos doadores um dia.

Primeirospassos: reflexão

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O perfil do doador brasileiro

Pesquisa Doação Brasil – IDIS 2016

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PROFISSIONAIS PREPARADOS E

DEDICADOS

TESTESE ANÁLISES DE RESULTADOS

FERRAMENTAS ADEQUADAS

Criando uma áreade relacionamento

RECURSOS FINANCEIROS PARA INVESTIMENTO

ESTRATÉGIA E OBJETIVO

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• Criação/Impressão de materiais

• Orçamento e estudo de viabilidade

• Manuseio de materiais, logística

• Correios/Distribuição

• Telemarketing integrado,treinado e preparado

• E-mails automatizadose com conteúdo atualizado

• Ferramentas adequadas

• Área de Relacionamentotreinada e preparada

Para tudo issoé necessárioinvestimento

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• Lembre-se de tratar,limpar e deduplicar os dados.

• Ter consistência, padronização.

• Possibilidades de extraçãode resultados, relatóriose segmentações.

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MAPEAR CANAIS DE AQUISIÇÃO

CONSTRUIR UM CICLO DE BOAS-VINDAS

ESTABELECER COMUNICAÇÕES REGULARES

PENSAR NA RECUPERAÇÃO DE DOADORES

PREPARAR A ESTRATÉGIA DE RETENÇÃOLEMBRAR DE FAZER REATIVAÇÃO

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Por queos doadoresvão embora?

Açõespara mantero doador

• Canal de Relacionamento ruim

• Mensagens inconsistentes

• Comunicação em excesso

• Pouca informação

• Sentir-se um desconhecido

diante da organização

• Pouca abertura para diálogo

• Comunicações irrelevantes

• Mapeie todos os momentos

de contato com o doador

• Corrija os possíveis pontos sensíveis

na experiência do doador

• Gerencie e mensure o relacionamento

• Segmente sua base de acordo

com o perfil

• Construa uma experiência

positiva para o doador

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Satisfação

Comprometimento

Confiança

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Em média, nas organizações sem fins lucrativos

existe cerca de 60% a 70% de chance de obter

uma doação extra de alguém que já é doador;

20% a 40% de probabilidade de assegurar uma

doação de doadores que não estão mais

pagando; mas menos de 2% de chances

de receber a doação de um prospect.

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• Telemarketing• Área de Relacionamento

O telefone é, depois do encontro cara a cara, a maneira mais próxima de se comunicar com os doadores. Esteja preparado!

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Amostra: 1.136 doadores nos Estados Unidos em todo todos os segmentos etários que fizeram pelo menos uma doação a uma organização sem fins lucrativos, nos últimos 12 meses. As pesquisas foram conduzidas por Finn

Partners entre 03 de fevereiro e 16 de fevereiro de 2016.

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Conteúdo também é dinheiro

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50% de contaruma boa história...É achar uma boa história para contar.

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1. Personalização - Ex.: “Olá Ana”, “Caro João” e não “Caro doador”

2. Deve ter mais “Você” do que “Nós”

3. Conte para que a doação será utilizada, porque é importante.

Ex.: “Sua doação fará o projeto XXX ainda maior. ”

4. Prometa algo:

“Você vai receber mais informações sobre esse projeto em março”

5. Convide-o a entrar em contato:

“Sempre que precisar a Joana estará à disposição, no telefone XXXXX”.

6. Expresse sua real gratidão:

“Quando precisamos de você, você esteve lá.

Muito obrigada por sua generosa doação e a confiança em nosso trabalho. ”

7. Finalize com algo memorável:

“Você fará um mundo no qual toda criança poderá ler. ”

8. Assine com uma assinatura digital. Não precisa ser de nenhum rock star!

9. O doador tem que acabar de ler com a impressão de que sua doação de

R$20,00 vai salvar um tigre de verdade e que essa foi a decisão certa a se

fazer.

Carta de Agradecimento – Checklist

Leia novamente. E de novo! Parece uma carta real, de

uma pessoa para outra? Como você pode fazer a

primeira sentença ainda mais interessante?

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Relembrandoalgumas dicas básicas

Diga: muito obrigada!O seu doador quer ser reconhecido e valorizado pela doação

Repita as mensagens básicas da sua organização, a essência.Na maioria das vezes ficamos entediados com nossas mensagens antes mesmodo doador ficar. Eles querem poder falar da causa para outras pessoas, chamá-las para colaborar.

Dê a oportunidade de seus doadores falaremcom você, darem sugestões e opiniões.Eles precisam sentir que estão sendo ouvidos. Querem sentir-se realmente parte.

Use o telefone.Depois do encontro cara a cara com o doador não existe forma melhorde conhecê-lo se não. Ele precisa ser lembrado!

Mantenha doadores regulares, mensais.Crie relacionamentos pensando a longo prazo.

Melhore seu canal de relacionamento com o doador sempre.

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Para comprovar que seus esforços estão dando resultado em retenção e desenvolvimento de doadores é importante conhecer algumas métricas básicas.

A área de retenção normalmente é a mais rentável de toda a organização.

Lembre-se:

Monitorar os números do relacionamento e da retenção de doadores ajuda a diagnosticar, inclusive, problemas na aquisição, possíveis falhas no banco de dados, em processos financeiros e na comunicaçãoe o mais importante, ajudam na prevenção.

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Métricas utilizadas

Taxa de no showQual a taxa de pessoas que nem chegaram a pagar a primeira contribuição?

Taxa de AtritoQual a taxa de doadores que você perdeu? Que pararam de pagar?

Ticket médioQual o valor médio de contribuição por doador?

Taxa de cancelamentoQual o percentual de doadores que solicitaram a suspensão da doação voluntariamente?

Taxa de retençãoQuantos desses que solicitaram o cancelamento você conseguiu manter ativo?

Tempo de PermanênciaQual o tempo médio (em meses ou anos) que o seu doador contribui para a organização?

Life Time ValueQual o valor total que um doador contribui em média para a organização?

Lembre-se que a maior parte dos indicadores podem ser calculados por semana,mês ou ano. Você determina a frequência. Também é importante fazer esses cálculos em R$, por exemplo: quanto de dinheiro você deixou de perder salvando um doador.

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Apelos dedoações extras

- Taxa de sucesso

- Retorno financeiro

E-mails/ SMS- Taxa de abertura

- Taxa de cliques

- Taxa de resposta (quando houver)

Medir a interação dos doadores com sua organização ajuda a entender seu nível

de engajamento e interesse.

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Segment Description (fill in necessary fields

dependant on segment description)

Total number

of new donors

Total

number of

new

donors

with

Number of

donors

REACHED

Number of

donors

NOT

REACHED

Contact

rate

Costs per

donor

REACHED -

in local

currency

1st debit

success

rate of

REACHED

donors

Successfu

l debit rate

reached

donors

1st debit

success

rate of

NON-

REACHED

Successfu

l debit rate

non-

reached

donors

janeiro3.191 10.101 1.250 8.851 12,38% 55,00 881 70% 20 0%

fevereiro2.117 1.394 590 804 42,32% 55,00 560 95% 20 2%

março2.087 731 613 118 83,86% 55,00 475 77% 22 19%

abril2.120 1.365 948 417 69,45% 55,00 652 69% 49 12%

Total9.515 13.591 3.401 10.190 25,02% 187.055,00 2.568 76% 111 1%

Budgeted costs

Actual costs

Variance 0

Exemplos de relatórios

Welcome Call

Cost per chargeable contact made. The costs are compared to DMC's (Decision Making Calls), or costs per SMS or email send. For phone costs you may have to adjust this field dependingon your cost structure (cost per decision making call, per contact, per lead closed, per "sale", per working station, per hour etc.)

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Appeal Code: Anual

Upgrade2014 by

TELEMARKETING Segment Description

Data File

Quantity

(amount of

donors in

database)

Donors

with

phone

numbers

send to

TM

agency

Number of

donors

REACHED

/DMC

Contact

rate

Number of

regular

donors

upgrading

Upgrade

rate

AVERAGE

MONTHLY

additional

value PER

DONOR in local

currency

1 year

additional

value in local

currency

Costs per

donor

UPGRADED -

in local

currency

ROI (12

months)

Break

even in

months

1st debit

succesf

ul

Success

ful first

debit

rate

No show

rate

Upgrade S1 Donors betw een 18 yr and 29 yr and donating less than BRL 19 1.223 1.192 23119,38%

4318,61%

R$ 11,81 R$ 6.094,91

R$ 64,57 2,20 5,47

3990,7% 9,3%

Upgrade S2 Donors betw een 30 yr and 49 yr and donating less than BRL 19 3.018 2.970 40213,54%

8019,90%

R$ 9,92 R$ 9.525,75

R$ 64,57 1,84 6,51

7492,5% 7,5%

S3 Donors over 50 yr and donating less than BRL 19 1.822 1.817 287 15,80% 143 49,83% R$ 14,36 R$ 24.637,52 R$ 64,57 2,67 4,50 92 64,3% 35,7%

S4 Donors betw een 18 yr and 29 yr and donating betw een BRL 20 and BRL 29 1.370 1.294 337 26,04% 65 19,29% R$ 14,22 R$ 11.092,42 R$ 64,57 2,64 4,54 55 84,6% 15,4%

S5 Donors betw een 30 yr and 49 yr and donating betw een BRL 20 and BRL 29 2.165 2.105 547 25,99% 152 27,79% R$ 11,68 R$ 21.304,11 R$ 64,57 2,17 5,53 145 95,4% 4,6%

S6 Donors over 50 yr and donating betw een BRL 20 and BRL 29 1.685 1.661 357 21,49% 167 46,78% R$ 14,46 R$ 28.987,57 R$ 64,57 2,69 4,46 130 77,8% 22,2%

S7 Donors betw een 18 yr and 29 yr and donating betw een BRL 30 and BRL 49 1.109 1.044 249 23,85% 63 25,30% R$ 16,29 R$ 12.316,68 R$ 64,57 3,03 3,96 55 87,3% 12,7%

S8 Donors betw een 30 yr and 49 yr and donating betw een BRL 30 and BRL 49 1.760 1.660 537 32,35% 149 27,75% R$ 14,06 R$ 25.142,62 R$ 64,57 2,61 4,59 142 95,3% 4,7%

S9 Donors over 50 yr and donating betw een BRL 30 and BRL 49 1.628 1.608 280 17,41% 162 57,86% R$ 14,68 R$ 28.540,54 R$ 64,57 2,73 4,40 131 80,9% 19,1%

S10 Donors betw een 18 yr and 29 yr and donating betw een BRL 50 and BRL 99 110 102 26 25,49% 7 26,92% R$ 19,23 R$ 1.615,38 R$ 64,57 3,57 3,36 7 100,0% 0,0%

S11 Donors betw een 30 yr and 49 yr and donating betw een BRL 50 and BRL 99 329 292 85 29,11% 32 37,65% R$ 16,90 R$ 6.491,43 R$ 64,57 3,14 3,82 27 84,4% 15,6%

S12 Donors over 50 yr and donating betw een BRL 50 and BRL 99 487 429 164 38,23% 78 47,56% R$ 20,56 R$ 19.245,03 R$ 64,57 3,82 3,14 75 96,2% 3,8%

S13 Donors betw een 18 yr and 29 yr and donating betw een BRL 100 and 999 8 8 2 25,00% 2 100,00% R$ 20,00 R$ 480,00 R$ 64,57 3,72 3,23 2 100,0% 0,0%

S14 Donors betw een 30 yr and 49 yr and donating betw een BRL 100 and BRL 999 57 54 4 7,41% 1 25,00% R$ 20,00 R$ 240,00 R$ 64,57 3,72 3,23 1 100,0% 0,0%

S15 Donors over 50 yr and donating betw een BRL 100 and BRL 999 104 104 22 21,15% 16 72,73% R$ 55,35 R$ 10.626,78 R$ 64,57 10,29 1,17 16 100,0% 0,0%

Total 16.875 16.340 3.530 21,60% 1.160 32,86% R$ 14,82 R$ 206.340,74 R$ 74.900,00 2,75 4,36 991 90% 10%

Upgrade Call

Exemplos de relatórios

Page 43: Festival ABCR - Ana Levy

Appeal

Code -

Telemarke

ting

Recapture

HARD Segment Description

Data File

Quantity

(amount

of

donors

in

database

hard

rejections

Donors

with

phone

numbers

send to

TM

agency

Number

of

donors

REACHED

Contact

rate

Number

of

regular

donors

RECAPTU

RED

Recapture

rate

MONTHLY

INCOME

RECAPTURE

D in local

currency

1 year

income in

local

currency

Costs per

donor

RECAPTURED -

in local

currency

ROI (12

months)

Break

even in

months

1st debit

succesful

Successf

ul first

debit

rate

No show

rate

January 53299 891 602 156 25,91% 62 39,74% R$ 2.355,00 28.260,00R$ $23,40 19,48 0,6 29 47% 53%

February 53471 1280 392 95 24,23% 32 33,68% R$ 1.099,00 13.188,00R$ $42,06 9,80 1,2 10 31% 69%

March 54394 1758 1065 139 13,05% 42 30,22% R$ 1.626,00 19.512,00R$ $40,06 11,60 1,0 15 36% 64%

April 54949 2123 514 113 21,98% 44 38,94% R$ 495,00 5.940,00R$ $31,98 4,22 2,8 3 7% 93%

Total 2573 503 19,55% 180 35,79% R$ 5.575,00 66.900,00R$ $137,50 11,27 1,4 57 30% 70%

Recuperação Hard

Exemplos de relatórios

Page 44: Festival ABCR - Ana Levy

Appeal Code

- Donor Save

Program -

Phone

Segment

Description

Amount

of

prospects

in

database

Amount

of new

donors

in

database

Amount

of

recurring

donors in

database

Prospect

s that

want to

cancel

New

donors

that

want to

cancel

Existing

Donors

that

want to

cancel

Cancellati

on

Requests

TOTAL

% of

prospect

s

% of new

donors

% of

existing

donors

Jan 3191 1613 30837 165 30 829 1024 5,17% 1,86% 2,69%

Fev 2116 2230 29022 126 122 582 830 5,95% 5,47% 2,01%

Mar 2087 1851 27864 129 222 643 994 6,18% 11,99% 2,31%

Abr 2124 1484 27355 134 221 415 770 6,31% 14,89% 1,52%

Mai 2607 1523 25590 114 207 307 628 4,37% 13,59% 1,20%

Jun 2439 1825 26553 130 274 264 668 5,33% 15,01% 0,99%

Total 14564 10526 167221 798 1076 3040 4914 5,48% 10,22% 1,82%

CANCELLATION REQUESTS

Saved by

argumentatio

n

Saved by

Downgra

de

Saved by

Change

Frequency

TOTAL

SAVED

prospect

saved

PROSPEC

TS SAVE

RATE

new

donors

saved

NEW

DONORS

SAVE

RATE

existing

donors

saved

RECURRIN

G SAVE

RATE

TOTAL

SAVED

TOTAL

SAVE

RATE

MONTHLY

INCOME

SAVED

1 year income

1 181 17 199 4 2,42% 17 56,67% 178 21,47% 199 19,43% $3.681,00 $44.172,00

5 155 28 188 15 11,90% 43 35,25% 130 22,34% 188 22,65% $3.222,00 $38.664,00

15 188 144 347 21 16,28% 93 41,89% 233 36,24% 347 34,91% $7.553,00 $90.636,00

13 137 164 314 36 26,87% 104 47,06% 174 41,93% 314 40,78% $7.519,00 $90.228,00

5 82 137 224 30 26,32% 90 43,48% 104 33,88% 224 35,67% $5.850,00 $70.200,00

14 124 148 286 51 39,23% 123 44,89% 112 42,42% 286 42,81% $7.340,00 $88.080,00

53 867 638 1558 157 19,67% 470 43,68% 931 30,63% 1558 31,71% $35.165,00 $421.980,00

SAVES

Monthly

cost of

program

Costs per

donor

SAVED - in

local

currency

ROI (12

months)

Break

even in

months

1st debit

succesfu

l (the

month

after the

one that

Successf

ul first

debit rate

No show

rate

$2.162,00 $10,86 20,43 0,59 142 78,02% 21,98%

$2.065,00 $10,98 18,72 0,64 120 75,00% 25,00%

$2.147,00 $6,19 42,22 0,28 164 80,79% 19,21%

$2.035,00 $6,48 44,34 0,27 113 75,33% 24,67%

$2.278,50 $10,17 30,81 0,39 64 73,56% 26,44%

$2.318,50 $8,11 37,99 0,32 0,00% 100,00%

$13.006,00 $8,35 $32,45 0,37 603 65,54% 34,46%

SAVES

Retenção

Exemplos de relatórios

Cancelamento 825 81% 642 77% 648 65% 458 59% 404 64% 382 57%

Baixa no valor 181 18% 155 19% 188 19% 137 18% 82 13% 124 19%

Frequência 17 2% 28 3% 144 14% 165 21% 137 22% 148 22%

Argumentação 1 0% 5 1% 15 2% 13 2% 5 1% 14 2%

Retenção Total 199 19% 188 23% 347 35% 315 41% 224 36% 286 43%

R$ Salvos $3.681,00 $3.222,00 $7.553,00 $7.519,00 $5.850,50 $7.340,00

Total Solicitações 1024 100% 830 100% 995 100% 773 100% 628 100% 668 100%

Solicitações 2014/2015 42% 4% 40% 1% -8,19%

Atendente 1 - 33% 45% 53% 51% 59%

Atendente 2 9% 6% 8% 20% 32% 33%

Atendente 3 25% 21% 21% 26% 22% 30%

Média cancelamento/dia 41 38 29 23 20 19

Média retenção/dia 10 11 16 16 11 14

Cancelamento/anual 68%

Retenção/anual 32%

META RETENÇÃO 40%

FevereiroJaneiro JunhoMarço MaioAbril

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