Fevereiro | 2014 Manual de utilização. Mercatura - fev 2014 SISTEMA DE APOIO.

Fevereiro | 2014

Manual de utilização

Mercatura - fev 2014

SISTEMA DE APOIO


UTILIZADORES

Participante Revisor Organização


CIDCONFERENCE

Participantesubmete doc

Revisor

1. Analisa e valida documento

2. Define revisor

Organização

Resultado final

Avalia documento

informado pelo sistema

CidC

onfe

renc

e


Perfil de Participante

› Acesso através do site da conferência para:

› inscrições,› submissão de abstracts e papers› consultas de pagamentos.

› Controlo do estado dos documentos submetidos no sistema e via e-mail.

CIDCONFERENCE UTILIZADOR/PARTICIPANTE



Utilizador deverá registar-se no sistema. O registo é único por conferência.

Utilizador registado


Introduzir um novo resumo



Pode existir a opção do utilizador acrescentar um tópico.Se aplicável, escolher tipo de apresentação.

O tipo de documento é controlado pela organização.



Ver informação submetida

Apagar submissão

Alterar info ou submeter novo documento



Perfil de Revisor

› Acesso Web e através de link enviado por e-mail:

› consulta de abstracts e papers que a organização atribuiu ao revisor;› submissão de avaliação de acordo com critérios da organização;› envio de comentários para a organização e autor.

CIDCONFERENCE REVISOR



O revisor deverá colocar os dados de acesso que recebeu via e-mail.



Nesta coluna é possível descarregar o abstract ou paper para leitura.


Selecionar o abstract ou paper desejado para realizar avaliação.



Escolher a avaliação qualitativa desejada.



Depois de introduzida a avaliação, o revisor deverá gravar.



Durante um período de tempo definido pela organização é permito ao revisor escolher os tópicos ligados à avaliação.



Perfil da Organização

› Acesso Web ao sistema de apoio a conferência:

› Gestão de utilizadores, abstracts e papers, tópicos da conferência, revisores, pagamentos e recibos, apresentações, entre outras funcionalidades;

› Consulta de informação controlada pela organização;› Helpdesk para revisores e organização;› Elaboração de templates para e-mails e PDFs e tratamento automatizado de

dados.

CIDCONFERENCE ORGANIZAÇÃO



Cada organização tem um login para gerir os dados da conferência.


Informação sobre datas importantes e e-mails


Opções do sistema

Informação sobre submissões e estado de documentos



Em Utilizadores é possível visualizar a informação dos utilizadores registados no site.

Ao clicar no número de cada utilizador é possível aceder à sua informação total.



Informação genérica do utilizador

Resumos/artigos do utilizador



Forma rápida de entrar no sistema com as credenciais do utilizador para verificar problemas ou esclarecimento de dúvidas



Na área de Configuração é feita a gestão das datas relacionadas com o evento.

E-mail da organização e da pessoa responsável pelos pagamentos (caso se aplique).

Assinatura para utilizar em todos os e-mails enviados pelo sistema.

Texto para políticas de reembolso.

Data limite para envio de abstracts

Data limite para renvio de abstracts

Data limite para envio de papers

Mais datas para gerir- Reenvio de papers- Tópicos de revisor- Data limite de avaliações- Data limite de inscrições



Na área de Tópicos/Sessões é feita a gestão dos tópicos da conferência



Na área Tipos de apresentação são controlados os tipos de apresentação, se aplicável. Podem ser selecionados pelo utilizador ou sugeridos pelo revisor/organização



Na área Parametrizar e-mails são criadas as mensagens automáticas do sistema.

O sistema tem mensagens definidas, mas é possível a organização criar as suas mensagens.

É possível enviar um e-mail de teste para o e-mail da conferência para verificação prévia ao envio para os participantes.

Clicar no nome do e-mail



Assunto do e-mail

Texto do e-mail para editar



Estado de inscrição

Na área Inscrições são controladas as inscrições no sistema e o respetivo pagamento.



Escolher Consultar

Na área Documentos, o acesso aos resumos está disponível em Resumos.



Histórico do estado do resumo e artigo

Informação do artigo



Para editar o estado de um artigo ou informação do autor.

Por exemplo, autor solicita reenvio de nova versão de artigo já aceite pelos revisores.

Como poder voltar a submeter um artigo?

Editar estado para needs improvement, por exemplo.



Acesso à edição de resumos, mesmo já avaliados.



Várias opções para exportação de resumos e artigos



Antes de ser possível fazer revisão de um artigo é necessário introduzir os revisores no sistema



Informação do revisor

As passwords podem ser geradas automaticamente, depois de introduzir os revisores

Definir tópicos ligados ao revisor



Informação dos resumos e artigos ligados ao revisor

Enviar e-mail para o revisor, notificando-o dos artigos para revisão. Pode ser enviado automaticamente



Documentos inseridos no sistema com estado e possibilidade de distribuir pelos revisores.

Quando o resumo está submetido, aparece a opção “Fast Aproval”. O documento deve ser verificado e só depois passa ao estado “Under Review”.



Selecionar o artigo para distribuir os revisores



Escolher os revisores desejados



O sistema tem um algoritmo que sugere revisor para artigo, tendo em conta tópico, instituto e autor



Consulta da avaliação dos revisores e validação final por parte da organização.



O sistema agrega os resumos e permite enviar e-mails notificando os autores.



O sistema permite notificar o autor ou enviar um e-mail de teste para a organização

Enviar e-mails de uma única vez



Quando a fase de submissão de artigos, o sistema ganha a opção de submissão de Artigos e respetivo menu para Revisão de Artigos que é igual ao dos resumos.



Possibilidade de verificar algumas estatísticas dos resumos.



Possibilidade de extrair endereços de e-mails


DÚVIDAS

Esclarecimento de Dúvidas

[email protected] ou 220 931 001

mailto:[email protected]

UPTEC | Parque de Ciência e Tecnologia da Universidade do PortoRua Alfredo Allen, n.º 455/461 | 4200-135 [email protected] | www.mercatura.pt

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