Formação de Auditores de 3SRevisão 13

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Parte 1Fundamentos da Auditoria de 5S

Objetivo:

Nivelar conceitos e oferecer informações sobre a sistemática de auditoria de 5S

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Significado do 5SSignificado do 5SUtilização Utilização adequada dos recursos e adequada dos recursos e instalações evitando desperdíciosinstalações evitando desperdícios

Ordenação Ordenação adequada dos recursos adequada dos recursos tornando o ambiente seguro e tornando o ambiente seguro e produtivoprodutivo

Limpeza Limpeza com postura de Inspeção com postura de Inspeção visando o Zelo pelos recursos e visando o Zelo pelos recursos e instalaçõesinstalações

PadronizaçãoPadronização de ambientes e atitudes visando a manutenção dos 3S e a saúde física e mental

Autodisciplina Autodisciplina no cumprimento de normas, regras e procedimentos

SSEIRIEIRI

SSEITONEITON

SSEISOEISO

SSEIKETSUEIKETSU

SSHITSUKEHITSUKE

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Objetivos da Auditoria de 5S• Possibilitar melhorias no ambiente auditado

• Medir o padrão atual

• Comparar o padrão com a meta

• Servir como ferramenta de manutenção do programa

• Servir como feed-back para avaliação do plano de implantação

• Comparar a evolução entre instalações

• Verificar estágio de consolidação da implantação

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Fundamentos Para Uma Boa Auditoria de 5S

• Dominar os conceitos do 5S, e não formatações que não agregam valor

• Observar potenciais de melhorias de acordo com o estágio atual da área. Não adianta ser detalhista em área com padrões muito baixos de 5S

• Adequar os critérios às características de cada área• Usar o bom senso• Contar com a boa vontade do auditado

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Características do Auditor de 5S

• Ter familiaridade com a área auditada

• Ter independência da área auditada

• Ser organizado • Ser flexível• Ser capaz de resistir às

pressões• Ser imparcial• Ser objetivo

• Estar fundamentado nos Critérios de Avaliação

• Ter capacidade de negociar. Não gerar polêmica para problemas insignificantes

• Ser ético

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Parte 2Dicas para a Condução das

Auditoria de 5SObjetivo:

Apresentar sugestões da postura do auditor antes, durante e depois das auditorias de

5S

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Dicas Para o Auditor de 5S (Antes da visita)

• Caso não tenha familiaridade com a área a ser auditada procure visitá-la antes da auditoria

• Confirme antecipadamente com o auditado o dia, horário e o acompanhante para evitar perda de tempo ao chegar à área

• Caso tenha interesse em fazer registro fotográfico combine com o auditado antes de iniciar a visita

• Reanalise os critérios de avaliação antes da auditoria• Imprima os registros da auditoria anterior para utilizá-la como “check-

list”• Providencie os recursos para a auditoria (EPI, formulário, critério,

prancheta, etc.)• Procure chegar junto com o outro auditor no local a ser auditado• Combine com o outro auditor o procedimento da auditoria• Evite chegar atrasado• Registre o horário de início da auditoria

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita)

• Crie um clima agradável na chegada à área• Dificulte adiamentos• Não inicie a auditoria sem um representante da área• Informe ao auditado como serão feitos os registros (discutir à medida

que encontra o problema ou após a visita)• Faça um roteiro lógico para evitar perda de tempo• Cadencie o tempo de acordo com as características do ambiente• Não avalie locais em fase de transformação ou em reforma. Caso

seja parte significativa, adie ou suspenda a auditoria. Caso não seja significativa, informe no relatório a exclusão da parte não auditada

• Seja observador, principalmente em pontos de difícil acesso e locais fechados

• Registre todas as anormalidades para facilitar a definição das notas. Mas lembre-se que relatório de auditoria não é lista de pendências

• Registre também o que se destaca de positivo

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita – Continuação)

• Não avalie os compartimentos de uso particular (aqueles que as pessoas guardam recursos desnecessários para as suas funções). Caso haja um volume suspeito, pergunte que tipo de recursos são mantidos nos compartimentos

• Evite bate-boca com o(s) avaliado(s). Caso gere polêmica, siga a visita e informe que no final retornará à discussão

• Não ironize as situações anormais• Não tente ensinar ao auditado como resolver os problemas

encontrados • Registre os problemas detectados pelo próprio auditado e que

passaram despercebidos• Esteja atento para a ausência de sinalizações• Entreviste as pessoas à medida que você está visitando a área• Use amostragem quando há vários itens similares• Não altere nada no ambiente que você está auditando

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita – Continuação)

• Evite tocar em instalações ou recursos que possam provocar acidentes

• Não audite interiores de locais e compartimentos que pertençam às outras áreas

• Garanta que todos os locais e compartimentos sejam auditados perguntando ao auditado

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Dicas Para o Auditor de 5S (Após a visita)

• Evite discordar do outro auditor na presença do auditado• Nunca defina as notas nem conclua auditoria sem antes discutir com

o auditado sobre os registros feitos• A cada leitura do problema espere o auditado refletir antes de

passar para a próxima• Pergunte ao auditados sobre as providências para alguns

problemas, tais como: Conservação das instalações e recursos (1.4), Identificações e Sinalizações (2.1), Layout (2.4), Fonte de Sujeira (3.2) e Sistemática de Limpeza (3.3)

• Desconfie, questione e induza ao auditado afirmar o problema antes de tomar uma decisão

• Após apresentar os argumentos, mantenha no relatório apenas o que o auditado concorde. Quando se tratar de riscos de acidentes, oriente o auditado consultar o especialista em Segurança. Enquanto não houver a constatação de que o risco não existe, mantenha o registro no relatório

• Evite se envolver emocionalmente ou na solução do problema

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Dicas Para o Auditor de 5S (Após a visita - continuação)

• Seja afirmativo. Não emita opiniões. Cite apenas o que constatou, não aumentando a dimensão do problema

• Seja específico no registro de problemas localizados• Caso algum problema não comportamental tenha sido solucionado

até a conclusão da discussão, você poderá eliminá-lo dos seus registros

• Não retire o registro de problemas que o auditado promete solucioná-los após a visita

• Não registre problemas em função do que você conhece a área no dia-a-dia (auditoria dos 3 primeiros “S”)

• Não julgue as pessoas

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Dicas Para o Auditor de 5S (Consenso das notas entre Auditores)

• Consense as notas com o outro auditor, na ausência do auditado• Classifique cada problema e agrupe-os de acordo com os itens de

avaliação • Verifique em qual descrição das notas o conjunto de problemas de

um item se encaixa. Nunca defina nota sem ler as descrições de todas as notas de cada item

• Observe nos critérios que notas intermediárias entre duas notas nem sempre significam uma quantidade maior ou menor de problemas

• Seja cuidadoso para as notas extremas (1 e 5)• Não atribua notas para os itens não aplicáveis, ou seja, deixe a nota

em branco

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Dicas Para o Auditor de 5S (Consenso das notas - continuação)

• Caso não haja um consenso entre auditores para notas vizinhas, estabeleça a nota maior. Em casos de diferença superior à 1 ponto, deixe a nota em branco.

• Não se baseie na nota anterior. Concentre-se na auditoria atual.• Evite citar nomes, exceto quando for a única alternativa de se

referenciar ao local

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Dicas Para o Auditor de 5S (Fechamento das notas com o auditado)

• Apresente a nota para cada item avaliado e leia o que está escrito nos critérios, dando um tempo para o auditado refletir

• Caso haja discordância da nota, leia todos os registros relacionados ao item em questão. Após os argumentos do auditado, quem define a nota é o auditor. Porém, quem define se um problema é significante ou não é o auditado, após os argumentos do auditor

• Caso você tenha cometido algum erro na classificação de problemas, revise a nota quando for coerente

• Após definir uma nota, evite acrescentar outros itens que não foram registrados

• Não se deixe envolver emocionalmente pelas justificativas do auditado

• Sempre que houver polêmica, pule para outro item. No final, o item polêmico será rediscutido

• Conclua a auditoria agradecendo a atenção• Registre o horário de término

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Dicas Para o Auditor de 5S (Após a auditoria)

• Elabore o relatório o mais rápido possível • Escreva as frases de forma afirmativa• Faça uma descrição na linguagem do

auditado • Zele pela língua portuguesa• Entregue o relatório de acordo com a

recomendação que recebeu• Apresente sugestões de melhorias para a

coordenação de auditoria

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Parte 3O que e como auditar cada S

Objetivo:

Facilitar a extração do padrão real de 5S durante as auditorias (revisão 13).

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1. SEIRI1.1. Utilização dos recursos existentes nos

locais abertos Todos os recursos existentes nos pisos, mesas

e outros locais abertos são compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações, recursos desnecessários, recursos inadequados ou usados inadequadamente, falta ou desperdício). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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Conceitos• Excesso – Verificar se o histórico de consumo justifica a

manutenção da quantidade observada no local.• Improvisações – São aquelas feitas por falta do recurso

adequado que pode comprometer a segurança e eficiência da atividade. Não confundir com as adaptações que não geram riscos.

• Recursos desnecessários – São aqueles que não precisariam estar naquele local, ou porque são obsoletos ou porque não há previsão imediata de uso.

• Recursos inadequados – São aqueles que prejudicam a eficiência e a segurança (não incluir questões ergonômicas)

• Falta – É a ausência de um recurso que traz prejuízos àquele ambiente, levando as pessoas às improvisações ou perda de tempo com deslocamentos e/ou esperas desnecessárias.

• Desperdício – É o consumo e/ou descarte desnecessário de um recurso, por questões culturais.

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DicasPara saber se o recurso é usado adequadamente, questionar o usuário. Se necessário comparar a utilização com outra pessoa que realiza tarefa similar ou consultar o responsável pela área. O auditor pode desconfiar de uma anormalidade, mas não pode fazer a sua opinião prevalecer sobre a do usuário. Não confundir este item com a desordem. Por exemplo, um material que está largado, mas é utilizado naquele local, não deve ser criticado neste item e sim no SEITON.Lembrete:Falta ou inadequação de locais de guarda serão classificados no item 2.2

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1. SEIRI

1.2. Utilização dos recursos existentes nos compartimentos fechados

Todos os recursos existentes nos armários, arquivos, gavetas e outros compartimentos fechados são compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações, recursos desnecessários, recursos inadequados ou usados inadequadamente ou falta). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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DicasObserve que a diferença deste item para o item 1.1 é que este trata do

nível de utilização dos recursos que estão em compartimentos fechados. Se você não perguntar ao auditado se o que está sendo guardado realmente está adequado, você terá dificuldade de apontar problemas. Uma dica, desconfie sempre que você registrar menos problemas no item 1.2 em relação ao item 1.1. Pergunte com que freqüência o recurso é utilizado.

Peça para o auditado abrir os compartimentos fechados e proceda como no item anterior. Lembre-se que os compartimentos pessoais não são auditados internamente.

Nota: Considerar compartimentos pessoais somente aqueles destinados à guarda de objetos que pertencem ao funcionário, e não à empresa e que não são necessários para a sua função, ou seja, se o funcionário for deslocado para outro local poderia levá-los (não confundir com materiais confidenciais ou de uso restrito do funcionário). Mesmo estando identificados como “pessoal”, pergunte qual o conteúdo, auditando-os quando guardam materiais necessários à rotina do usuário. Se há bastante material ou espaço ocupado por recursos pessoais, questionar ao líder da área para saber se há coerência em se manter estes objetos, nesta quantidade, na empresa.

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1. SEIRI

1.3. Estado de conservação de instalações e recursos

Todas as instalações e recursos estão em bom estado de conservação. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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DicasDeve ser verificada a gravidade e a dimensão do problema com relação

ao processo. Neste item deve ser apontada a evidência do problema, sem levar em consideração possíveis justificativas. É uma forma de retratar os reais problemas de conservação das instalações prediais, elétricas, hidráulicas e dos recursos produtivos e de apoio da empresa. Não confundir problemas de conservação com sujeira. Sujeira é eliminada com limpeza, problema de conservação é eliminado com reparo.

Comprometer a funcionalidade significa que o possível problema de conservação na situação atual, reflete diretamente na produtividade do processo auditado.

Não confundir problemas generalizados com vários problemas. Problemas generalizados significam vários problemas na maioria dos recursos e instalações da área.

Nota 1: Sempre que um problema de conservação gerar risco, citar no relatório

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1. SEIRI

1.4. Controle dos problemas de conservação

Há justificativa formal para todos os problemas de conservação, levando-se em consideração as características do ambiente. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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DicasEste item verifica se as pessoas estão atentas para os problemas de

conservação do ambiente, além de estarem tomando providências para a sua correção.

Pode ser cobrada a documentação que comprove a solicitação para a correção. Documentações já esquecidas (caducas que nem o próprio solicitante lembra quando e por quem foi emitida), bem como um volume de solicitações emitidas em vésperas de auditorias não devem ser aceitas como justificativas formais.

Observe que, para a área receber a pontuação máxima neste item, o problema deve estar monitorado de forma que não gera risco. Podem ser desenvolvidos pela área sistemas provisórios adequados de sinalização, isolamento ou até mesmo procedimento específico para aqueles afetados pelo possível problema.

Verificar também se a solução apontada evitará a reocorrência do problema, por não está sendo atacada a sua causa

Nota 1: Quando não há justificativa formal, classificar o problema como item 1.3 e 1.4

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2. SEITON 2.1. Identificações e Sinalizações

Em todos os locais há identificações e sinalizações que facilitam a localização e evitam perda de tempo e riscos. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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DicasQuem deve definir a necessidade ou não de identificação é o usuário.

Lembrando que a identificação deve ser feita para facilitar o acesso e interpretação por qualquer pessoa que precise utilizar o recurso. A identificação também deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que o responsável atual pelos recursos.

Podem ser verificadas sinalizações de segurança e de acesso aos locais e postos de trabalho.

Qualquer problema de identificação e sinalização, exceto a padronização, deve ser classificado neste item, mesmo que conceitualmente pertençam a outros “S” (desgaste, improvisações, problemas de localização, dificuldade para leitura e/ou interpretação).

Identificação como “Diversos” é permitida quando for única em cada posto ou local e quando há poucos itens, de maneira que o acesso e a reposição não sejam dificultados

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2. SEITON 2.2. Definição e adequação de locais para a

guarda de recursos (não inclui Layout)Há locais definidos e adequados para todos os

recursos utilizados (formato, dimensões, tipo de material, etc.). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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DicasEste item verifica se há uma preocupação em definir o local de

guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc. Objetos que a guarda é fortuita e não repetitiva como presentes, ornamentos, compras para pequenas reformas, não precisam ter um local permanente para a sua guarda, porém devem ser colocados em locais que não dificultem o acesso e a circulação e/ou não gerem riscos.

De maneira geral, deve ser evitada a colocação de recursos úteis ao ambiente diretamente no piso ou sobre armários.

Classificar neste item todos os problemas de recursos úteis ao ambiente mas sem local definido e que estejam soltos ou em outros locais.

Cuidado para não incluir neste item se a localização dentro do ambiente está adequada (Será item 2.4 - Layout).

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2. SEITON 2.3. Ordem dos recursos

Todos os recursos estão classificados e organizados (não há recursos úteis fora dos locais de guarda, mistura, dificuldade de localização visual e física ou risco). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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Conceitos• Mistura – Materiais de características muito diferentes e

incompatíveis.• Dificuldade de localização visual – Recursos colocados por trás,

muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), para localizar visualmente o recurso.

• Dificuldade de localização física - Evidentemente deve ser levada em consideração a freqüência de uso do recurso. Os recursos de uso esporádico podem ser guardados de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos. Lembre-se que o parâmetro é de 8 segundos para se acessar os recursos de uso freqüente e de 30 segundos os de uso esporádico.

• Risco – Quando o acesso gerar risco de acidentes pessoais, das instalações e/ou dos recursos.

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DicasNeste item se avalia a preocupação das pessoas no dia-a-dia em manter os recursos ordenados. Portanto, é um item que pode ter um padrão variando ao longo das auditorias. Observar que materiais espalhados sobre mesas e bancadas não obrigatoriamente estão em desacordo com este item, desde que estejam sendo analisados e utilizados no momento. Empilhamento de materiais e documentos dificulta o acesso físico e visual, além de promover a desordem na reposição. Por isto deve ser criticado neste item. O mesmo ocorre com armazenamento de materiais diferentes em prateleiras, dificultando o acesso.

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2. SEITON

2.4. LayoutA disposição de todos os recursos produtivos

e de apoio está adequada, facilita a circulação e o acesso, evitando riscos, desgaste e desperdício de tempo. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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DicasNeste item se avalia a capacidade de planejamento para manter o

ambiente funcional e seguro, ou seja, a distribuição dos recursos permanentes deve facilitar o acesso, circulação, limpeza e evitar acidentes.

Para auditar este item pergunte ao auditado quais são os problemas que os funcionários da área enfrentam no dia-a-dia por limitações de espaço, por problemas de projeto, por circulação de meios de transporte ou de pessoas de outras áreas, etc.

Não devem ser avaliadas neste item as deficiências de sequência de produção ou localização de prédios e ambientes. Também não devem ser confundidas as deficiências de layout (2.4) com a desordem (2.3).

Problemas de layout que não dependem da equipe e/ou que estejam para serem resolvidos também devem ser apontados neste item, até que sejam definitivamente solucionados.

37

3. SEISO

3.1. Nível de limpeza (sujeira provocada por falha das pessoas)

Não há sujeira provocada pelas pessoas nem por falta de cumprimento da sistemática de limpeza. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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Dicas

Neste item é avaliada a falta de interesse e até de tempo das pessoas em manter o ambiente limpo. Isto inclui o não cumprimento da sistemática de limpeza, independente do motivo. Não são considerados neste item a sujeira em roupas ou em calçados.

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3. SEISO

3.2. Controle das Fontes de Sujeira (caso existam)

A fonte de sujeira (máquinas, equipamentos, manuseio de produtos) não gera riscos de acidentes e a extinção de sua(s) fonte(s) foi considerada inviável técnica e financeiramente pelos órgãos competentes da empresa. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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DicasEste item avalia o esforço da equipe e da empresa para eliminar as fontes de

sujeira. Observe que a ausência de sujeira no momento da auditoria não é evidência de

que a fonte de sujeira não exista ou esteja sob controle. Logo, pergunte ao auditado quais são as fontes de sujeira existentes no ambiente.

Resíduos gerados por fontes que não têm solução conhecida, mas têm intervalos previstos para a limpeza, não devem ser considerados como sujeira. Também não pode ser considerada como sujeira os resíduos contidos que serão removidos após concluída uma atividade ou em períodos definidos (desde que não estejam acumulados e/ou provocando riscos).

Para a sujeira provocada pelo ambiente externo ou ações da natureza devem ser cobradas as providências para bloqueá-la ou reduzi-la.

Uma questão que gera dúvidas entre auditores é sobre vazamentos e derramamentos de produtos em função de problemas de conservação. Neste caso, quando o problema não é contido, gerando riscos de acidente, contaminação do piso e/ou possibilita que as pessoas ou meios de transportes espalhem a sujeira em outros pontos, deve ser considerado neste item também, além de ser criticado como problema de conservação.

Para ambientes onde não há fontes de sujeira, este item não deve ser avaliado.

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3. SEISO

3.3. Sistemática de Limpeza

Há uma frequência definida e adequada para a limpeza de todo o tipo e local de sujeira (gerada por processos, manuseio de produtos, intempéries, animais, árvores, transportes, etc.). A sistemática inclui todos os locais de difícil acesso.

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DicasNeste item se avalia o planejamento para manter o ambiente limpo,

inclusive os locais de difícil acesso, mesmo que o serviço de limpeza seja feito por terceiros.

A sujeira provocada por ações da natureza, fontes externas e/ou fontes internas mas sem solução, deve ser removida em períodos definidos e adequados.

Observe que a ausência de sujeira no momento da auditoria não é evidência de que haja uma boa sistemática de limpeza. Logo, pergunte ao auditado qual é a sistemática de limpeza.

É muito comum o auditado informar que executa a limpeza em um determinado período e/ou que os funcionários fazem a limpeza à medida que sujam. Neste caso utilize-se de evidências de sujeiras acumuladas, principalmente em locais de difícil acesso, para questionar se há frequência definida, adequada e escrita para estes pontos.

Em ambientes de uso coletivo, deve ser verificada a existência de avisos eficientes para a manutenção da limpeza pelos usuários.

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3. SEISO3.4. Coletores de resíduos sólidos

Todos os coletores de resíduos sólidos são adequados e usados adequadamente (quantidade, localização, conservação, higiene, tipo e tamanho, freqüência de retirada, identificação, sinalização, prática da coleta seletiva, etc.). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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Dicas

Este item verifica de que forma o ambiente está estruturado para tratar os resíduos sólidos descartados no dia-a-dia.

Todos os problemas relacionados ao descarte de resíduos sólidos, mesmo que pertençam a outro "S", devem ser registrados neste item.

Verifique que este item não avalia apenas a prática da coleta seletiva. Inclusive a coleta seletiva só deve ser cobrada quando a empresa estiver estruturada a praticá-la.