Finance NEC

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NATIONAL EDUCATION CYCLE FINANCE

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FINANCE

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FINANÇAS

A área de Finanças tem como objectivo a gestão e alocação de recursos financeiros, de modo a que asustentabilidade e o crescimento das actividades do comité estejam assegurados. É também responsávelpela parte da legalidade de todos os processos, para que tudo esteja de acordo com o compêndio (local enacional) e políticas dos programas de intercâmbio. Tem também a componente estratégica, dandosuporte e tracking às áreas operacionais.

Gestão Financeira implica planeamento, organização, controle e monitoramento de recursos financeirosda pra a organização alcançar os objectivos.Finanças garante eficiência dos processos de forma a assegurar que os projectos geram mais exchange.Garante uma situação financeira que permita atingir as metas.

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FINANÇAS E EXCHANGE

Em termos financeiros, é crucial proporcionar à organização uma plataforma financeira sustentável paraaumentar o impacto da AIESEC e tornar possível a realização das suas actividades numa perspectiva delongo prazo.

A área de finanças suporta directamente as áreas operacionais (OGX e ICX) com os recursos financeirosnecessários, de modo a que se consiga chegar a mais stakeholders (investimento em promoção) para obtermaior número de intercâmbios, e com maior qualidade (investimento em logística).A área deve também dar suporte aos membros do comité, por exemplo nas condições de trabalho. Destemodo é que Finanças está ligado ao número de experiências da sua entidade (membros e intercâmbios).

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FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL

Contabilidade: A contabilidade é uma responsabilidade, uma obrigação moral ou legal, colocada sobre umindivíduo, grupo ou organização, para explicar como os fundos e equipamentos têm sido utilizados.

Princípios de Finanças:

Transparência: Os sistemas devem ser estabelecidos segundo o qual todas as informações financeiras sãoregistradas com precisão e apresentados de forma clara, e pode ser facilmente divulgado para aqueles quetêm o direito de solicitá-lo. Se isso não for alcançado, pode dar a impressão de que há algo a esconder.

Coerência: Os sistemas financeiros de uma organização devem ser consistentes ao longo dos anos para quepossam ser feitas comparações, tendências analisadas e transparência facilitada. Isto não quer dizer que ossistemas não podem ser refinados. Mas abordagens incoerentes a gestão financeira podem ser vistas comouma indicação de manipulação por parte de indivíduos.

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FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL

Princípios de Finanças:

Documentação Padrão: O sistema de manutenção de registros financeiros e documentação deve observar ospadrões internacionalmente aceites e princípios contábeis.

Integridade: ou honestidade e confiabilidade - de uma organização, e os indivíduos dentro dela, tem de serinquestionável para a gestão financeira adequada. Para alcançar este objectivo não devem haver dúvidassobre como os fundos são utilizados, os registos devem ser um verdadeiro reflexo da realidade eprocedimentos adequados são estabelecidos e seguidos por todos os membros.

Financiamento não deficitário: Uma organização não deve propor-se a atingir os seus objectivos até queesteja confiante de que terá fundos suficientes para cobrir todas as suas atividades. Fazer o contrário éassumir compromissos que não podem ser cumpridos e utilizar recursos que podem vir a ser desperdiçados.

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FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL

Planeamento: Trata-se de uma fase fundamental paraqualquer processo de gestão e envolve olhar à frentepara preparar o melhor possível para o futuro. No cursode colocar um plano em prática, os gestores irãoconsiderar várias alternativas possíveis e fazer uma sériede escolhas e decisões. O planeamento deve semprepreceder o fazer. Ferramentas: plano estratégico, planode actividades, orçamentos, planos de trabalho, previsãode fluxo de caixa, estudo de viabilidade ... etc.

Organização: Os recursos da organização -funcionários e voluntários, veículos, imóveis, dinheiro- têm de ser coordenados para garantir aimplementação do plano que os envolve. Este deveser claro quanto às actividades e responsabilidadesque devem ser realizadas, quando e por quem.Ferramentas: Compêndio, organogramas, diagramasde fluxo, descrições de cargos, política financeira,orçamentos ... etc.

Ferramentas para gestão financeira

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FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL

Tracking: Isto envolve a produção de informação regular e atempadapara os gestores e partes interessadas para fins deacompanhamento. Tracking consiste em comparar o desempenhoreal com os planos para avaliar a eficácia dos planos, identificarpontos fracos no início e tomar acções correctivas, se necessário.Ferramentas: relatórios de avaliação, relatórios de tracking doorçamento, relatórios de fluxo de caixa, demonstrações financeiras,relatórios de projetos, relatórios de doadores, relatórios de auditoria,relatórios de avaliação ... etc.

Controlo: Um sistema de controlo,verificações e balanços são essenciais paragarantir a correcta aplicação dosprocedimentos e recursos durante aexecução de programas. Ferramentas:Orçamentos, autoridade delegada, processode adjudicação, de reconciliação, deauditoria interna e externa, cadastro deimobilizado, seguro ... etc.

Ferramentas para gestão financeira

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ORÇAMENTO

Um orçamento descreve as quantias de dinheiro que a organização planeia angariar e gastar para um certo propósito, durante um determinado período de tempo.

O orçamento é a principal ferramenta de planeamento financeiro na organização.

> Controlar os recursos> Motivar a gestão para entrega e alcance de metas orçamentais.

> Avaliar a performance dos gestores

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PRINCÍPIOS DE ORÇAMENTO

• Define metas e estratégias.• Ser transparente

• Traduzir actividades em números• Ter clareza das necessidades do comité• Estabelecer limites de uso de recursos

• Usar o orçamento como guia• Rever o orçamento de acordo com a performance

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PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO

Planeamento Financeiro é o processo de estimar o capital necessário e determinar a sua competência. Esteprocesso enquadra as políticas financeiras em relação aos contractos, investimentos e administração defundos.

O planeamento financeiro é tanto um processo estratégico como operacional, ligado à realização dosobjetivos organizacionais. Envolve a construção de ambas as estratégias de financiamento mais a longo prazoe orçamentos e previsões de curto prazo. Encontra-se no coração de uma gestão financeira eficaz.

Orçamentos eficazes só podem ser produzidos como resultado de bons planos subjacentes.

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PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO

Para iniciar um mandato, é necessário criar um plano estratégico para a entidade. Depois disso, cria-se oorçamento como representação monetária desse plano estratégico para o período.A estrutura do orçamento deve estar alinhada com a estrutura da sua entidade e representar os principaisprocessos da entidade.Toda a EB deve participar na elaboração do orçamento, pois não é apenas responsabilidade do LCVP Fin criarum Orçamento. Todas as áreas devem criar um plano de despesas para o período planeado, incluindo os seuspróprios projectos. Depois, essas informações devem ser transmitidas ao Financier responsável. Depois daconsolidação das despesas e criação do seu plano, planea-se também os rendimentos esperados. Mais umavez, todo a EB deve ser envolvida, especialmente o responsável ER, e FIN e ER devem colocar metasfinanceiras para juntos as alcançarem.O Plano Financeiro (Budget, etc) é um guia directo da EB.

Planeamento a longo-prazo (Budgeting)

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PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO

Pode ser relevante replanear (update) o Orçamento de vez em quando na sua entidade.Ambos MC e LC pode fazer replaneamento financeiro trimestral ou uma vez a cada 6 meses. Pode serrelevante especialmente para o ER responsável, quem sabe sobre as mudanças nos pagamentos dasempresas. Em qualquer caso, o orçamento deve ser um plano financeiro relevante e representativo dasatividades da entidade e deverá ser usado sempre que necessário.Replaneamento inclui a revisão e actualização do plano de Receitas e Despesas (Receitas e Custos, etc) deacordo com as realidades externas ou internas da entidade, as mudanças no Plano Estratégico da entidade,novas fontes de receita, as mudanças na estratégia da entidade / táticas etc .

Replaneamento

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PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO

Para garantir a disponibilidade da entidade para realizar o seu plano financeiro, deve-se efectuar oplaneamento de curto prazo ou previsão por mês. Pode parecer uma actualização mensal do plano deorçamento para o uso da EB. No final do mês, compara-se a previsão mensal com plano de orçamento para omesmo mês e com os números realizados.Pode ser útil quando se trabalha num ambiente de rápida mudança, onde é necessária uma previsão financeiramensal relevante para gerir os recursos da entidade.

Planeamento a curto-prazo (Previsão)

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GESTÃO DE RISCO FINANCEIRO

Gestão de Fisco Financeiro é o balanceamento de controle de riscos sobre a organização para permitir alcançar os objectivos da mesma.

Prevenção de gastos: trata-se da prevenção de de um custo de um activo, antes da sua ocorrência.

Controlo de gastos: serve para reduzir um gasto ocorrido, ou que ainda pode ocorrer.

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GESTÃO DE RISCO FINANCEIRO

1. Atribuir índice de probabilidade de risco, de 0.1 a 1 , em que 0.1 é o menos provável e o 1 o mais provável.

2. Atribuir índice de impacto de risco, de 0.1 a 1, em que 0.1 é o menos impactante e 1 é o que tem mais impacto na actividade/finanças

3. Multiplicar os custos financeiros de risco pelo 1º e 2º índice.

Como avaliar o risco?

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GESTÃO DE RESERVAS

É importante comunicar internamente que decidiu construir Fundo de Reserva e a razão para fazê-lo. Isso pode ser feito pela criação de uma Política de Reservas da organização.

O número de meses de reserva mínimo ideal é de 3, e significa que se por alguma razão externanão controlável o comité não exercer funções, e portanto não obtiver qualquer receitas (planeadasou não), conseguirá sobreviver durante 3 meses, de modo a resolver a situação.

Fundos de reserva – trata-se de um fundo para ser usado em caso de emergências ouoportunidades especiais para permitir a cobertura das despesas não financiadas por doadores etomadores de subsídios. Eles também servem como um amortecedor, dando a organização maistempo para se adaptar a novas circunstâncias.

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GERAÇÃO DE REEICEITAS

Toda a empresa, organização, associação precisam de investimentos para começar o ciclo das actividades da entidade.

Fee dos programas de exchangeFundos

DonativosSubsíduos governamentais

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RELATÓRIOS E BASES FINANCEIRAS

Os relatórios são um processo muito importante para a organização, pois estes mostram osresultados e a posição da organização a um certo ponto no tempo. É aqui que se consegue avaliar odesempenho da organização, tirar os principais key learning points, para possivelmenteimplementar novas estratégias, ou replanear algum processo.

Estes devem ser mensais, em que não só a EB tem perfeita consciência da posição do comité emcada período de tempo, mas também os membros devem saber de uma forma geral da saúdefinanceira da entidade (por exemplo, apresentação do mapa de cach flows em LC Meetings).

Relatório trimestral: deve ser realizado para que se tenha uma base sólida nos replaneamentostrimestrais que devem ser feitos pela direção de cada entidade.

Relatório anual: Trata-se de um relatório que exprime todas as actividades e contas de ummandato completo (um ano). Serve também de base para os seguintes mandatos, em que podem,por exemplo, avaliar onde se devem focar mais, resolver alguma situação que esta a empenhar ocomité, etc.

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PROCESSOS EM FINANÇAS

Orçamentação Simulações orçamentais

Gestão de Cash flow Petty cash

Operações bancarias Financial trackers

Definição de politicas de despesas

Processos em Finanças

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CASH FLOW & REVENUES & EXPENSES

Cash Flow (fluxos de caixa) - Refere-se a circulação de dinheiro dentro ou fora de um negócio,projecto ou na organização. Normalmente mede-se durante um período especifico de tempo ( 1ano de contabilidade).É de extrema importância, no orçamento anual fazer a previsão dos fluxos de caixa mensais, demodo a garantir que a entidade estará sempre financeiramente saudável, e com o crescimento queé desejado.

Revenues [Cash IN flows] (receitas) - as receitas resultam em todas a entradas em diversas formas na organização (em dinheiro ou bancário).

Expenses [Cash OUT flows] (despesas) – as despesas resultam de todas as saídas em diversas formas na organização (em dinheiro ou bancário).

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PREVISÃO DE FLUXO DE CAIXA

Previsão do dinheiro disponível que a entidade terá em cada mês, com base no seu orçamento.

Nota: Deve haver um forte acompanhamento (tracking) às operações e relações externas, de modo a que os fluxos de caixa ocorram de maneira como foram planeados no orçamento.

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PETTY CASH

Trata-se de um fundo de maneio físico de pequena dimensão, onde não deve ultrapassar os 3,000.00MT.

Este fundo de dinheiro deve ser usado apenas para pequenas despesas acessórias e não como um método para contornar os procedimentos adequados de pagamentos e reembolsos.

Todos as entradas e saídas deste fundo (bem como de todos os fundos) devem ser devidamente registados com as políticas em vigor, e devem ter o comprovativo legal de movimentação, ou seja, caso haja uma saída de dinheiro, deve haver um recibo associado, e caso haja uma entrada de dinheiro, deve haver também uma factura emitida pelo próprio comité.

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LEGALIDADE

CompêndioToda a entidade deve saber o compêndio, quer nacional, quer local, especialmente Finanças, pois deve

garantir que todas as regras e processos são seguidos.

XPPFinanças deve ter também especial atenção às políticas dos programas de Exchange.

[Ver compêndio internacional –XPP]

Auditoria

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LEGALIDADE

Enquanto a auditoria externa tem como objetivo fornecer pareceres sobre as demonstrações financeiras, aprincipal função da auditoria interna é avaliar o processo de gestão, no que diz respeito aos seus diversosaspectos, tais como governança corporativa, gestão de riscos e aderência aos procedimentos normasregulamentares, apontando eventuais discrepâncias e vulnerabilidade que a organização está sujeita.

A auditoria é um processo sistemático de obtenção e avaliação objetiva de evidências sobre afirmações arespeito de ações e eventos econômicos para verificar o grau de correspondência entre essas afirmações ecritérios estabelecidos, e comunicar os resultados aos usuários interessados.Na AIESEC usamos dois tipos de auditoria: interna e externa

Auditoria

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OBJECTIVOS DE AUDITORIA

Adequação e eficácia dos controles;

Integridade e confiabilidade das informações e registros;

Integridade e confiabilidade dos sistemas estabelecidos para assegurar a conformidade com as políticas,metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos, bem como seu uso efetivo;

Eficiência, eficácia e economia de uso e desempenho dos recursos, procedimentos e métodos para protegeros activos e a comprovação de sua existência, bem como a exatidão dos activos e passivos;

As operações e programas compatíveis com o objetivos, planos e meios de execução estabelecidos;

Medição de problemas e riscos, bem como oferecer alternativa solução.

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MODELO FINANCEIRO

O modelo financeiro é desenvolvido com o propósito de assegurar o crescimento e a sustentabilidade da organização. Este visa a prover o MC com liquidez e sustentabilidade para entregar o seu suporte aos comités

locais e à organização.

É baseado em orçamentos anuais do MC onde todos os CLs contribuem para o orçamento de MC de acordo com modelo e método de calculo específico. Este tem componente de contribuição dos CL e fundos externos.

Contribuição dos CL- usa se método de calculo especifico para definir taxas de LC para orçamento do MC para cada ano, incluindo custos de Exchange, entre outros.

Fundos externos –O MC define sistemas de gestão de fundos para suportar iniciativas essenciais de longo termo.

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MODELO FINANCEIRO

Taxa trimestral suportada por cada comité local

5,000.00 MT+

25% GIP Programs

oGIP3,000.00 MT

LC Fee

Programs PriceoGCDP

1,000.00 MTiGIP

12,000.00 MTiGCDP

3,000.00 MT

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+ informação brevemente!

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INFO - CONTACTOS

Não se contente com esta informação, procure mais!

MyAIESEC – http://www.myaiesec.net

GIS – http://experience.aiesec.org

MCVP Finance: Rúben Lima

Email: [email protected]

Telemóvel: 84 242 4108