2017 · Foi efetuada a verificação parcial dos bens móveis, em função da significativa...

APRESENTAÇÃO

2017

ACI - ASSESSORIA DE

CONTROLE INTERNO

RELATÓRIO DE AUDITORIA DE BENS PATRIMONIAIS

DIRETORIA DE IDENTIFICAÇÃO CIVIL - DIC

2018

Divisão de Cadastro e Informação

Governo do Estado do Rio de Janeiro

Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro

1. INTRODUÇÃO:

O Cronograma de Inspeção de Bens Patrimoniais, voltado para o ano de 2019, foi

estabelecido pela Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 5.516/2018, publicada no Diário Oficial do

Estado do Rio de Janeiro em 14/12/2018.

O Presente relatório é resultado da auditagem realizada no dia 31 de outubro de 2019,

na Divisão de Cadastro e Informação, do Departamento de Trânsito do Estado do Rio de

Janeiro - DETRAN/RJ.

O trabalho desenvolvido pela Equipe de Inspeção de Bens, da Assessoria de Controle

Interno do DETRAN/RJ, teve como base as atribuições elencadas pelo Decreto Estadual nº

43.463/2012, alterado pelo Decreto Estadual nº 46.237/2018.

Tal legislação dispõe sobre as finalidades, atividades e organização do Sistema de

Controle Interno do Poder Executivo Estadual, estabelecendo que o Controle Interno assegure

eficácia, economicidade e a efetividade na gestão dos bens em uso, orientando os responsáveis

no sentido de evitar erros, fraudes, abusos, malversação, desvios, perdas e desperdícios, assim

como também, garanta o cumprimento das normas técnicas, administrativas e legais, dentre

outros fins.

2. OBJETIVO:

O objetivo geral da Inspeção consistiu na averiguação dos bens em uso na subunidade

patrimonial citada no tópico anterior, bem como a avaliação do estado de conservação de cada

item.

O resultado desse trabalho foi compilado no presente relatório, contendo

recomendações que visam não só contribuir para o aperfeiçoamento do setor inspecionado na

gestão de bens patrimoniais, como também, de forma geral, a contínua melhora na Gestão desta

Autarquia.



3. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE:

Divisão de Cadastro e Informação

Vinculação: Diretoria de Registro de Veículos;

Localização: Av. Presidente Vargas 817 – 7º andar/Acesso 3/Rocha;

Encarregado: Rodrigo Barreto de Souza;

Cargo: Diretor de Divisão;

Identificação Funcional: 5071835-5;

Suplente: Antônio Ferreira Júnior;

Cargo: Analista de Gestão e Trânsito;

Identificação Funcional: 4375109-1;

Telefone: (21) 2332-0164

4. INSPEÇÃO REALIZADA:

A Inspeção de Bens em uso na Divisão de Cadastro e Informação ocorreu no dia 31

de outubro de 2019.

Foi realizada na subunidade uma avaliação da rotina de trabalho desenvolvida pelo

setor, por meio da análise dos procedimentos adotados na gestão dos Bens Patrimoniais, e

phillipi.silva

Realce

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Realce

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Realce

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Realce

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Realce

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Realce

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Realce



ainda, verificação das existências físicas do local, levando em consideração os critérios

descritos nos itens abaixo.

As divergências encontradas serão tratadas nos próximos itens:

4.1 CONTROLE DE BENS:

A gestão patrimonial é essencial para que se mantenha o controle de todos os bens sob a

posse dos setores, e assim, não haja riscos relacionados à perda, mau uso e dano ao erário. Na

unidade auditada foi avaliada a forma de controle dos bens patrimoniais sob sua posse, bem

como a eficiência e organização aplicada nos métodos utilizados para a gestão.

A Divisão de Cadastro e Informação possui bens alocados na Sede (7º andar e Acesso

3) e no imóvel localizado no Rocha. O gerenciamento de bens da subunidade auditada pode ser

classificado como razoável, dado que o controle é feito no próprio arrolamento elaborado pela

Divisão de Patrimônio e de forma anual. Conforme relato, há dificuldade por parte do suplente

para uma execução mais eficiente do controle de bens, tendo em vista as atribuições que

também possui em paralelo no setor, o que dificulta a realização de levantamentos e inventários

periódicos.

Para facilitar o gerenciamento dos bens dispostos no rol da Subunidade sugerimos que

seja mantida uma rotina que consiste no controle em planilha Excel, a qual foi disponibilizada

por esta Equipe, a fim de garantir um controle mais eficiente e dinâmico do patrimônio.

Durante inspeção realizada na subunidade, observamos que o controle por parte da

subunidade necessita de constante atualização, visto que localizamos bens em duplicidade

conforme Tabela 1 a seguir:



Tabela 1: Bens com nº de inventariação em duplicidade

Nº de Inventariação Descrição Localização

40020 Mesa (outros) DCI - Emissão

DCI - Emissão – Chefia

40088 Mesa (outros) DCI – Funcionário Pedro - Estagiário

DCI – Funcionária Lídia

40104 Mesa (outros) DCI - Certidões

DCI – Funcionária Elisa Saad

117699 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Edineia

DCI – Funcionário Vagner

72234 Mesa de Telefone DCI (salão principal)

DCI - Emissão

74943 Mesa de Escritório DCI (salão principal)

DCI - Certidões - Luiz

Imagem 1 e 2: Mesa (outros) nº 40020 – Localização: Emissão

Fonte: Equipe de Inspeção de Bens da Assessoria de Controle Interno.



Em anexo a este Relatório, estamos enviando arquivo em PDF contendo as fotos e

plaquetas de todos os bens citados na Tabela 1, a fim de facilitar sua localização para

regularização. Além da duplicidade, encontramos divergência na característica de um bem,

visto que no arrolamento a descrição é uma “Mesa (outros)”, e não uma cadeira, como

demonstrado abaixo:

Imagem 3 e 4: Mesa (outros) nº 40020 – Localização: DCI Emissão – Sala da Chefia


Achado de Auditoria: Bens em duplicidade.

Risco 1: Descontrole na gestão dos bens.

Plano de Ação/Recomendação à Presidência:

1. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação formalize por meio de Comunicação

Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor a fim de providenciar a

regularização dos bens indicados na Tabela 1 e apresente no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório a cópia da C.I.;



2. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação informe a nova numeração dos bens cuja

plaqueta está inserida erroneamente e envie 2 (dois) registros fotográficos de cada um destes,

sendo uma fotografia dele por inteiro e a outra da nova plaqueta oficial com o número de

inventário fornecida pelo patrimônio.

4.2 BENS SELECIONADOS PARA INSPEÇÃO:

Foi efetuada a verificação parcial dos bens móveis, em função da significativa

quantidade de itens constantes no arrolamento da Divisão de Cadastro e Informação,

totalizando 726 (setecentos e vinte e seis) bens, dos quais, selecionamos por volta de 20% para

conferência. No total, foram conferidas as numerações de 157 (cento e cinquenta e sete) bens.

Dentre os bens inspecionados, identificamos vários com etiquetas não oficiais contendo

número de inventariação, como no exemplo apresentado nas fotos a seguir:

Imagens 1 e 2: Estante (outros) nº 41932 – Localização: DCI/Protocolo/Cadastro


Cabe ressaltar que as plaquetas afixadas nos bens consignados no rol da subunidade

devem ser as oficiais, fornecidas pela Divisão de Patrimônio. Quaisquer identificações que

diferem destas, não comprovam a numeração correta dos bens. A tabela abaixo demonstra

todos os bens encontrados pela equipe de auditoria sem a plaqueta oficial de identificação

patrimonial, após verificação em setores da Divisão inspecionada localizados no 7º andar:



Tabela 2: Bens com número de inventariação não oficial


27288

Armário Alto

DCI - Próximo aos funcionários Thiago e

Anderson

27549 Mesa para impressora Sala do Diretor

27573** Mesa para impressora DCI - Emissão

27585 Mesa para impressora Sala do Diretor

27612 Mesa de Escritório Sala do Diretor

27614** Mesa para Micro DCI – Emissão - Funcionária Natália

27642 Mesa para impressora DCI

28093 Estante (outros) DCI - Emissão


28989 Cadeira Fixa DCI - Emissão - Chefia

40022 Mesa (outros) DCI - SERV/ S/funcionário

(mesa da ponta)

40032 Mesa (outros) DCI – SERV – Funcionária Joelma

40035 Mesa (outros) DCI – Funcionário Alípio

40039 Mesa (outros) DCI

40079 Mesa (outros) DCI – Funcionária Luana

40088* Mesa (outros) DCI – Funcionário Pedro Estagiário / Lídia

40118 Mesa (outros) DCI – Funcionário Thiago

40124 Mesa (outros) DCI – Funcionária Maria Beatriz

40125 Mesa (outros) DCI – Funcionária Cláudia

40268 Mesa para impressora DCI - Emissão

41931 Estante (outros) DCI - SERV

41932 Estante (outros) DCI - Protocolo/Cadastro


50330 Mesa (outros) DCI – Funcionária Dione

73020 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Carolina

73083 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Alessandra



73489 Mesa de Escritório DCI

73498 Mesa de Escritório DCI – Certidões – Funcionário Alexandre

73590 Mesa (outros) DCI – Funcionária Letícia

76073 Mesa (outros) DCI – Funcionária Gladys

85106 Cadeira Giratória DCI – Certidões – Funcionário Luiz

99000 Refrigerador Sala do Diretor

99003 Cadeira Giratória Copa

102037 Telefones DCI – Funcionária Alessandra

102043 Telefones Sala do Diretor

104998 Armário (outros) Sala do Diretor

105011 Armário (outros) Sala do Diretor

114134 Cadeira Giratória DCI – Funcionário Jorge Luiz

114135 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Andréia

114137 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Luana

114147 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Sheila

116322 Cadeira Giratória DCI – Funcionário Anderson

116323 Cadeira Giratória DCI – Funcionário Elcio

116324 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Joelma

116326 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Jéssica

116328 Cadeira Giratória DCI - Emissão

116329 Cadeira Giratória Recepção DCI - Emissão

118982 Telefones DCI - Protocolo - Cadastro

119445 Telefones DCI - Emissão

122820 Telefones DCI – Emissão – Chefia

**Possui plaqueta ilegível.

*Duplicidade.



Achado de Auditoria: Existência de bens sem plaqueta oficial de identificação patrimonial.

Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;



1. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação realize um levantamento atualizado de

todos os bens nos limites da subunidade que não possuem plaqueta oficial de identificação

patrimonial e formalize por meio de Comunicação Interna, endereçada à Divisão de

Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a nova identificação destes para que,

posteriormente, não haja prejuízo no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo

ainda cópia de tal documento de solicitação (C.I) no processo administrativo que será gerado a

partir deste Relatório de Auditoria;

2. Solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Auditoria, para que sejam providenciadas plaquetas de

identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência e durabilidade.

4.3 BENS INSERVÍVEIS:

A Lei Federal nº 13.460, de 26/06/2017, aborda em seu artigo 5º a necessidade de

prestação de serviço público adequado ao pleno atendimento dos usuários e, para isso, é preciso

observar diversas diretrizes. Dentre elas, é necessário promover a manutenção de instalações

salubres, seguras, adequadas ao serviço e ao atendimento, adotando sempre medidas de

proteção à saúde e segurança. Portanto, é importante que os bens que destoem destas condições

sejam descartados ou recuperados nos casos em que exista essa possibilidade.



Dentre os bens do setor inspecionado foram encontrados 6 (seis) com classificação

inservíveis por obsolescência ou desuso, listados a seguir:

Tabela 3: Bens inservíveis

Qtd. Nº de Inventariação Descrição Localização

1 101992 Telefones DCI

2 116329 Cadeira Giratória Recepção - Emissão

3 119440 HD DCI

4 97656 Stand Alone DCI

5 SN Extintor de Incêndio Corredor

6 SN* Cadeira Giratória Recepção - Emissão

*Abaixo desta cadeira foi inserido o nº 72340 a lápis, porém essa numeração não

consta no arrolamento.

Ressaltamos que o extintor de incêndio localizado por nossa equipe apresentou o prazo

de validade vencido.

Abaixo, seguem os registros fotográficos de 02 (dois) bens inservíveis encontrados na

inspeção:

Imagens 1 e 2: HD.




Imagens 3 e 4: Extintor de incêndio.


Achado de Auditoria: Guarda de bens sucateados de maneira imprópria.

Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;

Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.


1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que adote os procedimentos para transferência

dos bens obsoletos junto a Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular DETRAN-RJ/DPAT

nº 001, de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não sejam furtados ou extraviados sem

que haja a devida baixa patrimonial;

2. Solicite à Divisão de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio

adequado, os expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras

movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do DETRAN/RJ, delineando todos os

trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva;



3. Solicite à Coordenadoria de Administração que providencie a prestação dos serviços de

recarga e manutenção dos extintores de incêndio na Divisão de Cadastro e Informação, a fim de

resguardar a integridade da população, dos servidores e das instalações da subunidade,

prevenindo ou eliminando focos de incêndio em situações de emergência, inserindo nos autos

do processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção no mínimo 3

(três) fotos dos novos extintores de incêndio adquiridos: 1 (uma) do equipamento por inteiro, 1

(uma) da plaqueta patrimonial e outra com a etiqueta de prazo de validade;

4. Solicite à Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo

administrativo que trate da contratação de empresa para recarga e manutenção dos extintores de

incêndio das diversas unidades do DETRAN/RJ, localizadas em todas as regiões do Estado e,

em caso positivo, informe o seu número e as fases administrativas que restam para a conclusão

da contratação.

4.4 BENS DE TERCEIROS:

A Equipe de Auditoria localizou 1 (um) bem de terceiro (Smart TV LG) nos limites da

subunidade auditada.

Durante a inspeção, verificamos que o item acima mencionado não possui plaqueta de

identificação. O suplente da subunidade informou que o bem pertence à Empresa M.I.Montreal

e existem mais 2 televisores nas dependências do setor que foram cedidos pela DRV (Diretoria

de Registro de Veículos) para uso conforme o Termo de Guarda e Uso de Bem em anexo.

Após consulta ao sistema de Contratos, localizamos o instrumento nº 161/14, firmado

com o Consórcio PCME (M.I. Montreal/PC Service/Project Engine), que

englobava a disponibilização de diversos equipamentos, entre eles, televisores. O Contrato

venceu em 24/11/2017 e seu projeto previa na cláusula 15.5 (Dos Equipamentos) que ao final

do instrumento, todos os equipamentos englobados nesse projeto pertencerão à Contratante.

Em se tratando de bens de terceiros, vale frisar que os procedimentos para o

ingresso/incorporação de bens doados ou adquiridos com recursos de contratos ou convênios



devem ser efetuados em observância ao artigo 23 do Decreto Estadual nº 46.223 de 24 de

janeiro de 2018, cujo teor segue abaixo:

“Art. 23 - O ingresso de bens móveis adquiridos com recursos de

convênios ou contratos que, por disposição desses, tenham um período

de carência, antes de serem incorporados ao patrimônio, serão

cadastrados e controlados separadamente, sendo que, encerrando-se o

prazo de carência, esses bens deverão ser incorporados, como se

adquiridos nesta data.

Parágrafo Único - Os bens móveis, quando decorrentes de convênios

ou contratos com prazo superior a 1 (um) ano, quando da

incorporação, deverão ser reavaliados e ter estabelecida nova vida útil.

Consta abaixo o registro fotográfico do bem de terceiro localizado na inspeção:

Imagem 1: Smart TV LG.




Achado de Auditoria: Existência de bens de terceiros.

Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do Detran/RJ.



1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que providencie junto à Divisão de Patrimônio

a devida regularização dos referidos bens, a fim de que sejam incorporados ao arrolamento da

Unidade Gestora do Contrato em questão, apresentando neste processo cópia do documento

em que solicitou a referida incorporação;

2. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que envie 2 (duas) fotos de cada televisor,

sendo 1 (uma) do bem por inteiro e 1 (uma) contendo a plaqueta oficial de identificação

fornecida pela Divisão de Patrimônio após a incorporação dos bens ao arrolamento.

4.5 BENS NÃO INVENTARIADOS:

Os bens listados abaixo foram encontrados sem plaquetas que detivessem número de

identificação patrimonial, nos limites do setor inspecionado:

Tabela 4: Bens não inventariados

Descrição Localização

Extintor de Incêndio* Corredor

Cadeira Giratória (cinza) DCI - Funcionária Gladys

Mesa DCI – Funcionário Samuel

Quadro de Avisos DCI - em frente à sala do Diretor

Cadeira Giratória (azul) DCI - Funcionária Letícia

Armário (2 portas/cinza) DCI - SERV



Cadeira Giratória (cromada) DCI - SERV

Persiana (pequena) Sala do Diretor

Mesa p/ impressora* DCI - Emissão

*Plaqueta ilegível.

Achado de Auditoria: Existência de bens sem número de inventariação.

Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;



1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que formalize por meio de Comunicação

Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a nova

identificação dos bens que não estão inventariados, para que, posteriormente, não haja prejuízo

no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento de

solicitação no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Auditoria;

2. Solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Auditoria, para que sejam providenciadas plaquetas de

identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência e durabilidade.

4.6 BENS INVENTARIADOS NÃO CONSTANTES NO ARROLAMENTO:

Dos itens inspecionados existem 19 (dezenove) bens inventariados que se encontram

fisicamente nas dependências da subunidade, porém, não constam no seu arrolamento,

conforme tabela a seguir:



Tabela 5: Bens Não Constantes no Arrolamento


114152 Cadeira Gir. azul DCI – Funcionária Cláudia

40535 Mesa DCI – Funcionária Renata

73595 Mesa DCI – Funcionária Edinéia

40505 Mesa DCI – Funcionário Elci

114118 Cadeira Gir. preta DCI – Funcionário Elci

86163* Mesa DCI – Funcionário Diego

40203 Mesa DCI - Café

73083 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Alessandra

72340** Cadeira Giratória Recepção DCI - Emissão

104500 Print Server DCI - Emissão

73537 Mesa DCI - Emissão – Funcionária Valéria

27275 Mesa DCI - Emissão – Funcionária Aline



71903 Arquivo DCI - Emissão


73598 Mesa DCI - Emissão

91304* Mesa DCI - Emissão – Chefia

35197 Cofre DCI - Emissão - Chefia

*Bens contendo plaqueta patrimonial da UERJ.

** Abaixo da cadeira foi inserido o nº 72340 à lápis, porém essa numeração não

consta no arrolamento

Achado de Auditoria: Extravio de bens móveis inventariados.

Risco 1: Desvio da localização de bens;



Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade sobre os bens;

Risco 3: Dano ao erário.


1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que formalize Comunicação Interna,

endereçada à Divisão de Patrimônio, informando a situação dos bens móveis indicados no item

4.6, requerendo providências em caráter de urgência quanto aos ajustes que se fizerem

necessários na regularização junto às respectivas unidades patrimoniais detentoras daquele

bem, inserindo ainda cópia da CI e da Guia de Transferência no processo administrativo que

será gerado a partir deste Relatório de Auditoria.

2. Solicite à Divisão de Patrimônio que informe se há processo administrativo de incorporação

dos bens de procedência “UERJ” listados na Tabela 5 deste Relatório. Em caso afirmativo, que

seja informado ainda o número do processo administrativo e a fase em que se encontra a

incorporação.

4.7 BENS DE USO PESSOAL

No decorrer da inspeção, foram encontrados ainda bens de uso pessoal, adquiridos pelos

funcionários, os quais serão listados a seguir:

Tabela 6: Bens de Uso Pessoal

Qtd. Descrição Localização

1 Ventilador DCI – Funcionário Jorge Luiz

2 Telefone DCI - Funcionária Renata

3 Cafeteira* DCI - Certidões



4 Telefone* DCI - Certidões

5 Frigobar DCI - Emissão

6 Cafeteira DCI - Emissão

7 Ventilador DCI - Emissão

*Estes itens encontram-se na listagem feita pelo Suplente, mas não afixado.

Achado de Auditoria: Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens.

Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do Detran/RJ.


1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que apresente no processo administrativo

que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa afixada no

setor, preferencialmente em mural de fácil visualização, o qual visa permitir o uso de bens

particulares nas suas dependências, indicando também no documento a descrição do bem e o

proprietário do mesmo.

2. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação apresente no processo administrativo

que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens listados na

Tabela 6, com uma etiqueta identificando seu proprietário.

5. OUTRAS OBSERVAÇÕES:

A unidade utiliza bens de informática alugados;

Foi dada ênfase ao cumprimento das orientações passadas pela Assessoria de

Controle Interno, visando o bom controle dos bens utilizados pelo setor;



Em anexo ao presente Relatório, consta o Termo de Ciência assinado pelo Suplente

da subunidade que nos acompanhou durante a inspeção, afirmando ter recebido em

formato digital toda a legislação vigente acerca da gestão de bens patrimoniais, Termo

de Guarda e Uso de Bem, bem como fotos dos bens em duplicidade.

6. CONCLUSÃO:

6.1 RESUMO DOS ACHADOS E RECOMENDAÇÕES DE AUDITORIA:

6.1.1 Bens em duplicidade. (Item 4.1).

6.1.1.1. Risco 1: Descontrole na gestão dos bens.

6.1.1.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a

Divisão de Cadastro e Informação formalize por meio de Comunicação Interna,

endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor a fim de providenciar

a regularização dos bens indicados na Tabela 1 e apresente no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório a cópia da C.I.;


Divisão de Cadastro e Informação informe a nova numeração dos bens cuja

plaqueta está inserida erroneamente e envie 2 (dois) registros fotográficos de

cada um destes, sendo uma fotografia dele por inteiro e a outra da nova plaqueta

oficial com o número de inventário fornecida pelo patrimônio.



6.1.2 Existência de bens sem plaqueta oficial de identificação patrimonial. (Item 4.2).

6.1.2.1 Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;

6.1.2.2 Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.

6.1.2.1.1 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a

Divisão de Cadastro e Informação realize um levantamento atualizado de todos

os bens nos limites da subunidade que não possuem plaqueta oficial de

identificação patrimonial e formalize por meio de Comunicação Interna,

endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a

nova identificação destes para que, posteriormente, não haja prejuízo no controle

e localização dos bens da subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento de

solicitação (C.I) no processo administrativo que será gerado a partir deste

Relatório de Auditoria;

6.1.2.1.2 Solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Auditoria, para que

sejam providenciadas plaquetas de identificação patrimonial de melhor

qualidade, com maior aderência, resistência e durabilidade.

6.1.3 Guarda de bens sucateados de maneira imprópria. (Item 4.3).

6.1.3.1 Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;

6.1.3.2 Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.

6.1.3.1.1 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão

de Cadastro e Informação que adote os procedimentos para transferência dos

bens obsoletos junto a Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular



DETRAN-RJ/DPAT nº 001, de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não

sejam furtados ou extraviados sem que haja a devida baixa patrimonial;


de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio adequado, os

expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras

movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do DETRAN/RJ,

delineando todos os trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva;

6.1.3.1.3 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à

Coordenadoria de Administração que providencie a prestação dos serviços de

recarga e manutenção dos extintores de incêndio na Divisão de Cadastro e

Informação, a fim de resguardar a integridade da população, dos servidores e das

instalações da subunidade, prevenindo ou eliminando focos de incêndio em

situações de emergência, inserindo nos autos do processo administrativo que

será gerado a partir deste Relatório de Inspeção no mínimo 3 (três) fotos dos

novos extintores de incêndio adquiridos: 1 (uma) do equipamento por inteiro, 1

(uma) da plaqueta patrimonial e outra com a etiqueta de prazo de validade;

6.1.3.1.4 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à

Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo

administrativo que trate da contratação de empresa para recarga e manutenção

dos extintores de incêndio das diversas unidades do DETRAN/RJ, localizadas

em todas as regiões do Estado e, em caso positivo, informe o seu número e as

fases administrativas que restam para a conclusão da contratação.

6.1.4 Existência de bens de terceiros. (Item 4.4).

6.1.4.1 Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do

Detran/RJ.





de Cadastro e Informação que providencie junto à Divisão de Patrimônio a

devida regularização dos referidos bens, a fim de que sejam incorporados ao

arrolamento da Unidade Gestora do Contrato em questão, apresentando neste

processo cópia do documento em que solicitou a referida incorporação;


de Cadastro e Informação que envie 2 (duas) fotos de cada televisor, sendo 1

(uma) do bem por inteiro e 1 (uma) contendo a plaqueta oficial de identificação

fornecida pela Divisão de Patrimônio após a incorporação dos bens ao

arrolamento.

6.1.5 Existência de bens sem número de inventariação. (Item 4.5).

6.1.5.1 Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;


6.1.5.1.1 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão de

Cadastro e Informação que formalize por meio de Comunicação Interna,

endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a

nova identificação dos bens que não estão inventariados, para que,

posteriormente, não haja prejuízo no controle e localização dos bens da

subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento de solicitação no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Auditoria;



6.1.5.1.2 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a Divisão

de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será gerado a partir

deste Relatório de Auditoria, para que sejam providenciadas plaquetas de

identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência

e durabilidade.

6.1.6 Extravio de bens móveis inventariados. (Item 4.6).

6.1.6.1. Risco 1: Desvio da localização de bens;

6.1.6.2. Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade

sobre os bens;

6.1.6.3. Risco 3: Dano ao erário.

6.1.6.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão

de Cadastro e Informação que formalize Comunicação Interna, endereçada à

Divisão de Patrimônio, informando a situação dos bens móveis indicados no

item 4.6, requerendo providências em caráter de urgência quanto aos ajustes que

se fizerem necessários na regularização junto às respectivas unidades

patrimoniais detentoras daquele bem, inserindo ainda cópia da CI e da Guia de

Transferência no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório

de Auditoria;


de Patrimônio que informe se há processo administrativo de incorporação dos

bens de procedência “UERJ” listados na Tabela 5 deste Relatório. Em caso

afirmativo, que seja informado ainda o número do processo administrativo e a

fase em que se encontra a incorporação.



6.1.7 Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens. (Item 4.7).

6.1.7.1. Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do

Detran/RJ.


de Cadastro e Informação que apresente no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa afixada

no setor, preferencialmente em mural de fácil visualização, o qual visa permitir o

uso de bens particulares nas suas dependências, indicando também no

documento a descrição do bem e o proprietário do mesmo.


Divisão de Cadastro e Informação apresente no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens listados na

Tabela 6, com uma etiqueta identificando seu proprietário.

6.2 SUGESTÕES DE BOAS PRÁTICAS:

6.2.1 Efetuar levantamentos periódicos confrontando os bens localizados com o

Arrolamento, para que o controle se mantenha sempre atualizado. O método de

controle por meio de Planilha em Excel é o mais eficaz para gestão das existências

físicas. Outro método complementar é a realização de catálogo fotográfico de todos os

bens, devendo ser registrada uma fotografia com nº de Inventário e a outra do bem por

inteiro;

6.2.2 Caso seja detectado qualquer tipo de divergência, que seja providenciada a sua

devida regularização o quanto antes.



Eis o relatório.

Rio de Janeiro, 11 de novembro de 2019.

___________________________________

ALINE DOMINGUES MIRANDA

Assistente Técnico de Trânsito

Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ

ID 50723332

De acordo,

___________________________________

TATIANE SILVA SIMÕES ALVES

Diretora de Divisão

Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ

ID 50300199

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce



À PRESIDÊNCIA

TERMO DE INSPEÇÃO EM BENS

PATRIMONIAIS EM USO NA

DIVISÃO DE CADASTRO E

INFORMAÇÃO – EXERCÍCIO 2019.

Apresento o Relatório de Auditoria de Bens Patrimoniais da Subunidade em referência.

Da análise realizada, restaram sinalizados os apontamentos contidos no item 4.

Sendo assim, diante da conclusão indicada no item 6, acolho o presente, estando em

condição de ser apreciado por essa Presidência.

Após, solicitamos o envio deste administrativo à Divisão de Cadastro e Informação e as

demais Unidades Administrativas recomendadas, para que no prazo máximo de 60 (sessenta)

dias, vencendo em 10/01/2020, apresente as medidas adotadas para implementação das

recomendações.

Rio de Janeiro, 11 de novembro de 2019.

RUZIO FARMY CABRAL DE OLIVEIRA

Assessor-Chefe

Assessoria de Controle Interno/DETRAN-RJ

ID 548756-0

phillipi.silva

Realce

2017 · Foi efetuada a verificação parcial dos bens móveis, em função da significativa...

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